PORTAIL PREREF Cora non alimentaire

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1 1/26 L accès au Portail PREREF ( permet de transmettre aux équipes achat de à tout moment : - des réponses à des appels d offres - des offres de gammes et/ou promotionnelles et/ou des nouveautés via des fiches produits éléctroniques. PREREQUIS techniques de Connexion : disposer d un navigateur Internet Explorer de version 6 minimum. En version 9 il faut activer la compatibilité : autoriser les «pop-up» de ce site et supprimer les «Tool Bar» avoir une connexion ADSL mini de 512 KB/s AIDE à l UTILISATION = contacter l assistante commerciale de Cora. PROBLEME TECHNIQUE = contacter votre service informatique qui pourra se mettre en relation si besoin avec le service «Help Desk» de Provera : helpdesk@provera.fr Cette application vous permet de créer votre propre base de données en termes d offres et de la partager en temps réel avec vos interlocuteurs des services achats de cora non alimentaire : Juin 2013 sdh 1/26

2 2/26 Soit dans le cadre des collections, cela permet de répondre à un Appel d'offre (AO) transmis par l acheteur en rattachant un ou plusieurs produits à une Unité de Besoin (UB). Soit dans le cadre du permanent, il est possible de créer, modifier et diffuser des fiches de produits existants ou de nouveautés. Juin 2013 sdh 2/26

3 3/26 L accès à l application est possible à tout moment dès lors que vous avez un accès internet Cliquer sur «PREREF» Juin 2013 sdh 3/26

4 4/26 Le nom utilisateur (login) et le mot de passe vous seront communiqués par l équipe achat de. Taper votre nom «utilisateur» et votre «mot de passe» puis cliquer sur «Valider» Vous pouvez modifier votre mot de passe en cliquant sur l icône situe à côté du nom (login) dès lors que vous vous êtes identifié et dans la page d accueil de l application. Cliquer sur l icône «clé» pour accéder a la modification de votre «mot de passe» Juin 2013 sdh 4/26

5 5/26 Lexique d usage : Opération : une Opération peut être de type «Collection» ou «Sourcing» pour une ou des enseignes avec des dates de validité. AO : Appel d Offre : est rattaché à une Opération et porte son nom + un code unique. Il peut comprendre une ou plusieurs UB qui sont l expression de besoin produits recherchés pour répondre aux demandes de l enseigne UB : Unité de Besoin : rattachée à un AO + un code par Opération. Plusieurs produits peuvent y être rattachés en réponse à l AO. Elle correspond au besoin de recherche produit de l acheteur pour répondre aux demandes des enseignes Liste Produits : ce sont tous les Produits créés dans le portail et que vous pouvez mettre à disposition des acheteurs en ayant pris soin de les mettre à jour avant toute réponse à l AO. C est également l ensemble des produits rattachés à une ou des UB en réponse à un AO. Un produit ne peut être rattaché qu à une seule UB d un AO. Un produit peut être proposé dans différents AO. Nomenclature : c est la classification produit de. Elle est indiquée plus ou moins finement dans l UB. Libellé produit : indiquer une désignation commerciale et légale compréhensible en MAJUSCULE et sans accent (description + format + unité de mesure + référence article + marque) Unité légale : c est l unité de mesure du contenu net (KG, L, Pièce, UVC) Unité de Vente Caisse : c est l unité (produit) facturée au client lors du passage en caisse (toujours UVC, sauf pour les produits vendus à la coupe). Fiche produit : elle se décompose en 2 parties distinctes : 1. Descriptif produit : Informations générales du produit Caractéristiques techniques et descriptif détaillé du produit Informations logistiques (PCB, plan de palettisation) Informations tarifaires et taxes (PA de base + conditions/remises sur factures + TVA + taxes => à renseigner dans l onglet «Produit» avant réponse à l AO). 2. Eléments de réponse à AO (UB, caractéristiques promo, remise promo, ) : renseignements complémentaire lié à l AO lors du rattachement produit dans l onglet «Appel d Offre». IMPORTANT et PRE-REQUIS: Avant de répondre à l appel d offre, veuillez vous assurer que tous les produits soient créés et/ou mis à jour dans le portail Juin 2013 sdh 5/26

