Guide rapide Grontmij Belgium

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1 Qui, quoi, où et comment? Guide rapide Grontmij Belgium

2 Notre profil Grontmij est un bureau d ingénieurs, de conseils et de concepts interdisciplinaires. Nous prodiguons des conseils, réalisons des concepts et encadrons des projets pour et avec nos clients. Nos services portent sur une multitude d aspects tels que conseils et toutes sortes d études préliminaires dans différentes disciplines tels que ébauches, concepts détaillés, procurement et contract management ainsi que gestion de projet. C est en étroite collaboration avec nos clients, tant du monde des entreprises que des autorités publiques, que nous œuvrons à la création d une plus-value ainsi qu à des solutions globales. Nous nous y attelons dans le respect de nos clients, de notre entourage et de l environnement. Nos business lines Grontmij opère au sein de quatre business lines : Transportation & Mobility; Industry, Water & Energy; Planning & Design et Monitoring & Testing. Ces business lines sont une réponse logique à la demande à long terme de services qui découlent du changement climatique, de la croissance de la population et de l urbanisation ainsi que de l élargissement de l Union européenne et des grandes villes dans le monde. Notre réseau belge Fort d un vaste réseau de sites en Belgique, Grontmij est votre partenaire pour un large éventail de produits et de services. Grâce à notre organisation régionale et décentralisée, nous possédons en outre une bonne expertise du marché et du contexte local. Notre réseau européen Grontmij est le troisième plus grand bureau d ingénieurs conseils en Europe. Notre organisation décentralisée rassemble quelque professionnels, notamment aux Pays-Bas, en France, au Danemark, en Suède, en Belgique, au Royaume-Uni, en Allemagne, en Hongrie, en Pologne et en Turquie. Grontmij est également actif en Russie, en Chine et au Vietnam et participe à l échelle internationale à des projets financés par des donateurs. Notre mission Grontmij est un bureau d ingénieurs, de conseils et de concepts interdisciplinaires. C est en étroite collaboration avec nos clients que nos collaborateurs engagés œuvrent à la réalisation d un cadre d habitation, de travail et de vie sûr et durable. Grâce à nos équipes interdisciplinaires, nous nous positionnons comme un partenaire fiable et puissant qui contribue de manière créative à l obtention de solutions innovantes et économiquement responsables pour répondre à des défis industriels et sociaux complexes. Nous sommes fiers de pouvoir dégager des solutions aux attentes de nos clients au sein d un partenariat intégré et proactif. Pour nos collaborateurs, cette approche est synonyme de valorisation et de défi à relever, tout en accordant suffisamment de place au développement personnel. Quant à nos actionnaires, elle leur garantit une croissance rentable. Nos objectifs Grontmij est une entreprise économiquement attrayante pour tous ceux qui y ont un intérêt (parties prenantes). Grontmij est une marque forte. Grontmij attribue à l ingénierie et à la conception un rôle essentiel dans notre société. Grontmij est une société attrayante pour ses collaborateurs. Grontmij vise à atteindre un degré élevé de satisfaction auprès de ses clients par le biais de services d excellente qualité. Nos valeurs Collaborative signifie que nous poursuivons un effort collectif pour satisfaire aux souhaits de nos clients. Nous sommes impliqués dans notre société et auprès de nos collègues. C est ainsi que naissent les possibilités de croissance et de développement, tant pour chaque individu que pour l organisation dans son ensemble. Nous partageons nos connaissances, nos compétences et notre expertise en agissant comme une seule organisation qui poursuit des objectifs communs. Openness est la capacité de s exprimer librement ou de permettre aux autres de s exprimer en toute liberté afin que l organisation et ses parties prenantes puissent bénéficier de nos apports et suggestions, et ce, dans le respect des qualités, prestations et compétences propres à chacun. Reliable signifie que les clients, les partenaires et les collègues peuvent compter sur nous en toute confiance car nous prodiguons des services de qualité, toujours et partout. Engagement est notre capacité à nous identifier à notre propre organisation et à fournir les efforts nécessaires dans son intérêt. 3 Guide rapide Grontmij Belgium

3 Nous contribuons ensemble à un meilleur cadre d habitation, de travail et de vie Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

