Mode opératoire Créer et gérer les journaux

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1 Page 1 Descriptif Ce document décrit le mode opératoire permettant de créer des journaux et de gérer leur paramétrage. Sommaire 1. Créer un journal comptable Les journaux comptables les journaux d OD comptables = VOD Les journaux extra-comptables Journal d import des factures siège Journal des valorisations Journal des dépenses autres missions Journal des OD extra-comptables Les journaux de forfaits Journal des imputations expats Journal des amortissements véhicules et équipements Journal d OD sur les amortissements véhicules et équipements Les journaux de simulation Journal d import des engagés siège Journal des engagés mission Modifier le paramétrage des journaux Modifier un journal Désactiver un journal Supprimer un journal Créer un journal pour les bases Tableau des codifications des différents journaux comptables Mode opératoire 1. Créer un journal comptable Les journaux sont les livres dans lesquels sont consignées toutes les écritures de la mission. L étape de paramétrage des journaux est très importante. Il est impossible de modifier les caractéristiques d un journal une fois son paramétrage validé. Pour créer un journal dans SAGA, allez au menu : Paramètres =>Missions => Journaux

2 Page 2 Ensuite, cliquez sur «Nouveau» et, grâce à la flèche droite, sélectionnez le type de journal que vous souhaitez ouvrir dans le champ en bleu. Il existe 4 grands types de journaux dans SAGA : les journaux comptables, les journaux extra-comptables, les journaux de forfaits, les journaux de simulations. Dans ces types de journaux, Il existe aussi des journaux comme par exemple les journaux d «OD automatiques» qui sont créés par SAGA au besoin et dans certaines circonstances Les journaux comptables Les journaux comptables permettent d enregistrer les mouvements de caisses, de banques et les OD passées sur des écritures comptables, ainsi que les dépréciations dans le journal d immobilisations (IIMM). Chaque journal comptable est mensuel et mono-devise. Chaque Journal comptable fait l objet d un code journal composé de 7 caractères : 1 lettre : B,C, V ou I (banque, caisse, OD, ou Immos) 2 lettres : désignant le nom de la base ou de la capitale 1 chiffre : numéro de rang de 1 à 9 3 lettres : désignant la devise Exemples : BLC1USD ; BLC1USD ; CLC1NES ; CLC2LLD

3 Page 3 Pour tous les journaux, il faut aller dans les paramètres «Avancés» Pour cocher correctement si ce n est déjà fait. Dans SAGA la codification du journal se fait comme suit : TYPE DE JOURNAL : Il faut sélectionner dans le menu déroulant C ou B. NOM : Les deux premiers caractères correspondent aux 2 lettres de la base ou de la capitale et le dernier caractère est le numéro désignant le rang. DEVISE : Indiquez ici la devise dans laquelle le journal sera tenu LIBELLE : Indiquez le libellé du journal Ex : «Caisse principale BONGOR» ou «Banque principale Ndjamena» DATE DE CREATION : Saisir la date de création du journal SOLDE A LA CREATION : Le solde du journal à sa création est à 0. Cas exceptionnel : S il s agit du paramétrage dans SAGA d un journal qui existait au préalable sous Excel, une procédure spéciale existe à voir avec le siège. Par exemple, si le journal est créé au 01/01/2013, le solde à la création sera le solde du journal au 31/12/2012. Par définition à sa création le solde d un journal est toujours égal à 0, sauf exception lorsque le journal existait préalablement sur Excel, dans ce cas là, le siège prend en charge la procédure. Cette information est définitive, vous ne pourrez pas la modifier ultérieurement! Par exemple, la codification dans SAGA de la Caisse principale (C) en Francs CFA (CFA) à Khorogo (KO) en Côte d ivoire : CKO1CFA se fera ainsi : Et une fois créé, le journal apparaît dans la liste des journaux comptables

4 Page 4 Cas particulier du journal d immobilisation : pas d OD automatiques, n est pas un journal multidevises et pas de saisie possible sur le journal. (Décocher les cases) Ce journal est alimenté automatiquement, et doit être à 0 tous les mois 1.2. les journaux d OD comptables = VOD

5 Page Les journaux extra-comptables Les journaux extra-comptables permettent d enregistrer les écritures relatives aux factures du siège ou d une autre mission pour votre mission, les valorisations et les OD sur les écritures extra-comptables Pour créer un journal extracomptable, sélectionnez dans le menu déroulant «E= Extra-comptable» pour le type de journal. Le paramétrage d un journal extra-comptable est identique à celui d un journal comptable avec quelques particularités Journal d import des factures siège NOM : Saisissez DPA LIBELLE : Import des dépenses siège DEVISE : Ne saisissez rien Cocher les paramètres avancés correspondants. Ce journal est multi devises il n autorise pas les OD automatiques.

