Écriture de journal Références associées aux dépenses externes et aux dépenses internes

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1 SERVICE DES FINANCES Équipe de formation Écriture de journal Références associées aux dépenses externes et aux dépenses internes PeopleSoft version 8.9 Juin 2009

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 1 LA DÉPENSE INTERNE... 1 Dépense interne sans facturation... 1 Recherche au livre budget «DEPENSE» sur EXPLO Recherche avec l outil «Rechercher» d Explorer... 4 Recherche au Grand livre RÉEL sur EXPLO Dépense interne avec facturation... 8 Consultation sur PeopleSoft Consultation sur EXPLO LA DÉPENSE EXTERNE Dépense externe avec bon de commande Recherche sur PeopleSoft Recherche sur EXPLO Dépense externe sans bon de commande Recherche sur PeopleSoft Recherche au livre budget «DÉPENSE» sur EXPLO ANNEXE 1 - FORMULAIRES PAPIER À L ORIGINE DE DÉBOURSÉS Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page i

3 INTRODUCTION Lorsque vous effectuez la saisie d une écriture de journal, chaque dépense faisant l objet d une correction ou d une répartition doit être identifiée par une référence permettant d en retracer l origine si cela s avère nécessaire. Pour une dépense interne effectuée sans facturation, la référence exigée est le numéro et la ligne de l écriture de journal utilisée pour l imputation de la dépense. Pour une dépense interne facturée sur PeopleSoft, la référence exigée est le numéro de la facture. Pour toute dépense externe, la référence exigée est le numéro de la pièce justificative. LA DÉPENSE INTERNE Une dépense interne est une dépense pour laquelle il n y a pas de déboursé : il s agit en quelque sorte d un transfert de fonds entre l unité cliente et l unité fournisseur. Le paiement d une dépense interne, se fait soit à l aide d une écriture de journal lorsqu un formulaire papier est à l origine de la demande d approvisionnement, soit par facturation interne dans le logiciel PeopleSoft. Dépense interne sans facturation En général, nous avons en main une copie du formulaire papier utilisé pour commander le bien ou le service dont nous avions besoin. Il peut s agir d un formulaire de reprographie, d une réquisition au magasinier, d un bon de travail au Service des immeubles, etc. Le numéro qu on retrouve sur ces formulaires apparaît dans un champ descriptif de l écriture de journal. On ne peut l utiliser directement pour effectuer une recherche. La recherche d une écriture de journal associée à une dépense interne se fait donc par une méthode indirecte, à partir de la combinaison comptable utilisée pour effectuer le paiement; c est le champ structure «compte» qui nous est utile ici. Pour toutes les dépenses internes effectuées sans facturation, la recherche d écritures de journal peut se faire sur EXPLO4, soit dans le livre budget «DEPENSE», soit au grand livre RÉEL. Recherche au livre budget «DEPENSE» sur EXPLO4 La demande d impression a été effectuée au Service de reprographie en juillet 2007 et la dépense a été imputée au compte de l unité Vous avez en main une copie de la demande de reprographie, le On vous demande de virer cette dépense à un autre budget. Comment trouver l écriture de journal? Pour effectuer la recherche au livre budget sur EXPLO4, sélectionnez «Exploration des livres BUDGET» dans le menu principal de l application. Le point de départ de la recherche est la nature de la dépense, soit le numéro de compte et bien sûr, le numéro de l unité. Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 1

4 Saisir le numéro de compte et le numéro d unité dans les champs appropriés. S assurer que le livre budget sélectionné est le bon et que la case «Détail par compte» est bien cochée. Indiquer «espace et %» pour exclure les projets de la recherche. Lancer la recherche. Sélectionner le lien «Détail par période comptable», DPC. Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 2

5 Cliquer sur le lien «Détail des transactions», DT, qui se trouve sur la ligne qui correspond à la période comptable de juillet 2007, soit Le numéro du bon de travail se trouve dans la colonne référence Consulter la colonne «Référence» pour vous assurer qu il s agit bien de la dépense associée au bon de travail que vous avez en main. L écriture porte le numéro RE , ligne 6 (cf. colonne «Document associé»). Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 3

