Processus Commercial Professionnels CBM, CC et LLD Instruction et Mise en place

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1 Processus Commercial Professionnels CBM, CC et LLD Instruction et Mise en place Juin 2017

2 Evolution de la procédure Version Date Modifications Origine V1.0 30/06/2017 Version publiée Zouheir BELKAHIA (GRANT THORNTON) Issam LABASSI (Responsable procédures Groupe) 2

3 Présentation de la procédure (1/5) Cette procédure décrit les traitements nécessaires pour l instruction, la décision et la mise en place des dossiers de financement en Crédit-bail Mobilier, Crédit Classique et Location Longue Durée, destinés aux clients Professionnels. 1. Instruction du dossier Suite à l identification d une opportunité commerciale et à l acceptation de l offre d Alios Finance par le client, le Middle office Commercial se charge de récupérer l ensemble des documents nécessaires auprès du client, procède à la création du tiers et de l affaire sur EKIP, et constitue le dossier général et le dossier physique. L étude du dossier de financement et le montage de la soumission est du ressort du Credit Analyst (avec la supervision du Credit Manager). Lors de cette phase d étude, des échanges verbaux et une communication permanente sur le dossier doivent être assurés entre la Direction Commerciale et la Direction Engagements, pour s engager sur une célérité suffisante dans l analyse des éléments du dossier et sa transmission au Comité pour décision. 3

4 Présentation de la procédure (2/5) 2. Décision sur le dossier Une fois le dossier transmis par le Directeur Commercial, la décision est prise par le Comité de Crédit habilité. Les niveaux de Comités de Crédit Professionnels au sein du Groupe Alios Finance sont les suivants : les Comités 1 et 1 bis, le Comité 2 et le Comité Groupe. Les Comités 1 et 1 bis : Le Comité 1 bis est composé du Directeur Commercial Professionnel ou Directeur de Succursale, et du Credit Manager. Il rend une décision à l unanimité. En cas d absence d unanimité, l arbitrage est rendu par le Directeur Général. Il est habilité à décider jusqu à un montant maximum de FCFA d engagement risqué net groupe*. Le Comité 1 est composé du Directeur Général, du Directeur Commercial Professionnel ou Directeur de Succursale, et du Credit Manager. Il prend une décision à la majorité sous réserve d un non refus du Directeur Général. Il est habilité à décider jusqu à un montant maximum de FCFA d engagement risqué net groupe*. (*) Groupe signifie toutes entités du client liées par une relation capitalistique, de forte dépendance commerciale ou de garantie Engagement risqué net signifie encours net du premier loyer et du dépôt de garantie 4

5 Présentation de la procédure (3/5) Le Comité 2 : Le Comité 2 est composé du Directeur des Engagements Groupe, du Directeur Général de la filiale concernée, du Directeur Commercial Professionnel ou Directeur de Succursale de la filiale concernée. Il rend une décision à l unanimité. En cas d absence d unanimité, l arbitrage est rendu par le Directeur de Zone. Le Comité 2 est habilité à décider dans le cadre suivant : 1. Dossier non éligible aux Comités 1 et 1 bis 2. Matériel standard 3. Matériel neuf 4. Dossier ne concernant pas un lease-back ou crédit-back 5. Demande de financement inférieure ou égale à FCFA 6. Pas de rejet par le Comité Groupe pour le client depuis 3 mois 7. L'engagement risqué net* est au maximum de 120 % du dernier encours risqué net accordé par le Comité 1 ou le Comité Groupe sur les 12 derniers mois (*) Engagement risqué net signifie encours net du premier loyer et du dépôt de garantie 5