6 Page Journal des valorisations NOM : Saisissez VAL LIBELLE : Valorisations des dons en nature DEVISE : Ne saisissez rien puis Validez la Fiche journal Journal des dépenses autres missions NOM : Saisissez DAM LIBELLE : Dépenses autre missions DEVISE : Ne saisissez rien

7 Page Journal des OD extra-comptables NOM : OD LIBELLE : OD extra-comptables DEVISE : Ne saisissez rien Les journaux de forfaits Les journaux de forfaits permettent d enregister les imputations expatriés, les coûts de dépréciation des véhicules et équipements aux bailleurs de fonds, ainsi que les OD sur ces écritures Journal des imputations expats Sélectionnez «Forfait» dans le menu déroulant «Type de journal». NOM : EXP LIBELLE : Imputations mensuelles expats

8 Page Journal des amortissements véhicules et équipements Sélectionnez «Forfait» dans lee menu déroulant «Type de journal» NOM : AMO LIBELLE : Amortissements VE et QE puis Validez ensuite la Fiche journal Journal d OD sur les amortissements véhicules et équipements Sélectionnez «Forfait» dans le menu déroulant «Type de journal». NOM : OD LIBELLE : OD sur les amortissements

9 Page Les journaux de simulation Les journaux de simulation enregistrent les engagés siège et terrain Journal d import des engagés siège Sélectionnez «Simulation» dans le menu déroulant «Type de journal». NOM : EPA LIBELLE : Import des engagés siège Journal des engagés mission Sélectionnez «Simulation» dans le menu déroulant «Type de journal». NOM : MIS LIBELLE : Import des engagés mission

10 Page Modifier le paramétrage des journaux 2.1. Modifier un journal Il n est pas possible de modifier les paramètres des journaux une fois validés, à l exception du libellé du journal. Pour cela, selectionez la ligne, cliquez sur «Modifier», faites la modification puis validez Désactiver un journal Vous avez la possibilité de désactiver un journal, afin de ne plus le voir apparaître dans la liste de vos journaux. Toutefois, vous ne pouvez désactiver un journal que si son solde est à zéro et si tous les mois ouverts pour ce journal ont été clôturés définitivement. Pour cela, cliquez sur «Désactivation». Le message suivant apparaît : Dans l affimative, cliquez sur «OK», un message de confirmation apparaît, cliquez sur «OK». Le journal est maintenant désactivé, vous vérifiez que la case «Journal activé» n est plus cochée puis vous pouvez cliquer sur «Valider» Il n est pas possible de désactiver un journal multi devises Supprimer un journal Vous ne pouvez supprimer un journal que s il n a jamais été utilisé. Si c est le cas, cliquez sur «Supprimer».

11 Page Créer un journal pour les bases La BASE n a pas accès aux paramètres mission, et ne peut pas directement créer de journaux dans SAGA. La BASE demande donc à La CAPITALE de créer le nouveau journal dans SAGA-capitale. La CAPITALE crée le journal selon la procédure précédente. La CAPITALE va envoyer les paramètres missions à la BASE : Dans SAGA allez dans Fichier =>Envoyer des fichiers => Envoi des écritures définitives et/ou des paramètres missions - Sélectionnez «Paramètres missions» et «sélection des paramètres» - Sélectionnez uniquement le journal créé précédemment - Ne cochez pas l inclusion des taux de change ni des subdivisions monnaies. Cliquez sur «Envoi» Cette opération va créer un fichier du type «PARAMSPALL1 JJMMAA.zip» Envoyez ce fichier à la BASE Pour intégrer ce journal dans son SAGA, la BASE va dans Fichier => Réception de fichier => Réception des écritures définitives et/ou des paramètres mission La BASE sélectionne le fichier à réceptionner et clique sur «Réception». La base vérifie que le journal est bien créé dans «Choix d un journal»

12 Page Tableau des codifications des différents journaux comptables Le tableau suivant donne un résumé des différents journaux avec leur codification : Journal Codification Exemples Caisse Banque Immobilisation Journaux COMPTABLES C + code base + n de rang + code devise B + code base + n de rang + code devise I + IMM + code devise CFR1USD journal de la caisse principale Freetown en USD BFR1LLD journal de banque n 1 à Freetown en LLD Journal de dépréciation IIMMEUR OD Comptable V + OD + Code devise VODLLD journal d'od comptable en LLD OD automatiques comptables X + OD + Code devise journal d'od automatique comptable en LLD Journaux EXTRA-COMPTABLES Factures siège E + DPA EDPA Journal d'import des factures siège Valorisations E + VAL EVAL Journal d'import des dons en nature Dépenses autres Missions E + DAM EDAM Journal des depenses autres missions OD Extra-Comptable E + OD EOD journal d'od extra-comptables OD automatiques extra comptables W+ OD journal d'od automatique extra-comptables journaux de FORFAITS Expatriés L + EXP LEXP Journal d'imputaion des expatries Amortissements OD Amortissements L + AMO L + OD Journaux de SIMULATIONS LAMO Journal d'amortissements vehicules et equipements LOD journal d'od sur les amortissement Engagés siège Engagés mission O + EPA O + MIS OEPA Journal d'import des engagés siège OMIS Journal des engagés mission Pour les OD automatiques, les codifications sont : XOD pour les OD automatiques comptables WOD polur les OD automatiques extra comptables Documents associés 734 P03 Le paramétrage dans SAGA