Méthodologie générale

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1 Méthodologie générale Démarche de l auditeur financier : Assimiler les particularités de l entreprise auditée : c est l étape de prise de connaissance de l entreprise. Comprendre et évaluer son système d organisation administrative et les sécurités qui y sont rattachées : c est l étape d évaluation du contrôle interne. Valider et examiner directement les comptes et les documents financiers : c est l étape du contrôle des comptes. 1

2 Prise de connaissance de l entreprise Etape 1 Recherche d information Utilisation des documents existants Visite des installations Interview des dirigeants Etape 2 Analyse des informations Étude des organigrammes Étude du pouvoir des différents responsables Tableaux d incompatibilité des fonctions 2

3 Prise de connaissance de l entreprise Informations générales Informations juridiques Informations comptables et financières Informations relatives au groupe et à la branche professionnelle Autres informations relatives à l'environnement externe Informations sur la politique générale de l'entreprise 3

4 Tableaux de séparation de fonction Pour examiner les différentes fonctions, l'auditeur établi un tableau des incompatibilités par procédure. Ce document mentionne clairement les différentes tâches exécutées par une même personne. Le contrôle de la séparation des fonctions et ainsi beaucoup plus facile à réaliser. En colonne les noms des personnes (ou les services concernés) par la procédure étudiée En ligne : les fonctions et les étapes électuaires de la procédure analysée. Une croix à l intersection du nom et de la fonction indique la personne (ou le service) qui s occupe la fonction en question. 4

5 l entreprise plan de mission détaillé objectif : Résumer les différentes informations obtenues au niveau de la phase du PCE et leurs conséquences sur le plan d audit. Objectif : Programme de travail Donner une description suffisamment précise des travaux à effectuer. Contenu : Contenu : Présentation de l entreprise Nature et particularités de la mission. Présentation des risques de la mission. Définition des seuils de signification Stratégie et procédures d audit retenus. Organisation interne de la mission Nature des travaux à effectuer Entendu des travaux Calendrier des travaux 5

6 Le contrôle interne Le contrôle interne d une activité est e dispositif de protection contre les risques de toute nature qui pèsent sur une activité : Gâchis des ressources Investissements injustifiées Pertes d opportunités Risques inacceptables Image : santé : système immunitaire Armée : dispositif de défense 6

7 Objectifs du contrôle interne Assurer la protection du patrimoine - éviter la perte des ressources Assurer la qualité et la fiabilité de l information financière - en interne (performance, budget) - en externe ( Etat, tiers..) Respecter la réglementation et les politiques du groupe Promouvoir l efficacité du fonctionnement de l entreprise 7

8 Contrôle interne : Les 5 principes essentiels Séparation des tâches. Autorisations Comptabilisation des opérations Protection des actifs. Réalité physique. 8

9 Séparation des tâches Conséquence d une mauvaise séparation des tâches : - des procédures de contrôle moins efficaces voir nulles - une protection des actifs qui n est plus garantie Si la séparation des taches s avère impossible, il faudra accroître la supervision ou effectuer des contrôles à posteriori 9

10 Les autorisations Elles doivent: couvrir l ensemble des activité de l entreprise être définies clairement au niveau individuel être documentés et mise à jour 10

11 Protection des actifs Principe : l accès aux actifs est donnée suivant des autorisations accordées par la direction Concrètement il faut mettre en place : Une définition des responsabilités Des procédures de sécurité Des procédures d accès Des procédures d archivage Des procédures de sauvegarde Un plan de secours 11

12 La réalité physique Il faut s assurer de l existence : D inventaires tournants / physique De confirmations externes De procédure de rapprochement périodiques 12

13 COMPTABILISATION Toutes les opérations doivent être: Comptabilisées Réelles Correctement évaluées Comptabilisées dans la bonne période Correctement imputées Correctement totalisées Correctement reportées et centralisées 13

14 général Description des procédures Existence et compréhension des procédures Evaluation préliminaire du contrôle interne Forces théoriques dégagées Points forts appliqués Points forts non appliqués Force Faiblesse Evaluation définitive du contrôle interne Programme de contrôle des comptes Incidence sur l opinion Recommandation

15 Description des procédures Deux techniques utilisées: La description narrative ( Mémorandum) Le diagramme de circulation (Flow chart) Exemple 15

16 La description narrative Cette technique consiste à décrire la procédure en vigueur sous forme d un écrit qui synthétise l ensemble des informations recueillies sur la procédure étudiée. 16

