Lions Club International District 103 IDF Paris. TRESORIERS de CLUBS Soyez les bienvenus!

Transcription

1 TRESORIERS de CLUBS Soyez les bienvenus! 1

2 Les objectifs Les responsabilités du Trésorier de club Les principales tâches du Trésorier de club Les cotisations Le budget prévisionnel Le guide de la fonction de Trésorier de club La présentation de comptes Aperçu sur MyLCI Questions/Réponses 2

3 LES RESPONSABILITÉS DU TRÉSORIER DE CLUB 3

4 Les Responsabilités du Trésorier Le Trésorier occupe l une des fonctions les plus importantes du club. Il doit satisfaire : aux obligations légales à celles découlant de l appartenance du club à une organisation nationale (association loi 1901) et internationale (statuts du Lions Clubs International) Il est attendu du Trésorier : rigueur, compétence, dévouement, mais aussi fermeté. Le Trésorier est le conseiller du Président pour la gestion des finances du club 4

5 Les Responsabilités du Trésorier Le Trésorier effectue les tâches sous sa responsabilité en collaboration avec le Secrétaire Le Trésorier agit sur délégation du Président. Il doit alerter le bureau en cas de problèmes financiers Le Président du club a tous les pouvoirs, c est lui qui délègue sa signature au Trésorier Les chéquiers des comptes bancaires sont conservés par le Trésorier Le Trésorier n engagera aucune dépense sans l autorisation préalable du Président 5

6 Les Responsabilités du Trésorier Le Trésorier aide le futur Président dans l élaboration de son budget prévisionnel Le Trésorier alerte le Président en cas de problèmes financiers Le Trésorier établit en fin d année, le compte de résultat 6

7 LES PRINCIPALES TÂCHES DU TRÉSORIER DE CLUB 7

8 Les principales tâches du Trésorier Tenir la comptabilité du club Encaisser les cotisations Régler les dépenses Tenir les livres de comptes (2) Établir les bilans et comptes de résultat Présenter les comptes (AG d Automne) 8

9 Les principales tâches du Trésorier Avec le Président élu, établir un Projet de Budget en vue de fixer le montant de la cotisation au titre du nouvel exercice. Début juin : Se mettre en rapport avec le Trésorier sortant pour prendre la suite à compter du 1 er juillet. Prendre contact avec la Banque pour faire enregistrer son pouvoir ainsi que celui du Président entrant. 9

10 LES COTISATIONS 10

11 Cotisations des membres Le montant appelé par le Trésorier du club inclut, pour chaque membre : les cotisations du district, du District Multiple et du Lions Clubs International les dépenses liées aux : CCG, diverses formations,... les dépenses particulières de chaque club : frais des réunions statutaires, frais de gestion, invitations Le montant proposé par le conseil d administration du club doit être validé en Assemblée Générale D Automne 11

12 Cotisations des membres La cotisation du district : votée en Assemblée Générale de Printemps (avril 2017) La cotisation nationale : votée lors de la Convention Nationale de Nantes (mai 2017) La cotisation internationale : proposée par le Conseil d Administration International qui sera approuvée lors de la Convention Internationale de Chicago (juin2017) 12

13 Cotisations des membres Les montants des cotisations de district et nationale sont calculés sur la base des effectifs déclarés (MyLCI) : fin juin pour appel en juillet fin décembre pour appel en janvier Les règlements sont à adresser au Trésorier du district 14 rue du Champ de Mars PARIS Vous recevrez en juin l appel de cotisation du 1 er semestre et en Décembre celui du 2 ème semestre 13

14 Cotisations des membres Au début de chaque semestre (1 er juillet 1 er janvier) vérifier auprès du Secrétaire du club l établissement du RME de juin et de décembre lancer l appel des cotisations auprès des membres du club procéder au règlement sur appel du Trésorier de district procéder au règlement de la facture de (Oak Brook) disponible sur MyLCI (règlement à faire auprès du Trésorier du district) 14

15 Cotisations des membres 2 intervenants le secrétariat administratif du district le Trésorier de district 1 seul collecteur Le Trésorier du district 3 destinataires le siège international (Oak Brook) le District Multiple le district 15

16 Cotisations des membres Facture OB à récupérer sur le site de MyLci Paiement du montant en euros 16

17 Cotisations des membres Effectif du club pris en compte pour le calcul de la cotisation 17

18 Cotisations des membres Relevé de compte disponible sur MyLci après le règlement de la cotisation réglée par le district 18

