Note de version Mezzoteam 4.6 Mise en production 20 juillet 2017

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1 Note de version Mezzoteam 4.6 Mise en production 20 juillet 2017 Prosys Une société du Groupe Infopro Digital - Antony Parc 2-10 Place du Général de Gaulle - BP Antony Cedex France Tel : Fax : SAS au capital de euros - SIRET : RCS Nanterre - APE : 6202A - TVA intracommunautaire : FR

2 2 8 Sommaire SOMMAIRE... 2 PREAMBULE SERVEURS DE TRAITEMENTS... 4 GESTION DE MULTIPLES SERVEURS DE TRAITEMENTS... 4 SIMPLIFICATION DE L ADMINISTRATION DES SERVEURS DE TRAITEMENTS ANNOTATIONS GRAPHIQUES Affichage de toutes les annotations dans un volet de navigation Nouvelles règles de chargement par défaut des annotations Téléchargement d un fichier annoté Quelques évolutions ou corrections mineures DIVERSES EVOLUTIONS... 7 OPTIMISATION DU TEMPS D AFFICHAGE DES LISTES DE DOCUMENTS OU DE TACHES... 7 MEZZOTEAM FILE TRANSFER... 7 FICHIERS... 7 WORKFLOWS... 8 DOSSIERS LIVRABLES... 8 ALERTES... 8 BASE DE CONNAISSANCE... 8

3 3 8 Préambule La version 4.6 de Mezzoteam permet principalement de multiplier les serveurs de traitements afin de réduire d autant le temps d attente avant qu un traitement soit exécuté. Le chapitre Serveurs de traitements détaille toutes les nouveautés sur ce thème. La version 4.6 apporte aussi d importantes améliorations pour faciliter l utilisation des annotations graphiques. Enfin, comme toute version, elle optimise diverses fonctionnalités et corrige des dysfonctionnements détectés dans les versions précédentes.

4 Serveurs de traitements Le module Serveur de traitements est un module très apprécié de nos clients car il permet d automatiser de nombreuses tâches à forte valeur ajoutée. Le traitement le plus couramment mis en œuvre consiste à apposer sur les fichiers PDF un tampon reprenant des informations liées aux validations. Le look du tampon et son contenu textuel (ex : le nom de l approbateur, la date de l approbation, le visa choisi ) sont totalement configurables par client, par espace de travail voire par circuit de validation. L activité du Serveur de traitements a doublé en l espace d un an. Cette activité n étant pas lissée dans le temps, mais évoluant par pics notamment en fin de semaine, en fin de mois ou en deuxième partie de journée, il arrive que certaines demandes de traitements prennent plus de 2 heures à être traitées alors que 89% des demandes sont traitées en moins d une heure. Mezzoteam évolue donc pour réduire ce temps d attente et ainsi répondre aux besoins de nombreux clients. Le travail réalisé autour du serveur de traitements a été par ailleurs l occasion de simplifier certaines tâches d administration : l activation d un nouveau serveur de traitements et la maintenance des serveurs. Gestion de multiples serveurs de traitements La solution retenue pour diminuer la durée d un traitement consiste à pouvoir gérer un parc de plusieurs serveurs de traitements identiques pouvant traiter des demandes en parallèle. L affectation d une demande de traitement à tel ou tel serveur est absolument transparente pour les utilisateurs. C est Mezzoteam qui affecte automatiquement toute nouvelle demande sur le serveur le moins occupé. Nota : Mezzoteam déroge à la règle du serveur le moins occupé pour des demandes de traitement qui portent sur le même document et qui émanent d une même étape de workflow. Dans ce cas précis, les demandes sont toujours adressées au même serveur de traitements, quelle que soit sa charge, de manière à en garantir le traitement séquentiel et donc la cohérence. En termes d administration : Sur le site d administration, Mezzoteam propose désormais une rubrique Services de traitements, en remplacement de la rubrique Serveurs de traitements, dans laquelle il faut toujours déclarer les traitements utiles, mais aussi les différents serveurs de traitements qui peuvent exécuter les demandes. Simplification de l administration des serveurs de traitements Les serveurs de traitement n ont plus besoin de recourir à des comptes utilisateur (tels que par exemple le compte traitements.mezzoteam@prosys.fr) pour pouvoir accéder aux documents à traiter dans un espace de travail. A fortiori, il n est plus nécessaire d affecter les tâches de traitement à des comptes utilisateurs pour qu elles soient exécutées.

