LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LA MISE À DISPOSITION DES SALLES DE RÉUNIONS DU CESE

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Anne-Marie Jacques
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LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LA MISE À DISPOSITION DES SALLES DE RÉUNIONS DU CESE I INFORMATIONS GÉNÉRALES Le Groupe des Employeurs peut mettre à disposition des salles de réunion pour la tenue et

1 LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LA MISE À DISPOSITION DES SALLES DE RÉUNIONS DU CESE I INFORMATIONS GÉNÉRALES Le Groupe des Employeurs peut mettre à disposition des salles de réunion pour la tenue et l'organisation d'événements au siège du CESE à: ses organisations partenaires 1 ou des organisations sectorielles nationales, européennes et internationales représentant des employeurs (à la demande spécifique d'un Conseiller du Groupe). II CONDITIONS SPÉCIFIQUES 1) Sauf autorisation exceptionnelle, aucun événement ne peut avoir lieu en dehors des heures normales de travail, ni se tenir durant les week-ends, les jours fériés ou pendant la fermeture des bureaux du CESE. Il en est de même pour les périodes pendant les sessions plénières du Comité économique et social européen et du Comité des Régions. Veuillez consulter le calendrier des sessions plénières sur les sites suivants: CESE: CdR: Les horaires d'ouverture officiels du CESE doivent être respectés: du lundi au vendredi: de 9h00 à 13h00 et de 14h30 à 17h30 2) Pour des raisons logistiques, toute demande doit être introduite au plus tard 8 semaines avant l'événement et au plus tôt 3 mois avant la date de la réunion en utilisant le formulaire en Annexe. 1 BUSINESSEUROPE, Eurochambres, EuroCommerce and CEEP Rue Belliard, 99, 1040 BRUXELLES - Tel. : Fax : gr1@eesc.europa.eu

2 3) L'organisateur doit se pourvoir d'une police d'assurance en règle: pour sa responsabilité civile du fait des prestations prévues; contre tout risque de dommage, perte ou vol de matériel utilisé; pour les personnes extérieures du CESE (par exemple: entreprises de restauration, cuisiniers externes, interprètes, etc.) contre tout risque découlant du travail dans les locaux du CESE, étant entendu que seul l'emploi de personnes légalement déclarés est admis. Une copie de la police d'assurance sera exigée par le CESE avant l'événement. 4) En cas d'annulation de l'événement, il est impératif de signaler ceci au plus tard quatre semaines avant la date de l'événement, afin d'éviter des frais importants pour le CESE. (notamment interprétation). III CRITÈRES APPLICABLES À LA VISIBILITÈ DU GROUPE DES EMPLOYEURS Pour assurer la visibilité du Groupe l'organisateur prévoit que: 1) le programme, de même que tout autre support publicitaire lié à l'événement, devra comporter en bonne place le logo d'identification du Comité économique et social européen avec l'ajout "Groupe des Employeurs". Vous pouvez demander le format désiré à votre personne de contact; 2) l'accueil en début de session est assuré par un représentant du Groupe; 3) en fonction du sujet évoqué et de la nature de l'événement, mais surtout en ce qui concerne les événements des catégories 2 et 3 dans l'annexe, un ou plusieurs Conseillers du Groupe des Employeurs peuvent être nommés par le Groupe comme intervenant et/ou présidents, participants des tables rondes, ateliers etc. et plus généralement comme participants. En cas de force majeure, le Groupe se réserve le droit de refuser, à chaque instant, la mise à disposition d'une salle, sans aucun préjudice pour le Comité économique et social européen, que ce soit au point de vue financier ou autre. IV INFORMATIONS TECHNIQUES 1) Liste des participants: La liste des participants doit être envoyée au plus tard deux jours ouvrables avant l'événement à votre personne de contact ou au gr1@eesc.europa.eu. Ils la transmettront au service de sécurité. L'organisateur doit prévoir une liste mise à jour pour la date de l'événement. 2) Présence de personnalités et de la presse: Merci de spécifier dans la liste des participants si des personnalités ou la presse assisteront à la réunion. 2 P a g e

3 3) Interprétation: Dans le cas où de l'interprétation a été demandée et obtenue pour la réunion, les documents appropriés doivent être envoyés, 3 jours avant l'événement à votre personne de contact ou gr1@eesc.europa.eu. Ils transmettront les documents au service d'interprétation. L'organisateur doit également fournir à tous les interprètes des dossiers papier pour la journée de la réunion. 4) Catering: Il est fortement conseillé d'utiliser le contractant du CESE pour tous vos services de restauration. Personne de contact: Dimitri Levin - Tél: sodexo@eesc.europa.eu ou Dimitri.Levin@ext.eesc.europa.eu Il est interdit d'amener du café/thé dans les salles de réunions. 5) Lunch: Le cas échéant un restaurant "self-service", situé au 1 er étage du bâtiment Jacques Delors, est à votre disposition à partir de 13h30. La demande doit être introduite auprès de Sodexo 10 jours ouvrables avant la réunion. Si vous avez besoin d'un Atrium ou un salon VIP, vous pouvez faire la demande auprès de votre personne de contact. 6) Parking: En règle générale, il n'y a pas d'accès au parking. Au cas où une personne à mobilité réduite est présente, une place de parking peut lui être réservée. Le nom de la personne, la marque de la voiture et le numéro de plaque d'immatriculation doivent être donnés à votre personne de contact. Un accès à la cour du bâtiment Jacques Delors peut être autorisé pour la charge et décharge de matériel, et ceci pour une durée limitée de maximum 90 minutes. La demande doit être envoyée 3 jours ouvrables avant l'événement, avec indication de la marque de la voiture et le numéro de plaque d'immatriculation à votre personne de contact. 7) Accès avant 8h30: Si l'organisateur veut accéder le bâtiment avant 8h30 pour préparer la réunion, une demande doit être faite auprès de votre personne de contact au plus tard 1 semaine avant l'événement. 8) Badges: L'organisateur est responsable pour la préparation et distribution des badges de tous les participants. Les badges doivent afficher les informations suivantes: Nom du participant Titre de la réunion Date Salle de réunion Logo du CESE/Groupe des Employeurs 3 P a g e

4 ANNEXE DEMANDE D'AUTORISATION POUR L'ALLOCATION DES SALLES DE RÉUNION (renvoyez le formulaire signé à ou Nom de l'organisation Nom et prénom du Secrétaire général Adresse Nom et prénom du responsable de la réunion Téléphone Portable Fax Web Événements éligibles au siège du CESE, accordés par le Groupe des Employeurs. 1) Réunion statutaires des partenaires principaux du Groupe des Employeurs: Bureau Conseil d'administration Assemblée générale annuelle 2) Conférences et événements co-organisés avec le Groupe des Employeurs 3) Événements et réunions spécialisés Date préférentielle de la réunion 2 dates alternatives Heure de début de la réunion Heure de fin de la réunion Heure prévu pour pause de café et lunch Nombre de participants Titre de la réunion Salle avec cabines d'interprétation: Oui ou Non Langues préférées pour l'interprétation Projection data/powerpoint/vidéo: Oui ou Non Accès internet: Oui ou Non Micro sans fil: Oui ou Non Enregistrement et langues d'enregistrement Agenda de la réunion déjà disponible? Oui ou Non (à envoyer au plus vite possible) Cochez votre choix (X) Lu et approuvé Nom et signature de la personne responsable de la réunion 4 P a g e

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