6 Recherche avec l outil «Rechercher» d Explorer Si vous n avez que le numéro du formulaire papier et la combinaison comptable pour faire votre recherche, utilisez la méthode qui suit. Saisir le numéro de compte et le numéro de projet dans les champs appropriés. S assurer que le livre budget sélectionné est le bon et que la case «Détail par compte» est bien cochée. Lancer la recherche. Sélectionner le lien «Détail des transactions», DT. Vous obtenez ainsi toutes les lignes de transactions imputées au compte du projet depuis sa création. Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 4

7 Dans le menu «Edition» d Explorer, sélectionner «Rechercher (dans cette page)» ou faire la commande «Ctrl + F» du clavier. Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 5

8 Saisir le numéro du formulaire et cliquer sur le bouton. Si le numéro du formulaire a été inscrit dans le champ «Référence» lors de la saisie de l écriture au Service des finances, le numéro sera mis en évidence sur fond bleu. Relever le numéro d écriture «RE » et le numéro de ligne «6». ATTENTION : la recherche avec cet outil ne se fait que dans la page affichée à l écran. Si le relevé des transactions comporte plusieurs pages, il faudra faire la recherche dans chacune d elles. Recherche au Grand livre RÉEL sur EXPLO4 Pour effectuer la même recherche au grand livre RÉEL, sélectionnez «Exploration du grand livre RÉEL» dans le menu principal de l application. Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 6

9 Saisir les valeurs appropriées dans les champs «Période comptable», «Compte», «Unité» et «Espace %» dans le champ «Projet» afin d exclure les projets de l unité pour effectuer la recherche. Lancer la recherche. Cliquer sur le lien T pour obtenir les lignes de transactions. Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 7

10 L écriture porte le numéro RE , ligne 6. Dépense interne avec facturation Si la dépense que vous devez virer provient d une facture interne, la référence que vous devez indiquer sur le virement est le numéro de la facture. Cependant, cette facture doit obligatoirement avoir passé le contrôle budgétaire. Il vaut quand même mieux vous assurer d avoir la bonne combinaison comptable d imputation ainsi que le montant de la dépense. Consultation sur PeopleSoft 8.9 Une dépense interne de 601,63$ a été imputée au compte de l unité La transaction a été saisie le 4 octobre 2007 mais a été imputée à la période comptable d octobre. La facture porte le numéro et provient du Service de l informatique et des télécommunications. Pour consulter cette facture sur PeopleSoft, utilisez le menu hiérarchique suivant ou sélectionnez le menu «Sommaire facture» sous la rubrique «Facturation» de la page «Accueil utilisateur». Facturation Révision données facturation - Sommaire facture Saisir le numéro de facture et lancer la recherche à l aide du bouton. Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 8

11 Assurez-vous que la vérification budgétaire indique «V» pour valide. Sélectionner le lien En-tête données 1. Dans la liste déroulante, sélectionner «Fr/st IE» afin de vérifier la combinaison comptable utilisée pour l imputation de la dépense. Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 9

12 L information recherchée pour effectuer le virement se trouve sur cette page : n de facture, montant et combinaison comptable de dépenses. Écriture de journal - Références associées aux dépenses internes page 10

13 Consultation sur EXPLO4 Pour consulter une facture sur EXPLO4, sélectionnez «Exploration des transactions associées à un document» dans le menu principal de l application. La case «Détail par compte» doit être cochée afin de faire afficher les comptes utilisés lors de la saisie Dans la liste déroulante, sélectionner le type de document FA Sélectionner la nature et le type de document : document source de type FA Lancer la recherche Les données relatives au document ne s affichent que si la transaction a passé avec succès le contrôle budgétaire. L information recherchée pour effectuer le virement se trouve sur la ligne : n de facture, montant et combinaison comptable de dépenses. Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 11

