GUIDE DU FOURNISSEUR

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1 GUIDE DU FOURNISSEUR

2 OBJECTIF FlexLink exige de tous ses fournisseurs qu'ils mettent en place des systèmes conformes aux normes internationales (ISO 9001, ISO et OHSAS18001) dans le but de toujours améliorer la qualité de ses prestations. Les fournisseurs de FlexLink jouent un rôle prépondérant dans nos activités de développement et dans la fidélisation de notre clientèle. Le présent document constitue donc une référence pour tous nos fournisseurs, tant au niveau local qu'au niveau international. Nous espérons que ce guide vous sera d'une aide précieuse. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter le responsable Achats ou le responsable Développement durable auprès de votre unité de vente locale.

3 Table des matières Introduction... 5 Définitions... 5 Code de conduite de nos fournisseurs et sous-traitants... 5 Les minerais de conflits... 5 REACH et RoHS... 5 Innovation... 5 Protection des informations confidentielles... 5 Propriété intellectuelle... 6 Normes de qualité applicables aux fournisseurs... 6 Direction... 8

4 1. Introduction Des composants de convoyeur aux solutions clé en main, FlexLink propose des solutions d'automatisation des flux de production nécessaires à l'optimisation de l'efficacité globale des processus de production. Notre vision Devenir la référence en matière de solutions de gestion des flux de production. Notre mission Accroître le rendement de production des fabricants. Nos valeurs Respect Responsabilité Savoir Passion 2. Définitions Nous pouvons classer nos fournisseurs en deux catégories : 1. Fournisseurs de composants : fournisseurs qui livrent des marchandises à notre service Approvisionnement ou à nos unités de vente. 2. Sous-traitants : fournisseurs qui livrent des services, en travaillant directement sur les sites de nos clients, au sein de notre service Approvisionnement ou de nos unités de vente. 3. Code de conduite de nos fournisseurs et sous-traitants Les fournisseurs et sous-traitants de FlexLink sont essentiels pour l'image de grande qualité de nos produits. Nous attendons de chacun d'entre eux qu'il applique les principes du Code de conduite des fournisseurs. Des audits réguliers attestent du respect de ce Code de conduite. Ensemble, nous souhaitons nous imposer, auprès de nos clients, comme le choix n 1, en appliquant nos valeurs et les règles suivantes : Les échanges avec nos fournisseurs ont toujours lieu sur la base du respect mutuel et de l'éthique professionnelle. Nous souhaitons créer des solutions innovantes très performantes et fidéliser nos clients. Nous estimons être un bon client en traitant nos fournisseurs avec équité et impartialité, en ayant toujours à l'esprit le respect et la confiance. Nous sélectionnons nos fournisseurs sur des critères rationnels et clairs : qualité, coûts, délais de livraison, innovation, développement durable, améliorations continues et valeurs communes soutenant une croissance profitable. Nous collaborons avec tous les fournisseurs, sans discrimination de race, de nationalité, de taille ou d'appartenance. Nous instaurons des relations bénéfiques et durables basées sur la confiance réciproque. 4. Les minerais de conflits FlexLink soutient les actions internationales visant à arrêter le recours aux minerais de conflit utilisés pour financer la violation des droits de l'homme. Une déclaration a été publiée afin de communiquer cet engagement. FlexLink encourage ses fournisseurs qui fabriquent des composants, pièces, ou produits contenant des minerais de conflit à s'approvisionner auprès de sous-traitants légitimes. Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils adoptent, appliquent et communiquent à leurs propres fournisseurs les positions et politiques concernant les Minerais de conflit, et le cas échéant, qu'ils demandent à leurs propres sous-traitants d'adopter et de mettre en œuvre des positions et politiques semblables. FlexLink se réserve le droit de demander à ses fournisseurs de prouver qu'ils n'utilisent pas des minerais de conflit si nécessaire. 5. REACH et RoHS FlexLink, en tant qu'utilisateur en aval dans la chaîne d'approvisionnement, satisfait à toutes les exigences REACH applicables (CE 1907/2006). FlexLink entend satisfaire aux exigences RoHS en veillant à ce que la gamme de produits soit conforme aux exigences de la Directive RoHS (CE 95/2002). Ainsi, nous demandons à nos fournisseurs d'indiquer si les produits livrés contiennent des substances à usage réglementé. Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils adoptent, appliquent et communiquent à leurs propres fournisseurs les positions et politiques concernant REACH, et le cas échéant, qu'ils demandent à leurs propres sous-traitants d'adopter et de mettre en œuvre des positions et politiques semblables. 6. Innovation Nous nous engageons à rechercher et à développer de nouvelles technologies de production et de matériels en collaboration avec nos fournisseurs pour «devenir la référence en matière de solutions de gestion de flux de production». Le service Innovation de FlexLink sélectionne des fournisseurs ambitieux, dont la principale préoccupation est de développer de nouveaux matériels et processus de production. Nous encourageons nos fournisseurs à partager leurs idées et leurs concepts. 7. Protection des informations confidentielles Les connaissances et le savoir-faire de FlexLink font partie de sa propriété intellectuelle. Ces informations confidentielles sont le fruit de nombreuses années de travail et d'investissements conséquents de la part de FlexLink. L'utilisation et/ou la divulgation des informations confidentielles de FlexLink à des personnes ou des entités non autorisées, à des fins non autorisées, peut avoir pour FlexLink des conséquences néfastes. Les informations confidentielles de FlexLink doivent être protégées par un accord de non divulgation avant toute utilisation. Ce document devra être signé par tous les fournisseurs avant divulgation des documents officiels par FlexLink. Protection des informations confidentielles et des secrets industriels dans le domaine de la R&D Dans le cadre d'un projet de Recherche et Développement (R&D), si un fournisseur se voit remettre des informations confidentielles relatives à une innovation faisant l'objet d'un dépôt de brevet ou de protection d'un dessin, un accord officiel de non-divulgation adapté doit être signé avant toute divulgation. FlexLink Guide du fournisseur FL /04/2015 4

5 8. Propriété intellectuelle Si un fournisseur est appelé à participer au développement ou à l'amélioration d'un composant ou produit propriétaire de FlexLink, celui-ci doit transférer tous ses droits de propriété intellectuelle concernant ce composant ou produit à FlexLink. FlexLink peut ainsi, et à cette seule condition, utiliser sans aucune restriction le développement ou l'amélioration en question à des fins commerciales 9. Normes de qualité applicables aux fournisseurs Les normes de qualité concernent les fournisseurs internes et externes, qui proposent des matériels et services directement et indirectement, et dont le travail a un impact sur la qualité des produits finis de FlexLink. Certification du Système de gestion qualité des fournisseurs Les fournisseurs doivent, au minimum, être certifiés selon la norme ISO 9001:2008 dans leur domaine, par le biais d'un organisme de contrôle tiers. FlexLink exige une copie du certificat. Le recours à des fournisseurs ne remplissant pas ces conditions est évalué au cas par cas. Sélection des fournisseurs Le Code de conduite de FlexLink s'applique également à la sélection des fournisseurs. Nous évaluons tous les fournisseurs potentiels dans les domaines suivants : santé financière, structure, qualité, processus de livraison, gestion, niveau de service, conception, production, qualité des produits, équipements et coûts. Évaluation des fournisseurs Nous évaluons les systèmes, les processus et les produits de nos fournisseurs. Système et processus : tous les fournisseurs (ainsi que leurs sous-traitants, si nécessaire) doivent permettre à FlexLink d'accéder à leurs sites de fabrication afin que FlexLink puisse y mener des activités d'audit adéquates. Les fournisseurs doivent pleinement coopérer avec les représentants de FlexLink et mettre en œuvre tout changement convenu. Produits : tous les fournisseurs (ainsi que leurs sous-traitants, si nécessaire) proposant des produits peuvent être évalués sur les critères suivants : planification avancée de la qualité, processus d'approbation des pièces de production. Lors de l'évaluation, les critères pris en compte sont les suivants : vue d'ensemble du système de qualité, processus de gestion des réclamations, gestion des irrégularités liées au processus, processus de test, gestion