TERMES DE REFERENCE Mission n 17SANIN130

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 17SANIN130 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Durée totale des jours prévus 14 Appui au CCM pour l élaboration d une stratégie et d un plan de RSS/Transverse Gouvernance Gabon CCM II. Justification de la mission Le Comité de Coordination Multisectoriel (CCM) du Gabon a été créé mis en place par l'arrêté 179/MSP/CAB du 16 mai 2003 et le pays a bénéficié de plusieurs subventions du Fonds Mondial, Sida, et Paludisme des séries 3, 4, 5 et 8 et d'une seule subvention tuberculose qui a démarré le 1er décembre Le CCM Gabon a entamé un processus de réforme structurelle en vue de se conformer aux directives du Fonds Mondial. Ce processus a conduit à l'élaboration de plusieurs documents cadres: le Règlement Intérieur, le Manuel de procédures de gestion administrative et financière et comptable, le plan et les outils de suivi stratégique, le plan de gestion des risques de la subvention tuberculose et une politique de prévention et de gestion de conflit d'intérêts. Des documents cadres requis, seuls la stratégie et le plan de restent à élaborer dans le cadre des activités prioritaires inscrites dans le plan de renforcement des capacités du CCM Le diagnostic de la situation de la actuelle du CCM porte sur deux volets : la interne et la externe. Sur le plan de interne, plusieurs problèmes récurrents subsistent depuis la création du CCM Gabon notamment celui de la faible circulation et diffusion de l'information entre le Secrétariat permanent et les membres du CCM d une part, et entre les membres des différents groupements constitutifs du CCM d'autre part. L'information circule principalement par le biais du courrier électronique et les correspondances écrites dans un axe de vertical mais les membres du CCM et leurs suppléants n'ont pas toujours le même niveau d'information. De plus, la rétro information n'est pas toujours assurée entre les membres du CCM et leurs secteurs. En outre, l'absence de site internet du CCM n'a pas favorisé la dynamisation des interrelations dans une perspective de interne. La mise en place d un site web est prévue dans le cadre du plan de renforcement des capacités du CCM. Termes de références 17SANIN130 1

2 Sur le plan de la externe, la visibilité du CCM peut être qualifiée de "faible". Les principales carences observées sont les suivantes : l'absence d'identité visuelle ; l'absence de support papier, brochures, cartes de visites; l'absence de relation avec la presse; l'absence de site web et la non utilisation de réseaux sociaux. Le fonctionnement du CCM manque d'une véritable stratégie et d'un plan de nécessaires pour améliorer son système de gouvernance. Cette stratégie de qui sera mise en place vise à rendre plus dynamiques la circulation et la diffusion de l'information aussi bien entre les membres du CCM et leur base, qu'avec le grand public. C est dans ce contexte que la CCM Gabon a sollicité l Initiative 5% pour un appui à l élaboration d une stratégie et d un plan de. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission Apporter un appui technique au CCM du Gabon pour l élaboration d une stratégie et d un plan de. 2) Objectifs spécifiques Echanger avec les différents secteurs représentés au CCM Gabon pour l identification des axes stratégiques de ; Élaborer une stratégie et un plan de pour le CCM Gabon et proposer des outils de. 3) Résultats à atteindre Les différents membres du CCM disposent d une stratégie de commune dans le but d améliorer la interne et externe ; Un plan de est élaboré et son opérationnalisation est clairement établie. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, le(s) consultant(s) aura (ont) à conduire les activités suivantes : 1. Préparation - Révision de la documentation disponible. - Elaboration de l état des lieux de la interne et externe. - Planification du calendrier d intervention auprès CCM et de ses membres afin de s assurer de la disponibilité des membres concernés lors des principaux temps d échanges identifiés dans le déroulé de la mission. Termes de références 17SANIN130 2

