Propositions du groupe de travail sur la simplification des tâches de direction

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1 Propositions du groupe de travail sur la simplification des tâches de direction jeudi 9 avril et vendredi 22 mai 2015 (circulaire du.23/10/ Participent à ce groupe de travail : M. Rodriguez (Secrétaire général), M. Dulhoste (Chef de la division DIPER ), Mme Truchi (Responsable formation continue ), Mme Huby -Joubert (Responsable informatique - CDTI), M. Laporte- Fauret, (IEN Maternelle 65-32,) Mme Yerle (IEN Auch Nord), le SNUIPP- FSU 32, le SE- UNSA 32. Base élèves Des demandes peuvent être étudiées sur le plan local mais certaines seront transmises au niveau national, «Base élèves» étant un logiciel national. Afin d d éviter les doublons : définir BE comme une base commune aux différents services permettant à chacun de récupérer les données pour : - Les différentes enquêtes qui seront faites en ligne. - Le PPMS qui doit être mis à jour chaque année. - Les effectifs et les listes des élèves. (ex : accès pour la médecine scolaire ) > La circulaire suggère la limitation des enquêtes académiques ou de circonscription. Il est proposé d utiliser BASE ECOLE, base créée et utilisée par les animateurs informatiques. > Difficile à mettre en place (base nationale). > Demande transmise et soumise à autorisation. - Les élections avec ECECA (pas de doublon papier) > Demande transmise au service compétent. - Un accès à la scolarité antérieure des élèves > Ceci correspond à l historique de scolarité. (ex : demande de certificat de scolarité alors Le CDTI a accès aux années antérieures tant que l enfant n est plus sur l école) que l élève n est pas passé en 6ème. Après le, passage en 6ème, c est impossible. - Un accès à ll historique de l l école > Pas de possibilité d arrêter le registre papier, (plus de doublon avec le registre de matricule) difficulté par rapport aux enfants «de passage», mais possibilité d imprimer la liste des élèves avec les renseignements à l aide de Base Elèves et de la coller dans le registre.

2 Base élèves Simplifier les saisies en : - Regroupant les informations concernant > Demande transmise au niveau national. les fratries (coordonnées, élections, radiation ) - Complétant le dossier des nouveaux élèves > Il faut encourager les mairies mais il y a un suite à leur inscription par la mairie effectuée souci de clé OTP (difficile à obtenir) et de sur BE. formation des secrétaires de mairie. - Créant une mailing- list des parents favorisant la correspondance entre l école /le collège et les parents. > Mme Huby étudie la question, sachant que les directeurs devront créer une liste de diffusion. Affelnet Accès et saisie sur AFFELNET : Les différentes étapes des saisies sur Affelnet (coordonnées, choix des options, demande de dérogation, voeux ) sont effectuées par les directeurs des écoles pour les collèges. Ces saisies (hors passage) pourraient être simplifiées en : - donnant un accès direct aux parents sur ce logiciel (hors accès BE) > L accès à la liste des élèves par les collèges est prévu mais pour les parents l accès est impossible. La demande est transmise au niveau national pour envisager un accès du type «post bac» au lycée. - permettant aux parents d effectuer > Une demande sera transmise au service compétent les dérogations directement. pour que les parents puissent envoyer directement leur demande de dérogation. - simplifiant les volets 1 et 2. - automatisant ll attribution du collège de secteur (coordonnées postales des élèves) > La demande est transmise. > Ce n est pas possible mais Mme Huby propose de transmettre une carte des communes avec les collèges de secteur pour faciliter cette étape lorsque l école est sur plusieurs collèges de secteur.

3 Communication Par mails : afin de simplifier la gestion des demandes et l arrivée des informations. - Eviter la redondance des demandes ou des informations (mail identique envoyé par différents services). - N adresser les mails qu aux personnes concernées (ex : demandes/informations concernant les maternelles arrivant dans les boîtes mail des écoles élémentaires). - Améliorer l efficacité des filtres (les mails commerciaux concernent plus de la moitié des mails journaliers) ou utiliser un ENT (intranet). Transmissions des informations, réponses aux enquêtes : - Essayer de regrouper un maximum de demandes (ex : enquêtes, effectifs, listes des élèves, répartitions ) sur un même logiciel en ligne (ex : Base Elèves) afin d éviter la redondance d une même demande (ex : effectifs) - Produire des documents pdf avec fenêtres de saisie (Equipe Educative, modèles de CR des différents conseils, dossier pédagogique des sorties scolaires ). > Demande transmise aux différents services. > Modification des paramètres de messagerie à envisager : nom, prénom de l émetteur + service. Un tutoriel pourrait être accessible sur magistère. > Cette demande est académique. Le problème est connu, tout comme le problème de stockage. Il est conseillé de catégoriser les mails en créant des dossiers dans les messageries électroniques. Il est rappelé d être prudent sur l ouverture des liens (attention à l intitulé). > Toutes les demandes ne peuvent être regroupées sur une même base. Au mieux, elles seront regroupées sur Base Elèves (avec des autorisations d accès) et une base commune pour le reste, comme Base Ecole. > Le problème est le coût du logiciel. Une réflexion est en cours pour l utilisation d un logiciel similaire. Il est demandé à chacun de faire attention au format utilisé pour permettre à tous de lire les documents (éviter les.docx par ex). - Supprimer les documents redondants > Cette question va être approfondie. dans un même dossier (ex : dossier pédagogique et les différentes annexes pour les sorties avec nuitée). - Impression des documents à la charge des écoles.. La dématérialisation des documents amène les écoles à financer l impression des documents à leurs frais au détriment des élèves. > Il est demandé de faire remonter aux IEN tout souci de financement lié au fonctionnement de la direction.

