L assistant administratif au directeur

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1 Inspection de l Education nationale Nice 3 BD SLAMA NICE L assistant administratif au directeur Document proposé par le groupe de travail des directeurs, réuni le mardi 19 septembre 2006 à l Inspection académique, le matin à l école Ste Hélène l après-midi. Nathalie Ardisson Nicole Borgialli Montserrat Collet Jocelyne Maurel Françoise Joutard Monique Huquet Martine Nicolle Christian Bernard Année scolaire

2 Sommaire du document La charte de l assistant administratif au directeur Outil d aide à l évaluation de l assistant administratif L assistant administratif au directeur d école (dans le cadre du profil de poste défini nationalement) Sa situation administrative : Son lieu de travail Son emploi du temps Les tâches pouvant être confiées à l assistant administratif Au niveau de la gestion administrative Au niveau de la gestion matérielle Au niveau de l accueil du public Au niveau de la gestion des élèves Réponses aux questions les plus souvent posées 2

3 Charte de l assistant administratif au directeur L assistant administratif est affecté à une école dans laquelle il agit sous l autorité fonctionnelle du directeur de l école qui lui définit ses tâches et à qui il rend compte du travail effectué. Comme tout adulte travaillant dans un établissement qui accueille des enfants, l assistant administratif, même sans mission d encadrement, doit avoir : Une tenue et une hygiène correctes Un langage surveillé et adapté Une attitude bienveillante mais distanciée par rapport aux élèves Le respect du règlement intérieur de l école Comme toute personne travaillant au sein d un service public, l assistant administratif doit, dans le cadre de son activité, Loyauté et fidélité au directeur Respecter les horaires Maintenir une stricte confidentialité quant aux informations internes auxquelles il peut avoir accès. S astreindre à la discrétion professionnelle quant à la connaissance du fonctionnement de l école et des personnes qui y travaillent (enfants et adultes). Veiller à un accueil de grande qualité du public (disponibilité, amabilité, politesse, patience ) Veiller à un respect du matériel public mis à sa disposition et à celle des usagers. Comme toute personne travaillant dans une école publique, l assistant administratif doit garder présents à l esprit les valeurs de la république et le principe de laïcité, ce qui signifie notamment : S interdire toute propagande, toute volonté délibérée de mettre en évidence une appartenance religieuse ou politique S interdire toute attitude qui remette en cause le principe d égalité (aucune discrimination d aucune nature). J ai pris connaissance des termes de cette charte et l approuve. Le directeur l assistant administratif 3

4 Outil d aide à l évaluation de l assistant administratif (en cas de besoin). Compétences attendues oui non Se conforme aux devoirs et obligations d un agent d état (voir charte) (déontologie de l agent d état) Sait travailler au sein d une équipe Sait s organiser Accomplit correctement les tâches qui relèvent de sa compétence et qui lui sont demandées. Liste des tâches accomplies : SVP, spécifiez les tâches accomplies pendant la période d essai :

5 L assistant administratif au directeur d école (Dans le cadre du profil de poste défini nationalement.) Sa situation administrative : Il est employé par un collège. Le principal de l établissement est son employeur. A ce titre, tout document relatif à l organisation du service de l assistant administratif doit lui être transmis par le directeur de l école (emploi du temps, demandes d autorisation d absence, certificat d arrêt de maladie ) Assurance L assistant administratif doit avoir une assurance personnelle «responsabilité civile». Une information peut lui être donnée sur «l autonome» qu il est libre de prendre ou non. Son lieu de travail Dans l école. Nous suggérons, dans la mesure du possible, de prévoir pour l assistant administratif un lieu de travail fonctionnel autre que le bureau du directeur. Son emploi du temps Horaires - pour les écoles à 4,5 jours L horaire hebdomadaire de service est de 27,83 heures. - pour les écoles à 4 jours l horaire hebdomadaire est de 26,70 heures. Pendant la période d essai, l horaire hebdomadaire est de 26 heures. Conseil : en pratique, dans l intérêt de l école et de l assistant, nous conseillons de définir un horaire de travail fixe qui permettra à chacun de s organiser sur des repères stables. Il est possible de demander ponctuellement plus d heures hebdomadaires, dans la stricte limite de 35 heures, à condition de rééquilibrer ensuite le temps de travail. L organisation des horaires de travail doit se faire en tenant compte des nécessités de service et de la situation personnelle de l assistant (contraintes familiales particulières, déplacement pour se rendre sur le lieu de travail ). Il peut paraître souhaitable dans certains cas, de privilégier une semaine à quatre jours. L emploi du temps annualisé des assistants administratifs doit faire l objet d un avenant au contrat de travail. Aussi il est urgent d envoyer au collège employeur un emploi du temps hebdomadaire fixé sur cette base. Absences : (voir imprimé p12) - pour maladie : il conviendra de prévenir le collège et de lui fournir le plus rapidement possible l arrêt de travail du salarié. 5

