EXEMPLE DE CONTENU DE CAHIER DES CHARGES

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1 1 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial EXEMPLE DE CONTENU DE CAHIER DES CHARGES Dans le cadre de la refonte du SI d une entreprise (nommée XXXXX), voici ci-après, un exemple des principaux points abordés dans un cahier des charges (CdC) émis dans le cadre d un appel d offre. Ces titres donnent un aperçu du contenu du CdC initial avant relecture par l ensemble du comité de pilotage et des responsables de service impliqués dans le projet. Ceci fait, le CdC a été complété des attendus contractuels et placé au sein de l appel d offre diffusé pour la refonte complète du SI et l acquisition d un ERP. Ce document ne doit être pris que comme exemple, chaque entreprise ayant ses spécificités et nécessitant un cahier des charges adapté à ses besoins et attentes. La réalisation d un CdC logiciel serait différente, celle d un refonte réseau et serveurs aussi, etc.

2 2 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial L appel d offre émis par la société XXXXX est associé à une première version de CdC réalisé par XXXXX comportant 3 parties essentielles : 1. Préambule : Objet et limites du présent document 2. Présentation synthétique de XXXXX 3. Projet Informatique Une fois l appel d offre émis auprès des prestataires retenus, le document devra évoluer conjointement entre les soumissionnaires et le client (XXXXX) jusqu à l émission par les soumissionnaires d un premier projet comportant Une solution proposée o Matériel o Logiciel(s) o Organisation Un budget détaillé (financiers 1 et temps 2 ) o Matériel o Logiciel(s) o Réseau(x) o Formations o Récupération des données o Prestations de service o Garanties (1 année au minimum) o Maintenance Une spécification des principales garanties et exclusions Un planning général prévisionnel (grandes dates probables) Une estimation des charges en termes de temps pour XXXXX Après sélection et prise de décision, le prestataire retenu fera conjointement avec XXXXX évoluer le CdC initial afin qu il couvre la totalité des points suivants 3 : 1. Préambule : Objet et limites 2. Présentation synthétique de XXXXX 3. Projet Informatique 4. Éléments budgétaires et financiers 5. Plannings prévisionnels et dates clefs 6. Règles et formalismes 7. Éléments liés à la sécurité 8. Divers et références Ces points sont détaillés dans les pages qui suivent. 1 La proposition financière pourra être soit chiffrée de manière formelle et unique, soit présentée pour certains points avec des tranches (valeurs minima, maxima et vraisemblable) 2 Temps et couts journaliers des prestations réalisées par le soumissionnaire 3 Ces points pourront évoluer en fonction de la solution acceptée

3 3 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial La présentation synthétique de XXXXX est à la charge de celle-ci. Une fois, la 1 version du CdC émise, les soumissionnaires pourront se faire préciser tout élément qu il leur semble important de connaître. Une fois le prestataire retenu et le projet démarré, cette partie évoluera pour amener à l organisation finale de XXXXX avec le nouveau système informatique. 2. Présentation synthétique de XXXXX 2.1. Société XXXXX 2.2. Projet général 2.3. Organisation prévue Activité Distribution Activité Technique Magasins Ateliers Siège Organigramme actuel 2.4. Organisation et processus (actuels et futurs) Distribution Achats Déclenchement Suivi des achats Commandes clients Réception et enregistrement Contrôle des stocks Mise en planning préparation Lancement préparation et livraison Facturation EDI et échanges de données Technique Achats Déclenchement Suivi des achats Commandes clients Réception et enregistrement produits référencés Réception et enregistrement produits divers (non référencés) Contrôle des stocks Mise en préparation Facturation Comptabilité, analytique et paie Gestion des stocks Réception produits Mise en stock Sortie de stock Gestion des dépréciés Inventaires Transferts intersites Ateliers Gestion des stocks Planification des travaux Gestion des incidents plannings Suivi clients Gestion des encaissements Gestion des litiges clients (commercial) Gestion des litiges clients (financier) Gestion des avoirs

