FICHE ACTION numéro : 1.1

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1 FICHES ACTION ET EVALUATION FICHE ACTION numéro : 1.1 Axe de Travail : 1 Réviser les textes fondateurs : les statuts, le règlement intérieur associatif Travail de groupe ; alternance des validations et contrôles réglementaires UNAPEI Bureau et le directeur général Le président Adhérents Le règlement intérieur est un document de référence commune, faire évoluer par la consultation et le renfort de l UNAPEI Validation par le CA Vote par l AG AGE en 2014 : statuts CA en 2015 : règlement intérieur

2 FICHE ACTION numéro : 1.2 Axe de Travail : 1 Définir les missions, rôles, tâches des instances gouvernantes, processus de décision des instances gouvernantes (CA, Bureau, commissions) Aide de l UNAPEI sur la base du cadre de référence posé par le règlement intérieur Bureau et CA Le président CA Accompagnement des administrateurs et du DG/UNAPEI, élaboration des fiches missions Fiche missions faite à terme, président, trésorier, vice-président, secrétaire, administrateurs, administrateurs délégués/ mandat, responsable de commission Départ après le règlement intérieur + 2 ans

3 FICHE ACTION numéro : 1.3 Axe de Travail : 1 Evaluer et mettre en place des actions d amélioration continue au niveau de l Association Groupe de travail chargé de mettre en place l instance éthique (cf fiche 4.1) 1 administrateur responsable de la commission Gouvernance de l Association - Suivi des fiches actions du projet associatif, - Planning - Règlement intérieur - Travaux des commissions, comptes rendus En 2018 : l Association bénéficie d un suivi des actions, d une évaluation régulière 2015 : la commission fondatrice de la commission éthique est mobilisée sur cette fiche action 2016 : Les outils de suivi et d évaluation sont en place 2017 : Les premiers audits ou évaluations commencent 2018 : Une revue qualité et un rapport existent

4 FICHE ACTION numéro : 1.4 Axe de Travail : 1 Développer les compétences de la gouvernance par la formation et l ouverture sur l extérieur - Groupe de travail - Questionnaire - Fiches missions avec UNAPEI 2 ou 3 administrateurs et appui Campus Formations DAC 1 administrateur Administrateurs et adhérents - Enquête spontanée auprès des administrateurs pour déterminer les besoins en formation et rechercher l offre de formation - Déterminer les compétences nécessaires et avoir recours éventuellement à l extérieur, - Faire un programme de formation pour les administrateurs - S appuyer sur les fiches mission UNAPEI - L offre de formation destinée aux administrateurs existe - Un bilan des formations est intégré dans le plan d amélioration continue de l Association 2015 : Enquête spontanée et cartographie des compétences nécessaires en lien avec les fiches mission UNAPEI 2016 : Plan de formation pour les administrateurs

5 FICHE ACTION numéro : 1.5 Axe de Travail : 1 Mettre en place une communication transparente et ciblée Commission communication Commission communication Le président CA et siège social - Mettre en place un plan de communication générale, - Déterminer l utile pour favoriser la transparence (aux dépens de l inutile qui pollue les commissions) Plan de communication existe 2014 : Ebauche du plan de communication 2015 : Plan de communication générale et outils présentés au CA 2016 / 2018 : Mise en oeuvre

6 FICHE ACTION numéro : 2.1 Axe de Travail : 2 Faire du Projet Personnalisé un projet de vie Groupe de travail Groupe de travail mixte : Personnes accueillies, familles, professionnels 1 administrateur Personnels/ services concernés Association 1. Définir les mots et concepts et diffuser 2. Différencier la place des établissements et services et de l Association sur cet objectif 3. Sur quoi et où l Association peut agir/cet objectif? 4. Gestion des non réponses aux besoins des personnes accueillies 5. Transversalité des PP 6. Respect du projet de vie privée - Diffusion des mots et concepts (PI PP projet de vie ) est organisée fin Plan stratégique est élaboré en : définir un calendrier 1. Définir les mots et concepts et diffuser fin Place des établissements et services et de l Association sur cet objectif 3. En quoi l Association peut agir/ cet objectif 4. Gestion des non réponses aux besoins des personnes accueillies 5. Transversalité des PP 6. Respect du projet de vie privée