6 - Pour convenance personnelle : tenir le collège informé rapidement. Dans tous les cas, il vous appartiendra d adresser au collège employeur, le dernier jour de chaque mois, un état de présence, précisant les éventuelles absences du salarié (date, jour) ou signifiant un état NEANT. Aménagement ponctuel : Un changement d horaire peut avoir lieu soit à la demande de l intéressé soit en raison d une contrainte ponctuelle de l emploi du temps ou de l école. Dans ce cas un écrit doit être signé par le directeur et l assistant administratif 7 jours avant. (se reporter à l imprimé joint). Cet imprimé sera gardé en archives. Sortent de ce champ les convocations pour les besoins du contrat. 6

7 DISPOSITIONS PREVUES POUR LE REPORT D HEURES TRAVAILLEES HEURES SUPPRIMEES JOUR heures REPORTS PROPOSES Nice, le. Signature de l assistant Signature du directeur 7

8 Les tâches pouvant être confiées à l assistant administratif 1- Au niveau de la gestion administrative. La personne référente étant toujours le directeur. Le directeur doit rester responsable de la gestion des dossiers et documents administratifs à destination des élèves et de leurs familles (certificat de scolarité, de radiation, santé scolaire, listes électorales, ), de la collectivité de rattachement et de la tutelle Education nationale. Courrier Affichage Classements, mises à jour Imprimer le courrier chaque jour Réception Courrier à placer dans le parapheur pour le directeur Envoi Sur les indications du directeur (dans parapheur) Préparer le courrier à poster Ventilation dans les dossiers, après classement du directeur Circulation interne des informations Faire viser les courriers à tous les enseignants de l école Imprimer le courrier demandé par les enseignants et le classer dans la pochette «courrier de la semaine» Ranger chaque vendredi après-midi le courrier de la semaine dans le classeur «courrier» Préparer les certificats de scolarité et de radiation Faire une fiche avec les numéros d urgence pour la placer audessus de chaque combiné téléphonique Mise en forme des documents pour affichage Mise en place des informations externes (parents) et mises à jour. Accrochage sur les tableaux d affichage Mise en place des informations internes (enseignants, partenaires ) et mises à jour. Accrochage sur les tableaux d affichage Etiquetage des dossiers (suspendus, etc ) PPMS : Actualiser la liste du personnel de l école. Taper et afficher les consignes, les listes d élèves, etc Etablir des fiches individuelles avec les consignes à suivre Sauvegarder les documents sur disquettes ou clé USB Aide à la saisie et à la mise à jour de logiciels de gestion d école (base élèves, Maelis, SI1D). Radier les déménagements et les départs au CP dans le registre matricule Inscrire les nouveaux par ordre alphabétique dans le registre matricule Remplir la page de garde des livrets d évaluations Pointer et classer les documents rendus par les familles (feuilles de renseignements, assurances, communication d adresse, autorisations de photographier les enfants, déclarations de candidature, etc ) Relever les numéros de police d assurance 8

