Tutoriel DT-Ulysse. Personnels itinérants

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1 Tutoriel DT-Ulysse Personnels itinérants IEN, conseillers pédagogiques, ATIC, enseignants référents, membres des RASED Conseillères techniques, assistantes sociales, infirmières, médecins scolaires Assistante sociale des personnels, chargés de mission Sommaire Rappel succinct de la procédure... page Préambule : connexion à DT-Ulysse... page La fiche profil et la création d un véhicule personnel A / Présentation de la fiche profil... page 5 B / Créer son véhicule personnel... page 6 L ordre de mission permanent A / Créer et saisir son ordre de mission permanent... page 7 B / Soumettre son ordre de mission permanent à validation... page 8 L ordre de mission ponctuel A / Créer son ordre de mission ponctuel... page 9 B / Saisir son ordre de mission ponctuel... page / Onglet «Général»... page a / Type de mission... page b / Destination principale... page 3 c / Objet de la mission... page 3 d / Date de début... page 3 e / Date de fin... page 3 f / Commentaire... page 3 g / Enveloppe budgétaire... page 3 h / Centre de coût CHORUS... page 4 i / Lieu de départ... page 4 j / Lieu de retour... page 4 / Onglet «Frais prévisionnels»... page 5 3 / Onglet «Indemnités kilométriques»... page 5 4 / Onglet «Historique»... page 7 C / Contrôler son ordre de mission ponctuel... page 8 D / Soumettre son ordre de mission ponctuel à validation... page 8 E / En cas d erreur : régularisation de l ordre de mission ponctuel... page 8 F / suppression d un ordre de mission ponctuel... page 9 L état de frais A / Créer l état de frais correspondant à l ordre de mission ponctuel... page 0 B / Soumettre son état de frais à validation... page C / Cas particulier des pièces justificatives... page D / Imprimer son état de frais... page 3 Déconnexion de DT-Ulysse... page 3

2 Rappel succinct de la procédure : Saisie par l agent, en début d année scolaire, d un ordre de mission (OM) permanent pour l année scolaire qui débute et envoi au valideur hiérarchique, pour validation (si besoin, création du véhicule dans la fiche profil) Validation de l OM permanent par le valideur hiérarchique, puis par le rectorat (service gestionnaire) => Envoi automatique d un courriel à l agent sur sa messagerie académique (prénom.nom@ac-dijon.fr) Saisie chaque mois par l agent de l OM ponctuel, rattaché à l OM permanent, sur DT-Ulysse et envoi au valideur hiérarchique, pour validation Validation de l OM ponctuel par le valideur hiérarchique, puis par le rectorat (service gestionnaire) => Envoi automatique d un courriel à l agent sur sa messagerie académique (prénom.nom@ac-dijon.fr) Saisie chaque mois par l agent de l état de frais (EF) correspondant à l OM validé sur DT-Ulysse et envoi au valideur hiérarchique, pour validation Validation de l EF par le valideur hiérarchique, puis par le rectorat (service gestionnaire) Mise en paiement par Chorus sur le compte bancaire de l agent Préambule : connexion à DT-Ulysse L accès à l application DT-Ulysse se fait via le Portail Intranet Académique (PIA), à cette adresse : N.B. : le PIA a un fonctionnement optimum avec Mozilla Firefox, les autres navigateurs peuvent engendrer des blocages. Vous accédez alors à la page d authentification. L identifiant et le mot de passe sont les mêmes que ceux de votre messagerie académique. Placez votre curseur sur «Quel est mon identifiant?» pour plus de renseignement.

3 Après authentification, vous arrivez sur la page d accueil du PIA. Cliquez sur l onglet «Mon Bureau». Vous parvenez alors sur la page contenant des liens vers diverses applications. Le jeu de piste continue en cliquant sur «BED», qui vous mène vers le portail ARENA (si vous ne trouvez pas le lien vers BED, reportez-vous à la page 4). A gauche de la page, cliquez d abord sur «Gestion des personnels», pour atteindre le lien vers DT-Ulysse, puis sur «Accès». 3