3 2. Réunion de lancement avec le CCM et entretiens complémentaires avec des parties prenantes membres et non-membres du CCM - Planification d une réunion de lancement de la mission avec le CCM permettant de préciser les objectifs, de recueillir les attentes de ses membres. - Mise en place d une Commission Communication, responsable du suivi de cette mission. 3. Élaboration et rédaction de la stratégie et du plan de du CCM Sur la base des échanges avec le CCM et des besoins identifiés, l expert devra élaborer les axes stratégiques et le plan de global du CCM. Il s agira de définir et d identifier précisément : les objectifs généraux de du CCM en interne et en externe, les publics cibles, les stratégies de à mettre en place en direction de ces différents publics cibles, le contenu des messages à diffuser, les canaux de sur lesquels s appuyer, les outils nécessaires à une bonne, les moyens et le budget nécessaires à la mise en œuvre de ce plan de, le calendrier de mise en œuvre Une attention particulière devra être portée - à l optimisation de la gestion et du partage de l information autour des activités du CCM en interne. - à l'élaboration des plans d'actions sectoriels décrivant les mécanismes d'interaction des représentants du CCM et leurs bases respectives (secteur public, société civile, partenaires techniques et financiers) ; - au renforcement des termes de références du comité de du CCM - à la visibilité et l'accessibilité du CCM à un large public, dont les décideurs et les leaders d opinion. 4. Présentation / finalisation du livrable au CCM La stratégie, le plan de et les outils seront présentés au CCM au cours d une réunion de validation avant le départ de l expert, 5. Finalisation de la stratégie, du plan de et des outils en tenant compte des recommandations et commentaires issus de cette réunion. Mise en place d indicateurs de suivi du plan de. 6. Evaluation de la mise en œuvre du plan de Termes de références 17SANIN130 3

4 - Cinq à six mois après la mission initiale, l expert effectuera une mission de suivi et d évaluation de la mise en place du plan de sur la base notamment des indicateurs qui auront été identifiés durant la première visite. 2) Livrables attendus - Un Rapport de mission ; - L état de lieux de la interne et externe du CCM ; - La stratégie et le plan de du CCM ; - Les plans d action des secteurs constitutifs du CCM décrivant les mécanismes d interaction entre les représentants au CCM et leurs bases respectives - L évaluation de la mise en œuvre. 3) Coordination Le suivi de l expertise sera assuré par le bureau du CCM. Les missions se termineront chacune par un compte rendu aux membres du CCM des principaux résultats obtenus. Des points d étapes réguliers (par téléphone) seront organisés avec l Initiative 5% et le FM. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Septembre 2017 Mars ) Date de démarrage : Septembre ) Date de fin : Mars ) Durée effective : 14 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert est 10 jours réalisés sur place au Gabon + 4 jours de suivi/évaluation de la mise en œuvre du plan de et des outils lors d une deuxième mission. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Durée (H/J): EXPERT INTERNATIONAL Communication 1. Préparation de la mission : revue de la Libreville 1 jour documentation 2. Réunion de lancement et conduite Libreville 4 jours d entretiens avec les membres et nonmembres du CCM 3. Atelier de rédaction de la stratégie et du Libreville 3 jours plan de 4. Organisation d un atelier de validation avec Libreville 1 jour le CCM 5. Finalisation de la stratégie et du plan de Libreville 1 jour Total Expert mission 1 10 jours Termes de références 17SANIN130 4

5 Mission 2 : 5-6 mois après la première 6. Evaluation de la mise en œuvre du plan stratégique et du plan de Total Expert mission 2 TOTAL JOURS EXPERT Libreville 4 jours 4 jours 14 jours L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le SCAC. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 1 2) Profil d expert : international en A. Qualifications et compétences - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en science de l information et/ou ou autre diplôme équivalent. - Excellentes qualités /capacités : de de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de rédaction d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maîtrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans les pays du Sud, notamment en Afrique francophone. - Expérience professionnelle dans la mise en place des stratégies de interne et externes des organisations et institutions. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience similaire de renforcement des capacités des ICNs, de mise à jour des documents de base et procédures /plan de. - Une expérience au Gabon serait un atout. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. Termes de références 17SANIN130 5

6 VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de Expertise France, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Plan de Rapport de suiviévaluation Le plan de est approuvé par le CCM, disponible et partagé avec les différentes entités nationales, partenaires et FM La mission de suivi-évaluation permet de mesurer l impact de la mise en place du plan de et des outils. Amélioration de la visibilité du CCM 6 mois après la remise du plan de Circuits de plus efficaces, en interne et en externe. Sources de vérification Plan de et les rapports des rencontres Rapport de suivi/évaluation IX. Informations pratiques Le CCM-Gabon mettra à disposition de l expert les moyens suivants : un bureau, un accès internet. Le CCM facilitera la prise de rendez-vous pour les entretiens ainsi que les déplacements de l expert. Termes de références 17SANIN130 6