MODE OPERATOIRE - REFERENTIEL TIERS GESTIONNAIRE NIVEAU A

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1 MODE OPERATOIRE - REFERENTIEL TIERS GESTIONNAIRE NIVEAU A Référence CNRS/BFC/ /BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Date de la dernière mise à jour 18/06/ :06 Objet Ce document présente les consignes de saisie et d utilisation des tiers Menu BFC Référentiels Gestion des tiers Contact NUMERO DE VERSION DATE DE MISE A JOUR 0 06/03/ /04/ /09/ /01/ /04/ /09/ /09/ /05/13 BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 1 sur 42

2 1. PRESENTATION GENERALE DEFINITIONS ORGANISATION DU REFERENTIEL TIERS PREPARATION DE LA CREATION D UN TIERS VERIFICATION DE L EXISTENCE DANS BFC GROUPES DE COMPTE CHOIX DU GROUPE DE COMPTE CAS PARTICULIERS DE TIERS : CPD ET TIERS INTERNES CREATION DES TIERS : FOURNISSEURS & CLIENTS CREATION D UN TIERS ECRAN INITIAL DONNEES GENERALES : ADRESSE DONNEES GENERALES : PILOTAGE DONNEES GENERALES : OPERATIONS DE PAIEMENT DONNEES SOCIETE : TENUE DE COMPTE DONNEES SOCIETE : OPERATIONS DE PAIEMENT DONNEES SOCIETE : CORRESPONDANCE DONNEES D ACHAT DONNEES DOMAINE COMMERCIAL : VENTE DONNEES DOMAINE COMMERCIAL : FACTURE PRECISIONS SUR L UTILISATION DES TIERS LIQUIDATION ET REDRESSEMENT JUDICIAIRE - CESSION/OPPOSITION GESTION DES TIERS BENEFICIAIRES MARCHES COLLOQUES DONNEES BANCAIRES RESTITUTIONS ETABLISSEMENTS BANCAIRES PROBLEMES FREQUENTS CREATION SANS DONNEE SOCIETE OU DONNEE ACHAT/COMMERCIALE COMMANDE QUI NE S INTEGRE PAS SUR LE TIERS SOUHAITE DOUBLONS SUPPRESSION ET BLOCAGE ADRESSES AGENTS BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 2 sur 42

3 6.1. LES DONNEES DES AGENTS - INFOTYPES INFOTYPE MESURE INFOTYPE AFFECTATION INFOTYPE DONNEES INDIVIDUELLES INFOTYPE ADRESSE INFOTYPE COORDONNEES BANCAIRES GESTION DES AGENTS ANNEXES CODES PAYS ISO ABREVIATIONS POUR USA, CANADA ET AUSTRALIE ETATS-UNIS D AMERIQUE CANADA AUSTRALIE BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 3 sur 42

4 1. Présentation générale 1.1. Définitions Un tiers est une personne physique ou morale, interne ou externe au CNRS, qui peut être définie de la manière suivante : C est une personne au profit ou à l encontre de laquelle le CNRS crée ou constate une obligation : en matière de dépense : le créancier (fournisseur, agent, missionnaire, cocontractant, etc.) en matière de recettes : le débiteur (client, agent, missionnaire, cocontractant, etc.) C est une personne qui bénéficie du règlement (flux de trésorerie) de l obligation qui pèse sur le CNRS ou qui doit s acquitter d une obligation vis à vis du CNRS: bénéficiaire (règlement d une dépense) : en règle générale, la dépense est payée entre les mains du titulaire de la créance (fournisseur, agent, missionnaire, etc.). Mais il peut arriver que le bénéficiaire soit une personne autre que le véritable créancier : soit parce qu il est son représentant qualifié (quelqu un ayant pouvoir sur lui, ou qui soit autorisé par la justice ou par la loi à recevoir pour lui) : cas des créanciers ne sachant ou ne pouvant signer, des créanciers absents ou décédés, cas des «incapables majeurs», cas des créanciers soumis à une procédure collective, cas des mandataires, des factors, etc. soit parce que cette personne a notifié ou signifié au comptable public une opposition au paiement : saisies, cessions, oppositions et nantissement redevable (recouvrement d une recette) : c est en règle générale le débiteur (client, agent, missionnaire, etc.) qui doit acquitter la dette qu il a contracté vis à vis du CNRS Mais il peut arriver que le paiement de cette dette soit à réclamer à ses ayants-droit ou que le CNRS compense sa créance avec une dette qu il a par ailleurs à l égard de son débiteur Dans les événements de gestion de dépenses, plusieurs tiers peuvent être utilisés : celui qui s engage, en exécution d une commande, à fournir un service ou un bien au CNRS; celui qui détient un droit et est en mesure d en exiger le règlement ; celui qui est juridiquement habilité à percevoir les sommes dues par le CNRS Dans les événements de gestion de recettes, plusieurs tiers peuvent être utilisés : celui qui passe une commande au CNRS ; celui à l encontre duquel le CNRS détient un droit ; celui qui est juridiquement habilité à payer les sommes dues au CNRS Avec l utilisation du progiciel, les tiers sont regroupés dans un référentiel unique pour la société CNRS Ils sont classés par catégories en fonction de critères définis, en distinguant les fournisseurs des clients. Lorsqu un tiers est à la fois un fournisseur et un client, il faut indiquer dans chacune des fiches la référence soit du client, soit du fournisseur. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 4 sur 42

5 1.2. Organisation du référentiel Tiers Depuis le 1 er Janvier 2007, BFC est le référentiel maître des tiers pour les applications financières et comptables du CNRS Seuls les tiers répondant aux définitions ci-dessous sont inscrits dans le référentiel : Personne (morale ou physique) au profit ou à l encontre de laquelle l établissement crée ou constat une obligation financière En matière de dépenses de l établissement : le créancier (fournisseur, agent, missionnaire, ) Figure 1: Circuit des flux entre les systèmes d'informations du CNRS BFC Tiers Agent Validation Agent Agent validé Envoi Commande d achat GesLab Référence tiers BFC SIRHUS Saisie de l agent Saisie des agents provisoires Saisie des commandes BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 5 sur 42

