Molière 2012 pour Windows 2000 et supérieur Manuel d utilisation Molière Edition 24/07/12

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1 Molière 2012 pour Windows 2000 et supérieur Manuel d utilisation Molière 2012 Edition 24/07/12

2 Les conditions générales de ventes Parties au contrat : Le présent contrat est conclu entre la société Axess-AXESS-OMT, située 45 Avenue Leclerc Le River Side LYON, inscrite au Registre du commerce de Romans-sur-Isère sous le numéro , ci-après désignée «le Prestataire», et l Etablissement signataire et désigné dans la commande annexée aux présentes conditions générales de vente et dénommé ci-après «l Etablissement». Présentation : La société Axess-AXESS-OMT a une activité d édition de logiciels et de prestations informatiques. La prestation peut désigner le conseil, la concession d une licence d'exploitation, les prestations annexes à l'acquisition de ce progiciel et à son suivi. Article 1 Objet du contrat : Le présent contrat a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles le Prestataire assure à l Etablissement différentes prestations de service, et notamment le droit d utilisation et la maintenance d un ou plusieurs logiciels. Les logiciels objets du contrat sont déterminés dans le bon de commande. Par le présent contrat, le Prestataire concède à l Etablissement un droit personnel, non cessible et non transférable d utilisation du ou des logiciel(s) mentionnés au bon de commande, pour la durée du contrat. Article 2 Documents contractuels : Le contrat de prestation de services conclu entre le Prestataire et l Etablissement est constitué du bon de commande rempli et signé par les Parties, des présentes conditions générales de vente et des éventuels annexes ou avenants. L Etablissement reconnait et accepte que la signature du bon de commande vaut acceptation des présentes conditions générales de vente qui lui sont jointes. Cependant, en cas de conclusion d un contrat spécifique par l Etablissement, les présentes conditions générales de vente s appliquent tant qu elles ne contredisent pas le contrat spécifique. De plus, celles-ci ne sont d'application en matière de marché public que dans la mesure où elles ne sont pas contraires aux lois régissant ces marchés et au cahier des charges régissant un marché. Le Prestataire pourra modifier, réactualiser ou rectifier les présentes si besoin en est afin de prendre en compte une évolution législative, et/ou technique. Article 3 Durée du contrat - Résiliation: Le contrat entre en vigueur au moment où l Etablissement fait parvenir un bon de commande valide au Prestataire. La durée du contrat est de 1 an. L Etablissement pourra rompre le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un préavis de trois mois avant la date anniversaire. Dans le cas contraire, le contrat fera l objet d une reconduction tacite avec au minimum renouvellement des mêmes prestations. En cas d inexécution de ses obligations par l une des Parties, la vente sera résolue de plein droit au profit de l autre Partie 15 jours après l envoi d une mise en demeure restée infructueuse. Article 4 Suspension du contrat : Le Prestataire peut décider de refuser, d'interrompre ou de modifier la prestation, et ce sans indemnité, notamment quand : - l Etablissement ne présente pas ou plus les compétences nécessaires à la réalisation complète de la prestation, - l Etablissement refuse de suivre les conseils prodigués par le Prestataire et n exécute pas les obligations qui lui incombent en vertu du présent contrat, - le Prestataire constatera tout acte de fraude ou de non-respect du code de bonne conduite propre à certaines de ses prestations. Le Prestataire se réserve le droit d'apporter des modifications non substantielles à ses prestations. En cas de force majeure, le Prestataire se réserve le droit d'interrompre la prestation sans indemnité au profit de l Etablissement. Article 5 Conditions de paiement : Le prix de la prestation est stipulé HT, TVA en sus. Les prix sont révisés annuellement. Les conditions de l'offre concernent exclusivement les prestations spécifiées aux devis et/ou aux bons de commande. Toute facture non payée à l échéance porte intérêt, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à un taux égal à deux fois le taux d intérêt légal, calculé par mensualité. De plus, dans un tel cas, les autres échéances deviendront immédiatement exigibles.

3 Article 6 Livraison et réalisation de la prestation : Les délais de livraison ne sont donnés qu à titre indicatif. Ils courent à partir de la plus tardive de ces deux dates : celle à laquelle sont parvenus au Prestataire tous les renseignements nécessaires à la réalisation de la prestation ou celle de l'encaissement par le Prestataire de l'acompte demandé pour la réalisation de la prestation. Article 7 Support technique : Les contrats de support technique et d assistance téléphonique sont annuels. Ils couvrent la période indivisible allant du 1er juillet au 30 juin de l année suivante. Le support technique est assuré du lundi au jeudi de 9h à 12h et de 14h à 17h et le vendredi de 9h à 12h et de 14h à 16h, sauf entre Noël et le Jour de l An et pendant trois semaines durant les vacances d été (les dates précises sont communiquées sur le site internet du Prestataire). Article 8 Responsabilité : Le Prestataire est tenu à une obligation de conseil auprès de l Etablissement. Ceci lui ouvre le droit, de refuser ou d'interrompre la prestation à partir du moment où l Etablissement ne se soumet plus à ses conseils. Cette obligation de conseil est assimilée à une obligation de moyens et elle sera considérée comme remplie à partir du moment où l Etablissement aura accepté expressément le devis et/ou émis le bon de commande. L Etablissement reconnait par ailleurs que ses compétences et que les démarches effectuées par le Prestataire lui donnent les moyens d apprécier la portée exacte des caractéristiques de la prestation fournie et de son adaptation à l usage auquel elle est destinée. Le Prestataire n est tenu que d une obligation de moyens et sa responsabilité est strictement limitée à celle-ci. Par conséquent il ne sera tenu à aucune indemnisation de quelque nature que ce soit pour les dommages directs et indirects. Article 9 Confidentialité : Le Prestataire et l Etablissement s'engagent à conserver confidentiels les informations et documents concernant l'autre partie, de quelque nature qu'ils soient, auxquels ils auraient pu avoir accès au cours de l'exécution de la prestation. Le Prestataire peut faire état dans ses publicités ou documents commerciaux de toutes les commandes réalisées avec possibilité de mentionner la dénomination de l Etablissement. Article 10 Propriété intellectuelle : Le Prestataire conserve la propriété de la prestation jusqu'au paiement effectif de l'intégralité du prix de la prestation. Sauf disposition contraire expresse du contrat de vente, le Prestataire et ses ayants droits conservent l'intégralité de la propriété intellectuelle du logiciel objet de la commande. Sauf autorisation expresse, préalable et écrite délivrée par le Prestataire, reste interdite et ouvre droit à des dommages-intérêts, toute cession, reproduction, adaptation, ou modification et, en général, tout détournement physique ou intellectuel de la prestation. Article 11 Garantie : Le Prestataire s'engage à remplacer tout support défaillant dès qu il est retourné. L'obligation de garantie reposant sur le Prestataire est exclue si la défaillance provient d une intervention de l établissement ou de la force majeure. Pour pouvoir invoquer le bénéfice de cette garantie, l Etablissement doit aviser le Prestataire sans retard et par écrit des vices qu'il impute à la prestation, et fournir toute justification quant à la réalité de ceux-ci. Article 12 Dispositions diverses : Les parties s engagent à tenter de trouver une solution amiable préalablement à tout litige. A défaut d accord amiable, les tribunaux de Lyon seront exclusivement compétents. Dans le cas où l une quelconque des dispositions des présentes serait déclarée nulle ou non écrite, les autres dispositions resteront intégralement en vigueur. V0312 3

4 Si vous souhaitez avoir plus d informations sur UnDeuxTEMPS et les logiciels scolaires Axess-AXESS-OMT, appelez-nous au ou consultez notre site Internet Les informations contenues dans ce manuel pourront faire l objet de modifications sans préavis. Sauf mention contraire, les noms et les données utilisés dans les exemples sont fictifs. Aucune partie de ce manuel ne peut être reproduite ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, sans la permission expresse et écrite de l éditeur. Copyright 2012 Axess-AXESS-OMT. Tous droits réservés. UnDeuxTEMPS, Molière, Microsoft, Windows sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. SCONET et STS-WEB /SIECLE sont des logiciels appartenant au Ministère de l Education Nationale. Le River Side 45 avenue Leclerc LYON Tél : Fax : International Tel Fax Service technique (accès soumis à conditions) : Nota Bene & Molière : VieScolaire.net UD Elèves UD Planning : UnDeuxTEMPS & UD Répartition : Mél commercial : service.commercial@axess-omt.fr Site Internet : Téléchargement des versions de démonstrations Téléchargement des sous-versions Questions techniques et solutions 4

5 Table des matières Pour bien comprendre Molière A. Les bénéfices directs que vous retirerez de son utilisation B. Ce qui nous a guidé dans la conception de Molière Dans Molière et nulle part ailleurs Nouveautés de Molière Rappel des nouveautés de la version I. Chapitre 1 Installation et mise en route... II-1 A. Conditions d utilisation... II-2 B. Sous-version de Molière... II-2 C. Interfaçage avec les logiciels de gestion de la restauration scolaire... II-3 D. Définition du format de la date système... II-3 II. Chapitre 2 Paramétrages initiaux... II-1 A. Initialisation du calendrier... II-2 B. Accès aux fichiers... II-2 Paramètres de chemins d accès aux données... II-3 Paramètres de l envoi de SMS... II-3 Paramètres de l envoi automatique de courriers par Maileva... II-3 C. Importation et mise à jour de la base élèves à partir de SIECLE... II-3 Importation de la base élèves SIECLE... II-3 Récupération des fichiers élèves depuis l interface SIECLE... II-4 Importation à partir de SIECLE... II-4 Mise à jour à partir de SIECLE... II-5 D. Importation et mise à jour de la base élèves à partir de UD Elèves (ou d une base élèves externe)... II-5 Source unique de la base élèves Molière... II-5 Importation de UD Elèves... II-5 Mise à jour à partir de UD Elèves... II-6 E. Importation de la base élèves à partir d un fichier texte... II-6 F. Création d une base élèves dans Molière pour les établissements sans aucune base élèves... II-7 G. Importation des emplois du temps... II-8 Importation des emplois du temps de UnDeuxTEMPS... II-8 Importation des emplois du temps de STS-WEB... II-9 5

6 H. Photos élèves et assistant d attribution des photos... II-9 Numériser les photos dans un format compatible avec Molière... II-10 Choisir les attributs de numérisation... II-10 Assistant d attribution des photos... II-10 Le trombinoscope... II-12 I. Importation des retards depuis la borne de retards... II-12 J. Autres initialisations... II-12 Onglet Divisions... II-13 Onglet Sélection des niveaux... II-13 Motifs d absence et de retard élève... II-15 Motifs d absence professeur... II-16 Gommettes... II-16 Alertes... II-16 Internet... II-18 Incidents et sanctions... II-18 CPE... II-19 Options de personnalisation... II-19 Paramétrage automatique des courriers envoyés aux deux responsables... II-20 Paramétrage manuel des courriers envoyés aux deux responsables... II-21 K. Mots de passe... II-21 L. Sauvegarde et Restauration... II-23 M. Consultation des années scolaires précédentes... II-24 III. Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves... III-1 A. Saisie des absences... III-2 Saisie individuelle... III-2 Saisie par classe... III-14 Saisie par professeur... III-24 Saisie hebdomadaire... III-32 Saisie collective... III-41 Saisie d une dispense... III-42 Saisie des absences à l hébergement et à la demi-pension... III-42 Saisie des absences élèves par codes à barres... III-44 Le Registre mensuel... III-46 B. Saisie des présences... III-52 C. Suivi des absences... III-52 Tableau de bord du CPE... III-53 Absences du jour... III-54 Absences nombreuses... III-55 Absences sélectives... III-56 6

7 Comptage des absences... III-57 Liste des élèves dispensés... III-59 Les retards du jour... III-59 Les retards nombreux... III-60 Liste des destinataires d un courrier... III-61 Liste des appels oubliés... III-61 Liste des gommettes... III-62 Liste des alertes... III-62 D. Enregistrement mensuel des statistiques... III-62 IV. Chapitre 4 Exploitation de la base élèves... IV-1 A. La recherche élève... IV-2 B. Les listes multicritères... IV-4 Sélection des critères de recherche... IV-4 Résultat de la recherche... IV-6 V. Chapitre 5 Incidents et sanctions... V-1 A. Incidents...V-2 Saisie et modification d un incident... V-2 Consultation... V-3 Export... V-4 B. Sanctions...V-4 Saisie et modification d une sanction... V-4 Consultation... V-6 Export... V-7 Suppression de toutes les sanctions... V-7 C. Publipostage des courriers de sanction...v-7 D. Impressions...V-8 VI. Chapitre 6 Le publipostage... VI-1 A. Réalisation des modèles de lettres... VI-2 Le traitement de texte et ses fonctionnalités... VI-2 Les champs de publipostage... VI-4 La création d un modèle de lettre... VI-7 La modification d un modèle de lettre... VI-8 Publipostage à partir de modèles de lettre Word... VI-12 Publipostage à partir de modèles de lettre OpenOffice... VI-14 Les étiquettes types... VI-16 Les SMS types... VI-19 B. Sélection des élèves pour le publipostage...vi-20 La sélection d un élève pour le publipostage... VI-21 7

8 La sélection de plusieurs élèves par l Assistant de publipostage... VI-23 La désélection des élèves pour le publipostage... VI-25 C. Le publipostage de lettres...vi-26 D. Le publipostage d étiquettes...vi-27 E. Le publipostage par mail...vi-27 F. Le publipostage par SMS...VI-28 G. Le publipostage via Maileva...VI-29 VII. Chapitre 7 Absences des professeurs... VII-1 A. Emplois du temps... VII-2 Indicateur de remplacement possible... VII-4 B. Saisie des absences professeurs... VII-4 C. Consultation des absences professeurs... VII-5 La fiche récapitulative des absences d un professeur... VII-6 La fiche récapitulative des absences de tous les professeurs... VII-7 D. Suivi des sorties de classes... VII-7 E. Etat des grévistes... VII-8 F. Echantillonnage des absences... VII-9 G. Messages réseau... VII-10 VIII. Chapitre 8 Statistiques des absences... VIII-1 A. Statistiques en temps réel... VIII-2 Le module de statistiques sur les absences ou les retards... VIII-2 Le module de statistiques sur les sanctions et les incidents... VIII-3 B. Statistique détaillée sur l absentéisme... VIII-4 C. Absences des élèves... VIII-5 D. Retards des élèves... VIII-6 E. Absences des élèves par niveau... VIII-6 F. Plan hebdomadaire des absences par classe... VIII-7 G. Relevés des absences... VIII-7 H. Envois de courrier par modèle de lettre ou par classe... VIII-8 Par modèle de lettre... VIII-8 Par classe... VIII-8 I. Absences des professeurs... VIII-8 J. Liste des cours manqués... VIII-9 K. Absences des élèves par mois, par trimestre, par classe et par niveau... VIII-9 L. Enquête mensuelle sur l absentéisme... VIII-10 IX. Chapitre 9 Les outils annexes... IX-1 A. Export de données aux formats Excel, OpenOffice et Texte... IX-2 8

9 B. Assistant de sélection... IX-2 C. Gestion de la correspondance... IX-3 D. Impressions en batterie... IX-4 Dossier récapitulatif des absences... IX-4 Dossier récapitulatif destiné aux parents... IX-5 Carte de l'élève... IX-5 Planches à codes barres... IX-6 E. Les imprimés... IX-6 F. Le journal administrateur... IX-6 G. Purge des données... IX-7 H. Consulter le dossier d un élève parti en cours d année... IX-8 I. Envoyer des messages aux utilisateurs... IX-9 X. Axess-OMT... X-1 La gamme des logiciels Axess-OMT... X-1 Conditions commerciales des logiciels Axess-OMT... X-2 Fonctionnement du support technique des logiciels Axess-OMT... X-3 XI. Index

10 Pour bien comprendre Molière Molière est un logiciel de gestion des absences des élèves et des professeurs et de gestion de la vie scolaire au sens large. Molière couvre la diversité des missions du CPE et la diversité des demandes d informations dans l établissement au sujet de la vie scolaire. Nous lui avons donné pour objectifs : de permettre une saisie rapide des absences, d offrir plusieurs options d entrée des données tout en vérifiant la régularité de la transmission des relevés par les professeurs, de fournir des outils efficaces pour analyser les retards et les absences et agir quotidiennement au plus vite et au mieux c est-à-dire avec le maximum de pertinence, de faciliter au maximum les actions liées aux retards et absences et à la vie scolaire en général : correspondance et actions diverses (rendez-vous avec les parents, identification des absences simultanées ), d extraire des informations triées de la base SIECLE d une manière simple et conviviale et de fournir les statistiques demandées par la direction de l établissement et l autorité de tutelle, de suivre les absences professeurs avec leurs statistiques périodiques, d enregistrer les incidents survenant dans la vie de l établissement ainsi que les sanctions infligées, de proposer des outils annexes : gestion du courrier A. Les bénéfices directs que vous retirerez de son utilisation La sécurité des informations de base immédiatement disponibles et de qualité. Le recul que donnent les synthèses individuelles et collectives de la vie scolaire pour répondre à chaque sollicitation (rendez-vous de parents, conseil de classe ). Un gain de temps considérable sur le travail administratif au profit des tâches de réflexion ou directement opérationnelles. Le confort d une solution intégrée couvrant tous les aspects de la vie scolaire. B. Ce qui nous a guidé dans la conception de Molière Respecter une grande simplicité dans l accès aux différentes fonctions, organisées au plus près de la logique du travail de CPE. Privilégier la saisie et l information visuelle sous forme de tableaux et de listes déroulantes. Utiliser au mieux les couleurs pour permettre une information et une analyse plus rapide des situations de la vie scolaire. Utiliser la puissance de Windows à son meilleur niveau. Mettre à disposition le maximum d informations significatives dans chaque écran pour éviter les recherches fastidieuses. Pouvoir adapter le logiciel aux traditions de gestion de l établissement grâce à de nombreux paramétrages. 10

11 Dans Molière et nulle part ailleurs 1. Plusieurs modes de saisie des absences disponibles : Saisie par élève Saisie par division Saisie par professeur Saisie hebdomadaire Saisie collective 2. Les incidents et sanctions : Le module incidents et sanctions permet de saisir et de gérer les incidents et les sanctions. 3. Le publipostage : Création et gestion de l impression de lettres personnalisées contenant un très grand nombre de variables renseignées automatiquement. 4. La sélection des élèves pour le publipostage : Opération qui consiste à associer individuellement ou collectivement un ou plusieurs élèves avec un modèle de lettre à envoyer. 5. Les gommettes : Indicateur de couleur représentant une action faite ou à faire auprès d un élève. 6. Les alertes : Système de gommettes automatiques. Elles se placent sur les élèves ayant atteint un nombre d absences, de retards ou de sanctions défini par le CPE. 7. Les vues : Chaque écran permet un accès immédiat aux informations concernant un élève particulier : La fiche scolarité reprend les informations SIECLE sur l élève. Le récapitulatif par élève présente détails, synthèse et statistiques d absence de l élève. Des icônes spécialisées permettent de voir le profil «vie scolaire» de l élève sous différents angles à partir du même écran : absences, retards, actions en cours ou effectuées, les lettres à envoyer ou envoyées. 8. Le contrôle des relevés : Permet entre autres d isoler les défauts dans le retour des relevés d absence par les professeurs. 9. De nombreuses fonctions à applications quotidiennes et concrètes : Sorties de classe, état des grévistes, gestion du courrier de l établissement, liaison borne de retard 11

12 Nouveautés de Molière 2012 Incidents Il est désormais possible de filtrer les incidents selon le type de sanction rattaché. Molière permet de trier les incidents par partenaire à informer, protagoniste, qualité et type de sanction. La classe de l élève est ajoutée à la liste des incidents en tant que protagoniste. La liste des incidents peut être exportée au format Excel, Texte ou OpenOffice. Sanctions Molière permet de trier les sanctions par date et/ou type d incident. La liste des sanctions peut être exportée au format Excel, Texte ou OpenOffice. Saisie des absences Molière facilite l accès au mémo et à la gommette d un élève. Absences du jour Ajout d un filtre sur le régime des élèves et affichage du régime dans la liste des absences du jour. Liste des gommettes La liste des gommettes permet désormais de connaître les gommettes en suspens et/ou les gommettes réalisées. Publipostage L envoi de SMS au second responsable en cas d absence de numéro de portable du 1er responsable est possible même si l envoi de courriers aux 2 responsables n est pas autorisé. 12

13 Rappel des nouveautés de la version 2011 Réponse des parents aux SMS Les parents peuvent désormais répondre aux SMS envoyés par l établissement. Suivi des SMS Nouvelle information de réception des SMS et de réponse des parents. Interface avec UD Elèves Il est désormais possible de rendre UD Elèves comme source unique de la base élèves de Molière. Avertissement d un nouvel emploi du temps Molière vous avertit lorsqu un emploi du temps est importé dans UD Planning. 13

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15 Chapitre 1 Installation et mise en route I. Chapitre 1 Installation et mise en route Molière fonctionne sur tout micro-ordinateur équipé de Windows 98/2000/NT ou supérieur. Il est très simple à installer et à mettre en œuvre, il ne requiert aucune connaissance informatique particulière. Dans ce chapitre A. Conditions d utilisation B. Sous version de Molière C. Interfaçage avec les logiciels de gestion de la restauration scolaire D. Définition du format de la date système II-1

16 Chapitre 1 Installation et mise en route A. Conditions d utilisation Molière peut fonctionner dans votre établissement si vous avez à votre disposition un ordinateur compatible PC avec processeur de 500 MHz minimum, disposant au moins de 128Mo de mémoire vive et doté de Windows 2000 ou supérieur. Votre écran doit avoir une configuration de 800x600 et couleurs au minimum. B. Sous-version de Molière Chaque année, Axess-OMT vous propose une mise à jour du logiciel contenant de nouvelles fonctions. Vous pouvez commander la mise à jour auprès du service commercial Axess-OMT. Le logiciel dont vous disposez évolue par l intermédiaire de sous-versions. Les sous-versions permettent d intégrer à votre logiciel des correctifs et ajouts fonctionnels limités téléchargeables gratuitement sur notre site Internet Pour chaque logiciel de la gamme Axess-OMT, vous pouvez connaître la version et la sous-version en cours de votre logiciel. Pour connaître votre version et sous-version logiciel 1. Démarrez votre logiciel Axess-OMT. 2. Choisissez? A propos de. Dans la fenêtre «A propos», vous obtenez les informations de votre version logiciel et la date de release, ou date de sous-version, en place. Pour télécharger une sous-version logiciel 1. Choisissez Internet Télécharger la dernière sous-version 2. Le centre de téléchargement se lance. Molière se ferme automatiquement. II-2

17 Chapitre 1 Installation et mise en route 3. Si votre ordinateur est connecté à Internet, cliquez sur le bouton «Télécharger» pour lancer le téléchargement automatique. Dans le cas contraire, le centre de téléchargement vous indique la marche à suivre. Recommandation Lors de la mise en place de la sous-version, le logiciel doit être fermé : sur le poste si le logiciel est installé en monoposte. sur tous les postes du réseau si le logiciel est installé sur le serveur. Remarque Molière offre un outil qui permet d envoyer un message aux utilisateurs de Molière connectés sur d autres postes. Cet outil est particulièrement adapté dans le cadre de l installation d une sous-version car il permet d avertir les utilisateurs connectés à Molière qu ils vont devoir fermer l application. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre 9 «Les outils annexes». Une recherche automatique de sous-version est mise en place sur tous nos logiciels. Le principe de fonctionnement dans Molière est le suivant : A chaque lancement de votre logiciel, une vérification automatique de sous-version, option activée par défaut dans Outils Préférences, compare la date de sous-version de votre logiciel avec la date de la dernière sousversion disponible sur notre site Internet. Si celles-ci sont identiques, aucun message n apparaît à l écran. Si celles-ci sont différentes, un message vous avertit de la disponibilité d une nouvelle sous-version à télécharger lors de la fermeture de votre logiciel. Si vous n avez pas de connexion Internet sur le poste, ou si la vérification n a pas pu être effectuée, un message vous indique que la vérification automatique a échoué et vous encourage à vérifier manuellement. C. Interfaçage avec les logiciels de gestion de la restauration scolaire Molière fournit les moyens d importer les demi-pensionnaires absents le matin dans les bases des logiciels de restauration scolaire (INCB-TurboSelf ). Prenez contact avec votre fournisseur de logiciel de restauration scolaire pour savoir si une telle interface a été développée pour l application que vous utilisez dans votre établissement. D. Définition du format de la date système Il est indispensable que le format de la date Windows corresponde au standard français pour que Molière fonctionne correctement. Pour configurer les paramètres de date système 1. Choisissez Démarrer Paramètres Panneau de configuration. 2. Cliquez deux fois sur l icône «Paramètres régionaux». 3. Choisissez l onglet Date. 4. Saisissez les paramètres conformément à l écran suivant : II-3

18 Chapitre 1 Installation et mise en route 5. Cliquez sur OK. II-4

19 Chapitre 2 Paramétrages initiaux II. Chapitre 2 Paramétrages initiaux Ce chapitre vous permet d adapter et de personnaliser Molière à votre établissement. Il est donc essentiel de bien réfléchir à la façon dont vous allez gérer les absences. Dans ce chapitre A. Initialisation du calendrier B. Accès aux fichiers C. Importation et mise à jour de la base élèves à partir de SIECLE D. Importation et mise à jour de la base élèves à partir de UD Elèves (ou d une base élèves externe) E. Importation de la base élèves à partir d un fichier texte F. Etablissements ne disposant d aucune base élève. G. Importation des emplois du temps H. Photos élèves et assistant d attribution des photos I. Importation des retards depuis la borne à retards J. Autres initialisations K. Mots de passe L. Sauvegarde et Restauration M. Consultation des années scolaires précédentes II-1

20 Chapitre 2 Paramétrages initiaux A. Initialisation du calendrier Accès : Choisissez Fichier Initialisations puis Calendrier Pour initialiser les plages d ouverture de votre établissement 1. Modifiez l année scolaire si l année affichée n est pas correcte. 2. Saisissez les heures exactes des plages horaires de l établissement. 3. Cliquez sur les boutons pour définir la ligne de partage (de couleur rouge) de la demi-journée. 4. Cliquez sur les plages horaires (cases) ne faisant pas partie de la grille de l établissement. 5. Dans le calendrier annuel, fermez les jours où l établissement est fermé. Exemple : vacances scolaires, jours fériés Boutons permettant de définir la ligne de partage de la demi-journée. Plages d ouverture de l établissement Heures exactes des plages horaires Plages de fermeture de l établissement Calendrier de l année scolaire B. Accès aux fichiers Accès : Choisissez Fichier Initialisations onglet Accès. Cet écran est composé de 3 parties. Il permet de définir les paramètres : des chemins d accès aux données de l envoi de SMS de l envoi automatique de courrier par Maileva II-2

21 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Paramètres de chemins d accès aux données Vous définissez les chemins d accès à différentes données en vue de leur importation dans Molière. Vous ne renseignez que les chemins d accès à des informations que votre établissement détient. Exemple : si vous n avez pas UnDeuxTEMPS dans votre établissement, il est inutile de définir le chemin d accès aux données de UnDeuxTEMPS. Les différents chemins d accès que vous pouvez définir sont les chemins d accès : - au fichier des élèves - aux photos. Le chemin d accès aux photos est automatiquement renseigné lors de l utilisation de l assistant d attribution des photos. Il n est donc pas nécessaire de renseigner ce chemin manuellement. - aux données de UnDeuxTEMPS. - à la borne à retards. Les fichiers de la borne de retards sont du type «Ret0209.dbf». La borne de retards crée un fichier par mois, dans l exemple il s agit du fichier du mois de Février Vous pouvez également ordonner au logiciel d importer les retards automatiquement (voir le paragraphe «Importation des retards depuis une borne à retards» dans ce chapitre). Nous vous conseillons de tester manuellement l importation, menu Fichier Importer Retards depuis la borne de retards, afin de contrôler le bon déroulement de l opération. Pour indiquer l accès aux fichiers 1. Choisissez Fichier Initialisations. 2. Choisissez l onglet Accès. 3. Cliquez sur le bouton en face du chemin d accès à paramétrer. Une fenêtre s ouvre à partir de laquelle vous indiquez le chemin d accès au fichier requis (ex : «Emploi_du_temps.udw» pour UnDeuxTEMPS). Paramètres de l envoi de SMS Molière offre la possibilité de publiposter par envoi de SMS (messages texte envoyés sur un téléphone mobile) pour les établissements disposant du module. Pour que le publipostage fonctionne, vous devez paramétrer cette fonction à l aide des informations qui vous seront envoyées lors de votre abonnement à l option UD SMS de Molière. Paramètres de l envoi automatique de courriers par Maileva Voir Chapitre 6 Publipostage via Maileva. C. Importation et mise à jour de la base élèves à partir de SIECLE Importation de la base élèves SIECLE Accès : Choisissez Fichier Importer Fichier des élèves SIECLE. Cet import n est possible que si vous avez téléchargé les trois fichiers suivants depuis SIECLE : ExportXML_ElevesAvecAdresses.zip ExportXML_ResponsablesAvecAdresses.zip II-3

22 Chapitre 2 Paramétrages initiaux ExportXML_Nomenclature.zip Récupération des fichiers élèves depuis l interface SIECLE 1. Aller dans SIECLE, 2. choisir l Accès Base Elèves mode normal 3. Sélectionner le RNE de l établissement faisant l objet de l exportation 4. Choisir le menu Exploitation 5. Choisir Exports standard 6. Choisir Export XML génériques 7. Cliquer sur Export Elèves avec adresses et enregistrer dans un dossier accessible depuis Molière 8. Cliquer sur Responsables avec adresses et enregistrer dans un dossier accessible depuis Molière 9. Cliquer sur Export Nomenclature et enregistrer dans un dossier accessible depuis Molière Importation à partir de SIECLE Impératif Les fichiers extraits de SIECLE (ExportXML_ElevesAvecAdresses.zip, ExportXML_Nomenclature.zip et ExportXML_ResponsablesAvecAdresses.zip) doivent être dans le même dossier. Pour importer les élèves de SIECLE 1. Choisissez Fichier Importer Fichier des élèves SIECLE. 2. Une fenêtre d import vous invite à sélectionner le fichier préalablement téléchargé depuis l interface SIECLE. 3. Cliquez sur et indiquez le chemin d accès au fichier ExportXML_ElevesAvecAdresses.zip. II-4

23 Chapitre 2 Paramétrages initiaux 4. Cliquez sur le bouton «Importer le fichier SIECLE des élèves et responsables». Mise à jour à partir de SIECLE La mise à jour de la base élèves de Molière à partir de SIECLE permet de récupérer dans Molière toutes les modifications relatives aux élèves. Cette mise à jour : ajoute les nouveaux élèves. archive le dossier des élèves partant dans Outils Consulter un dossier d élève sorti. met à jour les informations de la fiche élève. D. Importation et mise à jour de la base élèves à partir de UD Elèves (ou d une base élèves externe) Nous parlerons ci-dessous de la base élèves UD Elèves mais les procédures décrites d importation et de mises à jour sont les mêmes pour Sysélèves (Magister). Impératif Pour importer votre base élèves (ex : UD Elèves) ou pour mettre à jour automatiquement la base élèves de Molière à partir de UD Elèves, il est nécessaire que : Les installations de UD Elèves et de Molière fassent partie du même réseau informatique. Pour UD Elèves, le poste sur lequel vous lancez Molière en mode superviseur soit client du logiciel UD Elèves. Pour plus d informations sur l installation client de UD Elèves, reportez-vous au chapitre Installation du manuel UD Planning UD Elèves VieScolaire.net. Vous ayez indiqué le chemin d accès à Molière dans UD Elèves UD Elèves et Molière peuvent être interfacés de deux façons différentes : UD Elèves étant la source unique de la base élèves de Molière. Toutes les informations élèves sont alors gérées à partir d UD Elèves. UD Elèves permettant de récupérer et/ou mettre à jour les élèves dans Molière. Dans ce cas, UD Elèves et Molière ont leur propre gestion de base élèves. Source unique de la base élèves Molière Molière n est plus maître de la gestion des élèves. Toute la gestion élèves s effectue dans UD Elèves. Il n y a plus d ajout, de modification ni de suppression d élèves possible dans Molière. Ces modifications de bases s effectuent dans UD Elèves avant d être importées (ou mises à jour) dans Molière. Les autres interfaces possibles concernant la base élèves (SIECLE, fichier texte) ne sont plus disponibles. L avantage de cette interface est d avoir une seule gestion d élèves (pas d opération sur les élèves à faire en double) et une source unique qui garantie la conformité des informations entre les applications. Le paramétrage d UD Elèves comme source unique de la base élèves de Molière, s effectue dans UD Elèves grâce à une option située dans le menu Initialisations Définir les chemins d accès aux logiciels aux fichiers élèves. Importation de UD Elèves Accès : Choisissez Fichier Importer Fichier des élèves depuis UD Elèves. UD Elèves est une base élèves amenée à compléter SIECLE. En effet, UD Elèves comprend un plus grand nombre d informations élèves que SIECLE. Il gère le cursus des élèves et leurs actions. II-5

24 Chapitre 2 Paramétrages initiaux L importation de la base élèves de Molière à partir de UD Elèves récupère les informations suivantes : Les classes : le nom des classes et les élèves qui les constituent. Les adresses des parents Pour importer les élèves de UD Elèves 1. Choisissez Fichier Importer Fichier des élèves depuis UD Elèves. 2. Cliquez sur «Importer». Mise à jour à partir de UD Elèves La mise à jour de la base élèves de Molière à partir de UD Elèves permet de récupérer dans Molière toutes les modifications relatives aux élèves. Cette mise à jour : ajoute les nouveaux élèves. archive le dossier des élèves partant dans Outils Consulter un dossier d élève sorti. met à jour les informations de la fiche élève. Par défaut, la mise à jour à partir de UD Elèves est automatique à chaque lancement de Molière en mode superviseur. Le logiciel vérifie alors s il est nécessaire de mettre à jour la base élèves à partir de UD Elèves. Dans ce cas, un écran vous en informe. Pour ne pas afficher cet écran d information et pour que la mise à jour s effectue automatiquement, de façon «transparente», vous pouvez décocher l option «Afficher un message lors de la mise à jour de la base élèves» dans le menu Outils Préférences. Vous pouvez à tout moment refuser la mise à jour de Molière par rapport à UD Elèves. Pour cela, cochez l option «Refuser la mise à jour de la base élèves» dans le menu Outils Préférences. Remarque Pour que la mise à jour automatique à partir de UD Elèves s effectue correctement, la date système des postes sur lesquels Molière fonctionne en mode superviseur doit être juste et correspondre avec celle du serveur. Pour contrôler et changer la date système d un poste Choisissez Démarrer Paramètres Panneau de configuration et cliquez deux fois sur «Date et heure» ou Cliquez deux fois sur l horloge en bas à droite de votre écran. E. Importation de la base élèves à partir d un fichier texte Accès : Choisissez Fichier Importer Fichier des élèves depuis une base texte (ASCII). Votre établissement ne dispose ni de UD Elèves ni de SIECLE. Vous disposez d un fichier informatisé de gestion des élèves. Molière peut construire sa base élèves à partir d un fichier texte, dont le nom à une extension.txt. Ce fichier texte doit contenir des informations obligatoires afin d être pris en compte par Molière. Vous pouvez si nécessaire effectuer une copie de votre fichier texte afin d opérer les modifications nécessaires sur la copie avant l importation dans Molière. Le fichier texte doit contenir les informations minimum suivantes : un numéro unique pour chaque élève codé sur 5 chiffres au maximum II-6