6 6/26 Accueil : Le portail représente le PREREF Provera sous la VISION FOURNISSEUR. Il comporte trois onglets : «Appels d offre» + «Opération» + «Produit». De façon générale, les libellés apparaissant en couleur «orange» indiquent l onglet et/ou le sous-onglet pour lesquels la fenêtre est activée et où l utilisateur se situe dans l application. Lors de la connexion, s affiche la liste des AO triés par ordre décroissant de date limite de réponse Vous avez la possibilité de faire une recherche en sélectionnant un critère de recherche (ex. «Statut» : reçu, non répondu, envoyé ou annulé). Vous avez la possibilité de filtrer les AO avec les 6 critères : «Code Appel d Offre», «Opération», «Type d Opération», «Enseigne», «Statut», «Date limite de réponse». Juin 2013 sdh 6/26

7 7/26 Recherche Appel d offre (AO) : Pour visualiser le détail de l AO reçu et le descriptif des Unités de Besoins, cliquer sur la flèche bleue. Juin 2013 sdh 7/26

8 8/26 Réponse à l Appel d Offre : Si vous n avez pas d offre à proposer : cliquer sur «ne pas répondre» : un message d information sera envoyé à l émetteur de l AO. Pour répondre à l AO, vous devez procéder en 2 étapes 1) Créer ou modifier les produits dans l onglet produit 2) Rattacher les produits proposés à l appel d offre dans l onglet appel d offre. 1 CREER UN PRODUIT Onglet Produit /Création Attention! Vérifier si l EAN existe. Si l EAN n existe pas, le message «Aucun produit ne correspond aux critères de recherche» s affiche en haut de l écran Vous pouvez alors cliquer sur l onglet «création» Juin 2013 sdh 8/26

9 9/26 Création d un produit Les zones en gras sont des champs obligatoires. Informations générales - Sélectionner la nomenclature complète ou 7 positions (segment) La Typologie standard s affiche automatiquement. A modifier en «kit» uniquement dans le cadre d un box panaché - Libellé produit : saisir le libellé produit sans abréviation - Libellé internet : Marque + libellé + référence. 1 er lettre en majuscule et le reste en minuscule - EAN : saisir l EAN de vente du produit. Cocher «inconnu» si EAN en attente - Type de marque : sélectionner marque nationale, MDD ou 1er prix - Marque : saisir la marque de votre produit. Si cette dernière n existe pas, contacter l assistante achat afin de la faire créer. - Unité de vente caisse : s affiche automatiquement, ne pas y toucher - Dimensions longueur/largeur/hauteur et poids du produit dans son packaging - Conv. dans l'unité Légale : s affiche automatiquement, ne pas y toucher - Référence Article / Fournisseur : référence produit chez le fournisseur - Renseigner les pays de fabrication et facturation Juin 2013 sdh 9/26

10 10/26 Document : visuels et fiches techniques Il vous sera demandé de rattacher au moins un visuel et une fiche technique pour chaque produit En fonction des produits, il est possible de rattacher 3 photos supplémentaires. Prérequis - Résolution 300 dpi minimum - Dimension : image carrée ; nombre de pixels compris entre 800 px et px - vues 3/4 gauche de préférence, éventuellement de face ou 3/4 droite en fonction des familles détourage impératif - Fond : pas de fond blanc pour les produits clairs : pas de fond foncé pour les produits foncés, pas de décor en arrière plan, pas de personne (sauf si libres de droit à l'image) - Impérativement libres de droit - Vous pouvez également joindre des fiches techniques ou des dossiers marketing. Cliquer sur le «+» à droite de l encadré bleu Sélectionner le type de document et cliquer sur parcourir Sélectionner la photo puis Valider. Cliquer sur le bouton ajouter pour finaliser le rattachement de la photo Juin 2013 sdh 10/26

