Approbations multiples dans VIM

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1 Approbations multiples dans VIM Manuel

2 Table of Contents Table of Contents En deux mots Ouvrir SAP Accéder à VIM Workplace de VIM Poste de travail ; vue individuelle Poste de travail : vue d équipe Pièces du workplace de VIM Vérification de la pièce par l approbateur Encodage des données budgétaires Commentaires Approbation de la facture Faire rentrer les données comptables et budgétaires par le deuxième approbateur Référer un document Conditions pour les approbations multiples Contrôle de la facture FI Pour vous rendre la vie plus simple : Modifier l ordre des colonnes dans l écran de validation Rapport VIM_ANALYTICS Désigner un remplaçant

3 1. En deux mots 1. Ouvrir le cockpit de VIM à partir de vos favoris 2. Sélectionner la pièce à traiter 3. Vérifier le PDF de la facture et l encodage via 4. Saisir les informations budgétaires et analytiques via 5. Approuver la facture en cliquant sur 6. Rentrer le commentaire (note de crédit à joindre, date d échéance à modifier etc.) et le nom de l approbateur suivant si besoin : Pour sélectionner un approbateur qui n est pas proposé :. Puis et sélectionnez en cliquant deux fois sur le nom. Cliquer sur et la pièce part chez l approbateur suivant. 2

4 2. Ouvrir SAP Ouvrir le SAP LOGON Double cliquer sur PRG (pour l environnement de test, aller sur QRG) La fenêtre d identification s ouvre Indiquez le «user» et le mot de passe (+éventuellement la langue) puis«enter» Votre user est la première lettre de votre prénom (ou les deux premières en cas de nom composé) et votre nom de famille (limité à 12 caractères en tout). Au premier login, votre mot de passe est init1234, à modifier immédiatement. Le mot de passe est sensible aux majuscules et minuscules (le user pas) SAP s ouvre 3

5 3. Accéder à VIM 3.1. Workplace de VIM Pour accéder au «workplace» de VIM, taper /n/opt/vim_wp dans le cadre en haut à gauche, puis faire enter. Vous êtes à présent dans le workplace de VIM Pour le mettre dans vos favoris, allez dans Système Valeurs utilisateur Etendre liste des favoris Vous pouvez travailler en équipe dans VIM. Dans ce cas, vous avez différentes vues sur votre workflow 4

6 Poste de travail ; vue individuelle Vous trouverez dans votre boîte les pièces qui vous ont été adressées personnellement Poste de travail : vue d équipe Vous pouvez également avoir accès à la boîte de votre équipe, dans ce cas précis, l ensemble de la comptabilité. Pour ce faire, cliquez sur et choisir Différentes options du poste de travail VIM : Accès à l image de la facture, Rôle et Agent actuel, commentaires, historique du Workflow, détail de la ligne (1) Vue d ensemble des éléments de travail en cours de traitement (2), en attente de traitement (3) et complétés (comptabilisés ou obsolètes) (4). Différentes vues : vue individuelle, vue d un autre utilisateur, vue d équipe, vue de tous les utilisateurs (5) Possibilité de limiter les éléments de travail présentés en vue d améliorer la performance (6) Action de masse (par exemple référer. Possible de référer plusieurs éléments de travail en même temps (7) 5

7 Paramètres pour les factures dans lesquelles il devrait y avoir des réductions (Discounts) Pièces du workplace de VIM Vous voyez directement les pièces à approuver : On visionne le pdf de la facture via Img et la pièce SAP via son numéro, ceci sans la réserver. Pour traiter la pièce, on appuie sur Exéc. Vous pouvez aussi y voir la date d échéance, le fournisseur, la communication etc. Vous avez également une indication de si le document est réservé ( ), c est-à-dire uniquement visible par vous et pas par les personne en équipe avec vous, ou pas ( ). 6

8 Pour le libérer : cliquez simplement sur le bouton. Le bouton renvoie la pièce directement à la comptabilité sans approbation. Le flux d approbation devra donc être recommencé avant que la pièce ne puisse être payée. Directement depuis le workplace de VIM, vous pouvez visualiser : Le PDF de la facture L historique de la facture dans VIM Les commentaires introduits Et ce pour le «séjour» de la pièce à la comptabilité et dans le flux d approbation. 4. Vérification de la pièce par l approbateur Une fois la pièce sélectionnée via analytiques :, l approbateur peut vérifier les imputations budgétaires et L approbateur sélectionne. 7

9 Si la société a demandé à ce que les données analytiques et budgétaires ne soient encodées que par la comptabilité, les données sont grisées, donc non-modifiables. Il suffit de les vérifier et d indiquer en commentaire lors de l approbation ou du refus les informations complémentaires. Si les validateurs de la société ont la possibilité (et le devoir ) de remplir les données budgétaires et/ou analytiques, les champs ne sont pas grisés. Centre : Centre de coût (théoriquement déjà rempli par la compta) Réserv cré : engagement Fonds : BC Centre financier Compte budgétaire : code économique Domaine fonct. : Année budgétaire L allocation de base est : Fonds Centre financier Compte budgétaire Domaine fonctionnel Ordre : Ordre interne (deuxième axe de comptabilité analytique) Immobilis : immobilisation Cde mouv : code mouvement lié à l immobilisation 4.1. Encodage des données budgétaires a) Triplet budgétaire : exemple 8

