Qu est-ce que les archives?

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1 Qu est-ce que les archives? Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité (Code du Patrimoine, article L ) Les services d archives publics Rôle essentiel : conserver, à perpétuité, les documents d intérêt historique. - Archives Nationales : ministères, président de la République, parlement, établissements publics nationaux. - Archives départementales : préfecture, directions départementales, tribunaux, écoles, conseil général. - Archives municipales : archives de la commune. La Direction des archives de France (ministère de la Culture) apporte aide et conseil aux services d archives publics, définit des normes communes. 1

2 L administration électronique Les archives électroniques étaient encore assez rares, car l administration était jusqu à maintenant le royaume du papier. Le développement actuel de l administration électronique, rendu possible par l évolution de la législation sur le droit de la preuve, est une nouvelle donne pour les archives : 2000 : loi adaptant le droit de la preuve aux technologies de l information : programme ADELE. Plusieurs centaines de procédures vont devenir électroniques. Un défi pour les archivistes Les services d archives publics devront être en mesure, d ici deux ou trois ans, de recevoir des documents issus de l administration électronique. Sinon, ils disparaîtront ou deviendront de simples musées du papier. L un des chantiers porte sur les métadonnées qui devront accompagner les documents électroniques destinés à l archivage. 2

3 Un exemple : la dématérialisation du contrôle de légalité Les collectivités territoriales transmettent certains de leurs actes aux préfectures, qui doivent en vérifier la légalité : cette procédure est appelée contrôle de légalité (plusieurs millions d actes par an). Une expérimentation est actuellement menée pour permettre la transmission dématérialisée de ces documents. Dans le cadre de cette expérimentation, la Caisse des dépôts et consignations, associée au Crédit Agricole, La Poste et Thalès, a créé une plate-forme d échanges sécurisée entre les collectivités territoriales et les préfectures : le service FAST. Testé dans le département des Yvelines depuis fin 2003 par 12 collectivités et la préfecture : environ 250 actes échangés par semaine. La plate-forme FAST 3

4 L outil de télétransmission Les étapes d une télétransmission -Rédaction de l acte - Signature par l élu (manuelle ou électronique) - Signature de l envoi par l agent chargé de la télétransmission - Horodatage par FAST dès la réception - Scellement de validation par FAST, après vérification des signatures - Dans le futur : au moment de l archivage, mise en forme des fichiers à archiver et scellement de ces fichiers. Mais FAST n a pas vocation à archiver les documents... 4

5 Le travail effectué avec la CDC (FAST) Sur la base de contacts établis entre la Caisse des dépôts et consignations et la Direction des Archives de France, un document sur l articulation entre FAST et une plate-forme d archivage a été rédigé par la CDC et deux projets de normes de métadonnées (schémas XML) ont été réalisés en collaboration entre les deux institutions. La norme d échange Décrit les échanges entre un service producteur d archives et un centre d archivage : - Transfert de documents du service producteur au centre d archivage. - Restitution de documents du centre d archivage au service producteur. Une norme générique, quels que soient les documents archivés. 5

6 La norme d échange : détail Transfert de documents : - envoi des documents par le producteur ; - notification de réception par l archiveur (en automatique) ; - accusé de réception par l archiveur (après vérifications) ; - anomalie signalée par l archiveur. Restitution de documents : - demande de restitution par le producteur ; - notification de réception de la demande (en automatique) ; - restitution des documents archivés ; - anomalie signalée par l archiveur ; - accusé de réception de restitution ; - anomalie signalée par le producteur. La norme d échange : exemple 6

7 Le format de l archive dans la norme d échange Le format de l archive (suite) Souci de prendre en compte, de manière très simple, le modèle OAIS (ISO 14721:2003) : 7

8 Utiliser la norme METS? Il existe déjà un schéma XML visant à représenter une archive selon le modèle OAIS : la norme METS (Metadata Encoding and Transmission Standard). D autres projets sont en cours (exemple : XFDU). Pourquoi ne pas avoir choisi ces formats? METS : exemple 8

9 METS : exemple (suite) Le format de la description : EAD EAD = Encoded Archival Description. Une DTD de XML. Représentation d une description archivistique. Une description hiérarchisée : fonds, séries, dossiers, pièces. Adaptée à chaque type de documents. 9

10 EAD : exemple EAD : exemple (suite) 10

11 Les prochaines étapes - Production automatique d archives du contrôle de légalité par la plate-forme FAST selon les normes décrites. - Tests de prise en charge par les Archives départementales des Yvelines. - Large appel à commentaires lancé par l'adae : un début de solution, largement amendable. Merci de vos remarques et suggestions! 11