DEMANDE D AUTORISATION POUR L ORGANISATION D UNE MANIFESTATION SUR UNE VOIE OUVERTE OU FERMÉE A LA CIRCULATION

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1 DEMANDE D AUTORISATION POUR L ORGANISATION D UNE MANIFESTATION SUR UNE VOIE OUVERTE OU FERMÉE A LA CIRCULATION - sans engagement de véhicules terrestres à moteur - VISA UFOLEP n : Course VTT Course Cyclosport Course Pédestre Course Roller Autres :. DOSSIER ADMINISTRATIF ASSOCIATION :... LIEU :... DATE :... COURSE CYCLO VTT ASSOCIATION : LIEU : DATE

2 OUTILS POUR DOSSIER D AUTORISATION PREFECTORALE Rappel Code du Sport Article R : L'organisateur d une manifestation soumise à autorisation adresse une demande d autorisation au préfet de chacun des départements traversés par la manifestation. Si la manifestation concerne 20 départements ou plus, le dossier est également adressé au ministre de l intérieur. La demande doit parvenir trois mois au moins avant la date prévue pour le déroulement de la manifestation. Ce délai est réduit à 2 mois lorsque la manifestation doit se dérouler dans le cadre d un seul département. Article R : Tout dossier de demande d autorisation de manifestation sportive présenté par l'organisateur comprend : 1 Les nom, adresse et coordonnées de l'organisateur ; 2 La date et les horaires auxquels se déroule la manifestation ; 3 Un plan détaillé des voies et des parcours empruntés ; 4 Le nombre maximal de participants à la manifestation ; 5 La nature et les modalités d organisation de la manifestation, notamment son règlement particulier, tel qu il résulte des règles techniques et de sécurité mentionnées à l article R ; 6 L avis de la fédération délégataire concernée ou, à défaut d avis rendu, la preuve de l envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, de la demande d avis déposée auprès de celle -ci, dans les conditions prévues à l article R ; 7 Le nombre approximatif de spectateurs attendus à la manifestation ; 8 Le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers ; 9 Une attestation de police d assurance souscrite par l organisateur de la manifestation qui couvre sa responsabilité civile, celle des participants à la manifestation et de toute personne nommément désignée par l organisateur qui prête son concours à l organisation de celle -ci. Cette attestation de police d assurance doit être présentée à l autorité administrative au plus tard 6 jours francs avant le début de la manifestation. Le non-respect de ce délai entraîne le refus d autorisation par l autorité administrative compétente. CONSTITUTION DU DOSSIER ACTIVITE CYCLISTE TEMPORAIRE - Fournir le document CERFA n 13391*02 ou document préfectoral équivalent accompagné de toutes ses pièces (copie du dossier préfecture), - Fournir le bordereau de souscription Activités Cycliste Temporaire, - Fournir le règlement technique et de sécurité UFOLEP (document type joint à cette note) Outils ressources pour aider les organisateurs dans leurs démarches administratives (j oints à cette note) : - Aide à l élaboration des plans de parcours, - Tableau des communes traversées, - Modèle de courrier de demande d autorisation de passage. Activités Cyclistes Temporaires déclaration préfectorale

3 ADRESSES UTILES Comité Départemental UFOLEP de la Charente-Maritime : Résidence Club La Fayette, Avenue de Bourgogne, LA ROCHELLE Préfecture, Sous-préfectures : DIRECTION DEPARTEMENTAL de la PROTECTION des POPULATIONS Service de la protection du consommateur Madame VIOLOT 2 avenue de Fétilly LA ROCHELLE cedex Sous-Préfecture de ROCHEFORT 21, rue Jean Jaurès ROCHEFORT Sous-Préfecture de SAINTES 12, place Synode SAINTES Sous-Préfecture de JONZAC 4, place du château JONZAC Sous-Préfecture de SAINT-JEAN D ANGELY 28, place de l hôtel de ville SAINT JEAN D ANGELY Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports : M. le Directeur départemental de la cohésion sociale Centre administratif Chasseloup Laubat avenue porte dauphine LA ROCHELLE Centres Hospitaliers : LA ROCHELLE rue du Dr Schweitzer ROCHEFORT 1 Avenue de Béligon SAINTES 11 Bld Ambroise Paré Secouristes : Association Départementale de Protection Civile de la Charente-Maritime ADPC rue Vaugouin LA ROCHELLE CROIX ROUGE FRANCAISE rue Franck Lapeyre LA ROCHELLE Société Nationale de Sauvetage en Mer Port des Minimes LA ROCHELLE Association Sportive de Sécurité et de Sauvetages Aquatiques ASSA 17 12, rue de la République PUILBOREAU Union Départementale des Premiers Secours 17 UDPS avenue Roger Salengro AYTRE CROIX BLANCHE de la Charente-Maritime 4 Bis place du Marché ARVERT SAINTONGE COURSE CYCLO VTT ASSOCIATION : LIEU : DATE Mis à jour le 21/10/2013

