VOCABULAIRE. Quelques mots de

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1 Quelques mots de VOCABULAIRE Définition OCDE : «l usage des technologies de l information et de la communication et en particulier de l Internet en tant qu outil visant à mettre en place une administration de meilleure qualité» simplifier et fluidifier les échanges entre les administrations elles-mêmes, ainsi qu entre les administrations et les collectivités avec leurs usagers. Faciliter la vie des usagers. Faciliter la vie des agents

2 Quelques mots de VOCABULAIRE On entend généralement par dématérialisation le fait de transformer un flux de documents, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux et traitements numériques. En vue d'atteindre cet objectif, la dématérialisation cherche à traduire électroniquement la valeur juridique des documents. Une chaîne totalement dématérialisée s'étend de la création des documents jusqu'à leur diffusion. Et leur archivage!

3 Quelques mots de VOCABULAIRE Forum des droits sur internet : «service interactif permettant au minimum de remplir, depuis un ordinateur, la totalité d un formulaire puis de l adresser via le réseau Internet au service de la collectivité ou de l administration destinataire avec réponse en ligne de l administration sous la forme, par exemple, d accusé de réception ou de prise de rendez-vous». Forme aboutie du processus de dématérialisation de mise en ligne des services publics. Echange dématérialisé entre les autorités publiques et leurs partenaires et usagers dans lequel ceux-ci mettent en œuvre leur propre système d information ou poste de travail informatique

4 confiance et sécurité numérique Moderniser les services de la collectivité 1. Améliorer l efficacité 2. Conduire le changement 3. Simplifier les procédures administratives

5 Administration électronique c est simple!

6 Confiance & sécurité numérique

7 S identifier et s authentifier Signature électronique Authentifier La signature électronique consiste en l usage d un procédé fiable d identification garantissant son lien avec l acte auquel elle s attache. Elle repose sur l apposition à un écrit sous forme électronique d un supplément sous forme de symbole. Toutes les signatures électroniques sont recevables en justice dès lors qu elles assurent l identification du signataire et la garantie de l intégrité de l acte. La valeur de la signature électronique équivaut à la valeur de la signature manuscrite pour les actes sous seing privé Code d accès et mot de passe

8 Protéger ses informations 1. Sécurité de vos infrastructures, 2. Accès aux postes de travail, 3. Sauvegarder son système d information, 4. Organiser son système d information.

9 Les acteurs de la confiance numérique 1. Autorité de certification 2. Tiers de Télétransmission 3. Fournisseur Accès Internet 4. Solution hébergée en mode cloud 5. Plan de Reprise d Activité 6. Protection anti virus et anti spam 7. Protection des données

10 La gestion des pièces justificatives La facture arrive La facture est scannée Gestion financière convertie en pdf et stockée dans un repertoire spécifique La facture est archivée

11 La chaîne de dématérialisation Le flux est généré Le flux PES FLUX Le viseur est averti par mail Le viseur est averti par mail Gestion financière Pièces de marché DGS Maire, Adjoint

12 Le parapheur Un outil unique pour l ensemble des flux métiers Gestion financière Tiers de télé-transmission Admin centrale

13 Mairie de Coutras Présentation agents, habitants 2. Comptabilité : 2 agents, Ressources humaines : 1 agent, Secrétariat général : 1 agent 3. Serveur virtualisé, réseau privé virtuel, messagerie électronique, sauvegarde doublée avec un serveur NAS, 4. Support informatique externe et partenariat avec Gironde Numérique

14 Mairie de Coutras Dates clés 2012 : Refonte du système informatique 2013 : Déploiement Gestion Financière et Ressources Humaines, environnement de travail collaboratif, qualification du fichier Tiers, ACTES 2013 : Déploiement de Tableau Numérique Interactif pour les écoles

15 Mairie de Coutras Dates clés 03/2014 : Test avec XEMELIOS avec la Trésorerie Générale 10/2014 : Dématérialisation des pièces jointes et intégration dans la Gestion Financière 10/ /12/2014 : Mise en place de la solution e-parapheur en partenariat avec Gironde Numérique 2015 : Réflexion sur le contrôle du service fait