6 Figure 2: Circuit organisationnel du référentiel Tiers Central : Assurer la qualité et la sécurité des données Sirénage Données bancaires Administrateur BFC Contrôle juridique Gestionnaires Saisie Tiers BFC D.C.I.F. Responsables Qualité Tiers BFC Réseau en délégation Gestionnaires Saisie Tiers BFC Responsables GesLab Gestionnaires BFC Gestionnaires GesLab S.F.C. Unités > Diffuser les normes de saisie et en vérifier l application > Création et modification de tiers > Demande de saisie de tiers L administrateur BFC a en charge la pérennisation de la qualité des données : Contrôles des agences bancaires Contrôle des tiers (validité des informations et contrôle juridique) Mettre en place et suivre la procédure de gestion des tiers En délégation : Le responsable «qualité» agit en délégation pour diffuser les informations émises par l administrateur ou pour remonter des questions des gestionnaires. Il effectue également des contrôles sur les saisies de ses collègues. Le gestionnaire «saisie» créé et modifie les tiers nécessaires à ses collègues. Les gestionnaires sont les acteurs opérationnels de BFC. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 6 sur 42

7 2. Préparation de la création d un tiers Avant de débuter la création d un tiers, il convient de vérifier d une part, les informations fournies pour la création et d autre part, le fait que le tiers ne soit pas déjà présent dans BFC. Afin de créer un tiers, il convient de se munir des éléments suivants : Coordonnées du fournisseur : nom, adresse, téléphone, Le cas échéant : n SIRET, n TVA intracommunautaire, autre identifiant Un RIB ou une facture comportant l IBAN et le code BIC pour les coordonnées bancaires 2.1. Vérification de l existence dans BFC Cette précaution essentielle évitera d effectuer une saisie inutile et donc de gagner du temps. Il est possible de rechercher un tiers selon différents critères. Les écrans ci-dessous concernent les fournisseurs, l équivalent existe bien entendu pour les clients. Cliquer sur le bouton de recherche Sélectionner la catégorie de recherche : BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 7 sur 42

8 Exemple : Renseigner une ou plusieurs zones et taper sur la touche Entrée A noter : les différentes zones qui constituent l écran de recherche seront celles qui apparaitront dans le résultat de la recherche Quelques types de recherche intéressante : Fournisseurs par identifiant : accès aux zones n SIRET, n SIREN, n TVA intracommunautaire, Fournisseurs par matricule : accès à la zone n Matricule Fournisseurs selon attributs d adresse : accès aux différentes zones qui composent l adresse (rue, code postal, ) BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 8 sur 42

9 2.2. Groupes de compte Choix du groupe de compte Les tiers sont répartis en différents groupes de comptes : Z001 : tiers, français ou étranger, possédant un SIRET Critère d unicité : SIRET Pour les tiers étrangers, le code pays sera FR et le nom du pays pourra être ajouté en fin de zone Ville Exemple : Le SIRET est l identifiant à privilégier, y compris pour les médecins et les associations qui le possèdent. Concernant les sociétés en cours d immatriculation, et dans les cas d urgence au regard des délais de paiement, il est possible de créer le tiers en Z003 avec un identifiant temporaire qui sera complété ultérieurement par le SIRET. Attention toutefois, certaines sociétés sont en cours d'immatriculation depuis plusieurs mois, et il faut faire preuve de vigilance quant à l existence juridique du tiers. Pour rechercher ou vérifier un SIRET, un accès au site Intuiz (Altares) est ouvert pour chaque délégation : Il est impératif que sur les fiches tiers, l adresse corresponde au SIRET saisi en fonction des informations présentes sur ce site. Z003 : tiers français sans SIRET Associations : Les associations peuvent revêtir trois formes principales : l association de fait : elle n a pas de personnalité juridique, elle est formalisée par un simple contrat, qui n est pas rendu public ; l association déclarée : association dotée de la personnalité juridique après déclaration des statuts à la préfecture du siège et insertion de cette déclaration au Journal officiel. Elle a une capacité juridique limitée (interdiction de recevoir des libéralités autres que les dons manuels) ; l association reconnue d utilité publique : association déclarée qui bénéficie de la «grande capacité juridique» (possibilité de recevoir des libéralités autres que les dons manuels), octroyée par décret en Conseil d État. Il n est pas logique de créer les associations de fait dans BFC BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 9 sur 42

10 Critère d unicité pour les associations déclarées ou reconnue d utilité publique : le numéro d identification au Répertoire National des Associations ( W suivi de 9 chiffres), parfois le SIRET (dans ce cas la création devra être effectuée dans le groupe de compte Z001) Le site suivant vous permet de rechercher le n RNA: Exemple : Médecin : à défaut du n SIRET et d une création dans le groupe de compte Z001, il faut utiliser le n RPPS (Répertoire Partagé des Professionnels de Santé) constitué de 11 chiffres Le site suivant vous permet de rechercher le n RPPS Particulier : n INSEE Z004 : tiers étrangers possédant un n TVA intracommunautaire Critère d unicité : n TVA intracommunautaire (ou n VAT) + Ville Le site suivant vous permet de vérifier la validité du n TVA: NB : pour certains pays (Belgique, Finlande, Irlande, Lituanie, Suède, Slovaquie et Slovénie) les coordonnées du tiers apparaissent Dans BFC un contrôle vérifie l unicité de l ensemble N TVA/ Localité Le n VAT n étant pas unique pour les établissements d une même entreprise, on peut donc être amené à adapter intelligemment la zone Ville afin de pouvoir créer le tiers. Exemple : le fournisseur UNIVERSITY OF SHEFFIELD n TVA : GB à trois adresses à SHEFFIELD BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 10 sur 42

11 Pour la première adresse saisie, la localité est «SHEFFIELD». Pour les autres adresses saisies, on a ajouté le code postal après la localité (afin de ne pas perturber le tri par ville) pour permettre l enregistrement des coordonnées postales. Z005 : autres tiers étrangers Pas d identifiant, il convient donc d être particulièrement vigilant et de bien vérifier si le tiers n est pas déjà créé dans BFC. Z006 : Tiers en provenance de SIRHUS Critère d unicité : n matricule SIRHUS Création automatique des fournisseurs à partir des agents SIRHUS Z007 : Critère d unicité : n matricule GesLab Création automatique des fournisseurs à partir des agents GesLab BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 11 sur 42