11 11/26 Caractéristiques - Commentaire : zone de 250 caractères. Permet de communiquer des infos sur le produit, et de saisir les caractéristiques techniques o Composition 1 & 2 : composition du produit : textile, PVC o Commentaire 1 à 5 : si besoin o Produit réassortissable : flag à cocher selon le cas o Garantie : exemple : 2 ans Juin 2013 sdh 11/26

12 12/26 Données internet / Corastore. Pour permettre la diffusion sur Corastore, veuillez activer la coche «Corastore». Argumentaire produit (500 caractères) : Principales caractéristiques techniques des produits qui seront mises en évidence. Elles seront visibles directement associées à la photo du produit. Argumentaire commercial (5000 caractères) : C est l argument commercial qui fera que le client sélectionnera votre produit plutôt qu un autre. C est ici que vous renseignez vos plus produits et autres messages marketing. Juin 2013 sdh 12/26

13 13/26 Logistique Plan de palettisation - Plan de palettisation : nommer le plan (saisie libre) - Sélectionner le type d unité d expédition «Palette» Juin 2013 sdh 13/26

14 14/26 - Colonne PCB - * Nombre d unité d achat : saisir le pcb (nombre de pièces dans le carton) * Dimensions du carton : saisir la longueur, largeur, hauteur en mm * Poids du carton : saisir le poids du carton en grammes - Colonne PALETTE - Nombre d'unités d'achat : saisir le nombre de produit sur la palette/le container - Colonne COUCHE - Nb Cdt dans UE : saisir le nombre de couche. Les autres zones se calculent automatiquement - Pour ajouter un nouveau plan, cliquer sur «+» Remarque : Plusieurs plans peuvent exister à condition que ces derniers ne possèdent pas les mêmes clés fonctionnelles SPCB/PCB/UVC Palette/EAN commande PCB Tarifaire - PA tarif en euro : saisir le PA Brut - Date de début : saisir la date du jour - Saisir les différentes remises : Cliquer sur le «+» de l encadré bleu Sélectionner la remise, le mode de calcul, saisir la valeur et indiquer la base (la première remise est toujours en base 1) Si plusieurs remises répéter l opération. Attention vous devez indiquer la base sur laquelle s applique cette 2 ème remise : Base 1 => sur le PA de Base Base 2 => sur le résultat de l opération PA de base moins la 1 ère remise Remise renfort promo : La ligne 084 remise exceptionnelle renfort promo permet de communiquer une remise spécifique à la promo. Cette dernière peut s appliquer de 2 façons : o Soit sur toute l opération, que l article soit sélectionné pour la promo ou non. Dans ce cas vous ne devez pas cocher la case «promo» Juin 2013 sdh 14/26

15 15/26 o Soit uniquement pour la promo. Si l article n est pas sélectionné pour la promo, elle ne s applique pas. Dans ce cas vous devez cocher la case «promo» TVA / Taxes spécifiques / acheteur - La TVA est paramétrée par défaut à 19.6 % (modifiable si besoin) - Taxes spécifiques : Pour les produits soumis à la taxe DEEE. Cliquer sur le «+» à droite de l encadré bleu. Sélectionner la taxe, la catégorie puis, saisir la valeur HT - Sélectionner l acheteur dans la liste déroulante puis cliquer sur le bouton Enregistrer Le produit apparait dans la liste produits Le code PREREF apparait dans le tableau et dans la zone code «PREREF» des critères de recherches Vous pouvez dupliquer le produit Dans ce cas, toutes les informations du produit précédent sont reprises, à l exception de l EAN et de la référence fournisseur. Juin 2013 sdh 15/26

16 16/26 Il faudra alors mettre à jour le libellé produit, la référence fournisseur, les caractéristiques et saisir le nouvel EAN. 2 - MODIFIER UN PRODUIT EXISTANT Rechercher un produit Vous pouvez utiliser les critères de recherches par EAN ou par référence article/fournisseur Saisir un des critères, puis cliquer sur le bouton «rechercher» Modifier un produit : Juin 2013 sdh 16/26

17 17/26 Pour modifier un produit, double-cliquer sur le produit ou cliquer sur «modifier» Les sous-onglets situés en haut de l écran vous permettent de vous rendre directement dans les zones à mettre à jour. Juin 2013 sdh 17/26

