GUIDE D UTILISATION POUR LA SAISINE DE CAP

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1 LOGICIEL AGIRHE Aide à la Gestion Informatisée des Ressources Humaines et de l'emploi GUIDE D UTILISATION POUR LA SAISINE DE CAP SOMMAIRE FONCTIONNALITES : PAGES : I. SAISINE DE LA CAP 2 1) Fonctionnalités existantes pour la saisine de CAP en ligne ) Accessibilité II. SAISIR LA CAP POUR UN AVANCEMENT DE GRADE (AVG) 3 à 9 1) ETAPE 1 : saisir les examens professionnels obtenus par les agents ) ETAPE 2 : vérifier les propositions d AVG calculées par Agirhe... 4 à 5 3) ETAPE 3 : saisir la CAP en ligne à 7 4) ETAPE 4 : créer les arrêtés d AVG après avis favorable de la CAP... 8 à 9 7 rue Condorcet - CS CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 - Tél. : Fax : Web : accueil@cdg63.fr Page 1

2 I. SAISINE DE LA CAP L onglet «INSTANCES» permet de saisir en ligne les différentes instances paritaires. 1) Fonctionnalités existantes pour la saisine de CAP en ligne : Dans l onglet «INSTANCES», un menu déroulant affiche les différentes instances que la collectivité peut saisir. 1. Cliquer sur l onglet "INSTANCES" 2. Dans le menu déroulant, sélectionner "CAP" Quand on clique sur «CAP», un sous menu déroulant s ouvre et propose 4 thèmes de saisine de CAP : Type de demande (pour toutes les autres demandes que l avancement), Avancement d échelon, Avancement de grade, Avancement à l échelon spécial. 2) Accessibilité : Depuis 2016, l onglet «INSTANCES» est ouvert uniquement pour les instances médicales. A compter de janvier 2017, la saisine de CAP va être accessible en ligne pour les avancements. C est donc dans cet onglet que la collectivité va devoir saisir ce type de demande afin qu elle soit soumise en CAP. Les autres types de saisine seront ouverts plus tard de manière progressive. Nous ne manquerons pas de tenir informées les collectivités au fur et à mesure, des nouvelles fonctionnalités mises en ligne. 7 rue Condorcet - CS CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 - Tél. : Fax : Web : accueil@cdg63.fr Page 2

3 II. SAISIR LA CAP POUR UN AVANCEMENT DE GRADE (AVG) 1) ETAPE 1 : saisir les examens professionnels obtenus par les agents 1. Positionner le curseur sur l onglet "AGENT" 2. Dans le menu déroulant sélectionner "Liste des agents" 3. Cliquer sur l'agent concerné pour ouvrir l onglet "Carrière" 4. Cliquer sur l onglet "Formations" 5. Cliquer sur le bandeau "Concours et examens pro..." 6. Cliquer sur "Ajouter" 7. Remplir toutes les zones à l aide des listes déroulantes 8. Cliquer sur "Valider" L écran ci-dessous apparaît : 7 rue Condorcet - CS CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 - Tél. : Fax : Web : accueil@cdg63.fr Page 3

4 2) ETAPE 2 : vérifier les propositions d AVG calculées par Agirhe Afin de pouvoir lister les agents pouvant bénéficier d un avancement de grade, il faut au préalable que le service carrières du CDG procède à un traitement. Ce calcul est effectué en fin d année pour les avancements de grade de l année suivante. Dès lors, chaque collectivité en est avertie et peut consulter et vérifier les possibilités d avancement de grade de ses agents. A cette étape, l impression d un document de travail permet de vérifier les propositions d avancement de grade calculées par Agirhe avant de faire la saisine de CAP en ligne. Ce document de travail ne permet pas la saisine de CAP. 1. Cliquer sur l onglet "INSTANCES" 2. Dans le menu déroulant, sélectionner "CAP" 3. Dans le sous menu, sélectionner «Avancement de grade» L écran ci-dessous apparaît. 1. Sélectionner un cadre d emplois (dans la liste déroulante, seuls les cadres d emplois dans lesquels la collectivité a des agents apparaissent) 2. Le tableau récapitule les agents de la collectivité actuellement dans ce cadre d emplois (avec leur nom, prénom, grade actuel) 3. Cliquer sur le bouton «impression proposition cadre d emploi» pour imprimer le document de travail qui récapitule les propositions d avancement de grade Si un grade est indiqué, l'agent remplit les conditions d'ancienneté et d échelon pour l'avancement à ce grade Si aucun grade n'est indiqué : soit l agent ne remplit pas les conditions statutaires pour un avancement de grade soit l agent ne remplit les conditions statutaires qu avec obtention d un examen professionnel soit le recrutement par mutation, par exemple, ne permet pas au logiciel de calculer les services effectifs soit la dernière situation administrative de l agent n est pas validée. Exemple dans le tableau ci-dessus : "TEST CAP Agent A" remplit les conditions pour l'avancement au grade d'adjoint administratif principal de 2ème classe "TEST CAP Agent H" n est pas promouvable ou l obtention d un examen professionnel est nécessaire à un avancement de grade. 7 rue Condorcet - CS CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 - Tél. : Fax : Web : accueil@cdg63.fr Page 4