6 Présentation de la procédure (4/5) Le Comité Groupe : Le Comité Groupe est composé du Directeur Général du Groupe, du Directeur des Engagements Groupe et de 2 Directeurs Généraux de filiales. Il rend une décision à l unanimité. Il est habilité à décider dans le cadre suivant : Dossier non éligible au Comités 2 et Montant d engagement risqué net groupe supérieur à FCFA*. Une fois la décision sur le dossier prise par le Comité de Crédit habilité, le Directeur Commercial se charge de mettre le contrat sur EKIP en conformité avec cette décision. Celle-ci est validée sur EKIP par le Credit Manager (si la décision est prise par le Comité 1, le Comité 1 bis ou le Comité 2) ou par le Directeur des Engagements Groupe (si la décision est prise par le Comité Groupe). La décision du Comité sur le dossier reste valable 90 jours. Tout renouvellement de l accord ou tout changement des conditions de financement (montant de financement, garanties, bien, ) doit faire l objet d une représentation du dossier au Comité de Crédit habilité, après étude des nouveaux éléments par la Direction Engagements (Cf. Sous-procédures complémentaires 1 et 2). (*) Groupe signifie toutes entités du client liées par une relation capitalistique, de forte dépendance commerciale ou de garantie Engagement risqué net signifie encours net du premier loyer et du dépôt de garantie 6

7 Présentation de la procédure (5/5) 3. Mise en place du dossier Après acceptation du dossier par le Comité habilité et validation de la décision sur EKIP par les Engagements, le Middle office Commercial est chargé de la mise en place du contrat, en étant le vis-àvis du client (signature des documents contractuels, préparation de la fiche de règlement pour les frais de mise en place, ) et du fournisseur (transmission du bon au fournisseur, contrôle des documents reçus du fournisseur, ). Une fois toutes les étapes réalisées, le dossier est transmis par le Middle office Commercial au Back office pour mise en production du dossier. 4. Gestion des enveloppes Pour impulser l activité commerciale et assurer une rapidité d action dans la mise en production de dossiers, des enveloppes peuvent être mises en place au bénéfice des clients. Le processus de décision sur les enveloppes est le même que pour les dossiers de financement. La mise en place des financements pour les clients ayant des enveloppes ne nécessite pas un nouveau passage par le Comité, sous réserve qu ils entrent dans le cadre des conditions financières strictes, ou maximum, de l enveloppe concernée, et sauf si des évènements remettent en cause cette mise en place (impayés sur les dossiers en cours du client, informations sur la situation financière du client, ). 7

8 Différents statuts liés au processus Commercial SDO ETUC ETUR ECOM ACC ADOC ASIG BON NOR Création de l affaire Instruction du dossier par la Direction Commerciale et Démarrage de l analyse du dossier par le Credit Analyst Validation de l avis Commercial Validation de l étude du dossier et Transmission au Comité approprié pour décision Validation de la décision du Comité par la Direction Engagements Edition des documents contractuels et de la liasse du bon Signature des documents contractuels par le client Validation de la mise en commande et Délivrance du bon au fournisseur Mise en production de l affaire Echanges verbaux et communication permanente sur le dossier entre la Direction Commerciale et la Direction Engagements, tout au long du processus de traitement 8

9 Liste des Procédures Liste des Sous-Procédures : Sous-Procédure 1 : Constitution du dossier Sous-Procédure 2 : Etude du dossier Sous-Procédure 3 : Décision Sous-Procédure 4 : Documents contractuels et délivrance du bon Sous-Procédure 5 : Mise en production Liste des Sous-Procédures Complémentaires : Sous-Procédure Complémentaire 1 : Renouvellement de l accord du Comité Sous-Procédure Complémentaire 2 : Représentation du dossier au Comité 9

10 Liste des Procédures Liste des Sous-Procédures : Sous-Procédure 1 : Constitution du dossier Sous-Procédure 2 : Etude du dossier Sous-Procédure 3 : Décision Sous-Procédure 4 : Documents contractuels et délivrance du bon Sous-Procédure 5 : Mise en production Liste des Sous-Procédures Complémentaires : Sous-Procédure Complémentaire 1 : Renouvellement de l accord du Comité Sous-Procédure Complémentaire 2 : Représentation du dossier au Comité 10

