Administrer son ENT. Manuel d utilisation de la console d administration

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1 Administrer son ENT Manuel d utilisation de la console d administration Référence ONE_Manuel console d'administration.docx Date de création 5//05 Statut Version. Gestion des changements de version Ce tableau gère les modifications apportées au document au-delà de sa version initiale. Les petites modifications de type erreur de frappe ou changement de syntaxe ne font pas l objet d un suivi. Toute nouvelle version du document ne conserve pas systématiquement les changements apportés lors de la version précédente. Version Date Auteur Objet de la version.0 5//05 Romain Gentet Version initiale. 5/07/06 GGAN Màj après version ONE.5 p.

2 Administrer son ENT. Comment lire ce document Présentation générale de la Console... 5 a. Accès à la Console d administration... 5 b. Navigation dans la Console d administration Rubrique Annuaire : gestion des utilisateurs et des groupes... 7 a. Opérations sur les utilisateurs... 7 ) Activation de filtres... 8 ) Recherche par le nom... 9 ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations de connexion ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Changement du mot de passe ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations administratives ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Rattachement aux structures et/ou classes... 7) Rattacher un utilisateur à un établissement... 8) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Quota de stockage... 9) Attribuer la fonction d administrateur local à un utilisateur... 0) Créer manuellement un nouvel utilisateur... ) Bloquer un utilisateur... b. Opérations sur les classes... 4 ) Exporter les comptes des utilisateurs d une classe... 5 ) Exporter les comptes des utilisateurs d une classe... 5 ) Modifier des quotas documentaires pour une classe... 6 c. Opérations sur les groupes... 7 ) Créer un groupe manuel... 7 ) Ajouter/retirer des utilisateurs dans un groupe manuel... 8 ) Rendre le groupe visible par les membres du groupe ) Permettre à d autres utilisateurs de voir le groupe... 0 d. Gestion des doublons... e. Export de tous les comptes de l école ou du projet... p.

3 4. Applications... 4 a. Le menu «Connecteurs et liens»... 4 ) Lien : redirection simple vers un site ou la page donnée d un site web... 4 ) Connecteur : conserve l'authentification de l'utilisateur vers un autre site... 6 b. Le menu «Widgets» permet de gérer l affichage des widgets dans le fil de nouveautés Règles de communication... 8 a. Rappel des principes généraux... 8 b. Règles par défaut... 8 c. Règles personnalisées... 9 ) Examiner les groupes disponibles et leur constitution... 9 ) Mettre en place des règles personnalisées... 0 ) Définir la nature des règles de communication... 4) Vérifier votre paramétrage Import des comptes Questions fréquemment posées... 5 a. Perte du mot de passe... 5 ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations administratives... 5 ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Rattachement aux structures et classes... 6 b. Créer un groupe inter-établissement... 6 c. Autoriser la communication entre plusieurs établissements... 7 ) Vérifier que les groupes sont correctement paramétrés... 7 ) Ajouter les droits de communication... 8 p.

4 . Comment lire ce document Ce document s adresse exclusivement aux administrateurs locaux (parfois appelés ADML) de l ENT pour une école ou un projet donné. Les administrateurs locaux sont des utilisateurs disposant de permissions particulières dans l ENT : Ils ont accès à un outil que l on appelle la Console d administration, qui leur permet d effectuer diverses opérations sur les comptes des utilisateurs et sur les règles de communication entre utilisateurs, les principales étant : o Examiner les comptes des utilisateurs déjà chargés pour l école ou le projet ; o Récupérer les identifiants ENT et les codes d activation pour les distribuer ; o Ajuster les quotas documentaires en fonction de leurs besoins ; o Réinitialiser le mot de passe des utilisateurs s ils l ont perdu ; o Créer et gérer des comptes manuellement pour des besoins spécifiques ; o Créer et gérer des groupes manuels pour faciliter les partages dans l ENT ; o Insérer des liens dans la page Mes Applis ; o Décider de la visibilité ou non des Widgets sur la page d accueil de l ENT ; o Définir des règles de communication personnalisées permettant d ajuster les règles qui sont mises en place par défaut, au plus près des besoins et des usages de l établissement ; o Importer et mettre à jour les données utilisateurs de l ENT. Ils ont la possibilité de répondre aux demandes d aide et de support formulées par les utilisateurs dans le portail de l ENT, grâce au service Aide et Support. Ce document propose une présentation générale de la Console, puis une description des différentes opérations que l administrateur local peut y effectuer. Si vous souhaitez occuper la fonction d administrateur pour votre école ou votre projet, vous pouvez nous en faire la demande via l application Assistance de ONE. p. 4

5 . Présentation générale de la Console a. Accès à la Console d administration L administrateur local accède à la Console d administration en se connectant à l ENT avec son compte habituel et en cliquant sur le service «Administration» dans la page «Mes applis» : b. Navigation dans la Console d administration Quatre menus sont accessibles dans la console d administration (bandeau de navigation gris) : L annuaire qui permet de gérer les comptes des utilisateurs, les classes et les groupes L Application qui permet de créer et gérer des connecteurs et liens du projet et de gérer l affichage des Widgets dans le fil de nouveauté Règles de communication qui permet de consulter (règles par défaut) et paramétrer (règles personnalisées) les règles de communication dans l ENT p. 5

