Tableau de gestion de la Direction des ressources humaines (DRH) 5 ans S
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- Maximilien Vinet
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1 DS/DGAL/DRH(2009)1 Tableau de gestion de la Direction des ressources humaines (DRH) Type du dossier et référence du plan de classement DUA 1 Dossiers généraux Sort final 2 A. DOSSIERS GENERAUX AI. QUESTIONS ADMINISTRATIVES (sauf personnel) 5 ans S A I 2. Relations extérieures en général 5 ans S A I 3. Organigramme, effectifs, compétences, 5 ans S délégation de pouvoirs et décentralisation A I 31. Numérotation des postes 5 ans S A I 32. Fichier des descriptions d'emploi 5 ans S A I 33. Classification emplois 5 ans S A I 34. Création et reclassement de postes 5 ans S A I 35. Intérim S.G., directeurs et chefs de service 5 ans S A I 36. Tableau des emplois 5 ans S A I 37. Transferts de postes 5 ans S A I 38. Gestion des compétences 5 ans S A I 4. Organisation du travail en général 5 ans S A I 41. Communication A I 42. Organisation dans les services A I 48. Archives A I 49. Forme de la réglementation administrative A I 6. Problèmes financiers 5 ans S A l 62. Administration des crédits 5 ans S A I 63. Gestion des crédits en matière de personnel A I 64. Fonds commun de réception A I 65. Comité de coordination sur les rémunérations A II. QUESTIONS CONCERNANT LE PERSONNEL 5 ans S A II 1. Règlementation 5 ans S A II 11. Recueil administratif 5 ans S A II 12. Règlements du personnel d autres 3 ans D organisations A II 13. Fonction publique européenne 5 ans S A II 14. Politique du personnel 5 ans S DUA Dossiers prestations individuelles Sort final Observations 1 DUA : Durée d'utilité administrative 2 C : Conservation aux archives centrales ; T : Conservation partielle ; S : Conservation définitive dans le Service ; D : Destruction 1/9
2 A II 141. Condition féminine 5 ans S A II Management 5 ans S A II Gestion d équipe 5 ans S A II Conciliation vie personnelle/ vie 5 ans S professionnelle A II Carrière 5 ans S A II Discrimination d'âge 5 ans S A II Réponses autorités nationales et doc. 5 ans S des organisations internationales A II Langage non-sexiste 5 ans S A II 142. Personnes handicapées 5 ans S A II 143/4. Harcèlement moral et sexuel 5 ans S 2 ans après clôture dossier D A II 145. Psychologue 5 ans S A II 146. Correspondants RH 5 ans S A II 147. Conseil RH A II 2. Devoirs et obligations des agents 5 ans S A II 21. Discrétion professionnelle 5 ans S A II 22. Décorations/distinctions 5 ans* S A II 23. Etat civil 5 ans* S A II 24. Activités extraprofessionnelles de 5 ans* S l agent/activité prof. du conjoint A II 25. Elections 5 ans* S A II 26. Répétition de l'indu 5 ans S A II 27. Intervention de personnalités extérieures à 5 ans S 2 ans D l'organisation en faveur des membres du personnel A II 3. Droits des agents 5 ans S A II 31. Droits acquis 5 ans S A II 32. Accès au dossier administratif individuel 5 ans S A II 321. Protection des données 5 ans S A II 33.Service médical 5 ans S A II 330. Personnel 5 ans S A II 331. Activités du service médical 5 ans S A II Rapports d'activités 5 ans S A II 332. Fonctionnement 5 ans S A II 334. Locaux et matériel 5 ans S A II 34. Médecine préventive (examens d'embauche et 5 ans S suivi médical) A II 343. Vaccinations 5 ans S A II 344. Missions (risques sanitaires, situations 5 ans S épidémiologiques, pays à risques infectieux notoire, etc.) A II 345. Collectes et dons du sang 10 ans S 2/9
