Guide pour les mandataires

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1 Janvier Gestion des projets de construction Guide pour les mandataires

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3 Guide pour les mandataires Table des matières 1 But du présent guide 4 2 L OFCL Buts et fonctions Tâches Organisation 5 3 Domaine Constructions Gestion du portefeuille (PFM) Gestion immobilière (IM) Gestion commerciale des bâtiments (KGM) Gestion des ouvrages et des bâtiments (OM) Gestion de projets (PM) 7 4 Projets de construction Déroulement Organisation de projet Description des fonctions des participants au projet 11 5 Processus Processus applicables au sein de l OFCL Processus Gestion de projets 14 6 Documents à établir Documentation de projet Etudes préliminaires Avant-projet avec estimation des coûts Projet de l ouvrage avec devis 15 7 Acquisitions 16 8 Contrats 17 9 Prévisions concernant l avancement des travaux Paiements Factures du mandataire Factures des entreprises Achèvement du projet Documentation de projet et de gestion des bâtiments Rapport de fin de projet Documentation relative aux ouvrages Communication, relations publiques Modèles de documents, instructions et directives Abréviations 23 3

4 Janvier But du présent guide L Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL) est l organe de la Confédération spécialisé dans le domaine de la construction. L activité qu il assume à ce titre est régie par des processus et fondée sur le règlement SIA 112 («Modèle de prestations»). Le présent guide est destiné à informer les mandataires sur les processus complexes applicables à la conduite d un projet de construction de l OFCL. Il constitue un complément informel aux contrats de mandataire et présente les principaux instruments de la gestion de projets. 4

5 Guide pour les mandataires 2 L OFCL 2.1 Buts et fonctions L OFCL poursuit les buts suivants: fournir des locaux à l administration fédérale civile en respectant le principe d économicité; couvrir les besoins de l administration fédérale en matière de logistique; assurer la diffusion externe des publications officielles de l administration fédérale. Pour atteindre ses buts, l OFCL assume en particulier les fonctions suivantes: il établit et met en en œuvre une planification pluriannuelle relative à la fourniture de locaux, dans le respect du principe d économicité et des conditions du marché, à l administration fédérale civile; il définit les normes de qualité applicables aux processus et aux produits dans les domaines de la gestion immobilière et de la logistique. L OFCL axe son action sur trois valeurs clés: Orientation client nous répondons aux besoins des clients avec compétence, rapidement et en faisant preuve de prévenance; nous définissons des processus simples et clairs. Professionnalisme nous sommes compétents, fiables et respectons les délais; nous nous concentrons sur nos compétences clés; nous participons activement à l évolution de nos domaines d activités. Respect des principes du développement durable Nous respectons les principes du développement durable considéré dans ses trois dimensions, à savoir les dimensions: économique; écologique; sociale. 2.2 Tâches Les tâches de l OFCL sont définies dans l ordonnance du 5 décembre 2008 concernant la gestion de l immobilier et la logistique de la Confédération (OILC) Organisation Comme le montre le schéma ci-dessous, l OFCL compte trois domaines principaux. Domaine Constructions Direction Domaine Services de gestion Il comprend également les directions de la Conférence des achats de la Confédération (CA), de la Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d ouvrage publics (KBOB) et de la Commission fédérale des produits de construction (Copco). Le domaine Constructions est présenté en détail au chapitre 3. Les tâches du domaine Services de gestion et du domaine Logistique peuvent être résumées comme suit: Domaine Services de gestion (MS) Tâches transversales Finances et comptabilité Personnel Centre de compétence des marchés publics de la Confédération Service juridique Informatique Contrôle de gestion Domaine Logistique Division Achats Achats d équipements de bureau Achats dans le domaine de la bureautique et de l informatique Centre de services en matière de publications fédérales Division Distribution Service à la clientèle et assistance Vente des publications fédérales et d équipements de bureau Gestion du matériel Domaine Logistique Division Production Pièces d identité, impression numérique, ingénierie des données et des systèmes, finition 5

