Guide de l utilisateur VIGICOM MCI-V3

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1 Guide de l utilisateur VIGICOM MCI-V3 Main courante électronique Introduction Lancement de l application Mode «Administrateur» Agent Tâches permanentes / temporaires Consignes Annuaire Matériel Catégories Mode «Utilisateur» Agent Tâches permanentes / temporaires Consignes Evènement Visiteurs Annuaire Main courante Matériel Les guides et manuels d utilisation sont disponibles sur : Pour bénéficier du support et de l'assistance produit, veuillez adresser votre demande uniquement par mail en indiquant vos coordonnées client, le numéro de facture et la nature du problème rencontré à sav@attendance.fr. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais. Un espace SUPPORT est également mis en place sur notre site (documentation et FAQ): Le contenu de ce manuel est la propriété intellectuelle de la société ATTENDANCE ; tous droits de reproduction même partielle nécessitent le consentement de la société ATTENDANCE pour tous pays. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page - 1 -

2 Introduction Conçue pour être quotidiennement utilisée par les agents de sécurité, VigiCom MCI-v3, la troisième version du plus renommé des logiciels de main courante, est encore plus intuitive. Indispensable pour réaliser une prestation de gardiennage de qualité, elle répond à toutes les exigences des sociétés de Sécurité Privée et à celles de leurs clients. La Main Courante Informatisée VigiCom MCI est l outil idéal pour consigner les activités, évènements ou incidents, du site dont vous avez la responsabilité de gestion de la Sécurité. Elle facilite le travail des agents de sécurité avec une prise en main facilitée. Elle permet aux agents de sécurité de gérer le flux continuel d information qui transite par le poste de garde et permet un compte-rendu en temps réel de l activité du site. VigiCom MCI est idéal pour : - GÉRER la sécurité d un site - CONSIGNER en temps réel les activités d un site - APPLIQUER les procédures et les consignes - PARTAGER ET TRANSMETTRE l information sans erreur - REMPLACER une main courante papier VigiCom MCI-v3 offre toutes les fonctionnalités pour une prestation de sécurité de qualité : Prises et fins de services Vérification des matériels Planification de tâches permanentes et temporaires Saisie de la main courante libre ou assistée pour un compte-rendu des évènements Enregistrements automatisés Rédaction de rapports d incidents Registre des consignes Gestion des entrées-sorties visiteurs Annuaire téléphonique Gestion des rondes Consultation des archives Statistiques et analyses Toute l information Sécurité du Site d un coup d œil. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page - 2 -

3 Lancement de l application Au lancement de l application un message d identification apparait pour confirmer ou non votre prise de service. Attention : Vous pouvez lancer l application sans pour autant valider votre prise de service. Cela vous permet en tant qu administrateur d effectuer des modification dans l application sans être obligé d effectuer toutes les tâches. Barre de menus Agent connecté Barre d outils Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page - 3 -

4 Mode «Administrateur» Le mode administrateur vous donne accès à des fonctionnalités auxquelles vous ne pourrez pas accéder en mode utilisateur à savoir : la CREATION/MODIFICATION/SUPRESSION de certains paramétrages. Agent a) Création d agent Ce menu vous permet de créer les agents amenés à utiliser l application. Une fiche doit être complétée sur laquelle vous pourrez désigner certains agents en tant qu administrateur (en cochant la case «administrateur») et d autres uniquement en tant qu utilisateur. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page - 4 -

5 b) Modification d agent Vous pouvez à tout moment modifier les fiches agents Double cliquer sur la ligne de votre choix Effectuez vos modifications puis validez Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page - 5 -

6 c) Suppression d agent Sélectionnez la ligne concernée et cliquez sur la croix en fin de ligne d) Modification du code d accès L agent qui lance l application peut à tout moment modifier son code d accès initialement attribué. Rentrez votre code initial, saisissez votre nouveau code puis validez. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page - 6 -

7 Tâches permanentes / temporaires a) Création des tâches Vous pouvez paramétrer un certain nombre de tâches dites temporaires ou permanentes suivant vos besoins qui devront obligatoirement être effectuées par l agent utilisateur avant que celui-ci ne quitte l application. Pour une tâche permanente complétez la fiche en cochant la case prévue à cet effet et en choisissant les jours concernés Dans le cas d une tâche temporaire précisez une période durant laquelle elle s appliquera «date de début» / «date de fin» Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page - 7 -

8 Les tâches créées sont visibles depuis la page d accueil. b) Modification des tâches Vous pouvez à tout moment modifiez les tâches déjà créées. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page - 8 -

9 Double cliquez sur la ligne de votre choix. Effectuez vos modifications puis validez Un message de confirmation apparait, validez Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page - 9 -

10 c) Suppression des tâches Vous avez la possibilité de supprimer une tâche déjà créée. Sélectionnez la ligne de votre choix puis cliquez sur la croix en fin de ligne Un message de confirmation apparait, validez Consignes a) Création des consignes Vous pouvez créer des consignes consultables par les utilisateurs suivant les catégories d évènements constatés. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

