Transition vers une bibliothèque virtuelle dans une compagnie pharmaceutique

Transcription

1 Transition vers une bibliothèque virtuelle dans une compagnie pharmaceutique Meredith Giffin CREPUQ 30 novembre 2011 Congrès des milieux documentaires du Québec

2 Société pharmaceutique mondiale Siège social: Madison NJ, États-Unis employés Achetée par Pfizer en octobre 2009 Médicaments sur ordonnance : Alesse, Effexor, Enbrel, Premarin, Prevnar, Rapamune, Tygacil, Zosyn/Tazocin Médicaments vente libre : Advil, Caltrate, Centrum, Robax, Robitussin

3 80 employés : bibliothécaires, chercheurs, informaticiens, documentalistes 8 bibliothèques situées aux États-Unis, au Canada et au Royaume-Uni

4 Bibliothèques pc à 8 sites volumes de périodiques et livres ressources en ligne Clientèle principale de employés Recherche et développement, Affaires règlementaires, Affaires médicales, Marketing, Technologie pharmaceutique, Ingénierie Services Accès à l information publiée ressources imprimées et électroniques Recherche spécialisée, veille scientifique, formation

5 Facteurs derrière la transition Croissance de la collection électronique Périodiques électroniques Livres électroniques

6 Facteurs derrière la transition Études d évaluation des besoins informationnels et d étalonnage (Outsell, 2001, 2003) : Difficultés à trouver les ressources La valeur des activités de formation, de veille, de gestion de ressources électroniques Clientèle inexploitée des usagers Espace des bibliothèques 2x la moyenne Perceptions de l utilité des collections imprimées Contraintes : budget et espace

7 Éléments de la stratégie Aller vers une bibliothèque virtuelle : Réduire les collections imprimées Agrandir les collections électroniques Améliorer l accès à ces ressources Implication du personnel des bibliothèques dans : La gestion des ressources électroniques Les projets de gestion de l information La formation des usagers Meilleur marketing des ressources, services et expertises aux employés à travers le monde

8 Transformation des collections Analyse du service de fourniture d articles : Coût-bénéfice Abonnements électroniques au lieu de papier où avantageux Achat d archives de périodiques en texte intégral Élimination de périodiques peu utilisés Concentration de certains sujets à certaines localisations Élimination de doublons Identification de livres à obtenir en texte intégral Élagage de livres

9 Projet de lancer une bibliothèque en ligne en 2005 Créer une présence virtuelle et mondiale Consolider plusieurs portails d information existants Donner un accès par sujet aux ressources électroniques Implanter un résolveur de liens Offrir un service de référence virtuel

10 Projets et Marketing Personnel Gestion des ressources électroniques Veille scientifique Projets intranet, taxonomies Formations générales et ciblées Marketing Bulletin par courriel, actualités sur la page d accueil de l intranet Matériels de promotion et de formation normalisés Formation de nouveaux employés Contact avec chefs d équipes et sites à distance

11 Lancée fin sur 8 bibliothèques «fermées» Collections consolidées à la plus grande bibliothèque Élimination de postes (gestion des collections, fourniture d articles) Personnel des bibliothèques retenu à 6 localisations

12 Leçons Harmonisation avec les priorités de la haute direction Communication : Vision et plan stratégique Rôles et contributions du personnel Gestion du changement

13 - Usage 650 visites par jour Q2005 1Q Q2005 1Q2006 Périodiques électroniques 13% Livres électroniques 51%

14 - Usage % 30% 16% 64% 15% 55% Recherche É-U Autre É-U International Recherche É-U Autre É-U International

15 - Le suivi Service de référence virtuelle 500 requêtes par année Formations # employés 200% entre 2005 et 2007 Marketing Vidéo Flash sur elibrary «Expos Info» à 5 sites elibrary Recommends Guide par sujet / type d information cherché

16 Stratégie de fourniture d articles 2008 Suivi d analyse coût-bénéfice (2004) Articles demandés 70% Baisse de demandes d articles depuis 2000 Options : Collection interne + plusieurs fournisseurs (statu quo) Élimination de la collection + externalisation de service Collection transférée à un fournisseur externe (Infotrieve)

17 Wyeth + Pfizer Pfizer - Externalisation de services : Maintenance de collection Fourniture d articles Catalogage Transfert de livres à Infotrieve Implantation du portail «elibrary» Interface «elibrary» de Wyeth SIGB Voyager de Pfizer

18 Conclusion Disponibilité de ressources électroniques en science, technologie et médecine Le mandat d une bibliothèque spécialisée Opportunités: Clientèle à distance Nouvelles compétences professionnelles Services aux usagers