25 Chapitre 2 Paramétrages initiaux nom de l élève prénom de l élève division de l élève date de naissance de l élève Des informations complémentaires peuvent être présentes dans votre fichier texte. Vous pouvez connaître les informations qui seront prises en compte par Molière dans l écran Fichier Importer Fichier des élèves depuis une base texte (ASCII). Pour importer les données élèves d un fichier texte 1. Choisissez Fichier Importer Fichier des Elèves depuis une base texte. 2. Indiquez le chemin d accès à ce fichier en cliquant sur le bouton. 3. Choisissez le séparateur de champ et le format des dates de votre fichier. 4. Réorganisez les colonnes afin de faire correspondre le contenu de vos colonnes avec les intitulés des colonnes Molière. 5. Cliquez sur «Importer». L importation dure quelques instants, patientez Informations concernant les établissements agricoles utilisant le Logiciel Libellule Commande permettant de créer un fichier texte dans Libellule : 1. Sélectionnez les élèves que vous voulez exporter 2. Cliquez sur Edition / Imprimer 3. Choisissez l'édition sélection en cours 4. Exportez dans un fichier (choisir sortie FICHIER) 5. Cliquez sur OK 6. Choisissez le Type de fichier 7. Nommez le fichier. Les données sélectionnées sont présentes dans le fichier. F. Création d une base élèves dans Molière pour les établissements sans aucune base élèves Accès : Choisissez Fichier Importer Fichier Saisie-modif fichier des élèves Certains établissements ne disposent pas de fichier informatique de leurs élèves. Molière permet de créer directement ce fichier qui pourra contenir toutes les informations nécessaires à la gestion des absences. Impératif Les divisions doivent préalablement être créées dans le menu Fichier Initialisations, onglet Divisions. Pour chaque élève, il vous faut renseigner au moins son nom, son prénom, sa date de naissance et sa division. II-7

26 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Pour afficher l écran de saisie des élèves 1. Choisissez Fichier Saisie-modif fichier des élèves ou Appuyez en même temps sur les touches CTRL + F Tapez le mot de passe superviseur si on vous le demande. La liste des élèves s affiche. Pour Procédez ainsi Ajouter un élève Cliquez sur le bouton. Une ligne vierge s ajoute à la liste d élèves. Saisissez les informations de l élève. Supprimer un élève Cliquez sur la ligne de l élève. Cliquez sur le bouton -. Modifier un élève Cliquez sur la case contenant l information à modifier. Tapez les nouvelles informations. G. Importation des emplois du temps Molière permet d importer les emplois du temps de UnDeuxTEMPS ou de STS-WEB. Cette opération est essentielle si vous désirez gérer les absences des professeurs, les sorties de classe, les états grévistes et si vous voulez que Molière contrôle la saisie des absences par rapport aux emplois du temps, exemple : la saisie d une dispense d EPS. Impératif Avant d importer l emploi du temps, vous devez avoir constitué votre base élèves Molière. Importation des emplois du temps de UnDeuxTEMPS Accès : Choisissez Fichier Importer UnDeuxTEMPS. Impératif Les grilles horaires d UnDeuxTEMPS et Molière doivent concorder pour que les emplois du temps soient corrects. Remarque Si vous importez des emplois du temps réalisés avec une version antérieure à la version 11 de UnDeuxTEMPS, le calendrier des remarques ne peut être produit. Dans ce cas, le détail des emplois du temps élèves ne sera évidemment pas exact. II-8

27 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Si votre établissement dispose du logiciel UD Planning, Molière vérifie toutes les minutes si un emploi du temps n a pas été importé dans UD Planning. Si une importation d emploi du temps est réalisée dans UD Planning, Molière vous propose de mettre à jour automatiquement les emplois du temps à partir de celui importé. Pour importer l emploi du temps 1. Choisissez Fichier Importer UnDeuxTEMPS. 2. Précisez les codes de remarques choisis pour les semaines paires et impaires dans UnDeuxTEMPS (demandez-les à l utilisateur d UnDeuxTEMPS le cas échéant). 3. Cliquez sur le bouton puis indiquez le chemin d accès à votre emploi du temps. 4. Cochez si vous le souhaitez «Importation des groupes et emplois du temps des élèves». Il faut alors que dans votre emploi du temps, les élèves aient été répartis dans les groupes. Pour vous en assurer, posez la question à la personne conceptrice des emplois du temps. 5. Cliquez sur «Importer». L importation peut prendre quelques minutes. Importation des emplois du temps de STS-WEB Accès : Choisissez Fichier Importer Importer E.D.T. hors UnDeuxTEMPS... Molière offre la possibilité d importer les emplois du temps présents dans STS-WEB. Il s agit d une option à commander auprès du service commercial Axess-OMT si vous êtes intéressés. Cette importation s effectue à l aide de deux fichiers : - «STS_EMP_<n établissement>_<année>.xml» généré à partir de STS-WEB - «EDT_STS_<n établissement>_<année>.xml» généré à partir de votre logiciel de conception des emplois du temps. Impératif Vous devez disposer d une version antérieure à la version 2009 de votre logiciel de conception des emplois du temps. Les deux fichiers nécessaires à l importation doivent être enregistrés dans le même dossier. Pour importer l emploi du temps 1. Choisissez Fichier Importer Importer EDT hors UnDeuxTEMPS. 2. Cliquez sur le bouton «Sélectionner les fichiers à importer». 3. Indiquez le chemin d accès aux fichiers requis. H. Photos élèves et assistant d attribution des photos Avec Molière, vous pouvez visualiser les photos des élèves selon plusieurs entrées (trombinoscope, fiches élèves). Pour bien utiliser cette fonctionnalité essentielle, il vous faudra suivre quelques règles : numériser les photos dans un format compatible avec Molière choisir les attributs de numérisation optimaux pour le meilleur rendu à l écran effectuer quelques essais sur une photo avant de numériser toutes les photos II-9

28 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Numériser les photos dans un format compatible avec Molière Pour numériser les photos, vous pouvez utiliser un appareil photo numérique ou un scanner. Un scanner à plat donne de bons résultats. Les photos devront impérativement être enregistrées au format Bitmap de Windows.BMP ou Fichier d échange.jpg (conseillé) pour pouvoir être utilisées par Molière. La plupart des logiciels d acquisition livrés avec les scanners permettent d enregistrer sous ce format. Choisir les attributs de numérisation Le cadrage Il est souhaitable que vous cadriez la photo lors de la numérisation en essayant de respecter le rapport de proportion des cadres utilisés dans Molière pour l affichage des photos. La dimension optimale des photos est 276x348. La prise de photo en mode portrait est généralement plus performante. La résolution Comme vous le savez, la résolution des écrans est bien plus faible que celle des imprimantes. Ne vous étonnez donc pas si l affichage de la photo est de mauvaise qualité. Pour obtenir une photo de qualité à l écran, il vous suffira de choisir une résolution de numérisation de 96 DPI (96 points par pouce est la définition standard des écrans). Une résolution supérieure aura pour effet d agrandir la photo et surtout, de lui faire prendre plus de place sur le disque. Les couleurs Nous vous conseillons d utiliser au moins couleurs (16 bits) pour obtenir le meilleur résultat. Il est fondamental de savoir que Windows permet l utilisation simultanée d une seule palette de couleurs. Il est donc préférable de convertir la photo en «Couleurs palette standard de Windows» avant de l enregistrer. En principe, tous les logiciels d acquisition ou de retouche d image permettent ce type de conversion. Assistant d attribution des photos Accès : Choisissez Fichier Assistant d attribution des photos. L assistant photo permet d associer des photos aux élèves, quelque soit le nom des photos. Si vous disposez de Nota Bene et de Molière, vous faites une seule association de photos qui est prise en compte pour les deux logiciels. II-10

29 Chapitre 2 Paramétrages initiaux L assistant affiche d une part tous les élèves classe par classe et, d autre part, toutes les photos répertoriées dans le dossier source que vous lui indiquez. Vous associez une photo par élève. Vous n êtes pas obligé d effectuer toutes les associations élève/photo en même temps. En effet, vous pouvez lancer l assistant autant de fois que vous le souhaitez. Il vous affiche le travail déjà effectué que vous pourrez modifier ou compléter si vous le souhaitez. Recommandation Le choix du dossier dans lequel vous enregistrez vos photos est primordial et unique. Ce dossier doit être le même pour toutes vos photos. En effet, Nota Bene et Molière ne prennent en compte qu un seul dossier de photos. De plus, si vous changez de dossier, vous perdrez les associations effectuées jusque-là. ATTENTION En cas de cité scolaire avec deux installations distinctes du logiciel, et donc deux bases élèves différentes, il ne faut pas enregistrer les associations de photos dans le même répertoire. Il faut les enregistrer dans deux répertoires distincts. L association élève/photo dans l assistant photos s effectue en 3 étapes : 1. Affichage des photos. Si vos photos sont stockées dans plusieurs dossiers (ex : un répertoire par classe), il faudra travailler en plusieurs fois, c est à dire dossier après dossier. 2. Association élève/photo. 3. Enregistrement des associations. Pour Afficher les photos à associer Procédez ainsi Choisissez Fichier Assistant d attribution des photos. Cliquez sur le bouton «Parcourir» du champ «Source». Indiquez le chemin au dossier contenant les fichiers de photos, Sélectionnez l une des photos et cliquez sur «Ouvrir». L assistant affiche toutes les photos se trouvant dans le répertoire indiqué. Associer une photo à un élève Choisissez la classe de l élève à l aide des boutons et. Sélectionnez l élève et cliquez deux fois sur la photo que vous voulez lui associer. La photo s affiche à côté du nom de l élève. Le nom du fichier de la photo se grise dans la liste des photos, indiquant ainsi que la photo est déjà associée à un élève. Enregistrer les associations de photos Cliquez sur le bouton «Parcourir» du champ «Destination». Laissez le répertoire de stockage défini par défaut ou sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez stocker les photos et les informations concernant les associations de photos. Cliquez sur le bouton «Associer» II-11

30 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Supprimer une association élève - photo Choisissez la classe de l élève à l aide des boutons et. Sélectionnez l élève et cliquez deux fois sur la photo située à droite du nom de l élève ou sélectionnez l élève et appuyez sur la touche «Suppr» du clavier. Remarques Les formats des photos reconnus par l assistant sont.bmp,.jpg et.jpeg Si l élève est renseigné avec un code SIECLE, l association de sa photo ne sera pas à refaire au passage de l année N+1. Le trombinoscope Accès : Choisissez Fichier Trombinoscope. Vous pouvez choisir d afficher le trombinoscope des classes, des groupes ou regroupements d élèves. Vous ne pourrez accéder à la coche «groupes» que si : vous concevez l emploi du temps avec le logiciel UnDeuxTEMPS. vous avez composé vos groupes d élèves dans UnDeuxTEMPS. vous avez importé les groupes au moment de l importation de l emploi du temps dans Molière. I. Importation des retards depuis la borne de retards Accès : Choisissez Fichier Importer Retards depuis une borne de retards Molière permet de récupérer les retards enregistrés par les bornes de retards. Pour importer depuis la borne de retards 1. Choisissez Fichier Importer Retards depuis borne de retards. 2. Changez le mois concerné, le cas échéant. 3. Cliquez sur «Importer». Les retards sont enregistrés dans Molière. Vous pouvez également ordonner au logiciel d importer les retards automatiquement, reportez-vous à la partie «B. Accès aux fichiers» de ce chapitre. J. Autres initialisations Nous allons voir les onglets : Divisions Sélection des niveaux Motifs d absence et retard élèves Motifs d absence professeurs Gommettes Alertes Internet II-12

31 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Incidents et sanctions CPE Nous verrons également d autres paramétrages appelés «Préférences». Onglet Divisions Accès : Choisissez Fichier Initialisations, onglet Divisions. Molière offre un moyen rapide de modifier vos divisions très simplement. ATTENTION Si vous changez le nom d une division, la mise à jour de la base élèves Molière à partir de votre base élèves d origine (UD Elèves ou SIECLE) ne pourra plus se faire. Remarque La modification du nom d une division est automatiquement reportée dans la base élèves Molière. Pour renommer les divisions 1. Choisissez Fichier Initialisations. 2. Choisissez l onglet Divisions. 3. Cliquez deux fois sur le nom de la division. 4. Saisissez le nouveau nom de la division. 5. Cliquez sur «Appliquer les paramètres». Onglet Sélection des niveaux Accès : Choisissez Fichier Initialisations, onglet Sélection niveaux. Cet onglet permet de créer des groupes de divisions significatifs pour le traitement statistique par niveau (exemple : les terminales, la filière technique ). Dans cet écran, vous pouvez également planifier l enregistrement mensuel des statistiques pour alimenter le tableau général des statistiques. Pour Renommer un niveau Procédez ainsi Cliquez sur son nom. Saisissez le nouveau nom. Associer des divisions à un niveau Choisissez le niveau concerné. Sélectionnez les divisions concernées en effectuant un glisser ou en utilisant la touche CTRL, elles apparaissent en surbrillance. Planifier l enregistrement mensuel des statistiques Cochez «Procéder à l enregistrement automatique des statistiques générales chaque mois». Indiquez l intervalle de dates durant lequel l enregistrement automatique pourra s effectuer. Indiquez vos dates en début de mois pour l enregistrement automatique II-13

32 Chapitre 2 Paramétrages initiaux du mois qui vient de s écouler. Cliquez sur le bouton «Motifs à retenir» et sélectionnez les motifs à retenir pour l enregistrement mensuel. On retient rarement, par exemple, les motifs «infirmerie» ou «stages en entreprise» pour les statistiques. Cliquez sur «Appliquer les paramètres» pour sauvegarder vos modifications. Remarque L enregistrement mensuel automatique s effectue à condition qu au moins une machine lance Molière durant la période d enregistrement choisie. L enregistrement s effectue à la fermeture du logiciel. Si Molière n est pas lancé ou fermé durant la période, pour cause de vacances scolaires par exemple, lors de l enregistrement mensuel suivant, Molière enregistrera le mois qui n avait pas été archivé. Il est toutefois possible, à tout moment, de lancer l enregistrement mensuel manuellement, choisissez Statistiques Enregistrement mensuel. Exemple Choix du niveau Saisie du nom niveau Sélection des divisions du niveau sélectionné Classes dont les absences ne sont pas suivies dans cette base : Le tableau général des statistiques, menu Statistiques Tableau général, permet d obtenir classe par classe, et niveau par niveau, le taux d absences de chaque mois. Dans le cas où votre établissement fonctionne en monoposte, ou sur deux réseaux distincts, et que la gestion des absences par divisions est partagée sur les différentes installations ; Exemple : la première installation de Molière gère les absences des classes de 6 ème, 5 ème et la moitié des 4 ème. La deuxième installation de Molière gère les absences de la deuxième moitié des 4 ème et des 3 ème. Sur chacune des installations de Molière, dans le tableau général des statistiques, les taux moyens calculés pour les niveaux ou pour l ensemble de l établissement seront inexacts. Effectivement, sur la première installation, certaines classes de 4 ème n étant pas suivies dans la base Molière, le taux d absences du niveau 4 ème sera erroné. Pour pallier cette situation, vous pouvez indiquer les divisions non suivies dans les Initialisations onglet Sélection niveaux pour chacune des installations de Molière. II-14

33 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Pour indiquer les classes non suivies pour le calcul statistique 1. Choisissez Fichier Initialisations, onglet Sélection niveaux. 2. Cliquez sur le bouton. Le curseur de la souris prend alors la forme d une main. 3. Cliquez sur les divisions à ne pas prendre en compte lors du calcul statistique. Celles-ci se mettent entre parenthèses. En cas d erreur de sélection, cliquez à nouveau sur la division pour la prendre en compte. 4. Cliquez à nouveau sur le bouton. Puis cliquez sur Appliquer les paramètres. Molière connaît les divisions à exclure du comptage statistique pour le calcul des moyennes. Remarques Prenez soin d attribuer l ensemble des divisions à un niveau, même celles dont les absences ne sont pas suivies dans votre base Molière. Si l ensemble des classes sont suivies dans votre base Molière, vous n avez pas à utiliser cette commande. Motifs d absence et de retard élève Accès : Choisissez Fichier Initialisations, onglet Motifs élèves. Molière vous permet de saisir jusqu à 60 motifs classés en deux catégories : Du 1 er au 14 ème les motifs principaux qui font l objet d un repérage statistiques. Du 15 ème au 60 ème les motifs sont regroupés en un motif «Divers» pour les statistiques, mais bien différenciés pour l utilisation quotidienne de Molière. Recommandation Réfléchissez bien avant de saisir les motifs d absences. Une fois saisis, les intitulés ne devront pas changer de numérotation durant l année. Les dispenses de cours doivent figurer parmi les motifs. Remarque Le module de statistiques en temps réel autorise la comparaison de l ensemble des motifs d absence sans tenir compte de ces deux catégories. Pour définir un motif 1. Choisissez Fichier Initialisations. 2. Choisissez l onglet Motifs élèves. 3. Cliquez dans la 2 ème case de saisie située à droite du numéro de motif (vous pouvez vous placer sur un motif existant pour le modifier). 4. Tapez l intitulé du motif. Un motif est créé, vous pouvez lui attribuer une couleur 1. Cliquez deux fois dans la case à côté du numéro du motif à colorier. 2. Définissez une couleur. 3. Cliquez sur OK. II-15

34 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Cliquez sur «Appliquer les paramètres» pour sauvegarder vos modifications. Motifs d absence professeur Accès : Choisissez Fichier Initialisations, onglet Motifs profs. Recommandation Réfléchissez bien avant de saisir les motifs d absences. Une fois saisis, les intitulés ne devront pas changer de numérotation durant l année. Pour définir un motif professeur 1. Choisissez Fichier Initialisations. 2. Choisissez l onglet Motifs profs. 3. Cliquez dans la zone de saisie située à droite du numéro de motif. 4. Tapez l intitulé du motif. Cliquez sur «Appliquer les paramètres» pour sauvegarder vos modifications. Gommettes Accès : Choisissez Fichier Initialisations, onglet Gommettes. Une gommette est un pense-bête pour le suivi des actions menées ou à mener auprès des élèves. Les actions représentées par ces gommettes peuvent donc être en cours de réalisation ou achevées. Pour définir une Gommette 1. Choisissez Fichier Initialisations. 2. Choisissez l onglet Gommettes. 3. Cliquez dans une case vide. 4. Tapez l intitulé de la gommette. 5. Cliquez deux fois sur à gauche de l intitulé. 6. Choisissez une couleur pour la gommette. 7. Cliquez sur OK. Alertes Accès : Choisissez Fichier Initialisations, onglet Alertes. Molière offre un système de gommettes automatiques : les Alertes. Celles-ci s appliquent automatiquement sur les élèves atteignant un certain nombre d absences, retards ou sanctions. Le système des alertes peut être activé ou non. Les alertes peuvent être réinitialisées périodiquement, exemple : les 30 derniers jours depuis la date du jour. Elles peuvent autrement être initialisées sur une période définie, exemple : du 01/09 au 30/06. Pour définir une Alerte 1. Choisissez Fichier Initialisations. II-16

35 Chapitre 2 Paramétrages initiaux 2. Choisissez l onglet Alertes. 3. Cliquez deux fois sur à gauche de l intitulé. 4. Choisissez une couleur pour l alerte et cliquez sur OK. 5. Tapez le nom de l Alerte. 6. Tapez l intervalle d absences, retards ou sanctions dans lequel les élèves seront soumis à l Alerte. 7. Choisissez les motifs concernés en cliquant sur le bouton «Motifs à repérer». Pour paramétrer les Alertes 1. Choisissez Fichier Initialisations. 2. Choisissez l onglet Alertes. 3. Choisissez l une des 2 options suivantes : Sélectionnez une période entre 2 dates. Sélectionnez un nombre de jours avant aujourd'hui pour recalculer les alertes. 4. Cochez l option «Activation du système des alertes» si vous désirez activer les Alertes. 5. Cochez l option «Liste des alertes au démarrage de Molière» si vous désirez obtenir la liste des Alertes à chaque démarrage du logiciel. 6. Cliquez sur «Appliquer les paramètres» pour sauvegarder vos modifications. 7. Relancez Molière pour mettre à jour la liste des élèves concernés par une alerte. Exemple Tous les élèves ayant entre 10 et 20 demi-journées d absences non-excusées par mois se verront appliquer l Alerte «Convocation CPE». Remarque Les alertes doivent être distinguées des gommettes. II-17

36 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Internet Accès : Choisissez Fichier Initialisations, onglet Internet. Molière permet d effectuer un publipostage par courrier électronique. Pour publiposter par mail, vous devez paramétrer dans Molière votre compte de messagerie. Pour paramétrer le publipostage par mail 1. Choisissez Fichier Initialisations. 2. Choisissez l onglet Internet. 3. Tapez les informations concernant votre compte de messagerie Internet (SMTP, Nom, Adresse, Mot de passe). Vous pourrez trouver ces informations dans les paramètres de votre connexion Internet ou ceux de votre messagerie électronique par défaut. Incidents et sanctions Accès : Choisissez Fichier Initialisations, onglet Incid/sanctions. Dans cet écran, vous paramétrez vos incidents et sanctions. Ces initialisations vous permettront de saisir, trier et étudier rapidement les incidents et les sanctions. Recommandation Ce paramétrage est effectué en début d année scolaire et ne devra pas être modifié durant l année. Pour les incidents, vous paramétrez : Les types d incident (ex : Agression, Vol, Insultes ). La qualité des protagonistes (ex : Agresseur, Victime, Témoin ). Les lieux d incident (ex : Couloir, Salle de cours, Toilettes ). Pour les sanctions : Les types de sanction. Les 3 premières sanctions sont obligatoires et ne peuvent pas être modifiées : Exclusion de l établissement, Exclusion de cours et Retenue. Les partenaires à prévenir (ex : Inspection Académique, Police, Parquet ). Pour saisir ou modifier un champ d initialisation 1. Cliquez sur la case concernée. 2. Tapez l information désirée. Exemple II-18

37 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Pour supprimer un champ d initialisation 1. Cliquez sur la case concernée. 2. Tapez sur la touche SUPPR. Pour déplacer un champ Glissez le numéro de la ligne vers son nouvel emplacement. Les censeurs, personnes susceptibles de donner une sanction à un élève, sont divisées en deux catégories par commodité. Les professeurs dont les noms peuvent facilement être importés de différentes sources et les Autres Censeurs dont les noms doivent être saisis manuellement dans Molière. Les autres censeurs sont le chef d établissement, son adjoint, le CPE et toute personne susceptible d intervenir pour décider d une sanction à attribuer à un élève. Pour saisir les autres censeurs 1. Choisissez Fichier Initialisations Onglet Incid/Sanctions. 2. Sélectionnez le sous onglet Censeurs. 3. Cliquez sur «Ajouter un censeur». 4. Saisissez le nom suivi éventuellement du prénom du nouveau censeur. 5. Cliquez sur «OK». 6. Cliquez sur «Appliquer les paramètres» pour valider l enregistrement du nouveau censeur. CPE Accès : Choisissez Fichier Initialisations, onglet CPE. Dans cet onglet, vous allez pouvoir définir vos CPE et les classes qu ils gèrent. Ensuite, si dans vos lettres types, vous utilisez le champ de publipostage <CPE>, le nom du CPE gérant la classe de l élève s imprimera sur le courrier. Pour définir vos CPE 1. Choisissez Fichier Initialisations. 2. Choisissez l onglet CPE. 3. Sélectionnez un champ CPE, puis saisissez le nom du CPE. 4. Sélectionnez, en maintenant la touche CTRL enfoncée, les classes dont le CPE s occupe. 5. Reprenez les étapes 3 et 4 pour la saisie d un nouveau CPE. 6. Cliquez sur le bouton «Appliquer les paramètres». Options de personnalisation Accès : Choisissez Outils Préférences. Molière permet de choisir un certain nombre d options permettant de personnaliser votre environnement de travail. Vous pouvez ainsi choisir : Les boutons de la souris qui vous permettront de saisir les absences D afficher le nom des matières plutôt que ceux des professeurs dans les écrans de saisie des absences Si les statistiques apparaîtront sous forme arrondies ou non II-19

38 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Si la saisie d une absence hors du cadre de l emploi du temps sera signalée par un bip ou non Si l entête de votre établissement apparaîtra en haut ou pied de page dans les lettres types Le paramétrage de l importation automatique des retards depuis la borne à retard La couleur des fonds des zones de saisie et des tableaux de Molière D afficher lors du publipostage, le cas échéant, la mention «(non valable)» pour les champs de publipostage <Récap abs > et 7. Paramétrage automatique des courriers envoyés aux deux responsables Accès : Choisissez Elèves Envoi courriers aux deux responsables Un outil d affectation automatique permet de cocher sur la fiche de l élève l option «Envoi courrier aux deux responsables». Cet outil vous propose automatiquement de cocher l option dans le cas où l adresse du deuxième responsable, s il est défini, est différente de l adresse du premier responsable. Cette différence se fait au caractère près. Si pour un élève, vous n êtes pas d accord avec la proposition de l outil, vous pouvez la changer de manière individuelle. Pour paramétrer l envoi des courriers aux deux responsables 1. Choisissez Elèves Envoi courriers aux deux responsables. 2. Sélectionnez la classe pour laquelle vous souhaitez faire le paramétrage. La colonne «Avant» présente l état de la coche «Envoi courriers aux deux responsables» de l élève dans sa fiche. La colonne «Après» fait apparaître la proposition de l outil. Dans le cas de l élève BASSET, l adresse du deuxième responsable étant différente de celle du premier, l outil vous propose automatiquement de cocher l option. 3. Vous pouvez manuellement intervenir sur la proposition de l outil d affectation automatique d un élève en cliquant dans la colonne «Après» pour cocher ou décocher l option d envoi aux deux responsables. Vos modifications apparaissent alors sur un fond de couleur rosé. 4. Cliquez sur pour valider l état de l option conformément au contenu de la colonne «Après». Remarques Vous pouvez toujours intervenir sur l état de l option «Envoi courriers aux deux responsables» directement à partir de la fiche d un élève (voir paragraphe suivant). II-20

39 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Le réglage de l option «Envoi courriers aux deux responsables» est conservé lors de la mise à jour de votre base élèves par l importation à partir de SIECLE. Paramétrage manuel des courriers envoyés aux deux responsables Pour chaque élève, vous allez pouvoir paramétrer l envoi des courriers au deuxième responsable légal. Ce paramétrage est conservé même après une mise à jour de la base élève. Pour paramétrer l envoi des courriers aux deux responsables 1. Choisissez Sélections Listes multicritères. 2. Dans l onglet Scolarité, sélectionnez la classe de l élève pour lequel vous souhaitez envoyer le courrier aux deux responsables puis cliquez sur le bouton «Lister». 3. Dans le résultat de la recherche, sélectionnez l élève puis cliquez sur le bouton «Modifier» dans le «Détail de l élève» en bas de l écran. 4. Sélectionnez l onglet «Détail responsables» en bas de l écran, puis cochez «Copie systématique des courriers envoyés». 5. Revenez sur l onglet «Détail de l élève» puis cliquez sur le bouton «Terminer». Vous pouvez également effectuer ce paramétrage directement dans la base élèves Molière : 1. Choisissez Fichier Saisie-modif fichier des élèves. 2. Sur la ligne de l élève, pour la dernière colonne «Courrier aux deux parents», saisissez la lettre O pour que les courriers de l élève soient adressés aux deux responsables. La lettre N saisie par défaut signifie que le courrier sera envoyé au premier responsable uniquement. 3. Cliquez sur le bouton «Fermer» puis confirmez l enregistrement des modifications. Lors du publipostage des courriers, pour les élèves pour lesquels est paramétré l envoi des courriers aux deux responsables, s impriment deux courriers adressés à chacun des responsables. K. Mots de passe Accès : Choisissez Fichier Mot de passe. Ce paragraphe est réservé au superviseur de Molière car c est lui qui doit avoir accès à toutes les fonctions. Molière permet la mise en place de protections en réseau comme en monoposte grâce à l utilisation de mots de passe. Pour créer ou modifier un mot de passe Superviseur 1. Choisissez Fichier Mot de passe. Pour Procédez ainsi créer un mot de passe Superviseur Cliquez sur «Suivant» modifier le mot de passe Superviseur Tapez le mot de passe Superviseur. Cliquez sur «Suivant». 2. Choisissez «Changer de mot de passe Superviseur». 3. Cliquez sur «Suivant». 4. Tapez le nom du Superviseur. II-21

40 Chapitre 2 Paramétrages initiaux 5. Saisissez le mot de passe Superviseur. 6. Saisissez une deuxième fois le mot de passe Superviseur. 7. Cliquez sur «Terminer», puis sur OK. Le mot de passe superviseur est créé. Il vous permet d entrer dans Molière avec un accès à toutes les fonctionnalités. Pour activer ou désactiver le système de protection par mot de passe 1. Choisissez Fichier Mot de passe. 2. Entrez le mot de passe Superviseur. 3. Cliquez sur «Suivant». 4. Choisissez «Activer/Désactiver le contrôle d accès par mot de passe». 5. Cliquez sur «Suivant». Si Vous voulez désactiver le système de protection Procédez ainsi Décochez la case «Protéger le contrôle d accès à Molière par mot de passe». Vous voulez activer le système de protection Cochez la case «Protéger le contrôle d accès à Molière par mot de passe». 6. Cliquez sur «Terminer», puis sur OK. Ajout / Modification / Suppression d un utilisateur de Molière 1. Choisissez Fichier Mot de passe. 2. Entrez le mot de passe Superviseur. 3. Cliquez sur «Suivant». 4. Trois options concernant les utilisateurs sont accessibles : Pour Procédez ainsi Ajouter un utilisateur de Molière Choisissez «Ajouter un utilisateur». Cliquez sur «Suivant». Cochez les fonctionnalités du menu Fichier auxquelles l utilisateur aura accès. Cliquez sur «Suivant». Procédez de la même façon pour chaque menu Tapez le nom de l utilisateur. Saisissez le mot de passe de l utilisateur. Saisissez une deuxième fois le mot de passe de l utilisateur. Cliquez sur «Terminer», puis sur OK. II-22

41 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Supprimer un utilisateur de Molière Choisissez «Supprimer un utilisateur». Cliquez sur «Suivant». Tapez le nom de l utilisateur à supprimer. Cliquez sur «Terminer», puis «OK». Modifier les droits d accès d un utilisateur Choisissez «Modifier les droits d un utilisateur». Cliquez sur «Suivant». Tapez le nom de l utilisateur à modifier. Cliquez sur «Suivant». Cochez les fonctionnalités du menu Fichier auxquelles l utilisateur aura accès. Cliquez sur «Suivant». Procédez de la même façon pour chaque menu Cliquez sur «Terminer», puis sur OK. Exemples Vous donnez l accès aux surveillants uniquement à la saisie des absences et à la consultation des fiches élèves. Vous donnez l accès aux professeurs à la consultation des fiches élèves et au planning de consultation, mais pas à la saisie des absences des élèves. Vous donnez l accès à chaque CPE à la saisie des absences élèves des seules divisions relevant de leur autorité. Remarque Molière propose de créer en une seule opération, un ensemble de comptes utilisateurs partageants les mêmes droits. Pour ce faire, il vous faut créer un compte utilisateur en définissant précisément les droits dont il jouit. A la fin de la création du compte utilisateur répondez oui à la question «Voulez-vous entrer un autre utilisateur ayant les mêmes droits et le même mot de passe?». Il vous sera alors demandé d entrer le nom du compte utilisateur. Le compte utilisateur supplémentaire sera créé et partagera les mêmes droits que le compte initial. Par la suite, chaque utilisateur pourra changer son mot de passe au lancement de Molière. L. Sauvegarde et Restauration Une sauvegarde enregistre, dans un fichier compressé, l ensemble des données (hormis le répertoire photo) de l année en cours dans Molière. La sauvegarde peut être effectuée sur le disque dur du poste, le serveur ou une clé USB. Le fichier créé a alors l extension «.sav». La restauration permet de récupérer les données d une sauvegarde. Elle est utile en cas de perte ou d endommagement des données consécutif par exemple à un problème matériel. La restauration remplace les données Molière présentent par celles contenues dans votre sauvegarde. Il est possible de paramétrer dans Molière une sauvegarde automatique à chaque fermeture du logiciel. Recommandations Faites régulièrement des sauvegardes (une fois par semaine) pour vous prémunir d un éventuel dysfonctionnement de votre machine. Faites également une sauvegarde à la fin de chaque année scolaire pour constituer un archivage des absences en plus de l archivage papier. II-23

42 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Attention : la Restauration remplace toutes les données Molière de votre micro-ordinateur par celles contenues dans la sauvegarde. Pour sauvegarder les données de Molière 1. Choisissez Fichier Sauvegarder. 2. Cliquez sur le bouton Parcourir, puis indiquez l emplacement et le nom à donner à la sauvegarde. Nous vous conseillons d indiquer dans le nom de votre sauvegarde la date du jour. 3. Cliquez sur «Sauver les données». Molière compresse les fichiers, patientez quelques secondes 4. Cliquez sur OK. 5. Cliquez sur «Vérifiez la sauvegarde» pour vérifier son intégrité. La sauvegarde est terminée. Pour paramétrer une sauvegarde automatique des données à la fermeture de Molière 1. Choisissez Fichier Initialisations. 2. Cochez «Réaliser une sauvegarde automatique des données en fin d utilisation». 3. Cliquez sur le bouton «Appliquer les paramètres». Une sauvegarde s effectue à chaque fermeture du logiciel. Elle s enregistre dans le dossier «SaveAuto» du répertoire d installation de Molière. La sauvegarde est nommée avec la date et l heure de son enregistrement, exemple : Auto_ _11h48.sav. Dans le cas d une installation en réseau, c est à la fermeture du dernier utilisateur de Molière que la sauvegarde automatique sera lancée. Cette sauvegarde automatique ne vous dispense pas d effectuer de temps à autre des sauvegardes manuelles que vous enregistrerez sur un support différent du support contenant votre répertoire d installation de Molière. Ainsi, vous pouvez palier à un problème matériel du disque dur où est installé Molière. Pour restaurer les données de Molière 1. Choisissez Fichier Restaurer. 2. Cliquez sur le bouton Parcourir, puis indiquez l emplacement et le fichier de sauvegarde à restaurer. 3. Cliquez sur «Restaurer». Un message vous avertit que les données présentes sur votre micro-ordinateur vont être écrasées par celles contenues par votre sauvegarde. 4. Cliquez sur «Oui» pour confirmer. La restauration s effectue, patientez quelques secondes 5. Cliquez sur OK. M. Consultation des années scolaires précédentes Accès : Choisissez Fichier Changement de l année de consultation. Molière propose de relire vos données des années scolaires précédentes afin de vous permettre de consulter, par exemple, les absences et retards d un élève. Molière peut lire toutes sauvegardes de données effectuées depuis Molière version 8 (2003) ou supérieure. Si vous avez activé le contrôle des mots de passe, seul le superviseur de Molière peut accéder à la consultation des années scolaires. Remarque II-24

43 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Dans une année de consultation, certaines commandes du logiciel deviennent inactives. Dans la frise chronologique, l année en cours est inscrite en vert. L année dont les données sont actuellement chargées en rouge. Le tableau en bas de la fenêtre vous présente les différentes années scolaires. Pour chacune d entre elles est renseigné le répertoire où sont stockées les données, ou «Néant» s il n existe pas de données pour l année. Pour consulter les données d une année scolaire précédente 1. Choisissez Fichier Changement de l année de consultation. 2. Dans le tableau, cliquez sur l année que vous souhaitez consulter. 3. Cliquez sur le bouton «Sélectionner l année». Si face à une année, il est indiqué «Néant», il n y a pas de données pour cette année. Il faut alors récupérer les données. Le bouton se nomme alors «Restaurer une année» et vous permet de restaurer une sauvegarde de données de l année sélectionnée. Pour restaurer une sauvegarde de données d une année scolaire précédente 1. Choisissez Fichier Changement de l année de consultation. 2. Dans le tableau, cliquez sur l année pour laquelle vous souhaitez restaurer une sauvegarde. Le répertoire des données pour cette année fait apparaître «Néant». 3. Cliquez sur le bouton «Restaurer une année». 4. Indiquez le chemin d accès à la sauvegarde et cliquez sur «Restaurer». Cliquez sur «Sélectionner l année» si vous souhaitez consulter cette année scolaire. II-25