11 Sous-Procédure 1 : Constitution du dossier (1/2) Chargé d Affaires Réception des documents transmis par le client, accompagnés d une demande de financement signée par le client Proposition commerciale Transmettre les documents remis par le client au Middle office Transmettre la proposition commerciale retenue au Middle office Gestionnaire Middle office Commercial Vérifier la complétude du dossier (à partir de la check-list d EKIP) Elément du dossier permettant la création du tiers et affaire sur EKIP Rechercher l existence du nouveau client sur EKIP Tiers connu Consulter les données tiers et les mettre à jour 1 Elément du dossier ne permettant pas la création du tiers et affaire sur EKIP Demander au client de ramener (au minimum) les éléments obligatoires pour la création du tiers et de l affaire sur EKIP Tiers inconnu Créer les tiers sur EKIP Réception des documents demandés 11

12 Sous-Procédure 1 : Constitution du dossier (2/2) Gestionnaire Middle office Commercial 1 Créer l affaire sur EKIP Editer la fiche historique du client Constituer le dossier général et le dossier physique Etude du dossier Dans le cas d un contrat multi-biens, contacter le fournisseur pour s assurer de la livraison concomitante de tous les biens 12

13 Sous-Procédure 2 : Etude du dossier (1/4) Gestionnaire Middle office Commercial Constitution du dossier Transmettre le dossier au Credit Analyst concerné Information automatique par du Chargé d Affaires de la transmission du dossier au Credit Analyst Cette information est également transmise au Directeur Général et au Credit Manager (par ) Chargé d Affaires Préparer la Présentation Commerciale, en y intégrant son avis Commercial sur le dossier Saisir son avis sur EKIP Transmettre la Présentation Commerciale au Credit Analyst 4 Credit Analyst Vérifier la complétude des éléments du dossier Dossier complet Analyser les éléments du dossier 2 Analyser l historique du client dans les livres d Alios Finance 3 Le Credit Analyst peut commencer à analyser le dossier, même si ce dernier est incomplet (et si bien évidemment les éléments du dossier permettent de commencer l analyse) Dossier incomplet Demander au Middle office de compléter le dossier 13

14 Sous-Procédure 2 : Etude du dossier (2/4) Credit Analyst 2 Analyser les relevés bancaires Faire la grille des bilans en dépouillant les états financiers Recueillir les informations nécessaires sur le client (engagements, notation, ) auprès de sources externes (Banque Centrale, Credit Bureau, ) Procéder à une analyse globale de l environnement du client (secteur d activité, ) Clarifier les points en suspens sur le dossier 4 14

15 Sous-Procédure 2 : Etude du dossier (3/4) Credit Analyst Client ayant une moyenne de retard < 10 jours sur l une des rubriques «Retard»* 3 4 Client ayant une moyenne de retard > 10 jours sur l une des rubriques «Retard»* Requérir l'avis du Recouvrement sur le client Gestionnaire Recouvrement Amiable Donner son avis sur le comportement antérieur du client (*) On entend par rubrique de retard, le retard moyen sur 3 mois, le retard moyen sur 6 mois, le retard moyen sur 12 mois, le retard moyen sur 18 mois 15

16 Sous-Procédure 2 : Etude du dossier (4/4) Credit Analyst 4 Préparer la soumission Donner son avis sur le dossier au niveau de la soumission Saisir son avis sur EKIP Credit Manager Consulter les éléments du dossier et la soumission Donner son avis sur le dossier au niveau de la soumission Saisir son avis sur EKIP Directeur Commercial OU Directeur de Succursale Consulter les éléments du dossier et la soumission Donner son avis sur le dossier au niveau de la soumission Saisir son avis sur EKIP Décision 16