14 LA DÉPENSE EXTERNE Une dépense externe est une dépense pour laquelle un déboursé a eu lieu. Le paiement d une dépense externe se fait le plus souvent par l émission d un chèque au fournisseur. En général, ce que nous avons en main est une copie du formulaire papier ou une impression du formulaire électronique utilisé pour commander le bien ou le service dont nous avions besoin. Il peut s agir d une demande de paiement, d un rapport de dépense de voyage, d un rapport de petite caisse, d une demande d achat, etc. Avant d effectuer le paiement d une facture, le Service des finances doit procéder à certaines vérifications afin de s assurer que les sommes réclamées sont bien des sommes dues. De plus, afin d exercer un bon contrôle sur le paiement des comptes à payer, une pièce justificative numérotée est créée pour chaque facture, que le produit ait été obtenu suite à un bon de commande ou non. C est le numéro de cette pièce justificative qui doit servir de référence lorsqu on doit virer une dépense externe. Dépense externe avec bon de commande La recherche de pièces justificatives pour toutes les dépenses externes associées à un bon de commande peut se faire aussi facilement sur PeopleSoft 8.9 que sur Explo4. Pour illustrer la méthode de recherche, nous utilisons la demande d achat pour laquelle le bon de commande a été émis. Pour payer la facture émise par le fournisseur de cette commande, on a créé au Service des finances la pièce justificative Recherche sur PeopleSoft 8.9 Dans le logiciel de gestion financière PeopleSoft, on peut avoir accès à l information désirée de diverses façons. Laquelle choisir? Le choix du menu variera selon les éléments d information que vous détenez.. Si vous détenez le numéro de la demande d achat , utilisez le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Demandes achat Consultation - Statut document DA ou le lien Consultation statut Doc. DA sur la page «Accueil utilisateur» Si vous détenez le numéro du bon de commande , utilisez le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Bons commande Consultation données BC - Statut document BC Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 12

15 Si vous recherchez le montant net de la dépense effectuée sur la pièce justificative , ainsi que les numéros de demande d achat et de bon de commande à l origine de cette dépense, utilisez le menu hiérarchique suivant : Comptes fournisseurs Consultation Pièces justificatives - Statut documents Ces trois menus vous donneront la même information. Nous allons illustrer ci-dessous comment procéder lorsqu on a en main le document source «Demande d achat». Sélectionner le menu «Statut document DA». Par défaut, c est votre unité de rattachement qui apparaît dans ce champ. Changer cette valeur si la recherche est faite pour une autre unité. Saisir le numéro de la demande d achat dans le champ approprié. Lancer la recherche à l aide du bouton. Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 13

16 Cliquer sur le numéro de pièce ( ). Laisser les autres champs à blanc afin de ne pas restreindre la recherche. Cliquer sur le bouton «Rechercher» Cliquer sur le raccourci «Sommaire PJ» justificative. afin d obtenir le sommaire de la pièce Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 14

17 CAD$ Toute l information requise pour effectuer le virement se trouve sur cette page : Le numéro de la pièce justificative. La combinaison comptable qui a servi à l imputation de la dépense. Le montant net chargé au budget (après ristourne de taxes). Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 15

18 Recherche sur EXPLO4 Pour effectuer la même recherche sur EXPLO4, sélectionnez «Exploration des transactions associées à un document» dans le menu principal de l application. Vérifier si l entité affichée est la bonne. La case «Détail par compte» doit être cochée. Sélectionner «Document source». Sélectionner le type «DA». Saisir le numéro de la demande d achat dans le champ «Numéro». Lancer la recherche. Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 16

19 Toute l information requise pour effectuer le virement se trouve sur cette page : Le numéro de la pièce justificative (cf. colonne «Document associé»). La combinaison comptable qui a servi à l imputation la dépense. Le montant net chargé au budget (après ristourne de taxes). Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 17

20 Dépense externe sans bon de commande Si vous devez virer une dépense externe effectuée par un formulaire électronique, soit par une demande de paiement, par un rapport de dépense de voyage ou par un remboursement petite caisse, c est le numéro du formulaire qui sera utilisé pour rechercher les informations nécessaires pour effectuer le virement de dépense. En effet, le numéro du formulaire électronique deviendra le numéro de pièce justificative une fois que le Service des finances aura approuvé la dépense. Si vous devez virer une dépense externe effectuée par un formulaire papier, vous devrez utiliser le numéro du formulaire dans le champ «No de facture». En effet, le numéro des formulaires papier est considéré comme la facture. Pour retrouver les informations nécessaires pour effectuer le virement de dépense, utilisez le menu Comptes fournisseurs > Consultation > Pièces justificatives > Interrogation Recherche sur PeopleSoft 8.9 Utilisez le menu hiérarchique suivant : Comptes fournisseurs Consultation Pièces justificatives - Interrogation Indiquer le numéro du formulaire électronique dans le champ «Pièce» ou le numéro du formulaire papier dans le champ «No de facture». Pour notre exemple, nous devons rechercher les informations nécessaires à un virement de dépense suite à un rapport de dépenses de voyage. Saisir le numéro du formulaire dans le champ «Pièce» Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 18

21 Mettre à blanc les champs «Date compt. :» Cliquer sur. Cliquer sur l icône «Sommaire PJ» Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 19