3 A II 346. Dossiers médicaux conservés au service 10 ans après la cessation de S médical fonction A II 35. Privilèges et immunités des agents 5 ans S 10 ans après la cessation de fonction S A II 357. Autres cas particuliers (obligations privées, 5 ans S immunité de juridiction, saisies-arrêts sur traitements, etc.) A II 359. Conjoints des agents 20 ans S A II 36. Protection fonctionnelle 5 ans S A II 4. Assurances sociales 5 ans S A II 40. Choix du Régime de couverture médicale et 10 ans S 10 ans, ensuite transfert dans S sociale dossier individuel A II 41. Sécurité sociale française 5 ans S A II 413. Assurance vieillesse 5 ans S A II 414. Taux Sécu 1998 (application du taux fort) 5 ans S A II 42. Bureaux extérieurs 5 ans S A II 43. Accords internationaux 5 ans S A II 44. Other international organisations 5 ans D A II 45. URSSAF 5 ans S 30 ans D A II 46. Régime d'assurance privée : appel d'offres 5 ans S A II 47. Banque de Développement 5 ans S A II 5. Autres assurances 5 ans S A II 51. Contrat d'assurance groupe - A.G.F. 5 ans S A II 510. Police, avenants et documents de travail 5 ans S A II 511. Correspondance 5 ans S A II 512. Taux de cotisations 30 ans S A II 513. Récapitulatifs sinistres 5 ans S (statistiques) A II 514. Assurance complémentaire maladie 5 ans S A II 516. Revalorisation rentes d'invalidité 5 ans S A II 517. Liquidation capitaux décès 5 ans S A II 51 BIS. Assurance dépendance 5 ans S A II 52. Assurance facultative décès/invalidité 5 ans S A II 53. Retraite complémentaire (documentation) 5 ans D A II 54. Responsabilité civile 5 ans S A II 55. Vol et détournement de fonds 5 ans S A II 56. AAPOCAD "Accident" 5 ans S A II 58. Personnalités diverses 5 ans S A II 6. Conditions de travail 5 ans S 5 ans D A II 7. Régime disciplinaire, inaptitude manifeste, 5 ans S 2 ans D rendement insuffisant A II 712. Désignation des membres 5 ans S 40 ans S Immatriculations et cartes apurées 3/9
4 A II 8. Réclamations administratives 5 ans S 5 ans S A II 81. Procédure en général 5 ans S A II 82. Comité consultatif du contentieux 5 ans S Désignation des membres: 40 ans D A II 8bis. Demandes administratives 5 ans S A II 9. Recours contentieux 5 ans S A II 90.Tribunal Administratif 5 ans S A II 9bis. Médiateur 5 ans S A II 9ter. Autres procédures pré-contentieuses 5 ans S 2 ans D A II 100. Comité de surveillance - Assurance collective 5 ans S A II 101. Amicale du Personnel 5 ans S Aspects administratifs et financiers A II 102. Commission consultative mixte 5 ans S A II 103. Commission paritaire 5 ans S A II 104. Comité du Personnel 5 ans S A II Elections, composition et fonctionnement 5 ans S A II Fonds de défense professionnelle 5 ans S A II 105. Assemblée générale 5 ans S A II 106. Syndicats 5 ans S A II 109. Grève 5 ans S A II 111. Activités sociales en général 5 ans S A II 112. Assistance sociale 5 ans S A II Aide sociale (subventions diverses) 5 ans S Carrière de l'agent (sf subventions D vacances: 3 ans) A II FICEP 5 ans S A II 115. Crèches et garderies d'enfants 5 ans S A II 116. Education internationale 5 ans S A II Ecole européenne 5 ans S A II 118. Législation et réglementation diverses des 5 ans S Etats membres A III 1. Règlement sur les nominations 5 ans S A III 11. Commissions des nominations + 5 ans S Désignation membres: 40 ans S désignation membres A III 12. Travaux du Groupe de travail du C.M. sur 5 ans S les nominations A III 3. Recrutement en général 5 ans S A III 311. Commission + Jury de recrutement 5 ans S 20 ans D compris listes de réserve) A III Procès-verbaux Commission des 5 ans S 20 ans D A vérifier Nominations A III Décision du S.G. (Grades A, L + B) 5 ans S 20 ans D A III Listes de réserve (Grades A, L & B sup.) 5 ans S 20 ans D 4/9