6 Janvier Domaine Constructions Domaine Constructions Gestion du portefeuille Gestion de l'intégration des processus centraux pour les constructions Gestion immobilière Gestion de projets Gestion commerciale des bâtiments Gestion des ouvrages et des bâtiments Etudes immobilières Processus - QMS Immeubles Gestion technique des bâtiments Constructions Suisse I/II/III Locations internes Gestion et exploitation des bâtiments Constructions Etranger Gestion des données et des surfaces Réceptions officielles Conseil Nettoyage Etablissement horticole de la Confédération Les divisions du domaine Constructions assument toutes les tâches liées à l élaboration de projets, aux travaux de construction et de transformation ainsi qu à l entretien, à l exploitation et à la gestion des bâtiments de la Confédération tout au long de leur cycle de vie et de la chaîne de création de valeur, en veillant à une optimisation à long terme du rapport coût-bénéfice. 3.1 Gestion du portefeuille (PFM) L unité Gestion du portefeuille définit la stratégie immobilière de l administration fédérale civile en collaboration avec la direction de l OFCL et la direction du domaine Constructions. Elle examine les besoins annoncés par les organisations d utilisateurs (départements) sous l angle de la légalité, de l opportunité, des normes, de l optimisation des processus d exploitation, de l économicité et du financement. 3.2 Gestion immobilière (IM) La division Gestion immobilière élabore des stratégies, planifie les investissements, détermine les besoins, élabore des projets et fixe leur déroulement, définit les mandats et dirige le contrôle des mandats. 3.3 Gestion commerciale des bâtiments (KGM) La division Gestion commerciale des bâtiments gère les baux à loyer, les baux à ferme et les contrats de vente. Par ailleurs, elle est chargée de la gestion et de l archivage des données relatives aux surfaces, des plans ainsi que des documents de gestion des bâtiments. 6

7 Guide pour les mandataires 3.4 Gestion des ouvrages et des bâtiments (OM) La division Gestion des ouvrages et des bâtiments est responsable de l exploitation, de l entretien et du nettoyage des bâtiments, organise les réceptions officielles et gère l Etablissement horticole de la Confédération. Dans l organisation de projet, il est responsable de l application du facility management aux phases d étude et de réalisation du projet de construction. 3.5 Gestion de projets (PM) La division Gestion de projets fournit les prestations de maître d ouvrage, acquiert les prestations de bureaux d études et d entreprises de construction, réalise les projets de construction et établit les documents de projet et de gestion des bâtiments. En règle générale, c est à la division Gestion de projets que les mandataires de l OFCL sont liés par leur contrat de mandat. C est pourquoi l organisation et les tâches de cette division sont décrites ci-après de manière détaillée. Organisation et tâches Gestion de projets Processus - QMS Constructions Suisse I/II/III Constructions Etranger Conseil 57 collaborateurs 6 secteurs 200 projets de construction par année, se répartissant comme suit en fonction de leur coût: 190 projets d un coût inférieur à CHF 3 mio, 10 projets d un coût compris entre CHF 3 mio et CHF 10 mio, 2 à 4 projets d un coût supérieur à CHF 10 mio. (Chiffres moyens) Bases de la gestion de projets: loi fédérale sur les marchés publics (LMP) et ordonnance sur les marchés publics (OMP); ordonnance concernant la gestion de l immobilier et la logistique de la Confédération (OILC); lois, directives, instructions, en particulier les instructions concernant l utilisation économique des bâtiments civils de la Confédération et l annexe 1 (normes) de ces instructions; recommandations de la KBOB; normes des associations professionnelles (par ex. SIA, CRB, SN, etc.). Tâches principales de la division Gestion de projets: exécuter les mandats internes, portant par exemple sur des études préliminaires ou l étude et la réalisation de projets de construction, en respectant les lois, ordonnances, instructions et normes applicables et en tenant compte de l état actuel de la technique; diriger et coordonner les mandataires sur le plan du respect des coûts, de la qualité et des délais convenus. La division Gestion de projets: est chargée de l étude et de la réalisation des projets de construction; contrôle l avancement des travaux en vue d assurer le respect des délais convenus; contrôle régulièrement les dépenses et gère les crédits; garantit le respect des prescriptions de la division Gestion immobilière. Les secteurs et leurs tâches Processus-QMS Direction du secteur Responsables de la qualité des projets de construction Collaborateurs spécialisés Le secteur Processus-QMS actualise les processus et est responsable du système de gestion de la qualité. Ses tâches principales sont les suivantes: fournir une assistance en matière de conduite; gérer les commandes et les factures; assurer la gestion des documents; établir la documentation relative aux ouvrages. 7