18 18/26 Aucune modification des éléments suivants ne doit être effectuée : Nomenclature Typologie Catégorie EAN principal Type de marque/marque EAN de commande Mise à jour des données logistiques Il est possible de modifier les dimensions du carton. Toute modification de données Spcb/pcb/couche/palette doit passer par la création d un nouveau plan de palettisation Juin 2013 sdh 18/26

19 19/26 Un nouveau masque de saisie des données logistiques s ouvre. Cocher le plan «plan par défaut» si vous souhaitez que ce plan soit automatiquement repris pour les futures réponses appel d offres. Mise à jour tarifaire Cliquer sur le «+» en dessous du bloc tarifaire existant Saisir le nouveau PA tarif brut. Date d application : date de début de vente de l opération Exemple Réponse à l appel offre pour la collection A JAMAIS VU 2 du 02/10/2013 au 12/10/2013 La date de début du nouveau tarif sera le 02/10/2013 Juin 2013 sdh 19/26

20 20/26 RATTACHEMENT PRODUIT A L APPEL D OFFRE Le rattachement d un produit à une réponse appel d offre se fait dans l onglet Appel d offre Repérer l offre à laquelle vous souhaitez répondre et cliquer sur la petite loupe dans la colonne liste produits Cliquer sur la petite loupe «liste produit» Juin 2013 sdh 20/26

21 21/26 Repérez l unité de besoin (UB) sur laquelle vous souhaitez rattacher le produit et cliquer sur le «+» ou sélectionner l UB et cliquer sur le bouton ajouter» Rechercher le produit par son EAN, sa référence ou le code Préref puis cliquer sur le bouton «sélectionner» Juin 2013 sdh 21/26

22 22/26 L écran ci-dessous vous permet de visualiser le produit tel qu il sera proposé pour l opération (PA, Plan de palettisation). Vous pouvez également indiquer le potentiel de vente, une quantité minimum, la date de 1 ère livraison ou un commentaire destiné à l acheteur. Si vous êtes en attente des données logistiques, sélectionner «plan inconnu» et renseigner le PCB. Si le produit est retenu, il faudra renseigner rapidement les éléments afin que nous puissions créer le produit dans notre système informatique. Pour valider ce rattachement, cliquer sur le bouton «ajouter» Le produit est rattaché. Répétez l opération pour les autres produits à proposer. (Cliquer sur le bouton «ajouter» ou sur le «+». rechercher le produit, bouton sélectionner puis ajouter) Lorsque tous les articles seront rattachés, cliquer sur le bouton Répondre. Remarque : le bouton «enregistrer» vous permet de rattacher les produits sans pour autant transmettre la réponse appel d offre à l acheteur. Si vous utilisez cette fonction, ne pas oublier de «répondre» afin que l acheteur puisse réceptionner la liste des produits. Juin 2013 sdh 22/26

23 23/26 Le statut de l appel d offre est passé au statut «Envoyé» Juin 2013 sdh 23/26

24 24/26 Juin 2013 sdh 24/26

25 25/26 EDITION DES FICHES PRODUITS A JOINDRE AUX ECHANTILLONS Les échantillons que vous transmettez à Cora Non Alimentaire doivent être accompagnés d une fiche produit. Avant d éditer la fiche produit, il faut relever le code collection, qui figure dans le libellé de l appel d offre. Ce critère permet au système préref d extraire le PA qui correspond à l opération et non PA actif au moment ou vous lancer l édition Onglet Appel d Offre Onglet produit Saisir le code collection dans la zone «collection» des critères de recherche et cliquer sur «rechercher» Juin 2013 sdh 25/26

26 26/26 Pour éditer la fiche, sélectionner les produits puis cliquer sur «éditer fiche». La fiche produit est générée sous Excel. Remarque : vous pouvez générer les fiches produits de 2 façons - Sélection d un groupe de produit : la génération des fiches se fera dans un fichier Excel, 1 onglet par produit. - Sélection produit par produit afin d avoir un fichier par EAN/référence Juin 2013 sdh 26/26