6 Import des comptes qui vous guide à chaque étape de la mise à jour des données utilisateurs Pour passer d un menu à l autre, il suffit de glisser la souris sur le bandeau gris de navigation. Les chapitres qui suivent détaillent les opérations disponibles à l administrateur local via chacun des menus «Annuaire», «Application», «Règles de communication» et «Import des comptes». p. 6

7 . Rubrique Annuaire : gestion des utilisateurs et des groupes a. Opérations sur les utilisateurs Pour accéder aux comptes des utilisateurs, rendez-vous sur la rubrique Annuaire (), puis cliquez sur le lien «Opérations sur les utilisateurs» (). L écran suivant présente la liste des écoles et/ou projets pour lesquels vous êtes administrateur local (). Il n y en a qu une seule école dans notre exemple ci-dessous, comme c est le cas la plupart du temps. Un clic sur le nom d un établissement fait apparaître la liste des utilisateurs rattachés à l établissement (4). 5 4 Boutons d actions (5) : Code de la légende : Afficher/cacher les filtres Ordonner par nom/rôle Créer un utilisateur Afficher la légende Un code couleur pour chaque profil : rouge pour les enseignants, bleu pour les personnels, jaune pour les parents et noir pour les élèves ; En italique et avec un astérisque, pour les comptes dont les utilisateurs ne se sont encore jamais connectés à l ENT ; Sans italique et sans astérisque, pour ceux qui ont déjà effectué leur première connexion ; Souligné, pour les comptes qui ne sont rattachés à aucune classe, ce qui est le cas des personnels non enseignants. p. 7

8 ) Activation de filtres Le pictogramme () «Afficher/Cacher les filtres» dans l écran ci-dessous permet de filtrer la liste des utilisateurs. A B C D Dans la partie droite, vous pouvez filtrer sur les classes (A), le profil (B), l origine d alimentation (C) ou d autres propriétés plus spécifiques comme l activation ou non du compte (D). Dans notre exemple ci-dessus, les utilisateurs filtrés sont : Les utilisateurs de la classe d Evelyne et Carole ; Les enseignants et les élèves ; Les comptes créés de manière manuelle et automatique ; Et dont le compte n est pas encore activé. Pour faciliter votre recherche, cliquez sur les boutons suivants () : Sélectionner tous les champs «Classes» ; Désélectionner tous les champs «Classes». p. 8

9 La liste d utilisateurs située dans la partie centrale de l écran est mise à jour automatiquement (). Il n est pas nécessaire de valider pour enregistrer les choix : la recherche s effectue automatiquement quand on sélectionne un champ. ) Recherche par le nom Dans la zone de l écran ci-dessous, la recherche par auto-complétion permet de trouver un utilisateur en saisissant les premières lettres du nom ou du prénom de la personne recherchée. Dans l exemple ci-dessous, on n a activé aucun filtre et on recherche toutes les personnes dont le nom ou le prénom contient «Marie» dans l établissement. Le critère de recherche se combine avec le filtre éventuellement activé. ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations de connexion Lorsque l on clique sur le nom d un utilisateur dans la liste de résultats (), sa fiche détaillée apparaît dans la partie droite. A B C D E p. 9

10 La fiche utilisateur présente les informations suivantes : Son prénom et son nom (A) ; Son profil (B) : enseignant, personnel, élève, parent ou invité ; Son identifiant ENT (C). Il a été attribué automatiquement par l ENT à la création de son compte, et est unique. Il est de la forme prenom.nom. C est avec cet identifiant que l utilisateur se connecte. La source d alimentation (D) : import CSV, création manuelle, import BED, ; Son code d activation (E) : ce code doit être communiqué à l utilisateur pour qu il puisse activer son compte. Lors de l activation de son compte, l utilisateur choisit un mot de passe personnel. Le code d activation n est alors plus valable et n apparaît plus dans la fiche de l utilisateur. 4) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Changement du mot de passe Dans le cas où un utilisateur perd son mot de passe personnel, l administrateur local peut le réinitialiser en saisissant son adresse mail dans le champ «Envoyer un mail de réinitialisation de mot passe» (). Une fois l adresse saisie, il suffit de cliquer sur «Envoyer» (). L utilisateur reçoit un lien permettant de définir un nouveau mot de passe et d accéder à l ENT. 5) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations administratives Pour mettre à jour les informations de l utilisateur, modifiez directement le champ sur l écran () et cliquez sur le bouton «Enregistrer» (). p. 0

11 6) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Rattachement aux structures et/ou classes La fiche utilisateur présente également : La ou les structures de rattachement () ; La ou les classes d appartenance (). 7) Rattacher un utilisateur à un établissement Pour rattacher un utilisateur à une autre école et/ou projet, il faut être administrateur local de la structure d origine et de celle de destination de l utilisateur. La manipulation s effectue sur la fiche de l utilisateur, pour vous y rendre, consulter le chapitre «.a. Opérations sur les utilisateurs», page 7. Sur la fiche de l utilisateur, dans la section «Lier à une structure», sélectionnez un établissement ou une classe dans la liste déroulante () et cliquez sur le bouton «Lier avec l établissement» ou «Lier avec la classe» (). 8) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Quota de stockage La fiche détaillée d un utilisateur permet de connaitre son quota de stockage et son utilisation (disponible uniquement si le compte est activé). Dans l exemple ci-dessous, on voit que l utilisateur dispose d un quota de 000 Mo et qu il en a utilisé 4,76 Mo. p.