4 Notre structure en Belgique Depuis le 1e janvier 2012, Grontmij Belgium SA est la nouvelle société opérationnelle qui a incorporé Grontmij Vlaanderen SA, Grontmij Industry SA, Libost-Groep SA et Grontmij Wallonie SA. Nous utilisons désormais la dénomination commune Grontmij Belgium pour évoquer l ensemble des activités Grontmij en Belgique. Cette intégration est dictée d une part, par la complexité croissante des projets et d autre part, par la demande de nos clients de se voir offrir des services multidisciplinaires davantage combinés. A cet effet, une simplification de la structure de société de Grontmij en Belgique ainsi qu une expertise et des forces conjuguées se révèlent incontournables. GRONTMIJ BELGIUM HOLDING SA Grontmij Belgium Holding SA gère les filiales Grontmij Belgium SA, Grontmij Contracting SA et BnS Contracting SA. Cette société est aussi l employeur pour les Shared Services (services partagés). GRONTMIJ BELGIUM SA Grontmij Belgium NV est la société opérationnelle de conseil et d ingénierie en Belgique. Cette SA, recouvre toutes les entreprises Grontmij belges, à l exception de Grontmij Contracting et BnS Contracting. A l instar des autres pays Grontmij, Grontmij Belgium SA s organise suivant les business lines (BL) Transportation & Mobility, Industry, Water & Energy, Planning & Design et Monitoring & Testing. Chaque business line a, en fonction des particularités de sa propre combinaison produit/marché, une histoire, des modèles et une stratégie qui lui sont propres. Tout cela dans un seul objectif : créer de la plus-value pour les clients et des opportunités de développement pour les collaborateurs. GRONTMIJ CONTRACTING SA Grontmij Contracting est une SA séparée, au sein de laquelle sont gérés des projets à haut risque, comme des projets Turn Key, Design & Build et des projets nous permettant éventuellement d engager du capital à risque (p. ex. Partenariat Public-Privé, développement du territoire,...). BnS CONTRACTING SA L objectif de BnS Contracting est d employer des collaborateurs temporaires auprès de clients industriels à des fins d engineering in-house et/ou de construction management. Schéma : organigramme de la Direction de Grontmij Belgium Holding SA 5 Guide rapide Grontmij Belgium

5 Schéma : organigramme Grontmij Belgium Schéma : Structure de société Schéma : bureaux Grontmij en Belgique Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

6 Que représentent les business lines? Grontmij opère au sein de quatre business lines : Transportation & Mobility; Industry, Water & Energy; Planning & Design et Monitoring & Testing. Ces business lines sont une réponse logique à la demande à long terme de services qui découlent du changement climatique, de la croissance de la population et de l urbanisation ainsi que de l élargissement de l Union européenne et des grandes villes dans le monde. Transportation & Mobility (T&M) Toutes les équipes relatives au domaine Infrastructure, les équipes Construction Génie Civil, Transport & Mobilité, Modélisation de l eau et Personnel itinérant, Urban & Environmental Planning sont réunies sous la business line Transportation & Mobility. Cette business line est axée sur le marché de l infrastructure local, national et international et la conception et l aménagement de l espace public avec des projets d égouttage, de circulation routière, ferroviaire, fluviale et aérienne. Les pouvoirs publics et les acteurs en Partenariat Public-Privé (PPP) constituent les groupes cibles dans le marché. Urban & Environmental Planning (Studio de conception, Planification et Processus du Territoire et Nature, Eau & Paysage) effectue des études stratégiques et d aménagement pour les autorités locales et supralocales. Notre expertise est la garante d une approche intégrale des projets complexes en matière de développement du territoire et d infrastructure (urbaine et paysagère). Monitoring & Testing (M&T) La business line Monitoring & Testing a débuté en 2012 en Belgique et résulte du regroupement des activités de cartographie numérique et d enregistrement mobile d objets en recourant à un système de balayage numérique. La reprise de la technologie ainsi que des collaborateurs de GeoInvent en a été l amorce. Ces collaborateurs ont intégré le département Données géographiques, renommé Données géographiques & Mobile Mapping. Afin d optimiser la qualité et les coûts, tous les topographes et géomètres de P&D et T&M relèvent de Monitoring & Testing depuis le 1er janvier Cela permet une coordination centrale et efficace des activités de mesure (à la fois classiques et Mobile Mapping). Industry, Water & Energy (IW&E) L ex-grontmij Industry est le pivot de la business line Industry, Water & Energy. Les équipes Environnement, Energie et Sol sont regroupées dans cette business line, laquelle a pour groupes cibles le marché industriel, les sociétés d énergie et les compagnies des eaux (production et distribution). En Belgique uniquement, Grontmij utilise le nom Industry, Water & Energy. Planning & Design (P&D) Les différentes équipes à propos de Bâtiments et les activités Développement du territoire et Parkconsult sont réunies sous la business line Planning & Design. Cette business line oriente sa stratégie sur le marché privé de la construction et du développement et sur les autorités locales. La division Bâtiments dirige notamment ses activités sur la collaboration avec la division Industry pour des projets de construction plus importants. 7 Guide rapide Grontmij Belgium