9 Préparer les enveloppes pour les élus Lister les noms des personnes autorisées à récupérer les enfants Mettre à jour la liste électorale Préparer et tenir un cahier des retards, et des sorties pendant le temps scolaire Organiser un plan de classement téléphone Relever les messages téléphoniques (les consigner par écrit sur un registre) Transmettre ces informations Appeler les familles des élèves absents Appliquer la procédure du contrôle des absences. Lister les coordonnées téléphoniques des élèves sur fiches individuelles ou sur tableaux récapitulatifs photocopies Tâches de reprographies - dans l école - chez COREP? Répartir par classe les documents à distribuer aux enfants Mémoriser les numéros de téléphone 2- Au niveau de la gestion du matériel et des installations Rendre opérationnels le matériel pédagogique et les différentes salles Actualiser les différents tableaux de services, plannings (récréations, garderie,etc ) - Taper des fiches individuelles de services - Essayer les différentes clés stockées - Etiqueter les différentes clés - Lister les clés confiées au personnel - Faire une fiche des consignes de sécurité pour chaque salle - Inventaire(s) - Planification et gestion des emprunts - Recherche de documentation 9

10 La salle informatique Selon ses compétences en informatique La BCD L EPS Les arts plastiques gestion, Gestion du Trier les classement, prêt, matériel. catalogues réaliser des sommaires dans Planification des Installer le différents installations matériel thèmes sportives lecture à un Ranger le petit groupe matériel et les d élèves, sous la productions responsabilité et en présence de l enseignant. La salle audiovisuelle Cassettes, DVD, CD 3- Au niveau de l accueil du public Accueil et renseignement Tâches spécifiques du public Des parents : demande de RDV, Livraisons : suivi demande de documents (certificat administratif de scolarité ) Ne pas décharger le camion! Horaires Règlement intérieur Tenir à jour le carnet d adresse de la messagerie Préparer les notes d informations aux parents Pointer les commandes reçues Rentrer les commandes sur l ordinateur 4- Au niveau de la gestion des élèves Accompagner, sous l autorité et en présence du directeur ou du maître de la classe, des groupes d élèves lors de déplacements vers des manifestations culturelles ou sportives. 10

11 Réponses aux questions les plus souvent posées L Assistant administratif, l assistante administrative peuvent ils 1- Travailler en journée continue? Oui, en respectant une pause de 45minutes qui peut-être réduite à 30 minutes en accord avec l intéressé. 2-Ouvrir et être présent au portail lors de l accueil? Ne doit pas se substituer à l obligation de surveillance des enseignants. 3-Surveiller les enfants en récréation? Non, ne se substitue pas à l enseignant. 4-Prodiguer un soin à un enfant (change, bobo )? Non 5-Remplacer du personnel Mairie absent? Non, surtout pas. 6-Surveiller la cantine? Cela n entre pas dans le contrat éducation nationale, mais il peut avoir obtenu un autre contrat avec la mairie et être rémunéré pour cela. 7-Avoir la charge d un groupe d enfants à la BCD? Non 8-Sortir de l enceinte de l établissement pour poster du courrier ou récupérer un recommandé, pour faire des photocopies (sur le même trottoir que l école)? Oui, par le trajet le plus direct et dans le cadre des heures de travail. 9-Assister au Conseil d Ecole? Oui, en respectant la charte, en ayant la déontologie de l agent d état. 10-Aider à la tenue du bureau de vote? Oui, en respectant la charte, en ayant la déontologie de l agent d état. Attention, ces réponses sont susceptibles de modifications selon l évolution règlementaire. Nous vous tiendrons informés. 11

12 DEMANDE D AUTORISATION / DE REGULARISATION D ABSENCE (1) NOM Prénom : Fonction :.. Absence du :... Motif : Pièces justificatives jointes : Nice, le Signature (1) rayer la mention inutile AVIS DU CHEF D ETABLISSEMENT Décision : accordée accordée sous réserve de report des heures (voir verso) refusée Observations :. Nice, le. Le Principal RAPPEL DES DIRECTIVES EN CAS D ABSENCE 1) Faire informer le Chef d établissement de toute absence, au plus tard dès la première heure de service, en précisant la durée prévue. 2) Etablir une demande préalable pour toute absence prévisible. 3) Fournir au plus tard le deuxième jour de l absence, un certificat médical pour toute absence, pour raison de santé, devant excéder 48 heures. 4) Pour les examens, stages, etc remettre la photocopie de la convocation en établissant la demande préalable. 12

13 NOM de l école : Mois de : ETAT MENSUEL DES ABSENCES (à renvoyer au chef d établissement chaque fin de mois) Nom : Prénom : Le :.. La directrice, le directeur de l école, Signature : 13