GESTION DES STOCKS (INVENTAIRE) VERSION 5.1

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1 GESTION DES STOCKS (INVENTAIRE) VERSION 5.1

2 TABLE DES MATIÈRES 1. MENU PRINCIPAL DE G/S 3 2. CONFIGURATION DE G.S. 4 2a. Options 5 2b. Structures des items 6 2c. Codes des Segments 7 2d. Emplacements 7 2e. Catégories 9 2f. Groupes de comptes 10 2g. Nomenclatures (B.O.M.) 10 2h. Code des listes de prix RAPPORTS DE CONFIGURATION ARTICLES ET LISTES DE PRIX 13 4a. Articles 14 4b. Détails des fournisseurs 16 4c. Prix de l article 16 4d. Copier le prix des articles 18 4e. Mettre à jour prix articles 18 4f. Prix forfaitaire 19 4g. Emplacement des articles 19 4h. Réapprovisionnement des quantités TRANSACTIONS DE G.S. 21 5a. Réceptions 22 5b. Expéditions 22 5c. Ajustements 23 5d. Transferts 23 5e. Assemblages RAPPORT ANALYSE PRIX/VENTES DE G.S RAPPORTS DE GESTION DES STOCKS DE G.S STATISTIQUES ET CONSULTATIONS DE G.S. 27 8a. Statistiques des ventes 28 8b. Statistiques des transactions 28 8c. Consultation des transactions courantes 29 8d. Consultation historique transactions 30 8e. Consultation de LIFO/FIFO TRAITEMENT PÉRIODIQUE DE G.S. 32 9a. Traitement clôture journalière 32 9b. Créer lot du G.L. 33 9c. Effacer l historique 33 9d. Supprimer enregistrements inactifs INVENTAIRE PHYSIQUE DE G.S a. Création feuille travail inventaire 35 10b. Feuille travail inventaire physique 35 10c. Quantités de l inventaire physique 36 10d. Rapprochement de l inventaire 36 10e. Report du rapprochement inventaire 37 10f. Inventory counts 37 Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 2

3 1. MENU PRINCIPAL GESTION DES STOCKS RAPPORTS ANALYSE PRIX / VENTES DE G.S.: Rapport d analyse et des prix de ventes. TRANSACTION DE G.S. : Permet d effectuer les réceptions, expéditions, ajustement, transfert et assemblage des stocks. STATISTIQUES ET CONSULTATIONS DE G.S. : Permet la consultation des statistiques des ventes, des transactions courantes et historiques ainsi que la consultation de LIFO/FIFO. RAPPORTS DE GESTION DES STOCKS DE G.S. : Permet d imprimer les rapports nécessaires à la bonne gestion de notre inventaire. RAPPORTS DE CONFIGURATION DE G.S. : Permet de visualiser la configuration du module sans pouvoir la modifier. TRAITEMENT PÉRIODIQUE DE G.S. : Procédure de fin de journée, création de lot de G/L, et permet aussi d effacer l historique et les enregistrements inactifs. INVENTAIRE PHYSIQUE DE G.S. : Gestion de la prise physique d inventaire. Configuration de G.S. : Permet d effectuer la configuration et la maintenance des options de la gestion des stocks tel que les locations, les catégories, les groupes de compte, les noms des listes de prix ARTICLE ET LISTE DE PRIX DE G.S. : Permet la maintenance et la gestion de nos articles ainsi que des listes de prix. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 3

4 2. CONFIGURATION DE G.S. CODES DES LISTES DE PRIX : Sert à créer le nom de nos listes de prix. La création et l entretien des listes se fait à partir de OPTIONS: Permet de définir nos segments d items et d effectuer la configuration de différents paramètres. STRUCTURES DES ARTICLES: Association des segments pour en définir l ordre. Il est obligatoire de créer au minimum une structure d article. CATÉGORIES : Sert à définir les comptes de G.L. lors de la vente. page 13 NOMENCLATURES : Création des recettes de transformation de nos items de matières premières en items de produits finis CODES DE SEGMENTS : Utilisé pour définir les tables de validations de nos segments. EMPLACEMENTS : Définition d un ou de plusieurs entrepôts. Il est obligatoire de créer au minimum un entrepôt GROUPES DE COMPTES : Sert à définir la méthode d évaluation (FIFO, coût standard, ) ainsi que différentes configurations des comptes de G.L. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 4