4 4 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial Blocage (et déblocage) de comptes Tableaux de bord et indicateurs, états de synthèse Fournisseurs et livraisons Produits et stocks Suivi clients et retards règlements Synthèse financière 2.5. Principaux flux et données gérés 2.6. Volumétrie estimée

5 5 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial Le projet informatique finalisé devra répondre à l ensemble des points ci-après, y compris pour préciser qu un point est sans objet. Dans un premier temps, XXXXX fournira les informations relatives aux 3.1 à Projet Informatique 3.1. Existant Frans-Bonhomme 3.2. Projet informatique XXXXX Système neuf et indépendant ERP pour PME/PMI Prestataire ou interlocuteur unique Partenariat prestataire 3.3. Dates clefs du projet 3.4. Étapes et organisation Appel d offre Soumission Sélection Phase d étude détaillée Implantation préalable et tests initiaux Paramétrages de l application Gestion des droits d accès (groupes et droits associés) Récupération des données de base et contrôles de vraisemblance Tests en double saisie (Frans-Bonhomme et XXXXX) Récupération des données historiques Données de référence Mouvements et historiques Statistiques et données générées Récupération des éléments réseaux et systèmes Domaine et mails associés Contrats sur les liaisons intersites EDI et messages EDI Autres éléments Formation du personnel Formation siège Formation des responsables Organisation du transfert de savoir Organisation de la démultiplication de formation Tests et contrôles Implantation matérielle et réseau Serveur(s) Ordinateur(s) PC Spécificité des Wyse Réseaux locaux Connexion Intersites Intégration de l EDI et tests associés Gestion de la double informatique Problématique matérielle Problématique réseau (intersites) Problématique des données Gestion de la sécurité Droits d accès Sauvegardes et restaurations Process de contrôle sécurité Process d exploitation Gestion des incidents et reprise sur incident PSI et PRA

6 6 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial Règles et délais de sécurité attendus Tests, contrôles et paramétrages Recette Matérielle Logicielle Données Règles de transfert de responsabilités, propriétés et droits Phase de lancement effective et de bascule du système Frans-Bonhomme vers le système XXXXX Assistance et Hotline Assistance sur site Assistance téléphonique Prise de contrôle à distance Garanties (1 année) Maintenance (années n+1 et suivantes) MAJ et Release Gestion des licences et du parc Modalités de renouvellement et d évolution du parc informatique 3.5. Projets ou éléments optionnels (ou pouvant être décalés dans le temps) Tableaux de bords Autres éléments 3.6. Projets futurs Gestion de la force de vente CRM EDI Bureau d étude Autres éléments 3.7. Documentation remise Format de la documentation Exploitation Sécurité dont Sauvegardes et restaurations Gestion des droits d accès et des utilisateurs (Serveur, ERP, etc.) Utilisation du logiciel et des modules Paramétrages accessibles par l utilisateur Documentations remises lors des formations 3.8. Formations des personnels A l usage du logiciel ERP A l exploitation du logiciel ERP A l exploitation serveur A l usage de la hotline et de la télémaintenance 3.9. Règles, modalités et délais d intervention