des outils, étalonnage. L'ensemble des sous-traitants et des fournisseurs de composants est évalué selon des critères définis localement. Planification avancée de la qualité Accord sur la documentation technique La documentation technique est fournie par FlexLink sous forme de cahier des charges incluant des schémas, des caractéristiques concernant les matériels, les traitements, le conditionnement et d'autres caractéristiques liées au produit. Cette documentation est clairement mentionnée sur les bons de commande ou contrats. Les fournisseurs doivent considérer toute la documentation technique fournie par FlexLink comme la propriété de cette dernière et doivent, de ce fait, la traiter comme des documents hautement confidentiels. Il peut être demandé aux fournisseurs de signer un accord de non-divulgation (reportez-vous aux paragraphes 7 et 8). Les fournisseurs doivent formellement accepter auprès de FlexLink les caractéristiques finales du produit et ses modifications ultérieures. Une preuve écrite doit être conservée et mise à disposition de FlexLink. Fournisseurs du service Approvisionnement FSA (FlexLink Supplier Archive) L'ensemble des documents, spécifications et modèles CAO sont publiés sur Internet. Tous les fournisseurs du service Approvisionnement doivent contacter le service des achats pour savoir comment utiliser FSA. Défauts et écarts Les fournisseurs se doivent de vérifier et de prévenir de potentiels défauts de plans fournis par FlexLink ou de pièces défectueuses, ceci afin que le produit soit parfait au début de la production ou au moment fixé par FlexLink. Une preuve écrite doit être conservée et mise à disposition de FlexLink. Risques de défauts dans le processus Les fournisseurs doivent exécuter, tenir à jour et documenter un plan d'activité structuré afin d'évaluer les défauts potentiels et la possibilité de non-détection de ces défauts au cours du processus. Cela s'applique également à leurs activités sous-traitées et à leurs livraisons. Ce plan doit être documenté à partir des données existantes et des retours client. Il doit permettre d'évaluer les risques afin de hiérarchiser les actions correctives appropriées et de mener à bien tout le processus, ainsi que le suivi. Une preuve écrite doit être conservée et mise à disposition de FlexLink. Prototypes FlexLink demande à ses fournisseurs de lui présenter un prototype physique des produits, pour les tester, par exemple. Les prototypes doivent être fabriqués avec les mêmes produits et par les mêmes sous-traitants que le produit final. FlexLink doit être informé officiellement de tout écart vis-à-vis des exigences. Aucun prototype ne doit être fabriqué avant que FlexLink ait approuvé les écarts. 5 FlexLink Guide du fournisseur FL /04/2015

6 Processus d'approbation pour production Matériau direct Définition : tout produit transformé en produit fini de FlexLink ou utilisé comme tel. FlexLink informe les fournisseurs, en fonction de chaque produit, des vérifications spécifiques qu'ils doivent exécuter pour s'assurer du respect du cahier des charges. Si FlexLink impose l'usage de produits d'origine ou d'un sous-traitant spécifique dans son cahier des charges, les fournisseurs ne doivent employer que ces produits ou sous-traitants. Dans tous les cas, les fournisseurs sont toujours les garants de la qualité des pièces, matériels et services confiés à des sous-traitants. Matériau indirect Définition : produits, équipements ou services achetés, qui ne sont pas transformés directement en produits finis par FlexLink, mais qui ont un impact sur ces derniers (lubrifiants, outils, équipements de mesure, par exemple). FlexLink ne dispose pas d'une procédure spécifique pour l'approbation des matériels indirects. Ceux-ci sont étudiés au cas par cas. Approbation des produits Échantillon test : produit confirmant que le fournisseur respecte la commande et le cahier des charges de FlexLink. Un échantillon test s'avère nécessaire dans les cas suivants : Lorsque FlexLink fait entrer un nouveau fournisseur dans sa base de données, ceci afin de tester l'efficacité des travaux fournis par celui-ci Un nouveau produit est développé. Des modifications concernant le schéma, les caractéristiques ou les matériaux sont apportées au produit (y compris pour des devis). Le lieu de production change (déplacement des outils, machines ou installations d'un lieu à un autre chez le fournisseur). Le