7 FICHE ACTION numéro : 2.2 Axe de Travail : 2 Se doter de moyens pour anticiper les besoins et apporter des réponses concrètes Sous-commission projet Administrateurs, familles, professionnels, personnes accueillies Le responsable de la commission projets Personnels/ services concernés Tous les établissements et services 1. Collecter les besoins des personnes et des établissements 2. Rassembler les données, les études existantes dans les projets d établissements 3. Réponses à court terme à apporter 4. Réflexion à long terme Un projet court terme est réalisé en : Mise en place de la sous-commission PP dans la commission projet 2016 : Production réalisation

8 FICHE ACTION numéro : 2.3 Axe de Travail : 2 Rechercher et mettre en place les solutions innovantes pour accompagner le changement de vie des personnes dans un parcours fluide Sous-commission projet cf fiche action 2.2 Sous-commission projet Le responsable de la commission projet Personnels/ services concernés Tous les établissements et services 1. Réfléchir sur le parcours fluidifié 2. Quel lien avec le groupe de travail projet de vie/ transversalité des PP? 3. Notion de réseau établissements et associatif 2016 : il existe une procédure mettant en place une coordination facilitant le parcours fluidifié 2016/2017 la procédure fonctionne

9 FICHE ACTION numéro : 2.4 Axe de Travail : 2 Favoriser les liens sociaux adaptés à la personne Commission vie associative (lien avec le bénévolat cf fiche 3.5) Commission vie associative de la commission vie associative Personnels/ services concernés APEI et établissements 1. Place du bénévolat pour développer le lien social 2. Collecter le bénévolat utilisé actuellement, les ressources du territoire (inventaire de l existant) 3. Proposer des solutions pour développer le lien social, 4. Respecter la place des professionnels - Fin 2015 : Visibilité sur les pratiques actuelles et les ressources du territoire - Fin 2016 : il existe au moins deux conventions de partenariat - Fin 2015 : Visibilité sur les pratiques actuelles et les ressources du territoire - Fin 2016 : il existe au moins deux conventions de partenariat : des activités sont conduites par des bénévoles

10 FICHE ACTION numéro : Axe de Travail : 3 Vers une vie associative dynamique Accueil des nouvelles familles Création d une commission «vie associative» La commission vie associative constituée d administrateurs, d adhérents, d amis et de personnes accueillies Le membre du bureau animateur de la commission associative Les familles des nouvelles personnes accueillies Les familles des personnes accueillies Organiser une planification d accueil des nouvelles familles La commission est représentée dans les réunions annuelles de parents des établissements ou les réunions de rentrée Toutes les nouvelles familles ont été accueillies Année 1 (2015) une procédure d accueil est mise en place Pérennisation de l accueil les années suivantes La méthode est rôdée année 3 (2017) Penser à proposer une adhésion aux nouveaux parents dans la procédure d accueil.

11 FICHE ACTION numéro : Axe de Travail : 3 Vers une vie associative dynamique Proposer un soutien aux familles de personnes accueillies vieillissantes Création d une commission «vie associative» Création d un groupe aide aux aidants La commission vie associative constituée d administrateurs, d adhérents, d amis et de personnes accueillies Le membre du bureau animateur de la commission associative Les familles en demande de soutien Les familles vieillissantes (ou âgées) des personnes accueillies Mise en place d un système de repérage des familles vieillissantes (ou âgées) de personnes accueillies Communiquer sur l existence de ce service solidaire entre parents Organiser l accès à un ou des lieux d écoute et de parole, de rencontre Une base de données est en place année 1, entretenue année 2 et suivantes Des parents ont fait appel et ont obtenu une réponse Un «espace» de rencontre existe formellement Année 1 (2016) : la base de données Année 1 la communication est lancée Année 2 (2017) et suivantes : les lieux d échange fonctionnent

12 FICHE ACTION numéro : 3 2 Axe de Travail : 3 Vers une vie associative dynamique Rechercher des fonds Organiser des manifestations associatives : opération brioches, loto, concert, match, repas dansant La commission vie associative renforcée par la commission finance et des professionnels Le membre du bureau animateur de la commission associative Tout le bassin chambérien Choix des actions préparation communication recrutement de bénévoles/ partenaires Brioches + 1 autre manifestation année 1 1 manifestation en + chaque année Année 1 (2014) : 2 manifestations sont organisées Année 2 (2015) : 3 manifestations sont organisées Année 3 (2016) : et suivantes : + 1