12 Cas particuliers de tiers : CPD et tiers internes Z009 : Tiers occasionnels CPD Création par la DCIF Les tiers CPD doivent être utilisés dans un nombre de cas très restreints. Ils ne sont pas utilisables avec les flux de dépenses en provenance de GesLab mais directement dans le module FI (il n y a donc pas de vue achat pour ces tiers). Toute création doit être soumise à FOURNISSEURS CLIENTS Bureau des Pensions et Accidents du Travail DEP_ACC_TR DEP_COM_ME Aides exceptionnelles payées par chèque sous couvert d anonymat AIDE_EXCEP Experts étrangers sollicités par l USAR EXPER_USAR Indemnisation des sujets de prêtant à des recherches biomédicales dans le cadre de la loi Huriet LOI_HURIET Frais d inscriptions aux colloques pour les clients soumis à la TVA FRN_OCCAS CLI_OCCAS Frais d inscriptions aux colloques pour les clients exonérés de TVA FRN_EXONER CPD_EXONER Nuitées au centre d accueil de la DR4 CENTRE_ACC CENTRE_ACC Revue élémentaire REVUE_ELEM REVUE_ELEM Cahiers élisabéthains CAH_ELISAB CAH_ELISAB Dons et legs inférieurs à DONS_LEGS Prise en charge au compte 766 des gains de change GAINS_CHGE IJSS reversements IJSS_REVER Régularisation des charges à payer REGUL_CAP REGUL_CAP Régularisation de pertes constatées antérieures au 01/01/07 REGUL_CESS Régularisation de différence de centimes inférieure à 1 / Régularisations d arrondi REGUL_ARR REVER_ARR Pertes de changes PERTE_CHGE Régularisations des frais remboursés aux jeunes européens pour Science et Citoyens (remboursement effectué sur place par chèque) SCIENC_CIT SCIENC_CIT Frais de virements FRAIS_VIRE Recettes exceptionnelles : petites sommes, opérations anciennes REC_EXCEPT Z099 : Tiers facturation interne/ Unités CNRS Critère d unicité : code division Création par la DCIF Les tiers appartenant au CNRS sont créés par la DCIF dans le groupe de compte Z099 et sont repérables à l aide de deux critères de recherche : l intitulé CNRS en premier critère et le code division BFC (sur 4 positions : 1045, 0985, ) en second critère. Il ne faut pas créer de tiers avec un SIREN (CNRS). Pour obtenir le code division correspondant à un code Labintel, un document est disponible dans la documentation accessible via le portail BFC. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 12 sur 42

13 Exemple de recherche : Pour les délégations, plusieurs tiers peuvent être créés lorsque plusieurs codes Labintel y sont rattachés. Dans ce cas, le libellé «DELEGATION X» est complété d un code indiquant quel service est représenté: «SF» : Service financier «RH» : Ressources humaines «OI» : Opérations immobilières «LO» : Logistique «FP» : Formation permanente Si parmi les tiers CNRS présents dans BFC vous ne trouvez pas le celui dont vous avez besoin, il faut transmettre une demande de création auprès de Concernant les règlements, les tiers internes font l objet d un traitement spécial : le flux de facturation interne (Cf. BFC-MUT-facturation-interne-Vx.x.pdf ) C est la raison pour laquelle les tiers internes ne possèdent pas de coordonnées bancaires. Pour GesLab, il est demandé aux laboratoires d'utiliser comme identifiant le code division du prestataire (et non plus le SIRET). La première commande GesLab sur un fournisseur va rester en demande d'achat jusqu'à affectation dans BFC du fournisseur concerné. Lors de la transformation de la demande d'achat en commande, le n fournisseur BFC sera transmis à GesLab. Ainsi, pour BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 13 sur 42

14 les prochaines commandes avec ce même fournisseur, c'est le n fournisseur BFC qui servira d'identifiant. 3. Création des tiers : fournisseurs & clients 3.1. Création d un tiers Central : permet d agir sur toutes les vues du fournisseur : générales, société et achat. Reporting des créations/modification s Liste Achat : permet d agir manuellement sur la vue Achat dans certaines situations de dépenses hors remboursement de mission et versement de rémunération Central : permet d agir sur toutes les vues du client : générales, société et achat. Liste Reporting des créations/modifications 3.2. Ecran initial Il est impératif de saisir le code société Z900 (CNRS) dans la zone Société afin de créer la vue société du tiers. Dans le cas contraire, aucune facturation ne sera possible. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 14 sur 42

15 De même la saisie de l organisation d achat / du domaine commercial est impérative afin que le tiers puisse être dupliqué à l ensemble des délégations Données générales : Adresse Identité Informations relatives à la recherche du tiers Adresse Contacts A minima, les zones obligatoires sont Nom, Crit.recherche 1/2, Ville, Pays. Nom : éviter, dans la mesure du possible, les sigles ou les acronymes Crit.recherche 1: à renseigner avec : Soit les 4 premiers caractères du nom Soit avec le sigle Cas particuliers : pour les types de tiers suivants Les ministères : MINISTERE L INSERM : INSERM L INRA : INRA Les trésoreries générales, : TRESOR Adresse : BFC permet la mise en forme d adresse. Il convient donc de structurer l adresse lors de la saisie. Rue : nom de la voie Numéro : numéro dans la voie Code postal : le format du code postal est vérifié en fonction du pays sélectionné. Ville : ville (et éventuellement l état/province/comté) Pays : code pays pouvant être sélectionné dans une liste Utilisez le bouton (Autres zones) pour afficher d avantages de zones pour organiser la saisie Il n est pas nécessaire de saisir le pays dans la zone Ville. Pour les USA et le Canada notamment, il faut saisir la ville et le code état. (Cf. 7.2 Abréviations pour USA, Canada et Australie) BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 15 sur 42

16 Exemples : voici quelques exemples de structuration d adresses Exemple 1: CANON Ile de France 17 Quai du Président Paul Doumer COURBEVOIE Exemple 2: MR JOHN DOE 123 MAGNOLIA ST HEMPSTEAD NY UNITED STATES OF AMERICA Rue Code postal Code pays Numéro Ville et code de l état BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 16 sur 42