11 Vous pouvez rattacher à chaque consigne un fichier joint servant de support au bon respect de la consigne à appliquer. Cliquez sur le «+» à droite et sélectionnez le fichier que vous souhaitez insérer. b) Modification des consignes Vous pouvez à tout moment modifier les consignes existantes Double cliquez sur la ligne concernée Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

12 Vous pouvez modifier la consigne et si besoin supprimer le document rattaché en le sélectionnant et faite un clic droit sur la souris. c) Suppression des consignes Vous pouvez aussi supprimer définitivement une consigne en sélectionnant la ligne concernée et en cliquant sur la croix. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

13 Annuaire a) Ajouter des contacts Vous pouvez alimenter une base de contacts par le biais de fiches détaillées à renseigner permettant à l agent de joindre aisément une personne si besoin. Renseigner la fiche puis cliquez sur «créer». b) Modifier des contacts Vous pouvez modifier l annuaire Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

14 Double-cliquez sur la ligne que vous souhaitez modifier Faites vos modifications puis validez Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

15 c) Supprimer des contacts Vous pouvez également supprimer des contacts de l annuaire en sélectionnant la ligne et en cliquant sur la croix Un message de confirmation apparait, validez Matériel a) Création du matériel Vous pouvez lister tout le matériel devant être contrôler pendant la prise de service de l agent. Allez dans matériel puis cliquez sur «créer» Renseignez la fiche suivante puis validez Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

16 Un message de confirmation apparait, validez Le matériel crée est visible depuis la page d accueil b) Modification du matériel Vous pouvez modifier le matériel existant Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

17 Double cliquez sur la ligne de votre choix Faites vos modifications puis validez : c) Suppression du matériel Vous pouvez supprimer du matériel de la liste. Sélectionnez la ligne de votre choix puis cliquez sur la croix. Un message de confirmation apparait, validez Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

18 Catégories a) Création des catégories Vous pouvez créer autant de catégories nécessaires pour déclarer un évènement rencontré lors d une prise de service. Renseignez la fiche. Chaque catégorie peut être associée une couleur de votre choix servant de repère visuel lors de la consultation de la main courante. b) Modification des catégories Vous pouvez modifier chaque catégorie créée Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

19 Double cliquez sur la ligne que vous souhaitez modifier Faites vos modifications puis validez c) Suppression des catégories Vous pouvez supprimer des catégories Sélectionnez la ligne de votre choix puis cliquez sur la croix en fin de ligne Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

20 Un message de confirmation apparait. Validez Mode «Utilisateur» Lors du lancement de l application, un message d identification vous est demandé avec votre nom et votre code d accès attribué par votre administrateur. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

21 Une fois votre prise de service effectuée, vous arrivez sur la page d accueil ci-dessous Barre de menu Agent Connecté Barre d outils Agent a) Gestion de votre code d accès A partir de la barre de menu vous pouvez modifier votre code d accès attribué par votre administrateur Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

22 Saisissez votre code initial, votre nouveau code, confirmez puis validez b) Gestion des prises et fins de service Vous pouvez gérer vos prises et fins de services soit par le biais de la barre de menus : Mais aussi en utilisant les icones de la barre d outils: Prise de service Fin de service Plusieurs agents peuvent être connectés en même temps. L application créée alors un onglet par agent connecté. Tout enregistrement fait par un agent est consultable sur l onglet de l autre agent excepté en ce qui concerne les tâches à effectuer et le matériel à vérifier qui doivent être acquittés par chaque agent en service. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

23 Agents connectés Attention votre prise de service effectuée vous ne pourrez quitter l application qu une fois toutes les tâches effectuées et tout le matériel vérifié. Si vous tentez de quitter l application sans avoir effectués vos tâches un certain nombre de messages se succèdent pour vous rappelez ce qu il vous reste à faire Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

24 Tâches permanentes / temporaires La liste des tâches à effectuer est consultable depuis la page d accueil de l application. Vous pouvez ajouter vos observations et valider pour confirmer que vous vous êtes acquitté de vos tâches, un message vous demandant confirmation apparait alors. Noter que vous ne pourrez quitter l application uniquement si toutes vos tâches sont effectuées. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

25 Pour valider une tâche, double cliquez sur la ligne, ajouter vos observations si besoin puis valider Un message de confirmation apparait, valider Depuis la page d accueil la tâche apparait alors comme effectuée. Répéter l opération pour toutes les tâches à effectuer avant la fin de service. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

26 Consignes Lors de sa prise de service l agent peut se référer aux consignes créées par l administrateur afin de veiller au bon respect des procédures à appliquer suivant l évènement constaté. Vous pouvez consulter une consigne en cliquant directement sur l icône ci-dessus ou par la barre de menu. Double-cliquez sur la ligne de votre choix, la fenêtre ci-dessous s ouvre et vous permet de consulter des fichiers joints par votre administrateur (plan d évacuation, procédure de mise en route des alarmes ) Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