8 Janvier 2015 Constructions Suisse I / II / III Direction du secteur 6 à 8 chefs de projet du maître de l ouvrage par secteur Les tâches principales des secteurs Constructions Suisse sont les suivantes: défendre les intérêts du maître de l ouvrage dans le cadre des projets de construction concernant l administration fédérale civile, conformément à l OILC; fournir des prestations de maître d ouvrage, telles que la direction, la coordination et la surveillance du déroulement des projets, défini sur la base du règlement SIA 112; assumer la responsabilité des coûts, des prestations et des délais. Constructions Etranger Direction du secteur 8 à 9 chefs de projet du maître de l ouvrage Les tâches principales du secteur Construction Etranger sont les suivantes: entretenir les bâtiments situés à l étranger (travaux de maintenance et de remise en état); acquérir et entretenir le mobilier d apparat; défendre les intérêts du maître de l ouvrage dans le cadre des projets de construction concernant l administration fédérale civile, conformément à l OILC; fournir des prestations de maître d ouvrage, telles que la direction, la coordination et la surveillance du déroulement des projets, défini sur la base du règlement SIA 112; assumer la responsabilité des coûts, des prestations et des délais. Conseil Direction du secteur 7 conseillers Les tâches principales du secteur Conseil sont les suivantes: fournir des prestations de conseil dans les domaines suivants: sécurité parasismique, électrotechnique, technologies de l information et de la communication, chauffage, ventilation, climatisation, réfrigération, MCRG, énergie, protection des eaux, protection incendie et sécurité des bâtiments, entretien du mobilier et des intérieurs historiques; fournir des prestations de conseil à la division Gestion de projets; fournir des prestations de conseil en matière d entretien et d exploitation à la division Gestion des ouvrages et des bâtiments; participer à l élaboration d instructions et de normes; émettre des avis en réponse à des consultations ou des questions au profit de la direction de l OFCL. 8

9 Guide pour les mandataires 4 Projets de construction 4.1 Déroulement Une projet de construction trouve son origine soit dans le besoin exprimé par une organisation d utilisateurs de l administration générale de la Confédération, soit dans des considérations de l OFCL liées à la stratégie de portefeuille, au schéma directeur concernant l utilisation des bâtiments ou aux besoins d entretien. Le schéma ci-dessous illustre la collaboration entre le maître de l ouvrage et le client dans le cadre d un projet de construction. Client Remise de l'ouvrage Instructions Organisation d'utilisateurs Besoin Maître de l ouvrage Remise de l'ouvrage Gestion des ouvrages et des bâtiments Gestion de projets Gestion immobilière Mandat 9

10 Janvier Organisation de projet Les organisations de projet diffèrent au niveau du pilotage selon le coût et l importance politique des projets de construction concernés. Gestionnaire de mandats OFCL, IM, IGR stratégique Chef de projet du maître de l ouvrage OFCL, PM opérationnel Chef de projet utilisateurs Office prénom.nom@admin.ch Planificateur général / architecte Entreprise Tél. 0xx xx xx abc@xxx.ch Spécialiste en matière de procédures (service juridique) OFCL, MS, CCMP Chef de projet exploitation OFCL, OM, OBB Organisation de projet standard pour les projets d un coût inférieur ou égal à 10 millions de francs, ne comprenant pas de commission de projet chargée de la conduite opérationnelle Gestionnaire de portefeuille OFCL, IM, PFM Chef de projet IGR OFCL, IM, PFM Gestionnaire de mandats OFCL, IM, PFM stratégique opérationnel Directeur général du projet OFCL, PM Projektleiter Nutzer Amt prénom.nom@admin.ch Chef de projet du maître de l'ouvrage BBL, PM Spécialiste en matière de procédures (service juridique) OFCL, MS, CCMP Chef de projet exploitation OFCL, OM, OBB Chef de sous-projet utilisateurs Office prénom.nom@admin.ch Planificateur général / architecte Entreprise abc@xxx.ch Conseiller en matière d'environnement OFCL, IM, IGR Chef de sous-projet exploitation OFCL, OM Organisation de projet standard pour des projets d un coût supérieur à 10 millions de francs, comprenant une commission de projet chargée de la conduite opérationnelle 10