7 Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

8 Quelle est la structure par business line? Notre organisation est bâtie sur 3 piliers stratégiques : Customer Intimacy, Operational Excellence et Product Leadership in Core Competences. Pour diriger ces piliers de façon optimale, il faut chaque fois créer une responsabilité clairement démontrable. Le management de chaque business line est donc construit autour de 3 axes : la structure commerciale, la structure opérationnelle et la structure relative à la gestion et au développement d expertise. Le Management Général encadre et soutient cette organisation multidimensionnelle avec l aide des Shared Services. Chaque business line fonctionne comme une Business Unit au sein de la société opérationnelle Grontmij Belgium SA. Cela signifie qu une business line se voit attribuer des responsabilités et des compétences propres en matière de fonctionnement du marché, d opérations, de développement d expertise et de gestion du personnel, et ce, dans les limites du cadre stratégique défini par le Conseil d administration et le Comité de direction. Les Business Line Directors (BLD) dirigent leurs propres collaborateurs opérationnels et leurs propres collaborateurs staff. Ils élaborent les projets stratégiques de marché et les perspectives d avenir pour leur business line. Le Business Line Director fait rapport au Country Managing Director en général et au Comité de direction en particulier. Schéma : organigramme business line selon le modèle multidimensionnel 9 Guide rapide Grontmij Belgium

9 STRUCTURE COMMERCIALE La business line organise, de par sa responsabilité par rapport au marché, son propre Business Development (= développement produit et marché). Les budgets et coûts pour le fonctionnement commercial, le marketing et la communication produit et client sont attribués à la business line. Les initiatives qui dépassent le domaine de la business line sont organisées conjointement sous la surveillance du Comité de direction. Le Business Development Manager épaule le Business Line Director pour l analyse du marché, la mise en œuvre de la stratégie commerciale et le développement de nouveaux marchés ou de combinaisons produit/marché. Il/elle peut, par délégation du Business Line Director, diriger fonctionnellement (= en matière de politique commerciale et de nouvelles combinaisons produit/marché) les Key Account Managers (pas chez T&M) et les Commercial Managers. Le fonctionnement commercial est organisé par business line et est basée sur un account management professionnel, où un client est attribué à un seul Account Manager. L Account Manager assume la gestion unique (account management) de son client. Cela comprend les activités suivantes : Gestion de la relation client ; Coordination de l offre ; Analyse de la satisfaction du client, par délégation ou non du BLD, par le biais de visites et de questions. Dans l Account Management professionnel, nous distinguons trois types d Account Manager : Les Key Account Managers se consacrent aux Key Accounts. Il s agit de clients stratégiques, souvent d importance nationale ou internationale, ou de clients importants dans un secteur stratégique. Le Key Account Manager fait partie d une seule business line et vend les services de la business line, en s attachant tout particulièrement aux opportunités pour d autres business lines. Le Key Account Manager se fera assister par la personne la plus adéquate d une autre business line, s il s agit d une offre pour une mission dont une autre business line est gestionnaire. L Account Manager se voit attribuer des accounts avec lesquels la business line a déjà des contrats(-cadres) en cours et pour lesquels il es plus efficace que l account management se fasse au départ des opérations. Cet Account Manager cumule souvent cette fonction avec celle par exemple de Team / Unit Leader ou d Operational Manager ou dans certains cas de Chef de projet senior. Pour les clients locaux et régionaux, l Account Manager rendra compte a l Operational Manager. Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