44 Chapitre 2 Paramétrages initiaux Astuce En haut à gauche de la fenêtre Molière est noté l année scolaire chargée si celle-ci est une année de consultation. Si aucune mention n est notée, c est que vous vous trouvez sur les données de l année scolaire en cours. II-26

45 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves III. Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Vous allez saisir les absences, les retards et les excuses ou motifs d absence des élèves. Vous pouvez Vous pouvez à tout moment sélectionner les élèves pour le publipostage. Plusieurs outils permettent d obtenir différentes informations sur les absences des élèves. Dans ce chapitre A. Saisie des absences Saisie individuelle Saisie par classe Saisie par professeur Saisie hebdomadaire Saisie collective Saisie d une dispense Saisie des absences à l hébergement et à la demi-pension Saisie des absences élèves par codes à barres Le registre mensuel B. Saisie des présences C. Suivi des absences Tableau de bord du CPE Absences du jour Absences nombreuses Absences sélectives Comptage des absences Liste des élèves dispensés Retards du jour Retards nombreux Liste des destinataires d un courrier Liste des appels oubliés Listes des gommettes en suspens Liste des alertes D. Travaux de fin de période Enregistrement mensuel des statistiques III-1

46 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves A. Saisie des absences Saisie individuelle Accès : Cliquez sur dans la barre d outils ou choisissez Elèves Saisie des absences par élève. Cet écran permet : De saisir les absences et les retards d un élève. De saisir des excuses (ou dispenses) avec ou sans absence. D indiquer si le professeur a rendu le relevé des absences. De visualiser diverses informations sur un élève, ses absences et ses retards. De sélectionner un élève pour un publipostage. De visualiser les courriers envoyés. De placer une gommette sur un élève. Cet écran se décompose en trois parties : 1. Informations sur l élève. La partie supérieure de l écran décrit l élève et donne accès à plusieurs options d informations. 2. Saisie des absences. La partie médiane de l écran permet de saisir les absences, les excuses et les relevés d appel. 3. Synthèse des absences de l élève. La partie inférieure de l écran présente une synthèse, sur l année, des absences de l élève ainsi qu un tableau récapitulant les taux moyens d absence (ou de retard) par heure de cours. Pour afficher cet écran 1. Choisissez Elèves Saisie des absences par élève. 2. Tapez le nom de l élève (une liste s affiche). La fenêtre s affiche sur le jour en cours. Informations sur l élève Choix de la date de saisie Choix de l élève Informations sur l élève Pour Procédez ainsi Accéder à la fiche de scolarité de l élève Cliquez sur. Accéder au dossier récapitulatif des absences de Cliquez sur. III-2

47 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves l élève Accéder au détail des sanctions de l élève Cliquez sur. Accéder au détail des incidents causés par l élève Cliquez sur. Accéder au mémo de l élève Cliquez sur. Si vous avez importé les groupes d UnDeuxTEMPS en important votre emploi du temps, vous pouvez visualiser l emploi du temps de l élève. Pour cela, sélectionnez l élève puis cliquez sur le bouton de la barre d outils. Pour sélectionner un élève pour le publipostage 1. Cliquez sur. 2. Choisissez le modèle de lettre à l aide des boutons. La fenêtre de sélection pour le publipostage s affiche, vous avez deux possibilités : Si Suite de la procédure Vous voulez marquer l élève pour le publipostage et différer l impression Cliquez sur le bouton «OK». Le numéro du modèle de lettre s affiche dans le cadre Informations élève. Pour imprimer les courriers des élèves marqués pour le publipostage, allez dans Fichier Publipostage Publiposter. Vous voulez imprimer la lettre immédiatement Cochez «Imprimer de suite». Cliquez sur le bouton «OK». Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences si vous le désirez. Choisissez le type d impression : lettres, étiquettes ou mail. Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Cliquez sur «Publiposter». Pour annuler le marquage d un élève pour le publipostage 1. Sélectionnez votre élève et cliquez sur. 2. La sélection de l élève pour un publipostage est annulée. Pour saisir une dispense 1. Cliquez sur. 2. Choisissez la date de début et de fin de la dispense. III-3

48 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves 3. Choisissez le motif dans la liste. 4. Cochez «Forcer l excuse s il en existe déjà une autre» le cas échéant. 5. Cliquez sur les heures concernées par la dispense. 6. Cliquez sur le bouton «Saisir la dispense». 7. La dispense se visualise sur le calendrier (partie inférieure) avec la couleur du motif. La dispense est une prévision d absence. La couleur du motif remplit un tiers de la case. Lors de la saisie du relevé d absence, vous n aurez qu à cliquer sur la case pour que celle-ci se colore entièrement de la couleur du motif et devienne alors une absence constatée. Pour appliquer une gommette à l élève Les gommettes permettent d indiquer qu une action est en cours pour l élève concerné ou qu elle a été réalisée. Elles permettent ainsi un meilleur suivi de l'historique de vos démarches. 1. Cliquez sur. 2. Deux cas peuvent se présenter : S il n y a pas de gommette en cours : Choisissez une gommette. Choisissez une date si vous le désirez. Cliquez sur OK. Si vous avez indiqué une date, la gommette apparaît sur le calendrier (partie inférieure), sinon elle s affiche à droite de la photo de l élève. S il y a une gommette en cours, vous avez trois possibilités : Si vous désirez Indiquer que l'action est réalisée Procédez ainsi Modifiez la date de réalisation, le cas échéant. Cliquez sur OK. Appliquer une autre gommette Choisissez une autre gommette. Cliquez sur OK. Retirer la gommette Choisissez «Pas d'action» dans la liste. Cliquez sur OK. Astuce Vous pouvez obtenir la taille réelle de la photo de l élève en cliquant deux fois sur celle-ci. Pour revenir à la taille normale, cliquez sur la photo. III-4

49 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des absences Choix du mode de saisie Saisie de l absence à la demi-pension Saisie de l absence à l internat Passage en mode demi-heure pour les saisies Choix du motif Case Signification Rien n est saisi (ni absence, ni motif, ni retard). Une absence sans motif est saisie. Un retard court est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Un retard moyen est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Un retard long est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Une prévision d absence est saisie (la case se remplit au tiers avec la couleur du motif). L élève s excuse par avance d une absence qui n a pas encore eu lieu. III-5

50 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Une absence avec motif est saisie (La case prend la couleur du motif). Une absence avec motif non valable est saisie (La case prend la couleur du motif avec une croix blanche) Le relevé des absences n est pas rendu par le professeur (couleur claire). Le relevé des absences est rendu par le professeur (couleur verte). Remarque Lorsqu une case horaire est colorée au tiers de la couleur d un motif, vous êtes en présence d une prévision d absence (une absence à venir déjà excusée). Cette prévision d absence ne compte pas comme une absence. Elle n est pas listée dans les courriers de publipostages pour absences, par exemple. Une prévision d absence se transforme en absence lors de la saisie d une absence sur la case concernée. Le système de saisie des absences, retards et motifs se décompose en 5 modes de saisie : Pour Saisir une absence sans motif Procédez ainsi Choisissez le jour (si nécessaire) à l aide du calendrier Enfoncez le bouton «Abs» et sélectionnez le motif «Pas d excuse». Cliquez sur les heures manquées (elles se quadrillent de rouge).. Les relevés des absences se colorent en vert brillant (cela signifie que les relevés ont été rendus). Saisir une prévision d absence Cliquez sur le bouton «Abs» pour désélectionner le mode de saisie des absences. Choisissez le motif dans la liste. Le relevé des absences ne se colorent pas en vert brillant. L absence n est pas encore constatée, c est une prévision. Saisir un retard Enfoncez le bouton bouton. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le, choisissez la durée du retard à saisir : court, moyen ou long. Si vous souhaitez indiquer un motif pour le retard, choisissez le motif dans la liste. Cliquez sur les heures où l élève est en retard (un réveil s affiche dans les cases). Le relevé des absences se colore en vert brillant (cela signifie que le relevé a été rendu). Indiquer que le relevé des absences a été rendu Cliquez sur le bandeau relevé pour qu il devienne vert brillant (si ce n est pas déjà le cas). III-6

51 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Indiquer que le relevé des absences n a pas été rendu Cliquez sur celui-ci pour qu il ne soit pas vert brillant. Visualiser le ou les professeurs concernés par une plage horaire Si un seul professeur est concerné, son nom est affiché sous la plage horaire. Si plusieurs professeurs sont concernés, la mention «ALIGN» est affichée sous la plage horaire. Vous obtenez la liste des professeurs en pointant la souris sur «ALIGN». Si les emplois du temps élèves ont été importés de UnDeuxTEMPS avec leurs groupes, la mention ALIGN n apparaît plus et le nom du professeur ayant en charge l élève est indiqué avec précision. Le fait de passer la souris au dessus d une case horaire affiche dans une bulle l intitulé de l excuse déjà enregistrée pour cette heure. Saisie des absences seules Le bouton «Abs» est enfoncé. Aucun motif n est sélectionné. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie de l absence Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence Contenant une absence avec un motif Contenant un retard Suppression de l absence Saisie de l absence Saisie de l absence Saisie de l absence III-7

52 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des prévisions d absence Les boutons «Abs» et retards ne sont pas enfoncés. Un motif est sélectionné. Si on clique sur une plage plage Alors Vide Saisie d une prévision d absence Contenant une absence sans motif Contenant le même motif Contenant un motif différent Contenant une absence avec le même motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Applique le motif à l absence Suppression de la prévision d absence Changement du motif de la prévision d absence Suppression du motif Changement du motif Saisie d une absence avec motif Le motif est renseigné sous le nom de l'élève dans «Plage sélectionnée:» Saisie des absences valables avec motifs Le bouton «Abs» est enfoncé et un motif est sélectionné. La case «Absences valables» est cochée. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie de l absence avec le motif III-8

53 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec un motif (identique ou pas) Contenant une absence avec le même un motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Applique le motif à l absence Saisie de l absence avec le motif Suppression de l absence Changement du motif Saisie de l absence avec le motif Saisie des absences non valables avec motifs Le bouton «Abs» est enfoncé et un motif est sélectionné. La case «Absences valables» est décochée. Si on clique sur une plage Vide Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec un motif (identique ou pas) Contenant une absence avec le même un motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Contenant une absence non valable avec le même motif Contenant une absence non valable avec un autre motif Alors Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Suppression de l absence Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie des absences à la demi-pension ou à l internat Cet écran permet de saisir les absences à l hébergement ou à la demi-pension pour l élève sélectionné. Si vous souhaitez saisir les absences à l hébergement ou à la demi-pension pour plusieurs élèves en même temps, reportez-vous au paragraphe «Saisie des absences à l hébergement et à la demi-pension» de ce chapitre. III-9

54 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Pour les élèves dont le régime est renseigné par «D» pour demi-pension ou «I» pour l internat dans la base élèves, vous pouvez saisir les absences à la demi-pension ou à l internat. Pour cela, il suffit de sélectionner l élève et le jour, puis de cocher son absence à la demi-pension ou à l internat. Ces deux coches sont accessibles simultanément uniquement pour les élèves internes dont le régime est renseigné avec la lettre «I». Pour les élèves demi-pensionnaires, dont le régime est renseigné avec la lettre «D», seule la coche d «Absence à la demi-pension» est accessible. Pour toutes autres mentions que «D» et «I» dans le régime de l élève, ces coches ne sont pas accessibles. Pour consulter la liste des absences à la demi-pension ou à l internat 1. Choisissez Sélections Liste des absents du jour au service d hébergement. 2. Et sélectionnez le jour pour lequel vous souhaitez lister ces absences au service d hébergement. Saisie des retards seuls Le bouton est enfoncé. Aucun motif n est sélectionné. Remarque En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bouton vous pouvez quantifier le retard avec leurs représentations respectives. A chaque clic, vous passez d une quantification à une autre. Signification Représentation Retard court Retard moyen Retard long Vous retrouverez ensuite dans les différents écrans listant les retards, une représentation de la durée du retard à l aide : du réveil approprié ou de la mention (C) pour le retard court, (M) pour le retard moyen et (L) pour le retard long. Si on clique sur une plage Contenant un retard Alors Suppression du retard Dans tous les autres cas Saisie du retard III-10

55 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des retards avec motifs Le bouton est sélectionné. est enfoncé et un motif Remarque En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bouton vous pouvez quantifier le retard avec leurs représentations respectives. A chaque clic, vous passez d une quantification à une autre. Signification Représentation Retard court Retard moyen Retard long Vous retrouverez ensuite dans les différents écrans listant les retards, une représentation de la durée du retard à l aide : du réveil approprié ou de la mention (C) pour le retard court, (M) pour le retard moyen et (L) pour le retard long. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie du retard avec le motif Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec le même motif Contenant une prévision d absence avec un motif différent Contenant une absence avec un motif (identique ou pas) Contenant un retard sans motif Saisie du retard avec le motif Saisie du retard seul Saisie du retard avec le motif Saisie du retard avec le motif Saisie d une prévision d absence Contenant un retard avec le même motif Contenant un retard avec un motif différent Suppression du retard Saisie d une prévision d absence III-11

56 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Si vous avez saisi ou importé les emplois du temps des divisions et si vous avez coché «Bip en cas de saisie d une absence en dehors du cadre de l emploi du temps» dans Outils Préférences, un signal sonore vous avertit lorsque vous saisissez une absence en dehors de l emploi du temps. Saisie des absences et des retards au niveau de la demi-heure A tout moment vous pouvez saisir des absences, des excuses et des retards au niveau de la demi-heure en cochant la case «Voir les demi-heures». Toutefois, il n est pas possible de saisir sur une même séquence une absence avec un motif pour la première demi-heure et un motif différent pour la deuxième demi-heure. Synthèse des absences de l élève Le calendrier Les statistiques hebdomadaires Vous trouvez deux parties, le calendrier annuel et les statistiques hebdomadaires des absences (ou des retards). Les absences avec motif sont notées dans le calendrier avec en fond la couleur du motif et : la lettre «M» pour une absence en matinée complète ou pour au moins une case horaire de la matinée la lettre «A» pour une absence en après-midi complète ou pour au moins une case horaire de l après-midi la lettre «J» pour une absence en journée ou pour au moins une case horaire de la matinée et une case horaire de l après-midi Les absences sans excuse sont notées de façon identique avec en couleur de fond un quadrillage hachuré rouge. Les prévisions d absence sont uniquement affichées avec en couleur de fond la couleur du motif. Il n y a pas de lettre notée. Pour visualiser le détail des absences d une journée Cliquez dans le calendrier des absences de l élève sur le jour à consulter. Le bandeau Relevés et Absences pour le jour sélectionné s affiche au dessus du calendrier. Le calendrier Il vous permet de saisir un motif d excuse sur plusieurs jours et de visualiser une synthèse sur les absences (ou retards), les gommettes et les courriers envoyés. Il est également très utile pour changer le jour de saisie des absences. III-12

57 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Case Signification Elève absent le matin sans motif. Ou élève en retard le matin (si vous choisissez de voir les retards). Elève absent (ou en retard) le matin avec un motif pour le matin (la case prend la couleur du motif pour le matin). Elève absent l après-midi sans motif. Ou élève en retard l après-midi (si vous choisissez de voir les retards). Elève absent (ou en retard) l après-midi avec un motif pour l après-midi (la case prend la couleur du motif pour l après-midi). Elève absent la journée sans motif. Ou élève en retard le matin et l après-midi (si vous choisissez de voir les retards). Elève absent (ou en retard) la journée avec un motif pour la journée (la case prend la couleur du motif). Prévision d absence de l élève pour la journée (la case prend la couleur du motif). L absence n a pas encore été constatée. etc S il y a un chiffre etc Le chiffre correspond au numéro du modèle de lettre envoyé ce jour-là (il peut cacher une absence ou un retard). Gommette (le disque prend la couleur de la gommette). Pour Procédez ainsi Visualiser les retards Cliquez «Voir les retards». Visualiser les absences Cliquez «Voir les absences». Visualiser les numéros de modèle des lettres envoyées Cochez la case «Voir les repères de lettres envoyées». Visualiser les gommettes Cochez la case «Voir les Gommettes». Changer la date de l écran de saisie des absences Cliquez sur le jour désiré. Vous avez le choix entre visualiser les absences ou visualiser les retards, mais vous pouvez toujours visualiser les lettres envoyées et les gommettes. Quand une gommette (ou une lettre) est sur la même case qu une absence (ou un retard), vous ne pouvez voir qu une seule information à la fois suivant la case activée. III-13

58 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Pour saisir une prévision d absence pour plusieurs jours 1. Choisissez le motif dans la liste. 2. Glissez la souris sur les jours concernés. Les cases prennent la couleur du motif. Pour supprimer une prévision d absence saisie pour plusieurs jours 1. Cliquez sur les boutons Abs et Retards afin qu ils ne soient pas enfoncés. 2. Sélectionnez le motif Pas d excuse. 3. Glissez la souris sur les jours concernés. Pour annuler la dernière saisie Dans la fenêtre de saisie des absences par élève, un bouton permet de revenir à la situation antérieure au dernier clic. Il est donc possible d annuler la dernière saisie. Ce bouton n est présent que sur les fenêtres de saisie par élève et par division. Les statistiques hebdomadaires Ce tableau indique le taux horaire des absences (et retards) de l élève par plage horaire. Ce taux représente le pourcentage d absence (respectivement de retard) depuis la rentrée jusqu au jour courant. Ainsi, un élève ayant manqué deux fois la même heure de cours depuis la rentrée alors que quatre semaines se sont écoulées depuis cette rentrée, comptera 50 % d absence pour cette plage horaire. Le taux est arrondi ou non en fonction du choix fait dans le menu Outils Préférences. Pour passer du taux horaire des absences au taux horaire des retards Activez la case «Voir les Retards». Et réciproquement pour passer des retards aux absences. Saisie par classe Accès : Cliquez sur ou choisissez Elèves Saisie des absences par division. Cet écran vous permet : De saisir les absences et les retards d un élève. De saisir des prévisions d absence ou des dispenses. D indiquer si le professeur a rendu le relevé des absences. De visualiser diverses informations sur un élève, ses absences et ses retards. De sélectionner un élève pour un publipostage. De placer une gommette sur un élève. Pour afficher cet écran 1. Choisissez Elèves Saisie des absences par division. 2. Choisissez une classe. La fenêtre s ouvre sur le jour en cours. III-14

59 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Navigation dans l écran de saisie des absences par division Pour Procédez ainsi Afficher la grille correspondant à la veille Cliquez sur le bouton. Afficher la grille correspondant au lendemain Cliquez sur le bouton. Changer de date en la choisissant directement Cliquez sur nouvelle date. puis choisissez la Sélectionner un élève Cliquez sur le nom de l élève. Le cadre prend la couleur jaune. Changer de classe Cliquez sur la classe dans la liste de gauche. Déplacer le curseur dans la grille Relevez tous les boutons pour passer en mode consultation. Informations sur l élève sélectionné Pour Procédez ainsi Accéder à la fiche de scolarité de l élève Cliquez sur. Accéder au dossier récapitulatif des absences de l élève Cliquez sur. Accéder au dossier récapitulatif des sanctions de l élève Cliquez sur. Accéder au dossier récapitulatif des incidents causés par l élève Cliquez sur. Accéder au mémo de l élève Cliquez sur (quand il contient du texte, il devient ). Si vous avez importé les groupes et les emplois du temps élèves depuis UnDeuxTEMPS en important votre emploi du temps, vous pouvez visualiser l emploi du temps de l élève. Pour cela, sélectionnez l élève puis cliquez sur le bouton de la barre d outils. Pour sélectionner l élève en cours pour le publipostage 1. Cliquez sur. 2. Choisissez le modèle de lettre à l aide des boutons La fenêtre de sélection pour le publipostage s affiche, vous avez deux possibilités : III-15

60 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Si Suite de la procédure Vous voulez différer l impression Cliquez sur le bouton «OK». Le numéro du modèle de lettre s affiche. Vous voulez imprimer la lettre immédiatement Cochez «Imprimer de suite». Cliquez sur le bouton «OK». Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences si vous le désirez. Choisissez le type d impression : lettres ou étiquettes, mails. Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Cliquez sur «Publiposter». Pour annuler la sélection de l élève pour le publipostage 1. Cliquez sur. 2. La sélection de l élève pour un publipostage est annulée. Pour saisir une dispense 1. Cliquez sur. 2. Choisissez la date de début et de fin de la dispense. 3. Choisissez le motif dans la liste. 4. Cliquez les heures concernées par la dispense. 5. Cliquez sur le bouton «Saisir la dispense». La dispense est enregistrée, vous pouvez la visualiser sur le calendrier de la saisie individuelle, sur le Registre mensuel ou en vous plaçant simplement sur une journée concernée. La dispense est une prévision d absence. La couleur du motif remplit un tiers de la case. Lors de la saisie du relevé d absence, vous n aurez qu à cliquer sur la case pour que celle-ci se colore entièrement de la couleur du motif et devienne alors une absence constatée. Pour appliquer une gommette à l élève 1. Cliquez sur. 2. Deux cas peuvent se présenter : S il n y a pas de gommette en cours : Choisissez une gommette. Choisissez une date si vous le désirez. Cliquez sur OK. Si vous avez indiqué une date, la gommette apparaît en haut de l écran (au-dessus des plages horaires), sinon elle s affiche à droite du nom de l élève dans la liste des élèves. S il y a une gommette en cours, vous avez trois possibilités : III-16

61 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Pour Indiquer que l'action est réalisée Procédez ainsi Modifiez la date de réalisation, le cas échéant. Cliquez sur OK. Appliquer une autre gommette Choisissez une autre gommette. Cliquez sur OK. Retirer la gommette Choisissez «Pas d'action» dans la liste. Cliquez sur OK. Dans cet écran de saisie des absences par division, vous avez la possibilité d appliquer une même gommette à plusieurs élèves. Cette application de gommette collective est également disponible à partir du registre mensuel. Pour appliquer une gommette à plusieurs élèves 1. Cliquez sur. 2. Paramétrez votre gommette et cochez «Idem pour d autres élèves». 3. Cliquez sur OK. La gommette s applique alors à l élève qui était sélectionné. Le curseur de la souris devient. 4. Cliquez sur les élèves pour lesquels vous voulez appliquer la gommette. 5. Cliquez sur pour quitter l application collective de cette gommette. Astuce Vous pouvez obtenir la taille réelle de la photo de l élève en cliquant deux fois sur celle-ci. Pour revenir à la taille normale, cliquez sur la photo. III-17

62 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des absences Case Signification Rien n est saisi (ni absence, ni motif, ni retard). Une absence sans motif est saisie. Un retard court est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Un retard moyen est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Un retard long est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Une prévision d absence est saisie (la case se remplit au tiers avec la couleur du motif). L élève s excuse par avance d une absence qui n a pas encore eu lieu. Une absence avec motif est saisie (La case prend la couleur du motif). Une absence avec motif non valable est saisie (La case prend la couleur du motif avec une croix blanche) Le relevé des absences n est pas rendu par le professeur (couleur claire). Le relevé des absences est rendu par le professeur (couleur verte). Si vous avez saisi ou importé les emplois du temps des divisions et si vous avez coché «Bip en cas de saisie d'une absence hors du cadre de l emploi du temps» dans Outils Préférences, un signal sonore vous averti lorsque vous saisissez une absence en dehors de l emploi du temps. Le système de saisie des absences, retards et motifs se décompose en 5 modes de saisie plus un 6 ème mode de consultation : III-18

63 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des absences seules Le bouton «Abs» est enfoncé. Aucun motif n est sélectionné. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie de l absence Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence Contenant une absence avec un motif Contenant un retard Suppression de l absence Saisie de l absence Saisie de l absence Saisie de l absence Saisie des prévisions d absence Les boutons Abs et retards ne sont pas enfoncés. Un motif est sélectionné. III-19

64 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie d une prévision d absence Contenant une absence sans motif Applique le motif à l absence Contenant le même motif Suppression de la prévision d absence Contenant un motif différent Contenant une absence avec le même motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Changement du motif de la prévision d absence Suppression du motif Changement du motif Saisie d une absence avec motif Le motif est renseigné sous le nom de l'élève dans «Plage sélectionnée:» Saisie des absences valables avec motifs Le bouton «Abs» est enfoncé et un motif est sélectionné. La case «Absences valables» est cochée. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie de l absence avec le motif Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec un motif (identique ou pas) Contenant une absence avec le même un motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Applique le motif à l absence Saisie de l absence avec le motif Suppression de l absence Changement du motif Saisie de l absence avec le motif III-20

65 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des absences non valables avec motifs Le bouton «Abs» est enfoncé et un motif est sélectionné. La case «Absences valables» est décochée. Si on clique sur une plage Vide Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec un motif (identique ou pas) Contenant une absence avec le même un motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Contenant une absence non valable avec le même motif Contenant une absence non valable avec un autre motif Alors Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Suppression de l absence Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie des retards seuls Le bouton est enfoncé. Aucun motif n est sélectionné. Remarque En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bouton vous pouvez quantifier le retard avec leurs représentations respectives. A chaque clic, vous passez d une quantification à une autre. III-21

66 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Signification Représentation Retard court Retard moyen Retard long Vous retrouverez ensuite dans les différents écrans listant les retards, une représentation de la durée du retard à l aide : du réveil approprié ou de la mention (C) pour le retard court, (M) pour le retard moyen et (L) pour le retard long. Si on clique sur une plage Contenant un retard Alors Suppression du retard Dans tous les autres cas Saisie du retard Saisie des retards avec motifs Le bouton est sélectionné. est enfoncé et un motif Remarque En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bouton vous pouvez quantifier le retard avec leurs représentations respectives. A chaque clic, vous passez d une quantification à une autre. Signification Représentation Retard court Retard moyen Retard long Vous retrouverez ensuite dans les différents écrans listant les retards, une représentation de la durée du retard à l aide : du réveil approprié III-22

67 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves ou de la mention (C) pour le retard court, (M) pour le retard moyen et (L) pour le retard long. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie du retard avec le motif Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec le même motif Contenant une prévision d absence avec un motif différent Contenant une absence avec un motif (identique ou pas) Contenant un retard sans motif Saisie du retard avec le motif Saisie du retard seul Saisie du retard avec le motif Saisie du retard avec le motif Saisie d une prévision d absence Contenant un retard avec le même motif Contenant un retard avec un motif différent Suppression du retard Saisie d une prévision d absence Si vous avez saisi ou importé les emplois du temps des divisions et si vous avez coché «Bip en cas de saisie d une absence en dehors du cadre de l emploi du temps» dans Outils Préférences, un signal sonore vous avertit lorsque vous saisissez une absence en dehors de l emploi du temps. Saisie des absences et des retards au niveau de la demi-heure A tout moment vous pouvez saisir des absences, des excuses et des retards au niveau de la demi-heure en cochant la case «Voir les demi-heures». Toutefois, il n est pas possible de saisir sur une même séquence une absence avec un motif pour la première demi-heure et un motif différent pour la deuxième demi-heure. Consultation Aucun bouton n est enfoncé, aucun motif n'est sélectionné. Ce mode vous permet de consulter cet écran sans risquer de modifier quoi que ce soit. III-23

68 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Exemple Informations sur l élève Informations sur la plage en cours Mode de saisie Classe sélectionnée Elève sélectionné Le professeur concerné par le cours de 14h n a pas rendu le relevé des absences. Chaque absence excusée prend la couleur du motif concerné. Saisie par professeur Accès : Cliquez sur Elèves Saisie des absences par profs Si vous avez importé les groupes d UnDeuxTEMPS, vous avez la possibilité de saisir les absences par professeur dans le cas où le professeur enseigne à un groupe d élève. Vous pouvez visualiser l emploi du temps de l élève. Pour cela, sélectionnez l élève puis cliquez sur le bouton de la barre d outils. Pour sélectionner un élève pour le publipostage 1. Cliquez sur. 2. Choisissez le modèle de lettre à l aide des boutons et. La fenêtre de sélection pour le publipostage s affiche, vous avez deux possibilités : Si Suite de la procédure Vous voulez marquer l élève pour le publipostage et différer l impression Cliquez sur le bouton «OK». Le numéro du modèle de lettre s affiche dans le cadre Informations élève. Pour imprimer les courriers des élèves marqués pour le publipostage, allez dans Fichier Publipostage Publiposter. Vous voulez imprimer la lettre immédiatement Cochez «Imprimer de suite». Cliquez sur le bouton «OK». Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences si vous le désirez. Choisissez le type d impression : lettres, étiquettes ou mail. Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Cliquez sur «Publiposter». III-24

69 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Pour annuler le marquage d un élève pour le publipostage 1. Sélectionnez votre élève et cliquez sur. 2. La sélection de l élève pour un publipostage est annulée. Pour saisir une dispense 1. Cliquez sur. 2. Choisissez la date de début et de fin de la dispense. 3. Choisissez le motif dans la liste. 4. Cochez «Forcer l excuse s il en existe déjà une autre» le cas échéant. 5. Cliquez sur les heures concernées par la dispense. 6. Cliquez sur le bouton «Saisir la dispense». 7. La dispense se visualise sur le calendrier (partie inférieure) avec la couleur du motif. La dispense est une prévision d absence. La couleur du motif remplit un tiers de la case. Lors de la saisie du relevé d absence, vous n aurez qu à cliquer sur la case pour que celle-ci se colore entièrement de la couleur du motif et devienne alors une absence constatée. Pour appliquer une gommette à l élève Les gommettes permettent d indiquer qu une action est en cours pour l élève concerné ou qu elle a été réalisée. Elles permettent ainsi un meilleur suivi de l'historique de vos démarches. 1. Cliquez sur. 2. Deux cas peuvent se présenter : S il n y a pas de gommette en cours : Choisissez une gommette. Choisissez une date si vous le désirez. Cliquez sur OK. Si vous avez indiqué une date, la gommette apparaît sur le calendrier (partie inférieure), sinon elle s affiche à droite de la photo de l élève. S il y a une gommette en cours, vous avez trois possibilités : Pour Indiquer que l'action est réalisée Procédez ainsi Modifiez la date de réalisation, le cas échéant. Cliquez sur OK. Appliquer une autre gommette Retirer la gommette Choisissez une autre gommette. Cliquez sur OK. Choisissez «Pas d'action» dans la liste. Cliquez sur OK. III-25

70 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des absences Case Signification Rien n est saisi (ni absence, ni motif, ni retard). Une absence sans motif est saisie. Un retard court est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Un retard moyen est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Un retard long est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Une prévision d absence est saisie (la case se remplit au tiers avec la couleur du motif). L élève s excuse par avance d une absence qui n a pas encore eu lieu. Une absence avec motif est saisie (La case prend la couleur du motif). Une absence avec motif non valable est saisie (La case prend la couleur du motif avec une croix blanche) Le relevé des absences n est pas rendu par le professeur (couleur claire). Le relevé des absences est rendu par le professeur (couleur verte). Remarque Lorsqu une case du bandeau absence est colorée au un tiers d une couleur d un motif, vous êtes en présence d une prévision d absence ou si vous préférez d une absence à venir excusée par avance. Cette prévision III-26

71 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves d absence ne compte pas comme une absence. Elle n est pas listée dans les courriers publipostage absences, par exemple. Une prévision d absence se transforme en absence constatée lors de la saisie d une absence sans motif sur la case concernée. Pour Saisir une absence sans motif Procédez ainsi Choisissez le jour (si nécessaire) à l aide du calendrier Enfoncez le bouton Abs et sélectionnez le motif sans excuse ou aucun motif. Cliquez sur les heures manquées (elles se quadrillent de rouge). Les relevés des absences se colorent en vert brillant (cela signifie que les relevés ont été rendus).. Saisir une prévision d absence Cliquez sur le bouton «Abs» pour désélectionner le mode de saisie des absences. Choisissez le motif dans la liste. Le relevé des absences ne se colorent pas en vert brillant. L absence n est pas encore constatée, c est une prévision. Saisir un retard Enfoncez le bouton bouton. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le, choisissez la durée du retard à saisir : court, moyen ou long. Si vous souhaitez indiquer un motif pour le retard, choisissez le motif dans la liste. Cliquez sur les heures où l élève est en retard (un réveil s affiche dans les cases). Le relevé des absences se colore en vert brillant (cela signifie que le relevé a été rendu). Indiquer que le relevé des absences a été rendu Cliquez sur le bandeau relevé pour qu il devienne vert brillant (si ce n est pas déjà le cas). Indiquer que le relevé des absences n a pas été rendu Cliquez sur celui-ci pour qu il ne soit pas vert brillant. Visualiser le ou les professeurs concernés par une plage horaire Si un seul professeur est concerné, son nom est affiché sous la plage horaire. Si plusieurs professeurs sont concernés, la mention «ALIGN» est affichée sous la plage horaire. Vous obtenez la liste des professeurs en pointant la souris sur «ALIGN». Le fait de passer la souris au dessus d une case horaire affiche dans une bulle l intitulé de l excuse déjà enregistrée pour cette heure. Le système de saisie des absences, retards et motifs se décompose en 5 modes de saisie : III-27

72 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des absences seules Le bouton «Abs» est enfoncé. Aucun motif n est sélectionné. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie de l absence Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence Contenant une absence avec un motif Contenant un retard Suppression de l absence Saisie de l absence Saisie de l absence Saisie de l absence Saisie des prévisions d absence Les boutons Abs et retards ne sont pas enfoncés. Un motif est sélectionné. III-28

73 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie d une prévision d absence Contenant une absence sans motif Applique le motif à l absence Contenant le même motif Suppression de la prévision d absence Contenant un motif différent Contenant une absence avec le même motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Changement du motif de la prévision d absence Suppression du motif Changement du motif Saisie d une absence avec motif Le motif est renseigné sous le nom de l'élève dans «Plage sélectionnée:» Saisie des absences valables avec motifs Le bouton «Abs» est enfoncé et un motif est sélectionné. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie de l absence avec le motif Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec un motif (identique ou pas) Contenant une absence avec le même un motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Applique le motif à l absence Saisie de l absence avec le motif Suppression de l absence Changement du motif Saisie de l absence avec le motif Remarque III-29

74 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Dans la saisie des absences par professeur, il n est possible de saisir que des absences valables car seul le CPE peut juger du caractère valable ou non d une absence. Saisie des retards seuls Le bouton est enfoncé. Aucun motif n est sélectionné. Remarque En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bouton vous pouvez quantifier le retard avec leurs représentations respectives. A chaque clic, vous passez d une quantification à une autre. Signification Représentation Retard court Retard moyen Retard long Vous retrouverez ensuite dans les différents écrans listant les retards, une représentation de la durée du retard à l aide : du réveil approprié ou de la mention (C) pour le retard court, (M) pour le retard moyen et (L) pour le retard long. Si on clique sur une plage Contenant un retard Alors Suppression du retard Dans tous les autres cas Saisie du retard Saisie des retards avec motifs Le bouton est sélectionné. est enfoncé et un motif Remarque III-30

75 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bouton vous pouvez quantifier le retard avec leurs représentations respectives. A chaque clic, vous passez d une quantification à une autre. Signification Représentation Retard court Retard moyen Retard long Vous retrouverez ensuite dans les différents écrans listant les retards, une représentation de la durée du retard à l aide : du réveil approprié ou de la mention (C) pour le retard court, (M) pour le retard moyen et (L) pour le retard long. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie du retard avec le motif Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec le même motif Contenant une prévision d absence avec un motif différent Contenant une absence avec un motif (identique ou pas) Contenant un retard sans motif Saisie du retard avec le motif Saisie du retard seul Saisie du retard avec le motif Saisie du retard avec le motif Saisie d une prévision d absence Contenant un retard avec le même motif Contenant un retard avec un motif différent Suppression du retard Saisie d une prévision d absence Si vous avez saisi ou importé les emplois du temps des divisions et si vous avez coché «Bip en cas de saisie d une absence en dehors du cadre de l emploi du temps» dans Outils Préférences, un signal sonore vous avertit lorsque vous saisissez une absence en dehors de l emploi du temps. Saisie des absences et des retards au niveau de la demi-heure A tout moment vous pouvez saisir des absences, des excuses et des retards au niveau de la demi-heure en cochant la case «Voir les demi-heures». Toutefois, il n est pas possible de saisir sur une même séquence une absence avec un motif pour la première demi-heure et un motif différent pour la deuxième demi-heure. III-31