11 Guide pour les mandataires 4.3 Description des fonctions des participants au projet Gestionnaire de portefeuille Est responsable du pilotage stratégique et de l économicité du portefeuille immobilier. Est le premier interlocuteur des clients qui ont besoin de locaux. Conseille les clients lors du lancement de projets. Evalue les demandes des clients et décide de la suite à leur donner. Lance les projets et garantit leur financement. Chef de projet IGR Sur mandat de l unité Gestion du portefeuille, examine et évalue l objet des demandes des clients des points de vue de la légalité, de l opportunité, de l économicité, de la faisabilité, du financement, des délais et des risques. Elabore, optimise et évalue des solutions. Définit des projets ciblés et pertinents. Gestionnaire de mandats Est responsable de la préparation, de la définition et de l attribution des mandats internes. Dirige les réunions internes de lancement et de clôture ainsi que les entretiens effectuées à des fins d audit et de controlling et veille à ce que des mesures correctives soient prises si nécessaire. Examine et approuve les demandes de crédit. Examine et approuve les résultats intermédiaires (par ex. études de faisabilité, avantprojets, documentations de projet). Directeur général du projet Définit et approuve l organisation de projet. Dirige le chef de projet du maître de l ouvrage. Dirige la commission de projet. Fait le lien avec le niveau de la conduite stratégique. Assume la responsabilité générale du projet. Pilote le projet en veillant à la bonne exécution des prestations et au respect des délais et du budget et assume la responsabilité du résultat. Chef de projet du maître de l ouvrage Dirige le projet et en assume la responsabilité sur les plans technique et financier et sur le plan des délais. Dirige les participants au projet qui lui sont subordonnés. Assure la coordination entre les utilisateurs, les exploitants du bâtiment, les entreprises de construction et la division Gestion commerciale des bâtiments. Veille à ce que les bases de décision soient élaborées en temps utile. Dirige le projet en veillant à son économicité, à la bonne exécution des prestations ainsi qu au respect des délais et du budget et assume la responsabilité du résultat. Est chargé de la gestion de la qualité du projet. Identifie les chances et les risques et décide des mesures correctives nécessaires. Conseiller en matière de gestion de projets Fournit des prestations de conseil dans les domaines suivants: sécurité parasismique, électrotechnique, technologies de l information et de la communication, chauffage, ventilation, climatisation, réfrigération, MCRG, énergie, protection des eaux, protection incendie et sécurité des bâtiments, aménagements intérieurs historiques. Etablit les cahiers des charges pour les mandataires spécialisés. Examine et approuve les concepts et les documents d appel d offres concernant les mandataires spécialisés. Procède à la réception des installations conçues par les mandataires spécialisés. Chef de projet exploitation responsable de bâtiment Examine le projet de construction du point de vue des exigences en matière d entretien et d exploitation. Complète le cahier des charges avec les données pertinentes pour le facility management, dans la perspective d une optimisation des coûts d exploitation ainsi que d une gestion intégrée et efficace du bâtiment tout au long de son cycle de vie. 11

12 Janvier 2015 Participe au choix des matériaux et des installations du bâtiment, en visant une optimisation des coûts d exploitation. Elabore les documents nécessaires pour l exploitation du bâtiment (par ex. manuel d exploitation). Au terme des travaux de construction, prend en charge le bâtiment, lance et garantit son exploitation et assume la responsabilité de son entretien et de sa surveillance (sécurité, relevé des défauts couverts par la garantie). Chef de projet utilisateurs Représente l organisation d utilisateurs et défend ses intérêts dans le cadre du projet de construction. Veille à ce que le projet prenne en compte les besoins des utilisateurs, détermine les besoins en mobilier et en équipements. Réunit les données de base pour les programmes des locaux et les cahiers des charges relatifs à l exploitation et veille à ce que le Service de sécurité de la Confédération procède à une évaluation des risques. Formule et justifie les demandes des utilisateurs, élabore les documents relatifs aux besoins en matière d exploitation, en fournissant la preuve de l économicité de ce qui est demandé. Assure la coordination avec les autres participants au projet de construction et garantit la communication interne relative à ce dernier. Examine les décisions et recherche des solutions avec le chef de projet du maître de l ouvrage. Organise en interne la réception et la mise en service de l ouvrage. 12

13 Guide pour les mandataires 5 Processus 5.1 Processus applicables au sein de l OFCL Les activités de l OFCL sont régies par des processus, dont le schéma suivant donne une vue d ensemble. On distingue les processus de conduite, les processus centraux et les processus de soutien. Processus de conduite F1 Stratégie & planification F2 Pilotage & controlling F3 Personnel F4 Communication F5 Amélioration Mandats, besoins, prescriptions Processus centraux Constructions Processus centraux Logistique Processus de soutien U1 Finances K0 Gestion immobilière K1 Gestion de projets K2 Gestion commerciale des bâtiments K3 Gestion des ouvrages et des bâtiments U2 Informatique K6 Equipements de bureau K7 Production K8 Publications U3 Droit K9 Achats U4 KBOB U5 CA Schéma des processus approuvé par la direction le , modification approuvée le U6 Services int. Prestations adaptées aux besoins des clients 13