10 Quelle est la structure par business line? FONCTIONS & ROLES Pour comprendre la complexité de notre organisation en termes de définitions claires des tâches et responsabilités des collaborateurs, nous avons recours à des noms techniques de fonction. Un nom de fonction décrit les tâches, responsabilités et objectifs d un rôle endossé par un collaborateur dans l organisation. Un collaborateur peut avoir différents rôles et par conséquent être porteur de plusieurs noms de fonction (par ex. : Team Leader et Account Manager). Le cumul de ces rôles/noms de fonction auprès d un même collaborateur donne la fonction réelle du collaborateur, définie par le titre de fonction. Ce titre peut être identique au nom de fonction du rôle principal endossé par un collaborateur mais il peut également être différent. Le titre de fonction est utilisé à des fins commerciales et figure sur la carte de visite du collaborateur. Les dénominations figurant dans les organigrammes de cette publication sont des noms de fonction ; il ne s agit en aucun cas de titres de fonction. STRUCTURE COMMERCIALE Organigramme Transportation & Mobility Organigramme Industry, Water & Energy 11 Guide rapide Grontmij Belgium

11 STRUCTURE COMMERCIALE Organigramme Planning & Design Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

12 Quelle est la structure par business line? STRUCTURE OPERATIONNELLE Les Operational Managers, qui rapportent hiérarchiquement au Business Line Director, dirigent une division ou un ensemble de teams et/ou units, qui sont dirigées à leur tour hiérarchiquement par des Team ou Unit Leaders. Une unit est supposée être constituée de manière multidisciplinaire alors qu une team est quasi monodisciplinaire. Lors de l attribution d un projet aux Opérations, seule une business line/division/team/unit assume un rôle de gestion et procure le responsable de projet. Ce chef de projet ou Project Manager est responsable du service au client, de la rentabilité, de la qualité et du planning du projet. Une autre business line/division/team/unit peut jouer un rôle de collaboration en fournissant éventuellement un co-chef de projet. Dans ce cas aussi, le responsable de projet de la business line/division/team/unit de gestion assume la responsabilité finale. Pour favoriser la collaboration, là où cela s avère nécessaire, les bénéfices/pertes sont répartis suivant des modèles de collaboration génériques (voir l encadré FORMES DE COLLABORATION à la page 15), qui sont traités et gérés le plus possible automatiquement dans les systèmes de la comptabilité et de l administration de projets: Exact pour la comptabilité et TEAM/ PMO Pro pour la gestion de projets (voir aussi Shared Services Service financier). 13 Guide rapide Grontmij Belgium

13 HIERARCHIQUE & FONCTIONNELLE Comme les collaborateurs remplissent différents rôles (voir l encadré FONCTIONS & ROLES à la page 11), il arrive qu ils soient dirigés par plusieurs responsables (par ex. un collaborateur de projet est généralement dirigé par le Team Leader (ligne hiérarchique) ; toutefois dans des matières liées au projet, il relève du Chef de projet (ligne fonctionnelle). On entend par direction hiérarchique : La responsabilité en matière d appréciation, de demande de congés, du collaborateur: La responsabilité par rapport à l attribution de la place du collaborateur dans l organisation, l assignation du collaborateur à des domaines fonctionnels (par ex. à des projets). On entend par direction fonctionnelle : La responsabilité relative à l attribution des tâches et des objectifs dans le domaine fonctionnel. La responsabilité concernant la planification et la gestion au sein du domaine fonctionnel. Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

14 Quelle est la structure par business line? STRUCTURE OPERATIONNELLE Organigramme Transportation & Mobility 15 Guide rapide Grontmij Belgium

15 STRUCTURE OPERATIONNELLE Organigramme Offshoring FORMES DE COLLABORATION MODELE 1 -CONSULTANCY La consultance consiste en une collaboration ad hoc de courte durée. La team détentrice du contrat engage un expert d une autre team. Les heures sont imputées au prix coûtant interne et le résultat de l imputation est attribué à la Team/Unit collaborante. Le résultat du projet appartient à la team détentrice du contrat. MODELE 2 - DETACHEMENT Le détachement consiste à affecter un collaborateur Grontmij, pour une plus longue durée, à la team détentrice du contrat. Le délai minimum est d 1 mois et la direction fonctionnelle et le suivi de productivité relèvent de la Team/Unit qui affecte le collaborateur. Les accords sont documentés par écrit. Les heures sont imputées au prix coûtant interne suivant une norme de productivité prédéfinie. MODELE 3 - EMBEDDED SERVICES Les Embedded Services consistent en une collaboration notable, irrégulière et difficilement prévisible entre les teams sur un projet. Les heures sont imputées au prix coûtant interne. L imputation est attribuée à la team collaborante, le résultat du projet est redistribué entre toutes les teams collaborantes au pro rata de leur apport (= imputation). La direction générale du projet reste entre les mains du Chef de projet de la Team/Unit gestionnaire. La team collaborante peut, à la demande du Chef de projet, désigner un Chef de projet responsable de la team collaborante qui se voit allouer un budget comme objectif. La team collaborante reçoit un numéro pour sa partie du projet de manière à garder un contrôle des coûts sur celle-ci. MODELE 4 - PROJETS MULTIDISCIPLINAIRES La collaboration multidisciplinaire consiste en une collaboration sur des projets de plus grande envergure, dans le cadre desquels des éléments peuvent être attribués à une Team/Unit collaborante en tant que partie de la mission bien définie avec un pourcentage d honoraires et un budget calculables. Avec cette forme de collaboration, la Team/Unit gestionnaire et collaborante est responsable du budget qui lui est propre et de son résultat. En affectant une partie du projet (et un chef qui lui est propre) à chaque team collaborante, chacune se voit attribuer un budget financier qui peut-ête suivi. Le Chef de projet détenteur du contrat garde toujours la direction et le contrôle sur la répartition des honoraires et des coûts pour l ensemble ainsi que pour la partie du projet attribuée à une Team/Unit collaborante. Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