76 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie hebdomadaire Accès : Cliquez sur ou choisissez Elèves Saisie hebdomadaire des absences. Cet écran permet, selon une présentation hebdomadaire : De saisir les absences et les retards d un élève. De saisir des excuses (ou dispenses) avec ou sans absence. De visualiser diverses informations sur un élève, ses absences et ses retards. De sélectionner un élève pour un publipostage. De visualiser les courriers envoyés. De placer une gommette sur un élève. Cette écran se décompose en deux parties : 1. Informations sur l élève. La partie supérieure de l écran décrit l élève et donne accès à plusieurs options d informations. 2. Saisie des absences. La partie médiane de l écran permet de saisir les absences, les excuses et les retards. Pour afficher cet écran 1. Choisissez Elèves Saisie hebdomadaire des absences. 2. Saisissez le nom de l élève (une liste s affiche). 3. Si vous désirez travailler sur les élèves d une seule classe, sélectionnez la classe souhaitée dans la liste des classes sur la gauche. La fenêtre s affiche sur la semaine en cours. Choix de l élève Informations sur l élève Informations sur l élève Pour Procédez ainsi Accéder à la fiche de scolarité de l élève Cliquez sur. Accéder au dossier récapitulatif des absences de l élève Accéder au dossier récapitulatif des sanctions de l élève Cliquez sur. Cliquez sur. III-32

77 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Accéder au détail des incidents causés par l élève Cliquez sur. Accéder au mémo de l élève Cliquez sur (quand il contient du texte, il devient ). Si vous avez importé les groupes d UnDeuxTEMPS en important votre emploi du temps, vous pouvez visualiser l emploi du temps de l élève. Pour cela, sélectionnez l élève puis cliquez sur le bouton de la barre d outils. Pour sélectionner un élève pour le publipostage 1. Cliquez sur. 2. Choisissez le modèle de lettre à l aide des boutons. La fenêtre de sélection pour le publipostage s affiche, vous avez deux possibilités : Si Suite de la procédure Vous voulez marquer l élève pour le publipostage et différer l impression Cliquez sur le bouton «OK». Le numéro du modèle de lettre s affiche dans le cadre Informations élève. Pour imprimer les courriers des élèves marqués pour le publipostage, allez dans Fichier Publipostage Publiposter. Vous voulez imprimer la lettre immédiatement Cochez «Imprimer de suite». Cliquez sur le bouton «OK». Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences si vous le désirez. Choisissez le type d impression : lettres, étiquettes ou mail. Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Cliquez sur «Publiposter». Pour annuler le marquage d un élève pour le publipostage 1. Sélectionnez votre élève et cliquez sur. 2. La sélection de l élève pour un publipostage est annulée. Pour saisir une dispense 1. Cliquez sur. 2. Choisissez la date de début et de fin de la dispense. 3. Choisissez le motif dans la liste. 4. Cochez «Forcer l excuse s il en existe déjà une autre» le cas échéant. III-33

78 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves 5. Cliquez sur les heures concernées par la dispense. 6. Cliquez sur le bouton «Saisir la dispense». 7. La dispense se visualise sur le calendrier (partie inférieure) avec la couleur du motif. La dispense est une prévision d absence. La couleur du motif remplit un tiers de la case. Lors de la saisie du relevé d absence, vous n aurez qu à cliquer sur la case pour que celle-ci se colore entièrement de la couleur du motif et devienne alors une absence réellement constatée. Pour appliquer une gommette à l élève Les gommettes permettent d indiquer qu une action est en cours pour l élève concerné ou qu elle a été réalisée. Elles permettent ainsi un meilleur suivi de l'historique de vos démarches. 1. Cliquez sur. 2. Deux cas peuvent se présenter : S il n y a pas de gommette en cours : Choisissez une gommette. Choisissez une date si vous le désirez. Cliquez sur OK. Si vous avez indiqué une date, la gommette apparaît sur le calendrier (partie inférieure), sinon elle s affiche à droite de la photo de l élève. S il y a une gommette en cours, vous avez trois possibilités : Pour Indiquer que l'action est réalisée Procédez ainsi Modifiez la date de réalisation, le cas échéant. Cliquez sur OK. Appliquer une autre gommette Choisissez une autre gommette. Cliquez sur OK. Retirer la gommette Choisissez «Pas d'action» dans la liste. Cliquez sur OK. Pour plus de précisions sur l utilisation des gommettes, reportez-vous au Pour bien comprendre Molière en début de manuel. Astuce Vous pouvez obtenir la taille réelle de la photo de l élève en cliquant deux fois sur celle-ci. Pour revenir à la taille normale, cliquez sur la photo. III-34

79 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des absences Case Signification Rien n est saisi (ni absence, ni motif, ni retard). Une absence sans motif est saisie. Un retard court est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Un retard moyen est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Un retard long est saisi (Si le retard a un motif, le fond de la case prend la couleur du motif). Une prévision d absence est saisie (la case se remplit au tiers avec la couleur du motif). L élève s excuse par avance d une absence qui n a pas encore eu lieu. Une absence avec motif est saisie (La case prend la couleur du motif). Une absence avec motif non valable est saisie (La case prend la couleur du motif avec une croix blanche) Le relevé des absences n est pas rendu par le professeur (couleur claire). III-35

80 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Le relevé des absences est rendu par le professeur (couleur verte). Remarque Lorsqu une case absence est coloré au un tiers d une couleur d un motif, vous êtes en présence d une prévision d absence ou si vous préférez d une absence à venir excusée par avance. Cette prévision d absence ne compte pas comme une absence. Elle n est pas listée dans les courriers publipostage absences, par exemple. Une prévision d absence se transforme en absence lors de la saisie d une absence sans motif sur la case concernée. Pour Saisir une absence Procédez ainsi Choisissez la semaine à l aide des boutons et. Enfoncez le bouton Abs et sélectionnez le motif. Cliquez sur les heures manquées (elles prennent la couleur du motif sélectionné), ou cliquez sur l entête de colonne du jour si vous souhaitez saisir l absence sur l ensemble de la journée. Saisir une prévision d absence Cliquez sur le bouton «Abs» pour désélectionner le mode de saisie des absences. Choisissez le motif dans la liste. Cliquez sur les heures de la prévision d absence (elles se colorent au un tiers de la hauteur de la case), ou cliquez sur l entête de colonne du jour si vous souhaitez saisir la prévision d absence sur l ensemble de la journée. Le relevé des absences ne se colorent pas en vert brillant. L absence n est pas encore constatée, c est une prévision. Saisir un retard Enfoncez le bouton bouton. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le, choisissez la durée du retard à saisir : court, moyen ou long. Si vous souhaitez indiquer un motif pour le retard, choisissez le motif dans la liste. Cliquez sur les heures où l élève est en retard (un réveil s affiche dans les cases). Le relevé des absences se colore en vert brillant (cela signifie que le relevé a été rendu). Visualiser le ou les professeurs concernés par une plage horaire Si un seul professeur est concerné, son nom est affiché sous la plage horaire. Si plusieurs professeurs sont concernés, la mention «ALIGN» est affichée sous la plage horaire. Vous obtenez la liste des professeurs en pointant la souris sur «ALIGN». Le fait de passer la souris au dessus d une case horaire affiche dans une bulle l intitulé de l excuse déjà enregistrée pour cette heure. Le système de saisie des absences, retards et motifs se décompose en 5 modes de saisie : III-36

81 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des absences seules Le bouton «Abs» est enfoncé. Aucun motif n est sélectionné. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie de l absence Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence Contenant une absence avec un motif Contenant un retard Suppression de l absence Saisie de l absence Saisie de l absence Saisie de l absence Saisie des prévisions d absence Les boutons Abs et retards ne sont pas enfoncés. Un motif est sélectionné. III-37

82 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie d une prévision d absence Contenant une absence sans motif Applique le motif à l absence Contenant le même motif Suppression de la prévision d absence Contenant un motif différent Contenant une absence avec le même motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Changement du motif de la prévision d absence Suppression du motif Changement du motif Saisie d une absence avec motif Le motif est renseigné sous le nom de l'élève dans «Plage sélectionnée:» Saisie des absences valables avec motifs Le bouton «Abs» est enfoncé et un motif est sélectionné. La case «Absences valables» est cochée. Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie de l absence avec le motif Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec un motif (identique ou pas) Contenant une absence avec le même un motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Applique le motif à l absence Saisie de l absence avec le motif Suppression de l absence Changement du motif Saisie de l absence avec le motif III-38

83 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie des absences non valables avec motifs Le bouton «Abs» est enfoncé et un motif est sélectionné. La case «Absences valables» est décochée. Si on clique sur une plage Vide Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec un motif (identique ou pas) Contenant une absence avec le même un motif Contenant une absence avec un motif différent Contenant un retard Contenant une absence non valable avec le même motif Contenant une absence non valable avec un autre motif Alors Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie de l absence non valable avec le motif Suppression de l absence Saisie de l absence non valable avec le motif Saisie des retards seuls Le bouton est enfoncé. Aucun motif n est sélectionné. Remarque En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bouton vous pouvez quantifier le retard avec leurs représentations respectives. A chaque clic, vous passez d une quantification à une autre. III-39

84 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Signification Représentation Retard court Retard moyen Retard long Vous retrouverez ensuite dans les différents écrans listant les retards, une représentation de la durée du retard à l aide : du réveil approprié ou de la mention (C) pour le retard court, (M) pour le retard moyen et (L) pour le retard long. Si on clique sur une plage Contenant un retard Alors Suppression du retard Dans tous les autres cas Saisie du retard Saisie des retards avec motifs Le bouton est sélectionné. est enfoncé et un motif Remarque En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bouton vous pouvez quantifier le retard avec leurs représentations respectives. A chaque clic, vous passez d une quantification à une autre. Signification Représentation Retard court Retard moyen Retard long Vous retrouverez ensuite dans les différents écrans listant les retards, une représentation de la durée du retard à l aide : du réveil approprié ou de la mention (C) pour le retard court, (M) pour le retard moyen et (L) pour le retard long. III-40

85 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Si on clique sur une plage Vide Alors Saisie du retard avec le motif Contenant une absence sans motif Contenant une prévision d absence avec le même motif Contenant une prévision d absence avec un motif différent Contenant une absence avec un motif (identique ou pas) Contenant un retard sans motif Saisie du retard avec le motif Saisie du retard seul Saisie du retard avec le motif Saisie du retard avec le motif Saisie d une prévision d absence Contenant un retard avec le même motif Contenant un retard avec un motif différent Suppression du retard Saisie d une prévision d absence Si vous avez saisi ou importé les emplois du temps des divisions et si vous avez coché «Bip en cas de saisie d une absence en dehors du cadre de l emploi du temps» dans Outils Préférences, un signal sonore vous avertit lorsque vous saisissez une absence en dehors de l emploi du temps. Saisie des absences et des retards au niveau de la demi-heure A tout moment vous pouvez saisir des absences, des excuses et des retards au niveau de la demi-heure en cochant la case «Voir les demi-heures». Toutefois, il n est pas possible de saisir sur une même séquence une absence avec un motif pour la première demi-heure et un motif différent pour la deuxième demi-heure. Saisie collective Accès : Choisissez Elèves Saisie des absences collectives Cet écran permet de saisir en même temps des absences avec ou sans excuses pour un ou plusieurs élèves durant une période. La fenêtre s affiche sur le jour en cours. Pour saisir collectivement des absences 1. Sélectionnez les classes. 2. Sélectionnez les élèves. 3. Choisissez la période des absences à l aide des deux calendriers. 4. Choisissez un motif d absence. 5. Cliquez sur les plages horaires concernées. 6. Cliquez sur le bouton «Saisir». III-41

86 Vous pouvez annuler la saisie en cliquant sur le bouton «Annuler la saisie». Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisie d une dispense Accès : Choisissez Elèves Saisie d une dispense ou cliquez sur Cet écran permet de saisir une dispense pour un élève. Nous rappelons que la saisie d une dispense correspond à une prévision d absence et non une absence. La fenêtre s affiche sur le jour et l élève en cours. Pour saisir une dispense 1. Cliquez sur. 2. Choisissez la date de début et de fin de la dispense. 3. Choisissez le motif dans la liste. 4. Cochez «Forcer l excuse s il en existe déjà une autre» le cas échéant. 5. Cliquez sur les heures concernées par la dispense. 6. Cliquez sur le bouton «Saisir la dispense». 7. La dispense se visualise sur le calendrier (partie inférieure) avec la couleur du motif. La dispense est une prévision d absence. La couleur du motif remplit un tiers de la case. Lors de la saisie du relevé d absence, vous n aurez qu à cliquer sur la case pour que celle-ci se colore entièrement de la couleur du motif et devienne alors une absence constatée. Astuce Dans le Registre mensuel, sélectionnez un ensemble de journées, à l aide d un glissé de souris. Pour un élève, cliquez sur, la période de la dispense correspond à celle sélectionnée sur le Registre mensuel. Saisie des absences à l hébergement et à la demi-pension Accès : Choisissez Elèves Saisie des absences à la DP/pensionnat Cet écran permet de saisir les absences à l hébergement et à la demi-pension de plusieurs élèves en même temps pour une date donnée. Cet écran ne s adresse qu aux élèves pour lesquels le régime est renseigné avec la lettre «D» ou «I» dans la base élèves de Molière. L option «les demi-pensionnaires» n affichera que les élèves ayant le régime «D». De la même façon, l option «les internes» n affichera que les élèves ayant le régime «I» dans la base élèves. Par défaut, la date de saisie des absences est la date du jour. Vous pouvez changer la date d absence en changeant la date du jour dans la barre d outils. III-42

87 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Pour Saisir une absence à l hébergement ou à la demipension Procédez ainsi Choisissez Elèves Saisie des absences à la DP/pensionnat Choisissez la date de l absence. Sélectionnez le type d absence que vous souhaitez saisir : les absences à l hébergement en cochant «les internes» ou les absences à la demi-pension en cochant «les demi-pensionnaires». Sélectionnez la ou les classes concernée(s). Les élèves demi-pensionnaires (ou internes selon votre choix ci-dessus) des classes sélectionnées sont affichés. Les élèves ayant déjà une absence à la demi-pension (ou à l hébergement) pour le jour sélectionné sont affichés sur fond de couleur. Sélectionnez le ou les élève(s) pour lesquels vous souhaitez saisir une absence. Cliquez sur le bouton «Marquer absent à la demi-pension». Annuler une absence à l hébergement ou à la demipension Choisissez Elèves Saisie des absences à la DP/pensionnat Choisissez la date de l absence. Sélectionnez le type d absence que vous souhaitez annuler : une absence à l hébergement en cochant «les internes» ou une absence à la demi-pension en cochant «les demi-pensionnaires». Sélectionnez la ou les classes concernée(s). Les élèves demi-pensionnaires (ou internes selon votre choix ci-dessus) des classes sélectionnées sont affichés. Les élèves ayant déjà une absence à la demi-pension (ou à l hébergement) pour le jour sélectionné sont affichés sur fond de couleur. Sélectionnez le ou les élève(s) pour lesquels vous souhaitez annuler une absence. Cliquez sur le bouton «Annuler les absences». III-43

88 Saisie des absences élèves par codes à barres Accès : Choisissez Elèves Saisie des absences par codes barres Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Inspirée des outils employés dans l industrie et les grandes surfaces commerciales, la saisie des absences par codes à barres a pour but d accélérer la saisie des absences. Cette saisie s effectue rapidement par la lecture, par l intermédiaire de la douchette, du code à barre de l élève noté absent. Le risque d erreur est diminué puisque la photo de l élève et son nom apparaissent en grand sur l écran lors du passage de la douchette. Les feuilles d appel sont imprimées au format A4 pour contenir jusqu à 40 élèves. L impression de ces feuilles se fait par classe, ou par groupe élèves professeur si votre emploi du temps et vos groupes ont été importés de UnDeuxTEMPS. Recommandation Dans l écran de saisie des absences par code à barres, vous paramétrez le jour et la plage horaire pour la saisie que vous allez effectuer. Il est donc important de bien classer vos feuilles d appel en fonction du jour et de la plage horaire. Pour imprimer les feuilles d appels à codes à barres 1. Choisissez Outils Impressions en Batterie Planche de saisie des absences par codes barres. 2. Sélectionnez le type de codes à barres supporté par votre douchette : - 2/5 à 5 barres - Alpha 39 - Codabarre Par défaut, les douchettes Axess-OMT fonctionnent avec le code «2/5 à 5 barres». 3. Choisissez «Classes» ou «Groupes». Le choix «Groupes» est actif uniquement dans le cas où vous avez importé vos emplois du temps et groupes de UnDeuxTEMPS. Si Vous avez choisi Classes Vous avez choisi Groupes Alors Sélectionnez une classe. ou Sélectionnez plusieurs classe en maintenant la touche CTRL du clavier enfoncée. ou Sélectionnez toutes les classes en cochant «Sélectionner tous les groupes». Sélectionnez le nom du professeur, puis effectuez de la même façon que pour les classes la sélection de un, plusieurs ou tous les groupes du professeur. 4. Cliquer sur imprimer III-44

89 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Utilisation des feuilles d appel La feuille d appel obéit au même principe que la feuille d appel traditionnel. Le professeur doit écrire l heure de cours puis le jour et cocher la case située à coté de chaque élève absent. Saisie des feuilles d appel dans Molière La saisie des feuilles d appel doit se faire par séquence de cours homogène pour un jour donné, exemple le lundi 7 septembre 2009 cours de 8h00 à 8h55. L ordre de lecture des élèves absents sur la feuille n a pas importance. Vous pouvez sans dommage revenir saisir une absence oubliée mais en vérifiant bien qu entre temps vous n avez pas changé de séquence de cours. Pour saisir les feuilles d absences par codes à barres 1. Choisissez Elèves Saisie des absences par codes barres. 2. Renseignez la date et l heure du cours des feuilles d absences que vous allez saisir. 3. Positionnez la douchette quelques centimètres au-dessus du code à barre de l élève coché absent et appuyez sur le bouton en dessous de la douchette. 4. Son nom et sa photo, si elle est renseignée, apparaissent en grand. Faites une vérification visuelle. 5. Reprenez les étapes 3 et 4 pour saisir les autres élèves absents pour la date et la plage horaire paramétrées. Lorsque vous avez fini la saisie de cette plage horaire pour la date choisie, modifiez la plage horaire pour la saisie des feuilles d absences de l heure suivante. Remarque Si à la vérification visuelle de la lecture du code barre, vous constatez que vous n avez pas lu le bon élève, vous pouvez supprimer la saisie de l absence en relisant avec la douchette l élève. Un message apparaît alors vous demandant si vous souhaitez supprimer l absence saisie. Codes à barres détériorés Si un code à barres est détérioré et ne passe pas : 1. Cliquez sur Saisie manuelle. 2. Sélectionnez l élève absent dans la liste déroulante. 3. Cliquez sur «Enregistrement de l absence». Remarque III-45

90 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Une liste affiche le détail des absences non excusées récentes (dates et heures) de l élève saisi et vous permet d effectuer un contrôle de son absentéisme. Le Registre mensuel Accès : Choisissez Elève Registre mensuel ou cliquez sur La fenêtre s affiche sur le mois en cours. Cet écran permet : De consulter les absences et les retards des élèves d une classe pour un mois entier. D accéder à l écran de saisie des absences pour un élève et un jour précis. De saisir des excuses (ou dispenses) avec ou sans absence. De visualiser diverses informations sur un élève, ses absences et ses retards. De sélectionner des élèves pour un publipostage. De visualiser et placer des gommettes. De visualiser les lettres déjà envoyées ou à envoyer aux élèves de la classe. Nous allons voir : 1. Consultation du registre mensuel. 2. Opération concernant les élèves. 1. Consultation du Registre mensuel Case Signification Jour chômé (dimanche ou vacances) : la case est de couleur bleu-gris signifiant qu elle est inactive. Elève absent le matin motif Pas d excuse. Ou élève en retard le matin (si vous choisissez de voir les retards). Elève absent (ou en retard) le matin avec un motif pour le matin (la case prend la couleur du motif pour le matin). Elève absent l après-midi motif Pas d excuse. Ou élève en retard l après-midi (si vous choisissez de voir les retards). Elève absent (ou en retard) l après-midi avec un motif pour l après-midi (la case prend la couleur du motif pour l après-midi). Elève absent la journée motif Pas d excuse. Ou élève en retard le matin et l après-midi (si vous choisissez de voir les retards). Elève absent (ou en retard) la journée avec un motif pour la journée (la case prend la couleur du motif). III-46

91 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Elève excusé la journée (la case prend la couleur du motif) mais l absence n a pas encore été constatée. C est une prévision d absence. Etc. Si il y a un chiffre Etc. Le chiffre correspond au numéro du modèle de lettre envoyé ce jour-là (il peut cacher une absence ou un retard). Gommette (le disque prend la couleur de la gommette). Présence d une gommette en même temps qu une absence la journée. Elève Signification L élève est sélectionné pour un modèle de lettre numéro un. L élève possède un mémo. Une gommette correspondant à une action non encore réalisée est placée sur l élève. Cliquez sur l élève pour obtenir l intitulé de la Gommette qui apparaîtra sous la date à droite. Une Alerte s est placée sur l élève. Cliquez sur l élève pour obtenir l intitulé de l Alerte qui apparaîtra sous la date à droite. L élève est sélectionné, la case contenant son nom devient jaune. Vous pouvez sélectionner l élève pour le publipostage, appliquer une gommette, compléter le mémo en utilisant les boutons de la barre d outils. Pour Procédez ainsi Visualiser les retards Activez la case «Voir les retards». Visualiser les absences Activez la case «Voir les absences». Visualiser les numéros de modèle des lettres envoyées Cochez la case «Voir les repères de lettres envoyées». Visualiser les gommettes Cochez la case «Voir les Gommettes». Vous avez le choix entre visualiser les absences ou visualiser les retards, mais vous pouvez toujours visualiser les lettres envoyées et les gommettes. III-47

92 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Pour Changer de classe Procédez ainsi Cliquez sur la classe dans la liste. Changer de mois Cliquez sur les flèches et du calendrier. Imprimer la page du registre Cliquez sur. 2. Opérations concernant les élèves Pour Procédez ainsi Accéder à la fiche de scolarité de l élève sélectionné Cliquez sur. Accéder au dossier récapitulatif des absences de l élève sélectionné Cliquez sur. Accéder au dossier récapitulatif des sanctions de l élève sélectionné Cliquez sur. Accéder au détail des incidents causés par l élève Cliquez sur. Accéder au mémo de l élève sélectionné Cliquez sur (quand il contient du texte, il devient ). Pour sélectionner un élève pour le publipostage 1. Cliquez sur. 2. Choisissez le modèle de lettre à l aide des boutons La fenêtre de sélection pour le publipostage s affiche, vous avez deux possibilités : Si Suite de la procédure Vous voulez marquer l élève pour le publipostage et différer l impression Cliquez sur le bouton «OK». Le numéro du modèle de lettre s affiche à côté du nom de l élève. Pour imprimer les courriers des élèves marqués pour le publipostage, allez dans Fichier Publipostage Publiposter. III-48

93 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Vous voulez imprimer la lettre immédiatement Cochez «Imprimer de suite». Cliquez sur le bouton «OK». Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences si vous le désirez. Choisissez le type d impression : lettres, étiquettes ou mail. Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Cliquez sur «Publiposter». Pour annuler le marquage d un élève pour le publipostage 1. Sélectionnez votre élève et cliquez sur. 2. La sélection de l élève pour un publipostage est annulée. Pour enlever la trace d un courrier 1. Cliquez sur la case contenant la trace de l envoi d un courrier. 2. Cliquez sur. La trace du courrier disparaît. Pour saisir une dispense 1. Cliquez sur. 2. Choisissez la date de début et de fin de la dispense. 3. Choisissez le motif dans la liste. 4. Cochez «Forcer l excuse s il en existe déjà une autre» le cas échéant. 5. Cliquez sur les heures concernées par la dispense. 6. Cliquez sur le bouton «Saisir la dispense». 7. La dispense se visualise sur le calendrier (partie inférieure) avec la couleur du motif. La dispense est une prévision d absence. La couleur du motif remplit un tiers de la case. Lors de la saisie du relevé d absence, vous n aurez qu à cliquer sur la case pour que celle-ci se colore entièrement de la couleur du motif et devienne alors une absence constatée. Pour appliquer une gommette à l élève Les gommettes permettent d indiquer qu une action est en cours pour l élève concerné ou qu elle a été réalisée. Elles permettent ainsi un meilleur suivi de l'historique de vos démarches. 1. Cliquez sur. 2. Deux cas peuvent se présenter : S il n y a pas de gommette en cours : Choisissez une gommette. Choisissez une date si vous le désirez. III-49

94 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Cliquez sur OK. Si vous avez indiqué une date, la gommette apparaît sur le calendrier (partie inférieure), sinon elle s affiche à droite de la photo de l élève. S il y a une gommette en cours, vous avez trois possibilités : Pour Indiquer que l'action est réalisée Appliquer une autre gommette Retirer la gommette Procédez ainsi Modifiez la date de réalisation, le cas échéant. Cliquez sur OK. Choisissez une autre gommette. Cliquez sur OK. Choisissez «Pas d'action» dans la liste. Cliquez sur OK. Dans cet écran du registre, vous avez la possibilité d appliquer une même gommette à plusieurs élèves. Cette application de gommette collective est également disponible à partir de la saisie des absences par division. Pour appliquer une gommette à plusieurs élèves 1. Cliquez sur. 2. Paramétrez votre gommette et cochez «Idem pour d autres élèves». 3. Cliquez sur OK. La gommette s applique alors à l élève qui était sélectionné. Le curseur de la souris devient. 4. Cliquez sur les élèves pour lesquels vous voulez appliquer la gommette. 5. Cliquez sur pour quitter l application collective de cette gommette. Pour Sélectionner un élève Procédez ainsi Cliquez sur son nom. La case contenant le nom de l élève devient jaune. III-50

95 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Saisir une prévision d absence pour une journée entière Cliquez sur la case correspondant à la date de la prévision d absence pour l élève. Choisissez un motif dans la liste. La case prend la couleur du motif. Saisir une prévision d absence pour plusieurs jours Glissez la souris du premier au dernier jour de la prévision d absence. Choisissez un motif dans la liste. Les cases prennent la couleur du motif. Retirer la prévision d absence saisie Saisir une absence ou un retard Cliquez sur les cases concernées et choisissez le motif «0 - Pas d excuse». Cliquez deux fois sur la case concernée pour afficher la saisie par élève. Saisissez l absence ou le retard. Cliquez sur pour revenir au Registre. Saisir une dispense de cours Cliquez sur le bouton pour afficher l écran de saisie des dispenses. Obtenir le détail d une journée pour un élève Cliquez sur la case concernée. La partie supérieure de l écran contient le détail de la journée. Exemple Options d affichage du calendrier Détail de la journée sélectionnée Choix de la classe Informations élève Astuce Un menu contextuel accessible par l appui sur le bouton droit de la souris vous permet de réaliser la plupart des opérations. Attention, il est important de placer le curseur sur la case correspondant à l opération à effectuer avant de cliquer avec le bouton droit. III-51

96 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves B. Saisie des présences Accès : Choisissez Elèves Saisie des présences (à l infirmerie, au CDI, etc.) par division La saisie des présences permet d indiquer la localisation d un élève d un élève à un moment donné. Vous pouvez, par exemple, renseigner qu un élève est à l infirmerie ou au CDI. La saisie des présences fonctionne comme la saisie des absences. On associe un motif qui représentera le lieu de présence de l élève, à un horaire donné pour un élève donné. Cela nécessite d avoir paramétré les éventuels lieux de présences (infirmerie, CDI, permanence, etc...) dans l initialisation des motifs d absences élèves (cf. Chapitre 2 Paramétrages initiaux - Autres initialisations Motifs absences et retards élèves). Saisir une présence revient à saisir une absence prévisionnelle. Vous ne pourrez pas saisir de présence sur une plage horaire où l élève est déjà noté comme absent. Par défaut, la saisie des présences s effectue sur le jour en cours. Vous pouvez saisir une présence sur une journée de votre choix en changeant de date à l aide du calendrier de la barre d outils. Pour saisir une présence 1. Choisissez Elèves Saisie des présences (à l infirmerie, au CDI,etc.) par division 2. Sélectionnez la division de l élève concerné 3. Choisissez le motif représentant le lieu de présence dans la liste. 4. Cliquez sur la plage horaire pour laquelle l élève est présent. La case se colore à moitié, comme une absence prévisionnelle, de la couleur du motif sélectionné. C. Suivi des absences Plusieurs modules vous permettront de repérer les élèves vérifiant certaines conditions d absentéisme ou de retard. Nous allons les étudier les uns après les autres : Le tableau de bord du CPE Absences du jour Absences nombreuses Absences sélectives Comptage des absences élèves Retards du jour Retards nombreux III-52

97 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Liste des appels oubliés Liste des gommettes Liste des alertes Tableau de bord du CPE Accès : Choisissez Elèves Tableau de bord du CPE Ce module permet, en quelques minutes, d évaluer et d identifier les absences des élèves dans votre établissement. Il permet ainsi de partir d une situation générale (classes ou niveaux) pour repérer les pics d absences au niveau le plus fin (élèves). Vous pourrez ainsi analyser selon différents niveaux de finesse la situation de votre établissement. Précision Le tableau de bord du CPE fait ses calculs en nombre de demi-journées d absence. Pour paramétrer l analyse Cliquez sur le bouton «Options d analyse» et modifiez les paramètres. III-53

98 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Absences du jour Accès : Choisissez Sélections Absences du jour Grâce à ce module vous pouvez connaître au plus vite et de la manière la plus simple, la liste des élèves absents ce jour (ou un jour choisi). Par défaut, tous les motifs, toutes les classes et tous les régimes des élèves sont pris en compte dans le listing et la date est celle du jour. Pour Procédez ainsi Limiter la liste aux élèves vérifiant certains motifs d absence Cliquez sur «Sélection de motifs». Sélectionnez les motifs en faisant un glisser du premier au dernier motif à retenir ou en cliquant successivement sur les motifs à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. Cliquez sur OK. Limiter la liste aux élèves de certaines classes Cliquez sur «Sélection de classes». Sélectionnez les classes en faisant un glisser de la première à la dernière classe à retenir ou en cliquant successivement sur les classes à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. Cliquez sur OK. Changer le jour de recherche des absents Utilisez le calendrier de la barre d outils : Limiter la liste aux absences saisies Cochez la case «Absences constatées seulement». Les prévisions d absences ou dispenses saisies par avance ne seront pas prises en compte si les absences ne sont pas constatées Limiter la liste à certains régimes d élèves Cochez la ou les cases de «Régimes» concernées par les régimes voulus. La liste des élèves absents s affiche, vous pouvez faire plusieurs opérations : Pour Sélectionner les élèves listés pour un publipostage Procédez ainsi Sélectionnez les élèves et cliquez sur. Choisissez le modèle de lettre. Cliquez «OK». Le numéro du modèle de lettre s affiche en marge gauche des élèves. III-54

99 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Ajouter une remarque à chaque élève Imprimer la liste Cliquez dans la case correspondant à l élève de la colonne «Remarques». Tapez votre remarque (environ 30 caractères) par exemple : appeler les parents, convoquer l élève etc Les remarques saisies ne sont pas enregistrées. Cliquez sur. C est le nombre d heures d absence le matin et l après-midi qui apparaissent dans la liste. Vous avez également accès au nombre d heures d absence non valables. A noter qu une absence non excusée est considérée comme non valable. Exemple d utilisation : Vous pourrez donner un exemplaire du listing aux surveillants pour traitement des consignes laissées en remarque. Les remarques saisies ne sont pas enregistrées et ne servent qu à vous faciliter le travail avec un listing imprimé proprement et sans surcharge manuelle. Absences nombreuses Accès : Choisissez Sélections Absences nombreuses Cet écran permet de connaître la liste des élèves absents plus de X demi-journées, durant une période choisie. Vous pouvez ainsi repérer l absentéisme chronique. Par défaut, tous les motifs et toutes les classes sont pris en compte dans le listing et la recherche se fait depuis la rentrée scolaire jusqu'au jour en cours. Si Vous souhaitez limiter la liste aux élèves de certaines classes Procédez ainsi Cliquez sur «Sélection de classes». Sélectionnez les classes en faisant un glisser de la première à la dernière classe à retenir ou en cliquant successivement sur les classes à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. Cliquez sur OK. Vous souhaitez changer la période de recherche des absences nombreuses Vous souhaitez limiter la liste aux élèves vérifiant certains motifs d absence Cliquez sur Un calendrier s affiche. à droite de la date de début ou de fin. Choisissez une date en cliquant dessus (vous pouvez changer de mois à l aide des flèches). La nouvelle date s affiche. Vous pouvez également taper directement la date dans la zone de saisie. Cliquez sur «Sélection de motifs». Sélectionnez les motifs en faisant un glisser du premier au dernier motif à retenir ou en cliquant successivement sur les motifs à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. Cliquez sur OK. III-55

100 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Vous souhaitez limiter la liste aux absences saisies Cochez la case «Abs constatées seulement». Les prévisions d absence ou dispenses saisies par avance ne seront pas prises en compte si les absences ne sont pas constatées Vous souhaitez limiter la liste aux absences non valables Cochez la case «Abs non valables seulement». Seules les absences sans excuses et les absences excusées non valables sont prises en compte Vous souhaitez avoir le détail des absences (séquences et motifs) Cochez la case «Détail absences». Vous souhaitez afficher le détail des courriers envoyés au responsable légal Cochez la case «Détail des courriers envoyés» Vous souhaitez repérer les absences consécutives (par exemple pour les remises de principe) Cochez la case «Journées consécutives» 1. Cliquez dans la zone de saisie «Nombre de ½ j minimum». Ou Cochez «Journées consécutives» et saisissez le nombre de journées consécutives d absence élèves à rechercher. Cette option est destinée à faciliter les remises d ordre. Si vous indiquez 15 journées, Molière liste les élèves qui ont 15 journées d absence consécutives. Ce comptage s effectue sur les jours ouvrés de l établissement. Ainsi si l élève est absent les 10 jours précédents une période de vacances puis les 5 jours suivants cette même période, l élève est listé. 2. Tapez le nombre minimal de ½ journées d absence des élèves à retenir (par exemple tapez 4 pour afficher la liste des élèves qui ont été absents au moins 4 ½ journées). 3. Cliquez sur «Lister». La liste des absences nombreuses s affiche. Vous pouvez l imprimer en cliquant sur le bouton «Imprimer» dans la barre d outils. Absences sélectives Accès : Choisissez Sélections Absences sélectives Ce module est destiné à mettre en évidence des élèves absents simultanément pour une ou plusieurs heures données. Par défaut, toutes les classes sont prises en compte dans le listing et la recherche se fait depuis la rentrée scolaire jusqu au jour en cours. III-56