7 7 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial La sélection finale du prestataire devra intervenir entre fin-octobre et fin-novembre au plus tard. Elle se fera sur la base de la proposition de solution technique et organisationnelle ainsi que sur les éléments financiers qui devront comporter les points suivants. 4. Éléments budgétaires/financiers 4.1. Coûts estimatifs du projet par le soumissionnaire Coût matériel Serveur(s) Ordinateurs Éléments réseaux Portables Matériels de sécurité dont sauvegardes Imprimantes (réseau et locales) Coûts ne pouvant être totalement chiffrés ce jour Coût logiciel Serveur(s) Licences Utilisateur Final SGBD et licences associés Autres logiciels (tels que outils de sauvegardes/restauration, d image serveur, etc. si besoin) Coûts ne pouvant être totalement chiffrés ce jour Coût des prestations Analyse détaillée sur sites et hors sites Paramétrage application Conception d un module de récupération des données historiques Messages EDI existants Tests et contrôles Autres prestations Prestations ne pouvant être chiffrées ce jour Coût des formations Utilisateurs Responsables (ayant accès à des outils d exportation de données, d analyse et à la création/modification d éléments de type tableau de bord, états, etc.) Responsables d exploitations Correspondants informatiques Autres formations Formations ne pouvant être chiffrées ce jour Coût de maintenance (à partir année n+1) Maintenance logicielle Maintenance matérielle Hot Line Accès aux mises à jour des versions Autres éléments de maintenance Autres coûts Réseaux externes (liaisons intersites) Coûts complémentaires spécifiés par le soumissionnaire Coûts complémentaires à prévoir avec d autres prestataires

8 8 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial Un premier planning général (5.1) devra être fourni avec la soumission et sera complété par les principaux éléments de recette envisagé par le prestataire. Par la suite, le planning devra être affiné et détailler tous ces points : 5. Planning prévisionnelle et/ou dates clefs 5.1. Planning général 5.2. Pour l analyse détaillée 5.3. Pour les aspects matériels 5.4. Pour les aspects logiciels 5.5. Pour les aspects données 5.6. Pour les aspects tests et contrôles 5.7. Pour la (ou les) recettes Tranches Détail des périodes de MOM, VSR et VSRG prévisionnelles 5.8. Pour les formations 5.9. Pour la période de bascule

9 9 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial La solution présentée devra comporter les éléments relationnels (qu ils soient contractuels ou organisationnels) entre le client et le prestataire. Ces points devront apparaître en traitant à minima des 5 têtes de chapitres suivantes : 6. Règles et formalismes 6.1. Contrat 6.2. Garanties Matériel Logiciel Réseau Autres 6.3. Exclusions et limites 6.4. Obligations Prestataire(s) Client Autres intervenants 6.5. Recettes 6.6. Autres aspects

10 10 Cabinet FIN-IGS Exemple de Synthèse d un CdC initial La solution retenue devra comporter les outils et les moyens de sécurité associés. Les solutions proposées devront traiter de la problématique des sauvegardes/restaurations, des reprises sur incidents (et pannes), des sécurités de liaison et d accès aux données, des sécurités d accès aux postes. 7. Éléments liés à la sécurité 7.1. Sauvegardes des données 7.2. Sauvegardes serveur et paramétrage logiciel 7.3. Gestion des images et miroirs serveur (OS, utilisateurs et droits, SGD, paramétrages, etc.) 7.4. Restauration (données, logiciel, serveur) 7.5. Reprise sur incident Arrêt machine sur 1 site distant Arrêt machine sur le siège Arrêt routeur ou liaison d un site vers le siège Arrêt routeur ou liaison du siège Arrêt serveur Arrêt service au sein du serveur Panne matérielle Autres 7.6. Sécurité dans les liaisons pour la télémaintenance 7.7. Sécurité dans les accès aux données Accès (CMSV) Éditions Exportations et liens OLE Copies de données Transfert 7.8. Sécurité liés aux postes et utilisateurs Gestion et renouvellement des mots de passe Modification des droits Gestion des CDD, stagiaires et apprentis Gestion des départs Sauvegardes et restauration des données individuelles Sur l espace USER du serveur Sur le poste utilisateur Gestion du bureau et du poste Mise en veille sécurisée ou non Données partagées Limitation de droits sur un poste Gestion des postes individuels Installation d un poste Réinstallation d un poste Gestion des portables Gestion du serveur Mirroring données ou autre système Mirroring serveur ou autre système Redémarrage serveur Réinstallation serveur Autres éléments Fin du document