LES LOGICIELS DE GESTION DE STOCK

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1 LES LOGICIELS DE GESTION DE STOCK Un stock est utile à de nombreux acteurs économiques : Pour le commerçant : il est une sécurité pour garantir la disponibilité des produits et satisfaire plus rapidement ses clients Pour le distributeur : il permet de regrouper des produits d origines diverses Pour l industriel : il rend plus indépendantes les différentes étapes d une production et réduit les conséquences d un retard Pour l acheteur : il permet d améliorer les conditions d achat en passant de grosses commandes. Il peut même avoir un but totalement spéculatif Pour le marketing : il permet de personnaliser les produits en différenciant au dernier moment des produits communs Cette notice vous éclaire sur les possibilités offertes par les logiciels de gestion de stocks. POURQUOI REDUIRE SES STOCKS? Pour l entreprise le stock coûte cher : Il présente un risque de pertes par obsolescence, détérioration, vol ou destruction. Il présente un risque pour l environnement (intoxication, incendie, pollutions) : les taux d augmentation du coût des assurances et des mesures de protection progressent exponentiellement à chaque nouveau seuil de risques engendrés par chaque nouveau seuil de volume des stocks. Ses coûts de possession sont proportionnels aux volumes stockés : les coûts des bâtiments et de la maintenance, des équipements et des protections, des salaires et des charges sociales. Il impacte directement le Besoin en Fond de Roulement (BFR) et réduit les liquidités de l entreprise. Il devient impératif d agir simultanément, en «juste à temps», sur la date d entrée en stock des matières, le cycle de leur transformation et la livraison des produits finis aux clients. Cette fluidité améliore la trésorerie des entreprises en réduisant le temps de transformation des éléments de l actif (stocks, immobilisations et créances clients) en liquidités. Page 1 sur 5

2 LES MECANISMES «Gérer les stocks» consiste à contenir la variation des niveaux de stock entre un niveau minimum calculé, qui évite à nos clients de manquer de matières ou de produits finis, et un niveau maximum imposé par le financier, qui préserve les liquidités financières de l entreprise. Le niveau minimum des stocks est calculé en fonction des consommations et des variations qui peuvent se produire sur chaque article durant le délai de livraison des fournisseurs majoré d un risque d allongement du délai possible. Les variations de consommation dépendent d une plus ou moins grande justesse des prévisions des besoins. La prévision est un exercice difficile qui utilise les outils de statistiques mais qui laisse toujours une part importante à l incertitude liée à des influences internes et externes plus ou moins prévisibles. Il est évident que l ordinateur sera d une aide précieuse dans le calcul statistique. Les variations des délais de livraison dépendent de la capacité des fournisseurs à respecter leurs engagements de délais. Le bon choix de l acheteur est bien sûr essentiel et l ordinateur nous aidera aussi à suivre le respect des délais d un grand nombre de livraisons. Le niveau maximum des stocks est calculé en fonction des variations de consommation qui peuvent se produire sur chaque article durant le délai entre deux commandes passées aux fournisseurs. Comme nous l avons vu précédemment, cette variation de consommation dépend d une plus ou moins grande justesse des prévisions des besoins. En résumé, pour maîtriser les mécanismes de régulation des stocks, nous allons essayer de maintenir le plus possible le niveau des stocks de chaque article entre les deux bornes maxi et mini qui lui sont propres. Cette maîtrise s appuiera sur l aide de l informatique pour : Fiabiliser la justesse des informations sur les niveaux de stock : fiabilité et temps réel dans la tenue des entrées et des sorties de marchandises qui mouvementent les variations de stock Utiliser les outils de la statistique sur un grand nombre d informations de consommation des besoins sur plusieurs années (minimum 3 années) Mesurer les écarts entre les dates de livraison réelles et promises par les fournisseurs Page 2 sur 5