101 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Si Procédez ainsi Vous souhaitez changer la période de recherche des absences Vous souhaitez limiter la liste aux élèves de certaines classes Cliquez sur Un calendrier s affiche. à droite de la date de début ou de fin. Choisissez une date en cliquant dessus (vous pouvez changer de mois à l aide des flèches). La nouvelle date s affiche. Vous pouvez également taper directement la date dans la zone de saisie Cliquez sur «Classes».. Sélectionnez les classes en faisant un glisser de la première à la dernière classe à retenir ou en cliquant successivement sur les classes à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. Cliquez sur OK. Vous souhaitez que les prévisions d absences soient prises en compte Vous souhaitez que ne soient pris en compte que les élèves absents exclusivement aux heures sélectionnées Cochez la case «Excusées aussi». Cochez la case «Hres exclusives». 1. Choisissez le jour concerné par la recherche. 2. Cochez les heures concernées par la recherche. 3. Cliquez sur «Lister». La liste des élèves absents s affiche. Vous pouvez l imprimer en cliquant sur bouton «Imprimer». Comptage des absences Accès : Choisissez Sélections Comptage des absences élèves Ce module comptabilise le nombre de retards et d absences par motif. Ce module permet également de faire la distinction entre les absences valables et les absences non valables. Il peut être utile pour obtenir un récapitulatif hebdomadaire de la situation des absences (afin de le donner au professeur principal) ou pour reporter les absences sur les bulletins, etc. Pour afficher le tableau de comptage des absences 1. Choisissez Sélections Comptage des absences élèves. Par défaut, toutes les classes et tous les motifs sont pris en compte dans le listing, la recherche se fait depuis la rentrée scolaire jusqu'au jour en cours et seules les absences constatées seront comptabilisées. III-57

102 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Si Procédez ainsi Vous souhaitez changer la période de comptabilisation des absences et retards Vous souhaitez limiter la liste aux élèves de certaines classes Cliquez sur Un calendrier s affiche. à droite de la date de début ou de fin. Choisissez une date en cliquant dessus (vous pouvez changer de mois à l aide des flèches). La nouvelle date s affiche. Vous pouvez également taper directement la date dans la zone de saisie Cliquez sur «Classes».. Sélectionnez les classes en faisant un glisser de la première à la dernière classe à retenir ou en cliquant successivement sur les classes à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. Cliquez sur OK. Vous souhaitez limiter la liste aux absences saisies Cochez la case «Absences constatées seulement». Les prévisions d absence ou dispenses saisies par avance ne seront pas prises en compte si les absences ne sont pas constatées Vous souhaitez que le calcul du total des absences ne prenne pas en compte certains motifs 2. Cliquez sur «Lister». Le comptage des absences s effectue et s affiche dans le tableau. Décochez les numéros des motifs à ne pas prendre en compte (l intitulé du motif s affiche quand vous pointez la souris dessus). Exemple Choix des motifs à totaliser Nombre d absences non excusées Nombre total des absences et nombre total des absences non valables pour les motifs cochés Total des retards Détail des absences de BASSET Anthony : 4 absences non excusées (donc 4 absences non valables) 4 absences pour le motif 3 (Infirmerie et retour domicile) 2 absences pour le motif 5 (Problème personnel) III-58

103 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves 4 absences pour le motif 6 (Exclusion temporaire) 2 absences pour le motif 8 (Infirmerie) dont une jugée non valable 12 absences au total et non 16 car nous ne voulons pas comptabiliser le motif 6. il y a 5 absences non valables au total. Liste des élèves dispensés Accès : Choisissez Sélections Liste des élèves dispensés. Pour lister les élèves dispensés 1. Choisissez Sélections Liste des élèves dispensés. 2. Indiquez les dates de la période de recherche et le motif. Par défaut, le motif sélectionné est le motif «Dispense». 3. Cliquez sur «Lister». La liste des élèves dispensés s affiche. Remarques La colonne «Indicateurs» rappelle l existence de mémos, d alertes en cours ou de gommettes en suspens. La colonne «Remarques» permet de saisir des informations en texte libre en vue de l impression du document. Les remarques saisies ne sont pas enregistrées. Les retards du jour Accès : Choisissez Sélections Retards du jour. Grâce à ce module vous pouvez connaître au plus vite et de la manière la plus simple, la liste des élèves en retard ce jour (ou un jour choisi). Par défaut, toutes les classes sont prises en compte dans le listing et la date est celle en cours. Si Procédez ainsi Vous souhaitez limiter la liste aux élèves de certaines classes Cliquez sur «Sélection de classes». Sélectionnez les classes en faisant un glisser de la première à la dernière classe à retenir ou en cliquant successivement sur les classes à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. Cliquez sur OK. Vous souhaitez changer le jour de recherche des retards Cliquez sur Un calendrier s affiche. à droite de la date. Choisissez une date en cliquant dessus (vous pouvez changer de mois à l aide des flèches). La nouvelle date s affiche. Vous pouvez également taper directement la date dans la zone de saisie. La liste des élèves en retard s affiche, vous pouvez effectuer plusieurs opérations : III-59

104 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Pour Sélectionner pour un publipostage les élèves listés Procédez ainsi Sélectionnez les élèves et Cliquez sur. Sélectionnez le modèle de lettre. Cliquez «OK». Le numéro du modèle de lettre s affiche en marge gauche de la liste. Imprimer la liste Cliquez sur «Imprimer». Les retards nombreux Accès : Choisissez Sélections Retards nombreux. Ce module permet de connaître la liste des élèves en retard plus de X fois durant une période choisie. Ce sont les retards chroniques que vous traquez grâce à cet outil. Pour afficher la liste des retards nombreux 1. Choisissez Sélections Retards nombreux. Par défaut, la recherche se fait depuis la rentrée scolaire jusqu au jour en cours. Si Procédez ainsi Vous souhaitez changer la période de recherche des retards nombreux Cliquez sur Un calendrier s affiche. à droite de la date de début ou de fin. Choisissez une date en cliquant dessus (vous pouvez changer de mois à l aide des flèches). La nouvelle date s affiche. Vous pouvez également taper directement la date dans la zone de saisie. Vous souhaitez avoir le détail des retards Cochez la case «Présentation détaillée». 2. Cliquez dans la zone de saisie «Nombre minimum de retards». 3. Tapez le nombre minimal de retards des élèves à retenir pour la recherche. 4. Cliquez sur «Lister». La liste des élèves en retard s affiche, vous pouvez effectuer plusieurs opérations : III-60

105 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Pour Sélectionner pour un publipostage les élèves listés Procédez ainsi Sélectionnez les élèves et Cliquez sur. Sélectionnez le modèle de lettre. Cliquez «OK». Le numéro du modèle de lettre s affiche en marge gauche de la liste. Ajouter une remarque à chaque élève Cliquez dans la case correspondant à l élève de la colonne «Remarques». Tapez votre remarque par exemple : appeler les parents, convoquer l élève, etc Les remarques saisies ne sont pas enregistrées. Imprimer la liste Cliquez sur «Imprimer». Exemple d utilisation Vous donnez un exemplaire du listing aux surveillants pour traitement des consignes laissées en remarque. Les remarques saisies ne sont pas enregistrées et ne servent qu à vous faciliter le travail avec un listing imprimé proprement et sans surcharge manuelle. Liste des destinataires d un courrier Accès : Choisissez Sélections Liste des destinataires d un courrier Ce module permet de lister tous les élèves dont familles ont reçu un courrier pour un motif et une période donnés. Pour vous aider dans votre gestion au quotidien, Molière vous précise de quel type d envoi il s agit : courrier postal, SMS ou mail. Pour lister les destinataires d un courrier 1. Choisissez Sélections Liste des destinataires d un courrier. 2. Indiquez la période de recherche et le courrier à rechercher. 3. Cliquez sur «Lister». Remarques La colonne «Indicateurs» signale l existence d éventuelles gommettes en suspens, mémos ou alertes activées. La colonne «Remarques» reçoit vos commentaires en texte libre. Les remarques saisies ne sont pas enregistrées et ne servent qu à vous faciliter le travail avec un listing imprimé proprement et sans surcharge manuelle. Liste des appels oubliés Accès : Choisissez Profs Liste des appels oubliés Ce module permet de repérer instantanément les professeurs ainsi que les heures de cours pour lesquels l appel n a pas été effectué ce jour (ou un jour donné). Le fonctionnement de ce module suppose l existence d un emploi du temps. III-61

106 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves Pour établir la liste des appels oubliés 1. Choisissez Profs Liste des appels oubliés. 2. Indiquez la date pour laquelle vous souhaitez établir la liste. 3. Indiquez le type de semaine (paire ou impaire) pour le jour sélectionné. La liste des appels oubliés s affiche par professeur. Liste des gommettes Accès : Choisissez Sélections Liste des gommettes. Ce module permet de connaître la liste des élèves concernés par des gommettes durant une période choisie. Vous pouvez choisir quelles gommettes retenir, l état de la gommette (réalisée ou en suspens) ainsi que les classes sur lesquelles porte la recherche. Par défaut la recherche s effectue du début de l année scolaire jusqu à la date du jour en cours. La liste est mise à jour automatiquement dès que vous changez un critère de recherche. Pour afficher la liste des gommettes 1. Choisissez Sélections Liste des gommettes. 2. Sélectionnez les dates de début et de fin de recherche. 3. Sélectionnez les classes à retenir avec le bouton «Classes». 4. Sélectionnez les gommettes à retenir avec le bouton «Gommettes» 5. Cochez l option «Afficher les gommettes réalisées également» si vous ne souhaitez pas faire la recherche que sur les gommettes en suspens. Liste des alertes Accès : Choisissez Sélections Liste des alertes. Cet écran affiche la liste des élèves concernés par une alerte. Molière offre un système de gommettes automatiques, les Alertes. Celles-ci s appliquent automatiquement sur les élèves atteignant un certain nombre d absences, retards ou sanctions. Les Alertes, contrairement aux Gommettes, sont toujours en suspens car elles sont recalculées périodiquement. Si une action doit être mise en place suite à cette Alerte, vous placerez alors une Gommette. Par exemple, une Alerte vous signale qu un élève a eu plus de 15 demi-journées d absence non justifiées. Vous envisagez donc d établir un dossier de signalement de l absentéisme pour l Inspection académique en posant une gommette sur la fiche de l élève. D. Enregistrement mensuel des statistiques Accès : Choisissez Statistiques Enregistrement mensuel A chaque fois que des élèves partent de l établissement, vous devez lancer une nouvelle importation du fichier des élèves après que le secrétariat ait mis à jour la base élèves de votre établissement (ex : SIECLE). Lors de cette importation Molière supprime les élèves ayant quitté l établissement et ajoute les nouveaux. L arrivée et le départ d élèves exercent une influence sur les statistiques. L enregistrement mensuel des statistiques est indispensable pour mettre à jour le «Tableau général» des statistiques sur les absences. Il vous permettra d obtenir des statistiques précises prenant en compte le flux des élèves dans l établissement. Vous devez enregistrer les statistiques en début de mois pour le mois précédent (par exemple : début avril vous enregistrez les statistiques du mois de mars). En effet, il convient d enregistrer l état des absences lorsque l on est assuré de ne plus avoir à saisir d absences pour le mois concerné. III-62

107 Chapitre 3 Les absences et les présences des élèves L enregistrement mensuel peut s effectuer de façon manuelle, comme décrit ci-dessous, ou être planifié pour qu il s effectue de façon automatique, choisissez alors Fichier Initialisations Onglet Sélection Niveaux. Pour plus de précisions concernant cette deuxième option, reportez-vous au chapitre 2 paragraphe Autres initialisations. Pour enregistrer les statistiques d un mois 1. Choisissez Statistiques Enregistrement mensuel. 2. Sélectionnez les motifs à prendre en compte dans le Tableau général (par exemple : Exclusion de cours, Stage en entreprise ). 3. Choisissez le mois à enregistrer dans la zone «Mois à Enregistrer». 4. Cliquez sur OK. 5. Choisissez «Oui» pour confirmer. L enregistrement est fait, vous pouvez consulter le «Tableau général». Si vous avez oublié d enregistrer les statistiques d un mois, vous pouvez vous rattraper puisque Molière vous laisse choisir le mois à enregistrer. III-63

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109 Chapitre 4 Exploitation de la base élèves IV. Chapitre 4 Exploitation de la base élèves Bien souvent, il est nécessaire de retrouver rapidement la fiche de scolarité d un élève afin d accéder à son numéro de téléphone, sa date de naissance, ses options Il nous a donc semblé essentiel d offrir aux CPE un outil efficace de recherche. Deux modules complémentaires vous sont donc proposés : le premier est destiné à porter rapidement à l écran la fiche de scolarité d un élève, le second vous permettra de dresser facilement des listes d élèves vérifiant les critères que vous choisissez. Dans ce chapitre A. La recherche élève B. Les listes multicritères IV-1

110 Chapitre 4 Exploitation de la base élèves A. La recherche élève Accès : Choisissez Sélections Recherche élève. La recherche élève permet de rechercher la fiche scolarité des élèves qui correspondent aux critères que vous choisissez. Cette recherche permet de repérer les élèves selon les critères de la base de donnée élèves. Vous pouvez combiner différents critères de recherche (par exemple vous voulez la fiche d une certaine Emilie qui est en troisième). Pour rechercher une fiche scolarité 1. Choisissez Sélections Recherche élève. Une fiche scolarité vierge s affiche. 2. Cliquez dans la zone de saisie d une rubrique à partir de laquelle vous voulez faire une recherche. 3. Tapez votre critère de recherche (par exemple : tapez «BER» dans la zone de saisie du nom pour rechercher les élèves dont le nom commence par «BER»). Les critères peuvent être numériques ou alphabétiques. Critère Signification barb La recherche porte sur une information commençant par «barb».barb La recherche porte sur une information terminant par «barb» *barb La recherche porte sur une information contenant «barb».. La recherche porte sur toute zone non vide <m La recherche porte sur une information dont la première lettre précède la lettre «m» selon l ordre alphabétique >m La recherche porte sur une information dont la première lettre suit la lettre «m» selon l ordre alphabétique Les dates de naissance sont notées sous la forme «JJ/MM/AA». 4. Procédez ainsi pour d autres rubriques si vous voulez indiquer d autres critères de recherche s'additionnant les uns aux autres. 5. Cliquez sur «Rechercher». Le premier élève correspondant à vos critères s affiche. 6. Cliquez sur «Suivant» pour afficher les autres élèves correspondant à vos critères Le régime des élèves se détermine différemment suivant le logiciel que vous utilisez. Si vous avez importé votre base élèves depuis un fichier texte, tapez le code choisi dans le champ «Régime» du fichier des élèves. Pour chaque élève plusieurs opérations sont disponibles : Pour Procédez ainsi Imprimer la fiche scolarité Cliquez sur «Imprimer». Accéder au Mémo Cliquez sur «Mémo». Accéder au récapitulatif des absences Cliquez sur «Récap». IV-2

111 Chapitre 4 Exploitation de la base élèves Sélectionner l élève pour le publipostage Cliquez sur «Publiposter». Pour lancer une nouvelle recherche Cliquez sur le bouton RAZ. Les zones de saisie se vident automatiquement pour vous permettre de procéder à une nouvelle recherche. Exemples 1. Si vous tapez dans la zone de saisie du nom de l élève les trois lettres «CHI», les fiches des élèves dont le nom commence par «CHI» sont sélectionnées. Exemple : CHIANDAS, CHIRON 2. Vous recherchez «Anthony» qui est en troisième : Tapez «Anthony» dans la zone de saisie du prénom de l élève. Tapez «3» dans la zone de saisie de la classe. Lancez la recherche. Les fiches des élèves de 3 ème ayant pour prénom Anthony sont sélectionnées. 3. Vous désirez passer en revue les fiches des élèves de plus de 17 ans : Nous sommes en 2009, Tapez «<01/01/92». Lancez la recherche. Les fiches des élèves nés avant 1992 sont sélectionnées. Astuce Cliquez deux fois sur la photo de l élève pour lui donner sa taille de numérisation. IV-3

112 Chapitre 4 Exploitation de la base élèves B. Les listes multicritères Accès : Choisissez Sélections Listes multicritères. Les listes multicritères vous permettent de rechercher le ou les élèves qui correspondent aux critères que vous choisissez. Ces listes vous permettent de rechercher les élèves selon les critères de la base de données élèves, d absences, de retards, d incidents et de sanctions. Le résultat de la recherche peut être exporté au format Excel, OpenOffice (v3.1 minimum) ou texte afin d être exploité en dehors de Molière (statistiques, rapport ) Vous pouvez combiner différents critères de recherche (ex : les élèves de troisième qui ont plus de 3 retards). Vous pouvez également sauvegarder les critères de recherche pour une utilisation ultérieure. L écran des listes multicritères se présente en trois parties : La partie haute correspond à la sélection des critères de recherche. Vous pouvez faire disparaître cette partie afin de visualiser plus de lignes dans la grille de résultat en déplaçant la première ligne jaune vers le haut. La partie centrale correspond au résultat de la recherche La partie basse reprend le détail de la fiche de scolarité de l élève. Vous pouvez faire disparaître cette partie afin de visualiser plus de lignes dans la grille de résultat en déplaçant la deuxième ligne jaune vers le bas. Sélection des critères de recherche Sélection des colonnes apparaissant dans la liste de résultat Sélection et enregistrement des rechersche Sélection de critères concernant la scolarité des élèves Sélection de critères concernant les absences et les retards Sélection de critères concernant les incidents et sanctions Onglet «Filtres prédéfinis» Cet onglet permet d enregistrer vos critères de recherche afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement sans avoir à les redéfinir à chaque fois. Pour Enregistrer les critères d une recherche Procédez ainsi Sélectionnez vos critères de recherche et les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans la liste de résultat. Sur l onglet Filtres prédéfinis, saisissez le nom de votre recherche dans la zone de saisie à gauche du bouton enregistrer. Cliquez sur le bouton «Enregistrer». Les critères de votre recherche sont enregistrés. IV-4

113 Chapitre 4 Exploitation de la base élèves Utiliser les critères d une recherche déjà enregistrés Sélectionnez le filtre dans la liste se trouvant dans la zone «Application d un filtre prédéfini». Cliquez sur le bouton «Lister». Les résultats de la recherche apparaissent dans la liste de résultat. Annuler tous les critères de recherche et de présentation de la liste de résultat Cliquez sur le bouton «Paramètres par défaut» Onglet «Scolarité» Cet onglet permet de sélectionner vos critères de recherche concernant les informations de la base de données élèves. Les critères peuvent être numériques ou alphabétiques. Critère Signification barb La recherche porte sur une information commençant par «barb» =barbier La recherche porte sur une information dont le libellé est barbier <m La recherche porte sur une information dont la première lettre précède la lettre «m» selon l ordre alphabétique >m La recherche porte sur une information dont la première lettre suit la lettre «m» selon l ordre alphabétique <03/10/96 dates antérieures au 03/10/1996 Si vous souhaitez limiter la recherche aux élèves de certaines classes, cliquez sur le bouton à coté de la zone de saisie «division». Sélectionnez les classes en faisant un glisser de la première à la dernière classe à retenir ou en cliquant successivement sur les classes à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. Cliquez sur OK. Onglet «Absences et retards» Par défaut, tous les motifs d absences et de retards sont pris en compte et la recherche se fait depuis la rentrée scolaire jusqu'au jour en cours. Sélectionnez : les dates de début et fin de recherche les motifs d absence et/ou de retard retenus Cliquez dans la zone de saisie «Nombre de ½ j d absences» élèves ayant une seule ½ journée d absences. si vous souhaitez limiter la recherche aux Tapez le nombre minimal de ½ journées d absence des élèves à retenir (par exemple tapez >3 pour afficher la liste des élèves qui ont été absents au moins 4 ½ journées). Cliquez dans la zone de saisie «Nombre de retards» un seul retard. si vous souhaitez limiter la recherche aux élèves ayant Tapez le nombre minimal de retards des élèves à retenir (par exemple tapez >3 pour afficher la liste des élèves qui ont été en retards au moins 4 fois). IV-5

114 Chapitre 4 Exploitation de la base élèves Onglet «Incidents et sanctions» Par défaut, tous les types d incidents et de sanctions sont pris en compte et la recherche se fait depuis la rentrée scolaire jusqu'au jour en cours. Sélectionnez : les dates de début et fin de recherche les types d incident et/ou de sanction retenus Cliquez dans la zone de saisie «Nombre d incidents» un seul incident. si vous souhaitez limiter la recherche aux élèves ayant Tapez le nombre minimal d incidents des élèves à retenir (par exemple tapez >3 pour afficher la liste des élèves qui ont participé à au moins 4 incidents). Cliquez dans la zone de saisie «Nombre de sanctions» ayant une seule sanction. si vous souhaitez limiter la recherche aux élèves Tapez le nombre minimal de sanctions des élèves à retenir (par exemple tapez >3 pour afficher la liste des élèves qui ont eu au moins 4 sanctions). Onglet «Présentation de la liste» Cet onglet permet de choisir les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans la liste de résultat. Par défaut, les colonnes «Nom», «Prénom» et «Division» sont sélectionnées. Cochez les cases de l information à faire apparaître dans la liste résultat. Un récapitulatif de vos critères de sélection apparaît dans la zone «Paramètres courants» à droite du bouton «Exporter». Résultat de la recherche La liste des élèves apparaît sous la forme d un tableau comprenant les colonnes sélectionnées dans l onglet «Présentation de la liste». Le nombre d élèves concernés par la recherche s affiche dans le titre de la fenêtre. En cliquant sur le nom d un élève du résultat de la liste multicritères, le détail de sa fiche de scolarité apparaît dans la partie basse de l écran. Les rubriques apparaissant dans le détail peuvent être modifiées en cliquant sur le bouton «Modifier». Pour Voir apparaître la liste des élèves concernés par votre sélection Procédez ainsi Cliquez sur le bouton «Lister» en haut de l écran. Trier les données d une colonne par ordre croissant Modifier la largeur d une colonne Cliquez sur l intitulé de la colonne. Cliquez entre deux titres de colonne. Faites un glisser avec la souris. Imprimer la liste Cliquez sur «Imprimer». Sélectionner les élèves de la liste pour le publipostage Sélectionnez les élèves et cliquez sur. Choisissez le modèle de lettre. Cliquez sur «OK». IV-6

115 Chapitre 4 Exploitation de la base élèves Le numéro du modèle de lettre s affiche dans la colonne LET. Ajouter ou supprimer une colonne vide. Cliquez droit sur la liste et choisissez ajouter ou supprimer une colonne Les informations saisies dans une colonne ajoutée ne sont pas enregistrées. Elles ne servent qu à vous faciliter le travail avec un document imprimé proprement et sans surcharge manuelle. Le tri sur les colonnes n est disponible que si aucun détail absences ou retards n est sélectionné dans l onglet «présentation de la liste». Pour exporter le résultat de la recherche 1. Choisissez Sélections Listes multicritères. 2. Paramétrez et lancez votre recherche. 3. Une fois le résultat de la recherche affiché, cliquez sur le bouton «Exporter». Une fenêtre s ouvre. 4. Choisissez le format d export : Microsoft Excel, OpenOffice, format texte ou fichier de type Excel pour Pocket PC. 5. Molière vous propose d enregistrer le document dans son dossier d installation. Vous pouvez si vous le souhaitez modifier ce dossier de destination en cliquant sur. 6. Cliquez sur «Exporter». Remarque L exportation vers un fichier au format Excel ou OpenOffice n est proposée que si l application choisie est installée sur votre machine. Exemple de recherche Recherche des élèves de 3 ème ayant au moins 3 retards depuis le début de l année (la liste de résultat doit comporter les colonnes «Nom», «Prénom», «Date de naissance», «Division» et «Détail des retards») 1. Critères de sélection : Sélectionnez les divisions de 3ème dans la zone «Division» de l onglet «Scolarité». Tapez >2 dans la zone «nombre de retards» de l onglet «Absences et retards». 2. Présentation de la liste : Cochez la case «Nom» dans l onglet «Présentation de la liste». Cochez la case «Prénom» dans l onglet «Présentation de la liste». Cochez la case «Date de naissance» dans l onglet «Présentation de la liste». Cochez la case «Division» dans l onglet «Présentation de la liste». Cochez la case «Détail des retards» dans l onglet «Présentation de la liste». 3. Affichage des résultats : Cliquez sur le bouton «Lister» IV-7

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117 Chapitre 5 Incidents et sanctions V. Chapitre 5 Incidents et sanctions Dans ce chapitre A. Incidents Saisie et modification Consultation B. Sanctions Saisie et modification Consultation Suppression de toutes les sanctions C. Publipostage des courriers de sanction D. Impressions V-1

118 Chapitre 5 Incidents et sanctions A. Incidents Accès : Choisissez Incidents Incidents. Molière permet un meilleur suivi des incidents qui se produisent dans votre établissement afin d en obtenir un récapitulatif et de repérer d éventuelles corrélations. Saisie et modification d un incident La majorité des informations concernant un incident sont facultatives. Les procédures suivantes vous signalent les informations à caractère obligatoire par un. Lorsque vous saisissez un incident, le nom du protagoniste n est pas obligatoire car vous pouvez décider de saisir de manière «anonyme» les différents protagonistes. Vous ne pourrez, bien évidemment, pas saisir de sanction pour les élèves anonymes. Pour Saisir un incident Procédez ainsi Choisissez Incidents Incidents. La liste des incidents s affiche. Cliquez deux fois sur s affiche.. La fenêtre de saisie d incident Indiquez la date de l incident à l aide du bouton. Si vous ne connaissez pas la date de l incident, laissez la date du jour, vous pourrez détailler l incident dans la partie Description. Tapez l heure de l incident, le cas échéant. Veuillez utiliser l un des formats suivant : 12h30 / / 12:30. Choisissez la nature de l incident. Choisissez le lieu de l incident. Indiquez la gravité de l incident à l aide de la réglette. Cochez le ou les partenaires à informer. Saisissez les protagonistes et leurs éventuelles sanctions. Pour plus de précisions, reportez-vous à la procédure suivante «Saisir les protagonistes d un incident». Saisissez vos remarques ou détails sur l incident dans la zone «Description». Cliquez sur OK pour enregistrer l incident. Saisir les protagonistes d un incident Choisissez le type du protagoniste dans la colonne «Type.» Indiquez le nom du protagoniste dans la colonne Nom. Vous obtenez une liste s il s agit d un élève ou d un professeur. Indiquez le sexe, si nécessaire. Choisissez la qualité du protagoniste dans la colonne «Qualité». Si vous désirez saisir une sanction pour ce protagoniste, cliquez deux fois dans la colonne «Type» de la sanction du protagoniste. Pour plus de précisions, reportez-vous au paragraphe II. Sanctions. Modifier un incident Choisissez Incidents Incidents. Cliquez deux fois sur l incident que vous voulez modifier. Effectuez vos modifications et cliquez sur OK. V-2

119 Chapitre 5 Incidents et sanctions Supprimer un incident Choisissez Incidents Incidents. Cliquez sur l incident et tapez sur la touche SUPPR du clavier. Exemple Consultation Molière permet de classer et de filtrer l affichage des incidents pour une meilleure consultation. Pour Consulter les incidents d un élève Procédez ainsi Sélectionnez l élève dans la saisie d absences individuelle ou par division. Cliquez sur dans la barre d outils. Afficher la liste de tous les incidents Classer les incidents dans un ordre croissant ou décroissant Choisissez Incidents Incidents. Cliquez sur les titres des colonnes : Date, Heure, Lieu, Type, Gra., Sont informés, Protagonistes, Qualité, Sanction. L ordre croissant est symbolisé par la flèche. V-3

120 Chapitre 5 Incidents et sanctions L ordre décroissant est symbolisé par la flèche. Imprimer la liste des incidents Cliquez sur le bouton. Pour filtrer l affichage de la liste des incidents 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris. 2. Choisissez la commande «Afficher le filtre.» Les filtres apparaissent sous les titres des colonnes. 3. Le tableau suivant présente le fonctionnement des filtres : Type de filtres Date Heure Procédez ainsi Indiquez le début de la recherche sur le premier choix. Indiquez la fin de la recherche sur le deuxième choix. Seuls les incidents compris dans cet intervalle seront affichés. Lieu Type Gravité Sanction Choisissez les incidents que vous voulez afficher en sélectionnant un lieu, un type, une gravité, un type de sanction. Seuls les incidents comprenant le ou les éléments des filtres seront affichés. Vous pouvez cumuler les filtres entre eux pour obtenir une liste très précise. Export Vous pouvez exporter la liste des incidents sous différents formats (cf Chapitre 9 Les outils annexes - Export de données aux formats Excel, OpenOffice et Texte). B. Sanctions Accès : Choisissez Incidents Sanctions. Molière permet de gérer les sanctions (exclusion, retenue, blâme ) infligées dans votre établissement. Saisie et modification d une sanction Il existe quatre grandes catégories de sanctions : l exclusion d au moins 1 jour, l exclusion de cours, la retenue et toutes les autres sanctions. Les trois premières catégories sont paramétrées par défaut dans Molière. La dernière catégorie comprend les types de sanction complémentaires que vous pouvez paramétrer dans les Initialisations onglet Incid/Sanctions. La majorité des informations concernant une sanction sont facultatives. Selon la nature de la sanction choisie, les informations obligatoires peuvent changer. Pour saisir une sanction 1. Choisissez Incidents Sanctions. V-4

121 Chapitre 5 Incidents et sanctions La liste des sanctions s affiche. 2. Cliquez deux fois sur. La fenêtre de saisie d une sanction s affiche. 3. Choisissez la nature de la sanction. 4. Tapez le nom du censeur. Une liste s affiche comprenant l ensemble des personnels auxquels un emploi du temps a été attribué (professeurs) et les censeurs autres saisis dans les Initialisations. 5. Tapez le nom de l élève. La liste des élèves s affiche. La saisie des autres informations dépend de la nature de la sanction choisie. Le tableau suivant présente les quatre possibilités. Nature Exclusion de l établissement Informations à saisir Motif (liste des motifs d absence). Date de début et date de fin de l exclusion. Saisie automatique du motif d absence sur la fiche élève. Exclusion de cours Motif (liste des motifs d absence). Date de l exclusion. Heure de début et heure de fin de l exclusion. Saisie automatique du motif d absence sur la fiche élève. Retenue Gommette (Liste des gommettes). Date de la retenue. Heure de début et heure de fin de la retenue. Saisie automatique de la gommette sur la fiche élève. Toutes les autres Dates et heures de la sanction. Seule la Date début est obligatoire pour l enregistrement de la sanction. Les heures de début et de fin ne vous propose pas de liste déroulante de la définition de vos horaires dans Molière, comme c est le cas pour les sanctions retenue ou exclusion de cours. Ceci vous permet de saisir des horaires libres, sous la forme hh:mm ou hhhmm. 6. Tapez la description de la sanction. facultatif 7. Choisissez le modèle de lettre correspondant à cette sanction. facultatif 8. Si la sanction est effectuée, cochez la case «Sanction effectuée». 9. S il existe un incident à l origine de cette sanction, cochez celui-ci dans le tableau situé en bas à gauche de la fenêtre. 10. Cliquez sur OK pour enregistrer la sanction. 11. Si vous désirez appliquer la même sanction à un autre élève, cliquez sur oui lorsque la question «Voulezvous appliquer la même sanction à un autre élève?» s affiche, puis sélectionnez un autre élève et enfin validez en cliquant sur OK. Pour modifier une sanction 1. Choisissez Incidents Sanctions. 2. Cliquez deux fois sur la sanction que vous voulez modifier. 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur OK. V-5

122 Chapitre 5 Incidents et sanctions Pour supprimer une sanction 1. Choisissez Incidents Sanctions. 2. Cliquez sur la sanction et tapez sur la touche SUPPR du clavier. Exemple Consultation Molière permet de classer et de filtrer l affichage des sanctions pour une meilleure consultation. Vous pouvez également visualiser les sanctions sur les fiches élèves. Pour afficher la liste de toutes les sanctions Choisissez Incidents Sanctions. Pour classer les sanctions dans un ordre croissant ou décroissant Cliquez sur les titres des colonnes : Date, Heure, Type, Elève sanctionné, Classe, Censeur, Faite, Date incident ou Type incident. L ordre croissant est symbolisé par la flèche. L ordre décroissant est symbolisé par la flèche. V-6

123 Chapitre 5 Incidents et sanctions Pour filtrer l affichage de la liste des sanctions 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris. 2. Choisissez la commande «Afficher le filtre». Les filtres apparaissent sous les titres des colonnes. 3. Le tableau suivant présente le fonctionnement des filtres : Type de filtres Date Heure Procédez ainsi Indiquez le début de la recherche sur le premier choix. Indiquez la fin de la recherche sur le deuxième choix. Seules les sanctions comprises dans cet intervalle seront affichées. Type Elève sanctionné Classe Censeur Faite Choisissez les sanctions que vous voulez afficher en sélectionnant un type de sanction, un élève, une classe, un censeur, les sanctions réalisées ou non. Seules les sanctions comprenant le ou les éléments des filtres seront affichées. Vous pouvez cumuler les filtres entre eux pour obtenir une liste très précise. Pour imprimer la liste des sanctions Cliquez sur le bouton. Export Vous pouvez exporter la liste des incidents sous différents formats (cf. Chapitre 9 Les outils annexes - Export de données aux formats Excel, OpenOffice et Texte). Suppression de toutes les sanctions Molière permet de supprimer toutes les sanctions afin de ne pas garder de trace en fin d année des sanctions infligées aux élèves. Attention, cette commande supprime définitivement toutes les sanctions des fichiers de Molière. Pour supprimer toutes les sanctions 1. Choisissez Incidents Suppression des sanctions. 2. Cliquez sur Supprimer si vous souhaitez supprimer les sanctions de tous les élèves. C. Publipostage des courriers de sanction Molière permet de publiposter rapidement et simplement les courriers de sanction. Le marquage des sanctions sélectionnées doit être immédiatement suivi du publipostage (aucune mise en mémoire des marquages n'est effectuée). V-7

124 Chapitre 5 Incidents et sanctions Avant de publiposter le courrier sanction, vous devez au préalable avoir créé votre lettre type. Pour cela, reportez-vous au Chapitre «Publipostage». Pour publiposter les courriers de sanction 1. Choisissez Incidents Sanctions. 2. Cliquez sur dans la barre d outils. L enveloppe est alors associée au curseur de la souris. 3. Cliquez sur le numéro de la lettre, 1 ère colonne, correspondant aux sanctions à sélectionner pour le publipostage. Il faut au préalable que vous ayez rattaché un modèle pour le publipostage à la sanction. 4. Cliquez sur pour publiposter immédiatement les sanctions sélectionnées. 5. Sélectionnez le mode de courrier à utiliser : lettre, mail ou SMS. Si l un des modes de courrier est grisé, c est que la base de données ne contient pas l adresse utile. 6. Cochez «Copie au second responsable» si nécessaire. 7. Cliquez sur «Publiposter». Attention Si vous publipostez par SMS, le message est limité à 160 caractères. Pensez aux noms d élèves très longs! Remarque Le publipostage du courrier de sanction ne se fait qu à partir de la fenêtre Incidents Sanctions. Si vous publipostez un courrier sanction en dehors de cet écran (par l assistant de publipostage, ou la fiche d un élève ) les champs de publipostage relatifs aux sanctions ne seront pas renseignés dans le courrier édité. D. Impressions Molière propose un module d impression des incidents et des sanctions totalement paramétrable, ainsi qu un Aperçu avant impression. Pour afficher l aperçu avant impression 1. Affichez la liste des incidents ou des sanctions. 2. Filtrez et rangez les informations que vous désirez imprimer. 3. Cliquez sur. Pour afficher la fenêtre de paramétrage de l impression à partir de l'aperçu Cliquez sur «Mise en page». La fenêtre vous propose 2 onglets : Incidents ou sanctions impression des incidents ou des sanctions. Paramètres paramétrages globaux des impressions. V-8