12 Les quotas des utilisateurs sont définis en fonctions du profil de l utilisateur : Profil enseignant : GO d espace de stockage, limité à 50 GO pour les classes gratuites Profil élève : 00 MO, limité à 50 GO pour les classes gratuites Profil personnel : 50 MO Profil invité : 50 MO La plateforme de ONE étant mutualisée entre les utilisateurs, il est possible d augmenter le quota de stockage en cas de nécessité. L administrateur local a la possibilité de modifier ce quota dans la limite qui apparaît en italique sous le champ. Pour modifier le quota, vous pouvez choisir une unité de mesure () et saisir une valeur (). Une fois les modifications effectuées, cliquez sur «Enregistrer» (). 9) Attribuer la fonction d administrateur local à un utilisateur Un administrateur local peut attribuer ou supprimer un droit d administrateur local à un autre utilisateur. Pour attribuer la fonction d administrateur local à un autre utilisateur, il doit suivre les étapes suivantes : () Cliquer sur «Annuaire» dans la console d administration ; () Cliquer sur le bouton «Opérations sur les utilisateurs» ; () Dans la barre de recherche, saisir quelques lettres du prénom ou du nom de l utilisateur pour le retrouver dans la liste ; (4) En bas de la fiche utilisateur, cliquer sur «Attribuer (pour cette structure)». 4 p.

13 0) Créer manuellement un nouvel utilisateur Le formulaire de création d un compte utilisateur est accessible en cliquant sur l écran ci-dessous. Les champs à saisir sont : () dans - Le prénom (A) ; - Le nom (B) ; - Le profil de l utilisateur : enseignant, personnel, élève, parent ou invité (C) ; - La date de naissance (D). Il est obligatoire de renseigner une date de naissance pour créer un compte élève. Ce champ n est pas obligatoire pour les autres profils. - La classe de rattachement (optionnel) à sélectionner dans la liste déroulante (E). Après avoir cliqué sur le bouton «Créer» () et obtenu le message de confirmation bleu à l écran, le compte est opérationnel. L administrateur peut se rendre sur la fiche détaillée de ce nouvel utilisateur pour obtenir son identifiant et son code d activation et les communiquer à l utilisateur. A B C D E ) Bloquer un utilisateur L administrateur local peut bloquer le compte d un utilisateur (et le débloquer par la suite). Pour cela, il doit suivre les étapes suivantes : Cliquer sur «Annuaire» () dans la console d administration ; Cliquer sur «Opérations sur les utilisateurs» () ; Sélectionner l école ou le projet concerné () ; Choisir l utilisateur à bloquer dans la liste de gauche ou saisir le début de son prénom pour le retrouver plus rapidement (4) ; Cliquer sur «Bloquer» (5). p.

14 4 5 Lorsqu un utilisateur est bloqué, il suffit de cliquer sur «Débloquer» pour lui permettre d accéder à nouveau à son compte (6). 6 Lorsqu un utilisateur est bloqué, il ne peut plus se connecter et n apparaît plus dans l annuaire et dans les écrans de partage des autres utilisateurs. b. Opérations sur les classes Pour effectuer des opérations sur les classes : Accédez au registre Annuaire () de la Console d administration ; Cliquez ensuite sur «Opérations sur les classes» () ; Sélectionnez l école ou le projet concerné () Dans cet exemple il n y a que l école Aristide Briand. La liste des classes s affiche automatiquement, en sélectionnant une classe dans la liste des résultats (4) dans l écran ci-dessous, on obtient les informations relatives à cette classe à la droite de l écran (5). p. 4

15 5 A 4 B C A partir de cet écran, vous pouvez : Voir les personnes rattachées à cette classe (A) ; Exporter les comptes des utilisateurs (B) ; Modifier les quotas des profils (C). ) Exporter les comptes des utilisateurs d une classe En cliquant sur le lien «Voir les personnes rattachées à cette classe», l utilisateur est redirigé sur la page «Opérations sur les utilisateurs» dans laquelle le filtre est automatiquement configuré pour n afficher que les utilisateurs rattachés à cette classe (comptes activés ou non, tout profil confondu). L administrateur local peut ainsi consulter la liste de tous les utilisateurs de la classe. ) Exporter les comptes des utilisateurs d une classe Vous pouvez exporter les données des utilisateurs selon différents filtres : p. 5