16 Quelle est la structure par business line? STRUCTURE OPERATIONNELLE: Organigramme Industry, Water & Energy 17 Guide rapide Grontmij Belgium

17 STRUCTURE OPERATIONNELLE: Organigramme Planning & Design Organigramme Monitoring & Testing Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

18 Quelle est la structure par business line? STRUCTURE GESTION DE L EXPERTISE DEVELOPPEMENT DE L EXPERTISE Le Knowledge Development Manager est responsable du développement et du partage de l expertise au sein de la business line et de l éventuelle collaboration avec des collègues d autres business lines, en vue de transmettre l expertise. Il/elle sonde, en étroite collaboration avec le Business Development Manager, les besoins d expertise en fonction des nouvelles évolutions du marché. Le Knowledge Development Manager est soutenu dans sa tâche par le Discipline Coach. Le Technology Coordinator est responsable du développement, de l application et du support fonctionnel des applications techniques IT. Il est assisté dans ce cadre par des «Developers», qui s occupent du développement et/ou de l optimisation du logiciel. Le Discipline Coach encourage le développement et le partage de l expertise au niveau de sa propre discipline. La collaboration entre le Business Development Manager et le Knowledge Development Manager est essentielle pour adapter le développement de l expertise à la demande du marché. Cette responsabilité incombe au Business Line Director. Organigramme Transportation & Mobility 19 Guide rapide Grontmij Belgium

19 Organigramme Industry, Water & Energy Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

20 Quelle est la structure par business line? STRUCTURE GESTION DE L EXPERTISE DEVELOPPEMENT DE L EXPERTISE Organigramme Planning & Design 21 Guide rapide Grontmij Belgium

21 A quoi ressemblent les Shared Services? Nous voulons réaliser de la plus-value pour nos collaborateurs, pour le fonctionnement interne et pour notre société mère. Il est nécessaire à cet effet de viser pour les services internes une excellence opérationnelle, des processus génériques parfaitement coordonnés. Une politique du personnel professionnelle et attrayante, une politique financière efficace, une politique IT et communication moderne et un support juridique adéquat sont à cette effet les objectifs à atteindre. Il est dès lors nécessaire d organiser certains services par-delà les business lines, ce que l on appelle les Shared Services ou services internes partagés. Nous organisons d autres services au sein des business lines pour travailler de manière plus ciblée sur le client ou pour soutenir davantage le modèle business line. Les services internes partagés sont également déstinés à faciliter la collaboration entre les business lines et à élever l ensemble de la structure à un niveau supérieur. Les services Human Resources, Information Technology, Finances, Affaires juridiques, Prévention et Communication sont aménagés comme des Shared Services. Concrètement, cela signifie que pour chacun de ces services, un dirigeant hiérarchique est désigné. Pour certaines divisions, les services sont fonctionnelemeddirigés par le Business Line Director, si nous estimons que la cohésion du management. Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