17 Sous-Procédure 3 : Décision (1/3) Directeur Commercial OU Directeur de Succursale Etude du dossier Transmettre le dossier au Comité de Crédit approprié Comité de Crédit approprié Prendre une décision sur le dossier Acceptation avec réserves du dossier par le Comité 5 Acceptation sans réserves du dossier par le Comité Credit Manager OU Directeur Engagements Groupe Refus du dossier par le Comité Vérifier que la saisie sur EKIP est conforme à la décision du Comité Valider la décision du Comité sur EKIP Chargé d Affaires Informer le client de la décision du Comité 6 17

18 Sous-Procédure 3 : Décision (2/3) Directeur Commercial OU Directeur de Succursale 5 Saisir les conditions demandées par le Comité sur EKIP (garanties, conditions financières, ) Saisir l annulation du dossier sur EKIP Chargé d Affaires Informer le client de la décision du Comité Communiquer au client et négocier avec lui les garanties complémentaires demandées par le Comité Refus par le client des conditions décidées par le Comité Credit Manager OU Directeur Engagements Groupe Acceptation des réserves par le client Vérifier que la saisie sur EKIP est conforme à la décision du Comité Valider la décision du Comité sur EKIP 6 18

19 Sous-Procédure 3 : Décision (3/3) Gestionnaire Middle office Commercial 6 Editer la lettre de notification au client à partir d EKIP Editer la lettre d information du fournisseur à partir d EKIP Envoyer la lettre de notification au client Envoyer la lettre d information au fournisseur Acceptation sans réserves du dossier par le Comité ou Acceptation avec réserves du dossier par le Comité avec acceptation des réserves par le client Documents contractuels et bon Refus du dossier par le Comité ou Refus par le client des conditions décidées par le Comité Responsable Middle office Commercial / Directeur Commercial OU Directeur de Succursale Signer les lettres 19

20 Sous-Procédure 4 : Documents contractuels et délivrance du bon (1/5) Gestionnaire Middle office Commercial Décision Editer les documents contractuels et la liasse du bon à partir d EKIP Autres modes de règlement Mode de règlement Prélèvements Editer l autorisation de prélèvement à partir d EKIP 7 Mode de règlement Traites Editer la chaîne de traites à partir d EKIP Documents communs à tous les produits financiers : - Contrat - Lettre de consentement pour autoriser Alios Finance à communiquer les données clients à des parties externes (Banque Centrale, Credit bureau, ) - Engagement de caution Documents spécifiques au CBM et à la LLD : - Bon de commande - Accusé de réception de commande - PV de prise en charge - Attestation d assurance - Convention fournisseur (uniquement pour la LLD) Documents spécifiques au CC : - Bon de livraison - Attestation de livraison - Avenant d attestation d assurance - Bulletin d'inscription de gage (sur le bien financé ou sut les biens pris en gage complémentaire) (*) 1 er loyer uniquement dans le cas du CBM et de la LLD 20

21 Sous-Procédure 4 : Documents contractuels et délivrance du bon (2/5) Gestionnaire Middle office Commercial Réception de la convention fournisseur signée par le fournisseur LLD Transmettre la convention fournisseur au fournisseur pour signature 7 Autre que Leaseback Autre que LLD Editer la fiche de règlement des frais (et du 1 er loyer*) à partir d EKIP Faire signer les documents nécessaires au client 8 Leaseback (*) 1 er loyer uniquement dans le cas du CBM et de la LLD 21

22 Sous-Procédure 4 : Documents contractuels et délivrance du bon (3/5) Gestionnaire Middle office Commercial 8 Autres modes de règlement Autre que Leaseback Remettre la fiche de règlement des frais (et du 1 er loyer*) au client pour règlement à la caisse Encaissement caisse Remettre les documents contractuels pour signature 9 Mode de règlement Prélèvements Mode de règlement Traites Faire signer l autorisation de prélèvement au client Faire signer la chaîne de traites au client Leaseback Directeur Commercial OU Directeur de Succursale Signer les documents contractuels (*) 1 er loyer uniquement dans le cas du CBM et de la LLD 22