16 Mairie de Coutras flux comptable Organisation générale du flux (contrôle facture) service par le service par le service courrier Actes signés Facture originale Pièces COMPTA par le Maire par le Maire MAIRE MARCHéS dans e-magnus excel E-magnus

17 La gestion des pièces justificatives CLASSEMENT RATTACHEMENT A L ECRITURE COMPTABLE NOMMAGE NUMERISATION VALIDATION

18 La gestion des pièces justificatives VALIDATION Le chantier de validation des pièces jutificatives n a pas débuté. Le circuit de validation entre services est conservé en mode papier Réflexion à mener sur la gestion des flux entrant, réorganiser le circuit de validation. Etudier les solutions potentielles : Gestion Electronique Documentaire, utilisation de la solution parapheur en mode circuit

19 La gestion des pièces justificatives NUMERISATION Les chefs de services numérisent leurs documents à partir d un code d accès et mot de passe sur le photocopieur fax. Responsable comptable vers un espace dédié aux pièces justificatives sur le serveur Responsable ressources humaines vers un espace dédié sur le serveur.

20 La gestion des pièces justificatives NOMMAGE Numéro de chrono Numéro de marché Type de pièce Date Extension A mettre en cohérence avec les champs identifiant interne et le Nom de la Pièce avec le logiciel de GF

21 La gestion des pièces justificatives CLASSEMENT Travail de concertation entre les chefs de services et le Directeur Général des Services Mise en place d environnement dédié à la dématérialisation par service : T/DEMAT Réflexion itérative Création d un fichier DEMAT

22 Organisation du serveur DISQUE DUR DU SERVEUR DISQUE DUR DU SERVEUR

23 Espace de stockage des pièces justificatives ESPACE DE STOCKAGE T/DEMAT/comptabilité T/DEMAT/COMPTABILITE

24 Espace de stockage DEMAT C\DONNEES\MAIRIE\Finances-Achats-Compta\#DEMAT

25 Espace de stockage des pièces justificatives ESPACE DE STOCKAGE T/DEMAT/RH C\DONNEES\MAIRIE\Ressources humaines\#demat Resssources accesibles au responsable comptable

26 Espace de stockage DGS ESPACE DE STOCKAGE T/DEMAT/DGS C\DONNEES\MAIRIE\Administration Générale\#DEMAT Resssources accesibles au responsable comptable

27 La gestion des pièces justificatives RATTACHEMENT A L ECRITURE COMPTABLE Conservation originale sur T\DEMAT? Règles d archivage

28 Comment dématérialiser vos pièces justificatives Analyse de votre gestion actuelle : par type (facture, devis, délibérations et arrêtés, conventions, marché...) par service par volume

29 Comment dématérialiser vos pièces justificatives Réflexion sur votre nouvelle gestion 1. Numérisation des Pièces Justificatives 2. Nommage 3. Validation 4. Classement 5. intégration dans les progiciels Définir une nouvelle organisation

30 3 types de pièces justificatives 1. créées par la collectivités (délibérations et arrêtés, pièces de passation de marchés...) 2. signées par l établissement elles nécessitent une signature électronique 3. provenant des tiers (factures, devis...)

31 Nommage des pièces justificatives Vous devez définir une règle pour nommer les fichiers en respectant les points suivants : Utiliser une terminologie compréhensible par tous les agents : type de pièce ; date service Faciliter la recherche et l utilisation des fichiers sur le serveur ou une solution de GED par exemple

32 validation des pièces justificatives Vous devez formaliser votre circuit de validation des Pièces Justificatives dématérialisées en tenant compte : des échanges entre services, de la gestion des flux entrants. Utilizez les outils numériques : la messagerie électronique, Le parapheur électronique, La GED.

33 classement des pièces justificatives Plusieurs solutions existent : acquisition d'une GED création d'un dossier de stockage partagé (avec des droits d'accès restreints).

34 archiver vos informations Documents PAPIER Local archives PAPIER PIÈCES JUSTIFICATIVES ELECTRONIQUE Format ouvert ou dont les spécifications sont publiques (ex. PDF) 2 lieux distincts (ex. : 1 serveur et 1 CD) ELECTRONIQUE ELECTRONIQUE Format ouvert ou dont les spécifications sont publiques (ex. PDF) 2 lieux distincts (ex. : 1 serveur et 1 CD)