14 Janvier Processus Gestion de projets Le processus Gestion de projets (K1) recouvre un large champ d activités. Aussi une subdivision en sous-processus, plus faciles à appréhender, est-elle utile. Pour chacun des sous-processus, il existe des instructions, des listes de contrôle, des formulaires et des modèles de documents. Ces sousprocessus sont fondés sur les phases distinguées dans le règlement SIA 112. o Processus de conduite Processus central o Processus de soutien K1_Gestion de projets Propriétaire du processus: H.P. Winkler Responsable: B. Stuker, M. Schwarz Version: V3.1 du But du processus: Exécuter les mandats de la division Gestion immobilière (K0), tels que les mandats portant sur les études préliminaires ou sur l'étude et la réalisation de projets de construction, en respectant les lois, ordonnances, instructions et normes applicables et en tenant compte de l'état actuel de la technique. Diriger et coordonner les mandataires sur le plan du respect des coûts, de la qualité et des délais convenus. Input: Sous-processus: Output: a) Mandats portant sur les études préliminaires, l'étude du projet, la réalisation b) Mandats pour le secteur Conseil c) Crédits approuvés d) Impératifs straté-giques e) Impératifs politiques K1P21/22 Etudes préliminaires K1P31 Avant-projet avec estimation des coûts K1P32 Projet de l'ouvrage avec devis K1P33 Procédure de demande d'autorisation K1P70 QMS K1P41 Appels d'offres K1P51 Projet d'exécution K1P52 Exécution de l'ouvrage K1P53 Mise en service / achèvement a) Documentations de projet b) Demandes de crédits c) Ouvrages réalisés d) Dossier de l'ouvrage e) Clôture du crédit f) Prestations de conseil K1P80 Gestion de projets Etranger K1P90 Conseil Fonctions concernées / responsabilités: Interfaces: Indicateurs de performance: Chef de la division Gestion de projets Chefs des secteurs de la division Gestion de projets Chef de projet du maître de l'ouvrage Conseillers du maître de l'ouvrage Collaborateurs spécialisés de la division Gestion de projets F1 Strat. & planif. F2 Pilot. & contr. U1 Finances U3 Droit K0 Immob.mgt Stratégie OFCL Risques Budget Litiges Etudes Gestion de projets Information Rapports Besoins F4 Communic. F2 Pilot. & contr. K9 Achats Respect des délais convenus Respect du budget fixé pour un projet Evaluation du résultat du projet (point de vue du client) Nombre et coût des modifications de projet Coût par m 2 selon le modèle de location Dép./offices Demandes / mandats Remarques: Après l'achèvement du projet, l'ouvrage est réceptionné par la division Gestion des ouvrages et des bâtiments (K3) puis remis aux responsables de l'exploitation par la division Gestion de projets (K1). L'achèvement du projet est annoncé à la division Gestion immobilière (K0) par la division Gestion de projets (K1). 14

15 Guide pour les mandataires 6 Documents à établir Les modèles des principaux documents liés aux différentes phases des projets de construction sont disponibles sur le site Internet de l OFCL: Publications Gestion de projets Planification Acquisitions Direction des travaux Finances Achèvement du projet 6.1 Documentation de projet Concernant la documentation de projet à établir pour les phases «avant-projet avec estimation des coûts» et «projet de l ouvrage avec devis», il existe quatre modèles de documents, conçus pour quatre catégories de projets se distinguant par le coût de ces derniers: Projets A: Projets B: Projets C Projets D: plus de CHF 10 mio (projets faisant l objet du message sur les immeubles) entre CHF 3 mio et CHF 10 mio entre CHF 1 mio et CHF 3 mio moins de CHF 1 mio 6.2 Etudes préliminaires Les mandats relatifs à la phase des études préliminaires peuvent être très variés, allant de la simple étude de faisabilité au concours de projets, en passant par l étude-test concernant un site de développement. La manière de présenter les résultats de ces mandats est à convenir avec le chef de projet du maître de l ouvrage. 6.3 Avant-projet avec estimation des coûts Lors de la phase de l avant-projet, il faut procéder à une estimation des coûts (degré de précision: ±15 %) et établir une documentation en utilisant le modèle de document ad hoc (voir chap. 6.1 «Documentation de projet»). Dans certains cas, un degré de précision différant de ±15 % peut être fixé. 6.4 Projet de l ouvrage avec devis Lors de la phase du projet de l ouvrage, il faut faire un devis (degré de précision: ±10 %) et établir une documentation en utilisant le modèle de document ad hoc (voir chap. 6.1 «Documentation de projet»). Dans certains cas, un degré de précision différant de ±10 % peut être fixé. 15

