Ce guide couvre toutes les phases d une opération AOM depuis la planification jusqu à la distribution des vins aux adhérents.

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1 1. OBJET Ce guide couvre toutes les phases d une opération AOM depuis la planification jusqu à la distribution des vins aux adhérents. 2. PHASE DE PLANIFICATION La planification est effectuée en réunion de Comité Directeur. Pour chaque opération envisagée celui-ci fixe une date objectif pour le test (au moins deux mois plus tard), un budget pour les échantillons et désigne un porteur intitulé ci-après Responsable de l Opération (RO) qui prend en charge l ensemble des phases décrites ci-après. 3. PHASE DE PROSPECTION La phase prospection se décompose en six étapes dont les cinq premières sont sous la responsabilité du RO. 3.1 IDENTIFIER LES PRODUCTEURS POTENTIELS Cette étape consiste à établir une liste des producteurs à contacter. Celle-ci est tout d abord constituée à partir de l historique des années précédentes. Elle est ensuite enrichie en consultant les guides et revues disponibles (les principaux ouvrages sont disponibles auprès d Eric DECOT) ainsi que tout autre source susceptible d indiquer des producteurs assurant un bon rapport qualité / prix. Elle peut également être élaguée pour éliminer des producteurs qui ont trop souvent déçus les années précédentes. Elle aboutie à une liste de producteurs avec leurs coordonnées (exemple en annexe 1) qui devra être archivée pour les années futures. 3.2 DEMANDE DE TARIFS Sur la base de la liste établie, un courrier ou un mail de demande de tarif est envoyé à chacun des producteurs. Les modèles sont joints en annexe 2-1 et 2-2. Ils doivent être systématiquement utilisés avec juste les personnalisations nécessaires. Peu avant la date limite fixée, il est bon de faire une relance téléphonique auprès des producteurs n ayant pas répondu. 3.3 CHOIX DES ÉCHANTILLONS A partir des tarifs reçus il faut choisir les échantillons à commander. La liste doit comporter un nombre d échantillons compatible du nombre de séances de test prévues (typiquement 18 à 20 par séance) et rester dans les limites du budget imparti (nominalement nous payons les échantillons commandés sauf si le producteur le refuse). Les autres paramètres guidant le choix sont très variables d une situation à une autre et l expérience est le meilleur des guides. De ce fait il est recommandé de soumettre le choix effectué à d autres avis (JYC, ED, ). 3.4 COMMANDE DES ÉCHANTILLONS La liste des échantillons à commander établie ci-dessus sert d entrée pour établir les commandes aux producteurs. Les modèles de commande d échantillons par 1/12

2 courrier et par mail sont joints en annexe 3-1 et 3-2. Ils doivent être systématiquement utilisés avec juste les personnalisations nécessaires. Le RO doit choisir s il fait livrer les échantillons chez lui ou chez Eric LECLERCQ. Dans le second cas il est impératif de lui transmettre sans délai la liste des commandes passées (voir exemple en annexe 4). Dans tous les cas celle-ci doit être transmise au trésorier. 3.5 RÉCEPTION DES ÉCHANTILLONS Lorsque la réception des échantillons est confié à Eric LECLERCQ, le RO doit le contacter quelques jours avant la date limite indiqué sur les commandes pour faire le point de ce qui est effectivement arrivé. A partir de ces informations le RO relance les producteurs en insistant sur la date limite pour participer au test. 3.6 PAIEMENT DES ÉCHANTILONS Au fur et à mesure qu il les reçoit, le trésorier regroupe les factures avec la liste des échantillons commandés (celle du 2.4) et une fois atteinte la date limite de livraison il effectue le paiement sauf avis contraire du responsable d opération. Les factures arrivant plus tardivement sont payées au fil de l eau. 4. PHASE DE TEST Les actions à la charge du RO dans les jours précédents le test sont les suivantes :! Constituer les séries avec les vins effectivement livrés. Ceux-ci sont rangés par ordre de prix croissant en cherchant à constituer les séries les plus homogènes possibles.! Tirer pour chaque participant au test la liste par série des vins : appellation, millésime, producteur, prix unitaire AOM estimé, commentaires éventuels.! Tirer le nombre de feuille de test nécessaire.! Masquer avec du papier blanc les étiquettes de chaque bouteille échantillons en indiquant à quelle série elle appartient.! Les mettre dans la cave de mise en température installée dans le local de test chez Eric LECLERCQ au plus tard la veille du test en réglant la température légèrement en dessous (- 1 C) de la température visée pour la dégustation selon les indications de l annexe 5.! Préparer la salle pour le test : table avec nappe blanche, seaux,! Acheter les biscuits et le pain (de préférence le jour même) pour le test. En liaison avec le RO Eric DECOT lance les invitations pour le test qui se déroule chez Eric LECLERCQ à Chapet à partir de 19h. A l issue du test les participants assure le rangement du local et le RO récupére les fonds de bouteilles. 2/12