16 Par profils : tous, enseignant, personnel, élève, invité () ; Par état d activation des comptes : pas de filtre, utilisateurs activés, utilisateurs non activés (). Cliquez ensuite sur le bouton «Exporter» () pour générer le fichier. L administrateur peut enregistrer le fichier sur son poste. Ce fichier est un fichier texte au format CSV (Comma Separated Value) et peut être ouvert avec un logiciel de type tableur (Microsoft Excel, Open Office Calc, etc.). Le fichier ainsi généré contient les informations suivantes : Id : Id Siecle : Type : Nom Prénom Login : Code d'activation : Fonction(s) : Structure(s) : Classe(s) : Enfant(s) : Parent(s) : Identifiant externe de l utilisateur. Il sert notamment pour identifier un utilisateur dans les imports CSV Identifiant SCONET provenant de SIECLE (élève seulement) Profil de l utilisateur Identifiant de connexion sous la forme prenom.nom Renseigné lorsque le compte de l utilisateur n est pas encore activé. Il est vide lorsque le compte de l utilisateur a déjà été activé. Fonctions pour les personnels ou matières enseignées pour les enseignants Etablissement(s) d appartenance de l utilisateur Classe(s) d appartenance de l utilisateur Enfant(s) de l utilisateur (parent uniquement) Parent(s) de l utilisateur (élève uniquement) ) Modifier des quotas documentaires pour une classe L administrateur local peut, au besoin, modifier le quota de tous les utilisateurs d un profil et d une classe en une seule action. Pour cela, sélectionnez le profil le profil voulu (), choisissez ensuite la valeur du quota (). Au moment où vous cliquez sur le bouton «Enregistrer» () de cette section, ce quota est appliqué immédiatement à tous les utilisateurs de ce profil et de cette classe. p. 6

17 L administrateur local peut vérifier les effets de cette action, en consultant la section «Quota de stockage» sur les fiches détaillées des utilisateurs concernés (voir chapitre.a.8 p. «Examiner le détail de la fiche d un utilisateur quota documentaire»). c. Opérations sur les groupes Cette partie de la Console permet à l administrateur local de créer ou modifier des groupes directement depuis la Console. On rappelle que l ENT gère automatiquement un certain nombre de groupes liés aux profils et aux classes de l école ou plus globalement du projet. Ces groupes créés automatiquement ne sont pas modifiables par l administrateur. Ils ne sont pas visibles dans cette partie de la console, mais le sont en détail dans la partie «Règles de communication» (se reporter au chapitre 5.c. «Examiner les groupes disponibles et leur constitution» à la page 9 du présent document). Attention, une fois les groupes manuels créés, il est nécessaire de paramétrer les règles de communication pour que ces groupes soient utilisables dans les écrans de recherche et dans la messagerie. Ce chapitre décrit les manipulations de base qui permettent aux utilisateurs du groupe de voir le groupe et de donner à d autres utilisateurs le droit de le voir. On se reportera ensuite au chapitre «Mettre en place des règles personnalisées», pour voir comment définir des règles personnalisées pour ces groupes. ) Créer un groupe manuel Le formulaire de création est disponible en cliquant sur le bouton «+» (). L administrateur saisit un nom pour le nouveau groupe (), puis lie le groupe à une classe si le souhaite (). Cliquez ensuite sur le bouton «Créer» (4). p. 7

18 4 Une fois le message de confirmation affiché à l écran, le groupe manuel est immédiatement créé. Par défaut le groupe est vide, c est-à-dire qu il n y a personne dans ce groupe. ) Ajouter/retirer des utilisateurs dans un groupe manuel Pour ajouter des utilisateurs dans un groupe manuel, sélectionnez le groupe dans la liste de gauche () de l écran ci-dessous. Pour ajouter une personne, sélectionnez son nom dans la liste des utilisateurs (). Le nom de la personne s ajoute immédiatement dans la liste de droite () qui est la liste des membres du groupe. 5 4 On peut réduire la liste de gauche en saisissant tout ou partie d un nom dans la zone de recherche ou en sélectionnant une classe (4). p. 8

19 Pour retirer un utilisateur du groupe, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste de droite (). Le nom disparaît aussitôt de la liste. Le bouton «Enregistrer» (5) est utile si on modifie le nom du groupe. L ajout ou la suppression d utilisateurs sont enregistrés automatiquement. ) Rendre le groupe visible par les membres du groupe Pour que les membres du groupe puissent voir le groupe ainsi créé, il faut ajouter des droits de communication. Pour cela allez dans le menu «Règles de communication» (). Cliquez ensuite sur : Le menu «Règles personnalisées» () ; Sur le nom de votre établissement () ; La liste de tous les groupes s affiche. Vous pouvez rechercher le groupe souhaité en saisissant une partie du nom du groupe (4) ; Sélectionner ensuite le groupe (5) ; Le nom du groupe sélectionné s affiche dans la partie de droite (6). Cliquez ensuite le menu «Paramétrage du groupe» (7) puis sur le bouton «Créer» (8) p. 9