22 A quoi ressemblent les Shared Services? SERVICE HUMAN RESOURCES (HR) Le HR Director, qui rapporte hiérarchiquement au Country Managing Director, gère ce Shared Service et dirige hiérarchiquement les collaborateurs et les processus qui étayent la politique du personnel. Le Service HR travaille en partenariat avec chaque business line. A cet effet, les processus HR sont ajustés au maximum aux business lines. Pour réaliser cet ajustement de manière structurelle, le service HR attribue à chaque business line un HR Business Partner, qui coordonne les aspects liés aux activités suivantes : recrutement & sélection, formation, gestion et conseil en matière de personnel, gestion des talents et des compétences. Organigramme Human Resources 23 Guide rapide Grontmij Belgium

23 SERVICE FINANCIER Le Financial Director pour la Belgique est à la tête du service financier et rapporte hiérarchiquement au Country Managing Director de Belgique et fonctionnellement au Corporate CFO du Grontmij Group. Le Financial Director dirige hiérarchiquement les collaborateurs de ce Shared Service. Le processus accounting (à savoir les Accounts Payable & Receivable, les processus relatifs aux banques, le fleet management et la facturation) et le processus Project Administration (à savoir le project controlling et la gestion des débiteurs) constituent ensemble les Shared Services du service financier. Un groupe de projet spécifique, composé de collaborateurs financiers, ont développé le nouveau système financier ERP. Nous distinguons à cet égard le système comptable (backsystem) et le système de gestion de projets (frontsystem). Toutes les entités travaillent avec le même système comptable : Globe d Exact. Pour le système de gestion de projets, le système TEAM (mis au point par l ex-grontmij Industry) est encore utilisé par la Division Industry. PMO Pro est introduit pour les business lines T&M, P&D et M&T. Dans un deuxième temps, les deux systèmes seront combinés pour n en faire plus qu un, avec maintien des fonctionnalités nécessaires pour les business lines. Pour faciliter la collaboration entre les business lines, comme indiqué précédemment, nous prévoyons et automatisons au maximum les différents modèles de collaboration entre teams/units, dans et par-delà les business lines, dans le système ERP (voir encadré FORMES DE COLLABORATION à la p. 15). ERP: Enterprise Resource Planning, il s agit d un logiciel qui étaye les processus internes d une société. Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

24 A quoi ressemblent les Shared Services? SERVICE FINANCIER Organigramme Accounting 25 Guide rapide Grontmij Belgium

25 SERVICE FINANCIER Organigramme Project Administration Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

26 A quoi ressemblent les Shared Services? SERVICE INFORMATION TECHNOLOGY (IT ) L IT Manager est épaulé par les Change Coordinators pour des projets de changement à l environnement IT, le Réseau (gestion du réseau) et par les IT Support Engineers pour le helpdesk de première et deuxième ligne. Dans les services IT, nous distinguons une partie globale et une partie Business Aligned. La première partie est Shared, la deuxième est attribuée à la business line. Les services IT globaux comprennent : l achat, l installation, la maintenance et la gestion des serveurs, ordinateurs, imprimantes et plotters, les réseaux locaux et mondiaux, la télécommunication, la vidéoconférence, les GSM et PDA. Le service IT est responsable de l installation de logiciels génériques (utilisés par toutes les business lines et les Shared Services comme ACAD, Office ) ainsi que de la gestion des licences. En outre, le Service IT dirige également les projets de changement y afférents. Les applications spécifiques en usage ou nécessaires pour les business lines (p. ex. Hydroworks, SCIA,...) et les développements logiciels spécifiques sont budgétisés, acquis, mis au point et gérés au sein des business lines. Le Technology Coordinator, épaulé par les Developers, opère au sein de la business line, en collaboration ou non avec d autres business lines. Organigramme IT 27 Guide rapide Grontmij Belgium

27 Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

28 A quoi ressemblent les Shared Services? GESTION DES RISQUES, INNOVATION, INTEGRITE, SECURITE, GESTION DE LA QUALITE ET CSR La majorité des aspects relatifs à la gestion des risques, à l innovation, à la sécurité & à la santé ainsi qu à la gestion de la qualité sont imbriqués aux modèles de chaque business line et sont organisés par business line. Ces responsabilités appartiennent à la business line et sont du ressort hiérarchique du Business Line Director. Néanmoins, il y a également pour une entreprise une série d aspects ayant trait à la gestion des risques, à la sécurité & à la santé, à l intégrité, à la politique de la qualité et à la CSR (Corporate Social Responsibility) qui portent sur les processus internes généraux et globaux (p. ex. pour le Comité pour la prévention et la protection au travail, les rapports de qualité généraux, les rapportages au holding, le code d intégrité, ). Cette responsabilité sera reprise comme une tâche supplémentaire pour un des responsables des business lines. Organigramme RISQ SERVICE JURIDIQUE 29 Guide rapide Grontmij Belgium