4 Ca y est! Vous êtes arrivé dans DT-Ulysse! Si vous ne trouvez pas le lien vers BED, vous devez l installer vous-même. Pour cela, cliquer sur «Ajouter des widgets» A gauche de votre écran, cliquez sur «Bibliothèque de widgets» () puis sur «Bibliothèque Académique widgets» () puis sur «Applications académiques» (3) puis sur «Gestion» (4) puis sur «Applis nationales (OTP ou mot de passe)» (5)

5 Une petite fenêtre s ouvre en surimpression, vous demandant confirmation : cliquez sur «Ajouter ce widget dans ma page» Pour continuer, reportez-vous à la page 3 La fiche profil et la création d un véhicule personnel N.B. : les informations de la fiche profil sont reprises à partir de la base SIRH (Système Informatique des Ressources Humaines). Par conséquent, en cas de changement de situation (état civil, banque, adresse), il convient de s adresser au service des ressources humaines du rectorat de Dijon pour effectuer les modifications. A / Présentation de la fiche profil 5

6 La fiche profil se compose en plusieurs onglets : «Infos générales» : état civil de l agent, rattachement administratif, «Coordonnées» : courriel académique et personnelle de l agent, résidence administrative et familiale. «Préférences voyageur» : en cas de réservation de billets de train ou d avion, l agent à la possibilité de choisir sa place et d inscrire les éventuelles cartes d abonnement (grand voyageur ) «Voitures» : dans le cas où l agent demande une autorisation d utilisation du véhicule personnel (personnel itinérant), il convient de renseigner le véhicule, l assurance de ce dernier (voir infra) «Infos banque» : informations bancaires (compte sur lequel le traitement est versé) «Divers» : nom de jeune fille pour les femmes mariées. A noter : Dans l onglet «Infos générales», les indications telles que l enveloppe budgétaire ainsi que le centre de coût CHORUS sont les informations financières nécessaires pour le paiement des frais de déplacement. Elles sont à saisir à chaque création d un ordre de mission. Cependant, pour les personnes qui ont des missions itinérantes, ces informations (enveloppe budgétaire et centre de coût chorus) peuvent être renseignées par défaut dans la fiche profil pour simplifier la saisie des ordres de mission. B / Créer son véhicule personnel L onglet «Voitures» permet aux personnels qui ont une mission itinérante de saisir leur véhicule personnel. N.B. :, vous devez au préalable remplir et transmettre à la DSDEN de Saône-et-Loire une demande d utilisation de véhicule personnel. Cliquez sur l onglet «Voitures», la liste des véhicules rattachés à votre profil apparaît. Par défaut, des informations relatives à la SNCF sont pré inscrites. Elles permettent d être remboursé sur le tarif SNCF e classe. Cliquez sur «Créer», la fenêtre «Voitures personnelles» s affiche : Saisissez le numéro d immatriculation de votre véhicule, sa marque, son modèle et sa puissance fiscale. 6

7 Cliquez sur la loupe à côté de la ligne intitulée «Barème» et sélectionnez dans la liste «IKSTD Barème IK standard». Vous serez ainsi remboursé sur la base des taux de l arrêté du 4 avril 006. N.B. : en cas de changement de véhicule (cession), il faut inscrire une date de fin d utilisation sur l ancien véhicule et créer le nouveau véhicule. Dans ce cas, n oubliez pas de transmettre une copie de votre nouvelle carte grise à la DSDEN de Saône-et-Loire. Une fois la fenêtre «Voitures personnelles» remplie, cliquez sur «Confirmer» en bas à droite pour enregistrer votre véhicule. Vous revenez alors dans l onglet «Voitures». Cliquez sur «Enregistrer» en bas à gauche de votre écran pour mettre à jour votre profil. L ordre de mission permanent Cet ordre de mission (OM) est à créer en début d année scolaire. Il garantit la couverture de l agent en mission dans un cadre défini. La validation par le supérieur hiérarchique et par le service académique des frais de déplacement de cet OM vaut autorisation d utiliser son véhicule personnel (art.0 du décret du 3 juillet 006). Tous les personnels qui se déplacent régulièrement dans le cadre de leurs missions, doivent obligatoirement créer un OM permanent dans DT-ULYSSE en début d année scolaire avant de créer les ordres de mission ponctuels mensuels qui permettront le remboursement de leurs frais. A / Créer son ordre de mission permanent Pour créer un OM permanent, cliquez sur «Créer» dans la zone «Ordres de mission en cours de traitement». 7