5 A III Pitman 5 ans S A III 3142.Tests sténo-dactylo en grec 5 ans S A III 3171."Chasseurs de têtes" 5 ans S 10 ans D A III 318. Etudes de méthodes de recrutement 5 ans A III 32. Recrutement à un échelon supérieur à 5 ans S l'échelon 1 + classement A1, A2 ou A3 A III 33. Diplômes scolaires et universitaires 5 ans S A III 35. Age de recrutement 5 ans S A III 36. Recrutement d'anciens agents 5 ans S A III 37. Recrutement de membres d'une même 5 ans S famille A III 38. Régime des contrats période probatoire 5 ans S réduction de la période probatoire A III 39. Candidatures 5 ans S Recherche, annonces, offres, concours A III 4. Carrière 5 ans S A III 41. Promotions et mutations 5 ans* S A III 42. Appréciation 5 ans* S A III 421. Sous-performance 5 ans* S A III 43. Détachements et mutations 5 ans* S A III 44. Cessation des fonctions 5 ans S A III 441. Age limite statutaire 5 ans S A lll 5. Salaires et indemnités A III 50. Paies permanentes (fiches et ordonnances 2 ans S de paiements) A III 51.Traitement de base 5 ans S A III 524. Déménagement 5 ans S 5 ans après le départ de l'agent D A III 52. Indemnités, allocations et autres 5 ans* S 5 ans S A III 52bis. Audits de paie 5 ans S A III 53. Congés 5 ans S A III 54. Prêts au logement 5 ans S Durée de la carrière de l agent D A III 6. Pensions A III 60. Textes statutaires 5 ans S A III 605. Notes aux agents et Lettre aux 5 ans S pensionnés / Newsletter for retired staff A III 611. Etudes actuarielles 5 ans S A III 612. Questions budgétaires 30 ans D A III 620. Rapports de mission 10 ans D A III 621.Travaux des Groupes de travail sur les 5 ans S pensions A III 622. Documents SCAP 1 an D Le SCAP a son propre site A III 623. Documents du CRSG 10 ans D 5/9
6 A III 624. Documents du CCR 10 ans D A III 625. Documents SIO 10 ans D A III 626. Comptes-rendus, OJ et listes de 1 an D conclusions des réunions du CAPOC A III 63. Correspondance 5 ans S A III 64. Administration et contrôle des droits 5 ans S 5 ans après la date de cessation de D (comptabilité et paie) paiement de la pension A III 65. Par article (documents concernant un 5 ans S article spécifique) A III 66. Renonciation à la validation des services 5 ans* S 5 ans après la date de cessation de D accomplis avant le paiement de la pension A III 67. Comités de gestion et Caisses 5 ans S A III 68. Assurance-maladie des pensionnés 5 ans S A III 69. Personnel hors-cadre 5 ans* S A III 69bis. Fonds de pension 20 ans S A III 7. Formation A III 71. Politique de formation et administration et 30 ans S gestion (y compris les agents de liaison) A III 710. Programmes annuels 10 ans S A III Budget 10 ans S A III 711. Demandes des Services 10 ans D 3 ans D A III 72. Comité de formation 5 ans S A III 73. Formation externe 5 ans S 10 ans D A III 74. Programmes d'échanges, stages auprès 5 ans S 10 ans D d'autres organismes A III 75. Cours de langues 5 ans S A III 76. Formation nouvelles technologies 5 ans S 10 ans D A III 77. Evaluation de la formation 5 ans S 10 ans D A III 78. Formation management et leadership 5 ans S 10 ans D A III 79. Formation telle qu'organisée dans d'autres 5 ans S Organisations internationales et dans des Etats membres A III 80. Organisation logistique 5 ans D A III 81. Fournisseurs de formations 5 ans S A IV 1. Temporaires et temporaires assimilés 5 ans S A IV 10. Barèmes / Traitement 5 ans S 5 ans D A IV 110. Sécurité sociale 5 ans S A IV 111. Assurance complémentaire 5 ans S 10 ans D A IV Police et avenants 5 ans S A IV Correspondance 5 ans S A IV Taux de cotisations 20 ans S A IV Récapitulatifs sinistres 20 ans D 10 ans D 6/9