23 Sous-Procédure 4 : Documents contractuels et délivrance du bon (4/5) Gestionnaire Middle office Commercial Périodiquement 9 Transmettre le dossier physique pour validation de la mise en commande Délivrer les documents au fournisseur contre décharge Relancer le fournisseur pour la réception des documents nécessaires à la mise en production de l affaire 10 Responsable Middle office Commercial OU Directeur de Succursale Passer en revue les éléments du dossier physique et la saisie sur EKIP Valider la mise en commande et signer le bon de commande / de livraison* Credit Manager Passer en revue les éléments du dossier physique et la saisie sur EKIP Signer le bon de commande / de livraison* Procéder à la mise en commande du dossier sur EKIP (*) Bon de commande pour le CBM et la LLD, et Bon de livraison pour le CC 23

24 Sous-Procédure 4 : Documents contractuels et délivrance du bon (5/5) Gestionnaire Middle office Commercial Réception des documents signés par le client et le fournisseur 10 Vérifier que les documents reçus sont complets et signés Documents manquants ou non signés Contacter le fournisseur pour régulariser la situation Réception des documents manquants transmis par le fournisseur Transmettre le dossier physique au Back office Pas d anomalie constatée Gestionnaire Back office Mise en production 24

25 Sous-Procédure 5 : Mise en production (1/4) Gestionnaire Back office Documents contractuels et bon Saisir les données complémentaires sur le bien sur EKIP Saisir et valider la facture d appro. ou l appel de fonds sur EKIP* Contrôler l exhaustivité et la conformité des éléments du dossier Contrôler les éléments saisis sur EKIP Valider la mise en production sur EKIP Facturer les frais (et le 1 er loyer**) sur EKIP 11 Credit Manager Passer en revue les éléments du dossier physique et la saisie sur EKIP Approuver la mise en production du dossier Concernant le Leaseback, il faut s assurer avant la mise en production du dossier de : - La remise des justificatifs d achat / dépenses (factures, ) - La remise des justificatifs de paiements - L expertise du matériel si nécessaire - La vérification des avances déjà accordées au client pour déduction du montant à décaisser (*) Facture d approvisionnement dans le cas du CBM et de la LLD, et Appel de fonds dans le cas du CC (**) 1 er loyer uniquement dans le cas du CBM et de la LLD 25

26 Sous-Procédure 5 : Mise en production (2/4) Gestionnaire Back office 11 Autre que Leaseback Procéder au lettrage des frais (et du 1 er loyer*) sur EKIP Editer la facture des frais (et la facture du 1 er loyer*) à partir d EKIP Editer le tableau d amortissement à partir d EKIP Transmettre la facture définitive et le PV de prise en charge ou l attestation de livraison** à la Comptabilité 12 Leaseback Préparer une fiche d affectation et la transmettre à la Comptabilité Concernant le Leaseback, il faut transmettre tout le dossier à la Comptabilité comprenant les justificatifs d achat / dépenses (factures, ), les justificatifs de paiements et la liste des avances déjà accordées au client pour déduction du montant à décaisser Comptable Métier Procéder à la compensation sur EKIP de la facture d appro. avec la facture de 1 er loyer et la facture des frais Décaissement fournisseur (*) 1 er loyer uniquement dans le cas du CBM et de la LLD (**) PV de prise en charge dans le cas du CBM et de la LLD, et Attestation de livraison dans le cas du CC 26

27 Sous-Procédure 5 : Mise en production (3/4) Gestionnaire Back office 12 Mode de règlement autre que Prélèvement et Traites Editer le bordereau des contrats à enregistrer Récupérer les fonds nécessaires à l enregistrement auprès de la DAF Décaissement frais Procéder à l enregistrement du contrat A la récupération du contrat enregistré Saisir sur EKIP le N et la date d enregistrement du contrat 13 Mode de règlement Prélèvement Mode de règlement Traites Transmettre l autorisation de prélèvement au coursier pour remise à la banque Transmettre les traites au Responsable Trésorerie pour classement dans le coffre 27