20 Dans le menu déroulant, choisissez «Communication dans les deux sens» (9) puis cliquez sur le bouton «Modifier» (0). 9 0 Dans cette configuration, il faut nécessairement faire partie du groupe pour le voir dans les écrans de partage de l ENT ou dans la messagerie. 4) Permettre à d autres utilisateurs de voir le groupe Pour permettre à d autres utilisateurs de voir le groupe, il faut d abord modifier le paramètre du groupe. Pour cela, réalisez la manipulation de la page précédente du chapitre.c. «Rendre le groupe visible par les membres du groupe», page 9. Il faut ensuite créer un lien de communication pour la personne à qui on veut donner le droit de voir le groupe. Pour cela, allez dans le menu «Règles de communication» (). Cliquez ensuite sur le menu «Règles personnalisées» () et sur le nom de votre établissement (). La liste de tous les groupes s affiche. Choisissez un groupe auquel appartient votre utilisateur (4). Vous pouvez vérifier que le groupe est sélectionné en vérifiant que son nom est bien affiché dans la partie de droite (5). p. 0

21 Pour donner des droits de communication aux membres du groupe précédemment sélectionné vers le groupe créé manuellement (ici «Le Groupe de judo»), cliquez sur «Règles de communication personnalisées» (6) puis sélectionnez le groupe vers lequel donner des droits (7). La liste des groupes peut être filtrée en saisissant une partie du nom du groupe dans la zone de texte (8). d. Gestion des doublons Le menu de gestion des doublons permet d éviter la présence de plusieurs comptes pour le même utilisateur. Pour traiter un doublon la procédure est la suivante. Allez dans le menu «Annuaire» () puis dans l onglet «Gestion des doublons» (). Sélectionnez l établissement pour visualiser les doublons détectés (). 7 Un administrateur local ne voit que les doublons des personnes qui sont dans l école et/ou le projet dont il est administrateur local. Si un des deux comptes n est pas dans un de cette structure, il ne peut pas le traiter lui-même. Dans ce cas, l administrateur local doit contacter la plateforme d assistance pour réaliser la manipulation. Un compte utilisateur qui est bloqué pour cause de doublon ne pourra pas activer son compte. Lors de la tentative d activation, il obtiendra un message d erreur qui lui indiquera que les informations de connexion ne sont pas correctes. Il est ensuite possible de fusionner ou disossier les comptes (4). Si vous choisissez de les dissossier, les deux comptes fonctionneront comme deux comptes différents. Si vous choisissez de les fusionner, le second compte sera rattaché au premier et un seul compte sera conservé. p.

22 4 Voici les règles qui s appliquent pour la détection des doublons. ) Deux comptes sont affichés comme doublons dans la liste à partir du moment où ils ont le même profil et que leurs noms et prénoms sont ressemblants. ) L activation d un compte est bloquée si son nom et prénom ressemblent à un autre utilisateur du même profil et si au moins deux des critères suivants sont réunis : o Les noms de famille sont identiques ; o Les prénoms sont identiques ; o Les dates de naissance sont identiques (et non vides) ; o Les adresses mails sont identiques (et non vides). e. Export de tous les comptes de l école ou du projet L administrateur local peut exporter l ensemble des comptes de l ENT pour son école ou projet dans un fichier de type CSV. Ce type de fichier peut être ouvert dans un logiciel de tableurs comme Open Office Calc ou Microsoft Excel. Dans le menu «Annuaire» () puis le sous-menu «Export» (), un menu permet de réaliser plusieurs types d export (). L export classique permet de récupérer les informations détaillées plus bas. Les autres types servent à initialiser des connecteurs (Esidoc, Cerise, etc.). Choisissez l école ou le projet dont vous voulez exporter les données utilisateurs et éventuellement des filtres sur les classes, sur le profil ou sur l état d activation des comptes (4). Cliquez enfin sur le bouton «Export» (5) pour générer le fichier. p.

23 4 5 Le fichier ainsi généré contient les informations suivantes : Id : Id Siecle : Type : Nom Prénom Login : Code d'activation : Fonction(s) : Structure(s) : Classe(s) : Enfant(s) : Parent(s) : Identifiant externe de l utilisateur. Il sert notamment à identifier un utilisateur dans les imports CSV Identifiant SCONET provenant de SIECLE (élève seulement) Profil de l utilisateur Identifiant sous la forme prenom.nom Renseigné lorsque le compte de l utilisateur n est pas encore activé. Il est vide lorsque le compte de l utilisateur a déjà été activé. Fonctions pour les personnels ou matières enseignées pour les enseignants Etablissement(s) d appartenance de l utilisateur Classe(s) d appartenance de l utilisateur Enfant(s) de l utilisateur (parent uniquement) Parent(s) de l utilisateur (élève uniquement) p.