5 2a) OPTIONS Lorsque nous permettons les quantités fractionnaires dans l inventaire, il nous est impossible de désactiver cette option. Définition des noms et du nombre de caractères que chaque segment va contenir. Si la case de validation est activée (YES), les valeurs possibles associées à ce segment doivent être définies dans la section «code de segment» (voir page 7) Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 5 Définition des champs optionnels ainsi que l association à une table de validation si désirée. Si une table de validation est nécessaire, elle sera crée dans les services communs (voir page 21 du guide Gestionnaire de système) Les caractères séparateurs de segments pouvant être utilisés dans la structure (YES), ne seront pas considérés comme caractères permis lors de la codification du produit. Les caractères permis pour la codification sont donc les lettres, chiffres et tous les caractères n'étant pas réservés pour les séparations des segments dans la structure (NO).

6 Si l'option "During Day End Processing" est sélectionnée, il ne sera pas possible de consolider les transactions pour le grand livre. 2b) STRUCTURES DES ARTICLES Association des segments pour en définir l ordre. Il est obligatoire de créer au minimum une structure d article. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 6

7 2c) CODES DE SEGMENTS Si le segment est validé, nous devons indiquer quelles sont les valeurs permises. Un segment qui n a pas été créé ne sera pas accepté lors de la création d un item. 2d) EMPLACEMENTS Création de nos différents entrepôts. Il est obligatoire de créer, au minimum, un entrepôt Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 7

8 Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 8 Si désiré, il est possible de déterminer le segment qui sera remplacé lors de l'utilisation de cette location dans une transaction.

9 2e) CATÉGORIES Lors de la vente d un article, les comptes servant à enregistrer les revenus et les dépenses sont définis par la catégorie qui y est associée. L'option commission doit être sélectionnée si l'entreprise désire faire la gestion de commissions. Un taux de commission doit être spécifié uniquement si celui-ci doit prévaloir sur celui inscrit à la fiche du représentant. Nous inscrivons nos autorités de taxes uniquement pour les cas d exception (ex. : items non taxables). Par défaut le système va utiliser les groupes de taxes associés dans les clients ou les fournisseurs. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 9

10 2f) GROUPES DE COMPTES Choisir la méthode d évaluation des coûts : Moyenne flottante, FIFO, LIFO, coût standard, coût le plus récent et coût spécifié par l utilisateur. Définition des comptes de G.L. servant au contrôle des stocks. 2g) NOMENCLATURES Lors de l'assemblage, la quantité produite devra obligatoirement être un multiple de la quantité inscrite dans "Build Quantity". Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 10

11 2h) CODES DES LISTES DE PRIX Création du nom de nos listes de prix Définition des escomptes accordés par type de clients Définition des taxes pour les listes de prix avec exceptions. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 11

12 3. RAPPORTS DE CONFIGURATION DE G.S. CATÉGORIES NOMENCLATURES ARTICLE DE REMPLACEMENT STRUCTURES DES ARTICLES DÉTAILS DES FOURNISSEURS CODES DE SEGMENT OPTIONS EMPLACEMENT DÉTAILS DES EMPLACEMENTS GROUPES DE COMPTES RÉAPPROVISIONNEMENT DES QUANTITÉS CODES DES LISTES DE PRIX Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 12

13 4. ARTICLES ET LISTES DE PRIX DE G.S RÉAPPROVISIONNEMENT DES QUANTITÉS: Permet la gestion de quantités minimum en inventaire. ARTICLES : Permet la création de nouveaux articles et la maintenance des articles déjà existant. DÉTAILS DES FOURNISSEURS : Inscription de l'information pertinente à la gestion des achats (numéro du fournisseur, son code de produit correspondant ainsi que son coûtant) EMPLACEMENT DES ARTICLES : Permet de visualiser les quantités et les différents coûtants d un article en fonction de son emplacement. PRIX FORFAITAIRE : Attribution, à un client spécifique, d une entente de prix pour une durée spécifique METTRE À JOUR PRIX ARTICLES : Permet la mise à jour des prix à l aide d un pourcentage, d un markup ou d un montant fixe. Nous pouvons le faire pour l ensemble de la liste ou par plage. PRIX DE L ARTICLE : Permet d attribuer un prix de vente aux nouveaux articles et de faire la maintenance sur ceux déjà existant COPIER LE PRIX DES ARTICLES : Permet de faire des copies des prix à partir d une liste déjà existante Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 13