8 L écran suivant apparaît : Cliquez sur «Création classique d un Ordre de Mission» Une nouvelle fenêtre s ouvre : Cliquez sur «OM Permanent», DT-Ulysse génère automatiquement l ordre de mission Certains champs sont à renseigner obligatoirement. Sur l image ci-dessus, ils sont accolés d un sens interdit. 8

9 Renseignez les champs suivants : - objet de la mission (exemple : «Personnel RASED, secteur Louhans» ou «Conseiller pédagogique, circonscription du Creusot») - date de début et de fin de l OM : en général les dates de l année scolaire en cours (exemple : 0/09/03 et 3/08/04) - le véhicule que vous allez utiliser et que vous avez enregistré précédemment dans votre fiche profil (s il n apparaît pas d office) Cliquez sur «Enregistrer» en bas à gauche B / Soumettre son ordre de mission permanent à validation Quand toutes les informations obligatoires ont été renseignées et que l ordre de mission ne comporte plus d anomalie bloquante, vous pouvez l envoyer pour validation. Cliquez sur la flèche verte en bas à droite de l écran L écran suivant apparaît : Dans le champ «Destinataire», saisissez le nom de votre valideur Laissez cochée la ligne «Prévenir le destinataire par un », afin que votre valideur soit averti qu il doit donner suite à votre OM permanent. Cliquez sur «Confirmer le changement de statut». DT-Ulysse modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable directement. L ordre de mission ponctuel N.B. : il est nécessaire que l OM permanent soit validé définitivement par le rectorat avant de créer l ordre de mission ponctuel. Vous êtes averti de cette validation par un courriel dans votre messagerie académique. A / Créer son ordre de mission ponctuel Rappel : il est préférable de créer un OM chaque mois et seulement une fois que vous avez effectué tous les déplacements du mois concerné. Pour créer un ordre de mission (OM), cliquez sur «Créer» dans la zone «Ordres de mission en cours de traitement». 9

10 L écran suivant apparaît : Cliquez sur «Création classique d un Ordre de Mission» Une nouvelle fenêtre s ouvre : Cliquez sur «Initialisation d un OM ponctuel à partir d un OM permanent» afin de créer l OM. DT-Ulysse vous propose alors de choisir l OM permanent auquel vous allez «raccrocher» le futur OM ponctuel : Sélectionnez le plus récent qui se trouve en haut de la liste. Vous pouvez aussi vous référer à la date de début des OM permanents proposés. 0

11 L OM ponctuel est alors créé. Il reprend automatiquement les renseignements saisis dans l OM permanent : l objet de la mission et les dates de début et de fin de la mission. N.B. : dès qu un premier OM a été validé, vous pourrez vous servir de celui-ci comme modèle pour créer les OM des mois suivants. Pour cela, cliquez sur «Initialisation à partir d un ordre de mission» et sélectionnez la référence de l OM à copier. Vous n aurez plus alors qu à modifier les données changeant d un mois à l autre (dans les onglets «Général» et «Indemnités kilométriques»). B / Saisir son ordre de mission ponctuel Les informations à saisir dans chaque OM sont organisées en onglets : «Général», «Prestations», etc. Pour renseigner un OM, il convient de toujours commencer par l onglet «Général», contenant les informations générales et administratives de la mission. En effet, certaines indications sont reprises automatiquement pour alimenter d autres onglets. Onglets Coût de l OM Référence de l OM Statut de l OM

12 / Onglet «Général» Certains champs sont à renseigner obligatoirement. Sur l image ci-dessus, ils sont accolés d un sens interdit. Quand plusieurs choix sont possibles, il faut choisir parmi les propositions en cliquant sur la petite loupe à côté du champ à renseigner. Les champs suivants sont à renseigner obligatoirement : a / Type de mission La première chose à faire est de modifier le type de mission en passant de «OM en métropole» (qui apparaît par défaut) à «Personnels itinérants». Pour cela, cliquez sur la petite flèche à côté de la zone de saisie de «Type de mission» et sélectionnez «Personnels itinérants». En effet, si vous désirez vous faire rembourser des repas, il est nécessaire de faire ce changement, car le type «OM en métropole» ne le permet pas. Une fois «Personnels itinérants» sélectionné, un message d avertissement s affiche, vous informant que certains onglets vont être supprimés. Cliquez sur oui. Des alertes apparaissent dans l OM, c est normal car la saisie n est pas terminée. N.B : Tant que votre OM comporte un ou plusieurs de ces signes, vous ne pourrez pas le transmettre pour validation. Par contre, le panneau triangulaire jaune n est qu un avertissement et n est pas bloquant.