28 Sous-Procédure 5 : Mise en production (4/4) Gestionnaire Back office 13 Transmettre au Middle office un exemplaire du tableau d amortissement, du contrat enregistré et des factures de 1 er loyer et des frais Classer un exemplaire du contrat enregistré (et de la convention fournisseur en cas de LLD) dans le coffre Classer le dossier physique et le dossier général Gestionnaire Middle office Commercial Transmettre contre décharge au client un exemplaire du tableau d amortissement, du contrat enregistré et des factures de 1 er loyer et des frais Autre que LLD LLD Transmettre contre décharge au fournisseur un exemplaire de la convention fournisseur 28

29 Liste des Procédures Liste des Sous-Procédures : Sous-Procédure 1 : Constitution du dossier Sous-Procédure 2 : Etude du dossier Sous-Procédure 3 : Décision Sous-Procédure 4 : Documents contractuels et délivrance du bon Sous-Procédure 5 : Mise en production Liste des Sous-Procédures Complémentaires : Sous-Procédure Complémentaire 1 : Renouvellement de l accord du Comité Sous-Procédure Complémentaire 2 : Représentation du dossier au Comité 29

30 Sous-Procédure complémentaire 1 : Renouvellement de l accord du Comité (1/2) Gestionnaire Middle office Commercial Constatation de l expiration du délai de l accord du Comité (3 mois) Réception des informations et documents nécessaires transmis par le client Transmettre une demande de renouvellement de l accord du Comité au Credit Analyst Demander les informations et documents nécessaires au client Transmettre les informations et documents au Credit Analyst Credit Analyst Etudier la demande Demander les informations et documents nécessaires à transmettre par le client Analyser les informations et documents transmis Emettre un avis sur le renouvellement et le saisir sur la soumission 14 30

31 Sous-Procédure complémentaire 1 : Renouvellement de l accord du Comité (2/2) Credit Analyst 14 Saisir son avis sur le renouvellement sur le système Transmettre le dossier au Crédit Manager Credit Manager Etudier les éléments du dossier Donner son avis sur le dossier au niveau de la soumission Saisir son avis sur EKIP Directeur Commercial Donner son avis sur le dossier au niveau de la soumission Saisir son avis sur EKIP Transmettre le dossier au Comité de Crédit approprié Comité de Crédit approprié Décision 31

32 Sous-Procédure complémentaire 2 : Représentation du dossier au Comité (1/3) Gestionnaire Middle office Commercial Réception d une demande de modifications des conditions de financement Réception des informations et documents nécessaires transmis par le client Saisir les modifications sur le dossier sur le système Tout autre modification Montant du bien inférieur au montant ayant fait l objet de l accord initial Transmettre la demande de représentation au Credit Analyst 16 Demander les informations et documents nécessaires au client Transmettre les informations et documents au Credit Analyst Credit Analyst Etudier la demande Demander les informations et documents nécessaires à transmettre par le client Analyser les informations et documents transmis 15 32

33 Sous-Procédure complémentaire 2 : Représentation du dossier au Comité (2/3) Credit Analyst 15 Emettre un avis sur le renouvellement et le saisir sur la soumission Saisir son avis sur le renouvellement sur le système Transmettre le dossier au Crédit Manager Credit Manager Etudier les éléments du dossier Donner son avis sur le dossier au niveau de la soumission Saisir son avis sur EKIP Directeur Commercial Donner son avis sur le dossier au niveau de la soumission Saisir son avis sur EKIP Transmettre le dossier au Comité de Crédit approprié Comité de Crédit approprié Après accord du Comité, le Middle office se charge de faire signer les nouveaux contrats au client et de recueillir les éventuelles nouvelles garanties Décision 33

34 Sous-Procédure complémentaire 2 : Représentation du dossier au Comité (3/3) Gestionnaire Middle office Commercial 16 Transmettre la demande de représentation au Directeur Commercial Documents contractuels et bon Le Middle office se charge de faire signer les nouveaux contrats au client Directeur Commercial Valider la représentation du dossier 34