16 Janvier Acquisitions L OFCL procède aux acquisitions de services et de travaux de construction en respectant la loi fédérale sur les marchés publics (LMP) et l ordonnance sur les marchés publics (OMP). Les compétences en matière d adjudication et de contrats ainsi que les dérogations à la LMP et à l OMP sont définies dans le règlement d organisation de l OFCL et son annexe. Ces documents sont remis au mandataire par le chef de projet du maître de l ouvrage. Dans le cas de projets impliquant des marchés qui, du fait de leur coût, sont soumis à l accord de l OMC sur les marchés publics, le mandataire doit établir au plus tard au début de la phase 41 (appels d offres), en étroite collaboration avec le chef de projet du maître de l ouvrage, une planification des appels d offres. Pour chacun des appels d offres nécessaires pour la réalisation du projet, il faut fixer la procédure d adjudication qui va être appliquée, en se fondant sur le devis (Tél. qu il a été approuvé), structuré sur la base du Code des frais de construction. Dans le cas de projets impliquant des marchés dont la valeur est inférieure aux valeurs seuils déterminants pour l application de l accord de l OMC et qui peuvent faire l objet d une procédure sur invitation, le mandataire doit établir, pour chaque marché, une liste d entreprises et soumettre celle-ci au chef de projet du maître de l ouvrage pour approbation ou pour complémentation. Lorsque la valeur du marché dépasse francs, l OFCL se réserve le droit de mener des négociations sur le prix. Les informations sur les conditions de telles négociations et les instructions concernant ces dernières sont communiquées au mandataire par le chef de projet du maître de l ouvrage. Concernant les marchés soumis à l accord de l OMC, le secteur Centre de compétence des marchés publics de la Confédération (CCMP) et service juridique de l OFCL fournit une assistance dans les domaines indiqués ci-après. Le service Marchés publics (DöA) fournit des prestations de conseil et une assistance pour les questions liées aux projets d acquisition et concernant des aspects formels, des aspects administratifs ou la planification. Il est l unique interlocuteur des soumissionnaires jusqu au moment de l adjudication et assume les tâches suivantes: publication des appels d offres sur élaboration des réponses aux questions portant sur les documents d appel d offres; ouverture des offres; publication des adjudications sur rédaction des lettres informant les soumissionnaires que leur offre a été retenue ou au contraire qu elle n a pas été retenue. Le service juridique de l OFCL fournit une assistance juridique pour les questions touchant la construction. Les liens ci-dessous donnent accès aux prescriptions applicables et aux documents d aide disponibles: Guide concernant l acquisition de travaux de construction Loi fédérale sur les marchés publics (LMP) Ordonnance sur les marchés publics (OMP) Des modèles de documents pour l établissement d appel d offres portant sur des travaux de construction ou des services sont disponibles sur le site Internet de l OFCL: Publications Gestion de projets Planification Acquisitions Direction des travaux Financement Achèvement du projet 16

17 Guide pour les mandataires 8 Contrats Des modèles de contrats et des formulaires relatifs aux avenants sont disponibles à l adresse suivante: Publications Gestion de projets Acquisitions Tous les partenaires contractuels de l OFCL sont enregistrés dans le système SAP en tant que fournisseurs. Les contrats sont associés aux fournisseurs correspondants et enregistrés dans le système avec un numéro de commande SAP. Ce numéro doit toujours être mentionné dans les lettres. Il est indispensable pour les paiements (voir chapitre 10). 17

18 Janvier Prévisions concernant l avancement des travaux Afin de pouvoir gérer la mise à disposition des moyens financiers nécessaires pour les nombreux projets en cours, les chefs de projet du maître de l ouvrage doivent disposer de prévisions précises concernant l avancement des travaux. Pour les besoins du controlling des coûts, les mandataires sont tenus de leur fournir de telles prévisions deux fois par année, par écrit. Le modèle de document à utiliser à cette fin est disponible à l adresse suivante: Publications Gestion de projets Finances 18