19 Cotisations des membres Situation mensuelle globale adressée au district par le siège international (Oak Brook) 19

20 Cotisations des nouveaux membres Membres arrivés en cours d année : la cotisation est due à compter du mois d intronisation inclus La cotisation est calculée : au prorata temporis (1/6) pour les cotisations internationales, nationales et de district ainsi que l abonnement à la revue «Lion» plus un droit d entrée pour le siège international (Oak Brook) 20

21 Cotisations des nouveaux membres 21

22 Cotisations des membres sortants Pas de réduction de cotisations LES COTISATIONS NATIONALES ET INTERNATIONALES DOIVENT ETRE VERSEES AU DISTRICT 30 JOURS AVANT LES CONGRES D AUTOMNE ET DE PRINTEMPS. LES CLUBS QUI NE SONT PAS A JOUR NE POURRONT PAS VOTER 22

23 Cotisation familiale Convention de BOSTON (2006) : Instauration de la cotisation familiale Convention de SYDNEY (2010) : la notion de conjoint est remplacée par compagnon adulte Principe : à partir du 1 er janvier 2011 les membres de la famille d un Lion bénéficie d une réduction de 50% sur ses cotisations (sauf de Club) à condition d être membre d un même club et de résider à la même adresse (se renseigner auprès du District) 23

24 Cotisations : Qui paye quoi? Type de membre Membre actif Membre affilié Membre associé Membre d honneur Membre à vie Membre éloigné Membre privilégié Cotisations à payer Toutes les cotisations Toutes les cotisations Cotisation du club uniquement Toutes les cotisations (selon décision du club) Cotisations du club, du district et du DM Toutes les cotisations (selon décision du club) Toutes les cotisations (selon décision du club) 24

25 Cotisations INTERNATIONALE 43 $ par membre ( * ) NATIONALE 66 par membre ( * ) DISTRICT 99 par membre ( * ) CLUB Votée en A.G. du club ( * ) Cotisation familiale : à partir du 2 ème membre d une même famille à la même adresse : 50 % 25

26 Droits divers Droits demandés aux Lions à l occasion de l entrée dans l association (25 $) 30 dans le cas de la création d un club (remise de charte) la réintégration dans le club (9 $) le transfert dans un autre club (20$) Le paiement des fournitures (supplies) commande via Internet avec règlement par Carte Bancaire Prendre en compte, qu en cas de commande sur le site international, les frais de douane + la TVA à 20% sont payés en sus du montant indiqué sur le site. 26

27 LE BUDGET PRÉVISIONNEL Le budget prévisionnel doit : être mesuré être réaliste répondre aux stricts besoins du club 27

28 Budget prévisionnel Le budget prévisionnel inclut: Les cotisations des membres La participation financière aux : Ø Formations (nouveaux membres, officiels de club, ) Ø Comités Consultatifs de Gouverneur (CCG) Ø Congrès, Conventions nationales et internationales La vie du club : Ø réunions statutaires Ø réunions de travail Ø frais administratifs,... 28

29 Budget prévisionnel Besoin d aide? télécharger le logiciel de comptabilité «Comptabilité Lions Excel» sur le site du district et/ou sur le site national Cliquez sur télécharger Ø Le guide du trésorier Ø La notice explicative du logiciel «CLE» Ø Le plan comptable Ø Une information sur les réductions d impôts 29

30 LE GUIDE DE LA FONCTION DE TRÉSORIER DE CLUB 30

31 La tenue des comptes La tenue de la comptabilité obéit à deux obligations : Elle doit être tenue en «partie double» afin de permettre toutes les vérifications Il faut impérativement séparer le compte «Fonctionnement» et le compte «Actions-Œuvres sociales» Pour ce faire, l ouverture de deux comptes bancaires est obligatoire 31

32 La tenue des comptes Le trésorier tient un registre comptable sur lequel sont inscrits tous les mouvements de fonds Il est préconisé que tous les encaissements et règlements soient effectués par chèques ou virements. Si espèces, remettre un reçu 32

33 La tenue des comptes Le compte «fonctionnement» couvre toutes les recettes et tous les frais de fonctionnement du club en «recettes», les cotisations des membres en «dépenses», le paiement des cotisations aux différents niveaux des structures de l Association, le paiement des repas et des frais d Administration (secrétariat, papeterie ), invitations... 33