22 Toute l information requise pour effectuer le virement se trouve sur cette page : Le numéro de la pièce justificative correspond au numéro du formulaire électronique. Les montants de la dépense. Les combinaisons comptables qui ont servi à l imputation de la dépense. Remarque Si vous n avez pas le numéro du formulaire, il est possible de faire une recherche plus étendue en utilisant le numéro de l employé concerné par la dépense dans le champ «Fournisseur» et/ou en utilisant le «Nom abrégé fournisseur» combiné avec une période de recherche. Le nom abrégé du fournisseur, lorsqu il s agit d un individu, est composé du nom de famille suivi du début du prénom (sans espace) jusqu à concurrence de 10 caractères; à cette chaîne de caractères, on ajoute une valeur numérique. Par exemple, le «Nom abrégé fournisseur» pour Jacques Lachance est LACHANCEJA; la partie numérique reste l inconnue L exemple ci-dessous illustre la recherche des pièces justificatives du fournisseur «LACHANCEJA» pour la période du 1 er avril au 31 mai Les résultats de la recherche nous indiquent qu il y a deux fournisseurs qui portent le même nom. Il faudrait donc ajouter le numéro du fournisseur dans nos critères de recherche afin de la restreindre aux pièces associées à la bonne personne. Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 20

23 Le numéro du fournisseur est le numéro de dossier individu de la personne qui réclame le remboursement. Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 21

24 Recherche au livre budget «DÉPENSE» sur EXPLO4 La recherche d une dépense de voyage sur EXPLO4 peut se faire à partir de la combinaison comptable qui a permis l imputation de la dépense. Reprenons la recherche de la pièce justificative qui a permis de payer le rapport de dépenses no , en mai On sait qu une partie de la dépense a été payée au Sélectionnez «Exploration des livres BUDGET» dans le menu principal de l application EXPLO4. Pour obtenir uniquement les budgets sans projet, saisir dans le champ projet un «espace» suivi du signe % Sélectionner l entité. Sélectionner le type de transactions «Dépense». Cocher la case «Détail par compte». Sélectionner la «Période budgétaire» (dans notre exemple, AN2010). Saisir les champs structure appropriés : Unité, compte Lancer la recherche. Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 22

25 Utiliser le lien DTD pour faire afficher la liste des transactions par document. Repérer le numéro du formulaire dans la colonne «Description» ou utiliser l utilitaire «Rechercher dans cette page» dans le menu «Édition» d Explorer. Le numéro de la pièce justificative (PJ) recherchée est le Le montant de la dépense imputée au compte de l unité est de 257,37$. S il vous faut plus de détails pour le virement que vous avez à faire : Utiliser le lien DTDS (transactions par document source) afin de faire afficher toutes les lignes de la PJ. 9,57$ + 5,96$ + 5,74$ + 19,14$ + 216,96$= 257,37$ Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 23

26 ANNEXE 1 - Formulaires papier à l origine de déboursés Sur PeopleSoft, lorsque vous recherchez une pièce justificative créée pour effectuer un paiement initié par un formulaire papier, utilisez le numéro du formulaire dans le champ «No de facture». Si vous détenez un numéro de facture d un fournisseur externe, c est ce numéro que vous devrez indiquer dans le champ «No. facture». Formulaire ayant initié le déboursé SF Remboursement de frais automobile à une personne Saisie du champ "Facture" N de facture = numéro du formulaire Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 24

27 INDEX B bon de commande, recherche PJ dans PeopleSoft à partir d un C combinaison comptable, rechercher par la... 4 consulter une facture dans Explo consulter une facture dans PeopleSoft... 8 D demande d achat, recherche PJ dans PeopleSoft à partir d une dépense de voyage, recherche dans EXPLO dépense externe sans bon de commande, exemple d une dépense externe, qu'est-ce qu'une dépense interne, qu'est-ce qu'une... 1 F facture dans Explo 4, consultation facture dans PeopleSoft, consultation... 8 formulaire papier à l'origine des déboursés G grand livre réel, recherche au... 6 I internet explorer, recherche dans une page... 5 M montant net de la dépense, rechercher le P période comptable, recherche à partir de la... 1 pièce justificative sur Explo, rechercher une pièce justificative, DA et BC associés à la pièce justificative, recherche d une R recherche à partir du numéro d employé recherche de pièces justificatives Écriture de journal - Références associées aux dépenses externes page 25