Guide de l intendant(e)

Transcription

1 Guide de l intendant(e) En quoi EURESTO répond-il aux attentes des intendant(e)s? Introduction Ce document s adresse aux personnels responsables de l intendance dans les établissements d enseignement, préparant à des formations dans le secteur de l hôtellerie et de la restauration. EURESTO est fort d une expérience de plus de 20 ans dans le milieu professionnel de l hôtellerie et de la restauration. Le produit est en perpétuelle évolution, pour s adapter aux changements du marché et répondre aux besoins de ses clients. La version enseignement est installée actuellement dans plus de 160 lycées. Le fonctionnement général de l application s organise autour de 3 groupes d utilisateurs en plus des personnels de l intendance. Groupe Professeurs DBM (création, Calcul des besoins, Confirmation) Fiches techniques Groupe Chef de Travaux Plannings (facultatif) Contrôle pédagogique des DBM Analyse des coûts Groupe Magasinier Gestion des produits en stock Editions globales des demandes professeurs Edition des chariots Commandes aux fournisseurs Saisie des livraisons Saisie et validation des sorties Euresto fonctionnera idéalement si chaque groupe respecte un minimum de règles. Les Professeurs doivent créer leurs demandes de besoins en marchandises (DMB) le plus tôt possible pour faciliter les opérations suivantes. (Généralement "J-21") Le Chef de Travaux ou son assistant(e) exerce un contrôle "pédagogique" de la demande des Professeurs. (Généralement "J-15") Le Magasinier établit et envoie ses commandes aux fournisseurs, les marchandises sont livrées dans les ateliers le jour "J". Guide de l intendant Introduction 1

2 DBM : Encadrement des budgets Euresto permet de définir des budgets par convive, par élève ou par DBM suivant les types d activités définis. N hésitez pas à multiplier les activités pour créer par exemple des TP par Menu et précisez le budget maximum par convive. Le budget est dépassé, le professeur doit rectifier sa demande. Guide de l intendant DBM : Encadrement des budgets 2

3 Achats Bons de commande L analyse des demandes de besoins en marchandises (DBM), permet de générer les bons de commande. En fonction de l organisation des réceptions de marchandises, l opérateur choisit la période sur laquelle il analyse les DBM (semaine ou de date à date). Dans certains établissements, les chariots de Fruits et Légumes sont préparés pour chaque professeur, par le fournisseur lui-même. Pour répondre à ce cas de figure, Euresto offre la possibilité de passer les commandes par DBM. Les commandes peuvent être construites à partir d une sélection de produits : Elles peuvent également être construites à partir d une sélection d ateliers. Cette option permet de différencier les commandes passées pour le Lycée, de celles qui sont destinées aux ateliers du GRETA par exemple. L entête du Bon de commande fait apparaître le titre donné à la sélection d ateliers 1. 1 Disponible dans une prochaine version du logiciel Guide de l intendant Achats 3

4 Dans tous les cas, des critères de choix sur les fournisseurs sont proposés. Si un produit est disponible chez plusieurs fournisseurs, le processus de commande permet d afficher les prix et la date de la dernière livraison pour chaque fournisseur : Engagements A l issue du processus d analyse des DBM, le Bon de commande est édité. La personne en charge des commandes aura précisé le ou les signataires du Bon de commande et indiquera le nombre d exemplaires chiffrés. Guide de l intendant Achats 4

5 La version chiffrée du Bon de commande servira au service intendance, à engager le montant de la commande. La livraison des marchandises Analyse par fournisseurs Des analyses approfondies des livraisons de marchandises peuvent être effectuées. Grâce aux critères de sélection disponibles dans la fonction livraison, vos analyses porteront sur la période que vous souhaitez : jour, semaine, mois, année civile ou année scolaire, sur un fournisseur particulier ou sur l ensemble des fournisseurs et éventuellement sur un lieu de stockage spécifique. (Cliquez sur ce bouton pour faire apparaître les critères de sélection). Vous obtenez instantanément le montant des achats que vous avez réalisé auprès de vos fournisseurs. Guide de l intendant La livraison des marchandises 5