10 b) Engagement Quand on met l engagement dans le champ «N pièce», puis Enter, arrivent l allocation de base et le centre de coût / ordre interne (pas l OTP). Le numéro d engagement doit être le numéro de SAP. c) Immobilisation Attention : Il doit s agir d un numéro d immobilisation de SAP Le compte général doit être Commentaires Les commentaires introduits lors de l approbation sont visibles 9

11 Les commentaires de la comptabilité sont eux visibles depuis l écran d entrée du workplace 5. Approbation de la facture L approbateur peut approuver ou rejeter. En cas de rejet, la pièce retourne à l approbateur précédent. L approbateur de l exemple est un approbateur intermédiaire, c est-à-dire créé avec un montant de 0,01 dans le chart of authority. Ceci signifie que lors de l approbation, il doit obligatoirement choisir un approbateur supérieur c est-àdire créé avec un montant illimité dans le chart of authority, ou un autre intermédiaire. Il vérifie la pièce, puis clique sur. Un approbateur par défaut lui sera proposé, s il veut le modifier, il devra entrer le nom de l approbateur suivant. 10

12 Il choisit alors un nouvel approbateur de la manière suivante : Sélectionner. Chercher par Nom de famille, prénom Pour ne chercher qu une partie du nom, mettre des «*». Exemple : en demandant *training*, VIM proposera tous les utilisateurs contenant «training». Puis et sélectionnez en cliquant deux fois sur le nom. Puis et la pièce part chez l approbateur suivant. La prochaine fois que l agent cherchera la même personne, une liste déroulante des personnes déjà sélectionnées dans le passé lui sera proposée. La procédure précédente ne devra donc être appliquée que la première fois. En cas d approbation de la pièce, le commentaire est facultatif. Il est obligatoire en cas de refus. 11

13 Lorsque l approbateur final, qui a un pouvoir d approbation suffisant pour le montant de la facture approuve la pièce, celle-ci retourne à la comptabilité. 6. Faire rentrer les données comptables et budgétaires par le deuxième approbateur Si l Agent validateur n introduit pas d allocation de base lui-même (il ne la connaît pas directement par exemple), il peut demander à l agent approbateur suivant de rentrer les données budgétaires. Pour ce faire, il choisit l onglet pour «Faire saisir les infos comptables par une autre personne» Et il introduit le nom du gestionnaire de dossier qui introduira les informations comptables (dans, ) : L agent validateur approuve et introduit éventuellement un commentaire si c est utile. Le Gestionnaire du dossier n a pas la possibilité de demander à quelqu un autre d introduire l allocation de base. Il doit le faire lui-même. Pour ce fait, il complète les champs suivants : Centre : Centre de coût Ordre : Ordre interne Réserv cré : engagement Doc pos : 1 vient automatiquement, à corriger si c est un engagement d avant 2006 avec 2 lignes. Fonds : BC Centre financier Compte budgétaire : code économique Elt d OTP : numéro d OTP Immobilis : immobilisation Cde mouv : code mouvement lié à l immobilisation 12

14 d) Triplet budgétaire : exemple e) Engagement Quand on met l engagement dans le champ «Réservation de crédit», puis Enter, arrivent le triplet et le centre de coût (pas l OTP). Le numéro d engagement doit être le numéro de SAP (9 chiffres). f) Immobilisation 13

15 Attention : Il doit s agir d un numéro d immobilisation de SAP Le compte général doit être Le gestionnaire de dossier peut rejeter le document, auquel cas il revient chez l agent validateur, ou l approuver. Pour ce faire, il sélectionne. Il doit ensuite envoyer la facture à l approbateur suivant. Pour ce faire, soit l approbateur suivant est celui proposé par défaut Soit il en choisit un nouveau de la manière suivante : Sélectionner. Chercher par Nom de famille, prénom ou login SAP (= dans l écran) Puis et sélectionnez en cliquant deux fois sur le nom. 14

16 Puis et la pièce part chez l approbateur suivant. La prochaine fois que l agent cherchera la même personne, une liste déroulante des personnes déjà sélectionnées dans le passé lui sera proposée. La procédure précédente ne devra donc être appliquée que la première fois. L agent suivant reçoit le document du gestionnaire de dossier. Il peut approuver et envoyer à l agent suivant. Il peut rejeter le document, auquel cas il revient chez l agent approbateur intermédiaire. Le cycle d approbation continue jusqu à ce que la pièce soit envoyée à un approbateur ayant une limite d approbation «illimitée». Quand celui-ci approuve, il n a pas la possibilité de choisir un approbateur suivant et la pièce va directement à la comptabilité pour être approuvée. 7. Référer un document A n importe quelle étape de l approbation du document, l approbateur peut demander à quelqu un d autre (présent dans le Chart of Authority de VIM) de donner son avis sur une pièce. Pour ce faire, il envoie le document à une autre personne en lui demandant de confirmer que la facture est pour lui et / ou d autres renseignements. Il choisit Apparaît l écran suivant : 15