17 Exemple 3: UNIVERSITE D ANGERS - UFR DE SCIENCES 2 bd Lavoisier ANGERS Communication : La langue de communication a un impact sur la clé de groupe. Il ne faut saisir aucune autre langue de communication que FR. En effet, si la langue est différente de FR, le système attend une liste de clés de groupe dans cette langue, ce qui n a pas été prévu. Le matchcode est alors vide Données générales : Pilotage Client : si le client correspondant au fournisseur existe déjà, vous devez ajouter son numéro dans cette zone. Clé de groupe : obligatoire pour les clients A-SIRHUS: Agents CNRS en provenance de SIRHUS (=> groupe de compte Z006) A-NISHUS: Agents non CNRS en provenance de GesLab (=> groupe de compte Z007) F-PRIVE: France Privé F-COMMUNES: France Service public Collectivités publiques Communes F-DEPART.: France Service public Collectivités publiques Départements F-REGIONS: France Service public Collectivités publiques Régions F-EPSCP: France Service Public Etablissements publics enseignement supérieur F-EPN: France Service public Etablissements publics nationaux F-TUTELLES: France Service Public Ministères des tutelles F-APUC: France Service Public Autres administrations publiques F-AUT.PUB: France Service Public - Autres (=> groupes de compte Z001 et Z003) UE-COMMISS: Union Européenne (entité) UE-PRIVE: Union Européenne Privé BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 17 sur 42

18 UE-PUBLIC: Union Européenne Public (=> groupes de compte Z004 et Z005) ET-PRIVE : Etranger, hors UE Privé ET-PUBLIC: Etranger, hors UE Public (=> groupes de compte Z004 et Z005) Identifiant : Groupe de compte Z001 Après la saisie du n SIRET, le n SIREN est automatiquement renseigné Une fois la création du tiers terminée, on ne modifie pas le n SIRET saisi. Groupe de compte Z003 L identifiant d un tiers de type Z003 peut être, un n INSEE, un n RNA, un n d inscription au registre du commerce, Exemple : Il ne faut pas saisir de nom dans la zone identifiant. Groupe de compte Z004 n TVA intracommunautaire Groupe de compte Z005 BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 18 sur 42

19 Il n y a pas d identifiant à indiquer d où la nécessité de vérifier l existence du tiers avant d en entamer la création Données générales : Opérations de paiement FOURNISSEUR Dans le cadre du projet SEPA, le secteur bancaire a défini des règles nouvelles pour le virement et le prélèvement. Ces nouveaux moyens de paiement sont utilisables dans les mêmes conditions pour des paiements nationaux ou transfrontaliers, dans tous les pays membres de l'espace unique de paiement en euros (zone SEPA = États membres de l'ue ainsi que Monaco, Suisse, Islande, Norvège et Liechtenstein). Cette norme SEPA va être intégrée dans BFC, avec un premier point d'étape "SEPA France". A partir d octobre 2012, les actuels virements domestiques seront effectués selon la norme SEPA, entrainant des modifications dans les modalités de saisies des coordonnées bancaires. Toute création/modification de coordonnées bancaires devra être effectuée avec l'ajout d'un IBAN et d'un BIC: l'identifiant international de la banque est le BIC (également appelé code SWIFT, du nom de la société qui gère l'enregistrement des codes) l'identifiant international du compte est l'iban (de 14 à 34 caractères en fonction du pays, scindé en groupes de 4 caractères séparés par un espace) le code ISO du pays (2 lettres) la clef de contrôle (2 chiffres) le numéro de compte : pour la France, il s agit du RIB actuel : la clef bancaire (code banque et code guichet, chacun sur 5 chiffres) le numéro de compte (11 chiffres ou lettres) la clef RIB (2 chiffres) Saisie des coordonnées bancaires avec un IBAN : 1 ère solution : saisir le RIB comme actuellement, puis générer l'iban en cliquant sur le bouton IBAN et ensuite valider les informations proposées: 2 ème solution : cliquer directement sur le bouton IBAN, saisir ensuite les informations puis générer le RIB qui s'affichera alors dans l'écran initial: BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 19 sur 42

20 La pièce justificative pour la saisie des coordonnées bancaires est la facture (à condition d avoir sur celle-ci tous les éléments nécessaires à la vérification : auteur, adresse, SIRET ) ou un relevé d identité bancaire comportant l IBAN et le code SWIFT/BIC Les coordonnées bancaires saisies dans cet écran doivent être celles du tiers. En conséquence, il est interdit de saisir, pour le tiers facturant, les coordonnées bancaires d une société d affacturage. Celles-ci doivent être saisies dans l écran du tiers affactureur. Cf. 4.1 Liquidation et redressement judiciaire - Cession/Opposition Il ne faut pas saisir de RIB concernant une banque à l étranger Si le RIB papier du fournisseur concerne un compte bancaire à l étranger, il faut saisir: Aucune coordonnée bancaire Mode de paiement : T Conditions de paiement : 001T Si le RIB papier du fournisseur concerne un compte bancaire en France, il faut saisir: Les coordonnées bancaires Mode de paiement : V Condition de paiement : 001V Pour le premier RIB, la zone «Type de banque» doit être vide (et non renseignée avec RI01,...). Si le fournisseur possède plusieurs RIB, ils doivent être saisis dans les différentes lignes des coordonnées bancaires. RIB classiques : La zone doit être numérotée avec RI02, RI03, etc." RIB relatifs aux remboursements des frais de missions : La zone doit être renseignée avec la valeur MIS RIB relatifs à des marchés : Marchés locaux : MA_n DR (exemples : MA01, MA12, ) Marchés nationaux : MA99 Notes Un RIB peut bien évidemment concerner un marché et une commande hors marché. Dans ce cas, la prédominance de codification est attribuée aux marchés: la zone TypeBanque sera codifiée MAxx et il ne sera pas nécessaire de recodifier en RIxx pour utiliser le RIB BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 20 sur 42