4 cerfa N 13391*03 Ministère de l intérieur DEMANDE D AUTORISATION POUR L ORGANISATION D UNE MANIFESTATION SPORTIVE NON MOTORISEE SUR UNE VOIE PUBLIQUE OU OUVERTE A LA CIRCULATION PUBLIQUE (Articles R à R et A à A du code du sport) Vous comptez organiser sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique une manifestation sportive ne comprenant pas de véhicules terrestres à moteur. Cette manifestation répond aux caractéristiques suivantes : épreuve, course ou compétition sportive ; comportant un chronométrage ; et qui se déroule, en totalité ou en partie, sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique 1 - LES ORGANISATEURS : Personne Physique Personne Morale Vos nom et prénom(s) : Nom : Adresse complète : Code postal.. Ville ou Commune Votre numéro de téléphone : Votre numéro de télécopie : Adresse électronique (en lettre capitales) 2 - VOUS SOUHAITEZ ORGANISER (cochez la case correspondant) : une manifestation cycliste une manifestation pédestre une manifestation équestre autres (précisez) : LIEU DE L ORGANISATION : 4 - DATE(S) ET HORAIRE(S) DE LA MANIFESTATION : 5 - NOMBRE MAXIMAL DE PARTICIPANTS : 1/2 Mis à jour le 21/10/2013

5 Cerfa N 13391* NOMBRE APPROXIMATIF DE SPECTATEURS ATTENDUS : A :, le Signature : INFORMATIONS PRATIQUES I - A QUI TRANSMETTRE LA DEMANDE D AUTORISATION? : - Si la manifestation se déroule dans un département : Veuillez transmettre le dossier de demande d autorisation au Préfet du département. - Si la manifestation se déroule dans plusieurs départements : Veuillez transmettre le dossier de demande d autorisation au préfet de chaque département traversé. Si la manifestation concerne vingt départements ou plus, le dossier est également adressé au ministre de l intérieur, à l adresse suivante : Ministère de l intérieur Direction de la modernisation et de l action territoriale Sous-direction de la circulation et de la sécurité routières Bureau de la sécurité et de la réglementation routières Place Beauvau PARIS Cedex 08 II - PIÈCES A JOINDRE : Le plan détaillé des voies et des parcours empruntés ; La nature et les modalités d organisation, notamment le règlement de l épreuve, conforme aux règles techniques et de sécurité (RTS) établies par la fédération sportive délégataire ; Le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers ; Un exemplaire signé de l attestation de police d assurance souscrite par l organisateur, qui couvre sa responsabilité civile, celle des participants à la manifestation et de toute personne nommément désignée par l organisateur qui prête son concours à l organisation de celle-ci (l attestation d assurance doit être produite au plus tard 6 jours francs avant la date du début de l épreuve) ; L avis de la fédération délégataire concernée ou, à défaut d avis rendu, la preuve de l envoi par lettre recommandée avec accusé de réception de la demande d avis ; Le cas échéant, une évaluation des incidences de la manifestation sur les sites «Natura 2000» (au titre du 22 de l article R du code de l environnement, ne sont concernées que les manifestations non motorisées soumises à autorisation, dès lors que leur budget d organisation dépasse ou qu elles donnent lieu à la délivrance d un titre national ou international. A défaut, il vous appartient, toutefois, d examiner si ce type de manifestation ne figure pas parmi les évènements pour lesquels la liste locale, propre à votre département, impose ladite évaluation). III - DÉLAI DE DÉPÔT : L article R prévoit les délais suivants pour le dépôt de la demande d autorisation d une manifestation : Au moins 3 mois avant la date prévue de la manifestation (lorsqu elle se déroule sur plusieurs départements) ; Au moins 2 mois avant (lorsqu elle se déroule dans 1 seul département) IV - SANCTIONS PÉNALES : L article R du code du sport prévoit les dispositions suivantes : Le fait d organiser sans la déclaration ou l autorisation préalables prévues à l article R une manifestation sportive est puni des peines prévues pour les contraventions de la cinquième classe (soit 1500 euros maximum). COURSE CYCLO VTT ASSOCIATION : LIEU : DATE 2/2 Mis à jour le 21/10/2013

