Guide utilisateur Télérèglement SEPA RAR TGAP V6 Partie 2 Adhésion pour le télérèglement des restes à recouvrer (RAR)

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1 Guide utilisateur Télérèglement SEPA RAR TGAP V6 Partie 2 Adhésion pour le télérèglement des restes à recouvrer (RAR) Adhésions créées antérieurement à décembre 2015 et valides Le télérèglement SEPA a été migré au format SEPA en décembre Veuillez trouver ci-dessous les dispositions applicables aux adhésions existant avant cette date : - 1/ Vous disposez d une adhésion au télérèglement, en cours de validité. Quelles sont les démarches à effectuer pour télépayer par prélèvement SEPA interentreprises à compter de la date de la migration du télérèglement au format SEPA? Vous n avez aucune démarche à réaliser pour passer du télérèglement au prélèvement SEPA interentreprises, puisque vous êtes déjà titulaire d une adhésion au télérèglement DGDDI valide. Votre adhésion a en effet été migrée automatiquement par le SI de la DGDDI. Vous n avez donc aucune raison de modifier ou de supprimer votre adhésion, voire votre (vos) mandat(s), pour en recréer d autre(s), pour pouvoir valider des télépaiements au format SEPA, sur les comptes bancaires existants avant migration, à compter de la date de migration. Vous n avez pas non plus à renvoyer le(s) formulaire(s) d adhésion transformé(s) en mandat(s) SEPA à l (aux) établissement(s) bancaire(s) teneur(s) de votre(vos) compte(s), il(s) (est)sont déjà enregistré(s), cet(ces) envoi(s) risquerai(en)t d engendrer une(des) double(s) prise(s) en compte par la(les) banque(s). A contrario, après cette migration, si vous souhaitez utiliser un nouveau compte bancaire, vous devrez créer un nouveau mandat dans votre adhésion au téléservice de paiement, informer l établissement bancaire teneur du compte de l existence de ce mandat, afin que celui-ci puisse le prendre en compte, avant de valider toute opération de télépaiement comportant ce mandat (ce qui peut prendre plusieurs jours comme en télérèglement) (cf ci_dessous partie modification de l adhésion). La procédure sera similaire si vous souhaitez créer une nouvelle adhésion (nouvel établissement payeur par exemple), vous devrez au préalable créer cette adhésion, un ou plusieurs mandats, puis informer le ou les établissements bancaires gestionnaires de son ou de leur existence (pour prise en compte dans son ou leur SI), avant de procéder à toute opération de télépaiement (cf partie 1 du guide et ci-dessous partie création de l adhésion). 2/ La réglementation relative au prélèvement SEPA interentreprises prévoit le remplacement du code compte bancaire et du code guichet de la banque teneur du compte par l IBAN et le BIC. Quelles sont les démarches à effectuer dans le module Télérèglement pour les intégrer? Les IBAN BIC du(des) compte(s) bancaire(s) figuraient déjà dans votre adhésion au télérèglement avant la migration et restent valides en format SEPA. Vous n avez donc aucune modification à faire dans votre adhésion, si vous souhaitez continuer à utiliser ces comptes après la migration. Pour de plus amples informations, consulter le site prodouane (documentation Télérèglement) ou rapprochez-vous de votre recette régionale de rattachement. Pour exemple lorsque vous vous connecterez au module après la migration, lorsque vous consulterez votre adhésion migrée au format SEPA, celle-ci aura cette forme : 1

2 Les formulaires d adhésion pour les comptes bancaires déjà enregistrés ont été remplacés par des mandats (comportant une référence unique de mandat RUM), de type récurrent, générés en version 0 avec comme date de signature la date de migration au format SEPA). 2