21 pour une commande hors marché. Au contraire, cette pratique est à proscrire dans la mesure où il peut résulter des blocages au paiement. Fournisseur titulaire de deux marchés notifiés sur des comptes bancaires pour une même DR: le premier RIB sera codifié MAxx, le second RIB: MBxx, le troisième RIB: MCxx,... Un fournisseur peut être titulaire de plusieurs marchés passés avec différentes DR. Dans ce cas, si un collègue a déjà codifié un RIB MA02 par exemple, il n'est pas nécessaire de changer ce code en MA17. Au contraire, cette pratique est à proscrire dans la mesure où il peut résulter des blocages au paiement. Tiers divergent : Tiers divergent fixe géré sur le tiers : tous les règlements sont dirigés automatiquement sur le tiers divergent fixe. Il faut être certain que l ensemble des paiements puisse être systématiquement dirigés sur un tiers particulier. Tiers divergent autorisé géré sur le poste de la pièce : à utiliser dans la plupart des cas CLIENT Il ne faut pas saisir de RIB pour les clients 3.6. Données société : Tenue de compte Compte collectif : obligatoire à la saisie pour tout fournisseur: pour tout client : Clé de tri (zone facultative) : permet d alimenter la zone Affectation dans le poste de document sur compte collectif. Cette information servira à faire des regroupements d écritures. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 21 sur 42

22 3.7. Données société : Opérations de paiement FOURNISSEUR La case Ctrl.fac.double doit toujours être cochée Modes paiement : Seuls les modes de paiement V, T et N doivent être saisis sur les fiches tiers : V : virement bancaire domestique T : virement bancaire étranger N : numéraire Il n est pas nécessaire de modifier le mode de paiement sur la fiche tiers. Celui-ci pourra être modifié dans le flux, au niveau du poste tiers de la facture. Ainsi, si on le souhaite on pourra effectuer un paiement manuel ou un paiement carte achat alors qu un mode de paiement V, T, est sélectionné. Les modes de paiement A, F, H et Y ne doivent être saisis qu en central par l administration du référentiel : A : règlements relatifs aux organismes sociaux (paiement via serveur VPN). Ce mode de paiement est susceptible d'être utilisé dans le cadre du programme de paiement automatique sans génération de support de paiement pour un rapprochement global des postes réglés. H : paiement globalisé F : règlements par carte achat (à destination du titulaire du marché et bénéficiaire du paiement de la carte achat) Y : facturation interne pour les unités CNRS Seuls les modes de paiement V, T, et H sont utilisés dans le cadre du cycle de paiement automatique. Les modes de paiement V et H génèrent l émission de supports de paiement. Blocage paiement : Deux valeurs possibles (en situation normale): Vide : pas de restriction sur le paiement T : code blocage tiers = toutes les factures prises en charge génèreront des pièces comptables à payer avec un code blocage paiement T (au niveau du poste tiers) qui feront apparaître régulièrement ces pièces à payer en exception tant que le code blocage n est pas levé. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 22 sur 42

23 3.8. Données société : Correspondance CLIENT Procédure de relance Z001 : secteur privé de France, des pays de l Union Européenne et secteur privé/public des autres pays Z003 : secteur public de la France et des pays de l Union Européenne Z004 : ministères français et Union Européenne 3.9. Données d achat FOURNISSEUR Devise de la commande : obligatoirement EUR Conditions de paiement : 001A : Comptant Paiement manuel (pour les modes de paiement A, C, N ) 001F : Comptant Carte achat (pour le mode de paiement F ) 001H : Comptant Virement domestique globalisé (pour le mode de paiement H ) 001T : Comptant Virement étranger individualisé (pour le mode de paiement T ) 001V : Comptant Virement domestique individualisé (pour le mode de paiement V ) 001Y : Comptant Fournisseurs internes (pour le mode de paiement Y ) La case Commande automatique doit toujours être cochée BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 23 sur 42

24 3.10. Données domaine commercial : Vente CLIENT Groupe Client: désigne un groupe donné de clients. Le groupe client est utilisé pour la détermination de prix ou de remise qui peut pondérer le prix défini dans la fiche article pour tout le monde (ex : le CNRS donne une remise à tous les étudiants, on crée un groupe de clients «étudiants», on va chercher le prix dans le référentiel prix et on y affecte la remise du client du groupe «clients») Données domaine commercial : Facture CLIENT Groupe d imputation : 01 : régions (Conseil régional, ) 02 : départements (Conseil général, ) 03 : communes (mairie, ) 04 : organismes français publics (ministères, EPA, ) 05 : Union Européenne 06 : organismes publics des pays de l Union Européenne ou de l étranger 07 : organismes privés de France, des pays de l Union Européenne et de l étranger 08 : Etat autres subventions BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 24 sur 42

25 Classe fiscale : il s agit d un des éléments qui va permettre de déterminer automatiquement, lors des flux de recettes, le taux de TVA applicable. C : Corse (département 2A et 2B) D : DOM-TOM E : Exonéré F : France (métropole) G : pays de l Union Européenne avec un N TVA ou pays étrangers U : pays de l Union Européenne sans N TVA BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 25 sur 42

26 4. Précisions sur l utilisation des tiers 4.1. Liquidation et redressement judiciaire - Cession/Opposition Les informations complètes sur les cessions/oppositions sont disponibles dans le document de Colette Bretelle : «Fiche relative à la gestion des cessions et oppositions dans BFC» disponible sur l Intranet DCIF à l adresse suivante : Définitions : Cession de créances : convention par laquelle un créancier cédant (le fournisseur du CNRS) transfère à un cessionnaire (en général un établissement financier) la créance qu il détient sur son client (débiteur cédé : CNRS) Exemple : Affacturage, cessions de créances professionnelles de la «loi Dailly» Opposition : acte par lequel un créancier du fournisseur (ou de l agent) revendique auprès du CNRS le paiement entre ses mains de tout ou partie des sommes dues à ce fournisseur ou à cet agent par le CNRS. Avis à tiers détenteurs, saisies de droits communs, Dans les deux cas, le CNRS ne règlera pas tout ou partie de sa dette entre les mains de son créancier d origine (tiers facturant) mais entre les mains d une autre personne (tiers bénéficiaire) Actions à effectuer dans le référentiel tiers de BFC en cas de liquidation ou de redressement judiciaire : Positionner le témoin «Cession/Op» sur le tiers fournisseur Sélectionner un tiers et cocher la case «Tenue de compte» (Données société) puis afficher le tiers en mode modification Dans l écran Tenue de compte Comptabilité, il faut sélectionner : 001 : procédure collective 002 : Cession/opposition/saisie-arrêt Sauvegarder. Créer, s il n existe pas déjà, le tiers bénéficiaire Modifier le tiers facturant pour autoriser un paiement vers le tiers bénéficiaire BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 26 sur 42

