MEMO pour ORGANISATEURS soirée

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1 MEMO pour ORGANISATEURS soirée Spécificités Année : Tableau xcel du budget soirées de l année: demander à Carole. Tableaux d organisation/ repartition taches de la soirée: Ao7cWMfSon NRGjOTSfzHKsKGzmdW0 CIw4/edit?usp=sharing Google calendrier d organisateurs: demander accès à Carole ( tous profs, tous organisateurs, tous membres du CA + autres à la demande) MC en cour de formation: vincent lebrouc. Autre MC: vincent devin Mailing liste de DJ: demander à carole Mailing liste de helper régulier ( en 2 eme intention après planning en ligne): demander à carole ou audrey ou solenn Pub: faire la pub sur facebook ( grenobleswing et soirée swing à grenoble, + autre si blues) sur le site: création d un article +/ affiche si soirée spéciale ( possibilité de demander à muriel) petit bulletin grenoble, si très grosse soirée ou si initiation ( à faire le mardi 9 jours avant la parution dans le pti bulletin qui sort tous les mercredi) agenda grenobleswing site DotheDance si grosse soirée / initiation Administratif: reserver la salle Paiement par chèque ( si possible chèque GS, à récupérer auprès du trésorier, sinon chèque perso et remboursement après par le trésorier) ou au mieux par virement (demander l IBAN)

2 pour soanne, systématiquement en virement. Pour stendhal, à partir de janvier 2015, retour au chèque uniquement, plus de virement. Si salle Stendhal, recuperer les clés à la MJC allobroges, 2 eme etage, aupres de corinne. attention voir horaire d ouvertures,vendredi, ou jeudi en prévenant. les ramener en debut de semaine suivante ( lundi, mardi max, en prevenant en avance) reserver orchestre paiement orchestre: si en espece, paiement sur place et prévoir au préalable ( jours avant) une facture à fournir au trésorier pour le retrait d argent à la banque. ou paiement chèque/ virement. Si guso: faire une prédeclaration ( avec les numéro de sécu, et numéro d insription au guso), puis après la soirée, sous 15 jours, al déclaration definitive. Voir avec musiciens concernant les paramètres ( congés payés, frais déduits, statuts précis, etc ) declaration sacem ( déclaration Spra se fait automatiquement après declaration sacem via la sacem) Inter orga: prévoir planning helper accueil ( cf.mailing liste) + fiche mode d emploi, en pratique souvent peu lue, mais utile pour que les données de comptes de caisses soient valables. planning helper soirée : en ligne, et si insuffisant, faire appel à mailing liste de helpers réguliers. Mentionner ds la newsletter, avec l annonce soirée, le planning helper. planning DJs ( cf. mailing liste) prévoir des animations si possibles: jeux, show, etc... si pas de boissons aux box, possibilité d en acheter ( environ euros pr une petite soirée, 50 euros une grosse soirée, env 80 euros une très grosse soirée) remboursement auprès du trésorier sur facture. si qqn va au box: prendre boite a flyers: les déposer sur une table à l entrée ( promotion des évenements GS et hors GS) Les sous: tarif soirée: attention, le tarif sacem augmente ++ ( de 100 euros environ) entre 6 euro

3 l entrée et 7 euros, puis prochain pallier vers 11 ou 12 de souvenir donc attention avant de fixer tarif // rentabilité récupérer les caisses avec les carnets souches auprès du trésorier vérifier qu il y a de la monnaie dans les caisses, sinon, en faire ou demander au trésorier. vérifier qu il y a un thrombi à jour, sinon, le demander par mail au trésorier l imprimer. noter le nb d entrées, selon tarifs adhérents ou non adhérents, et préciser si paiement en chèque ou espèce: noter ces infos directement sur les carnets souche ( la partie souche), un carnet adhérent un non adhérent. Faire débuter le carnet au debut, ou si entamé, noter le point de départ, la date. faire distribuer un ticket, lors des entrées, c est obligatoire legalement en cas de controle pdt la soirée si adhésions lors de la soirée: noter le nom+ mode de paiement + faire replir la fiche + noter payé sur la fiche. tarif adhérent, uniquement pour les adhérents: voir thrombi, leur faire chercher et pointer leur photo. compter les caisses après la soirée ( les comptes avant soirée sont fait par le trésorier, un relevé est mis dans la caisse) : compter le montant après soirée des especes, calculer le bénéfice en especes, + bénéfice en chéque, attention de ne pas inclure les recettes dues aux adhésions/ les déduire. Transmettre les valeurs de total especes après soirée bénéfice especes recettes chèques, le tout hors adhésion, et d autre part recette adhésion especes, recette adhésions en chéque + nb d entrée adhérent, + nd d entrée non adhérent + nd d adhésion. rendre les caisses au trésorier Sono: sono sur place à stendhal, 138 cours berriat, soanne ( 6 entrées?). si orchestre avec besoin sono avec d avantages d entrées, nouvelles tables de mixage grenobleswing à 12 entrées, avec 2 cables XLR. si besoin d une petite table, ancienne table grenobleswing cable rca minijack pour brancher son pc ; cable XLR gros jack pour relier enceintes à la table.

