Gestion de Contenu Technique. Verónica CHINER, Kyra HAUCK, Natacha MARY Master 1 ILTS

Transcription

1 Gestion de Contenu Technique Verónica CHINER, Kyra HAUCK, Natacha MARY Master 1 ILTS

2 Archives papier vs. GED Après : les archives électroniques Avant : les archives papier 2

3 Rwanda, état des archives post-génocide - Documents de l époque coloniale, Archives nationales du Rwanda Stade Amahoro, Avril 1995 (Photo: Organisations de la Francophonie) - Rapports préfectoraux - Rapports ministériels issus de la première et deuxième République, - Littérature grise (ex. recherche, thèses, documents officiels et communications à des conférences qui n'ont pas été publiés par les canaux de publication traditionnels). 3

4 Rwanda, état des archives après traitement - Archives papier : rangées, indexées et valorisées Archives nationales du Rwanda Logiciel et inventaire, Septembre Transformation : numérisation des archives et des inventaires Sauvegarde des archives docs pas datés - Contribution historique: discours présidentiels inédits, rapport entre les milices hutu et la Fédération rwandaise de football (Ferwafa) 4

5 Codifié, normalisé, réglementé 5

6 SAE (Système d Archivage Electronique) Inspiré de l EAD (Encoded Archival Description), format basé sur le langage XML structurer des descriptions de manuscrits/documents d'archives années 1990, Bibliothèque de l'université Berkeley Logiciel informatique de gestion de contenu Objectifs : traçabilité, sécurité, pérennité et intégrité Impossible de modifier les documents, voire de le supprimer. Respect des contraintes légales et des normes d archivage Assure la valeur (juridique) probante d un document Article du Code Civil "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité." 6

7 SEDA (Standard d'echange de Données pour l'archivage) Modélisation des transactions entre acteurs, protocole proposé dès 2006 par les Archives de France, qui permet de ne pas avoir à redéfinir de nouveaux protocoles et de nouveaux langages de description types, ordre, forme des messages de réutiliser des éventuelles briques logicielles existantes définit les métadonnées pour la description des archives d'améliorer l interopérabilité limiter leur dépendance vis-à-vis d'un éditeur en particulier 7

8 OAIS (Open Archival Information System) Norme fonctionnelle généraliste sur laquelle s appuient de nombreuses autres normes et standards SEDA, SAE, Recommandations pour les normes sur les systèmes de données spatiales Comité Consultatif pour les Systèmes de Données Spatiales : organisation créée officiellement par les agences spatiales membres (siège à Washington, U.S.A.) 1ère version OAIS parue en 2002, enregistrée sous norme ISO 2003 :17421 Intitulé Space Data and Information Transfer System, Open Archival Information System, Reference Model 8

9 Normes ISO, Normes AFNOR NF Z ère version en 1999, devient l ISO NF 461 SAE, dérive de la précédente mais supprime des éléments réservés aux archives antérieure à la norme OAIS (2002), révisée en 2009 traçabilité : numérisation, horodatage, communications, sécurité, accès, en 2012, tandis que OAIS devenait ISO 2003 :17421 publiques adaptation au secteur privé : prestataires de services d archivage externes et toute entreprise qui souhaite faire certifier son propre SAE NF Z ou Medona (Modélisation des échanges de données pour l'archivage) début 2014 reprend éléments de l EAD, du SEDA indépendance des applications, interopérabilité Norme ISO reprenant les principes de Medona, en cours d élaboration 9

10 GED (Gestion Électronique des Documents) stockage et d archivage de données, optimisation de la gestion des affaires quotidiennes au sein d une entreprise partage de documents, mise en place de circuits de validation, création de groupes de travail spécificités métiers, spécificités techniques GED facilite la gestion des documents dans l entreprise et le travail collaboratif vs. SAE offre une solution de conservation normée et sécurisée 10

11 GED : Gestion Électronique de Documents DMS : Document Management System La GED est un procédé informatisé de gestion et d organisation de documents au sein d une entreprise ou d une organisation. Elle touche toutes les étapes de la vie d un document, de sa création à son archivage. L acronyme GED désigne également les logiciels organisateurs de ces contenus. 11

12 Cycle de vie d un document GED La création La gestion La diffusion La conservation 12

13 1. La Création CRÉATION DU DOCUMENT Un document numérique est à l origine : numérisé depuis un document papier créé directement sur ordinateur. Ce document est crée de manière : automatisée (ex. production de factures) manuelle (ex. rédaction de courrier, numérisation de documents). CLASSEMENT Rangement virtuel selon le plan de classement. Classement automatique qui s appuie sur les métadonnées OU qui nécessite l'intervention d'un agent. INDEXATION Identification des termes ou expressions qui serviront de clés d'accès pour retrouver le document dans le système de GED. 13

14 2. La Gestion SÉCURITÉ ET DROITS D'ACCÉS Permettre l accès seulement aux personnes autorisées. Par chiffrement ou cryptage, restriction d'actions sur le contenu ou occultation de champs. Verification de l authenticité ADMINISTRATION Modification des métadonnées du document (attribution, localisation,...) EVOLUTION Modifications du contenu du document. Suivi des différentes versions. V1, V2, Version Finale. Vérification : le document ne doit pas perdre d informations utiles. 14

15 3. La Diffusion MODES D'ACCES Mode Pull : L utilisateur se connecte à la base de données pour accéder au document Mode Push : Le document est automatiquement envoyé à l utilisateur préalablement identifié (lors de sa création, ou de nouvelles versions) FORME DE LA DIFFUSION Mise en forme du document adaptée à son mode de diffusion. L utilisateur doit pouvoir accéder facilement au document. Choix du taux de compression, conversion, cryptage et formatage. TRANSMISSION Déterminer le canal de diffusion des documents. (opération obligatoire en mode push) 15

16 3. La Conservation (ou la suppression...) Il faut se poser la question doit-on conserver ce document ou non? S il n est pas nécessaire de le conserver, il doit être supprimé Si le document doit être conservé, il faut : Maintenir dans le temps la lisibilité du document numérique et de ses composants (attributs de présentation, métadonnées, contenu). Par quels moyens? Il faut définir : le support de stockage le format de conservation la gestion des droits d accès le temps de conservation 16

17 Application au secteur bancaire Pourquoi pensez-vous que la gestion électronique des documents est importante pour le secteur bancaire? 17

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21 La réglementation du secteur bancaire Fortes exigences réglementaires sur: la production la circulation le stockage des quantités importantes d informations et de documents comme nos informations personnelles L optimisation des processus au fil du temps 21

22 Une solution proposée: M-Files 22

23 Que fait ce logiciel? permet la conformité aux réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley, Bâle 2, l AMF, MIFID ou SOX offre une traçabilité de toute action ou opération effectuée permet d automatiser les processus financiers en créant des dossiers prêts pour les audits centralise et stock les documents et données pour permettre un archivage électronique conforme aux réglementations imposés organise les documents et les rend accessibles à l ensemble des collaborateurs afin de faciliter une gestion des documents collaborative 23

24 Les bénéfices pour le secteur bancaire la gestion du temps: sécuriser et accélérer les projets un travail collaboratif reforcé et facilité la maîtrise des documents, des données, du cycle de vie des produits 24

25 Un exemple: les Authorisations 25

26 Conclusion La GED, c est une technique sans problèmes? Bien sûr que non! La perte des données virtuelles L évolution technologique l obsolescence 26

27 Sources