27 Exemple pour le tiers divergent autorisé 4.2. Gestion des tiers bénéficiaires Par défaut, le RIB figurant sur la facture est considéré comme appartenant au titulaire de la facture, sauf dans les cas suivants: Paiement par subrogation: la facture doit alors obligatoirement comporter la mention suivante: "Règlement à l'ordre de [indication de la société d'affacturage] à lui adresser directement [adresse, n téléphone, n et coordonnées du compte bancaire à créditer]" Existence d'une convention de cession de créances ou d'un acte d'opposition Cas de remboursement effectués à un agent : à partir du moment où le remboursement de la dépense est autorisé à l'agent, il est admis de saisir dans BFC la dépense via une commande d'achat sur l'agent (pièce justificative: la facture du fournisseur accompagné du justificatif du paiement effectué par l'agent). Il n'y a aucun intérêt à engager une commande au nom du prestataire (la Poste, restaurants,...) et de positionner ensuite l'agent en tant que destinataire de paiement autorisé pour effectuer le remboursement des frais avancés par l'agent. Si l'agent est rémunéré par le CNRS, alors il est créé automatiquement en fournisseur Z006 à partir des informations provenant de SIRHUS S il s'agit d'un remboursement pour frais de mission, il faut alors demander d ouvrir une vue achat pour cet agent. Cf. manuels utilisateur BFC-MUT-DEP-Tome1-REF-V*.pdf et BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC-V*.pdf BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 27 sur 42

28 4.3. Marchés Lorsqu un marché saisi dans BFC est envoyé vers GesLab, il peut être retourné avec un SIRET différent de celui attribué lors de la création du marché. Dans ce cas, le responsable tiers SFC doit prendre contact avec le responsable GesLab concerné afin qu il corrige les données dans son application. Le fournisseur de la commande peut-être exceptionnellement différent du fournisseur de la facture ; cela concerne le plus souvent des factures sur marché avec sous-traitance, mais aussi lors du rachat d une société. Dans ce cas, il est possible de modifier l auteur de la facture si celui-ci a préalablement été créé dans le référentiel tiers Cf. BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC-v*.pdf Cas d'un marché avec un sous-traitant Cf. BFC-MUT-DEP-Tome1-REF-V3.1.pdf Création des sous-traitants d un marché "Dans le cas des marchés de sous-traitance, il est nécessaire de déclarer les sous-traitants dans le marché. Avant cette mise à jour, il faut s assurer que les sous-traitants existent en tant que fournisseurs dans BFC. Si ce n est pas le cas, il faut les créer. 1) Mise à jour du référentiel des tiers : Il faut créer : - les fournisseurs sous-traitants (S1 à S3) en tant que fournisseurs dans le référentiel tiers, - les fournisseurs sous-traitants qui peuvent être payés (P1 à P3) en tant que tiers de paiement divergent dans le référentiel tiers. - Cf Créer un fournisseur 2) Utilisation de ces tiers dans le flux de la dépense : Seul le fournisseur principal du marché (typé «FO» dans l écran des partenaires ci-dessus) peut être indiqué comme fournisseur de la commande. Ensuite, il faut structurer la commande en autant de lignes que de fournisseurs pour attester du service fait pour chaque part de chaque fournisseur, cela permet de suivre la part payable à chacun d eux. Les fournisseurs sous-traitants S1 à S3 peuvent ensuite être utilisés comme fournisseur dans la facture différent de celui de la commande lorsque c est le sous-traitant qui facture. Les fournisseurs sous-traitants qui peuvent être payés (P1 à P3) peuvent ensuite être utilisés comme tiers de paiement divergent sur des factures rattachées à ce marché : ces factures portent donc sur le fournisseur principal du marché (le même que dans la commande) avec comme tiers de paiement divergent le sous-traitant. Attention : il n existe aucun contrôle automatisé entre ces sous-traitants déclarés dans le marché et les fournisseurs indiqués en auteur de commande, en auteur de facture ou en tiers de paiement divergent dans la facture. Ces contrôles devront être manuels." => Le titulaire du marché (FRN_A) fait appel à un sous-traitant (FRN_B). Ce sous-traitant demande le paiement de la facture à un bénéficiaire (FRN_C). Au niveau du marché dont le titulaire est FRN_A, il y aura 2 sous-traitants: FRN_B (sous-traitant S*) et FRN_C (sous-traitant P*). Ainsi, à la liquidation, la case du tiers divergent sera renseignée avec FRN_C pour permettre l'affacturage. En cas de modification affectant le titulaire d un marché Cf. BFC-MUT-DEP-Tome1-REF-v*.pdf point n 2 BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 28 sur 42

29 4.4. Colloques Le titulaire de la commande doit être l'organisateur du colloque, le colloque n'étant que l'objet de cette commande Données bancaires Restitutions Liste des données bancaires d un fournisseur Référentiels > Gestion des tiers > Fournisseurs > Index des fournisseurs (code transaction : S_ALR_ ) Cocher la case Données bancaires pour faire apparaître les comptes bancaires des tiers sélectionnés Liste des modifications intervenues sur une fiche fournisseur dans BFC (données bancaires incluses) Référentiels > Gestion des tiers > Fournisseurs > Affichage modification fournisseurs (code transaction : S_ALR_ ) Retrouver le fournisseur possédant des coordonnées bancaires données : Référentiels > Référentiel achat-ufot-structures > Affichage référentiels achat-ufotstructures > Liste d états SAP query (code transaction : SQ01) Groupe utilisateur : ZMARCHE Requête : ZFOURNISSEUR Zones : Clé bancaire : code banque et code guichet Compte bancaire : n compte bancaire Type Banque : RIxx Etablissements bancaires La liste des établissements bancaires est mise à jour chaque mois à partir des informations en provenance de la Banque de France. Les établissements qui seraient absorbés/fusionnés sont alors marqués d un témoin de suppression, celui-ci étant visible lors de la saisie de coordonnées bancaires dans les fiches tiers. Par ailleurs, le Trésor Public communique régulièrement la liste des établissements concernés par les restructurations affectant le réseau bancaire français. Dans BFC, les comptes bancaires rattachés aux établissements concernés seront supprimés après la date de fin de diffusion, ceci afin d éviter des rejets d opérations. En effet, à l'issue de la date de fin de diffusion, les dispositifs automatiques de "reroutage" mis en place par les banques concernées seront arrêtés. Les opérations, qui seraient encore domiciliées sur les "CIB absorbés", seraient rejetées pour motif "coordonnées bancaires inexploitables". Chaque début de mois, deux listes seront envoyées aux ACS et aux gestionnaires du référentiel tiers : une liste des comptes bancaires qui seront supprimés le même mois dans BFC par la DCIF suite à l'absorption d'établissements bancaires. Une liste des établissements bancaires absorbés ayant pour date de fin de diffusion le mois en cours. Il est du ressort des gestionnaires de prendre les dispositions nécessaires afin d'obtenir un RIB actualisé pour saisie dans BFC. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 29 sur 42

