Mode opératoire Voyages & déplacements

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1 Mode opératoire Voyages & déplacements 1 / 10

2 VOYAGES & DÉPLACEMENTS Règles et mode d emploi Ce document synthétise les grands principes de la politique voyage de La Poste ainsi que les modes de réservation associés. L accès à l agence de voyages : Pour l ensemble de vos réservations, connectez vous sur le portail Voyages et déplacements : voyage.extra.laposte.fr (réservations en ligne et hors ligne). Vous pouvez également télécharger l application mobile via la brique «Télécharger vos applications mobiles» Pour tout départ urgent (moins de 4 heures avant le départ) et pour toute demande d assistance à l outil de réservation en ligne ou sans accès au Portail, vous pouvez contacter l agence du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30. Un service d urgence, en dehors des heures ouvrées est également disponible au (attention : facturation de 30 par appel). Votre agence American Express Voyages d Affaires (AMEX) : : (avec choix de mise en : fr.businesstravel@service.amexgbt.com 2 / 10

3 MODALITÉS DE RÉSERVATION La solution mise en place vous permet d effectuer vos réservations directement en ligne, même pour les demandes complexes qui sont redirigées automatiquement vers l équipe AMEX depuis l outil en ligne. Avant toute commande (cf. fiches «Première connexion») : pour le voyageur : je complète mon profil et je désigne mon chargé de voyage si besoin pour l approbateur : je choisis un délégué et/ou un suppléant si je le souhaite pour le chargé de voyages : je vérifie les profils des voyageurs qui me sont rattachés Délais Pour les réservations en ligne Demandes simples Les propositions sont faites instantanément par l outil de réservation en ligne. Les réservations (à partir du moment où elles sont validées dans l outil) peuvent être faites jusqu à 4 heures avant le départ. Pour les demandes complexes saisies en ligne puis transmises à l agence de voyages Le délai de traitement de ces demandes par l agence de voyages est de 4 heures ouvrées maximum (à compter de la réception de la demande par l agence). Pour les réservations hors ligne Pour les demandes urgentes (moins de 4 heures avant le départ) Nous vous demandons de contacter l agence par téléphone pour tout départ dans moins de 4 heures et de régulariser ensuite via l envoi du formulaire offline (le «Bon Individuel Voyage ou «BIV») sur le Portail. Pour toute autre réservation hors ligne (via le formulaire BIV disponible sur le Portail) Le délai de traitement de ces demandes par l agence de voyages est de 4 heures ouvrées maximum (à compter de la réception du BIV par l agence). ATTENTION : Les réservations de train ne peuvent être effectuées plus de 3 mois à l avance. Les réservations d avion ne peuvent être effectuées plus de 12 mois à l avance. 3 / 10

4 MODALITÉS DE RÉSERVATION Validations Pour les réservations en ligne L émission d un billet nécessite la validation d un hiérarchique dans l outil. Le hiérarchique est renseigné par défaut à partir des données RH. Si le hiérarchique n est pas renseigné, la réservation est bloquée 1. Afin de connaître son superviseur, il faut effectuer une première réservation ; son nom est alors indiqué dans le mail de validation. La date limite de validation du voyage est communiquée au valideur par mail. Elle s appuie sur la date limite d émission du billet (variable selon les billets mais 96 heures au maximum). Le valideur hiérarchique peut nommer un délégué et le cas échéant un suppléant. Ces deux notions sont définies dans la fiche «Approbateur». L ordre de mission est donc supprimé au profit de la validation du voyage dans l outil. Il est possible d imprimer la confirmation de réservation qui fait office d ordre de mission (tous les champs de l ordre de mission sont repris) notamment pour la joindre à ses justificatifs de notes de frais. Il n est donc pas nécessaire d établir d ordre de mission lorsque la réservation est faite en ligne. Pour les réservations hors ligne Pour tous les cas de réservation hors ligne (cf. page 7), la réservation via le BIV (sur la brique «Réserver un voyage hors ligne») et l établissement d un ordre de mission sont obligatoires. Vous trouverez ces deux documents sur l intranet Achats au quotidien ou via la brique «S informer» du Portail. Modification et annulation Avant l émission du billet, les réservations peuvent être modifiées ou annulées sans frais directement dans l outil. Aprés émission, la demande de modification ou d annulation doit être effectuée : - soit par mail à l adresse suivante : fr.businesstravel@service.amexgbt.com - soit par téléphone au Dans le cas d un trajet effectué en train, si un bon de caisse est établi par la SNCF, celui-ci doit être envoyé à l attention de : AMERICAN EXPRESS GLOBAL BUSINESS TRAVEL EQUIPE GROUPE LA POSTE COURRIER 18 RUE DES DEUX GARES GREEN OFFICE- BÂTIMENT OUEST SERVICE REMBOURSEMENT 2 E ÉTAGE RUEIL-MALMAISON Merci de préciser : nom, prénom et numéro de réservation AMEX. 1 En cas d absence ou d erreur de hiérarchique dans l outil, veuillez contacter le service support interne de La Poste support.voyages@laposte.fr 4 / 10