6 Vous disposez d outils intégrés pour exporter ces données vers un format Excel et procéder à d autres analyses de données disponibles dans votre tableur. Vous pouvez, toujours à l aide des outils intégrés, générer directement des graphiques 3D : Guide de l intendant La livraison des marchandises 6

7 Analyse par produit Des analyses peuvent aussi être faites par produit à partir de la fonction Produits en stock. Une fois que vous vous êtes positionné sur le produit souhaité, l étude des mouvements de stock est réalisée à partir des outils intégrés accessibles par un clic droit sur la liste ou par un clic sur le petit icône à droite des entêtes de colonnes. Ces outils intégrés permettent notamment de choisir les colonnes sur lesquelles porte l analyse, d exporter vers un format Excel, Word, ou encore de générer directement un graphique. Guide de l intendant La livraison des marchandises 7

8 Stocks Valorisation de l inventaire L inventaire est éditable, à tout moment, sur l ensemble du stock, sur une famille de produits ou sur un lieu de stockage. Le stock est valorisé au choix, au PMP (prix moyen pondéré), au dernier prix d achat ou encore au prix réel. Il est possible de demander une situation du stock à n importe quelle date, les quantités et valeurs du stock étant reconstituées en fonction de l historique des mouvements. Cas particulier des offerts Pour la gestion des stocks des produits offerts ainsi que pour l analyse ultérieure des coûts de revient, il est utile de traiter le cas particulier des offerts. Deux méthodes d intégration de ces offerts permettent de répondre à toutes les situations. Soit dans le cadre de la livraison d un produit, une partie seulement est offerte. Par exemple sur une offre de type 5 bouteilles à 6 achetées, la 6ème offerte. La solution consiste à enregistrer les 6 bouteilles au prix global de 5 x 6.00 = 30. De cette façon Euresto calculera le prix moyen de la bouteille à 5. Si le mode offert s applique à l ensemble des produits livrés, par exemple si Nestlé vous offre 5 boîtes de Fonds Brun lié Chef et 5 boîtes de Fonds de volaille, il faudra créer une livraison spécifique (Livraison offert) pour ces produits. Ce mode «Livraison offert» est le seul qui permette de ne pas indiquer de prix à la livraison. Guide de l intendant Stocks 8

9 Consommation par produit La fonction Cumuls dans les Produits en stock permet d analyser les mouvements par catégorie et donc de connaître la consommation globale d un produit. Dans l exemple la ligne «DBM Sorties» totalise l ensemble des sorties de Lait distribuées dans les ateliers. Au besoin, on utilisera la fonction Filtre de mouvements pour affiner la période d analyse et le lieu de stockage. Sur la période considérée, il y a eu des livraisons de Lait pour un total de 84 litres, 81 litres ont été utilisés dans les ateliers et une commande de 18 litres est en cours. Analyse des Coûts de revient Coût de revient (CR) d un DBM Il est possible de connaître le coût de revient d un DBM grâce à plusieurs outils de consultation et d édition. Dès la création du DBM par le professeur et jusqu à l enregistrement des sorties réelles de marchandises, vous pouvez voir à tout moment le Budget, si il a été défini, les CR prévisionnel (saisie professeur) et CR réel (sorties économat) de chaque DBM. Activer l affichage avec le bouton Budget On/Off Guide de l intendant Analyse des Coûts de revient 9

10 L écart entre le CR prévisionnel et le CR réel s explique. La valorisation du DBM est faite avec le PMP des marchandises en stock, lors de la saisie du professeur, pour le CR prévisionnel. Le CR Réel est calculé au coût des dernières marchandises livrées. Entre ces deux moments le prix de certains ingrédients a pu varier. Nous avons constaté qu au début de l utilisation d Euresto, il pouvait y avoir un écart entre CR prévisionnel et CR Réel, allant jusqu à 12%. Au bout d une année d utilisation l écart se réduit pour se situer aux alentours de 1%. Le détail des ingrédients utilisés dans un DBM ainsi que leur valorisation peuvent être visualisés à l écran. Il existe une édition qui permet d obtenir ces informations au format A4 ; il s agit de l Edition valorisée du chariot. En bas du document une mention indique si l édition a été faite avant ou au après la validation des sorties réelles. Guide de l intendant Analyse des Coûts de revient 10