19 Guide pour les mandataires 10 Paiements Les factures sont traitées par voie électronique (workflow fournisseurs). Cela signifie que toutes les factures envoyées au Centre de services en matière de finances du DFF sont transmises au chef de projet du maître de l ouvrage sous forme électronique et traitées par ce dernier sous cette même forme. Les chapitres 10.1 et 10.2 décrivent le processus et indiquent les exigences auxquelles les factures doivent satisfaire Factures du mandataire Les factures doivent être établies en un exemplaire et mentionner le numéro du projet, le numéro de crédit, le numéro de commande SAP, le numéro TVA / IDE du mandataire ainsi que le montant de la TVA. Les mandataires qui ne sont pas assujettis à la TVA doivent apposer sur leurs factures la mention «non assujetti à la TVA». Les frais accessoires doivent faire l objet d une facture distincte. Le mandataire est tenu d établir des factures mensuelles. Les factures doivent être établies de façon détaillée et vérifiable pour les prestations dues et fournies en vertu du contrat conclu avec le mandant. Les factures qui ne satisfont pas aux exigences sont renvoyées au mandataire pour correction et éventuellement pour complémentation de la documentation. Les paiements n échoient qu à la réception de factures établies en bonne et due forme. Concernant la manière dont les mandataires doivent établir leurs factures, il faut se référer à la notice «Exigences relatives à la forme et au contenu des factures des mandataires» actures des entreprises Le mandataire ou sa direction des travaux doit demander des factures mensuelles aux entreprises. Le mandataire est chargé de vérifier ces factures, de les viser et de de les transmettre pour paiement au maître de l ouvrage dans les délais spécifiés ci-dessous. Le délai de vérification et de transmission des décomptes finals établis en bonne et due forme est de 30 jours au plus à compter du jour où ceux-ci parviennent au mandataire du maître de l ouvrage. Le délai de vérification et de transmission des autres factures établies en bonne et due forme est de 10 jours au plus à compter du jour où celles-ci parviennent au mandataire. Si le mandataire ne respecte pas ces délais, le maître de l ouvrage se réserve le droit de lui facturer les intérêts moratoires exigés par l entreprise ou de les déduire de sa créance d honoraires. Concernant la manière dont les entreprises doivent établir leurs factures, il faut se référer à la notice «Exigences relatives à la forme et au contenu des factures» et au modèle de facture. Publications Gestion de projets Finances Direction des travaux Publications Gestion de projets Finances Direction des travaux 19

20 Janvier Achèvement du projet 11.1 Documentation de projet et de gestion des bâtiments La documentation de projet et de gestion des bâtiments, constituée de documents physiques ou numériques, facilite la gestion des bâtiments tout au long de leur cycle de vie. La documentation de projet et de gestion des bâtiments établie au cours d un projet doit remplir un certain nombre d exigences concernant le contenu et la forme. Celles-ci sont définies dans les directives de l OFCL sur la documentation de projet et de gestion des bâtiments. Ces directives renseignent sur les documents à établir lors des différentes phases distinguées dans le règlement SIA 112. Elles règlent les responsabilités en matière de collecte des données ainsi que le contrôle de la transmission des documents, afin d assurer la constitution d une documentation uniforme et complète. Le chef de projet du maître de l ouvrage remet ces directives et leurs annexes au mandataire au début du projet. Leur mise en œuvre dans le cadre du projet concerné est définie avec le responsable de bâtiment de la division Gestion des ouvrages et des bâtiments. Par ailleurs, lors de la réunion de lancement, un représentant du secteur Gestion des données et des surfaces (DFM) informera le mandataire des exigences applicables aux plans CAO Rapport de fin de projet Au terme du projet de construction, le mandataire doit établir un rapport sur l achèvement du projet, en utilisant le modèle de document prévu à cet effet («Rapport de fin de projet avec décompte final»). L établissement de ce rapport fait partie des prestations de base convenues dans le contrat de mandataire. Le contenu et le volume du rapport à établir sont définis au cas par cas avec le chef de projet du maître de l ouvrage et avec le gestionnaire de mandats de la division Gestion immobilière. Publications Gestion de projets Achèvement du projet 11.3 Documentation relative aux ouvrages Afin que le plus grand nombre de personnes intéressées puissent être informées sur les projets de construction de l OFCL, ce dernier établit, pour une sélection d ouvrages, des documentations prenant la forme de dépliants. Ceux-ci donnent une vue d ensemble du projet (plans, photos, description) et contiennent des informations sur les coûts et différents chiffres clés. La contribution du mandataire à l établissement de la documentation relative à l ouvrage est définie au cas par cas. En général, elle se limite à la fourniture de données et fait partie des prestations de base convenues dans le contrat de mandataire. Des exemples de documentations relatives aux ouvrages sont disponibles sur le site Internet de l OFCL: Documentation sur les constructions Les ouvrages présentant une importance politique ou sociale peuvent faire l objet d une documentation spéciale, plus volumineuse, telle qu un livre ou, dans des cas particuliers, un guide d art et d histoire de la Suisse publié par la Société d histoire de l art en Suisse (SHAS). 20