3 Création de l'adhésion. (valable pour les adhésions créées à compter de la migration en décembre 2015) I Généralités : Cette étape est le préalable indispensable pour pouvoir utiliser les fonctionnalités du module 'Télérèglement RAR' pour le règlement des restes à recouvrer de type TGAP. Par contre, la création de l adhésion ne suffit pas pour réaliser réglementairement des paiements par télérèglement. Il est nécessaire de renvoyer à (aux) établissement(s) bancaire(s) gestionnaire(s) du(des) compte(s) bancaire(s) utilisés, le (les) mandat(s) intégré(s) dans votre adhésion au téléservice. La prise en compte de ce(s) mandat(s) par la (les) banque(s) concernée(s) peut demander quelques jours (veuillez contacter la(les) banque(s) concernée(s) pour de plus amples informations). Ceci n est valable que pour la première utilisation du compte. Pour créer une adhésion pour ce type de créances, vous devez : juridiquement être habilité par votre société à réaliser la demande d'adhésion et la signature de mandat ; techniquement avoir obtenu le droit 'adherer_op_rartap' (sinon le message d'erreur suivant sera affiché : 'Vous ne disposez pas des droits nécessaires pour adhérer au télérèglement. Veuillez contacter votre administrateur.') (cf partie 1 du guide utilisateur et notice d'utilisation de la demande d'habilitation au téléservice). Avant de vous connecter vous devez réunir les pièces et informations suivantes : - nom complet de la société, adresse complète, N identifiant TAP (figurant sur l exemplaire de la convention Télérèglement TAP renvoyé par le service des douanes compétent pour vous habiliter au Télérèglement RAR volet TGAP, le ou les relevé(s) d'identité bancaire (RIB) comportant les IBAN/BIC des comptes qui vont être utilisés par votre société pour les opérations de télérèglement, adresse de messagerie du compte Prodou@ne pour l'accusé de réception de la création de l adhésion (si différent du vôtre). II Traitements : Connectez vous au site Prodou@ne et saisissez votre identifiant et votre mot de passe dans les champs dédiés situés dans le bandeau bleu en haut de l écran. Cliquez ensuite sur le bouton Entrer à droite des deux champs saisis. Le bouton Télérèglement RAR apparaît dans la partie Espace personnel. Cliquez dans le bouton Télérèglement RAR. L écran suivant apparaît. Cliquez sur le bouton Entrer 3

4 L écran suivant apparaît. Ajoutez le SIRET de l'établissement de votre société chargé des télérèglements dans le champ Ajouter un SIRET, puis cliquer sur le bouton Le SIRET est alors ajouté dans la première liste déroulante. Cliquer ensuite sur le bouton Valider NB : cette saisie ne devra être réalisée qu une seule fois. Lors des connexions ultérieures au module Télérèglement, le SIRET sera directement affiché, dès lors que l adhésion concernée aura été enregistrée. Si aucune adhésion valide n'est enregistrée pour ce SIRET, l'écran de création de l'adhésion apparaît. Pour qu'une adhésion soit acceptée, il convient de compléter tous les champs obligatoires situés dans l'écran principal, relatifs aux données se rapportant à l'établissement, et dans l'écran permettant de saisir les données nécessaires pour constituer le(les) mandat(s) de prélèvement SEPA interentreprises (notamment les coordonnées bancaires IBAN/BIC du ou des comptes qui sera(ont) utilisé(s) pour télérégler les créances). Les champs et pavés marqués d' un astérisque rouge sont obligatoires. 1ère partie de l'écran Données société : Le nom de la recette régionale de rattachement de votre adhésion en ligne, qui pourra vous aider en cas de problème sur votre adhésion au téléréglement : veuillez indiquer pour la TGAP la recette régionale de Nice. Raison sociale complète de votre société ; Adresse postale complète de votre société ; Adresse électronique : vous devez saisir l'adresse qui doit recevoir la confirmation de l'enregistrement de l'adhésion (ce peut donc être la vôtre -déjà présentée à l écran- ou non et dans ce cas vous devez modifier celle présentée). Les SIREN SIRET ne sont pas saisissables. 4