13 b / Destination principale Saisissez en texte : «mois + année concernée» (exemple : «Septembre 03»). Par la suite, cela vous aidera à vous retrouver dans les différents OM que vous aurez créés. Appuyez sur la touche «Entrée» de votre clavier. Saisissez «FR» dans la zone pays. c / Objet de la mission Par défaut, c est celui de l OM permanent qui apparaît, vous n êtes pas obligé de le modifier. d / Date de début Inscrivez dans le er champ le jour de début de mission (= le er jour du mois concerné) et dans le e champ l heure de début du déplacement (par exemple : 08h00). Vous pouvez aussi sélectionner la date en cliquant sur l icône calendrier. e / Date de fin Inscrivez dans le er champ le jour de fin de mission (= le dernier jour du mois concerné) et dans le e champ l heure de fin du déplacement (par exemple : 7h00). f / Commentaire Ce champ est optionnel, mais peut permettre la saisie d un commentaire à destination du valideur hiérarchique. g / Enveloppe budgétaire Choisissez l enveloppe budgétaire sur laquelle va s imputer la dépense dans la liste des enveloppes proposées, en cliquant sur la loupe. Le code de l enveloppe budgétaire pour les IEN, conseillers pédagogiques, ATIC, enseignants référents et membres des RASED commence par 040IA7-FD Celui pour les assistantes sociales, infirmières, médecins scolaires, par 030IA7-FD Pour les conseillères techniques, assistante sociale des personnels et chargés de mission, il débute par 04IA7- FD Vous pouvez directement saisir le code concerné, soit en intégralité, soit partiellement, dans le champ «Code» et cliquer sur «Rechercher». Cliquez ici pour changer de page 3

14 Cliquez sur la loupe. h / Centre de coût CHORUS Saisissez «IACFINA07» dans le champ «Code» et cliquer sur «Rechercher». N.B. : le valideur hiérarchique peut modifier la saisie de l agent pour l enveloppe budgétaire et le centre de coût. i / Lieu de départ Choisissez, en cliquant sur la loupe, «ADM» pour la résidence administrative «FAM» pour la résidence familiale N.B. : le choix du lieu de départ doit correspondre au trajet le plus court. j / Lieu de retour Choisissez, en cliquant sur la loupe, «ADM» pour la résidence administrative «FAM» pour la résidence familiale Une fois tous les champs de l onglet «Général» complétés, cliquez sur «Enregistrer», en bas à gauche. Complétez maintenant l onglet «Frais prévisionnels» pour saisir vos repas, le cas échéant. Si vous n avez pas de repas à déclarer, passez directement à l onglet «Indemnités kilométriques». 4

15 / Onglet «Frais prévisionnels» Vous pouvez saisir dans cet onglet des frais de repas, de péage d autoroute, de ticket de transport en commun, de parking. La saisie de ces frais se fait de manière identique aux frais de repas, dont vous trouverez la procédure cidessous. Pour saisir un ou plusieurs repas, cliquez sur l icône et sélectionnez l indemnité désirée : - «Déjeuner personnels itinérants (RIA)» correspond à un repas au taux réglementaire plein, c est à dire 5,5 - «Déjeuner restaurant administratif personnels itinérants (DRB)» est un repas au taux réglementaire réduit, soit 7,63, ainsi que le prévoit la réglementation en vigueur pour tout repas pris «dans un restaurant administratif ou assimilé, à savoir tout restaurant qui reçoit des subventions de l Etat, d une autre collectivité publique ou d un établissement public» (article 3 de l arrêté du 3 juin 00). Les restaurants des campus universitaires, des lycées et des collèges en font partie. Une fois, votre choix fait, une fenêtre intitulée «Détail des frais saisis» s ouvre à droite de votre écran. Les 4 premiers champs («Date», «Type de frais», «Ville» et «Pays») sont déjà renseignés d après les données figurant dans l onglet «Général». Saisissez le nombre de repas autorisés par la réglementation pour la période écoulée, c est à dire si vous vous trouvez en mission pendant la totalité de la période comprise entre heures et 4 heures et en dehors de vos résidences administrative et familiale. Une fois la saisie terminée, cliquez sur «Enregistrer» soit en bas à gauche de la page, soit dans la fenêtre «Détail des frais saisis» 5

