Optimiser ses ressources dédiées à la R&D

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1 Optimiser ses ressources dédiées à la R&D Méthodologies et outils internes DOCUMENT CONFIDENTIEL : Ce document peut contenir des informations confidentielles destinés exclusivement à l usage des participants à sa présentation. Toute diffusion ou toute publication, totale ou partielle, de son contenu sont strictement interdites, sauf autorisation expresse.

2 HLP Développement Votre conseiller en financement de l innovation 12 ans d expérience en conseil du financement de l innovation à l échelle européenne 350 demandes de financement public pour 30 M obtenus pour ses clients et un taux de réussite moyen de 65% 150 audits technologiques d entreprise par an Consultants experts auprès de la Commission européenne, Oséo innovation, Chambres Régionales de Commerce et de l Industrie Membre actif de l Association Européenne des organismes de recherche et technologie (EARTO), de l Association Nationale de la Recherche Technique (ANRT) et de l Association Syndicale Professionnelle des Conseils en Organisation et en Financement de l Innovation : (ASCOFI)

3 Des services, une assistance de l identification de l innovation à sa valorisation Veille, identification et évaluation d opportunités de projets d innovation pouvant faire l objet d une demande d aide de financement public communautaire et/ou national Mobilisation et sécurisation des dispositifs fiscaux d incitation à la recherche Sélection d acteurs scientifiques et industriels pour la constitution de partenariat de recherche Rédaction de dossier de demandes de financement public dans le cadre de procédures nationales et européennes Négociation du contrat d aide avec les organismes financeurs et édition d un accord juridique de partenariat Suivi administratif, financier et contractuel de l aide financière allouée

4 Les activités de «recherche» financées par les pouvoirs publics (1) Apprécier avec justesse le caractère de ses travaux de «recherche» à aider requière la compréhension préalable de notions complexes Recherche : Ensemble de travaux de création entrepris de façon systématique en vue d accroître la somme des connaissances pour de nouvelles applications. Innovation : Ensemble de démarches scientifiques, technologiques, organisationnelles, financières et commerciales qui aboutissent à des produits ou des procédés technologiquement nouveaux ou améliorés. Définition du Ministère de l Industrie

5 Les activités de «recherche» financées par les pouvoirs publics (3) La définition de la «recherche»: Recherche Fondamentale : Activités qui concourent à l analyse des propriétés, des structures, des phénomènes physiques et naturels, en vue d organiser, au moyen de schémas explicatifs ou de théories interprétatives, les faits dégagés de cette analyse. Recherche Appliquée : Activités qui visent à discerner les applications possibles des résultats d une recherche fondamentale ou de trouver des solutions nouvelles permettant à l entreprise d atteindre un objectif déterminé choisi à l avance. Le résultat d une recherche appliquée consiste en un modèle probatoire de produit, d opération ou de méthode. Développement Expérimental : Activités effectuées au moyen de prototypes ou d installations pilotes dans le but de réunir toutes les informations nécessaires pour fournir les éléments techniques des décisions, en vue de la production de nouveaux matériaux, dispositifs, produits, procédés, systèmes, services ou en vue de leur amélioration substantielle. Définition de l OCDE

6 Les activités de «recherche» financées par les pouvoirs publics (4) Connaitre le périmètre de ses travaux de «recherche»: 2- Incertitudes et difficultés techniques : Seules les opérations visant à dissiper des incertitudes scientifiques et/ou techniques sont prises en compte. Les difficultés doivent être nouvelles et peuvent résulter de contraintes particulières ou d aléas scientifiques La notion de risque est également à considérer 1- La nouveauté technique: L objectif des travaux doit être d apporter une originalité ou une amélioration ne résultant pas d une simple utilisation de l état de l Art des techniques existantes. 3- Méthodologie scientifique et progrès des connaissances : La démarche suivie (tests, essais, modélisation études) doit : - Être rationnelle et structurée - Se concrétiser par la capitalisation des nouvelles connaissances

7 Les activités de «recherche» financées par les pouvoirs publics (5) Mobiliser le programme d aide le plus approprié aux enjeux, scientifiques, technologiques, financiers et industriels de votre projet: Valeur ajoutée européenne : 7ème PCRDT, CIP, INTERREG, Eureka, Eurostars, ERA-Net Projets de recherche amont coopératifs public/privé : Agence Nationale de la Recherche (ANR) Projets de recherche appliquée coopératifs public/privé : Innovation Stratégique Industrielle (ISI), Fonds Unique Interministériel (FUI), PREDIT Projets de recherche appliquée mono-entreprise : Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (ADEME), Agence de l eau, FEDER, FSE...