3 5. PRÉPARATION DES FICHIERS ET RÉDACTION DE LA PROPOSITION Dans les jours précédents le test Hervé GIRARD prépare le dossier contenant tous les fichiers nécessaires pour la proposition et le transmets à Eric DECOT. Ce dossier est utilisé par Eric DECOT pour rédiger la proposition 6. PHASE DIFFUSION ET RECUEIL DES COMMANDES Lorsque la proposition est établie Eric DECOT envoie par mail l ensemble des fichiers dans un dossier compressé au RO. A la réception du mail celui-ci doit faire un double clic sur le dossier compressé joint et choisir «l ouvrir» puis copier en bloc le répertoire de l opération à l endroit souhaité (libre choix de chacun). Avant de diffuser aux antennes il faut compléter les coordonnées du RO, la date de retour et générer le fichier PDF de la proposition si ce n est pas déjà fait par Eric DECOT. Pour cela il faut suivre rigoureusement les étapes suivantes :! Dans le répertoire de l opération ouvrir «10-XX-Proposition.xls» et aller dans l onglet «excel_aom» pour générer le fichier PDF (dialogue d impression).! Ensuite ouvrir «10-XX-Synthèse.xls» et répondre «Ne pas mettre à jour» puis retourner dans le répertoire et sélectionner tous les fichiers antennes («A-10XX.xls» jusqu à «Y-10-XX.xls») puis clic droit et «Open».! Retourner dans «10-XX-Synthèse.xls»onglet «Données» et renseigner vos coordonnées et la date de réponse attendue 1. Ensuite quitter Excel en enregistrant les modifications pour tous les fichiers. Les fichiers sont alors prêts pour l envoi. Pour cela ouvrir le modèle de mail situé dans le répertoire «Documents»2. Compléter les rubriques nécessaires. Joindre à ce mail les copies de tous les fichiers des antennes (mais pas la synthèse) ainsi que le fichier PDF de la proposition. Envoyer et attendre les réponses. Dans le mail de réponse de chaque antenne faire un double clic sur le fichier renseigné de l antenne, choisir «l enregistrer sur le disque», sélectionner le répertoire de l opération3 puis «Enregistrer» ; répondre oui à la proposition de remplacer. Cette méthode peut se réitérer lorsque l antenne renvoie un nouveau fichier modifié (il y a toujours des retardataires). Quand toutes les réponses sont parvenues ouvrir le fichier de synthèse et répondre «Mettre à jour». Compléter la synthèse avec une éventuelle commande pour le stock AOM (contacter E. DECOT) en rentrant les quantités dans la ligne AOM de la synthèse (seule ligne accessible). 7. PHASE COMMANDE 11) Etablir la liste des chèques selon instructions de l onglet spécifique et vérifier les chèques reçus par rapport à cette liste. Ensuite les transmettre au trésorier. A priori deux jours après la date indiquée sur la proposition. La liste des destinataires correspond à l ensemble des responsables d antennes et de leurs adjoints. Ne pas utiliser un mail ancien car la liste des destinataires change fréquemment. 3 Celui créé à l étape /12

4 12) L onglet bilan peut vous aider à établir les commandes ; après avoir renseigner la colonne prix par bouteille et éventuellement transport, la zone «Somme de Montant Facture» calcule les montants des factures de chaque producteur selon un mode opératoire similaire à la liste des chèques. 13) En final, quand tout est terminé, créer un dossier compressé contenant la copie du répertoire de l opération ainsi que les commandes. Joindre ce dossier à un mail adressé à E. DECOT et à H. GIRARD. 4/12

5 Annexe 1 - Exemple de liste de producteurs (cas du Beaujolais4) Exemple tiré de l opération 10/09. Il s agit d un état édité à partir de la base access utilisé pour gérer l opération. Cette base est disponible auprès du trésorier. 4 5/12

6 Annexe Modèle de courrier de demande de tarif 6/12

7 Annexe Modèle de mail de demande de tarif 7/12

8 Annexe Modèle de lettre de commande d échantillons 8/12

9 Annexe Modèle de mail de commande d échantillons 9/12

10 Annexe 4 - Exemple5 de liste des vins commandés 5 Même origine que la liste des producteurs de l annexe 1. 10/12

11 Annexe 5 Température de service des vins Effervescents et Champagnes Crémants : 7 à 8 Champagnes : 8 à 9 Vieux Champagnes : 10 à 11 L'Alsace Vins blancs secs : 8 à 10 Vendanges tardives et sélections de grains nobles : 10 à 12 Vins rouges : 12 à 13 Le Bordelais Vins blancs sec : 8 à10 Vins blancs liquoreux : 5 à 7 Clairets et vins rouges légers : 12 à 14 Vins rouges à maturité : 15 à 16 Vieux rouges : 16 à 18 La Bourgogne Vins blancs : 10 à 12 Vins rouges : 15 à 16 Le Beaujolais Vins blancs secs : 8 à 10 Vins nouveaux : 10 à 12 Vins rouges : 12 à 13 Le Jura Savagnin : 12 à 14 Autres vins blancs secs : 10 à 12 Vins rouges : 14 à 15 Vin jaune : 15 à 16 La Savoie Vins blancs secs : 8 à 9 Vins rouges : 12 à 14 Les Côtes du Rhône Vins blancs secs : 9 à 12 Vins rosés : 8 à 10 Vins rouges : 15 à 17 11/12

12 Corse et Côtes de Provence Vins blancs sec et rosés : 8 à 10 Vins rouges : 14 à 16 Le Languedoc-Roussillon Vins blancs secs et rosés : 8 à 10 Vins doux naturels : 5 à 6 Vins rouges : 14 à 16 Le Sud-Ouest Vins blancs secs : 8 à 10 Vins rouges : 15 à 17 La Vallée de la Loire Vins blancs secs : 8 à 10 Vins rouges : 14 à 16 12/12