14 4a) ARTICLES Création d un nouvel article en fonction de la structure des articles Bouton pour création et recherche d articles Article de remplacement pouvant être livré si notre article principal est en rupture de stock Ligne additionnelle pour donner plus de précision sur le détail de l article. Gestion des unités de mesure. Déterminer quelle unité de mesure est utilisé pour le stockage. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 14

15 Inscription des taxes pour les cas d exceptions seulement. (Item non taxable ) Champs additionnels pouvant être ajoutés pour augmenter le contrôle. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 15

16 4b) DÉTAILS DES FOURNISSEURS Inscription des renseignements sur les fournisseurs reliés à l item. Si on utilise les quantités de réapprovisionnements nous devons inscrire au moins un fournisseur. 4c) PRIX DE L ARTICLE Sert à déterminer le prix de chaque article. Prix vendant de base Prix spécial en vigueur selon la période de temps spécifiée Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 16

17 Sert à déterminer les rabais accordés en fonction des différents critères pouvant être sélectionnés. Il n est pas obligatoire d attribuer des escomptes. Inscription des taxes pour les cas d exceptions seulement. (Item non taxable ) Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 17

18 4d) COPIER LE PRIX DES ARTICLES 4e) METTRE À JOUR PRIX ARTICLES Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 18

19 4f) PRIX FORFAITAIRE Pour déterminer les prix spéciaux accordés à un client pour une durée limitée. 4g) EMPLACEMENTS DES ARTICLES Permet de visualiser les quantités en inventaire, les quantités en commande par les clients et les quantités en achats en fonction des emplacements. Nous permet de consulter le coût des items et de modifier le coût standard. Il est également possible d'inscrire une localisation (tablette) par emplacement. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 19

20 4h) RÉAPPROVISIONNEMENT DES QUANTITÉS Utilisé pour la gestion des quantités minimum et maximum de notre inventaire. Il est possible d'inscrire les quantités de façon globale (Reorder for = All locations) ou spécifiques à chacune des locations (Reorder for = no. de l'emplacement) Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 20

21 5. TRANSACTIONS DE G.S. ASSEMBLAGES: Transformation des articles de matières premières en articles de produits finis. RÉCEPTIONS: Permet d enregistrer nos réceptions de marchandises à l inventaire. TRANSFERTS: Permet d effectuer le transfert d articles entre deux emplacements EXPÉDITIONS: Pour effectuer la sortie ou l entrée d articles avec la possibilité de faire référence ou non à un client (à titre d'information). AJUSTEMENTS: Permet d apporter des corrections à nos quantités et/ou à nos coûts. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 21

22 5a) RÉCEPTIONS Enregistrement de nos réceptions d inventaire qui se rapporte à un fournisseur. On ne peut pas faire la gestion de commandes fournisseurs (P.O.) 5b) EXPÉDITIONS Nous avons 2 types d entrée, le «shipment» et le «return» Permet d effectuer l expédition ou le retour de marchandise (aucune émission ou comptabilisation de facture). Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 22

23 5c) AJUSTEMENTS Permet d apporter des ajustements, à un ou plusieurs items, sur les quantités et/ou les coûts. 5d) TRANSFERTS Permet le mouvement, de un ou plusieurs items, entre deux emplacements. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 23

24 5e) ASSEMBLAGES Transformation des articles de matières premières en articles de produits finis à l aide des nomenclatures (B.O.M.) Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 24

25 6. RAPPORTS ANALYSE PRIX/VENTES DE G.S. TRANSACTIONS DU G.L.: Nous présente le lot qui sera créé au grand livre si l option de création automatique n est pas sélectionnée LISTES DE PRIX: Nous permet d imprimer nos listes de prix enregistrées dans Accpac PRIX FORFAITAIRE: Nous donne un rapport sur les prix spéciaux enregistrés par client dans accpac ANALYSE DU PRIX DE VENTE/MARGE : Permet de visualiser le prix de vente versus les coûts d un article en fonction de la liste de prix sélectionnée ANALYSE DE LA MAJORATION: Permet de valider la liste de prix effectuée par majoration STATISTIQUES DE VENTES: Nous donne les statistiques de ventes par article sur une période spécifiée par l usager JOURNAUX DE REPORT: Impression des journaux de report pour les ajustements, assemblages, réceptions, expéditions et mouvement inter emplacement HISTORIQUE DES TRANSACTIONS: Permet de visualiser les mouvements d un ou plusieurs articles pour une période donnée STATISTIQUES DES TRANSACTIONS: Nous donne les statistiques sur le nombre de réceptions, d expéditions, d ajustements et de mouvements inter emplacements Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 25