processus de production est modifié. Un nouveau sous-traitant de matières premières, pièces ou services (traitement thermique, revêtement, par exemple) est employé. Un nouvel outil est employé en production. Des modifications sont apportées aux outils ou aux machines de production (réparations coûteuses). Des modifications sont apportées aux méthodes de vérification ou de test. FlexLink l'exige spécifiquement. Le fournisseur l'exige. Chaque échantillon test doit comporter les éléments suivants : Lorsque cela est spécifié dans les caractéristiques date et heure de production indiquée sur une grille ou une horloge (le cas échéant), numéro, code matériau, code d'empreinte, emballage et étiquette, traitement de surface (le cas échéant), étiquette indiquant «Échantillon test pour FlexLink» fournie par FlexLink, protocole de vérification de toutes les mesures et de tous les attributs exigés sur le cahier des charges, demande d'approbation d'écart, le cas échéant. Si nécessaire, les écarts peuvent être acceptés lors de la commande. L'échantillon test doit être expédié à l'adresse figurant sur le bon de commande, à l'intention de la personne ayant émis ce bon. Le protocole de vérification doit inclure les éléments suivants : N d article, numéro de schéma et version, date, responsable de la vérification, schéma référencé correspondant au protocole. Toute autre exigence (couleur, matériau, etc.) doit être cochée et signalée. Si un équipement de mesure est employé, son numéro d'identification doit être indiqué dans le protocole. numéro de commande FlexLink, équipement utilisé pour la vérification. Il est préférable de saisir le protocole de vérification et ses valeurs sur informatique plutôt qu'à la main. La langue à utiliser est l anglais ou le francais. Si cela est possible, le protocole de vérification doit être envoyé par courrier électronique au responsable des achats et à tout autre destinataire concerné. Les valeurs relevées hors tolérance doivent être signalées dans le protocole. Toutes les dimensions doivent être mesurées avec les tolérances géométriques. Les fournisseurs ne sont pas autorisés à envoyer un échantillon test dont les dimensions sont hors tolérance, sauf accord de FlexLink consigné dans une demande d'approbation d'écart. Les fournisseurs ne sont pas autorisés à remettre des «Produits» avant que FlexLink ait approuvé le produit en question. Début de production Même après approbation du produit par FlexLink, les fournisseurs ne sont pas dégagés de leurs responsabilités : ils doivent continuer de vérifier que toutes les activités prévues lors de la phase de planification avancée de la qualité sont menées à bien et qu'elles conviennent à une production en série. Réunions d'assurance qualité FlexLink tient régulièrement des réunions d'assurance qualité avec les sociétés qui lui fournissent des marchandises, produits et services. FlexLink exige que tous ses fournisseurs suivent le guide du fournisseur, ainsi que les instructions et procédures fournies par le service des achats, et les fournisseurs sont tenus de : gérer les installations, les processus, la qualité de leurs prestation, ainsi que leur personnel en vue d'une fabrication économique et homogène. Le fournisseur doit aussi fournir des services et produits répondant aux besoins de FlexLink et de ses clients finaux ; développer et mettre en œuvre une planification avancée de la qualité ; prouver que tous les produits et services qu'ils fournissent respectent le cahier des charges. FlexLink Guide du fournisseur FL /04/2015 6

7 10. Direction Développement durable et environnement Les fournisseurs doivent adopter les principes du Code de conduite de FlexLink et fournir des preuves de leur conformité à la demande de FlexLink. Les fournisseurs doivent adopter la politique de FlexLink en matière de santé, de sécurité et d'environnement. Ils doivent tenir à jour un système efficace de gestion de l'environnement, conformément à la norme ISO ou équivalente. Les fournisseurs non certifiés sont évalués au cas par cas. Les sites de production doivent se conformer à toutes les normes nationales concernant l'environnement et la sécurité lorsqu'ils manipulent des produits à usage prohibé, réglementé ou dangereux. Ils doivent être en mesure de fournir une preuve du respect de ces normes à la demande de FlexLink. En cas de non-conformité aux normes officielles concernant la