8 Les activités de «recherche» financées par les pouvoirs publics (6) Aide au projet innovant Son objet est de promouvoir et de soutenir les PME dans leur développement industriel et leur croissance par l aide à l innovation, notamment technologique OSEO Innovation Stratégique Industrielle : Elle soutient des programmes mobilisateurs pour l innovation industrielle proposée par des grandes entreprises pour des activités qui dépassent leur R&D habituelle, en vue de les aider à atteindre une dimension mondiale, avec deux objectifs : les emplois hautement qualifiés et les exportations Le fonds unique interministériel finance les projets de recherche et développement collaboratifs des pôles de compétitivité. Le fonds a vocation à soutenir des projets de recherche appliquée portant sur le développement de produits ou services susceptibles d être mis sur le marché à court ou moyen terme. Implication croissante des laboratoires publics Les pôles de compétitivité Ils ont pour but d accroître les synergies locales an aidant le développement d activités industrielles et d emplois pour conforter les territoires Agence nationale de la recherche (ANR) Elle est chargée notamment de soutenir le développement des recherches fondamentale et appliquée, le partenariat entre le secteur public et le secteur privé et de contribuer au transfert technologique des résultats de la recherche publique vers le monde économique Recherche non coopérative Recherche coopérative public-privé privé Recherche publique

9 Les activités de recherche financées par les pouvoirs publics (7)

10 Les grandes règles de financement des projets de R&D aidés (1) Dans le cadre de projets de R&D aidés, les coûts éligibles doivent satisfaire aux grands critères, ci-dessous: Réels Encourus par le participant pendant la durée du projet comme prévus dans son budget indicatif Déterminés en conformité avec les principes de gestion et les pratiques comptables habituels du participant Utilisés pour le projet dans le respect des principes d économie, d efficience et d efficacité Enregistrés dans les comptes du participant conformément à sa réglementation comptable nationale Les coûts non éligibles sont le plus souvent la TVA, les intérêts, les provisions pour pertes, les coûts déjà déclarés ou financés dans le cadre d un autre projet, les dettes et dépenses excessives ou imprudentes.

11 Les grandes règles de financement des projets de R&D aidés (2) Dans le cadre de projets de R&D aidés, les coûts éligibles appartienent le plus souvent aux différentes grandes catégories de coûts, ci-dessous: Dépenses relatives aux personnels Dépenses relatives à l achat et aux amortissement d équipements de R&D Dépenses de sous-traitance de R&D Dépenses liées à la protection de la propriété intellectuelle Frais de mission Frais de fonctionnement Les règles financières et les coûts éligibles restent néanmoins propres à chaque organisme financeur (taux de l assiette de l aide, début de la prise en compte des dépenses, forfaitarisation des frais généraux )

12 Les grandes règles de financement des projets de R&D aidés (3) Les règles financières des programmes et des dispositifs d aide à la recherche restent néanmoins propres à chaque organisme financeur: Nature des travaux de recherche aidés Nature de l aide (subvention, avance remboursable, crédit d impôt ) Taux et assiette de l aide (nature des travaux de recherche, calcul des dépenses) Obligations contractuelles (reporting administratif, financier et technique) Encadrement européen des aides à la recherche Devant la pluralité des financeurs et de leurs modalités d intervention respectives, la mise en place d outils et de méthodes dédiés au suivi des activités de recherche et plus particulièrement des ressources qui y sont affectées, s avère indispensable.

13 Méthodologies et outils pour organiser et gérer ses ressources (1) Dans un contexte d optimisation des ressources dédiés aux activités de recherche, mais également de sécurisation des aides allouées, il est nécessaire de faire appel à des compétences organisationnelles, scientifiques, comptables et fiscales pour: Planifier ses projets en fonction de priorités stratégiques (modèles d entreprise, objectifs, calendriers, ressources, besoins d expertise, marchés ) Construire en amont ses projets de manière à en faciliter le suivi et la sécurisation règlementaire (financeur, activités de R&D, natures des dépenses, éléments livrables ) Gérer ses projets à l aide d outils (MS Project) et de méthodologies (suivi Qualité, Coûts, Délais, Risques «QCDR», Project Mangement Office «PMO») adaptés Constituer des dossiers techniques et financiers sur les périodes de reporting concernées (année projet vs. Année civile).