4 Musiciens: parfois demandent à etre nourris, donc remboursement repas à hauteur de 15 euros par pers environ prévoir installation à partir de 19h souvent, leur demander infos groupes: cf wiki => coordonnées prestataires => musiciens Salle Stendhal: tarif 150 reserver plusieurs mois en avance de préférence. souvent indispo le samedi : cours de danse jusqu à 21h30 le vendredi, donc salle dispo à partir 21h45 l ouverture de salle stendhal: une clé permet d allumer la lumiere du couloir extérieur. une autre clé la porte du bas qui donne sur la rue. un ascenseur utilisable pr personnes handicapées donne accès à droite de la porte, ds la rue; la clés est dans la boite a chaussure, dans le local régie lumiere. ouvrir le placard à sono et régie lumiere (à gauche dans l entrée) : brancher régie lumiere et sono ( sono: interrupteur de multiprise derriere la sono), régler les lumieres au niveau de la régie lumiere, + boitier au fond de salle: derriere le rideaux mais avant les coulisses, à gauche, dans le boitier electrique, une grosse poignet d interrupteur spécial pour la régie lumiere pour l allumer, la poussée vers le haut), brancher un pc à la sono via le cable qui est sur place ( prévoir un autre cable rca minijack au cas ou) mettre en place une table à proximité de l'entrée pour faire l'accueil ( au mieux, de sorte que les gens ne puissent pas l éviter. impayés très fréquents ++ possibilité d utiliser le bar entreposé en coulisses. pas de ménage sauf gros dégats pas de talc

5 Salle Soanne: voir avec julien guintrand pour les horaires de dispo; si prévenu en avance, peuvent nous laisser accès aux salles dès 18h. paiement par virement reserver au mieux plusieurs mois en avance; possibilité pour eux de s adapter à nos besoin mais avec 3 mois d avance. sous location de la moitié de leur weekend à l ancien proprio. accompte de 40% un mois avant. Contrat écrit préalable pour chaque soirée. Caution annuelle 1000 euros pour rentrer, éteindre l alarme: passer le badge devant le boitier prévoir ménage, aspi + serpillere + nettoyage trace doigts miroir; outillage dans local à sono, et produits dans placards de cuisine. fermer les deux fenetres de toit avec les manivelles. ( attention, si pluie, degat plancher +++ ) fermer les stores ( dans local à sono, à gauche en entrant) éteindre toutes les lumieres et la sono ( sauf contre ordre pour la sono) remettre l alarme: d abord bien fermer la porte d entrée, hermétique, puis poser badge contre boitier d alarme sur le mur, ( cliquer sur le logo de petite maison?? vérifier avec julien guintrand) pas de talc Salle 138: ménage rapide seulement possibilité de talc tarif 20 euro de l heure après la soirée, demander à martine bohrer, par mail, la facture, à transmettre au trésorier, pour virement. ouverture et fermeture: propriétaires qui viennent sono sur place avec tables mixage ( combien d entrées? je crois assez pour un petit groupe) Sacem:

6 soiree dansante/organisation bal soi ree dansante intro;jsessionid=7df12d06ac75f9f91fa7718c6e592f19 si petite soirée ( bugdet depense inf 3000 ) : profil: association vous organisez: bal ou soirée dansant mail et telephone du contact: moi je mettais le mien adresse: celle du siege social = gilles thesee, 3 rue henri de moissan tarif le plus fréquent: mettre le tarif adhérent ce qui est pris en compte pour le prix sacem: correlé au tarif entrée et budget depense