santé, la sécurité et l'environnement de la fabrication d'un produit destiné à FlexLink, le fournisseur doit en informer FlexLink sans délai. Les fournisseurs garantissent qu'aucun des produits à usage prohibé ou réglementé spécifiés par FlexLink n'est employé dans les produits livrés à FlexLink ni impliqués dans le processus de fabrication de ces derniers. Les fournisseurs doivent également, à la demande, présenter des rapports sur la composition des produits contenant un produit à usage prohibé ou réglementé. Améliorations continues Les fournisseurs doivent tenir à jour un système efficace de gestion de la qualité, conformément aux normes de catégorie ISO Ils doivent également se plier aux exigences officielles de FlexLink en matière de qualité. Les fournisseurs doivent régulièrement comparer leurs indicateurs de performance clés aux objectifs afin de déterminer les actions correctives à mettre en place en vue d'une amélioration continue. Les fournisseurs doivent s'efforcer de toujours mieux satisfaire FlexLink en proposant des améliorations pour les produits fournis afin de renforcer leur compétitivité. Responsabilité vis-à-vis des sous-traitants Les fournisseurs directs de FlexLink doivent s'assurer que tous leurs sous-traitants et fournisseurs propres disposent d'un certificat Système de gestion de la qualité tiers fournisseur conforme à la norme ISO 9001 si le matériau, le service ou l'activité fourni ont un impact sur la qualité ou les propriétés physiques du produit fourni à FlexLink. En cas de non-respect de cette exigence, les fournisseurs ne peuvent plus faire appel aux sous-traitants en question sans l'approbation préalable de FlexLink. Ordre et propreté sont indispensables à toutes les opérations et à tous les processus. Il est primordial de les maintenir et de les améliorer de manière systématique. Les fournisseurs doivent identifier les équipements et les machines clés de leur processus pour prévoir une maintenance préventive exhaustive et efficace, notamment par : une maintenance régulière par les opérateurs, des inspections à intervalles fixes, une maintenance corrective, un suivi continu de l'efficacité de la maintenance. De manière générale, toute modification ayant un impact sur les produits et les processus nécessite l'approbation préalable de FlexLink. En aucun cas, un produit non conforme ou potentiellement non conforme ne doit être expédié sans l'approbation écrite de FlexLink stipulant le nombre de pièces et la durée de validité de l'approbation. En cas de problème réel ou potentiel pouvant affecter les conditions de livraison prévues, les fournisseurs doivent immédiatement en informer FlexLink. Tout produit ou service ne répondant pas aux critères de satisfaction de FlexLink, que le problème soit détecté chez FlexLink ou chez le client final, doit être consigné et signalé au fournisseur. En cas de non-conformité, FlexLink est en droit de réaliser un contrôle qualité afin de s'assurer de l'efficacité des actions correctives. Les actions correctives sont aussi importantes que la résolution des problèmes. Étiquetage, emballage et expédition Les fournisseurs doivent suivre les méthodes locales spécifiques. Conditions générales Les fournisseurs doivent suivre les méthodes locales spécifiques. Facturation Toutes les factures envoyées à FlexLink doivent : mentionner le bon de commande FlexLink auquel elles correspondent ; respecter les règles juridiques et fiscales applicables au pays en question. Toute facture ne respectant pas ces critères sera rejetée et retournée au fournisseur. Chaîne d'approvisionnement Fabrication L'agencement de l'usine du fournisseur doit limiter au maximum le déplacement et la manipulation des matériels, tout en favorisant la synchronisation des flux. 7 FlexLink Guide du fournisseur FL /04/2015

8 LE GROUPE COESIA DANS LE MONDE Coesia est un groupe constitué d'entreprises proposant des solutions industrielles innovantes et opérant au niveau mondial. Son siège est situé à Bologne, en Italie. Les entreprises du groupe Coesia sont leaders dans les secteurs suivants : Machines automatisées et matériaux de pointe Solutions de processus industriels Mécanismes de précision Les clients de Coesia sont des acteurs majeurs dans de nombreux secteurs, notamment les biens de grande consommation, le tabac, la santé, l'aérospatiale, la course et l automobile ainsi que l électronique. FlexLink FL2101 FR