14 Méthodologies et outils pour organiser et gérer ses ressources (2) Afin de faciliter la production d éléments de justification de réalisation d un projet, il est ainsi fortement conseillé de mettre en place les procédures suivantes: Ouvrir un compte bancaire dédié au projet (rémunéré) Créer en interne une codification spécifique pour le suivi des dépenses et des recettes par projet (faire mention du nom du projet sur les factures acquittées) et par dispositif d aide concerné Instaurer en temps réel un suivi du temps passé par personne, par projet (déclaration au niveau de la tâche de travail) et par dispositif d aide concerné

15 Méthodologies et outils pour organiser et gérer ses ressources (3) A l échelle de la gestion d un portefeuille de projets, il est nécessaire de suivre de manière globale : La capacité de cofinancement de l entreprise (versement des aides vs trésorerie) Le taux d occupation des personnels impliqués dans les projets PROJECT Partner Staff member to work on PROJECT Statutory or contracted staff? Full time or Part-time employee / contractor? other projects staff member is involved in EU or national project? Name of PO (for EU projects) Start date of project End date of project Estimated effort of staff member in each project in person hours Le taux d utilisation des équipements de R&D par projet et par dispositif d aide concerné L archivage de l ensemble des pièces justificatives

16 Méthodologies et outils pour organiser et gérer ses ressources (4) Dans le cadre de projets de R&D aidés, dont certaines activités sont également éligibles au dispositif du crédit d impôt recherche (CIR), des dispositions particulières doivent être prises. Il est ainsi possible de cumuler une aide directe et une aide indirecte. L aide (subvention, avance remboursable) perçue sur l année civile étant à retirer (au prorata de son éligibilité au dispositif) du calcul du l assiette du CIR concerné, il est indispensable de pouvoir: Identifier au sein du projet aidé, les activités de R&D éligibles au CIR et d y rattacher l ensemble des ressources consommées. Cette imputation au titre du CIR présente un intérêt financier significatif (jeune docteur, prestation sous-traitée à des organismes publics ).

17 Maîtriser les procédures de contrôle et de vérification (1) Le contrat d aide (ou convention de subvention) précise l ensemble des conditions et des obligations de son bénéficiaire vis-à-vis de l organisme financeur. Des contrôles et des vérifications (sur pièces et sur place) peuvent avoir lieu pendant et après le projet (durée de la convention) de manière à s assurer de sa bonne exécution et gestion. Pour ce faire, le bénéficiaire doit tenir à disposition (à tout moment), l ensemble des documents originaux, y compris comptables et fiscaux, nécessaires à cet audit. Le contrôle porte le plus souvent sur les dépenses encourues et leur conformité avec les règles financières de l organisme financeur (éligibilité, méthode de calcul, justification ). Afin d éviter tout recouvrement partiel ou total des aides déjà versées, il est donc recommandé de : Mettre en place un système d archivage des pièces comptables par projet aidé Approuver ses méthodologies de calcul de coûts (personnel, frais généraux) Recourir aux services d un auditeur externe afin de certifier les dépenses encourues par projet

18 Maîtriser les procédures de contrôle et de vérification (2) Dans le cas du crédit impôt recherche (CIR), différents type de contrôle sont possibles: Demande d information complémentaire Contrôle limité au Crédit impôt recherche Contrôle fiscal général Il est indispensable de préparer pour chacun des projets retenus dans le calcul de l assiette, un dossier justificatif technique et financier» : Contexte scientifique et économique Etat de l Art existant et recherches bibliographiques effectuées Objectifs visés, performances à atteindre et contraintes Problèmes à résoudre, incertitudes scientifiques et techniques, verrous technologiques Travaux et tâches réalisés Progrès scientifiques ou technologiques réalisés Justification du calcul du CIR (ressources rattachées, pièces comptables et fiscales)

19 HLP Développement Nos coordonnées Merci de votre attention! Fabien Marty HLP Développement 8 rue Notre-Dame de Lorette Paris Tél. : fmarty@hlpdeveloppement.fr