7 A IV Conjoint et enfants de plus de 20 ans 20 ans D 10 ans D A IV Continuation à titre individuel 5 ans S 10 ans D A IV Résultats du contrat 20 ans S 10 ans D A IV 118. Liquidation capitaux-décès 20 ans S 10 ans D A IV 112. Congés 5 ans S 10 ans D A IV Maternité/paternité 20 ans S 10 ans D A IV Spéciaux 5 ans S 10 ans D A IV 113. Allocations 20 ans S 10 ans D A IV Allocations familiales 20 ans S 10 ans D A IV Allocation de foyer 20 ans S 10 ans D A IV Allocation pour enfant ou autres 20 ans S 10 ans D personnes à charge A IV Indemnité d'expatriation ou de 20 ans S 10 ans D résidence A IV Allocation pour enfant handicapé - 20 ans S 10 ans D généralités A IV Indemnité d'installation 20 ans S 10 ans D A IV 12. Assurance vieillesse 10 ans S 120 ans D A IV 13. Assurance chômage : ASSEDIC / AUTRES 10 ans S 50 ans D A IV 14. Assurances STAMO - ETOILE 10 ans S 20 ans D A IV 15. Assurance maladie/décès IRIAL 10 ans S 20 ans D A IV 2. Personnel recruté pour le Parlement Européen. 10 ans S 120 ans D A IV 3. Interprètes en général + assurances + aiic 10 ans S A IV 4. Traducteurs 10 ans S A IV 5. Sténotypistes/sténographes 10 ans S 120 ans D A IV 6. Radios techniciens 10 ans S 120 ans D A IV 7. Fonctionnaires mis à disposition 10 ans S 120 ans D A IV 71. Service de sécurité (police) 10 ans S 120 ans D A IV 8. Personnel de programme 10 ans S 120 ans D A IV 9. Standardistes 10 ans S 120 ans D A V. Stagiaires 10 ans S A VI. Personnel ayant un statut spécial 10 ans S 120 ans D A VII. Fonctionnaires en mobilité 10 ans S 120 ans D A VIII. Boursiers 10 ans S 120 ans D A IX. Experts consultants 10 ans S 120 ans D A X. Experts gouvernementaux 10 ans S 120 ans D A XI. Juges D.H. 10 ans S 120 ans D A XII. Commissaire aux droits de l homme 10 ans S 120 ans D B. SERIES PARTICULIERES B I. Par services (organisation, avis de vacance, 10 ans S personnel temporaire et divers) B II. Unité Assurance Médicale et Sociale 10 ans S 7/9
8 B II 1. Affiliations Sécurité sociale Les généralités se 120 ans D B II 2. Maladie trouvent sous A II 10 ans D B II 3. Accidents du travail 5 S 5 ans S B II 4. Vieillesse (relevés CRAV pour les agents 120 ans C temporaires B II 5. Divers 3 ans D B II 51. Contrats agents temporaires 120 ans D B II 52. Absences injustifiées 3 ans D D. COLLECTIONS D 3. Arrêtés individuels 120 ans* D D 4A. Décisions ad personam 120 ans* D D 4B. Modifications au fichier individuel d un agent D 6. Notes aux Directeurs et chefs de service 5 ans S D 7. Notes aux agents et news intranet 5 ans S D 10. Rapports d'activités de l'administration 5 ans S D 11. Recueil des mandats 5 ans S D 12. Avis de vacance 10 ans S D 13. Mouvements du personnel 10 ans S Arrivée, mutation, départ, promotion, embauche D 14. Listes par services des emplois du cadre 5 ans S permanent avec leurs titulaires D 15. Listes des agents permanents par grade et 5 ans S ancienneté de grade D 16. Listes du personnel permanent par grade et 5 ans S nationalité D 17. Etats mensuels de la situation administrative 5 ans S des agents D 18. Etats mensuels des postes vacants 10 ans S D 21. Bulletins administratifs 5 ans S D 23. Staff Infos 5 ans S D 24. Journal du Conseil de l'europe 5 ans S D 25. Tribunal Administratif: 5 ans S - Ordonnances - Sentences E. TRAVAUX ET ETUDES PREPARATOIRES 20 ans T F. DOSSIERS INDIVIDUELS F 1. Agents permanents 5 ans après la date de cessation de D paiement de la dernière pension liée au dossier F 2. Agents temporaires 120 ans D F 3. Stagiaires Rémunérés : 120 ans Non-rémunérés : 5 ans D 8/9
9 F 4. Interprètes 120 ans D F 5. Professeurs de langues 20 ans S 120 ans D Légende : Partie grises : non existantes * copie versée au dossier individuel de l agent Certains numéros ne se suivent pas forcément, du fait des modifications successives du plan de classement (exemple : attribution d un numéro de référence puis suppression de la rubrique) 9/9
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