5 2ème partie de l'écran Données adhésion : l'identifiant TAP Identifiant TAP : vous devez cocher après 'Type de créance' la case 'RAR', sélectionner ensuite le type 'TAP', puis saisir votre identifiant TAP : il figure sur l'exemplaire de la convention 'Télérèglement RAR' volet TGAP qui vous a été transmis après ratification par le service des douanes de Metz ou de Nice) en complétant le champ affiché (8 numériques : ce peut être ). Vous pouvez le supprimer en décochant la case à gauche de l'identifiant saisi. 3ème partie de l'écran : Données mandats (comptes bancaires) Mandats : cliquer dans le bouton dans le bandeau bleu à droite de la colonne Version pour entrer dans l'écran de saisie du(des) mandat(s) qui comportera(ont) le(les) compte(s) bancaire(s) qui sera(seront) utilisé(s) pour le télérèglement. (1 mandat au minimum doit être créé). L'écran de création d' un mandat est affiché : Nom ou Raison sociale, adresse et pays du titulaire ; Type de paiement : indiquer si le mandat sera utilisé plusieurs fois (récurrent) ou une seule fois (ponctuel : disponible seulement en janvier 2016) ; IBAN : 27 caractères alphanumériques ; BIC : 8 ou 11 caractères alphanumériques ; Nom de la banque : indiquer le nom de l établissement bancaire teneur du compte à débiter ; Ajouter les pièces justificatives : le RIB (en PDF) et la justification de la qualité du signataire (en PdF). 5

6 Cocher ensuite la case, ajouter les prénom et nom du signataire du mandat et le cas échéant sa qualité, puis valider.(ou cliquer sur annuler si vous ne souhaitez pas poursuivre la création du mandat). Suite à validation, si aucune erreur n'a été détectée (sinon dans ce cas un message d'erreur est affiché), les données du mandat sont enregistrées dans le système, ce qui entraîne le retour sur l écran principal de la création de l adhésion, comportant les références du compte saisi et accepté. Ce mandat est l expression de votre consentement, en tant que débiteur. Il autorise : - la DGDDI à présenter des ordres de prélèvement SEPA interentreprises, - votre banque à débiter votre compte du montant des ordres présentés. Il est caractérisé par une référence unique de mandat RUM qui est générée après validation par vos soins de l adhésion et acceptation de celle-ci par le SI de la DGDDI cf ci-après. 6

7 Si vous souhaitez créer un deuxième mandat, voire un troisième..., il vous suffit de recommencer l'opération précédente (cliquer dans la partie 'Données mandats' sur l'icône 'Ajouter' Exemple de création d'un deuxième mandat : ). 7

8 Cliquer sur 'Valider', le deuxième mandat est alors ajouté dans l'écran principal de création de l adhésion. Vous pouvez à ce stade supprimer le(s) mandat(s) saisi(s) en cliquant sur le bouton 'Supprimer' situé sur la même ligne à droite, ou les modifier en cliquant sur le bouton 'Modifier' bouton. 'Consulter'. ou encore les consulter en cliquant sur le Lorsque toutes les données obligatoires et les données du (des) mandat(s) ont été saisies, cliquer sur le bouton Valider dans l'écran principal en bas de l'écran. Vous pouvez aussi à ce stade abandonner la création de l'adhésion en cliquant sur le bouton 'Annuler' en bas de l'écran. Le système réalise différents contrôles de cohérence et affiche le cas échéant les messages d'erreur vous permettant d'identifier l'(les)erreur(s) et de la(les) corriger (adresse messagerie invalide, champ non complété...). Si tous les contrôles sont corrects, l'écran de confirmation de la demande de création de l adhésion apparaît, cliquer sur le bouton 'Confirmer' (vous pouvez aussi à ce stade abandonner la création de l'adhésion en cliquant sur le bouton 'Abandonner'). 8

9 L'activation du bouton 'Confirmer' fait apparaître le message suivant : Cliquer sur le bouton 'Valider'. Un message de confirmation de l enregistrement de l adhésion est affichée. Cliquez sur le bouton Valider. 9

10 La validation fait apparaître l'écran de consultation de l'adhésion sur lequel le numéro et la date d'enregistrement apparaissent, ainsi que les références du(des) mandat(s) (Titulaire, RUM, Type, Banque, IBAN, Date de signature) ainsi que sa(leur) version (exemple : version 1 : si le mandat a été créé après décembre 2015, il n a jamais été modifié). Les mandats sont également disponibles au format PDF. Il est également possible de consulter les données du (des) mandat(s) saisi(s) en cliquant sur le bouton chaque ligne comportant les données d un mandat. au regard de Cliquer sur le PDF situé sur la ligne du mandat choisi, dans la partie 'Données mandats'. Une fenêtre permettant d ouvrir le fichier est affichée. Cliquez sur Ok Le mandat de prélèvement SEPA interentreprises est affiché au format PdF. Cliquez sur la fonction d impression pour obtenir une version papier du mandat. 10