5 Imprimer le tableau «document de travail pour vos propositions d avancement de grade» : Récupérer le tableau récapitulatif sous format WORD dans l onglet «DOCUMENTS» Il est recommandé de récupérer le tableau dès son impression ou de l enregistrer dans un fichier de la collectivité s il ne peut être traité immédiatement car il ne reste en ligne que 30 jours à compter de la date d impression. Le document de travail qui récapitule les propositions d avancement de grade se présente comme ci-dessous : 1. Vérifier que les agents de la collectivité présents dans ce cadre d emplois apparaissent dans leur grade 3. Inscrire les agents que l autorité souhaite proposer en CAP 2. Vérifier que les agents indiqués remplissent bien les conditions d accès pour l avancement au grade proposé Attention : Rajouter manuellement les agents qui remplissent les conditions suite à l obtention d un examen professionnel ou qui ne figure pas sur le tableau pour une autre raison Pour vous aider à faire votre vérification, les conditions statutaires à remplir pour avancer de grade sont consultables sur le site Internet du CDG63 dans : Carrières Retraites / Base documentaire / A / AVANCEMENT DE GRADE / classeur des carrières-avancement de grade Remarques : pour un agent intercommunal, toutes les collectivités employeurs doivent se concerter afin de décider ensemble si l agent est proposé. Répéter cette étape pour chaque cadre d emplois. Cette étape de vérification est indispensable avant de procéder à la saisine de la CAP en ligne. Si vous constatez des erreurs concernant la dernière situation de l agent, il est recommandé de vérifier les arrêtés existants dans le déroulement de carrière, et de saisir les éventuels arrêtés manquants. Cependant, il est recommandé de se rapprocher du service carrières par mail, pour toute modification d un acte existant. 7 rue Condorcet - CS CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 - Tél. : Fax : Web : accueil@cdg63.fr Page 5

6 3) ETAPE 3 : saisir la CAP en ligne Lorsque la vérification des propositions d avancement de grade est faite et que l autorité territoriale a choisi les agents qu elle souhaite proposer en CAP, la saisine de CAP en ligne peut se faire. 1. Cliquer sur l onglet "INSTANCES" 2. Dans le menu déroulant, sélectionner "CAP" 3. Dans le sous menu, sélectionner «Avancement de grade» L écran ci-dessous apparaît. 2. Sélectionner le grade d'avancement 1. Sélectionner un cadre d emplois (dans la liste déroulante, seuls les cadres d emplois dans lesquels la collectivité a des agents apparaissent) 3. Sélectionnez l'ordre d'inscription sur le tableau d'avancement. Si un seul agent est proposé, le niveau est 1. Si plusieurs agents sont proposés le niveau doit être différent pour chacun d'eux. 4. Cocher le type d'avancement 5. Saisir la date d'effet de l'avancement de grade uniquement si elle est connue (au plus tôt : date de validation par la préfecture de la délibération créant le poste) 6. Validez la saisie Après validation de la saisie, certains éléments indiquent que la saisine de CAP a bien été enregistrée : «à définir» apparaît dans la colonne «Date de CAP», «enregistrement réussi» apparaît sous le tableau. Lorsque la proposition d'avancement de grade aura été instruite par le service carrières du CDG, la date de la CAP apparaîtra. 1. Cliquer sur le bouton «impression après saisie» pour imprimer le tableau de saisine de CAP qui récapitule les agents proposés par l autorité territoriale 7 rue Condorcet - CS CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 - Tél. : Fax : Web : accueil@cdg63.fr Page 6