30 5. Problèmes fréquents 5.1. Création sans donnée société ou donnée achat/commerciale Pour rappel, les données d un tiers sont réparties en trois niveaux : les données générales, les données société et les données achats/domaine commercial. Il arrive parfois qu à la création d un tiers, les données société ou achat/domaine commercial soient omises, rendant le tiers inutilisable. Des messages d erreur suivant s affichent alors : «Le fourn. 11xxxxx n'est pas créé pour l'organisation achats 00xx» «Le fourn. 11xxxxx n'est pas créé pour la société Z900» Dans ce cas, il est nécessaire de compléter le tiers en utilisant la même transaction que pour la création initiale, en précisant toutefois le numéro du tiers. Il suffit alors de compléter les données nécessaires puis de sauvegarder. Exemple : Dans l exemple de gauche, les données société du FRN_n ont été oubliées : pour compléter, il faut indiquer le numéro du fournisseur ainsi que le code Z900 (code société pour le CNRS). Dans l exemple de droite, les données achats ont été omises : pour compléter, il faut indiquer le numéro du fournisseur ainsi que l organisation d achat de la délégation qui a créé le tiers Commande qui ne s intègre pas sur le tiers souhaité. Il est possible qu une commande ne s intègre pas sur le tiers concerné. Cela peut être le cas par exemple pour un tiers possédant un n VAT, celui-ci n étant pas unique. Dans ce cas, il ne faut pas indiquer d identifiant dans la commande ce qui obligera à choisir le fournisseur adéquat dans BFC. Si on indique un identifiant en doublon, le système choisira le premier tiers possible, avec le risque de sélectionner le mauvais tiers Doublons En cas de constatation de la présence de doublon d un tiers dans BFC, il faut envoyer un mail à en indiquant les numéros de tiers concernés pour analyse du problème. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 30 sur 42

31 5.4. Suppression et blocage La suppression et le blocage des tiers sont effectués en central, de même que la levée de ces témoins. Toute demande doit être adressée (et justifiée à l aide du message d erreur) à Le critère de recherche de chaque tiers qui sera bloqué/supprimé sera modifié dans un but informatif afin d indiquer la raison pour laquelle l opération a été effectuée : DOUBLON : le tiers a déjà été créé (le numéro du tiers correct est indiqué) ABS_ACTIVI : le tiers n a plus d existence juridique SIRET_INVA : le SIRET saisi est invalide TVA_INVA : le n TVA saisi est invalide ERR_CREA : le tiers a été créé à tort ERR_GRP : le tiers a été créé dans le mauvais groupe de compte A_CORRIGER : la raison sociale et/ou l adresse sont mal structurée(s). Le blocage sera levé après correction par le gestionnaire Résolution de problèmes liés au blocage Les éléments ci-dessous sont en partie extraits du document Annexe - Traitement des rejets disponible sur la page documentation de BFC. DESIGNATION CODE REJET FOURNISSEUR BLOQUE AU NIVEAU SOCIETE FOURNISSEUR BLOQUE AU NIVEAU ACHAT TIERS BLOQUE AU NIVEAU COMPTABILISATION EXPLICATION La commande a été créée dans BFC mais le fournisseur est bloqué pour l ensemble du CNRS. Aucune commande ne peut donc être passée chez ce fournisseur, aucune facture ne pourra être prise en charge. Le fournisseur a été bloqué parce qu il est en absence d activité, il a été créé à mauvais escient,. L intégration de la commande est impossible Le fournisseur a été bloqué parce qu il est en absence d activité, il a été créé à mauvais escient,. Le règlement de la facture est bloqué. RESOLUTION Dans GesLab : _ intégrer le rejet _ solder/supprimer la commande Dans BFC : _ rejeter la commande à l unité Dans GesLab _ intégrer le rejet _ solder ou supprimer la commande rejetée _ créer une nouvelle commande sur un nouveau fournisseur Dans BFC _ effectuer un rejet manuel vers l unité Dans BFC _ demander la levée temporaire du blocage à BFCTiers. Cette opération sera effectuée à partir de 13h, afin de ne pas gêner le processus de paiement Adresses Les tiers créés dans BFC identifient des entités, et l adresse saisie sur une fiche tiers doit correspondre à l adresse réelle. De plus, pour les tiers possédant un n SIRET, l adresse doit correspondre aux informations officielles vérifiées via Intuiz. Cependant, il est parfois nécessaire d avoir une adresse différente pour la facture, faisant figurer par exemple «A l attention de», la boîte postale, mais concernant bien le même tiers. Dans ce cas, on peut modifier l adresse uniquement pour la facture, sans modifier le référentiel des tiers. Après avoir saisi le numéro du client, on entre dans le menu Saut -> En-têtes-> Partenaires Dans la fenêtre qui apparaît, on double-clique sur le numéro de client pour modifier les données qui apparaîtront sur la facture BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 31 sur 42