125 Chapitre 6 Le publipostage VI. Chapitre 6 Le publipostage Le publipostage (encore appelé mailing) est l opération permettant d imprimer des lettres, de manière personnalisée selon le destinataire. Par exemple, chaque lettre devra recevoir automatiquement en en-tête, le nom et l adresse du responsable légal mais le corps du texte sera identique pour tous les élèves. Pour réaliser un publipostage, il faut : Créer ou avoir créé au moins un modèle de lettre (ou d étiquette pour un publipostage d étiquettes). Sélectionner un ou plusieurs élèves pour le publipostage. Dans ce chapitre A. Réalisation des modèles de lettres Le traitement de texte et ses fonctionnalités Les champs de publipostage Création de modèle de lettre Modification de modèle de lettre Publipostage à partir de modèle de lettre Word Publipostage à partir de modèle de lettre OpenOffice Les étiquettes type Les SMS type B. Sélection des élèves pour le publipostage Sélection d un élève Sélection de plusieurs élèves par l assistant de publipostage Désélection des élèves C. Le publipostage de lettres D. Le publipostage d étiquettes E. Le publipostage par mail F. Le publipostage par SMS G. Le publipostage via Maileva VI-1

126 Chapitre 6 Le publipostage A. Réalisation des modèles de lettres Nous allons voir : Le traitement de texte et ses fonctionnalités Les champs de publipostage La modification d un modèle de lettre La création d un modèle de lettre Avant d utiliser le publipostage de Molière, il faut créer vos lettres types. Ces lettres types sont les trames de vos courriers. Elles contiennent du texte, et des champs de publipostage. Un champ de publipostage inséré dans une lettre type récupère lors du publipostage du courrier l information relative à l élève sélectionné. Par exemple : le champ <Nom élève> dans la lettre type récupère et imprime lors du publipostage le nom de l élève sélectionné. Molière met à votre disposition un certain nombre de champs de publipostage pour vous permettre de personnaliser vos lettres types. Vous trouverez cette liste dans les pages suivantes. Recommandations Chaque modèle de lettre doit être enregistré, dans le répertoire d installation de Molière, sous la forme X.RTF ou XX.RTF : XX représente le numéro du modèle (de 1 à 99). Par exemple : 7.RTF. Indiquez un résumé de modèle de lettre aussi clair que possible afin de faciliter les opérations de sélection des élèves. Le nom et l adresse de l établissement s imprimeront automatiquement lors des publipostages. Ils viendront se placer tout en haut de la feuille, occupant les trois premières lignes. La police et la mise en forme utilisées pour ce texte sont celles que vous aurez choisies pour la première ligne de la feuille. Remarque Les modèles de lettres sont utilisés pour le publipostage papier et le publipostage par mail. Le traitement de texte et ses fonctionnalités Accès : Choisissez Fichier Lettres types. Le traitement de texte de Molière permet de créer vos lettres types en : saisissant du texte, insérant des champs de publipostage et en faisant de la mise en forme (et mise en page). Pour Ouvrir le traitement de texte Procédez ainsi Choisissez Fichier Lettres types. VI-2

127 Chapitre 6 Le publipostage Ouvrir un modèle de lettre Cliquez sur. Recherchez le modèle concerné (de 1.RTF à 99.RTF). Cliquez sur «Ouvrir». Enregistrer un nouveau modèle de lettre Choisissez Fichier Sauver sous. Recherchez le dossier contenant tous vos modèles de lettre (Dossier d installation de Molière). Tapez le nom du modèle de lettre (de 1.RTF à 99.RTF). Cliquez sur «Enregistrer». Enregistrer les modifications apportées à un modèle de lettre Cliquez sur. Taper un résumé du modèle de lettre Cliquez dans la zone de saisie «Résumé succinct :». Tapez le résumé du modèle de lettre. Imprimer un modèle de lettre Choisissez Fichier Imprimer. Pour annuler la dernière opération Cliquez sur. Couper du texte afin de le coller ailleurs (le texte est placé dans le Presse papier) Copier du texte afin de le coller ailleurs (le texte est placé dans le Presse papier) Sélectionnez le texte concerné. Cliquez sur. Sélectionnez le texte concerné. Cliquez sur. Coller le texte précédemment Copié ou Coupé à l endroit où se trouve le curseur (Contenu du Presse papier) Cliquez sur. Mettre en gras du texte Sélectionnez le texte concerné. Cliquez sur. Mettre en italique du texte Sélectionnez le texte concerné. Cliquez sur. Souligner du texte Sélectionnez le texte concerné. Cliquez sur. Aligner à gauche un paragraphe Sélectionnez le texte concerné. Cliquez sur. Centrer un paragraphe Sélectionnez le texte concerné. Cliquez sur. Aligner à droite un paragraphe Sélectionnez le texte concerné. Cliquez sur. VI-3

128 Chapitre 6 Le publipostage Placer des puces à gauche d un paragraphe Insérer un champ de publipostage Sélectionnez le texte concerné. Cliquez sur Placez le curseur à l endroit où doit se trouver le champ de publipostage. Cliquez sur. Choisissez un champ de publipostage. Cliquez sur «Insérer». Changer la police d écriture du texte Sélectionnez le texte concerné. Choisissez la police dans la liste. Changer la taille de la police d écriture du texte Sélectionnez le texte concerné. Choisissez la taille de police dans la case. Changer les paramètres (style, taille, couleur ) de la police d écriture du texte en une seule opération Choisissez Editer Police... La plupart des commandes présentées ci-dessus sont également disponibles dans un menu contextuel disponible par l appui sur le bouton droit de la souris. Les champs de publipostage Un champ de publipostage inséré dans une lettre type récupère lors du publipostage du courrier l information relative à l élève sélectionné. Par exemple : le champ <Nom élève> dans la lettre type récupère et imprime lors du publipostage le nom de l élève sélectionné. Molière met à votre disposition un certain nombre de champs de publipostage pour vous permettre de personnaliser vos lettres types. Recommandation Attention : la moindre erreur d orthographe dans l écriture du champ de publipostage empêche le publipostage de fonctionner correctement. C est pourquoi nous vous conseillons vivement de vous servir de l insertion automatique des champs (voir paragraphe précédent). Les champs de publipostage <Date> affiche par défaut lors du publipostage la date au format jj/mm/aaaa. Pour obtenir un champ date plus synthétique du type jj/mm, dans la lettre type, dans le champ de publipostage <Date> choisi, supprimez les 5 espaces se trouvant devant le sigle >. Remarque Lors du publipostage, il est possible de définir les dates de début et de fin de prise en compte des absences dans l impression des lettres. Toutefois, si les champs <Début abs JJ/MM > et <Fin abs JJ/MM > sont utilisés dans la lettre, ils prennent le dessus sur les dates saisies au moment du publipostage. Ceci permet de réaliser des modèles de lettres par période, exemple récapitulatif trimestriel. VI-4

129 Chapitre 6 Le publipostage Champ Signification <Abs du jour > Absences non excusées du jour <Adresse resp 2 > Adresse du 2 ème responsable de l élève. <Adresse1 <Adresse2 <Censeur <Cl <CP <CP resp 2 > 1 ère ligne d adresse du 1 er responsable de l élève. > 2 ère ligne d adresse du 1 er responsable de l élève. > Nom de celui qui a puni l élève destinataire de la punition (voir Chapitre 5 Incidents et sanctions). > Classe de l élève. > Code postal du 1 er responsable de l élève. > Code postal du 2 ème responsable de l élève. <CPE > Nom du CPE en charge du suivi de la classe de l élève. CPE qui est défini dans les Initialisations onglet CPE. <D conv > Date de la convocation à la punition (voir Chapitre 5 Incidents et sanctions). <D fin conv > Date de fin de convocation pour la punition <D inc > Date de l incident ayant justifié la sanction (voir Chapitre 5 Incidents et sanctions). <D1 > Date d une absence (excusée ou non). Si vous insérez plusieurs fois ce champ les absences s imprimeront de la plus récente à la plus ancienne autant de fois que vous aurez inséré de champs. <D2 > Date d une absence sans excuse. Si vous insérez plusieurs fois ce champ les absences s imprimeront de la plus récente à la plus ancienne autant de fois que vous aurez inséré de champs. <D3 > Date d une absence sans excuse, avec précision de la demi-journée. <Date <Date début abs > <Date fin abs <Date N <Début abs = JJ/MM > <Derlet <Description incident > <Description sanction > Si vous insérez plusieurs fois ce champ les absences s imprimeront de la plus récente à la plus ancienne autant de fois que vous aurez inséré de champs. > Date du jour de l impression de la lettre. Date de début de prise en compte des absences. > Date de fin de prise en compte des absences. > Date de naissance de l élève. Date de début de prise en compte des absences sur la lettre. Ce champ n imprime rien mais permet au logiciel de savoir que vous ne souhaitez pas voir apparaître d absence antérieure à la date portée dans le champ. Remplacez JJ/MM par le jour et le mois de départ de l impression des absences. > Date de la dernière lettre envoyée. Description de l incident associé à la sanction. Ce champ de publipostage n est pris en compte que lors d un publipostage de courrier «sanction» pour une sanction lié à un incident. Description de la sanction. <Fin abs = JJ/MM> Date de fin de prise en compte des absences sur la lettre. <H conv > Heure de la convocation pour la punition (voir Chapitre 5 Incidents et sanctions). <H fin > Heure de fin de la punition (voir Chapitre 5 Incidents et sanctions). <Heure <Lieu naiss <MEF > Heure au moment de l impression. > Lieu de naissance de l élève. > Module élémentaire de formation de l élève. VI-5

130 Chapitre 6 Le publipostage <Nb abs NE <Nb abs tot > Nombre d absences non-excusées de l élève. > Nombre d absences de l élève. <Nb DJ abs NE > Nombre de demi-journées d absence non excusées <Nb DJ abs tot > Nombre de demi-journées d absence <Nb ret > <NC <Nom élève <Nom parent <Nom resp <Nom resp 2 <Num <Num nat <Num ori <Op1 > <Op2 > <Op6 > Nombre de retards de l élève. > Numéro confidentiel pouvant être attribué à un élève. > Nom de l élève. > Nom du parent responsable légal de l élève. > Nom du 1 er responsable de l élève (si l enfant est majeur, il peut être lui-même responsable). > Nom du 2 ème responsable de l élève. > Numéro de l élève. > Numéro national de l élève. > Numéro de l établissement d origine de l élève. Options élève de 1 à 6. <Prénom élève > Prénom de l élève. <Prénom parent > Prénom du parent responsable légal de l élève. <Prénom resp > Prénom du 1 er responsable de l élève (si l enfant est majeur, il peut être lui-même responsable). <Prénom resp 2 > Prénom du 2 ème responsable de l élève. <Présent > Date correspondant au lendemain de la dernière absence. Cette fonction est particulièrement utile lorsqu il s agit de réaliser un certificat d assiduité en vue d autoriser le paiement des prestations familiales (voir Modèle 6 fourni). <R1 > Rappel de <D1>. Ceci permet de rappeler les dates portées sur la lettre dans un talon réponse. <R2 > Rappel de <D2>. Ceci permet de rappeler les dates portées sur la lettre dans un talon réponse. <R3 > Rappel de <D3>. Ceci permet de rappeler les dates portées sur la lettre dans un talon réponse. <Récap abs 1 <Récap abs 2 <Récap abs 3 <Récap abs 4 > Récapitulatif des absences (excusées ou non), heure par heure, avec les excuses fournies le cas échéant. > Récapitulatif des absences non excusées, heure par heure. > Récapitulatif des absences (excusées ou non), par plage horaire (par exemple : «de 14h à 17h»), avec les excuses fournies le cas échéant. > Récapitulatif des absences non excusées, par plage horaire (par exemple : «de 14h à 17h»). < Récap abs 5 > Récapitulatif des absences (excusées ou non), par plage horaire avec précision entière des motifs (par exemple : Lundi 12/02/2001 de 08H00 à 10H00 : sans motif; de 10H00 à 12H00 : dispense EPS) < Récap abs 6 > Récapitulatif des absences non excusées, heure par heure avec la précision des matières manquées. Nécessite que l empoi du temps soit importé. VI-6

131 Chapitre 6 Le publipostage < Récap abs 7 > Récapitulatif des absences (excusées ou non), heure par heure, avec les excuses fournies le cas échéant et la précision des matières manquées. Nécessite que l empoi du temps soit importé. < Récap DP > Récapitulatif des absences au service d hébergement. <Récap ret <Récap ret 2 <Récap ret 3 <Récap ret 4 <Récap ret 5 > Récapitulatif des retards. > Récapitulatif des retards avec motifs. > Récapitulatif des retards sans excuse. > Récapitulatif des retards avec précision du type : retard court, moyen ou long. > Récapitulatif des retards sans excuse avec précision du type : retard court, moyen ou long. <Récap incid 1 > Récapitulatif synthétique des incidents <Récap incid 2 > Récapitulatif complet des incidents <Récap sanc 1 > <Récap sanc 2 > <Régime Récapitulatif synthétique des sanctions Récapitulatif complet des sanctions > Régime de l élève (Externe, Demi-pensionnaire ). <S > Sexe de l élève. <Tél <Tél pro <Tél resp 2 > Téléphone du domicile du 1 er responsable de l élève. > Téléphone professionnel du 1 er responsable de l élève. > Téléphone du domicile du 2 ème responsable de l élève. <Tél pro resp 2 > Téléphone professionnel du 2 ème responsable de l élève. <Ville <Ville resp 2 > Localité du domicile du 1 er responsable de l élève. > Localité du domicile du 2 ème responsable de l élève. La création d un modèle de lettre Vous pouvez créer un modèle à partir d une feuille vierge ou d un modèle existant (si le modèle à créer est quasiment identique). Pour créer un nouveau modèle à partir d une feuille vierge 1. Choisissez Fichier Lettres types. 2. Construisez le modèle (texte, champs, mise en page ). 3. Tapez un résumé pour ce modèle. 4. Choisissez Fichier Sauver sous. 5. Le fichier doit être enregistré dans le répertoire d installation de Molière, emplacement par défaut proposé lors de la demande d enregistrement. 6. Donnez un numéro au modèle de lettre : XX.RTF (par exemple 11.RTF). Votre nouveau modèle est créé. Pour créer un nouveau modèle sur la base d un modèle existant 1. Choisissez Fichier Lettres types. 2. Cliquez sur le bouton. 3. Choisissez le modèle à modifier et ouvrez-le. 4. Réalisez les modifications comme dans tout autre traitement de texte. VI-7

132 Chapitre 6 Le publipostage 5. Tapez un nouveau résumé. 6. Choisissez Fichier Sauver sous. Le fichier doit être enregistré dans le répertoire d installation de Molière, emplacement par défaut proposé lors de la demande d enregistrement. 7. Donnez un autre numéro au nouveau modèle. Votre nouveau modèle est créé. Celui sur lequel vous vous êtes basé existe toujours. La modification d un modèle de lettre Molière met à votre disposition un certain nombre de modèles lors de l installation. Vous pouvez utiliser ces modèles tels quels, ou les modifier pour être plus proche de ce que vous souhaitez faire dans l établissement. Pour modifier un modèle de lettre 1. Choisissez Fichier Lettres types. 2. Cliquez sur le bouton. 3. Choisissez le modèle de lettre à modifier et Cliquez sur «Ouvrir». 4. Réalisez les modifications comme dans tout autre traitement de texte. 5. Cliquez sur. Les modifications sont enregistrées, vous pouvez fermer le traitement de texte (Choisissez Fichier Fermer). Quelques exemples fournis avec Molière Ces modèles se veulent être des exemples et devront en principe être adaptés aux pratiques en vigueur dans votre établissement et dans votre académie. VI-8

133 Chapitre 6 Le publipostage Académie de Strasbourg Département du Haut-Rhin Modèle 3 : 2 ème avertissement Colmar, le <Date > Le Chef d'etablissement à 2ème avertissement <Nom resp > <Prénom resp> <Adresse1 > <Adresse2 > <CP > <Ville > Objet : Manquement à la fréquentation scolaire. La première ligne restée vierge définit le format des nom et adresse de l établissement qui seront visibles sur les impressions en en-tête ou pied de page (suivant l option choisi dans les préférences). J'ai le regret de vous informer que votre enfant <Prénom élève> <Nom élève >, né le <Date N >, élève de la classe de <Cl >, a manqué la classe sans excuse valable les jours suivants : <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > <D2 > Je vous ai déjà signalé ses nombreuses absences sans motif valable par ma lettre du <Derlet>. Les champs <D2 > seront remplacés par les dates d absences non excusées (de la plus récente à la moins récente). Je me permets de vous rappeler avec insistance que la scolarité est obligatoire et que la non observation du règlement me contraint d'en informer l'inspecteur d'académie qui saisira le Procureur de la République et le Directeur de la Caisse d'allocations familiales. Je vous prie en outre de bien vouloir vous présenter au plus vite au collège afin que je vous Le champ <Derlet> rappellera la date de la dernière lettre envoyée. fasse connaître le détail de la procédure qui suivra et les risques que vous encourez. Le Chef d'établissement Veuillez rapporter une enveloppe timbrée à votre adresse <Cl > <Prénom élève > <Nom élève > <R2 > <R2 > <R2 > <R2 > <R2 > <R2 > <R2 > <R2 > <R2 > <R2 > Motif de l'absence : Les champs <R2 > rappellent les dates d absences pour information sur le talon qui sera éventuellement découpé. Signature des parents : VI-9

134 Chapitre 6 Le publipostage Académie de Strasbourg Département du Haut-Rhin Modèle 4 : le récapitulatif des absences et des retards Colmar, le <Date > Le Chef d'etablissement à <Nom resp > <Prénom resp> <Adresse1 > <Adresse2 > <CP > <Ville > J'ai le regret de vous informer que votre enfant <Prénom élève> <Nom élève > La première ligne restée vierge définit le format des nom et adresse de l établissement qui seront visibles sur les impressions en en-tête ou pied de page (suivant l option choisi dans les préférences). élève de la classe de <Cl >, n'a pas assisté à la classe les jours suivants: <Début abs = 30/01> <Récap abs 1> Il a également été en retard les jours suivants: <Récap ret> Je vous prie de bien vouloir me faire connaître ci-dessous le(s) motif(s) de son absence <Début abs = 30/01> fixe au 30 Janvier le début du récapitulatif des absences. et me renvoyer le présent bulletin accompagné d'une enveloppe timbrée à votre adresse. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Le Chef d'établissement <Récap abs 1 > imprime la liste des absences excusées ou non, heure par heure. P.O. le C.P.E. <Récap ret > imprime le récapitulatif des retards. Il va de soi qu avec ce type de lettre, l impression peut se faire sur plusieurs pages selon le nombre des absences et des retards de l élève. VI-10

135 Chapitre 6 Le publipostage Académie de Strasbourg Département du Haut-Rhin Modèle 5 : le certificat de scolarité CERTIFICAT DE SCOLARITE Colmar, le <Date > La première ligne restée vierge définit le format des nom et adresse de l établissement qui seront visibles sur les impressions en entête ou pied de page (suivant l option choisi dans les préférences). Je soussigné, Georges Dupont, Principal du Collège MOLIÈRE à Colmar, atteste que l'élève <Nom élève > <Prénom élève>, né le <Date N > à <Lieu naiss > est régulièrement inscrit dans mon établissement en classe de <Cl >. Pour valoir ce que de droit, Molière permet l impression de champs autres que ceux liés à l absentéisme (date de naissance, lieu de naissance etc. ) Le Chef d'etablissement VI-11

136 Chapitre 6 Le publipostage Académie de Strasbourg Département du Haut-Rhin Modèle 9 : Courrier sanction Colmar, le <Date > Le Chef d'etablissement à <Nom resp > <Prénom resp> <Adresse1 > <Adresse2 > <CP > <Ville > Madame, Monsieur, J'ai le regret de vous informer que votre enfant <Prénom élève> <Nom élève > élève de la classe de <Cl >, a été mis en retenue par M <Censeur >. <D conv > correspond à la date de la punition Date de la punition : le <D conv > de <H conv> à <H fin >. Motif : <Motif sanction> Date des faits : <D inc > <D inc > correspond à la date de l incident ayant conduit à la punition Il se présentera au bureau des surveillants à l'heure indiquée pour y recevoir son travail. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Le Chef d'établissement P.O. le C.P.E. Pour obtenir la totalité des informations concernant la sanction, il est indispensable d imprimer ce modèle de lettre depuis le module de saisie des sanctions (Chapitre 5 Incidents et sanctions). Il est en effet indispensable de renseigner au sein de ce module les champs propres à la sanction (motif, dates etc. ). Publipostage à partir de modèles de lettre Word Pour le publipostage, vous pouvez choisir d utiliser le publipostage à partir des lettres types du traitement de texte de Molière, comme indiqué précédemment, ou choisir de publiposter à partir d un modèle Word. Le modèle Word vous permet d utiliser des possibilités plus étendues pour l impression des courriers en intégrant par exemple une image logo dans le courrier et vous bénéficiez de mises en page améliorées. Pour publiposter à partir d un fichier Word, vous devez : Avoir Word version 2000 ou supérieur installé sur la machine générant le publipostage. Indiquer dans les Préférences de Molière l utilisation du publipostage par Word. Créer vos modèles de lettre Word. VI-12

137 Chapitre 6 Le publipostage Impératif Le modèle de lettre Word doit être enregistré à la racine du répertoire d installation de Molière sous la forme XX.doc. XX représentant le numéro du modèle compris entre 1 et 99. Remarque Le publipostage par Word utilise les services OLE Automation. Par conséquent, il est plus long que le publipostage classique. Pour indiquer l utilisation du publipostage par Word 1. Choisissez Outils Préférences. 2. Cochez «Utiliser les modèles.doc avec Microsoft Word». Cette coche n est pas accessible si Microsoft Word n est pas installé sur la machine. 3. Lors du publipostage Word, le pied de page du courrier est imposé. Vous pouvez toutefois choisir la mise en page de ce pied de page en cliquant sur le bouton «Mise en forme du pied de page». Il est fortement conseillé d utiliser les mêmes numéros de modèles de lettres que pour celles réalisées avec l éditeur de texte intégré à Molière car les résumés de lettres seront repris à partir de ces dernières. Pour créer un modèle de lettre Word 1. Ouvrez Word, puis choisissez de créer un nouveau document. 2. Saisissez votre texte, puis insérez vos champs de publipostage conformément à la liste disponible page VI-4. Les champs de publipostage doivent être correctement saisis pour que lors du publipostage du courrier, les informations relatives aux champs soient récupérées. 3. Enregistrez votre document Word à la racine du répertoire d installation de Molière sous la forme XX.doc. XX représente le numéro du modèle, numéro compris entre 1 et 99. Si vous n enregistrez pas ce modèle avec un numéro, vous ne pourrez l utiliser lors du publipostage. Pour modifier un modèle de lettre Word 1. Ouvrez Word, puis ouvrez le modèle de lettre Word à modifier. 2. Effectuez vos modifications. 3. Enregistrez le document. VI-13

138 Chapitre 6 Le publipostage Exemple de lettre Word Publipostage à partir de modèles de lettre OpenOffice Pour le publipostage, vous pouvez choisir d utiliser le publipostage à partir des lettres types du traitement de texte de Molière, comme indiqué précédemment, ou choisir de publiposter à partir d un modèle OpenOffice. Le modèle OpenOffice vous permet d utiliser des possibilités plus étendues pour l impression des courriers en intégrant par exemple une image logo dans le courrier et vous bénéficiez de mises en page améliorées. Pour publiposter à partir d un fichier OpenOffice, vous devez : Avoir OpenOffice version 2.4 ou supérieur installé sur la machine générant le publipostage. Indiquer dans les Préférences de Molière l utilisation du publipostage par OpenOffice. Créer vos modèles de lettre OpenOffice. Impératif Le modèle de lettre OpenOffice doit être enregistré à la racine du répertoire d installation de Molière sous la forme XX.odt. XX représentant le numéro du modèle compris entre 1 et 99. Remarque Le publipostage par OpenOffice est plus long que le publipostage classique. Pour indiquer l utilisation du publipostage par OpenOffice 1. Choisissez Outils Préférences. VI-14

139 Chapitre 6 Le publipostage 2. Cochez «Utiliser les modèles.odt avec OpenOffice». Cette coche n est pas accessible si Microsoft OpenOffice n est pas installé sur la machine. 3. Il est fortement conseillé d utiliser les mêmes numéros de modèles de lettres que pour celles réalisées avec l éditeur de texte intégré à Molière car les résumés de lettres seront repris à partir de ces dernières. Pour créer un modèle de lettre OpenOffice 1. Ouvrez OpenOffice, puis choisissez de créer un nouveau document. 2. Saisissez votre texte, puis insérez vos champs de publipostage conformément à la liste disponible page VI-4. Les champs de publipostage doivent être correctement saisis pour que lors du publipostage du courrier, les informations relatives aux champs soient récupérées. 3. Enregistrez votre document OpenOffice à la racine du répertoire d installation de Molière sous la forme XX.odt. XX représente le numéro du modèle, numéro compris entre 1 et 99. Si vous n enregistrez pas ce modèle avec un numéro, vous ne pourrez l utiliser lors du publipostage. Pour modifier un modèle de lettre OpenOffice 1. Ouvrez OpenOffice, puis ouvrez le modèle de lettre OpenOffice à modifier. 2. Effectuez vos modifications. 3. Enregistrez le document. VI-15

140 Chapitre 6 Le publipostage Exemple de lettre OpenOffice Les étiquettes types Le principe général régissant le publipostage vers les étiquettes est le même que celui utilisé pour les lettres. Toutefois, Molière aura besoin de renseignements supplémentaires pour bien gérer l impression des étiquettes (taille, écartement entre les étiquettes, nombre d étiquettes sur une page etc ) Pour publiposter des étiquettes vous devrez sélectionner les élèves (comme pour les modèles de lettre) du modèle d étiquette désiré. C est au lancement du publipostage que vous précisez qu il s agit d étiquettes en cochant la case «Publiposter sous forme d étiquettes» si vous êtes dans l assistant de publipostage. L opération de sélection des élèves est donc indifférenciée pour les deux types de publipostage (lettres ou étiquettes). Nous allons voir : L éditeur d étiquettes et ses fonctionnalités. La création d un modèle d étiquette. Recommandation Chaque modèle d étiquette doit être enregistré, dans le répertoire d installation de Molière, sous la forme ETI.XXX : XXX représente le numéro du modèle de (001 à 099). Par exemple : ETI.003. VI-16

141 Chapitre 6 Le publipostage L éditeur d étiquettes et ses fonctionnalités Accès : Choisissez Fichier Etiquettes types. L éditeur d étiquettes de Molière permet de créer vos étiquettes types en : saisissant du texte, insérant des champs de publipostage et en faisant de la mise en forme (et mise en page). Pour Ouvrir l éditeur d étiquettes Procédez ainsi Choisissez Fichier Etiquettes types. Ouvrir un modèle d étiquette Cliquez sur. Recherchez le modèle concerné (de ETI.001 à ETI.099). Cliquez sur «Ouvrir». Enregistrer un nouveau modèle d étiquette ou Enregistrer les modifications apportées à un modèle d étiquette Cliquez sur. Recherchez le dossier contenant tous vos modèles d étiquette (Dossier d installation de Molière). Tapez le nom du modèle d étiquette (de ETI.001 à ETI.099). Cliquez sur «Enregistrer». Insérer un champ de publipostage Cliquez sur. Choisissez un champ de publipostage. Cliquez sur «Insérer». Changer les paramètres (style, taille, couleur ) de la police de caractère Cliquez sur. Choisissez les paramètres de la police. Cliquez sur OK. Saisir un résumé descriptif du modèle Cliquez dans le cadre Résumé et tapez votre résumé descriptif. Déterminer la largeur des étiquettes Cliquez dans la zone de saisie «Largeur :». Tapez la largeur en millimètres de vos étiquettes. Déterminer la hauteur des étiquettes Cliquez dans la zone de saisie «Hauteur :». Tapez la hauteur en millimètres de vos étiquettes. Choisir l écart horizontal entre les étiquettes Cliquez dans la zone de saisie «Ecart :» en haut à droite. Tapez l écart en millimètres entre vos étiquettes. VI-17

142 Chapitre 6 Le publipostage Choisir l écart vertical entre les étiquettes Cliquez dans la zone de saisie «Ecart :» en bas à gauche. Tapez l écart en millimètres entre vos étiquettes. Choisir le nombre d'étiquettes sur une page Cliquez dans la zone de saisie «Nombre d'étiquettes :». Tapez les nombres d'étiquettes horizontalement et verticalement. La création d un modèle d étiquette 1. Choisissez Fichier Etiquettes types. 2. Construisez le modèle (texte, champs, mise en page ). 3. Tapez un résumé descriptif pour ce modèle. Ceci permet lors du publipostage d étiquettes de retrouver plus facilement le modèle dans la liste déroulante des modèles d étiquettes. 4. Cliquez sur. 5. Donnez un nom au modèle d étiquette : ETI.XXX (par exemple : ETI.001). Exemples Modèle d étiquette pour les courriers : Autre modèle d étiquette : VI-18

143 Chapitre 6 Le publipostage Les SMS types Molière offre la possibilité de publiposter par envoi de SMS (messages texte envoyés sur un téléphone mobile) pour les établissements disposant du module. Attention Si vous publipostez par SMS, rappelez-vous que le message SMS est toujours limité à 160 caractères. Pensez aux noms d élèves très longs et composez des messages de signalement d absence courts si vous utilisez l insertion automatique du champ «nom d élève»! Mise en œuvre de l option UD SMS Lorsque vous vous abonnez au service UD SMS, Axess-OMT vous communique un identifiant et un mot de passe d accès au service. Ces informations sont à saisir dans Molière : 1. Choisissez Fichier Initialisations, onglet Accès, rubrique «Envoi de SMS» 2. Saisissez l identifiant et le mot de passe communiqués par Axess-OMT. 3. Conservez en lieu sûr votre identifiant et votre mot de passe. Afin de ne pas avoir à ressaisir à chaque envoi les informations que vous désirez publiposter, il vous suffit de créer une fois pour toutes un ou plusieurs SMS type : La création de SMS type Pour Ouvrir l éditeur de SMS Procédez ainsi Choisissez Fichier SMS types. Créer un modèle de SMS Cliquez sur Nouveau SMS type Tapez le texte de votre SMS type Insérez si nécessaire des champs de publipostage Indiquez le numéro de la lettre type à éditer en cas d absence de numéro de téléphone mobile Cliquez sur enregistrer le SMS type Tapez un nom de fichier (ex :3.sms) et cliquez sur enregistrer. Ouvrir un modèle de SMS Cliquez sur Ouvrir un SMS type Cliquez sur le nom du SMS type que vous désirez ouvrir Cliquez sur ouvrir Recommandation Chaque modèle de SMS doit être enregistré, dans le répertoire d installation de Molière, sous la forme XX.SMS : XX représente le numéro du modèle de SMS (de 1 à 99). Par exemple : 3.sms VI-19

144 Chapitre 6 Le publipostage Exemple Le suivi de SMS En passant par le menu Sélections Suivi des SMS envoyés, cela vous permettra de lister les SMS envoyés de date à date. Vous saurez également si les SMS ont été reçus par le destinataire et quelle éventuelle réponse le responsable a pu faire au SMS. En effet, si le destinataire du SMS répond à celui-ci avec la fonction «Répondre à» de son mobile, Molière intègre la réponse dans le suivi des SMS. Si plusieurs réponses sont faites pour le même SMS, celles-ci seront concaténées dans le suivi des SMS. B. Sélection des élèves pour le publipostage Maintenant que vous avez réalisé vos lettres, étiquettes ou SMS types, vous allez avoir la possibilité de sélectionner les élèves en vue d un publipostage. Nous aborderons successivement ces différents modes qui présentent tous un intérêt particulier. Nous allons voir : La sélection d un élève pour le publipostage La sélection de plusieurs élèves (Assistant de publipostage) VI-20

145 Chapitre 6 Le publipostage En fonction des absences Par classes En fonction de critères de scolarité La Désélection des élèves pour le publipostage Individuelle Multiple La sélection d un élève pour le publipostage Vous avez compris que pour envoyer des courriers aux familles des élèves, il est nécessaire de créer un modèle correspondant à la lettre que vous désirez envoyer, puis de sélectionner les élèves destinataires du courrier avant de lancer l opération de publipostage. Vous trouverez dans cette partie une synthèse des modes de sélection d un élève que vous pouvez utiliser dans les écrans de saisie et de consultation des absences (Saisie par élève, saisie par classe, saisie hebdomadaire et consultation du registre mensuel) ou des listes résultat d une sélection. Remarque Au cours de la sélection des élèves pour le publipostage, une case à cocher vous offre la possibilité d imprimer de suite la lettre pour cet élève : Si vous choisissez cette option, le courrier pour l élève est imprimé et l élève n est plus sélectionné pour le publipostage. Si vous ne choisissez pas cette option, l élève est sélectionné pour le publipostage. Il faudra lancer plus tard le Publipostage (voir plus loin). Pour sélectionner un élève pour le publipostage A partir de l écran de saisie des absences par élève Procédez ainsi Cliquez sur. Choisissez le modèle de lettre. Cliquez sur «OK». Le modèle de lettre s affiche à droite de la photo de l élève. Un deuxième clic sur permet de désélectionner l élève. A partir de l écran de saisie des absences par classe Sélectionnez l élève en cliquant sur son nom. Cliquez sur. Choisissez le modèle de lettre. Cliquez sur «OK». Le modèle de lettre s affiche à gauche du nom de l élève. Un deuxième clic sur permet de désélectionner l élève. VI-21

146 Chapitre 6 Le publipostage A partir de l écran de saisie hebdomadaire des absences Sélectionnez la classe puis l élève. Cliquez sur. Choisissez le modèle de lettre. Cliquez sur «OK». Le modèle de lettre s affiche à droite du nom de l élève. Un deuxième clic sur permet de désélectionner l élève. A partir de l écran de consultation du Registre mensuel Cliquez sur. Choisissez le modèle de lettre. Cliquez sur «OK». Le modèle de lettre s affiche à gauche du nom de l élève. Un deuxième clic sur permet de désélectionner l élève. Si vous cochez la case «Imprimer de suite» et «Enregistrer la date d impression» sur la fenêtre de sélection pour le publipostage, alors le publipostage s effectue et la trace de l envoi du courrier s affiche sur le calendrier de la saisie par élève et sur le Registre mensuel. L élève n est alors plus sélectionné pour le publipostage puisque celui-ci a été édité. Pour Procédez ainsi Annuler la sélection d un élève pour le publipostage La procédure est la même sur les quatre écrans : Sélectionnez l élève. Cliquez sur. La sélection de l élève pour un publipostage est annulée. Enlever la trace d un courrier (disponible uniquement sur le registre mensuel) Cliquez sur la case contenant la trace du courrier. Cliquez sur. La trace d envoi d un courrier disparaît. Vous pouvez recommencer l opération pour autant d élèves que vous le souhaitez. Les élèves sélectionnés pour un publipostage le resteront jusqu'à ce que les lettres soient imprimées ou que vous annuliez leur sélection pour un publipostage. Astuce Dans la barre d outils, les boutons et permettent l envoi immédiat d un mail ou d un SMS pour l élève sélectionné. Ces deux boutons sont colorés de bleu si une adresse ou un numéro de mobile existe pour la fiche de l élève, sinon ils sont de couleur grise. VI-22

147 Chapitre 6 Le publipostage La sélection de plusieurs élèves par l Assistant de publipostage Vous pouvez automatiser l opération de publipostage pour plusieurs élèves. En général, il apparaît préférable d effectuer un suivi individuel des absences à partir du Registre mensuel mais en cas de manque de temps la sélection des élèves par l assistant de publipostage pourra s avérer utile. Nous allons voir la sélection de plusieurs élèves pour le Publipostage : En fonction des absences Par classe En fonction de critères de scolarité 1. En fonction des absences Plusieurs méthodes sont proposées : la sélection des élèves à partir des absences du jour et nombreuses, à partir des retards du jour et nombreux (voir Chapitre 3 - Gestion des absences pour ces deux types de sélection d élèves) et l assistant de publipostage que nous allons voir ci-dessous. Remarque Les dates indiquées dans la zone du haut concernent la période durant laquelle la recherche doit s'effectuer alors que les dates indiquées dans la zone du bas concernent la période à prendre en compte pour l'impression. VI-23