4 Ressources Afin de clarifier certaines situations, d uniformiser les réponses de l institution. - Créer un ENT des directeurs du Gers (accès aux documents, réseau social : forum de discussion) > La circulaire suggère la mise en place de modalités de communication entre l académie et les écoles, avec un espace intranet dont un espace des directeurs. Cet espace est en cours de réflexion. - Permettre l accès à un guide juridique clarifiant les réponses dans certaines situations (ex : droits des parents dans le cadre d un divorce ) sur l ENT. - Uniformiser les documents utilisés dans le département (communs aux circonscriptions) : modèles des CR (conseils, équipes éducatives ) - Accéder sur cet ENT à un planning annuel des actions, permettant la gestion du temps, particulièrement pour les directeurs non déchargés (enquêtes, passage, liaison, saisies BE, Affelnet )., les délais de retour de la part de l administration ne correspondant pas à la réalité des écoles. > Un espace «e - réseau» est en cours d expérimentation (Auch Nord). Ceci demande du temps d organisation, et impose des réflexions sur la gestion (ex : trouver des modérateurs). Un espace «foire aux questions» y serait également disponible. > Un site départemental devrait réunir toutes les ressources communes aux différentes circonscriptions. > L envoi d un planning en début d année peut être envisagé. De plus, le «e - réseau» pourrait être utilisé pour l envoi de rappels automatiques. La proposition d une newsletter hebdomadaire a été faite mais est peu envisageable compte tenu de la quantité (trop faible) des informations à transmettre. - Permettre aux directeurs d obtenir > Il est nécessaire de faire un état des lieux sur le le matériel informatique nécessaire à sa département (enquête 2014 sur le Gers : sur 225 écoles, fonction, et sa maintenance, ainsi qu une 36 directeurs seraient sans ordinateur, 40 auraient formation continue. un ordinateur obsolète). Ceci permettrait d éclairer les besoins informatiques pour les tâches de direction ( des besoins pédagogiques, souvent confondus par les collectivités).

5 La fonction de directeur Les directeurs ont un réel besoin de clarifier leurs rôles, leurs compétences et leur statut vis-à-vis des différents partenaires (parents, enseignants, animateurs, collectivités ) particulièrement sur le plan de la sécurité, de la justice et des relations humaines. - Un rôle de médiateur. Les directeurs ne sont > Un groupe de travail devrait être organisé à la pas supérieurs hiérarchiques mais ont un rôle prochaine rentrée scolaire. Durant ce groupe, de médiateur lors de conflits (entre collègues, des fiches sur les compétences, et les tâches entre parents, entre collègue et parents). Ce rôle des directeurs, ainsi que les besoins pour le est parfois non connu ou reconnu par les fonctionnement de la direction, destinées à tous partenaires. Pourtant des prises de décisions les partenaires (enseignants, collectivités, sont attendues. parents ) devraient être élaborées. Une «foire aux questions» y sera également travaillée. - Un responsable juridique. Cette responsabilité > cf le groupe de travail. est réelle et doit être clarifiée pour soutenir leurs actions allant dans le sens de la médiation et de l apaisement lors de situations de conflit ou d insécurité. - Un responsable de la sécurité. La gestion du DUER et du PPMS ne devrait pas être assignée aux directeurs (gestion des locaux = mairie). > Personne n est mieux placée que le directeur pour cette tâche (impartialité). Il n y a pas d autre personnel possible. Les directeurs ne souhaitent pas devenir supérieurs hiérarchiques mais ne souhaitent pas non plus perdre de leur légitimité auprès des différents partenaires, celle-ci étant souvent source d apaisement.

6 La gestion du temps du directeur Le planning des tâches de direction porte essentiellement sur des moments courts mais intenses (septembre mars/avril juin) correspondant au temps des saisies sur Base Elèves, (admissions, élections ) Affelnet (passage en 6 ème ) aux passages et maintiens, aux inscriptions et maintenant à la gestion des nouveaux rythmes scolaires. Celle-ci a fortement accru le temps de «représentation» du directeur. En plus de compétences humaines, les tâches de direction concernent de plus en plus la gestion du secrétariat de l activité de l école (ex : CR de divers conseils, réunions, équipes éducatives...). Cette gestion du temps pourrait être améliorée par : - La simplification des saisies (cf Base élèves, > Cf cadre «Base Elèves», «Affelnet». Affelnet) - L envoi d un planning annuel (permettant la gestion De l allègement des heures d APC par exemple). - La reconnaissance du temps supplémentaire et de sa récupération. - L organisation des réunions destinées aux directeurs sur les jours de décharges. > Un planning annuel est envisageable pour une meilleure gestion de ce temps. Ce planning pourra être agrémenté par des demandes plus ponctuelles sur l année. > La récupération des heures supplémentaires dépend d une décision ministérielle. > Cette demande avait déjà été formulée. Bien que l inspection le souhaiterait, l organisation des jours de décharges ne le permet pas aujourd hui.