7 Imprimer le tableau «saisine de la commission administrative paritaire» : Récupérer le tableau de saisine sous format WORD dans l onglet «DOCUMENTS» Il est recommandé de récupérer le tableau dès son impression ou de l enregistrer dans un fichier de la collectivité s il ne peut être traité immédiatement car il ne reste en ligne que 30 jours à compter de la date d impression. Le tableau de saisine qui récapitule les agents proposés par l autorité territoriale se présente comme ci-dessous : Vérifier que les agents de la collectivité présents dans ce cadre d emplois apparaissent dans leur grade 2. Vérifier que les agents qui remplissent les conditions d accès apparaissent dans le grade d avancement Attention : Rajouter manuellement les agents qui remplissent les conditions suite à l obtention d un examen professionnel ou qui ne figure pas sur le tableau pour une autre raison 3. Vérifier que les agents proposés par l autorité territoriale saisis en ligne apparaissent dans le grade d avancement Remarques : pour un intercommunal, toutes les collectivités employeurs doivent se concerter afin de faire la même proposition. La saisie en ligne de la CAP doit être faite par la collectivité principale de l agent, qui doit ensuite éditer le tableau et le faire signer par toutes les collectivités employeurs de l agent. Répéter cette étape pour chaque cadre d emplois pour lesquels l autorité souhaite proposer des agents. Il est indispensable de transmettre au Cdg le tableau de saisine de CAP dûment complété et signé par l autorité territoriale afin que le service carrières puisse vérifier et valider ces propositions d avancement de grade. 7 rue Condorcet - CS CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 - Tél. : Fax : Web : accueil@cdg63.fr Page 7

8 4) ETAPE 4 : créer les arrêtés d AVG après avis favorable de la CAP Après avoir reçu le courrier d avis de CAP et le courriel l informant de la procédure à effectuer, la collectivité peut créer et imprimer elle-même les arrêtes d avancement de grade. RAPPEL : cet avis est rendu sous réserve que chaque collectivité veille : à la création des postes par délibération, dans le respect des conditions de seuils démographiques le cas échéant, au respect des ratios (taux de promotion) fixés par délibération après avis du CT, au respect des quotas d avancement de grade fixés par certains statuts particuliers, au respect des seuils de nomination pour les avancements de grade des catégories B du Nouvel Espace Statutaire (nombre de nominations prononcées par la voie de l examen professionnel conditionnant le nombre de nomination au choix). 1. Cliquer sur l onglet "AGENT" 2. Dans le menu déroulant, sélectionner "Arrêtés Avanc. de grade" L écran ci-dessous apparaît, c est la liste des agents proposés par la collectivité qui ont reçu un avis favorable à la CAP. Les agents pour lesquels le logiciel n a pu calculer les services effectifs (recrutement par mutation par exemple) n apparaissent pas dans la liste. C est à la collectivité de créer l arrêté directement dans la carrière. Si la collectivité souhaite modifier la date d effet d un avancement de grade (ou la saisir si elle était jusqu alors inconnue) : 1. Cliquer sur le bouton «modifier» 2. Dans «date avancement», saisir la date d effet souhaitée ou la modifier si nécessaire 3. Cliquer sur le bouton «valider» Si la collectivité souhaite créer tous les arrêtés d avancement de grade en même temps (si plusieurs agents) : 15/10/ Cliquer sur le bouton «Impression» pour imprimer les arrêtés 1. Cocher la case tout en haut pour sélectionner tous les agents 2. Cliquer sur le bouton «Création arrêtés» pour créer les arrêtés dans la carrière des agents 7 rue Condorcet - CS CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 - Tél. : Fax : Web : accueil@cdg63.fr Page 8

9 Après création des arrêtés, la ligne de l acte apparaît en violet dans la carrière de chaque agent concerné : 15/10/2016 adjoint administratif territorial principal de2 ème classe Récupérer les arrêtés sous format WORD dans l onglet «DOCUMENTS» Il est recommandé de récupérer un arrêté dès son impression ou de l enregistrer dans un fichier de la collectivité s il ne peut être traité immédiatement car il ne reste en ligne que 30 jours à compter de la date d impression. Si la collectivité souhaite créer un seul arrêté à la fois : 1. Cocher la case de l agent concerné 2. Cliquer sur le bouton «Création arrêtés» pour créer l arrêté dans la carrière de l agent 3. Cliquer sur le bouton «Impression» pour imprimer l arrêté Après création de l arrêté, la ligne de l acte apparaît en violet dans la carrière de l agent concerné : Récupérer l arrêté sous format WORD dans l onglet «DOCUMENTS» Il est recommandé de récupérer un arrêté dès son impression ou de l enregistrer dans un fichier de la collectivité s il ne peut être traité immédiatement car il ne reste en ligne que 30 jours à compter de la date d impression. RAPPEL : L état de validation des arrêtés est matérialisé par différentes couleurs : bleu-gris : arrêté saisi et validé par le service carrières marron : arrêté généré en masse en attente de validation par le service carrières (ex : arrêté d avancement de grade suite à saisine CAP en attente de réception de l arrêté papier) violet : arrêté saisi par la collectivité en attente de validation par le service carrières. Tant que le service carrière n a pas reçu et validé un arrêté saisi par la collectivité, il reste en violet et cela bloque la saisie de tout nouvel arrêté. 7 rue Condorcet - CS CLERMONT-FERRAND CEDEX 1 - Tél. : Fax : Web : accueil@cdg63.fr Page 9