148 Chapitre 6 Le publipostage Pour publiposter sélectivement les élèves 1. Choisissez Fichier Publipostage Assistant de publipostage et choisissez l onglet Lettres pour absence. Par défaut, toutes les classes sont sélectionnées et la période va de la rentrée scolaire au jour en cours. Si Procédez ainsi Vous souhaitez changer la période de recherche des absences Cliquez sur Un calendrier s affiche. à droite de la date de début ou de fin. Choisissez une date en cliquant dessus (vous pouvez changer de mois à l aide des flèches). La nouvelle date s affiche. Vous pouvez également taper directement la date dans la zone de saisie. Vous souhaitez limiter le publipostage aux élèves de certaines classes Sélectionnez les classes en faisant un glisser de la première à la dernière classe à retenir ou en cliquant successivement sur les classes à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. Vous avez maintenant la possibilité d'effectuer une à trois sélections différentes. 2. Cliquez dans la première zone de saisie «A partir de». 3. Tapez le nombre de ½ journées d absence à prendre en compte. 4. Cliquez sur «Motifs» si vous désirez limiter les motifs d absence à prendre en compte. Par exemple, sélectionnez «0 Pas d excuse» si vous souhaitez ne prendre en compte que les absences non-excusées. 5. En bas à gauche de l écran, sélectionnez sous quelle forme vous souhaitez publiposter. 6. Choisissez le modèle de lettre, étiquette ou SMS à envoyer (pour le nombre de ½ journées d absences ou retards choisi) en cliquant sur. 7. Procédez de la même façon pour les deux autres possibilités de sélection, si vous voulez les utiliser. Vous pouvez afficher la liste des élèves correspondants à ces critères en cliquant sur «Liste des élèves». 8. Indiquez la période de prise en compte pour l impression des absences. 9. Cliquez sur «Publiposter» pour lancer l impression. 2. Par classes entières L assistant de publipostage permet également d envoyer un courrier à tous les élèves d une ou plusieurs classes en une seule opération. Cette méthode a peu d'intérêt pour des courriers en matière d absentéisme, mais permet par exemple d envoyer une circulaire sur l orientation à tous les élèves de troisième. Pour publiposter un courrier pour un ensemble de classes 1. Choisissez Fichier Publipostage Assistant de publipostage et choisissez l onglet Lettres circulaires ou Autres lettres. 2. Sélectionnez les classes en faisant un glisser de la première à la dernière classe à retenir. OU Cliquez successivement sur les classes à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. OU Cochez la case «Toutes les classes» pour sélectionner tous les élèves de l établissement. VI-24

149 Chapitre 6 Le publipostage L onglet Autres lettres permet de sélectionner individuellement les élèves. 3. En bas à gauche de l écran, sélectionnez sous quelle forme vous souhaitez publiposter. 4. Choisissez le modèle de lettre, d étiquette ou SMS concerné avec. 5. Cliquez sur «Publiposter». 3. En fonction de critères de scolarité Ce mode vous permet de sélectionner les élèves qui correspondent aux critères que vous choisissez, par exemple vous pouvez envoyer un courrier décrivant les formations par apprentissage à tous les élèves de plus de 16 ans. Pour plus de détails sur les méthodes de Recherche des élèves suivant des critères multiples reportez-vous au Chapitre 4 - Listes multicritères. Pour sélectionner des élèves suivant certains critères 1. Choisissez Sélection Liste multicritères. La fenêtre de recherche s affiche. Indiquez vos critères de recherche (voir Chapitre 4 Les Listes multicritères). 2. Cliquez sur «Lister». 3. Choisissez les élèves que vous voulez sélectionner pour un publipostage. 4. Cliquez sur. 5. Choisissez un modèle et cliquez sur «OK». Le numéro du modèle s affiche dans la colonne LET. Vous pouvez lancer le publipostage. La désélection des élèves pour le publipostage La désélection n enlève pas la trace d un envoi de courrier. Elle vous permet d enlever le lien entre un modèle de lettre et un élève, le courrier ne sera donc pas édité. Individuelle La désélection individuelle est la même pour les quatre écrans : Saisie des absences par élève, par classe, hebdomadaire et Registre mensuel. Pour annuler la sélection d un élève pour le publipostage 1. Afficher l un des quatre écrans. 2. Sélectionnez l élève concerné. 3. Cliquez sur. L élève n est plus sélectionné pour un publipostage. Collective La désélection collective doit être utilisée avec précaution seulement dans le cas où vous avez sélectionné par erreur un ensemble d élèves. A chaque fois que vous lancez un publipostage, la sélection des élèves pour un publipostage est annulée automatiquement et Molière garde une trace de la date d impression des lettres. Pour désélectionner collectivement les élèves 1. Choisissez Fichier Publipostage Publiposter. VI-25

150 2. Sélectionnez les classes en faisant un glisser de la première à la dernière classe à retenir. OU Chapitre 6 Le publipostage Cliquez successivement sur les classes à retenir tout en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier. OU Cochez la case «Toutes les classes» si vous voulez annuler la sélection de tous les élèves de l établissement. 3. Cliquez sur «Annuler la sélection». Les élèves concernés ne sont plus sélectionnés pour un publipostage, ils n apparaissent plus dans la liste des élèves. C. Le publipostage de lettres Pour pouvoir lancer un publipostage, il est nécessaire d avoir réalisé au moins un modèle de lettre, et d avoir sélectionné un ou plusieurs élèves destinataires du courrier. Vous pouvez lancer un publipostage individuel (au moment de la sélection d un élève pour un publipostage) ou collectif. Pour Publiposter individuellement Procédez ainsi A partir d un écran permettant de sélectionner un élève, Cliquez sur sur «Publipostage». La fenêtre de choix d un modèle de lettre s affiche. Choisissez le modèle de lettre. Cochez la case «Imprimer de suite». Cliquez sur «OK». ou Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences, si vous le désirez. Choisissez le type d impression : lettres. Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Cliquez sur «Publiposter». Publiposter en série Choisissez Fichier Publipostage Publiposter ou cliquez sur le bouton de la barre d outils. Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences, si vous le désirez. Choisissez le type d impression. Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Eventuellement, si vous possédez une version Réseau de Molière, il vous faudra en outre indiquer les classes sur lesquelles portera le publipostage (pour éviter l impression des lettres préparées par vos collègues lorsque plusieurs CPE se partagent les classes). Cliquez sur «Publiposter». L impression des lettres est plus ou moins rapide selon les performances de votre matériel, le nombre de lettres à imprimer et la configuration de l imprimante. Une fois les impressions réalisées lors d un publipostage en série, la sélection des élèves pour le publipostage est automatiquement annulée. VI-26

151 Chapitre 6 Le publipostage Si vous avez choisi l option «Enregistrer la date d impression» lors du publipostage, les numéros de modèles de lettres imprimées seront reportés sur les fiches des élèves concernés à la date de l impression. D. Le publipostage d étiquettes Pour publiposter sélectivement les élèves 1. Choisissez Fichier Publipostage Assistant de publipostage et choisissez l onglet «Autres Lettres». Par défaut, toutes les classes sont sélectionnées. 2. Effectuez votre sélection Classes Elèves. 3. En bas à gauche de l écran, sélectionnez publiposter sous forme d étiquettes. 4. Choisissez le modèle d étiquette à publiposter en cliquant sur. 5. Indiquez la période de prise en compte pour l impression des absences. Si vous avez inséré un champ de type Absences dans votre étiquette type. 6. Cliquez sur «Publiposter» pour lancer l impression. E. Le publipostage par mail Pour pouvoir lancer un publipostage, il est nécessaire d avoir réalisé au moins un modèle de lettre, et d avoir sélectionné un ou plusieurs élèves destinataires du mail. Vous pouvez lancer un publipostage individuel (au moment de la sélection d un élève pour un publipostage) ou collectif. Pour Publiposter individuellement Procédez ainsi A partir d un écran permettant de sélectionner un élève, cliquez sur. Si le bouton est coloré de bleu, c est qu il existe un pour l élève. Dans le cas contraire, le bouton est de couleur grise. La fenêtre de choix d un modèle de lettre s affiche. Choisissez le modèle de lettre. Cochez la case «Imprimer de suite». Cliquez sur «OK». Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences, si vous le désirez. Choisissez le type d impression : . Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Cochez la case publipostage lettre afin d imprimer la lettre si aucune adresse n est enregistrée ou si l envoi a échoué. Cliquez sur «Publiposter». VI-27

152 Chapitre 6 Le publipostage Publiposter en série Choisissez Fichier Publipostage Publiposter ou cliquez sur le bouton la barre d outils. Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences, si vous le désirez. Choisissez le type d impression : . Cochez «Lettre en cas d absence de mail» pour éditer le courrier papier en cas d absence d adresse mail dans le dossier de l élève. Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Eventuellement, si vous possédez une version Réseau de Molière, il vous faudra en outre indiquer les classes sur lesquelles portera le publipostage (pour éviter l impression des lettres préparées par vos collègues lorsque plusieurs CPE se partagent les classes). Cliquez sur «Publiposter». de L envoi des mails est plus ou moins rapide selon les performances de votre matériel, le nombre de mail à envoyer et la configuration de votre connexion Internet. Une fois les envois réalisés, la sélection des élèves pour le publipostage est automatiquement annulée. Si vous avez choisi l option «Enregistrer la date d impression» lors du publipostage, les numéros de modèles de lettres imprimées seront reportés sur les fiches des élèves concernés à la date de l impression. F. Le publipostage par SMS Pour pouvoir lancer un publipostage, il est nécessaire d avoir réalisé au moins un modèle de SMS, et d avoir sélectionné un ou plusieurs élèves destinataires du SMS. Vous pouvez lancer un publipostage individuel (au moment de la sélection d un élève pour un publipostage) ou collectif. Pour Publiposter individuellement Procédez ainsi A partir d un écran permettant de sélectionner un élève, cliquez sur. Si le bouton est coloré de bleu, c est qu il existe un numéro de mobile pour la fiche de l élève. Dans le cas contraire, le bouton est de couleur grise. La fenêtre de choix d un modèle de lettre s affiche. Choisissez le modèle de lettre. Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences, si vous le désirez. Choisissez ou saisissez le numéro de téléphone du destinataire. Cliquez sur «Envoyer le SMS». VI-28

153 Chapitre 6 Le publipostage Publiposter en série Choisissez Fichier Publipostage Publiposter ou cliquez sur le bouton barre d outils. de la Modifiez les dates de début et de fin de prise en compte des absences, si vous le désirez. Choisissez le type d impression : SMS. Cochez «Publipostage du modèle de lettre rattaché, en l absence de téléphone mobile». Lors de la création du SMS type, vous pouvez indiquer un modèle de lettre à éditer en cas d absence de numéro de mobile. Reportez-vous, pour plus d information, au paragraphe SMS types plus haut dans ce chapitre. Décochez «Enregistrer la date d impression» si vous ne voulez pas conserver de trace de cet envoi. Eventuellement, si vous possédez une version Réseau de Molière, il vous faudra en outre indiquer les classes sur lesquelles portera le publipostage (pour éviter l impression des lettres préparées par vos collègues lorsque plusieurs CPE se partagent les classes). Cliquez sur «Publiposter». L envoi des SMS est plus ou moins rapide selon les performances de votre matériel, le nombre de SMS à envoyer et la configuration de votre connexion Internet. Une fois les envois réalisés, la sélection des élèves pour le publipostage est automatiquement annulée. Si vous avez choisi l option «Enregistrer la date d impression» lors du publipostage, les numéros de modèles de SMS envoyés seront reportés en rouge ou avec la mention «sms» sur les fiches des élèves concernés à la date de l impression. Remarques En cas d échec lors d un publipostage par SMS, Molière vous renvoie le listing des élèves dont le SMS a échoué. Lors du publipostage par SMS, Molière envoie par défaut le SMS sur le portable du responsable 1. Le responsable 2 recevra un SMS si l envoi de courriers aux 2 responsables est autorisé ou si l option «Envoi du SMS au second responsable en cas d absence de portable pour le premier responsable» est cochée sur l écran de l assistant de publipostage, même si l envoi de courriers aux 2 responsables n est pas autorisé. Les responsables doivent de toute évidence avoir un numéro de portable renseigné pour qu un SMS leur soit envoyé. G. Le publipostage via Maileva Molière et Maileva, filiale du groupe La Poste, sont associés afin de vous faire bénéficier d une technologie de pointe pour l envoi sécurisé de vos courriers. Le partenariat avec Maileva vous permet d envoyer directement depuis Molière les courriers aux parents d élève. En évitant la mise sous pli et l affranchissement des courriers, vous gagnez ainsi du temps et économisez de l argent. Vous pouvez également suivre vos envois en temps réels. Le principe est le suivant : 1. Vous souscrivez à un abonnement auprès de Maileva 2. Vous paramétrez votre compte Maileva dans Molière avec les informations fournies par Maileva. VI-29

154 Chapitre 6 Le publipostage 3. Vous paramétrez dans Molière votre compte de messagerie. 4. Vous choisissez le tarif auquel vous souhaitez envoyer vos courriers. 5. Au moment où vous souhaitez envoyer les courriers, vous cochez la case indiquant que vous souhaitez envoyer les courriers via Maileva puis vous valider l envoi 6. Vous pouvez ensuite consulter le suivi de vos courriers sur un site dédié de Maileva. Pour plus de précisions rendez-vous sur VI-30

155 Chapitre 7 Absences des professeurs VII. Chapitre 7 Absences des professeurs Molière permet également de gérer les absences des professeurs en plus de la gestion des absences, des incidents et des sanctions des élèves. Dans ce chapitre A. Emplois du temps B. Saisie des absences professeurs C. Consultation des absences professeurs D. Suivi des sorties de classes E. Etat des grévistes F. Echantillonnage des absences G. Messages réseau VII-1

156 Chapitre 7 Absences des professeurs A. Emplois du temps Les emplois du temps sont indispensables au fonctionnement de plusieurs modules : le suivi des absences des professeurs (saisie, consultation, impressions ), les incidences des sorties de classes, le suivi des appels et les états grévistes. Vous avez vu dans le Chapitre 2 la procédure de récupération des emplois du temps de UnDeuxTEMPS. Vous pouvez également saisir ou modifier manuellement les emplois du temps. Vous pouvez saisir des emplois du temps vides pour les personnels non enseignants afin qu ils puissent apparaître dans les modules «Incidents & Sanctions» et «Message réseaux». Les emplois du temps des classes sont créés automatiquement à partir des emplois du temps des professeurs. Impératif Les noms de classes doivent être orthographiés comme dans votre base élèves Molière, afin de permettre à Molière de construire les emplois du temps classes à partir des emplois du temps profs. Recommandation Quand vous saisissez une absence professeur, Molière propose automatiquement un remplaçant lorsque c est possible. Vous devez pour cela indiquer pour chaque professeur les périodes au cours desquelles ces professeurs sont susceptibles de remplacer des collègues. Pour saisir un nouvel emploi du temps 1. Choisissez Profs Consultation-modification de l emploi du temps. 2. Cliquez sur «Ajouter un professeur». 3. Tapez le nom du professeur et cliquez sur OK. 4. Si vous souhaitez saisir un cours sur une plage d une demi-heure (exemple : cours d 1h30), cochez la case «Voir les demi-heures». 5. Cliquez sur la plage horaire du cours. 6. Cliquez sur la fiche-t située en bas à droite de la grille d emploi du temps. Plusieurs types de cours peuvent être saisis : Si Le professeur a cours avec la même classe toutes les semaines Procédez ainsi Renseignez la 1 ère ligne. Remplissez les cases de la 2 ème ligne d'un guillemet. Le professeur a cours avec deux classes différentes en semaine 1 et 2 Renseignez la 1 ère ligne avec la classe en semaine 1. Renseignez la 2 ème ligne avec la classe en semaine 2. Le professeur a cours seulement la semaine 1 Le professeur a cours seulement la semaine 2 Le professeur est susceptible de remplacer un de ses collègues Renseignez la 1 ère ligne. Renseignez la 2 ème ligne. Tapez une étoile «*» à la place de la classe. Le professeur a cours avec plusieurs Tapez l ensemble des classes concernées en les séparant d un tiret VII-2

157 Chapitre 7 Absences des professeurs classes en même temps «-». (par exemple : 6E1-6E3-6E5) Une fiche-t est créée. Vous pouvez créer les autres en reprenant la même procédure. 7. Cliquez sur «Couleur de la fiche-t». 8. Choisissez une couleur pour l emploi du temps (celle-ci sera reprise dans les emplois du temps des classes). Remarque Une fiche-t contenant un cours en semaine paire (ou semaine impaire) sans cours sur la semaine impaire (ou la semaine paire) est représentée avec un indicateur p (ou i) en haut à droite. Vous avez la possibilité de copier-coller une fiche-t déjà créé dans un emploi du temps du professeur. Pour copier-coller une fiche-t dans un emploi du temps prof 1. Sélectionnez la fiche à copier. 2. A l aide du curseur de la souris, effectuez un clic droit sur la fiche et choisissez «Copier une fiche-t» dans le menu contextuel. 3. Sélectionnez l emplacement où copier la fiche. 4. A l aide du curseur de la souris, effectuez un clic droit sur la fiche et choisissez «Coller une fiche-t» dans le menu contextuel. Pour modifier un emploi du temps 1. Choisissez Profs Consultation-modification de l emploi du temps. 2. Cliquez sur le professeur dont vous souhaitez modifier l emploi du temps. Vous pouvez faire vos modifications : Pour Supprimer une fiche-t Procédez ainsi Cliquez sur la fiche-t concernée. Supprimez le contenu de la fiche-t en bas à droite de la grille ou appuyer sur la touche SUPPR du clavier Modifier le contenu d une fiche-t Si vous souhaitez modifier une fiche-t de durée une demi-heure, cochez la case «Voir les demi-heures» Cliquez sur la fiche-t concernée. Modifiez le contenu de la fiche-t en bas à droite de la grille. Copier-Coller une fiche-t Sélectionnez la fiche à copier. A l aide du curseur de la souris, effectuez un clic droit sur la fiche et choisissez «Copier une fiche-t» dans le menu contextuel Sélectionnez l emplacement où copier la fiche A l aide du curseur de la souris, effectuez un clic droit sur la fiche et choisissez «Coller une fiche-t» dans le menu contextuel. VII-3

158 Chapitre 7 Absences des professeurs Pour consulter les emplois du temps 1. Choisissez Profs Consultation-Modification de l emploi du temps. 2. Choisissez le professeur. L emploi du temps choisi s affiche. Vous pouvez l imprimer en cliquant sur le bouton dans la barre d outils. Indicateur de remplacement possible Molière permet l édition d un état récapitulatif des incidences liées à l absence d un professeur. Cet état propose des noms de professeurs susceptibles d effectuer des remplacements pour certaines des heures manquées. Pour ce faire, il est nécessaire que Molière connaisse les périodes au cours desquelles un professeur est susceptible de remplacer l absence de l un de ses collègues. En effet, les propositions de remplacement tiennent à une double condition : le professeur remplaçant doit faire partie de l équipe pédagogique de la classe. le professeur remplaçant doit être libre et repéré comme étant susceptible de remplacer à l heure concernée (on ne fera en principe pas revenir un professeur spécialement au cours d une demi-journée). Pour saisir un indicateur de remplacement possible 1. Choisissez Profs Consultation-modification de l emploi du temps. 2. Cliquez sur le nom du professeur concerné. 3. Cliquez sur la fiche-t où vous souhaitez saisir l'indicateur (si elle n'existe pas encore, créez-en une comme indiqué plus haut). 4. Cliquez sur la case de la semaine pour laquelle vous souhaitez saisir l'indicateur. 5. Tapez une étoile «*» à la place du nom de la classe. B. Saisie des absences professeurs La saisie des absences des professeurs présente trois objectifs : Enregistrer l absence d un professeur à des fins de consultation et de statistiques. Indiquer les incidences de l absence du professeur sur ses classes. Proposer des suppléances. Il suffit de préciser un motif à l absence du professeur pour que celle-ci s enregistre. Sans la précision d un motif, Molière vous présente les incidences de l absence du professeur sans l enregistrer. Pour saisir l absence d un professeur 1. Choisissez Profs Absence professeur. 2. Choisissez le professeur dans la liste. 3. Choisissez le motif de l absence dans la liste si vous voulez enregistrer l absence. 4. Choisissez la semaine de l absence en cliquant sur le boutons et 5. Indiquez la semaine actuelle (pas celle du jour de l absence, Molière calculera lui-même le type de semaine correspondant à l absence pour vous éviter de le faire). 6. Cliquez sur les plages horaires pour lesquelles le professeur sera absent dans la grille, la lettre représentant le motif d absence apparaît alors dans la case. 7. Cliquez sur «Enregistrer». 8. Cliquez sur «Lister» pour consulter les incidences de l absence. VII-4

159 Chapitre 7 Absences des professeurs La liste des absences s affiche avec la date, l heure, les classes concernées, les suppléances possibles et avec une colonne «Remarques» indiquant «Pas d incidence» le cas échéant. Vous pouvez également saisir vos remarques dans la colonne «Remarques» avant d imprimer. Les remarques saisies ne sont pas enregistrées et ne servent qu à vous faciliter le travail avec un listing imprimé proprement et sans surcharge manuelle. Vous avez également accès aux emplois du temps des élèves et des professeurs en cliquant sur «Emploi du temps classe» ou «Emploi du temps prof». Astuce Pour indiquer que le professeur est absent sur un jour complet, cliquez sur l entête de la colonne concernant le jour. Exemple C. Consultation des absences professeurs Nous allons voir : La fiche récapitulative des absences d un professeur La fiche récapitulative des absences de l ensemble des professeurs VII-5

160 La fiche récapitulative des absences d un professeur Accès : Choisissez Profs Fiche absences Professeur. Chapitre 7 Absences des professeurs Pour consulter la fiche récapitulative des absences d un professeur 1. Choisissez Profs Fiche absences Professeur. 2. Choisissez le professeur dans la liste. L écran de consultation comprend plusieurs parties : Le récapitulatif inférieur Le semainier Le calendrier Le récapitulatif des motifs Le récapitulatif inférieur Il rappelle le nombre d heures d absences total sur l année motif par motif. Le semainier Il indique les plages au cours desquelles le professeur ne travaille pas (cases grises) et le nombre de demi journées manquées dans les cases claires. Ce comptage correspond à la réalité constatée. Il va de soi que l addition des demi-journées manquées devant élève ne correspond pas nécessairement avec la saisie qui a été effectuée. Ainsi, si un professeur a été marqué comme absent pour maladie du lundi au vendredi mais qu il n a cours que le mardi après-midi et le jeudi, il aura seulement 3 ½ journées d absence dans le semainier. Le calendrier Il donne une indication sur les périodes manquées et les motifs invoqués. Sur ce calendrier, vous observez que seules sont reportées les absences ayant des incidences sur les classes (les lundis, mercredis et vendredis ne seront jamais présents dans ce calendrier pour notre professeur qui n a cours que les mardis et les jeudis). VII-6

161 Chapitre 7 Absences des professeurs Le récapitulatif des motifs Il donne une indication précise des demi-journées manquées pour chaque motif d absence. Le nombre total correspond à l addition des absences enregistrées dans le semainier. La fiche récapitulative des absences de tous les professeurs Accès : Choisissez Profs Fiche absences Récapitulatif. Un écran du même type que le précédent se présente à vous. Bien sûr, seuls le semainier et surtout le récapitulatif des demi-journées manquées par motif vous sont présentés. Les deux autres récapitulatifs n auraient aucun sens appliqués à l ensemble des professeurs. La partie «Remarques d ordre général» permet de saisir une remarque personnelle avant d imprimer. D. Suivi des sorties de classes Accès : Choisissez Eleves Sortie de classe. Ce module est destiné à mettre en évidence les incidences d une sortie de classe (professeurs touchés par cette sortie, groupes restant éventuellement en charge). Pour éditer la liste des incidences liées à une sortie de classe 1. Choisissez Elèves Sortie de classe. 2. Choisissez la classe dans la liste. 3. Indiquez la période de la sortie de classe : VII-7

162 Chapitre 7 Absences des professeurs Cliquez sur à droite de la date de départ. Un calendrier s affiche. Choisissez une date en cliquant dessus (vous pouvez changer de mois à l aide des flèches). La nouvelle date s affiche. Vous pouvez également taper directement la date dans la zone de saisie. Procédez de la même manière pour la date de fin. 4. Indiquez la semaine actuelle (pas celle du jour de la sortie, Molière calculera lui-même le type de semaine correspondant à la sortie pour vous éviter de le faire). 5. Cliquez sur «Lister». Les incidences de la sortie de classe s affichent avec la date, l heure, les professeurs concernés, les groupes restant. Vous pouvez également taper vos remarques dans la colonne Remarques avant d imprimer. Vous avez également accès aux emplois du temps des élèves et des professeurs en cliquant sur «Emploi du temps classes» ou «Emploi du temps profs». E. Etat des grévistes Accès : Choisissez Profs Etat des grévistes L état des grévistes est une liste de professeurs indiquant pour la journée de grève, quels sont leurs horaires de travail et éventuellement les classes qu ils ont en charge. Cet état vous permettra de pointer en salle des professeurs et dans les couloirs, les professeurs absents tandis qu ils étaient attendus. Cet état est traditionnellement réalisé par les secrétaires au terme d une compulsion fastidieuse des emplois du temps. Le cas échéant, cet état pourra également vous servir pour préparer certaines opérations particulières (journées des carrières etc. ) en repérant rapidement les professeurs disponibles et les classes qu ils ont en charge. Pour éditer l état des grévistes 1. Choisissez Profs Etat des grévistes. 2. Par défaut l écran s ouvre sur la date du jour. Vous pouvez changer de date en cliquant sur à droite de la date dans la barre d outils. 3. Indiquez le type de semaine correspondant à cette journée (paire ou impaire). 4. Cochez la case «Préciser les classes» pour connaître le détail des classes. 5. Cochez la case «Afficher les professeurs sans cours» pour ne pas tenir compte des emplois du temps et afficher tous les professeurs. Il n est pas possible de saisir les absences des grévistes à partir de cet état qui n est destiné qu à l édition. Toutefois, vous pourrez saisir très rapidement les absences des grévistes avec le module de Profs Absences professeur puisqu il vous suffit de sélectionner un nouveau professeur après avoir enregistré le premier gréviste pour pouvoir instantanément saisir son absence (inutile de sélectionner à nouveau les autres paramètres). VII-8

163 Chapitre 7 Absences des professeurs F. Echantillonnage des absences Accès : Choisissez Profs Echantillonnage Ce module permet d éditer la liste des professeurs ayant atteint un nombre choisi de demi-journées d absence pour un ou plusieurs motifs sur une période donnée. Pour obtenir un échantillonnage des absences 1. Choisissez Profs Echantillonnage. 2. Cliquez dans la zone de saisie en face du motif pour lequel vous voulez faire une recherche. 3. Tapez le critère de recherche : Critère Signification > X Recherche des professeurs ayant plus de X demi-journées d absence pour ce motif < X Recherche des professeurs ayant moins de X demi-journées d absence pour ce motif = X Recherche des professeurs ayant X demi-journées d absence pour ce motif Procédez de la même manière si vous voulez sélectionner d autres critères de recherche. 4. Indiquez la période de la recherche en choisissant la date de début et la date de fin. 5. Cliquez sur «Lister». Exemple L exemple suivant donne la liste des professeurs ayant atteint au moins 4 absences pour maladie et 6 pour formation (en effet, le signe > doit être compris au sens strict ; >5 signifie donc au moins 6). Les conditions sont cumulatives. Il est également possible de cumuler les conditions avec une condition sur le total des absences. VII-9

164 Chapitre 7 Absences des professeurs G. Messages réseau Accès : Choisissez Outils Envoi d un message réseau L envoi de messages réseau fonctionne avec la version réseau de Molière. Il est destiné à permettre un échange de messages entre les différents personnels (professeurs, administration). Il suppose bien sûr que chaque professeur ait accès à un ordinateur depuis sa salle de classe et qu un emploi du temps existe pour chaque personnel destinataire potentiel d un message. Le cas échéant, il s agira de saisir un emploi du temps fictif pour les personnels administratifs qui sont susceptibles de recevoir un message. Pour envoyer un message sur le réseau 1. Choisissez Outils Envoi d'un message réseau. 2. Choisissez les destinataires dans la liste selon les procédures Windows : un clic sélectionne un personnel. un nouveau clic tout en gardant la touche Ctrl du clavier enfoncée permet d en sélectionner un second simultanément. un premier clic puis un deuxième sur un autre nom en gardant la touche Maj enfoncée sélectionnent tous les professeurs entre les deux noms. 3. Cliquez dans la zone de message et tapez votre texte. 4. Cliquez sur «Envoyer». Les messages envoyés pourront être lus par les destinataires depuis Molière version Réseau. Les messages pourront également être effacés. Au lancement de Molière, il est précisé à l utilisateur si des messages existent. VII-10

165 Chapitre 8 Statistiques des absences VIII. Chapitre 8 Statistiques des absences Molière propose un ensemble complet d outils statistiques que nous allons vous présenter dans ce chapitre. Dans ce chapitre A. Statistiques en temps réel B. Statistique détaillée sur l absentéisme C. Absences des élèves D. Retards des élèves E. Absences des élèves par niveaux (Classes de 3 ème, 4 ème ) F. Plan hebdomadaire des absences par classe G. Relevés des absences H. Envois de courriers par modèle de lettre ou par classe I. Absences des professeurs J. Liste des cours manqués K. Absences élèves par mois, par trimestre, par classe et par niveau (Tableau général) L. Enquête mensuelle sur l absentéisme VIII-1

166 Chapitre 8 Statistiques des absences A. Statistiques en temps réel Accès : Choisissez Statistiques Statistiques en temps réel. Les statistiques en temps réel permettent de connaître la situation des absences, retards, sanctions ou incidents à un instant donné. Ces statistiques sont calculées à partir des élèves présents dans la base au moment du lancement du calcul. Par conséquent, elles ne tiennent pas compte des élèves partis et tiennent compte des élèves nouvellement arrivés comme s ils étaient présents depuis le début de l année. Les statistiques calculées se présentent à la fois sous forme de tableau et sous forme de graphique. Le module de statistiques sur les absences ou les retards Il permet, après sélection des critères, de calculer les éléments statistiques relatifs aux absences ou aux retards. Les critères de sélection sont les suivants : La période concernée : elle couvre exactement les dates choisies même si dans le tableau le résultat est reporté dans les colonnes par mois. Ainsi, si la date de début correspond au 15 novembre et la date de fin au 15 décembre, les absences (ou les retards) comptées dans le tableau pour le mois de novembre correspondront uniquement à celles de la seconde quinzaine et pour le mois de décembre à celles de la première quinzaine. Absences constatées seulement : si l option est cochée, seules les absences constatées sont prises en compte dans le calcul. Molière ne prend alors pas en compte les prévisions d absences. ou VIII-2

167 Chapitre 8 Statistiques des absences Type de retards : permet de sélectionner le type de retards ou combinaison de type de retards à prendre en compte : retards court, moyen ou long. Sélection des motifs : permet de définir les seuls motifs d absence ou de retard sur lesquels devront porter les absences ou retards pris en compte dans le comptage. Classes ou niveaux : permet de définir les classes sur lesquelles portent la recherche. Il est également possible de faire porter la sélection sur des niveaux de classes si ceux-ci ont été définis dans les Initialisations. Il n est pas possible de sélectionner plus de 10 classes ou niveaux pour des raisons de lisibilité du graphique. Totaliseur ou pourcentage permet : pour les absences de faire apparaître le résultat en totalisant le nombre de demi-journées d absences ou en calculant le pourcentage d absence selon la formule : (Nb demi-journées d absences x 100) / (Nb d élèves x Nb demi-journées ouvrées) pour les retards de faire apparaître le résultat en totalisant le nombre de retards ou en calculant le pourcentage de retard selon la formule : (Nb retards dans la classe pour le mois, les motifs et le type considérés x 100) / (Nb de retards total pour l année tout type confondus) Par défaut le graphique présente en abscisse les mois de la période de sélection. Vous pouvez en cliquant sur l intitulé «Mois >» du tableau de résultat choisir de faire apparaître en abscisse sur le graphique non pas les mois, mais les motifs d absence. Dans ce cas, il n est possible d aligner que 10 motifs au maximum pour des raisons de lisibilité. Pour obtenir les statistiques en temps réel des absences (ou des retards) 1. Choisissez Statistiques Statistiques en temps réel. 2. Sélectionner l onglet «Absences» ou «Retards» suivant les statistiques à calculer. 3. Effectuez vos sélections puis cliquez sur le bouton «Calculer». Vous pouvez choisir de faire apparaître le résultat en «Totaliseur» ou «Pourcentage» sans avoir à relancer le calcul. Par contre, pour toute autre modification de sélection, il est nécessaire de relancer le calcul pour que cela soit pris en compte. En cliquant sur le graphique, celui-ci bascule en représentation 3 dimensions ou 2 dimensions. Remarque Dans le cas des statistiques sur les retards, suivant le choix «Totaliseur» ou «Pourcentage», le graphique n est absolument pas comparable. Ceci est dû à la formule pour le calcul du pourcentage. Le module de statistiques sur les sanctions et les incidents Il permet, après sélection des critères, de calculer les éléments statistiques relatifs aux sanctions ou aux incidents. Les critères de sélection sont les suivants : La période concernée : elle couvre exactement les dates choisies même si dans le tableau le résultat est reporté dans les colonnes par mois. Ainsi, si la date de début correspond au 15 novembre et la date de fin au 15 décembre, les sanctions ou incidents comptés dans le tableau pour le mois de novembre correspondront uniquement à ceux de la seconde quinzaine et pour le mois de décembre à celles de la première quinzaine. Sélection des types : permet de définir les seuls types de sanctions ou d incidents sur lesquels devront porter les sanctions ou incidents pris en compte dans le comptage. Classes ou niveaux : permet de définir les classes sur lesquelles portent la recherche. Il est également possible de faire porter la sélection sur des niveaux de classes si ceux-si ont été définis dans les Initialisations. Il n est pas possible de sélectionner plus de 10 classes ou niveaux pour des raisons de lisibilité du graphique. Totaliseur ou pourcentage permet de faire apparaître le résultat en totalisant le nombre de sanctions (ou incidents) ou en calculant le pourcentage de sanction (ou incident) selon la formule (Nb sanctions dans la classe pour le mois et les types sélectionnés x 100) / (Nb sanctions au total pour l année dans la classe) VIII-3