17 Ne pas oublier de cocher si on ne veut plus avoir la pièce dans son WF. Si ceci n est pas coché, la pièce reste accessible dans le WF de l approbateur qui envoie la facture qui peut éventuellement la traiter sans attendre la réponse. L approbateur clique ensuite sur «Agent1» reçoit la pièce en consultation. Il ne peut rien modifier. 16

18 Il utilise l icône ci-dessous pour répondre à la question puis. Il utilise l icône ci-dessous pour renvoyer à l approbateur qui lui a envoyé la facture. La réponse est enregistrée et le document retourne chez l approbateur. 17

19 L approbateur peut ensuite approuver (ou refuser) ou envoyer le document chez une autre personne. Les approbateurs voient tous les échanges avec les différents gestionnaires de dossier. 8. Conditions pour les approbations multiples Règle générale de l approbation multiple : Les agents intermédiaires ont une limite d approbation de 0,01. L agent final, une limite de ,00. Concrètement, cela veut dire que l agent final fera partie d un groupe toujours identique. Il ne pourra jamais transmettre à un agent suivant, sauf via la possibilité 1 (refer to). 18

20 9. Contrôle de la facture FI L approbateur d une facture / note de crédit doit non seulement vérifier que celle-ci est pour lui, que le PDF est correct et dû, mais également que les données encodées dans SAP sont correctes. Pour ce faire, il peut exercer les contrôles suivants : Dans l écran de départ de visualisation de la facture, se trouvent les données de base : Fournisseur, montant total, montant TVA, commentaires du workflow de validation (donc pas les commentaires de la comptabilité) L approbateur peut vérifier les données introduites par la direction de la comptabilité : Le numéro de compte Le montant La date d échéance Ces données sont accessibles en sélectionnant données comptables :. S ouvre alors une fenêtre avec les 19

21 Sur le premier onglet (Données basiques), vous trouvez le fournisseur son numéro de compte le montant de la facture (brut) le montant de la TVA 20

22 Sur le troisième onglet (Gestion de compte), vous trouvez les conditions de paiements Si vous souhaitez les modifier, vous pouvez le demander dans les commentaires de l approbation. 10. Pour vous rendre la vie plus simple : Modifier l ordre des colonnes dans l écran de validation Ecran de départ : 21

23 Cliquer sur Vous recevez dès lors l écran dans lequel il faut introduire les informations budgétaires. Il se peut que l ordre des colonnes ne vous conviennent pas. Vous pouvez alors le changer. Ce changement sera valable une fois pour toutes et ne concerne que votre code utilisateur. Pour modifier la place d une colonne : Sélectionner cette colonne en cliquant une fois dessus et glisser cette colonne à droite ou à gauche avec la souris Quand toutes les colonnes sont à la place que vous souhaitez, cliquez sur 22

24 Introduire un nom dans Variante et cliquer sur. De ce fait, l écran se présente comme suit : Cliquer sur. 23

25 11. Rapport VIM_ANALYTICS (/n/opt/vim_va2) Le rapport VIM_Analytics permet d avoir une vue d ensemble des pièces de VIM, ou de voir une pièce en particulier. Il permet de suivre la pièce au cours de son parcours dans VIM, puis de son passage dans SAP proprement dit. Code société : 0200 pour visit.brussels Numéro de la pièce, si on veut une pièce en particulier 24

26 Si on sélectionne une ligne, la partie droite de l écran me donnera la vision du workflow de la pièce, avec, entre autre, l agent actuel chez qui se trouve la pièce. 12. Désigner un remplaçant Si vous avez prévu une absence, vous pouvez vous-même désigner un remplaçant dans SAP. Celuici doit bien sûr disposer des mêmes droits que vous pour accomplir vos tâches : la substitution lui transfère vos pièces VIM, mais pas vos autorisations. Si vous avez d autres workflows actifs en SAP (BruBudget, ordonnateur, ), les pièces lui seront aussi transférées, mais il ne pourra les traiter que dans la mesure où il en a l autorisation. Pour désigner un remplaçant, vous devez partir de l écran d entrée de SAP où sont vos favoris. Vous choisissez l icône «SAP Business Workplace» Là, vous aller choisir votre suppléant et définir les dates de suppléance via le chemin suivant : 25

27 La fenêtre suivante s ouvre : Sélectionner votre nom, puis cliquez sur «créer suppléant» 26

28 Vous introduisez le login SAP du suppléant, puis validez ( ). SAP vous propose l utilisateur : Vous cliquez deux fois sur le nom, puis vous remplissez les dates de validité du remplacement et «Remplacement actif», sans quoi, il sera désactivé. Vous sauvegardez ( ). Le remplaçant est indiqué comme actif avec les dates renseignées. 27

29 Pour supprimer un suppléant (si vous vous êtes trompé par exemple), vous le sélectionez et cliquez sur «supprimer suppléant». Si vous voulez réactiver un suppléant déjà «utilisé» : 28

30 Cliquez sur pour le désactiver Vous pouvez également l activer via : il sera activé aux dates préalablement encodées 29