29 SERVICE COMMUNICATION STRATEGIE SECRETARIAT ERWIN MALCORPS Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

30 Quels sont les organes de concertation? COMITE DE DIRECTION De rol van het Directiecomité is het nastreven van een goede werking van de Vennootschap binnen de strategische lijnen uitgezet door de Raad van Bestuur en het verrichten van het nodige beleidsvoorbereidend werk met het oog op de realisatie van de missie en taken van de Vennootschap en haar Belgische dochterondernemingen. CONSEIL D ENTREPRISE (CE) Un Conseil d entreprise dispose de compétences formelles et de l encadrement nécessaire. Le Conseil d entreprise poursuit une mission qui comprend 4 volets : Conseiller : le Conseil d entreprise prodigue des conseils notamment sur les conditions de travail et d autres sujets liés au personnel ; Décider : le Conseil d entreprise a une compétence décisionnelle, entre autres sur le règlement du travail et le régime des congés ; Informer : le Conseil d entreprise doit être informé de la situation économique et financière de l entreprise ; Contrôler : le Conseil d entreprise agit comme un organe de contrôle dans le sens où il veille à la bonne application de la législation sociale et des plans de formation. COMITÉ POUR LA PREVENTION ET LA PROTECTION AU TRAVAIL (CPPT ) Le CPPT dispose de compétences formelles et de l encadrement nécessaire. Il a une mission qui comprend 3 volets : Informer : le CPPT est informé des risques liés au bien-être, à la sécurité et à la protection, aux plans de prévention, aux activités du médecin du travail ; Conseiller et formuler des propositions : le CPPT peut faire des propositions et donner des conseils par rapport aux mesures de prévention, à l engagement de services externes, aux plans d action, à la formation sur la prévention et le bien-être ; Donner son accord : le CPPT doit donner son accord entre autres pour les temps de travail du conseiller en prévention interne, l accès aux cantines d entreprise DÉLÉGATION SYNDICALE La délégation syndicale est constituée de délégués des différents syndicaux. Les délégués syndicaux sont des collaborateurs de Grontmij qui sont élus ou désignés pour représenter auprès de l employeur les travailleurs affiliés à un syndicat. Les compétences générales de la Délégation syndicale sont : agir dans le cadre des relations de travail, négocier en vue de conclure une convention collective de travail (CCT) ou un accord au niveau de l entreprise sans enfreindre les accords ou conventions conclus au niveau interprofessionnel ou sectoriel, et veiller à l application de la législation sociale, au sein de l entreprise. Les délégués syndicaux sont : Annie Vanslambroeck (FGTB) Jan Lathouwers (FGTB) Lieven Van den Berghe (CNE-GNC) Suppléants Greta Denie (FGTB) Anne Darragas (FGTB) 31 Guide rapide Grontmij Belgium

31 WEB CALLS Tous les trimestres, chaque collaborateur peut, via une procédure d identification toute simple, suivre le web call entre Erwin Malcorps et Michiel Jaski. Il s agit d un entretien en direct entre les deux hommes lors duquel vous pouvez assister à une présentation en ligne. Pendant l entretien, il est possible de poser des questions qui seront discutées à l issue de la présentation. Vous pouvez ainsi directement voir les résultats Corporate ainsi que la part de Grontmij Belgium dans ces résultats. Il est aussi largement question de l état d avancement de la stratégie Back on Track (pleins feux sur les segments en pleine croissance). Les dates des web calls sont communiquées via InSite et par mail. CONCERTATION PAR TEAM/UNIT Chaque team/unit organise mensuellement une réunion interne. L objectif premier consiste à discuter des affaires opérationnelles, des objectifs et des développements de team/unit concernée. REUNIONS DU PERSONNEL Deux fois par an, Grontmij Belgium organise pour l ensemble du personnel une présentation sur les développements de l entreprise. Un moment de concertation est également prévu deux fois par an pour chaque business line. Tous les collaborateurs concernés sont invités personnellement à y participer. Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

32 Liens utiles Intranet rechercher : mon site : mes teamsites : Site web Facebook LinkedIn page: groupe: Yammer https://www.yammer.com/grontmij.be YouTube 33 Guide rapide Grontmij Belgium

33 Auteur: Hilde Janssens - Révision: 18 octobre

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