21 Guide pour les mandataires 12 Communication, relations publiques Pour tous les projets d une certaine importance, on élabore une stratégie de communication spécifique définissant les thèmes, étapes, etc. faisant l objet d une communication interne ou externe, les modalités de cette communication ainsi que les responsabilités dans ce domaine. Des informations sur les projets de construction en cours sont publiées sur le site Internet de l OFCL: bauwesen/aktuelle-bauprojekte.html Documentation sur les constructions Projets de construction en cours Les contacts avec les médias sont régis par l annexe II du règlement d organisation de l OFCL, laquelle a valeur de directive. Le chef de projet du maître de l ouvrage remet cette annexe au mandataire au début du projet. Une règle fondamentale est que toute communication externe doit passer par le service de la communication de l OFCL. 21

22 Janvier Modèles de documents, instructions et directives Dans les chapitres précédents il a souvent été fait référence au site Internet de l OFCL, sur lequel on trouve de nombreux modèles de documents. D autres modèles de documents, formulaires, etc. sont fournis au mandataire, au moment opportun et avec les explications nécessaires, par le chef de projet du maître de l ouvrage. Ci-dessous figure une liste non exhaustive des instructions et directives de l OFCL pertinentes pour les mandataires. Si nécessaire, ces documents et les explications correspondantes sont fournies au mandataire par le chef de projet du maître de l ouvrage. Règlement d organisation de l Office fédéral des constructions et de la logistique, annexes I et II comprises Instructions destinées aux directions des travaux, avec modèles de documents Instructions concernant l utilisation économique des bâtiments civils de la Confédération, annexe I comprise Instructions concernant les données CAO et instructions concernant la GMAO, annexes comprises Directives sur la mitigation des séismes à l intention des membres de la Coordination des services fédéraux de la construction et de l immobilier (KBOB) Instructions concernant l application du facility management aux phases d étude et de réalisation des projets de construction, annexe comprise («Weisung über das projekt- und baubegleitende Facility Management»; disponible uniquement en allemand) Instructions concernant une construction économique et durable («Weisung für kostenbewusstes und nachhaltiges Bauen»; disponible uniquement en allemand) Directives concernant la gestion des réserves de prévoyance dans le cadre des projets de construction Instructions concernant le standard Minergie Instructions pour l organisation de concours de projets et de concours portant sur les études et la réalisation Directives sur la documentation de projet et de gestion des bâtiments, annexes comprises Instructions concernant la numérotation des locaux (chiffre 3.7 des instructions concernant les données CAO) Instructions concernant les polluants affectant ou susceptibles d affecter les bâtiments civils de la Confédération, annexes comprises Directives concernant la fixation des délais de paiement par les membres de la KBOB Instructions concernant la collaboration entre l OFCL et l OFIT en matière de fourniture de prestations 22

23 Guide pour les mandataires 14 Abréviations CA CCMP Copco DFM DöA IGR IM KBOB KGM LMP OILC OM OMP PFM PM Processus - QMS Conférence des achats de la Confédération Centre de compétence des marchés publics de la Confédération Commission fédérale des produits de construction Gestion des données et des surfaces Service Marchés publics Etudes immobilières Gestion immobilière Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d ouvrage publics Gestion commerciale des bâtiments Loi fédérale sur les marchés publics Ordonnance concernant la gestion de l immobilier et la logistique de la Confédération Gestion des ouvrages et des bâtiments Ordonnance sur les marchés publics Gestion du portefeuille Gestion de projets Processus et systèmes de gestion de la qualité 23

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