16 3 / Onglet «Indemnités kilométriques» Cet onglet vous permet de déclarer vos trajets entre votre lieu de départ (résidence personnelle ou établissement principal) et vos lieux d arrivée. Pour créer une indemnité kilométrique, cliquez sur «Ajouter un ikm» Un nouvel affichage apparaît. Dans les champs «Voiture» et «Barème kilométrique», vous verrez apparaître le véhicule que vous avez déclaré dans votre OM permanent. Vous devez ensuite renseigner : - la date de déplacement - le trajet effectué (de ville à ville) - les kilomètres remboursés en vous référant au site «Mappy» (dont le lien figure au dessus du champ «Commentaire») et en sélectionnant l itinéraire le plus court - le nombre de trajets : pour un aller simple et pour un aller-retour 6

17 Exemple : Une fois la saisie terminée, cliquez sur «Enregistrer» en bas à gauche. Cas particulier des circuits Renseignez la date. Dans «Trajet», saisissez la ville de départ la ville du er arrêt la ville du e arrêt la ville de retour. Dans «Nombre de trajets», indiquez car il s agit d un circuit, et dans «Km remboursé» le nombre de kilomètres total du circuit. Dans «Commentaire», écrivez «circuit». Exemple : 4 / Onglet «Historique» Cet onglet vous permet de suivre l évolution de votre ordre de mission : - statut «En cours de création» : votre OM est modifiable à volonté et supprimable ; - statut «En attente de validation hiérarchique» : vous avez envoyé votre OM à votre valideur, vous ne pouvez plus le modifier, mais votre valideur le peut ; - statut «4 En attente de traitement service gestionnaire» : votre valideur a envoyé l OM au rectorat (le service gestionnaire) pour validation définitive, seul le rectorat peut le modifier ; - statut «V Validé» : l OM a été validé définitivement, vous pouvez créer votre état de frais dans DT-Ulysse ; - statut «T Traité» : l état de frais a été créé. Nombre de jours durant lesquels l OM est resté au statut correspondant Nom de l auteur du changement de statut (l émetteur) Nom du destinataire choisi par l émetteur 7

18 C / Contrôler son ordre de mission ponctuel Pour pouvoir envoyer l OM à validation, le document ne doit comporter aucune anomalie bloquante. Celles-ci sont signalées par un panneau de sens interdit rouge. Il faut obligatoirement les corriger pour pouvoir transmettre l OM. Le signal apparaît sur l onglet comportant l anomalie et, dans cet onglet, sur la ligne détaillant l objet de l anomalie. Exemple : Les anomalies avec un panneau triangulaire orange ne sont pas bloquantes, elles n ont qu une valeur informative. Exemple : D / Soumettre son ordre de mission ponctuel à validation Quand tous les onglets et informations obligatoires ont été renseignés et que l ordre de mission ne comporte plus d anomalie bloquante, vous pouvez l envoyer pour validation. Cliquez sur la flèche verte en bas à droite de l écran L écran suivant apparaît : Dans le champ «Destinataire», saisissez le nom de votre valideur Laissez cochée la ligne «Prévenir le destinataire par un », afin que votre valideur soit averti qu il doit donner suite à votre OM. Cliquez sur «Confirmer le changement de statut». DT-Ulysse modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable directement. E / Régularisation de l ordre de mission ponctuel Vous pouvez modifier votre OM tant qu il est au statut «En attente de validation hiérarchique». Pour cela, vous devez revenir en arrière en faisant passer l OM au statut «En cours de création». Cliquez sur la flèche rouge en bas à droite de l écran 8