24 4. Applications Dans la console d administration, les ADML de l école ou du projet accèdent au registre «Applications» pour paramétrer des connecteurs et des liens ainsi que les widgets affichés sur la page d accueil des utilisateurs. a. Le menu «Connecteurs et liens» Les deux points suivant présentent la différence entre un lien et un connecteur, ainsi que la démarche à suivre pour en créer un sur ONE. ) Lien : redirection simple vers un site ou la page donnée d un site web Pour créer un nouveau lien, cliquez sur le bouton «Connecteurs & liens» () du menu «Annuaire» puis sélectionnez la structure désirée () et enfin cliquez sur le bouton «+» (). Remplissez ensuite le formulaire comme indiqué ci-dessous :. Identifiant : Il s agit de l identifiant technique qui sera utilisé dans la console d administration. Cet identifiant doit être unique (4) ;. Nom d affichage : C est le nom qui sera utilisé dans l ENT et visibles des utilisateurs (5) ;. Icône : Il existe plusieurs moyens de définir l icône utilisée pour le lien (6) : a. Utiliser une image prise sur le net en récupérant l URL de l image b. Utiliser une image de l ENT, pour cela rendez-vous sur votre espace documentaire, faites un clic droit sur l image et «Copier l adresse de l image» : p. 4

25 4. URL : Indiquez ici le lien de redirection vers le site web voulu (7) Dans l exemple actuel : ; 5. Cible : Choisissez «Nouvelle page» pour que le lien s affiche dans un nouvel onglet (8) Cliquez sur «Créer» (9) pour enregistrer le lien. Partagez le maintenant en cliquant sur le lien (0) puis sur «Droit d accès» (). Cochez alors les groupes d utilisateurs pour lesquels vous souhaitez rendre le lien visible (). 0 p. 5

26 Le lien est maintenant disponible pour les utilisateurs sélectionnés. Dans l exemple actuel, le groupes d utilisateurs «Tous les admins locaux de Ecole Aristide Briand», «Tous les élèves du groupe Aristide Briand», «Tous les personnels du groupe Aristide Briand» et «Tous les parents du groupe Aristide Briand» auront accès au lien Qwant dans la page Mes Applis. ) Connecteur : conserve l'authentification de l'utilisateur vers un autre site Un connecteur permet à l utilisateur connecté à l ENT de ne pas se réauthentifier en se rendant sur un autre site. Les connecteurs disponibles sur ONE sont : CNS, Maxicours ou le SiteTV. Si vous souhaitez disposer d un connecteur, nous vous invitons à faire une demande au support via l application Assistance de ONE. p. 6

27 L équipe support de ONE crée simplement un connecteur, vous devez donc disposer au préalable d un abonnement vers la ressource pour pouvoir l utiliser. b. Le menu «Widgets» permet de gérer l affichage des widgets dans le fil de nouveautés Le menu «Widgets» permet de gérer l affichage des widgets dans le fil de nouveautés. Ainsi, l ADML choisit d activer ou de désactiver les widgets que les utilisateurs pourront insérer sur la page d accueil de l ENT. Cliquez sur le menu Widget (), vous pouvez alors sélectionner dans le menu de gauche le Widget que vous souhaitez paramétrer (). Cliquez sur «Prévisualisation» pour afficher le Widget sélectionné (). Pour définir les droits d accès, accédez au registre «Droit d accès» (4), puis choisissez la structure concernée (5). En cochant les cases, les profils concernés verront apparaître le Widget. Dans cet exemple, «Tous les élèves du groupe Ecole Aristide Briand» auront accès au Widget «Humeur». Vous pouvez rendre visible ce Widget de manière obligatoire en cliquant sur l icône «épingle» (7) à droite du groupe d utilisateurs p. 7

28 5. Règles de communication a. Rappel des principes généraux Les règles de communications sont des règles qui permettent de définir la communication des utilisateurs entre eux au sein de l ENT (qui peut voir qui). Les règles de communication sont définies entre des groupes uniquement, et non entre des utilisateurs individuellement. Les règles de communication d un utilisateur sont la somme des règles des groupes auxquels il appartient. Il existe plusieurs sortes de groupes :. Les groupes automatiques au niveau de l école ou du projet (un par profil) ;. Les groupes automatiques au niveau de chaque classe (un par profil) ;. Les groupes automatiques qui contiennent les administrateurs locaux de l établissement (un groupe par établissement) ; 4. Les groupes manuels éventuellement créés par les administrateurs locaux. Une illustration est montrée au chapitre «Créer un groupe manuel». Dans chaque établissement, des règles par défaut sont mises automatiquement en place au démarrage de l ENT dans l établissement. Elles ne concernent que les groupes automatiques au niveau établissement et classe. Ces règles peuvent être modifiées par les administrateurs locaux de l établissement en fonction des besoins dans l onglet «Règles personnalisées». Les groupes manuels et le groupe des administrateurs locaux n ont pas de règles de communication par défaut. Ils sont invisibles par défaut par les utilisateurs. Des règles personnalisées doivent être définies par l administrateur local pour que les groupes soient utilisés. b. Règles par défaut Dans l onglet «Règles par défaut», les administrateurs visualisent les règles qui ont été paramétrées par défaut : p. 8