26 7. RAPPORT DE GESTION DES STOCKS DE G.S. NUMÉROS DE SÉRIE: Nous donne les no. de série enregistré lors de la vente des articles ÉTAT DES ARTICLES: Rapport nous donnant différents renseignements sur l article tel que la quantité par emplacement, les champs optionnels, les fournisseurs ÉVALUATION DES ARTICLES: Nous donne la valeur de notre inventaire de façon sommaire ou détaillée. ARTICLES SURSTOCKÉS: Lors du contrôle des quantités minimum / maximum, ce rapport peut être utilisé pour savoir quel item dépasse la quantité maximum ÉTIQUETTES DE CASIER / RAYON: Permet d'imprimer une étiquette pour identifier la localisation. ARTICLES À ROTATION LENTE: Nous donne la liste des articles pour lesquels aucune vente n a été enregistrée pour un nombre de jours spécifiés par l usager RAPPORT RÉAPPROVISIONNEMENT: Nous donne les quantités à commander en fonction des quantités minimum/maximum inscrite dans le système. ÉTIQUETTES D ARTICLES : Nous permet d imprimer des étiquettes en fonction des articles reçus. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 26

27 8. STATISTIQUES ET CONSULTATIONS DE G.S. CONSULTATION DE LIFO/FIFO STATISTIQUES DE VENTES CONSULTATION HISTORIQUE TRANSACTIONS STATISTIQUES DES TRANSACTIONS CONSULTATION TRANSACTIONS COURANTES Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 27

28 8a) STATISTIQUES DES VENTES 8b) STATISTIQUES DES TRANSACTIONS Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 28

29 8c) CONSULTATION TRANSACTIONS COURANTES On peut consulter les commandes clients ou les commandes d achats Nous permet de visualiser le détail de la commande. L' '"Expected receipt date" correspond à la date prévue de réception de cet article sur la ligne de commande et non pas celle inscrite dans l'entête de la commande. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 29

30 8d) CONSULTATION HISTORIQUE TRANSACTIONS Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 30

31 8e) CONSULTATION DE LIFO / FIFO Cet écran est utile pour consulter le détail (FIFO, LIFO) des items en stocks. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 31

32 9. TRAITEMENT PÉRIODIQUE DE G.S. SUPPRIMER ENREGISTREMENT INACTIFS TRAITEMENT CLÔTURE JOURNALIÈRE EFFACER L HISTORIQUE CRÉER LOT DU G.L. 9a) TRAITEMENT CLÔTURE JOURNALIÈRE Peut être effectué à toutes heures du jour Durant les opérations. Il n'y a qu'un seul traitement de fin de journée à effectuer, le traitement met à jour l'ensemble des modules d'opérations (IC, OE et PO) Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 32

33 9b) CRÉER LOT DU G.L. Si applicable selon votre configuration 9c) EFFACER L HISTORIQUE Attention: Cette option doit être utilisée avec beaucoup de précaution. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 33

34 9d) SUPPRIMER ENREGISTREMENTS INACTIFS 10. INVENTAIRE PHYSIQUE DE G.S. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 34

35 10a) CRÉATION FEUILLE TRAVAIL INVENTAIRE Attention: Si un traitement (ex: saisie de l'inventaire physique) est déjà commencé, il peut être perdu si la feuille de travail est re-générée par erreur. 10b) FEUILLE TRAVAIL INVENTAIRE PHYSIQUE Pour imprimer les documents de travail pour effectuer la prise physique de notre inventaire. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 35

36 10c) QUANTITÉS DE L INVENTAIRE PHYSIQUE Sert à mettre à jour les articles dont nous avons un écart de quantités. Si un item n'a pas de coûtant, cette ligne sera placée par défaut à "ON HOLD" 10d) RAPPROCHEMENT DE L INVENTAIRE Rapport nous permettant de valider les nouvelles quantités, que nous avons inscrite, avant le report Sélectionner cette option pour obtenir une liste sommaire ne contenant que les items ayant été modifiés. Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 36

37 10e) REPORT DU RAPPROCHEMENT INVENTAIRE Ajustement des quantités et des coûtants dans les articles concernés. 10f) Serge Béchard, CMA pour HEC Montréal 37