32 6. Agents Les agents présents dans BFC sont créés à partir d un flux d interface en provenance de SIRHUS ou de GesLab. On distingue deux catégories d agents : Les agents payés par le CNRS : ils sont gérés dans l application SIRHUS - référentiel maître concernant les agents transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. C est la raison pour laquelle, dans BFC, il n est pas possible de modifier les données d un agent SIRHUS hormis pour lui ajouter (ou modifier) des coordonnées bancaires spécifiques aux remboursements de frais de mission. Les agents non payés par le CNRS et effectuant des missions prises en charge par le CNRS : ils alimentent le référentiel des agents BFC à partir de GesLab. Dans BFC, il est possible de modifier toutes les données d agent provenant de GesLab. Toutefois, la mise à jour d un agent en provenance de GesLab dans BFC ne déclenche pas un flux de mise à jour à destination de GesLab. Le gestionnaire de la délégation doit informer le gestionnaire du laboratoire de sa modification. Néanmoins, suite à une modification d un agent dans GesLab, l agent est renvoyé vers BFC lors de sa prochaine mission. L agent correspondant est alors mis à jour dans BFC. Figure 3: Circuit des agents BFC SIRHUS Agents matricule xxxxx Agent Agents SIRHUS n xxxxx Tiers GesLab Agents matricule 9xxxxxxx Agents GesLab n 9xxxxxxx Fournisseurs n 4xxxxxx Fournisseurs n 1xxxxxx Processus de création : Les agents présents dans SIRHUS et dans GesLab sont intégrés dans BFC en tant qu agents. ( ) Dans BFC, si les modalités de paiement de l agent ont été définies, le traitement automatique quotidien procède à la création du fournisseur correspondant. S il est nécessaire de rembourser exceptionnellement à un agent des dépenses de fonctionnement, la vue achat doit être ajoutée pour votre seule délégation via le menu Référentiel/Gestion des tiers/fournisseur/créer fournisseur (achats). ( ) Il suffit de saisir le n BFC du fournisseur et le numéro de l organisation d achat pour laquelle rajouter la vue achat. Actuellement, cette opération est effectuée sur demande à Il faut fournir le nom de l agent, son n matricule SIRHUS/GesLab ou son n fournisseur BFC, la devise et la condition de paiement. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 32 sur 42

33 Conséquences : Si un fournisseur correspondant à un agent n apparaît pas dans BFC, il convient d une part de vérifier l existence de l agent dans BFC, puis de vérifier la présence des informations bancaires. Il ne sert à rien d effectuer des modifications directement sur un fournisseur correspondant à un agent : en effet, ces modifications seront écrasées par le traitement automatique qui prend comme référence les agents présents dans BFC. C est donc à ce niveau que d éventuelles corrections doivent être portées sauf : Les données (adresse, coordonnées bancaires principales, ) d un tiers concordant à un agent provenant de SIRHUS ne doivent pas être modifiées dans BFC mais faire l objet d une demande de correction auprès des correspondants SIRHUS. La correction sera automatiquement reportée dans BFC. Il peut arriver qu un agent soit doublement présent dans BFC. En effet, parallèlement aux données agents issues de SIRHUS, un doublon provenant de GesLab a pu être créé. Ce problème doit être signalé à l unité concernée pour correction Les données des agents - Infotypes Dans BFC, les informations d un agent sont définies par fiche, appelée «Infotype». Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes. C est ce qui permet de créer un historique des données agents. Les données utilisées dans les actes de gestion sont toujours celles des infotypes en cours de validité. Référentiel > Gestion des Tiers > Gestion des agents > Afficher données de base du personnel (transaction PRMS) Les infotypes utiles dans BFC sont les suivants : BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 33 sur 42

34 Infotype Mesure Permet de connaître les différents statuts de l agent (Actif, Sorti) en fonction des périodes Infotype Affectation Permet de connaître les données d affectation de l agent DomPers : délégation régionale dont dépend le laboratoire d affectation de l agent NB : pour les agents issus de de GesLab, cette donnée est systématiquement renseignée avec la valeur 9999, car ils ne sont pas toujours rattachés à une DR. GestAdmin : provenance de l agent (SIRHUS ou GesLab) BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 34 sur 42

35 Infotype Données individuelles Permet de connaître les informations personnelles de l agent : nationalité, nom et prénom, date de naissance, n INSEE et matricule. Un agent créé à partir de SIRHUS conserve son n matricule. Les numéros de matricule commençant par 9 sont réservés pour les agents créés à partir de GesLab Infotype Adresse Permet de connaître l adresse du domicile de l agent Pour les agents provenant de GesLab, il existe également l adresse du laboratoire de l agent BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 35 sur 42

36 Infotype Coordonnées bancaires Permet de stocker les informations relatives au n de compte bancaire de l agent. Il existe 2 types de coordonnées bancaires : Les coordonnées bancaires «Coordonnées bancaires principales» sont utilisées pour le virement du salaire. Les coordonnées bancaires «Frais de déplacement» sont utilisées pour le virement des frais de déplacement. Particularité des agents SIRHUS : Les agents en provenance de SIRHUS comportent obligatoirement des coordonnées bancaires principales, à leur création dans BFC. Si l agent en fait la demande, il est tout à fait possible de lui ajouter des coordonnées bancaires «Frais de déplacement». Si un agent a un mode de paiement C-Chèque, vous pouvez rajouter des coordonnées bancaires frais de déplacements. Pour ensuite payer les frais de déplacements à cet agent par virement, vous devez impérativement intervenir sur chaque pièce comptable de ses missions pour modifier le mode de paiement à la valeur V. Un infotype coordonnées bancaires doit systématiquement exister afin de pouvoir rembourser l agent de ses frais de missions, et ceci qu il soit payé par virement bancaire ou pas. Cet infotype pourra être créé avec un mode de paiement V (virement bancaire domestique), C (chèque), T (virement étranger), A partir du moment où l agent possède un infotype coordonnées bancaires, le fournisseur correspondant sera automatiquement créé dans BFC. Attention toutefois à la date de début de validité : la création du fournisseur correspondant à l agent sera effective à partir du jour saisi. Si vous ne trouvez pas un fournisseur-agent, pensez à vérifier que les informations bancaires sont présentes dans la fiche agent. BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 36 sur 42

37 Une coche indique que les informations bancaires existent 6.2. Gestion des agents Pour plus de détails sur les agents dans BFC : BFC-MUT-MIS-Tome1-V*.pdf BFC_Mode_Operatoire_Referentiel_Tiers_GestA_v7 Page 37 sur 42

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