29 Dans cet exemple, voici les règles définies : Un personnel peut initier une communication avec tout autre utilisateur dans l établissement ; Un enseignant peut initier une communication avec tout autre utilisateur dans l établissement ; Un élève peut initier une communication avec ses propres parents, les enseignants de sa classe, les élèves de sa classe, les personnels de l établissement ; Un parent peut initier une communication avec ses propres enfants, les enseignants de la classe de son enfant, les personnels de l établissement. c. Règles personnalisées ) Examiner les groupes disponibles et leur constitution Quand on clique sur le menu «Règles de communication» () de l écran ci-dessous puis sur le sous-menu «Règles personnalisée» (), et que l on sélectionne l école ou le projet (), la page suivante s affiche. Elle présente une liste de tous les groupes disponibles, automatiques et manuels (4). Il est possible de réduire cette liste en saisissant une partie du nom du groupe (5). 5 4 Si l on sélectionne un groupe en particulier dans les résultats de la recherche (6), la partie droite de l écran propose trois sections qui sont repliées. Chaque section se déplie lorsque l on clique sur son titre. p. 9

30 En cliquant sur le titre de la première section (7), on obtient la liste des membres du groupe sélectionné. Cette information permet à l administrateur de vérifier le contenu des groupes avant de les utiliser pour définir des règles de communication. 6 7 Il y a deux sortes de groupes automatiques : Les groupes d établissement qui sont au nombre de 5, un par profil : Les groupes de classe, qui sont au nombre de 5 par classe, un par profil : ) Mettre en place des règles personnalisées L administrateur peut avoir à paramétrer des règles personnalisées dans deux cas de figure : Si les règles par défaut ne conviennent pas à l établissement ; Pour définir des règles de communication pour les groupes manuels, qui n en ont pas par défaut. p. 0

31 Prenons l exemple suivant : ajouter des règles de communication pour que les élèves puissent voir tous les enseignants de l établissement. Pour effectuer cette modification, il faut rechercher le groupe contenant tous les élèves de l école ou du projet et lui donner le droit de voir le groupe contenant tous les enseignantes de cette même école ou projet. La manipulation est la suivante : sélectionnez le premier groupe dans la liste de gauche () pour que les détails le concernant apparaissent. Vous pouvez vérifier que le groupe est bien sélectionné dans la partie de droite (). Dépliez la section «Règles de communication personnalisées» en cliquant sur le titre de la section (). Cliquez enfin sur le nom du second groupe. Elle devient rouge (ou verte si l autre groupe a déjà le droit de voir le premier groupe sélectionné) (4). 4 Pour retirer la règle, cliquer à nouveau sur le nom du groupe. La barre latérale redevient alors grise. Pour s assurer que la règle de communication personnalisée est compatible, il faut vérifier le paramétrage des deux groupes. Pour cela aller dans la section «Vérifier votre paramétrage» plus bas. Le paramétrage des règles de communication s enregistre de manière automatique : dès que l administrateur clique sur le nom du groupe, la règle est appliquée. ) Définir la nature des règles de communication Trois types de communication sont possibles : p.

32 Communication sortante : les membres du groupe peuvent communiquer vers l extérieur mais les membres du groupe ne peuvent pas se voir entre eux (le groupe est invisible par les membres du groupe) ; Communication entrante : les membres du groupe peuvent être contactés mais les membres du groupe ne peuvent pas se voir entre eux (le groupe est invisible par les membres du groupe) ; Communication dans les deux sens : les membres du groupe peuvent communiquer vers l extérieur, être destinataires des autres groupes et communiquer entre eux. Le paramètre «Communication dans les deux sens» est le seul qui permette aux utilisateurs du groupe de se voir entre eux et de voir le groupe en question dans les écrans de partage et dans la messagerie. Pour modifier le paramétrage d un groupe dans les règles de communication, il faut aller dans la section «Paramétrage du groupe» (), sélectionner le type de communication souhaité () et cliquer sur le bouton «Modifier» (). 4) Vérifier votre paramétrage Pour vérifier que les règles de communication personnalisées seront appliquées comme vous le souhaitez, il faut vérifier que le paramétrage des règles personnalisées correspond bien au paramétrage des groupes. Le paramétrage des groupes est matérialisé par les sigles : Communication sortante Communication entrante Communication dans les deux sens Une règle personnalisée peut être matérialisée par une flèche du groupe d origine (celui à qui on donne un droit) vers le groupe de destination (celui vers qui on donne des droits) : Groupe Groupe p.

33 Comme évoqué en début de chapitre, il doit y avoir une correspondance entre les paramètres des groupes et les règles de communication personnalisées. Prenons plusieurs exemples : Exemple : Si vous paramétrez le droit que les personnes du groupe puissent communiquer avec les membres du groupe. Il faut que le paramètre du groupe soit sortant ou dans les deux sens et que celui du groupe soit entrant ou dans les deux sens. Paramétrages possibles : Groupe Groupe Ou Groupe Groupe Ou Groupe Groupe Paramétrages non conformes : Groupe Groupe Ou Groupe Groupe Exemple : Si vous souhaitez paramétrer le fait que les utilisateurs du groupe puissent communiquer avec les membres du groupe et inversement (les deux peuvent se voir mutuellement). Les deux groupes doivent être paramétrés avec le paramètre dans les deux sens : Groupe Groupe p.