5 LA POLITIQUE VOYAGE Train Si trajet aller < 3h : le train 2 nde classe est fortement recommandé. Si trajet aller > 3h : le train 1 re classe est autorisé. Avion Vol < 4 heures : classe économique obligatoire, low cost à privilégier. Vol > 4 heures : classe premium économique ou équivalent. Location de voiture 1 Loueurs : Hertz et Europcar Transport 1 ou 2 personnes : classe A ou B Transport > 2 personnes : classe C Hôtel 2 Plafonds de remboursement (PDJ et taxe inclus) Paris et IDF: 110 euros Grandes villes de province : 90 euros (Bordeaux, Cannes, Dijon, Lille, Marseille, Montpellier, Nantes, Nice, Strasbourg, Toulouse, Lyon) DROM (Départements et Régions d Outre-Mer) : 110 euros Autres villes : 80 euros 1 Les classes sont définies dans la FAQ sur le Portail dans la Rubrique «S informer». 2 Certaines conditions peuvent être rédigées en anglais. Le lexique est disponible dans la FAQ sur le Portail. 5 / 10

6 RÉSERVER UN VOYAGE VIA LE PORTAIL Pour réserver vos voyages, il existe deux possibilités : Réservation du voyage en ligne via la brique du Portail «Réserver un voyage en ligne» L outil online se trouve dans la brique «Réserver un voyage en ligne» du Portail. Vos avantages : Vous effectuez vos réservations à tout moment 24h/24 et 7j/7 et où que vous soyez. Vous accédez à tous les tarifs négociés et promotions disponibles sur l outil. Vous recevez un mail de confirmation de votre réservation. Les réservations concernent : Train / avion Voyages France métropolitaine simples et complexes, DROM (Départements et Régions d Outre-Mer). Voyages internationaux et européens. Location de voiture Hôtels Véhicule récupéré à l agence de location. Pendant les heures ouvrables. Réservation et paiement (de la ou des nuitée(s), de la taxe de séjour, du petit déjeuner, et si besoin, du parking par l agence de voyages. Cartes d abonnements et visas Demande de cartes d abonnements et de visas (la procédure de réservation est expliquée dans le FAQ dans le chapitre «S informer»). IMPORTANT les voyages simples concernent des voyages point à point. Ils sont effectués de bout en bout dans l outil en ligne. les voyages complexes sont des circulaires (plus de trois segments). Vous effectuez la demande dans l outil en ligne et l agence vous renvoie une proposition et deux contre-propositions (lorsque cela est possible) dans les 4 heures ouvrées. Vous devez confirmer l une de ces propositions afin qu elle soit validée par le hiérarchique puis émise. 6 / 10

7 RÉSERVER UN VOYAGE VIA LE PORTAIL Réservation du voyage hors ligne via la brique du Portail «Réserver un voyage hors ligne» Le formulaire «BIV» est à compléter via la brique «Réserver un voyage hors ligne» : Soit en cliquant sur le bouton «Compléter le formulaire en ligne». Il sera envoyé automatiquement à AMEX, qui prendra contact avec vous par mail ou téléphone. Soit en téléchargeant le BIV Excel en cliquant sur le bouton «BIV au format excel». Celui-ci doit ensuite être envoyé à fr.businesstravel@service.amexgbt.com Les cas d utilisation du BIV sont les suivants : Voyageurs n ayant pas de responsable hiérarchique désigné dans le système. Groupes (jusqu à 20 personnes). Urgent (à moins de 4 heures du départ). Personnes ayant besoin de réservations très spécifiques (personnes à mobilité réduite, bateau,.) Demande et / ou renouvellement de cartes d abonnement ou de fidélité. Départ de Corse (tarifs résidents Corse). Locations de voiture avec particularités (mise à disposition du véhicule en dehors des heures d ouverture de l agence de location, livraison sur site, équipement ou demande spécifique). Invitation d une personne extérieure à La Poste. Agent se déplaçant pour une autre entité que la sienne. Agent se déplaçant dans le cadre de son mandat de représentant du personnel. Demande de visas. Spécificités non disponibles sur l outil online (exemples : billets open pour le train, hôtels non disponibles dans l outil de réservation en ligne, compagnies aérienne low cost à l exception d Easyjet, réservation des véhicules Hertz dans les DOM ). Dans le cas où le voyageur ne dispose pas d adresse mail ou d accès en ligne, le BIV excel (disponible sur l intranet Achat au Quotidien) doit être utilisé et envoyé par une tierce personne ayant accès à internet, à l adresse suivante : fr.businesstravel@service.amexgbt.com 7 / 10

8 SUPPORT Je rencontre des difficultés pour me connecter, je ne vois pas mes voyageurs, certaines données de leurs profils sont erronées (centre de coût, valideur désigné, etc.),...? Le service support interne de La : Je ne trouve pas mon vol habituel, je ne comprends pas l affichage, je souhaite être guidé dans ma navigation? Pour l ensemble des questions liées à la réservation elle-même : Equipe American Express : : (taper 1 puis 1) Nous vous invitons à être le plus précis possible pour toute remontée d incident : merci de bien vouloir faire un descriptif concret de votre recherche (date et heure de réservation, dates et heures de départ et arrivée, origine et destination ). Attention : si l agence vous rappelle concernant une demande que vous avez effectuée, son numéro de téléphone sera masqué. 8 / 10

9 POUR PLUS D INFORMATIONS Les informations sont disponibles : Sur Achats au quotidien Sur dans la brique «Formation en ligne» du Portail : voyage.extra.laposte.fr Votre travel manager Delphine : voyages-et-deplacements@laposte.fr Flashez ce code et retrouvez «Voyages et déplacements» sur votre mobile. Profitez-en pour télécharger l application dédiée. 9 / 10

10 Version de Juillet 2016 La Poste - SA au capital de euros RCS PARIS - Siège social : 9 RUE DU COLONEL PIERRE AVIA PARIS. ANCI NE (59) 06/2016