3 COMMENT REDUIRE LES NIVEAUX DE STOCK? Pour réduire les niveaux de stock, nous devons réduire les niveaux mini et maxi du stock de chaque article, ce qui revient à positionner au mieux le minimum et réduire l écartement entre ces deux niveaux. L acheteur va nous aider à positionner le niveau mini au plus bas, car lui seul tient les cartes en main par le bon choix des fournisseurs. Le fournisseur ad hoc est celui qui livre le plus rapidement et qui maîtrise le mieux ses délais de livraison. Dans un temps plus court et avec un délai plus fiable, les aléas de consommation sont plus faibles et le stock de sécurité est au plus bas. L acheteur va là aussi nous aider à positionner le niveau maxi au plus bas. Pour ce niveau, le fournisseur ad hoc est celui qui est le plus agile, c est-à-dire capable de nous réapprovisionner le plus souvent possible et par plus petits lots. Nous nous appuierons aussi sur les performances de l ordinateur pour déclencher au bon moment une nouvelle commande aux fournisseurs. FONCTIONS ATTENDUES Les logiciels de gestion des stocks débordent d ingéniosité pour faciliter le travail du gestionnaire des stocks et de l approvisionneur. Les applications du marché fournissent un plus ou moins grand nombre d applications telles que le contrôle des stocks, le réapprovisionnement, la surveillance des délais et la relance des fournisseurs, la comptabilisation des stocks, la prévision des besoins et des ventes ou encore l ordonnancement des factures des fournisseurs. Il existe aussi une multitude de fonctions détaillées (encadré ci-dessous). Il existe aussi une multitude de fonctions détaillées : Calculer les stocks disponibles, réservés, en attente, excédentaires Différencier l unité de stockage et l unité utilisée par le fournisseur pour livrer et facturer Calculer des quantités multiples de conditionnement Différencier les articles commercialisables de ceux qui sont bloqués, de ceux à épuiser avant d en servir de nouveaux ou de ceux à détruire ou à réparer Repérer les articles dans leurs différents emplacements de stockage et gérer le «FIFO» Gérer les inventaires Réserver une partie du stock pour une demande à terme Aménager les nomenclatures pour utiliser les codes à barres et les codes internes Page 3 sur 5

4 Choisir pour chaque article la méthode de gestion la mieux adaptée : sur point de commande ou à date fixe, en repérant et en prenant en compte ou non les demandes exceptionnelles, en déterminant les stocks de sécurité Editer le bon de commande, l état des livraisons en retard, la lettre de relance, la couverture des stocks Editer les écarts sur consommation, les écarts sur prix Classifier par «la méthode ABC», soit sur les valeurs de la demande annuelle soit sur la fréquence de la demande (nombre de lignes) Trier les informations par critères Surveiller les délais, constater les retards de livraison, alerter si une commande n est pas déclenchée dans un temps admis Valoriser les stocks et les mouvements à sa convenance et de plusieurs façons possibles suivant les usages (au PMP, au prix STD, au dernier prix d achat connu ) Affecter les mouvements de stocks (entrées et sorties) dans les différents registres de comptabilité : ventes, reprises, écarts d inventaires, casses, déchets et démarques, retours chez fournisseurs Enregistrer les modes de règlement aux fournisseurs, les possibilités d être payé en devises étrangères Prévoir la répartition du montant des factures des transporteurs, transitaires et agréés en douane au prorata des valeurs, des volumes ou des masses Editer des factures pro-forma Prévoir, pour chaque article stocké, la mémorisation de l historique des demandes, par magasin principal et secondaire, pendant deux et même trois années sur des articles très saisonniers Mémoriser les demandes non servies et les demandes exceptionnelles Prévoir suivant des modèles de consommations régulières, erratiques Calculer les moyennes mobiles, les moindres carrés, le lissage exponentiel, les indices de saisonnalité, l intervalle de confiance Editer les écarts entre consommation et prévisions Page 4 sur 5

5 LISTE NON EXHAUSTIVE DE LOGICIELS Le tableau ci-dessous expose un comparatif des fonctionnalités de quelques logiciels de gestion de stock. Attention, cette liste n est pas exhaustive. Page 5 sur 5