34 6. Import des comptes Le document suivant explique en détails la démarche à suivre pour importer les comptes utilisateurs sur ONE : p. 4

35 7. Questions fréquemment posées a. Perte du mot de passe Si un utilisateur perd son mot de passe, il peut : Le réinitialiser lui-même en cliquant sur «Mot de passe oublié» ou «Identifiant oublié» sur la page de connexion. La section «Mot de passe oublié» permet de réinitialiser le mot de passe : o Par mail (le mail est envoyé à l adresse mail saisie lors de l activation du compte modifiable dans mon compte) ; o Par SMS si un numéro de téléphone a été saisi lors de l activation du compte. Faire appel à l administrateur de l établissement qui peut le réinitialiser pour lui (voir chapitre «Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Changement du mot de passe». Dans le cas où un utilisateur perd son mot de passe personnel, l administrateur local peut le réinitialiser en saisissant son adresse mail dans le champ «Envoyer un mail de réinitialisation de mot passe» (). Une fois l adresse saisie, il suffit de cliquer sur «Envoyer» (). L utilisateur reçoit un lien permettant de définir un nouveau mot de passe et d accéder à l ENT. ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations administratives La fiche utilisateur de sur la Console d administration présente les informations liées à l utilisateur. Pour mettre à jour ces informations, modifiez directement le champ sur l écran () et cliquez sur le bouton «Enregistrer» (). p. 5

36 ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Rattachement aux structures et classes La fiche utilisateur présente également : La ou les structures de rattachement ; La ou les classes d appartenance. b. Créer un groupe inter-établissement L ENT permet de créer des groupes composés d utilisateurs de plusieurs écoles ou projets. Pour cela, il faut être administrateur local de toutes les structures dans lesquels se trouvent les utilisateurs. Par exemple, cela peut être un groupe d enseignants de plusieurs écoles (ex : les enseignants du ème cycle de la ville) ou un groupe interclasse (ex : échange entre élèves de plusieurs écoles). La création d un groupe inter-écoles se réalise de la même manière que la création d un groupe manuel mais en ajoutant des utilisateurs de plusieurs établissements. Voici les étapes à suivre : Cliquez sur «Opérations sur les groupes» () ; Les écoles et/ou projets auxquels vous êtes rattachés en tant qu administrateur local apparaissent sur le gauche de la fenêtre () ; Cliquez sur le bouton «+» pour accéder à la fenêtre de création d un groupe () ; Vous pouvez maintenant donner un nom au projet (4) ; Et choisir les membres sur groupe : o Sélectionnez d abord l école ou le projet auquel l utilisateur que vous voulez rajouter est rattaché (5) ; o Puis cliquez sur l utilisateur en question (6) ; o Il apparait maintenant en tant que membre du groupe (7) ; Pour sauvegarder les modifications, cliquez sur le bouton «Enregistrer» (8). p. 6

37 c. Autoriser la communication entre plusieurs établissements Si le but est de rendre possible la communication entre utilisateurs de plusieurs établissements, il n est pas nécessaire de passer par la création d un groupe. Pour autoriser la communication entre utilisateurs d établissements différents, voir le chapitre suivant «Autoriser la communication entre plusieurs établissements» ci-dessous. Pour autoriser la communication entre utilisateurs de plusieurs écoles et/ou projets, il faut être administrateur local de toutes les structures concernées (c est-à-dire pour qui et vers qui on veut donner des droits). Si vous n avez pas les droits, vous pouvez faire une demande à l équipe support de ONE via l application Assistance. Le principe de la manipulation est d ajouter des droits de communication pour chaque groupe à qui on veut ajouter des droits. Prenons l exemple suivant : donner la possibilité aux enseignants de deux écoles (l école Aristide Briand et l école Victor Hugo) de pouvoir communiquer ensemble. Cette manipulation comporte deux étapes : Vérifier que les groupes sont correctement paramétrés ; Ajouter les droits de communication. ) Vérifier que les groupes sont correctement paramétrés Dans notre exemple, nous devons vérifier que les groupes suivants sont bien paramétrés : Groupe des enseignants de l école Aristide Briand ; Groupe des enseignants de l école Victor Hugo. p. 7

38 Pour vérifier cela, allez dans le menu «Règles de communication» () et dans l onglet «Règles personnalisées» (). Sélectionnez l établissement () puis le groupe à vérifier (4). Dans «Paramétrage du groupe» (5), vérifiez que la règle paramétrée est «Communication dans les deux sens». Si ce n est pas le cas, sélectionner la bonne valeur et cliquez sur le bouton «Modifier». Effectuez la même démarche avec le groupe des enseignants de l école Aristide Briand. 4 5 ) Ajouter les droits de communication Il s agit ici de paramétrer le droit pour chacun des deux groupes de voir l autre groupe. Pour vérifier cela, allez dans le menu «Règles de communication» () et dans l onglet «Règles personnalisées» (). Sélectionnez l école Victor Hugo () puis le groupe à qui donner des droits (4). Dans «Règles de communication personnalisées» (5), sélectionnez l autre école dans la liste déroulante (6) puis le groupe vers lequel donner des droits (7). Lorsque vous cliquez sur le groupe vers qui donner des droits, il se colore en rouge (ou vert si la règle existe déjà dans l autre sens). Faire de même pour l école Aristide Briand p. 8