6 C1 LETTRE DE DEMANDE D AUTORISATION Course VTT Course Cyclosport Course Pédestre Course Roller Autre : Monsieur le Préfet, Conformément aux instructions ministérielles concernant les épreuves et compétitions sportives, nous avons l'honneur de vous informer que nous projetons d'organiser une épreuve sportive sur la voie publique dont vous trouverez les caractéristiques dans le dossier ci-joint. Nous vous prions de trouver ci-joint le règlement des épreuves. Nous nous engageons à contracter auprès d une compagnie agréée par le Ministère des Finances et notoirement solvable, une assurance conformément aux dispositions des articles R , A et A du code du sport. Une attestation d assurance vous sera adressée au plus tard six jours francs avant la date de l épreuve. Nous vous prions de croire, Monsieur Préfet, à l'assurance de notre respectueux dévouement, à... le... Le Président : NOM:... Prénom :... Adresse : Signature IDENTIFICATION de l ASSOCIATION ORGANISATRICE NOM de l association :... Adresse :... Déclarée le :... à la Préfecture / Sous-préfecture de :... N d'affiliation UFOLEP : 017 / 1/10 Mis à jour le 21/10/2013

7 MODELE DE DEMANDE D AUTORISATION MUNICIPALE Adresse de la mairie sollicitée N/Réf : DATE : Objet : Demande d autorisation /priorité de passage d une épreuve cycliste sur la voie publique ou ouverte à la circulation publique. Madame, Monsieur Le Maire, J ai l honneur de solliciter en ma qualité de Président de (Nom de votre association) dont le siège est à (adresse complète de l association), l autorisation, dans votre commune : d organiser une épreuve cycliste sur route / cyclocross de faire passer une épreuve cycliste sur route Cette manifestation sera sous l égide de l UFOLEP (Union Française des Œuvres Laïques d Education Physique) et respectera les règles techniques et de sécurité édictées par la fédération délégataire. - Nom de l épreuve : - Date de l épreuve : - Nombre de concurrents attendus : - Heure de départ / Heure d arrivée ou fourchette de passage : - Les voies empruntées dans la commune : Coordonnées du responsable de l organisation : Nom/ Prénom : Adresse : Téléphone : Adresse mail : Une demande d autorisation pour l organisation de cette épreuve a été déposée en Préfecture et nous ne manquerons pas de vous communiquer toute information utile au bon déroulement de l épreuve. Je déclare avoir souscrit auprès d une compagnie d assurance, les garanties d assurance couvrant ma responsabilité civile tant qu organisateur, celle des participants (licenciés UFOLEP ou non) et des bénévoles. Je m engage à : - Faire respecter le Code de la Route et les arrêtés réglementant la circulation par les concurrents et les conducteurs de véhicules d escortes. - Assurer et prendre en charge le service d ordre mis en place à l occasion de l épreuve. Le Président, (Signature et tampon) COURSE CYCLO VTT ASSOCIATION : LIEU : DATE Mis à jour le 21/10/2013