17 Le diagramme de circulation Quoi? Schéma établis par l'auditeur en vue de: Formaliser la circulation des documents et informations au sein d'une procédure Visualiser les contrôles effectués par les différents responsables. Quand? Première étape l'évaluation du contrôle interne (description des procédures) Comment? Le flow-chart est constitue par un ensemble de symboles ( de base et de liaison) représentant les documents et leur circulation. Il doit visualiser : 1- Le type de document 2- Le Nbre d'exemplaires 3- L'origine du document 4- La destination 5- Son mode de classement 6- Les contrôles effectués 17

18 Les symboles de base Création d un document Facture, bulletin de paye, pièce de caisse 3 Le chiffre indique le nombre d exemplaires crées Document en cours de circulation 4 Le chiffre indique le numéro de l exemplaire concerné TRAITEMENT ou opération administrative Faire une description brève de l opération dans le cadre CONTROLE : ce symbole ne doit être utilisé que si le contrôle est matérialisé (signature, tampon ) 18

19 Les symboles de base, suite CLASSEMENT DEFINITIF CLASSEMENT PROVISOIRE Une lettre à l intérieur du triangle définit le mode de classement : A : alphabétique N : numérique C : chronologique 19

20 Les symboles de liaison Renvoi à une autre page à un symbole identique portant la A même lettre ALTERNATIVE ou décision CIRCULATION physique d un document R CIRCULATION d informations SORTIE d un document. Le destinataire est placé juste après le symbole Rapprochement entre deux documents 1 RENVOI en bas de page 20

21 Les tests de conformité Objectif des tests de conformité ( Tests structurels ) : - Vérifier que la description des procédures est bien assimilée et conforme à la réalité. - Rectifier les erreurs de compréhension qui incombent à l auditeur - Corriger les inexactitudes dans les informations recueillies auprès des interlocuteurs - Approfondir la connaissance des procédures, notamment sur les points de contrôle du système. Techniques utilisées: Confirmation verbale Etude de quelques opérations 21

22 Objectif : l évaluation préliminaire des procédures : - Dégager les points forts du système (sécurités du contrôle interne). - Déceler les points faibles du système (défaillances du contrôle interne ). - Porter une première appréciation sur les procédures. Technique utilisée: 22

23 Questionnaires de contrôle interne Quoi? * Grille d'analyse dont l'objectif est de permettre d'apprécier le niveau de de sécurité que présente le contrôle interne. * Questionnaire de type fermé Quand? 1- Phase de l'évaluation préliminaire du contrôle interne 2- Outil nécessaire pour l'établissement des FRAP Comment? Etape 1 : Décomposer chaque activité analysée en stades élémentaires Etape 2 : pour chaque stade élémentaire définir les objectifs du C I Etape 3 : déterminer quelles modalités de fonctionnement sont nécessaires pour atteindre les objectifs. EXEMPLE 23

24 Les tests de permanence: objectif : Ces tests ne concernent que les points réputés forts de l'évaluation préliminaire. Ils ont pour objet de vérifier que ces points forts sont réellement appliqués et ce d'une façon continue. Technique utilisée : Les sondages 24

25 les sondages Le sondage comme technique d'audit consiste à prélever dans une population d'individus un échantillon, à l'examiner minutieusement, et à tirer de ce contrôle une conclusion portant sur l'ensemble de la population. Les sondages orientés ( sondages "raisonnés") Les sondages statistiques (sondages "aléatoires" ). 25

26 Feuille de révélation et d'analyse de problème : FRAP Quoi? Papier de travail synthétique par lequel l'auditeur documente chaque dysfonctionnement ( faiblesse). Quand? Principalement dans la phase de l'évaluation du contrôle interne Comment? Tout dysfonctionnement sera formulé sous la forme de FRAP :celle-ci doit contenir: Le problème (Qui résume le dysfonctionnement constaté) Les faits (qui le prouvent) Les causes ( qui l'expliquent) Les conséquences (que cela entraîne) Les recommandations (qui le résolvent) 26

27 l'évaluation définitive du contrôle interne : A l'issu de cette étape l'auditeur est amené porter un jugmemnt définitif sur le contrôle interne : Son analyse porte sur Les forces du système qui sont constamment appliqué (d'après les tests de permanence) - Les faiblesses du système : * des faiblesses de conception décelées lors de l'évaluation préliminaire du contrôle interne. * des faiblesses d'application résultant du non-respect des procédures mise en place par l'entreprise (décelées lors des tests de permanence) 27