168 Chapitre 8 Statistiques des absences Par défaut le graphique présente en abscisse les mois de la période de sélection. Vous pouvez en cliquant sur l intitulé «Mois >» du tableau de résultat choisir de faire apparaître en abscisse sur le graphique non pas les mois, mais les types de sanctions ou d incidents. Dans ce cas, il n est possible d aligner que 10 types au maximum pour des raisons de lisibilité. Pour obtenir les statistiques en temps réel des sanctions (ou des incidents) 1. Choisissez Statistiques Statistiques en temps réel. 2. Sélectionner l onglet «Sanctions» ou «Incidents» suivant les statistiques à calculer. 3. Effectuez vos sélections puis cliquez sur le bouton «Calculer». Vous pouvez choisir de faire apparaître le résultat en «Totaliseur» ou «Pourcentage» sans avoir à relancer le calcul. Par contre, pour toute autre modification de sélection, il est nécessaire de relancer le calcul pour que cela soit pris en compte. En cliquant sur le graphique, celui-ci bascule en représentation 3 dimensions ou 2 dimensions. Remarque Suivant le choix «Totaliseur» ou «Pourcentage», le graphique n est absolument pas comparable. Ceci est dû à la formule pour le calcul du pourcentage. Pour imprimer le résultat des statistiques Cliquez sur le bouton dans la barre d outils. B. Statistique détaillée sur l absentéisme Accès : Choisissez Statistiques Statistique d absentéisme détaillée La statistique d absentéisme détaillée permet de connaître la situation des absences sur une période donnée. Les statistiques calculées se présentent sous forme de tableau. La présentation de celui-ci (ex : information de lignes, information de colonnes) vous appartient. Vous pouvez exporter le tableau de résultat au format Excel à condition qu Excel soit installé sur votre ordinateur. Pour cet export, Molière propose plusieurs options d affichage: - Les intitulés des champs - Les totaux - Un titre, avec la possibilité de paramétrer l intitulé de ce titre - La date du jour - La période étudiée - Des bordures Pour calculer la statistique détaillée 1. Choisissez Statistiques Statistique d absentéisme détaillée 2. Sélectionnez les critères à retenir pour le calcul de la statistique : Sélectionnez les divisions à prendre en compte dans la statistique avec la bouton «Divisions». Sélectionnez les motifs à retenir pour la statistique à l aide du bouton «Motif». Précisez le type d absences à retenir : absences valables, absences non valable ou toutes. Indiquez la période sur laquelle porte la statistique. VIII-4

169 Chapitre 8 Statistiques des absences Indiquez si la première semaine de votre année scolaire est une semaine paire ou impaire. 3. Choisissez les valeurs à étudier : Choisissez la base de calcul des absences à l aide des options «Nombre d heures», «Nombre de journées» ou «Nombre de demi-journées». Si vous souhaitez le résultat en pourcentage, cochez l option «Afficher les résultats en pourcentages» et sélectionnez la précision du résultat (x chiffres après la virgule). 4. Déterminez la présentation du tableau de résultat : Choisissez l information à prendre en compte dans les colonnes du tableau de résultat avec la liste déroulante «En colonnes, trier par». Cochez l option «Activer lignes» si vous voulez le détail, en ligne, de la statistique. Dans ce cas, déterminez l information que vous souhaitez voir affichée en ligne à l aide de la liste déroulante «En lignes, trier par». Si vous avez cochez l option «Afficher les résultats en pourcentages», vous pouvez choisir d afficher le total en lignes, en colonnes ou lignes et colonnes. Pour exporter le tableau de résultat au format Excel 1. Choisissez Statistiques Statistique d absentéisme détaillée 2. Procéder au calcul de la statistique (voir procédure ci-dessus) 3. Cliquez sur le bouton «Exporter au format Excel» 4. Sélectionnez les paramétrages d export 5. Cliquez sur le bouton «Export» C. Absences des élèves Accès : Choisissez Statistiques Absences élèves Pour éditer les statistiques sur les absences des élèves 1. Choisissez Statistiques Absences élèves. 2. Indiquez les mois de début et de fin de sélection. 3. Si vous voulez limiter le calcul à une ou plusieurs classes : Cliquez sur «Classes». Sélectionnez une ou plusieurs classes dans la liste. Cliquez sur OK. 4. Cliquez sur «Calculer». Le graphique statistique s affiche. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles : Pour Procédez ainsi Faire apparaître les taux sur les barres Cochez la case «Etiquettes». Cacher la légende Décochez la case «Légende». Ne pas avoir d effet 3D Décochez la case «Effet 3D». VIII-5

170 Chapitre 8 Statistiques des absences Changer l allure du graphique Cliquez sur «Graphe». D. Retards des élèves Accès : Choisissez Statistiques Retards Le principe est strictement identique à celui décrit pour les absences bien que le résultat ne se présente pas sous la même forme. Pour éditer les statistiques sur les retards des élèves 1. Choisissez Statistiques Retards. 2. Indiquez les mois de début et de fin de sélection. 3. Si vous voulez limiter le calcul à une ou plusieurs classes : Cliquez sur «Classes». Sélectionnez une ou plusieurs classes dans la liste. Cliquez sur OK. 4. Cliquez sur «Calculer». Le graphique statistique s affiche. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles : Pour Procédez ainsi Faire apparaître les taux sur les barres Cochez la case «Etiquettes». Ne pas avoir d effet 3D Décochez la case «Effet 3D». Changer l allure du graphique Cliquez sur «Graphe». E. Absences des élèves par niveau Accès : Choisissez Statistiques Niveaux Le principe de mise en œuvre est strictement identique à celui décrit pour les absences et les retards bien que le résultat ne se présente pas sous la même forme. Toutefois, ce module ne fonctionnera que si vous avez bien initialisé les «sélections de niveau» dans le menu Fichier Initialisations. Le logiciel doit en effet connaître les regroupements que vous effectuez pour pouvoir éditer des statistiques par niveau. Pour éditer les statistiques par niveau 1. Choisissez Statistiques Niveaux. 2. Indiquez les mois de début et de fin de sélection. 3. Cliquez sur «Calculer». Le graphique statistique s affiche. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles : VIII-6

171 Chapitre 8 Statistiques des absences Pour Procédez ainsi Faire apparaître les taux sur les barres Cochez la case «Etiquettes». Cacher la légende Décochez la case «Légende». Ne pas avoir d effet 3D Décochez la case «Effet 3D». Changer l allure du graphique Cliquez sur «Graphe». F. Plan hebdomadaire des absences par classe Accès : Choisissez Statistiques Plan hebdomadaire Ce module permet de mettre en évidence les tendances d une division à manquer plus spécialement certaines heures de cours. Pour éditer le plan hebdomadaire des absences 1. Choisissez Statistiques Plan hebdomadaire. 2. Indiquez les dates de début et de fin de sélection. 3. Cliquez sur «Sélection de classes» pour choisir une classe. 4. Cliquez sur «Calculer». Les statistiques s affichent. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles : Pour Procédez ainsi Connaître le professeur concerné par une case Visualiser le graphique correspondant Cliquez sur «Graphe» Cliquez deux fois sur la case (ceci ne fonctionne que si un emploi du temps existe dans Molière) Avoir les statistiques de retards Cliquez sur le bouton Abs puis cliquez sur le bouton «Calculer» G. Relevés des absences Accès : Choisissez Statistiques Contrôles horaires Ce module permet de connaître les taux de retour des relevés d'absence enregistrés pour une division pour chaque heure de cours. Pour éditer le statistiques sur le contrôle des relevés d absences 1. Choisissez Statistiques Contrôles horaires. 2. Indiquez les dates de début et de fin de sélection. 3. Cliquez sur «Sélection de classes» pour choisir une classe. 4. Cliquez sur «Calculer». Les statistiques s affichent. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles : VIII-7

172 Chapitre 8 Statistiques des absences Pour Connaître le professeur concerné par une case Procédez ainsi Cliquez deux fois sur la case (ceci ne fonctionne que si un emploi du temps existe dans Molière) Visualiser le graphique correspondant Cliquez sur «Graphe» H. Envois de courrier par modèle de lettre ou par classe Par modèle de lettre Accès : Choisissez Statistiques Lettres types Par modèle Ce module permet de connaître le nombre de lettres envoyées chaque mois par modèle de lettre. Pour éditer le tableau des lettres envoyées par numéro de modèle 1. Choisissez Statistiques Lettres types Par modèle. 2. Cliquez sur «Sélection de classes». 3. Sélectionnez une ou plusieurs classes. 4. Cliquez sur OK. Par classe Accès : Choisissez Statistiques Lettres types Par classe Ce module permet de connaître le nombre de lettres envoyées chaque mois par division. Pour éditer le tableau des lettres envoyées par division 1. Choisissez Statistiques Lettres types Par classe. 2. Sélectionnez une ou plusieurs classes. 3. Indiquez le numéro du modèle de lettre sur lequel doit porter la recherche et tapez la touche Entrée du clavier. I. Absences des professeurs Accès : Choisissez Statistiques Absences professeurs Le principe de mise en œuvre est strictement identique à celui décrit pour les absences des élèves. Pour éditer les statistiques sur les absences des professeurs 1. Choisissez Statistiques Absences professeurs. 2. Indiquez les mois de début et de fin de sélection. 3. Cliquez sur «Calculer». VIII-8

173 Chapitre 8 Statistiques des absences Le graphique statistique s affiche. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles : Pour Procédez ainsi Faire apparaître les taux sur les barres Cochez la case «Etiquettes». Cacher la légende Décochez la case «Légende». Ne pas avoir d effet 3D Décochez la case «Effet 3D». Changer l allure du graphique Cliquez sur «Graphe». J. Liste des cours manqués Accès : Choisissez Statistiques Cours manqués Dans le cas où vous avez importé ou saisi les emplois du temps professeurs, Molière offre la possibilité de lister, sur une période donnée, le nombre d heures de cours manqués par division suite à des absences professeurs. Ce listing est indicatif. Compte tenu du fait que les emplois du temps ne contiennent ni les remarques de UnDeuxTEMPS, ni la gestion calendaire de UD Planning, vous pouvez constater quelques imprécisions par rapport à la réalité. Pour lister les cours manqués 1. Choisissez Statistiques Cours manqués. 2. Définissez votre période de recherche, puis indiquez si la première semaine de votre période est une semaine impaire(1) ou une semaine paire(2). 3. Sélectionnez les motifs d absence prof à retenir pour la recherche. 4. Cliquez sur le bouton «Lister». Pour chaque classe est listé le nombre d heures manquées, avec en détail le nom de chaque professeur et son nombre d heures manquées. K. Absences des élèves par mois, par trimestre, par classe et par niveau Accès : Choisissez Statistiques Tableau général Le tableau général indique les taux d absence mois par mois pour chaque division et niveau. Il récapitule également les moyennes trimestrielles. VIII-9

174 Chapitre 8 Statistiques des absences Ce tableau n affiche de valeurs que si vous avez enregistré les statistiques à la fin des mois écoulés (voir Chapitre 3 Travaux de fin de période). Le tableau général est complété automatiquement. Dans le cas où votre établissement fonctionne en monoposte, ou sur deux réseaux distincts, et que la gestion des absences par divisions est partagée sur les différentes installations ; Exemple : la première installation de Molière gère les absences des classes de 6 ème, 5 ème et la moitié des 4 ème. La deuxième installation de Molière gère les absences de la deuxième moitié des 4 ème et des 3 ème. Sur chacune des installations de Molière, dans le tableau général des statistiques, les taux moyens calculés pour les niveaux ou pour l ensemble de l établissement seront inexacts. Effectivement, sur la première installation, certaines classes de 4 ème n étant pas suivies dans la base Molière, le taux d absences du niveau 4 ème sera erroné. Pour palier cette situation, vous pouvez indiquer les divisions non suivies dans les Initialisations onglet Sélection niveaux pour chacune des installations de Molière. Remarques Prenez soin d attribuer l ensemble des divisions à un niveau, même celles dont les absences ne sont pas suivies dans votre base Molière. Si l ensemble des classes sont suivies dans votre base Molière, vous n avez pas à utiliser cette commande. Pour indiquer les classes non suivies pour le calcul statistique 1. Choisissez Fichier Initialisations, onglet Sélection niveaux. 2. Cliquez sur le bouton. Le curseur de la souris prend alors la forme d une main. 3. Cliquez sur les divisions à ne pas prendre en compte lors du calcul statistique. Celles-ci se mettent entre parenthèses. En cas d erreur de sélection, cliquez à nouveau sur la division pour la prendre en compte. 4. Cliquez à nouveau sur le bouton. Puis cliquez sur «Appliquer les paramètres». Molière connaît les divisions à exclure du comptage statistique pour le calcul des moyennes. L. Enquête mensuelle sur l absentéisme Accès : Choisissez Statistiques Enquête mensuelle Cette fonction permet d effectuer des statistiques mensuelles et plus particulièrement de répondre à la demande ministérielle auprès des établissements publics du second degré sur l absentéisme des élèves. Cette statistique se base sur les cours effectis. Les absences des élèves ne saxess-omt pas comptabilisées lorsque l établissement est fermé. Cet écran comporte une grille dans laquelle sont calculées automatiquement les demi-journées d absences en fonction de divisions et du mois que vous sélectionnez. On distingue : - Le nombre de demi-journées d absences sans motif compris entre 4 et 10 - Le nombre de demi-journées d absences non justifié compris entre 4 et 10 - Le nombre de demi-journées d absences sans motif égal à 11 ou supérieur - Le nombre de demi-journées d absences non justifié égal à 11 ou supérieur Cet écran comporte également une seconde partie calculée automatiquement. Comme la grille évoquée cidessus, elle tient compte des divisions et du mois sélectionnés. On obtient : - Le nombre total d absences sans motif - Le nombre d heure d absences non justifiées VIII-10

175 Chapitre 8 Statistiques des absences - Le nombre total d heures d absences tous motifs confondus - Le nombre d heures d enseignement estimé dans le mois. Remarques On considère qu une seule heure d absence dans une demi-journée compte comme une demi-journée d absence. De la même façon, si vous saisissez les absences à la demi-heure, une demi-heure d absence dans une demi-journée compte pour une demi-journée d absence. Si vous n avez pas importé ou saisi d emploi du temps dans Molière, le nombre d heures d enseignement estimé ne sera pas renseigné. Pour calculer la statistique mensuelle 1. Choisissez Statistiques Enquête mensuelle 2. Sélectionnez le mois sur lequel porte l enquête 3. Indiquez si votre année scolaire débute par une semaine paire ou impaire. 4. Sélectionnez les classes en fonction des catégories (ex : enseignement type collège, enseignement second cycle général et technologique) 5. Cliquez sur le bouton «(Re)Calculer». VIII-11

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177 Chapitre 9 Les outils annexes IX. Chapitre 9 Les outils annexes Molière propose quelques outils complémentaires qui peuvent trouver leur utilité sur le bureau d un CPE, d un personnel de direction ou pour l organisation de l établissement. Dans ce chapitre A. Export de données aux formats Excel, OpenOffice et Texte B. Assistant de sélection C. Gestion de la correspondance D. Impressions en batterie E. Les imprimés F. Le journal administrateur G. Purge des données H. Consulter le dossier d un élève parti en cours d année I. Envoyer des messages aux utilisateurs IX-1

178 Chapitre 9 Les outils annexes A. Export de données aux formats Excel, OpenOffice et Texte Dans les écrans présentant un résultat sous forme de liste ou de tableau, vous pouvez choisir d exporter les informations dans un fichier de type Excel, OpenOffice (v3.1 minimum), texte ou vers un Pocket PC afin de les exploiter en dehors de Molière (statistiques, rapport ). Impératif L exportation vers un fichier au format Excel ou OpenOffice n est proposée que si l application choisie est installée sur votre machine. Pour exporter des données de Molière 1. Dans l écran où vous avez obtenu votre résultat sous forme de liste ou tableau, cliquez sur le bouton. Si ce bouton n est pas accessible, c est que l écran dans lequel vous vous trouvez ne propose pas d exportation. 2. La fenêtre suivante s ouvre, vous permettant de sélectionner le type d export. L export vers Pocket PC est disponible uniquement si votre Pocket PC est connecté à votre ordinateur. 3. Molière vous propose d enregistrer le document dans le dossier Export de son répertoire d installation. Vous pouvez si vous le souhaitez modifier ce dossier de destination en cliquant sur. 4. Cliquez sur «Exporter». B. Assistant de sélection Accès : Choisissez Outils Assistant de sélection L assistant de sélection permet de vous familiariser rapidement aux différents écrans récapitulatifs de Molière Pour utiliser ce module, suivez les instructions que vous avez à l écran afin d obtenir la fenêtre désirée. Vous pourrez ainsi utiliser le menu désiré en quelques clics. IX-2

179 Chapitre 9 Les outils annexes C. Gestion de la correspondance Accès : Choisissez Outils Correspondance Saisie d un courrier Cet outil offre la possibilité de suivre les courriers et circulaires arrivés. En effet, trop souvent un courrier arrivé disparaît sans que l on connaisse l émetteur, le destinataire, la date etc. L outil de suivi de correspondance permet de saisir les éléments essentiels d un courrier arrivé (origine, délais, mots clés, contenu sommaire et décisions que vous prenez le cas échéant, personne chargée du suivi de la question, date de rappel), et de consulter ces fiches courriers. Ce module vous rappelle automatiquement la nécessité de consulter une fiche courrier à une date que vous aurez déterminée. Pour saisir une fiche courrier 1. Choisissez Outils Correspondance Saisie d un courrier. Si C est la première fois que vous utilisez le module Procédez ainsi Tapez le mot de passe que vous utiliserez pour ce module (il peut être différent de celui éventuellement mis en œuvre pour entrer dans Molière). Vous avez déjà saisi une ou plusieurs fiches courriers Tapez votre mot de passe Si vous n avez pas tapez correctement le mot de passe, Molière vous demande s il faut créer un nouveau fichier de fiches courriers : Choisissez «Non» et Retapez votre mot de passe. La fenêtre de saisie d une fiche courrier s affiche. 2. Tapez le titre du courrier (par exemple : Enquête I.A. sur l absentéisme). 3. Indiquez la date d arrivée (jj/mm). 4. Indiquez l origine (par exemple : I.A.). 5. Indiquez quelques mots clés séparés par des espaces pour faciliter la consultation future de votre fichier de correspondances (par exemple : IA enquête absentéisme). 6. Tapez un résumé ainsi que vos décisions vis à vis de ce courrier (par exemple : Enquête à retourner avant le 10/11 au service Vie scolaire. Confiée à M. DURANT pour suivi). 7. Indiquez la situation du courrier (En cours, Urgent etc. ). 8. Indiquez une date de rappel automatique (par exemple : 07/11). Quand vous lancerez Molière le 07/11, un message vous signalera que vous devez consulter la fiche courrier «Enquête I.A. sur l absentéisme». 9. Cliquez sur «Saisir». Pour consulter vos fiches de correspondance 1. Choisissez Outils Correspondance Consultation - suivi. 2. Tapez votre mot de passe. L écran de consultation s affiche. Les rubriques jaunes sont celles sur lesquelles vous pouvez entrer des critères de recherche d une fiche. Pour Procédez ainsi Consulter les fiches dans l ordre croissant de saisie Cliquez «Chercher». Déplacez-vous d une fiche à l autre avec les boutons et. IX-3

180 Chapitre 9 Les outils annexes Les boutons et permettent d aller respectivement à la première et à la dernière fiche. Rechercher une fiche par rapport à son titre Cliquez dans la rubrique «Titre». Tapez les premières lettres du titre. Cliquez sur «Chercher». Si aucune fiche n apparaît, c est qu il n en existe pas commençant par cette suite de lettres. Rechercher une fiche par rapport à un mot clé Cliquez dans la rubrique «Mots clés». Tapez le mot clé recherché. Cliquez sur «Chercher». Si aucune fiche n apparaît, c est qu il n en existe pas pour ce mot clé. Rechercher une fiche par rapport à la date d arrivée du courrier Cliquez dans la rubrique «Date d arrivée». Tapez la date recherchée. Cliquez sur «Chercher». Si aucune fiche n apparaît, c est qu il n en existe pas pour cette date. Rechercher une fiche par rapport à son origine Cliquez dans la rubrique «Origine». Tapez les premières lettres de l auteur du courrier. Cliquez sur «Chercher». Si aucune fiche n apparaît, c est qu il n en existe pas pour cet auteur. 3. Si la fiche trouvée n est pas celle que vous recherchez : Cliquez sur «Suivant» pour afficher la fiche suivante vérifiant les mêmes critères. Pour modifier le contenu d une fiche 1. Recherchez la fiche à modifier selon la procédure décrite précédemment. 2. Faites vos modifications. 3. Cliquez sur «Saisir». Les modifications sont enregistrées. D. Impressions en batterie Ce module permet d imprimer pour un ensemble d élèves le récapitulatif des absences et la carte de l élève. Dossier récapitulatif des absences Accès : Choisissez Outils Impression en batterie Dossiers récapitulatifs des absences Cette fiche est celle que vous pouvez visualiser pour chaque élève en cliquant sur. IX-4

181 Chapitre 9 Les outils annexes Remarque Vous pouvez définir un intervalle de dates pour le listing des absences et retards du tableau «Détail des absences et retards». Ces dates de prise en compte des absences et retards ne s appliquent que pour ce tableau. Les autres tableaux ou graphiques choisis pour la mise en page du dossier récapitulatif sont sur l année scolaire. Pour imprimer les fiches récapitulatives d absences 1. Choisissez Outils Impression en batterie Dossiers récapitulatifs des absences. 2. Sélectionnez les élèves. 3. Cliquez sur «Imprimer les dossiers récapitulatifs». Attention, la mise en page choisie reste valable jusqu à ce que vous en changiez. Dossier récapitulatif destiné aux parents Accès : Choisissez Outils Impression en batterie Récapitulatifs destinés aux parents Cette fiche est un état récapitulatif des absences et retards destiné aux parents d élèves. Pour imprimer l état récapitulatif des absences et retards 1. Choisissez Outils Impression en batterie Récapitulatifs destinés aux parents. 2. Sélectionnez les élèves. 3. Sélectionnez les motifs à retenir ainsi que la période à prendre en compte. 4. Si vous cochez «Imprimer également pour le second responsable légal», la copie est réalisée si le second responsable existe et si son adresse est différente de celle du premier responsable. Dans ce cas, Molière ne tient pas compte du paramétrage pour l élève de l envoi des courriers au second responsable effectuée dans la base élèves, voir Chapitre 2 Paramétrages initiaux - II.J. Autres initialisations. 5. Cliquez sur le bouton «Imprimer les dossiers». Carte de l'élève Accès : Choisissez Outils Impression en batterie Cartes de l élève Cette carte contient la photo, le nom, le prénom, la date de naissance, la classe et l emploi du temps de l élève, ainsi que l interdiction de sortie éventuelle qui peut être saisie individuellement dans la liste multicritères ou dans le module de modification de la base élèves. Pour imprimer les cartes d élèves 1. Choisissez Outils Impression en batterie Cartes de l'élève. 2. Sélectionnez les élèves. 3. Sur la carte de l'élève, cliquez sur l'intitulé bleu «Carte du collégien» pour le transformer en «Carte du lycéen» ou en «Carte de l étudiant» et réciproquement. 4. Cliquez sur «Imprimer les cartes». IX-5

182 Chapitre 9 Les outils annexes Planches à codes barres Accès : Choisissez Outils Impression en batterie Planches de saisie des asences par codes à barres Pour les explications concernant les planches à codes barres, reportez-vous au chapitre 3 Saisie des absences élèves par codes à barres. E. Les imprimés Molière peut éditer trois types d imprimés : Relevé horaire d absence Relevé journalier d absence par classe Relevé journalier d absence par prof Pour imprimer Un relevé horaire d absence Procédez ainsi Choisissez Outils Les imprimés Relevé horaire d absence. L imprimé s affiche. Cliquez sur «Imprimer le modèle». Un relevé journalier d absence par classe Choisissez Outils Les imprimés Relevé journalier d absence par classe. L imprimé s affiche. Choisissez le format d impression en cliquant sur l'intitulé bleu «Format A4» de l'imprimé pour obtenir le «Format A5» et réciproquement. Si vous souhaitez ajouter sur l imprimé la liste des élèves d une classe, cliquez sur «Sélectionner une classe». Cochez «Lignes de séparation» pour avoir une ligne de séparation entre chaque élève. Cliquez sur «Imprimer le modèle». Un relevé journalier d absence par professeur Choisissez Outils Les imprimés Relevé journalier d absence par prof. L imprimé s affiche. Choisissez le format d impression en cliquant sur l'intitulé bleu «Format A4» de l'imprimé pour obtenir le «Format A5» et réciproquement. Cliquez sur «Imprimer le modèle». F. Le journal administrateur Accès : Choisissez Outils Journal administrateur Ce document permet à l administrateur de Molière d imprimer sur un seul document, l ensemble des paramétrages de Molière. Le journal administrateur recense : Les coordonnées de l établissement. La version du logiciel (Monoposte ou Réseau et date). La liste de vos modèles de lettre avec leur résumé. La liste des motifs d absence et de retard élèves et professeurs. La liste des gommettes. IX-6

183 Chapitre 9 Les outils annexes La liste des alertes avec leur critère d application. Les chemins d accès aux données (Fichiers élèves, UnDeuxTEMPS, Photos, borne à retards et Molière) Les trois dernières dates de sauvegarde. Les trois dernières dates de restauration. Les trois dernières dates d importation de fichiers élèves. Les trois dernières dates d importation de UnDeuxTEMPS. Les trois dernières dates de modification de la base élève de Molière. Pour imprimer le journal administrateur 1. Choisissez Outils Journal administrateur. 2. Cliquez sur. G. Purge des données Accès : Choisissez Outils Purger les données Molière permet de sélectionner des données à purger tout en conservant le reste de vos informations contenues dans votre logiciel. Vous pouvez ainsi sélectionner très précisément les données à conserver et les données à supprimer. Recommandations Il est vivement conseillé d effectuer une sauvegarde de vos données avant de lancer une purge. Vérifiez bien les éléments que vous avez sélectionnés pour la purge car celle-ci est définitive. Pour purger des données 1. Choisissez Outils Purger les données. IX-7

184 Chapitre 9 Les outils annexes 2. Sélectionnez la période pour laquelle vous voulez purger les données 3. Sélectionnez les données à purger (Absences, Retards ) 4. Sélectionnez les élèves concernés par la purge. 5. Cliquez sur «Purgez les données». H. Consulter le dossier d un élève parti en cours d année Accès : Choisissez Outils Consulter un dossier d élève sorti. Lorsqu un élève quitte l établissement en cours d année, vous pouvez encore consulter son dossier. Les élèves sont déclarés ayant quitté l établissement dès lors qu ils ne se trouvent plus dans un nouveau fichier des élèves importé depuis SIECLE ou UD Elèves. Molière les supprime alors de la base de l année en cours et les conserve dans un fichier d archivage. Pour consulter le dossier d un élève sorti 1. Choisissez Outils Consulter un dossier d élève sorti. 2. Sélectionnez l élève dont vous souhaitez consulter le dossier. IX-8

185 Chapitre 9 Les outils annexes I. Envoyer des messages aux utilisateurs Accès : Choisissez Outils Message de l administrateur. Cet outil est particulièrement utile pour l installation de sous-version, ou pour la mise à jour de la base élèves. Une fenêtre «Message pop up aux utilisateurs de Molière» apparaît : IX-9

186 Chapitre 9 Les outils annexes L administrateur choisit le ou les utilisateur(s) destinataire(s) du message dans le cadre de gauche (une sélection multiple avec la touche CTRL est possible) puis rédige son message dans la partie de droite et enfin procède à l envoi en cliquant sur le bouton «Envoyer le message». Dès l appui sur le bouton «Envoyer le message», le message est affiché dans les 5 secondes sur les postes clients destinataires. Une case à cocher «Retourner un accusé réception pour chaque utilisateur» vous permettra de recevoir vousmême un message indiquant pour chaque utilisateur qu il a bien reçu le message. Une case à cocher «Fermer Molière» propose en plus du message, de fermer l application Molière sur le poste du ou des destinataire(s). Cette option est particulièrement adaptée à l installation de sous-version qui nécessite que Molière soit fermé sur tous les postes. Remarque Cette fermeture à distance de l application Molière est brutale, elle s effectue sans sauvegarde préalable et ne tient pas compte des éventuelles fenêtres ouvertes. IX-10

187 Axess-OMT X. Axess-OMT La gamme des logiciels Axess-OMT La solution intégrée Axess-OMT Fonction Conception des emplois du temps Gestion des ressources au quotidien Gestion individuelle des élèves La vie scolaire sur Internet Préparation de la rentrée Notes et animation du conseil de classe Prévention et gestion de l absentéisme Planification des rendez-vous parents profs Produit UnDeuxTEMPS UD Planning UD Elèves VieScolaire.net UD Répartition Nota Bene Molière Parents Profs X-1

188 Axess-OMT Conditions commerciales des logiciels Axess-OMT Tarif spécial Cité Scolaire pour vous permettre d acquérir plusieurs licences. Des «mises à jour» annuelles apportant de réelles avancées fonctionnelles. Pour les logiciels UnDeuxTEMPS, UD Répartition, Nota Bene et Molière La mise à disposition du logiciel dans votre établissement avant l achat. Support téléphonique gratuit pour la première rentrée. L assistance téléphonique du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h (16h00 le vendredi). Que se passe-t-il à la fin du test? Le logiciel devient inactif et vos données sont conservées sauf si vous décidez de les effacer. Si vous commandez avant 15 heures vous recevez la nouvelle version sous 48 heures. Dès réception de votre nouvelle licence, vous retrouvez vos données intactes. Comment commander à la fin du test (ou avant)? Pour commander, utilisez un bon de commande officiel ou faites une commande sur papier libre. Veillez à porter les indications suivantes : Nom de l utilisateur, n de téléphone, de fax et adresse mail officielle de l établissement. Nombre de professeurs. Nombre d élèves. Spécial UnDeuxTEMPS Au moment de commander, vous choisissez un mode de financement avec votre gestionnaire. Offre de financement à l issue du test (dépend du type de logiciel) : Remise spéciale à l achat du logiciel en mise à jour concurrence si vous possédez un logiciel d emploi du temps concurrent. Licence définitive : le prix de la part de location est déduit. Licence de location annuelle avec possibilité d achat chaque année. Facturation d une licence définitive sur deux exercices. X-2

189 Axess-OMT Fonctionnement du support technique des logiciels Axess-OMT Accès au support Le support technique Axess-OMT est accessible sur abonnement par téléphone, par fax et par le site Internet Axess-OMT pour les logiciels UnDeuxTEMPS, UD Répartition, Molière, Nota Bene, VieScolaire.net, UD Elèves et La-Vie-Scolaire.fr. Il est également accessible pour les autres logiciels de la gamme Axess-OMT par fax et par le site Internet Axess-OMT. Des règles simples pour vous assurer un meilleur service Le support téléphonique a pour mission de répondre aux questions fonctionnelles de type «Comment arriver à tel résultat avec tel Logiciel Axess-OMT?». Dans la seule mesure du temps disponible, nous essayons de vous aider sur les autres domaines d exploitation. Quelques conseils élémentaires avant d appeler l assistance Pour obtenir un service de qualité tout en préservant les droits de vos collègues abonnés, n oubliez pas de : Lire le manuel d utilisation avant d exploiter le logiciel. Apprendre les rudiments de Windows : double clic de souris, copie de fichiers, déplacement de fichier Consulter de temps en temps le site Internet Axess-OMT! Vous y trouverez les réponses aux questions fréquemment posées et ainsi gagnerez du temps. Adresse : Rubrique UnDeuxTEMPS/questions-réponses. Préparer vos questions avant d appeler le service support. Notez les réponses dans un cahier de suivi. Important! Notez que les débuts de demi-journée sont les plus chargés. Au moment de l appel, ayez votre micro en marche près du téléphone. Mémorisez votre numéro de client, il est inscrit sur les factures et les suivis de commande. Enregistrez votre travail le plus souvent possible; faites souvent des sauvegardes. Pour envoyer vos données plus rapidement Si l envoi de vos données est nécessaire, merci de ne jamais les envoyer par courrier ou messagerie électronique avant d avoir appelé le service technique. Pour des raisons de sécurité touchant les virus, nous ne pourrons ouvrir aucun message si vous n avez pas contacté le support au préalable. Support téléphonique du logiciel UnDeuxTEMPS la 1 ère quinzaine de juillet Une équipe renforcée vous assistera pendant les horaires d ouverture de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h (16h pour le vendredi). Une période de fermeture pendant les congés d été vous sera précisée dans une lettre d information et sur notre site internet. X-3

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191 Index XI. Index Absences élèves A Absences à la demi-heureiii-12, III-23, III-31, III-41 Absences à la demi-pension... III-10 Absences du jour... III-54 Absences nombreuses... III-55 Absences sélectives... III-56 Consulter le dossier d'un élève sorti... IX-8 Prévision d'absence... III-6 Registre mensuel... III-42, III-46 Saisie collective... III-41 Saisie hebdomadaire... III-32 Saisie individuelle... III-2 Saisie par classe... III-14 Saisie par codes à barres... III-44 Saisie par prof... III-24 Absences non valablesiii-6, III-9, III-18, III-21, III- 26, III-35, III-39 Absences professeurs Consultation... VII-5 Cours manqués... VIII-9 Echantillonnage... VII-9 Saisie... VII-4 Alertes... II-16 Align... III-7, III-27, III-36 Années scolaires... II-24 Assistant de publipostage... VI-23 Assistant de sélections... IX-2 Assistant photo... II-10 B Bulletins de retenue... V-4 C Calendrier absences... III-12 Censeurs Autres censeurs... II-19 Champ de publipostage... VI-4 Codes à barres Impression... III-44 Saisie des absences... III-45 Comptage des absences... III-57 Consulter le dossier d un élève sorti... IX-8 Consutation des années scolaires... II-24 Courriers envoyés aux deux responsables... II-20 Cours manqués... VIII-9 D Date système... II-3 Détail des sanctions...iii-3, III-15, III-32, III-48 DispenseIII-3, III-16, III-25, III-33, III-42, III-43, III-49 Liste des dispensés... III-59 E Echantillonnage des abs Prof... VII-9 Emplois du temps... VII-2 Cours manqués... VIII-9 demi-heure... VII-2, VII-3 Importation de STS-WEB... II-9 Indicateur de remplacement... VII-4 Saisie d'un emploi du temps prof... VII-2 Enlever la trace d un courrier... III-49 Enregistrement mensuel des stats... III-62 planification... II-13 Etat gréviste... VII-8 Etiquette type... VI-16 Export de données... V-4, V-7, IX-2 F Fiche de scolarité... III-2, III-15, III-32, III-48, IV-2 Fiche récap des abs...iii-2, III-15, III-32, III-48 1

192 Index G Gestion de la correspondance... IX-3 Gommette... II-16 Appliquer une gommette à plusieurs élèves III-17, III-50 Appliquer une gommette à un élèveiii-4, III-16, III-25, III-34, III-49 Grève... VII-8 I Importation de la base élèves à partir d'un fichier texte... II-6 de Sconet... II-3 de UD Elève... II-5 Importation des emplois du temps de STS-WEB... II-9 Importation des retards depuis la borne à retards II- 12 Impression Incidents et sanctions... V-8 Impressions en batterie Carte de l élève... IX-5 Dossiers récapitulatifs des absences... IX-4 Planches à codes barres... IX-5 Incidents... V-2 Initialisations Accès aux fichiers... II-2 Alertes... II-16 Gommettes... II-16 Grille et Calendrier... II-2 Incidents et sanctions... II-18 Journal administrateur... IX-6 Motifs d'absence élève... II-15 Motifs d'absence prof... II-16 Niveaux... II-13 Paramètres internet... II-18 J Journal administrateur... IX-6 L Lettre type...vi-2 Libellule... II-7 Liste des absents au service d hébergement... III-10 Liste des alertes... III-62 Liste des appels oubliés... III-61 Liste multicritères... IV-4 M Mémo...III-3, III-15, III-33, III-48 messages... IX-8 Messages réseau... VII-10 Modèle de lettre... VI-2 Modèle de lettre OpenOffice... VI-14 Modèle de lettre word... VI-12 Modèle d'étiquette... VI-16 Motifs d absence Elèves... II-15 Professeurs... II-16 Mots de passe... II-21 N Niveaux... II-13 O Axess-OMT... 4 P Photos élèves... II-9 Plan hebdo des abs par classe... Voir Statistiques Préférences... II-19 Prévision d absence... III-6 Publipostage Annuler la sélection d élèves... VI-25 Assistant de publipostage... VI-23 Champ de publipostage... VI-4 Collectif... VI-23 Création des modèles de lettre... VI-7 Création des modèles d'étiquette... VI-18 de lettre... VI-26 de mail... VI-27 d'étiquettes... VI-27 Enlever la trace d'un courrier envoyé... III-49 Individuel... VI-21 par SMS... VI-28 Publipostage OpenOffice... VI-14 2