34 La tenue des comptes Le compte «actions» (compte Œuvres - Actions sociales) reflète le bilan : des actions à caractère social, culturel et humanitaire développées par le club au bénéfice exclusif des personnes ou organismes choisis et répondant aux objectifs de l association 34

35 La tenue des comptes Le compte «actions-œuvres sociales» : les recettes pour chaque manifestation, tenir une comptabilité particulière sur le compte «gestion» seuls les soldes positifs des manifestations sont imputés au compte actions Les soldes négatifs seront couverts par tout moyen approprié du club (sauf par le compte action) 35

36 La tenue des comptes Le compte «actions-œuvres sociales» : les dépenses financement des actions menées par le club dans le cadre de ses œuvres sociales ou celui des œuvres Lions (district, nationale, internationale) En aucun cas, les sommes disponibles au compte «actions» ne pourront être utilisées pour un autre but 36

37 Financement des œuvres Lions Lorsque le club participe aux œuvres du district, ou des œuvres nationales ou internationales : les versements doivent être effectués par chèque à l ordre du «Lions Clubs International» et adressés directement au Trésorier du district, en indiquant le nom de l action concernée. 37

38 La fiscalité des clubs Les Clubs peuvent être soumis aux impôts commerciaux Les règles suivantes sont admises par l administration fiscale pour être exonéré des impôts commerciaux 6 manifestations de bienfaisance au maximum par an maximum de recettes commerciales Pas de déclaration à faire 38

39 Opérations de fin d exercice L exercice est clos au 30 juin de chaque année. A l Assemblée Générale d automne : Présentation des comptes avec approbation et quitus Vote sur l affectation des excédents éventuels du compte de fonctionnement et du compte œuvres Le Trésorier doit pouvoir à tout moment disposer des Bilans et Comptes de Résultat des exercices clos avec date d approbation en A.G., pour présentation éventuelle à l Administration Fiscale. 39

40 LA PRÉSENTATION DES COMPTES 40

41 Présentation des comptes Compte de Résultats (en uros) : Exercice du 1 er juillet 2017 au 30 juin

42 Présentation des comptes Bilan (en uros) : Bilan clos au 30 juin

43 LE TRÉSORIER & MyLCI 43

44 Utilisation de MyLCI Ce site est opérationnel depuis le 1 er juillet 2013 Il est accessible aux responsables de Club : Ø Président Ø Secrétaire Ø Trésorier Pour tout accès il faut un nom d utilisateur et un mot de passe Procédure d inscription et d accès :

45 Utilisation de MyLCI Se connecter sur le site du Lions Clubs International : Cliquez sur MyLCI pour commencer Cliquez ensuite sur MyLCI Votre navigateur affichera la page suivante 45

46 Pour un nouvel utilisateur Cliquez ici et suivez les instructions. Cliquez sur chacun de ces paragraphes pour découvrir son contenu 46

47 Pour un utilisateur déjà inscrit xxxxxxxxxx Renseignez ces 2 cadres llllllll Cliquez sur Transmettre 47

48 MyLCI pour le trésorier Accueil! Mon Lions club! Mon district! Mon district Multiple Membres Info. de club Officiels Relevés / Cotisations Mes tâches Œuvres sociales Mon club Mes informations Activités de grande envergure Buts des activités Rapports Cartes d affiliation Cliquez sur Mon Lions club Cliquez ici pour visualiser les données financières Mes membres Mes œuvres sociales Mes officiels 48

49 MyLCI pour le trésorier Imprimer votre facture 49

50 Recommandations Vous pouvez recevoir des mails vous encourageant à utiliser le site MyLCI pour faire : la déclaration des actions menées par le club! OUI, à faire par le Secrétaire ou le Président la visualisation et impression du relevé de compte! OUI, à faire par le Trésorier la mise à jour des effectifs (RME)! NON, la déclaration est à faire uniquement sur le site du district un règlement en ligne! NON, surtout ne faites aucun règlement via MyLCI. Le règlement des factures est à faire exclusivement auprès du Trésorier du district 50

51 En cas de problème, le trésorier de district ou le délégué EML sont à votre disposition Trésorier de district Françoise Hirzel Coordonnateur EML Stéphane Senlier 51

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53 Questions diverses 53

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