8 Règlement technique et de sécurité (RTS) des épreuves cyclistes soumises à autorisation préfectorale* se déroulant sur la voie publique * Toutes manifestations qui constituent des épreuves, courses ou compétitions sportives comportant un chronométrage. Informations sur la manifestation Nature de la manifestation : Cyclo sportive B.R.S Cyclocross Course VTT Nom de l épreuve : Date(s) de l épreuve :... Lieu(x) de départ :... Département(s) : Lieu(x) d arrivée :... Département(s) :... Identification de l organisateur Association UFOLEP :... Adresse du siège social : Code postal :... Commune :... Courriel : Caractéristiques de l épreuve Course en ligne - distance:... Course en circuit - longueur:... nombre de tours:... Course par étapes - nombre d étapes:... Contre la montre en individuel par équipe Nombre de concurrents et / ou d équipes attendus :... Présence de concurrents non licenciés UFOLEP : oui non Participants identifiés par un moyen visuel : dossard plaque de cadre autre : Eléments obligatoires à faire figurer dans votre règlement d épreuve : Les cyclosportifs seront tenus de respecter le Code de la route et ne devront emprunter que la moitié droite de la chaussée, les organisateurs ne seront pas responsables des accidents survenus en dehors de cette limite. Le port du casque à coque rigide est obligatoire du départ à l arrivée pour tous les concurrents. Les participants doivent obligatoirement présenter une licence UFOLEP Cyclo en cours de validité ou un certificat médical de non contre-indication à la pratique des activités cyclistes en compétition datant de moins de 1 an. Le Directeur de l épreuve peut prendre toutes mesures nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de l épreuve. Les cyclosportifs devront laisser le passage au premier coup d avertisseur afin que les véhicules de l organisation qui le réclament, puissent doubler. Tout cyclosportif se doit d obtempérer aux ordres du Directeur de l épreuve. Il est interdit de tirer ou pousser un cyclosportif ou de se livrer à des manœuvres déloyales ayant pour but de défendre irrégulièrement ses chances. Mis à jour le 21/10/2013

9 Catégories au départ : Catégories (Rayer les mentions inutiles) Distance maximale à parcourir (RTS) Kilomètres à parcourir lors de l épreuve Heure de départ Nombre de tours 1 90 km 2 80 km 3 70 km GS Féminines 50 km 50 km 15/16 ans (M et F)* 13/14 ans (M et F)* 11/12 ans (M et F)* 9/10 ans (M et F)* 7/8 ans (M et F)* - De 7 ans (M et F)* Véhicule d accompagnement (voiture, motos) Nombre et types de véhicules officiels de l organisation : Nombre et types de véhicules pour les commissaires de course : Signalétique Signaleurs Fléchage au sol Panneaux d indication Signalisation des zones dangereuses Oui Nombre : Non - Port du gilet haute visibilité - Signalisation temporaire K10 - Vérification de la détention du permis de conduire - Les signaleurs seront placés aux endroits jugés dangereux et en fonction des indications notifiées dans l autorisation. Moyens de protection du public : Mise en place de barrières et/ou de rubalises en nombre suffisant pour le départ et l arrivée de la manifestation Commissaires présents sur et aux abords de la ligne d arrivée Dispositif prévisionnel de secours Un poste de secours est obligatoire pendant toute la durée de l épreuve Organisme présent (association agréée ou service) : Nombre de postes de secours : Effectifs et qualifications : Secouristes :. PSC1 : (ex AFPS) :. Autre : COURSES CYCLO VTT Mis à jour le 21/10/2013

10 Type de dispositifs : Mobile Fixe (préciser le lieu) : Ambulance(s) Oui (préciser le nombre) :. Non Médecin(s) présent(s) sur la course Oui (préciser le(s) nom(s)) :. Non Je confirme que tous les engagé(e)s à l épreuve ont pris connaissance ou reçu le règlement particulier avant le début de la manifestation par un document remis en main propre ou lors de leur inscription sur le site internet d engagement. Renseignements généraux : L UFOLEP organise plusieurs types d épreuve sur la voie publique : - Les Brevets de Randonneurs Sportifs (BRS) sont des épreuves cyclistes de masse et d endurance, comportant la mesure des performances individuelles et l édition des classements. - Les épreuves cyclosportives (courses en ligne, courses en circuit, nocturnes, courses à étapes, contre la montre), sont des épreuves cyclistes comportant la mesure des performances individuelles et l édition de classements. Le nombre de participants est limité. Toutes les épreuves organisées sous l égide de l UFOLEP doivent respecter les règlements techniques émanant de la Commission Nationale des Activités Cyclistes, validés par le Comité Directeur National UFOLEP (catégories de valeur et d âges, kilométrage maximal pour les différentes catégories, etc ) Ces mêmes règlements respectent les normes techniques de la fédération délégataire et de l UCI. Conformément aux dispositions du Code du Sport, l organisateur devra souscrire auprès d une compagnie d assurance, les garanties d assurance couvrant sa responsabilité civile en tant qu organisateur, celle des participants (licenciés UFOLEP ou non) et des préposés. Le port du casque à coque rigide est obligatoire en compétition, à l échauffement comme à l entrainement. La structure mise en place doit être adaptée l importance de l épreuve et à la nature du parcours. Pour rappel : ASSOCIATION : LIEU : DATE