19 Cliquez sur «Passer au statut : En cours de création» pour pouvoir modifier l OM (ou cliquez sur «Passer au statut : A Annulé» pour l annuler définitivement). Puis cliquez sur «Confirmer le changement de statut». Une fois l OM modifié, relancez l OM dans le circuit de validation comme indiqué au point D. F / suppression d un ordre de mission ponctuel Un OM au statut «En cours de création» peut être supprimé. Sélectionner dans «Ordre de mission» : «Supprimer» Attention : si votre OM est au statut «En attente de validation hiérarchique», il faudra le faire revenir au statut «En cours de création» comme expliqué au point E. 9

20 L état de frais Une fois l OM ponctuel validé, vous pouvez créer l état de frais (EF) qui correspond à cet OM. N.B. : dans DT-Ulysse, il ne peut pas y avoir d état de frais sans ordre de mission préalablement validé. Les renseignements saisis dans l OM ponctuel sont automatiquement repris dans l EF. A / Créer l état de frais correspondant à l ordre de mission ponctuel Pour créer un EF, cliquez sur «Créer» dans la zone «Etats de frais en cours de traitement». Dans la nouvelle fenêtre, passez votre curseur sur «Etat de frais», dans le bandeau bleu, puis sur «Créer un EF» dans le menu déroulant, et cliquez sur la petite fenêtre intitulée «pour + votre nom». 3 L écran de création d un nouvel EF s affiche. «Initialisation à partir d un ordre de mission» est pré cochée et l OM apparaît en dessous avec le statut «V». S il ne figure pas dans cette fenêtre, c est qu il n est pas validé et vous ne pourrez pas créer d EF. 0

21 Sélectionnez l OM ponctuel pour lequel vous voulez créer un EF, en cliquant sur son numéro, sa date ou son objet. Le nouvel EF ainsi créé reprendra toutes les données de l OM ponctuel de référence. N.B. : un EF peut se reconnaître par son numéro ; il reprend le numéro de l OM initial (sur 5 caractères) + un numéro d ordre de 0 à 99. Exemple d état de frais : B / Soumettre son état de frais à validation Quant l état de frais est complet et qu il ne comporte pas d anomalie bloquante, vous pouvez le soumettre à validation Cliquez sur la flèche verte en bas à droite de l écran Cette fenêtre s affiche :

22 Cliquez sur «Passer au statut : Attente de validation hiérarchique». L écran suivant apparaît : Dans le champ «Destinataire», saisissez le nom de votre valideur Laissez cochée la ligne «Prévenir le destinataire par un », afin que votre valideur soit averti qu il doit donner suite à votre EF. Cliquez sur «Confirmer le changement de statut». DT-Ulysse modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable directement. Après validation par votre valideur hiérarchique, l EF sera transmis au service gestionnaire (le rectorat) pour validation définitive. Il sera ensuite envoyé pour paiement via l application CHORUS. C / Cas particulier des pièces justificatives Malgré une procédure dématérialisée de remboursement des frais de déplacement, l utilisation de DT-Ulysse ne vous dispense pas de faire parvenir à la DSDEN de Saône et Loire les pièces justificatives de vos frais, s il y en a. Rappel : pour tout déplacement pris par un moyen de transport en commun, la pièce justificative (billet de train ou de bus) doit être fournie à l appui de l état de frais, que vous devez alors imprimer (voir ci-dessous). L état de frais imprimé comprend son numéro sur 7 caractères. C est ce numéro qui permettra au rectorat de recouper votre EF sur DT-Ulysse et vos pièces justificatives. N.B. : il n y aura pas de mise en paiement de l EF tant que les pièces justificatives nécessaires ne seront pas parvenues au rectorat via la DSDEN de Saône et Loire.

23 D / Imprimer son état de frais Dans l écran de votre état de frais, cliquez sur «Imprimer». DT-Ulysse génère un aperçu avant impression d une synthèse de l état de frais en format pdf. Vous pourrez alors l imprimer. C est à ce document que vous joindrez vos justificatifs, si besoin. Après impression, fermez la fenêtre du document pdf pour retourner dans DT-Ulysse. La déconnexion de DT-Ulysse se fait en cliquant sur l icône 3