11 Filtres sur les DBM Les filtres qui sont disponibles dans la fonction ECONOMAT permettent d analyser une sélection de plusieurs DBM. Vous pouvez analyser tous les DBM d une Classe ou d une Action de formation continue ou encore tous les DBM d une Activité (TP, Atelier expérimental, etc.) et connaître ainsi leur CR. Regroupement de classe Il est intéressant dans certains cas de regrouper des classes, par exemple toutes les classes de Terminale Pro. Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous avez accès au filtre «Regroupement de classe». Cela permet de sélectionner tous les DBM correspondants à ce regroupement et de lancer l analyse du coût de revient pour cet ensemble. Regroupement d activités De la même façon, vous pouvez regrouper des activités. Ainsi vous avez la possibilité de connaître le coût de revient total du GRETA, du CFA, de tous les TP, tous les TP Cuisine ou du restaurant Gastro, selon vos besoins d analyse et de répartition des coûts. Une activité peut appartenir à plusieurs regroupements d activités. L activité : «Menu vendu 15» fait partie du regroupement TP mais également du regroupement GASTRO. Ainsi il est possible d analyser d une part le coût total des TP, mais ensuite d analyser la répartition entre la production du GASTRO et celle de la BRASSERIE par exemple. Guide de l intendant Analyse des Coûts de revient 11

12 Outil d analyse L outil d analyse permet quant à lui, de produire un calcul du CR global avec un CR par convive et un CR moyen par élève à partir des DBM sélectionnés avec les méthodes vues précédemment. Les critères de Tri définissent le niveau de détail souhaité à l intérieur de l Analyse des CR. Guide de l intendant Analyse des Coûts de revient 12

13 Bien entendu, les données résultantes de ces analyses peuvent être exportées sous Excel, à l aide des outils intégrés, qui permettent également de générer des graphiques. Les Manifestations La notion de Manifestation permet d associer plusieurs DBM à un évènement particulier. Sur une manifestation, il peut, par exemple, y avoir un DBM enregistré par un professeur de Restaurant dans lequel il y aura les mises en bouche et l entrée. Puis un DBM saisi par le professeur de Cuisine pour le plat et la garniture. Et un DBM du professeur de Pâtisserie qui produira le dessert. Une fois tous les DBM créés, il faut cliquer sur le bouton pour regrouper les DBM et attribuer un nom à la manifestation. (onglet DBM en Cours) Guide de l intendant Les Manifestations 13

14 Quand la manifestation est créée, vous pouvez sélectionner tous les DBM qui la compose pour lancer, par exemple, une analyse du CR de la manifestation. Utilisez le filtre de sélection «Manif contient» Guide de l intendant Les Manifestations 14

15 Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques Il faut inciter les professeurs à réaliser des fiches techniques. Elles peuvent être d'une utilité pédagogique pour les élèves, contrairement à un DBM qui n'est qu'une liste de produits. La fiche technique permet en plus de calculer le coût de production d une recette quand elle a été utilisée dans un DBM. Exemple : le DBM 39 (image ci-dessus) contient 3 fiches techniques. Lorsque vous cliquez sur le bouton, une fenêtre vous renseigne sur la ou les fiches techniques intégrées au DBM et le coût de chaque recette. Guide de l intendant Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques 15

16 L édition détaillé. de la Fiche technique détaillée du DBM vous donne le coût de revient Guide de l intendant Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques 16

17 Table des matières Introduction... 1 DBM : Encadrement des budgets... 2 Achats... 3 Bons de commande... 3 Engagements... 4 La livraison des marchandises... 5 Analyse par fournisseurs... 5 Analyse par produit... 7 Stocks... 8 Valorisation de l inventaire... 8 Cas particulier des offerts... 8 Consommation par produit... 9 Analyse des Coûts de revient... 9 Coût de revient (CR) d un DBM... 9 Filtres sur les DBM Regroupement de classe Regroupement d activités Outil d analyse Les Manifestations Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques Guide de l intendant Pourquoi privilégier l utilisation des Fiches Techniques 17