13 FICHE ACTION numéro : 3 3 Axe de Travail : 3 Vers une vie associative dynamique Développer les adhésions Recherche et collecte de tous les moyens de développement des adhésions Meilleure connaissance de l Association : de ses valeurs et de son utilité La commission vie associative renforcée par la commission communication 1 administrateur Toutes les familles des personnes accueillies et des personnes handicapées mentales du territoire - Accueil des nouveaux (fiche 3-1-1) - Réfléchir à une cotisation «évolutive» - Communication - Développer la convivialité (fiche 3-1-3) - Organiser l entraide (fiche 3-1-2) - Rechercher et intégrer des amis - Le nombre d adhérents augmente - Le nombre d amis adhérents augmente année 2014 et suivantes 2015, 2016

14 FICHE ACTION numéro : 3 4 Axe de Travail : 3 Vers une vie associative dynamique Affirmer le parti pris du partenariat Connaitre notre environnement, se faire connaitre et partager nos valeurs s Le bureau Le président Tout le bassin chambérien, les associations amies, les administrations et pouvoir publics, les entreprises Participer aux groupes de travail Etre présent dans les assemblées générales Favoriser les partages et mutualisation de moyens Entretenir le réseau existant et le développer Dresser une liste des partenariats effectifs annuellement : faire progresser le nombre 5 ans

15 FICHE ACTION numéro : 3-5 Axe de Travail : 3 Vers une vie associative dynamique Développer le bénévolat Créer un groupe de pilotage et mener une action sur 1 établissement s Administrateurs et professionnels 1 administrateur et 1 professionnel 1 établissement pilote et les familles des personnes accueillies - Choisir un établissement volontaire - Editer une charte ou un contrat du bénévole - Associer les professionnels - Impliquer les familles Au moins 1 action bénévole nouvelle est organisée Le contrat ou la charte bénévole est édité Dès l année 1 : 2015 Année 2 : 2016 bilan Dès l année 3 : dissémination à partir de l expérience acquise 2017/2018

16 FICHE ACTION numéro : 4.1 Axe de Travail : 4 Ethique associative Créer une instance éthique à placer dans les statuts Commission éthique Groupe de travail constitué d administrateurs, de professionnels, de parents, de personnes extérieures, d un animateur compétent volontaires. 1 administrateur Les administrateurs, les familles et RL, les professionnels Définir la démarche éthique de cette instance, son but et ses moyens, son mode de fonctionnement, son pilotage, renouvellement L instance est comprise et utilisée par les professionnels, les familles et ou RL Place des personnes accueillies? Année 2014 : l instance est conçue et communiquée à tous Année 2015 : l instance fonctionne Remarque Extrait rapport Evaluation externe des établissements par EQM / Bientraitance et questionnement éthique L ensemble des actions menées par doivent être mises en perspective dans le cadre des recommandations de l ANESM au sein d une commission bientraitance et d un questionnement éthique au niveau du siège. Sur la base des recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l A.N.E.S.M. sur la bientraitance et le questionnement éthique, devront, dans le cadre de la démarche de l APEI de Chambéry, remettre en perspectives toutes les actions déjà menées dans le cadre d une commission de bientraitance et les attendus de la recommandation.

17 FICHE ACTION numéro : 4.2 Axe de Travail : 4 Ethique associative Mettre en place conforter et suivre la démarche qualité pour garantir et développer la bientraitance DAC Direction, Commissions amélioration continue par établissement et service Rendu Compte à l Association des actions d amélioration Commission projet associatif Le directeur général Tous les établissements et services et leurs pratiques d accompagnement et de gestion ressources humaines et financières Rendre compte du plan d amélioration et de son avancée, plan issu des évaluations internes, externes, du suivi des événements, des contrôles et inspections notamment. - Taux d avancement des actions Réalisé/prévu - Mesures des principaux processus ; admission, projet personnalisé, activités, soins, hébergement-restauration, sortie, - Préciser les effets et impact de l accompagnement ; résultats d enquête d opinion ou autre moyen 2015 et 2016

18 FICHE ACTION numéro : 4.3 Axe de Travail : 4 Ethique associative Elaborer une charte éthique de l APEI facile à lire, facile à comprendre Préciser ce qu est l éthique Définir le groupe qui conçoit la charte éthique, les objectifs de la charte, ses moyens de participation Commission PA Le président Toutes les personnes accueillies à l APEI - Créer une charte éthique APEI la diffuser la communiquer - Impliquer les établissements dans son adaptation aux personnes accueillies La charte est comprise par les personnes accueillies La charte est mise en œuvre voir actions en lien à recenser Dernier trimestre 2015 puis 2016, 2017, 2018

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