27 Evènement a) Constatation d un évènement Tout évènement constaté lors de la prise de service doit être enregistré dans la main courante. Pour cela cliquez directement sur l icône ci-dessus une fenêtre s ouvre vous demandant de sélectionner la catégorie à laquelle l évènement se rapporte. Complétez les zones «titre» et «description». Si l évènement ne se rapporte à aucune des catégories créées par votre administrateur cliquez sur le «+» à droite du menu déroulant afin de rajouter la catégorie nécessaire. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

28 Si l évènement n est pas résolu au moment de la mise à jour informatique cliquez sur la case prévue à cet effet. Il apparaît alors sur la page d accueil dans la rubrique «Reste à faire». Sinon il viendra alimenter la main courante pour information. b) Changement d un statut d un évènement Pour modifier l état d un évènement en cours cliquez directement depuis la page d accueil dans la rubrique «Reste à faire», sélectionnez la ligne de votre choix puis modifiez son état en utilisant le menu déroulant présent dans la fenêtre qui s ouvre alors. Validez Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

29 Les évènements en statut «en cours» et «en attente» restent visibles depuis la page d accueil. Les évènements enregistrés comme «validés» disparaissent de la page d accueil et viennent alimenter la main courante pour information. Visiteurs a) Entrée d un visiteur Chaque visiteur peut être enregistré. Cliquez soit directement sur l icône ci-dessus soit par le bais de la barre de menu. Cliquez sur nouvelle entrée, vous pouvez soit saisir directement les informations sur le visiteur ou allez chercher dans la liste des visiteurs déjà enregistrés en cliquant sur ce bouton. Renseignez le motif de la visite ainsi que le matériel en entrée. Vous pouvez également précisez si vous prêtez du matériel, ce matériel devra être restitué lors de la sortie du visiteur. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

30 Cliquer sur «créer» pour valider l entrée du visiteur, un message de confirmation apparaît faire «ok» Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

31 Les visiteurs présents sur le site peuvent être visualisés depuis la page d accueil b) Sortie d un visiteur Double cliquez sur le visiteur de votre choix soit directement à partir de la page d accueil soit par le biais de l icône «Visiteur». Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

32 Cliquez sur «sortie» un message de confirmation apparaît et vous précise si vous devez récupérer du matériel de prêt. Faire «OK» pour valider la sortie. Ce visiteur disparait de la liste des personnes présentent sur le site. Annuaire Un annuaire est à la disposition de l agent en cliquant sur l icône ci-dessus ou par le biais de la barre de menus. Il peut être trié par Nom, Prénom, Service afin de faciliter la recherche d un interlocuteur en cas de besoin. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

33 Vous avez la possibilité de modifier certaines informations si besoin. Double-cliquez sur la ligne de votre choix et modifiez dans la fenêtre qui s ouvre puis valider Par contre vous ne pouvez pas supprimer un interlocuteur de l annuaire en cliquant sur la croix à droite de la ligne de votre choix. Un message apparaît alors pour vous le rappeler. Main courante Toutes informations renseignées depuis la prise de service est archivées dans la main courante. Vous pouvez y accéder directement par l icône ci-dessus ou par la barre de menus. Vous avez la possibilité de faire des requêtes par date et par type de catégorie en sélectionnant celles de votre choix puis validez. Vous pouvez également imprimer ou exporter ces requêtes en cliquant sur «Export CSV» ou sur «imprimer» Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

34 Vous pouvez vous servir de la zone «Observations /commentaires» comme bloc note pour faire apparaitre une information dans la main courante qui ne rentrerait pas dans les fonctionnalités précédemment vues Matériel Lors de votre prise de service et avant de quitter l application vous devez contrôler tout le matériel enregistré par votre administrateur. Double-cliquez sur la ligne de matériel à contrôler. Vous avez la possibilité de modifier le statut de ce dernier par le biais du menu déroulant (hors service, dégradé, bon). Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

35 Dans le cas d un changement d état du matériel un message de confirmation apparaît, faire «ok» Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

36 Dans le cas d une modification d état du matériel une observation vous sera demandée Attention une fois votre prise de service effectuée, vous ne pourrez quitter l application qu après avoir vérifié tout le matériel. Si vous tentez de quitter l application sans avoir effectués toutes vos tâches un certain nombre de messages se succèdent pour vous rappelez ce qu il vous reste à faire. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

37 Les tâches restant à faire apparaissent en rouge depuis la page d accueil : Le matériel vérifié est consultable depuis la page d accueil Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

38 Une fois toutes vos tâches effectuées et tout le matériel vérifié vous pouvez quitter l application. A partir de la barre de menu ou par le biais des icones vous pouvez effectuer votre fin de service. Précisez votre nom et de votre identifiant pour pouvoir quitter l application Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page

39 Un message de confirmation apparaît, validez Le contenu de ce manuel est la propriété intellectuelle de la société ATTENDANCE ; tous droits de reproduction même partielle nécessitent le consentement de la société ATTENDANCE pour tous pays. Manuel MCI-V3 Avril 2017 Page