5 Annotations graphiques Mezzoteam permet d annoter graphiquement des fichiers au travers du visualisateur de fichiers bureautiques à partir de tâches. Le principe est simple : toute personne pouvant exécuter une tâche peut accompagner sa validation d annotations graphiques. Les annotations sont alors consultables par tous ceux ayant accès au fichier et à la tâche de validation contenant les annotations. Les principales fonctionnalités d annotations ont été livrées dès la version 4.4 de Mezzoteam. Cette nouvelle version apporte quelques nouveautés et des réglages différents pour que la saisie et la consultation d annotations soient encore plus simples. Note : L activation des annotations graphiques nécessite un paramétrage particulier. Il faut se rapprocher de vos administrateurs et/ou contacts chez Prosys pour procéder à leur activation Affichage de toutes les annotations dans un volet de navigation Dès lors qu une annotation a été ajoutée sur le fichier, Mezzoteam lui attribue un numéro chrono et la fait apparaître à gauche de l écran dans un volet de navigation. Ce volet peut être déplié ou replié selon votre convenance et liste toutes les annotations faites sur le même fichier. Les annotations sont regroupées par tâche et auteur. Il est possible de parcourir chaque annotation à partir du volet en cliquant sur la ligne voulue. Lors d un clic, le visualisateur actualise automatiquement son contenu pour afficher l annotation sélectionnée qui apparaît d ailleurs en surbrillance. La commande du volet de navigation, Afficher les détails, fait apparaître l auteur et la date de chaque annotation graphique dans le visualisateur Nouvelles règles de chargement par défaut des annotations En version 4.6, le chargement des annotations dans le visualisateur répond aux règles suivantes : Si un fichier est visualisé depuis une tâche de validation, seules les annotations associées à cette tâche sont affichées par défaut. Si un fichier est visualisé depuis un document, toutes les annotations sont affichées par défaut. Nota : La visualisation d un document n affiche évidemment pas les annotations enregistrées dans des tâches confidentielles que l utilisateur n est pas autorisé à consulter.

6 6 8 Par la suite, chaque utilisateur peut afficher d autres annotations en les sélectionnant simplement dans le volet d annotations Téléchargement d un fichier annoté Il suffit de cliquer sur l icône en haut à droite du visualisateur pour télécharger le fichier PDF avec l ensemble des annotations visibles à l écran Quelques évolutions ou corrections mineures Les annotations apparaissent instantanément dans le volet d annotations même si elles n ont pas encore été sauvegardées. Les annotations de type Texte ne peuvent plus être étirées verticalement ou horizontalement mais uniquement en «diagonale» afin de conserver la mise en forme du texte.

7 Diverses évolutions Optimisation du temps d affichage des listes de documents ou de tâches Depuis 2 ans, les équipes Prosys étudient et analysent l utilisation des listes de documents et de tâches de ses clients. Chacun en fait son propre usage, avec ses listes personnalisées tant sur les colonnes affichées que les critères de filtres, ce qui limite considérablement les options techniques d optimisation d affichage. La version 4.6 de Mezzoteam offre néanmoins une amélioration considérable du temps d affichage des listes, et plus particulièrement celles des espaces de travail contenant une très grande quantité de documents et de tâches. Mezzoteam File Transfer La fenêtre de sélection des fichiers et dossiers présente désormais les colonnes Taille et Date (de dernière modification). Ces colonnes peuvent être triées. Si un utilisateur tente de déposer un fichier dépassant la taille maximale autorisée, le message d erreur apparait maintenant sur la ligne du fichier concerné. Les fichiers présentant une erreur (ex : fichier dont l extension n est pas autorisée) peuvent être retirés de la fenêtre de dépôt en cliquant sur la croix présente en bout de ligne. Il est possible de déposer une arborescence contenant des fichiers mis à jour. L ouverture de fichier déposé dans un chemin contenant plusieurs caractères «&» est possible. Fichiers Lors d un «simple» téléchargement, le téléchargement des fichiers des documents liés prend désormais en compte la configuration du profil de l utilisateur. Ils ne sont donc plus systématiquement téléchargés dans le même répertoire que le document «père».

8 8 8 Workflows Un document entre dans le premier workflow dont il satisfait les conditions d entrée, après évaluation des conditions d entrée de tous les autres workflows qui le précédent dans l ordre de priorité. Une erreur sur l évaluation d une condition d entrée (par exemple, consécutive à une mauvaise syntaxe) n interrompt plus l évaluation des conditions d entrée dans les workflows suivants. Ainsi, une erreur de condition d entrée dans un workflow ne pourra plus empêcher l entrée d un document dans son workflow (sauf s il s agit du workflow en erreur). Dossiers livrables Il n est plus nécessaire d avoir des droits de lecture sur le répertoire de classement du dossier père pour créer des sous-dossiers. La limite de 2 Go sur la taille du fichier Zip généré lors du téléchargement des fichiers d un package a été supprimée. Alertes Mezzoteam ne génère plus d alertes sur les tâches des documents déplacés dans la corbeille. Les alertes de diffusion à destination des participants externes contiennent systématiquement des liens de consultation vers les documents, même si l option d envoi de mail n avait pas été cochée. Les modifications de date et de participants d une tâche se répercutent automatiquement sur les alertes et les relances. Base de connaissance Il est de nouveau possible de créer des paniers. Les recherches plein texte contenant une apostrophe renvoient maintenant les résultats attendus.