11 Ressources : - Règlements activités cyclises UFOLEP : Fiches syntheses des règles de sécurité applicables pour l organisation des épreuves cyclistes (dernières mise à jour : août 2010) : - Circulaire interministérielle du 2 aout 2012 relatif aux manifestations sportives sur les voies publiques ou ouvertes à la circulation publique : Avertissement : La responsabilité du demandeur est engagée en ce qui concerne l exactitude des informations qu il transmet. Fait à.., le Signature du président du club organisateur (Nom et qualité, cachet du club le cas échéant) COURSES CYCLO VTT Mis à jour le 21/10/2013

12 NOTICE POUR LES PLANS DE PARCOURS DETAILLES MANIFESTATIONS CYCLISTES La réglementation impose aux organisateurs de manifestations sportives soumises à déclaration ou à autorisation préfectorale de fournir un plan détaillé du/des parcours. Vous trouverez ci-dessous quelques informations pour vous aider à réaliser ces plans. Outils cartographiques ressources : - Viamichelin : - Mappy : - Google Earth : - Géoportail : Ces sites, faciles d utilisation, vous permettront de réaliser des plans de parcours parfaitement clairs et lisibles avec une échelle adaptée. À vous de personnaliser vos cartes en faisant apparaitre les informations nécessaires. Quelques exemples : - Lieux exacts de départ et d arrivée, - Noms des villes traversées et situes aux extrémités du circuit, - Itinéraire précis du parcours, - Sens de la course, - Emplacement des signaleurs (pour les courses cyclistes) Conformément aux dispositions de décret N du 3 août 1992 et de l arrêté du 26 août 1992, la présence de signaleurs doit être prévue sur l ensemble des points stratégiques du parcours (intersections ) - Emplacement des secouristes, du dispositif de secours (local ou lieu matérialisé), du ou des ambulances, du ou des médecins Compte tenu de la diversité des épreuves cyclistes organisées sur la voie publique et de l& difficulté d établir un principe général en matière de dispositif prévisionnel de secours, la structure à mettre en place doit être adaptée à l importance de l épreuve et à la nature du parcours. - Si plusieurs pages sont nécessaires, indiquez les numéros correspondants, - Nom de l épreuve, - Echelle du plan, - Points cardinaux, - Légende de la carte, - COURSE CYCLO VTT ASSOCIATION : LIEU : DATE

13 Liste récapitulative des autorisations de passage des communes traversées par la manifestation Nom de l épreuve : Date de l épreuve : Communes Départements Route(s) départementale(s) / Nationale(s) Remarques (lieux de départ et d arrivée,...) COURSES CYCLO VTT Mis à jour le 21/10/2013

14 C4 bis FICHE DE SÉCURITÉ LISTE des SIGNALEURS Tout changement de signaleurs doit être signalé au minimum 15 jours avant la course. Indiquer leur emplacement sur le plan descriptif de l épreuve Nom, Prénom Date de naissance Adresse Qualité N et date de délivrance du permis de conduire 9/10 T.S.V.P. COURSE CYCLO VTT ASSOCIATION : LIEU : DATE

15 Liste des signaleurs (suite) Nom Prénom Date de naissance Adresse Qualité N et date de délivrance du permis de conduire SUPPLÉANTS : Nom, Prénom Date de naissance Adresse Qualité N et date de délivrance du permis de conduire Fait à... le... Signature : 10/10 COURSES CYCLO VTT Mis à jour le 21/10/2013