11 Recommencez ces opérations jusqu'à obtention de tous les mandats. Après impression, vous devez le (les) renvoyer à l'(aux) établissement(s) bancaire(s) concerné(s). A défaut, le télérèglement par prélèvement SEPA interentreprises ne pourra être utilisé comme moyen de paiement puisque l'(les) établissement(s) bancaire(s) n'aura(ont) pas reçu le(s) mandat(s) qui l (les) autorise(nt) à débiter le(s) compte(s) concerné(s) pour chaque télérèglement présenté par la DGDDI. L'ordre de paiement sera rejeté et vous devrez effectuer différentes démarches de régularisation auprès de votre recette régionale des douanes de rattachement. Parallèlement, l'adresse de messagerie que vous avez saisie dans l'adhésion va recevoir un message confirmant l'enregistrement de l'adhésion. Cette adhésion sera numérotée. 11

12 Vous pouvez ensuite vérifier que l'adhésion a bien été enregistrée en cliquant dans le menu 'Gestion de l'adhésion' puis 'Historiques', puis accéder aux autres fonctionnalités en cliquant dans les onglets du bandeau ou quitter l'application (cf ci-après). I Généralités : Consultation de l'adhésion Après création d'une adhésion, il est possible de consulter celle-ci à tout moment, dans sa dernière version (si celle-ci a été modifiée depuis sa création). Seule(s) la (les) personne(s) ayant reçu le droit 'adherer_op_rartap' dans votre société peu(ven)t procéder à cette consultation. Toutes les données saisies lors de la création, ou suite à modification(s) éventuelle(s), sont consultables. II Traitements : Connectez vous au site Prodou@ne et saisissez votre identifiant et votre mot de passe dans les champs dédiés situés dans le bandeau bleu en haut de l écran. Cliquez ensuite sur le bouton Entrer à droite des deux champs saisis. Le bouton Télérèglement RAR apparaît dans la partie Espace personnel. Cliquez dans le bouton Télérèglement RAR. L écran suivant apparaît. Cliquez sur le bouton Entrer Vérifier le SIRET puis cliquez sur le bouton Valider. Cliquer ensuite dans le bandeau dans Gestion de l adhésion puis dans la fonctionnalité Adhésion. 12

13 L'écran permettant de consulter le détail de l'adhésion apparaît : Il est possible à partir de cet écran de consulter le(s) mandat(s) en cliquant sur le bouton 'Consulter' à droite sur chaque ligne reprenant les données du mandat. Il est également possible de consulter le(s) mandat(s) SEPA en format Pdf. Cet écran donne également accès aux fonctionnalités de modifications/suppression d'une adhésion (boutons en bas de page 'Modifier' et 'Supprimer'). 13

14 Modification de l'adhésion NB : lorsque vous supprimez un mandat dans votre adhésion, cette suppression a pour effet de supprimer les ordres de paiement préparés enregistrés dont un montant non nul est imputé sur le compte bancaire repris dans le mandat supprimé. Les ordres de paiement préparés enregistrés n'ayant qu'un montant nul sur le compte bancaire repris dans le mandat supprimé sont mis à jour (ligne du mandat supprimé effacée) (cf partie 3 du guide) ; lorsque vous ajoutez un mandat dans votre adhésion, les ordres de paiement préparés enregistrés existants ne sont pas modifiés. Il vous appartient de les supprimer et d'en créer de nouveaux, si nécessaire (ex : passage de deux à trois comptes : supprimer l'ordre préparé sur deux comptes et création d'un nouvel ordre sur les trois comptes affichés) (cf partie 3 du guide). I Généralités : Après création d'une adhésion, il est possible de modifier celle-ci à tout moment. Seule(s) la (les) personne(s) ayant reçu le droit 'adherer_op_rartap' dans votre société peu(ven)t procéder à cette modification(s). Toutes les données d'une adhésion sont modifiables, à l'exception du numéro SIRET. En effet, tout changement d'adresse ou de raison sociale entraînant un changement de SIRET nécessite la création d'une nouvelle adhésion, et la modification du(des) compte(s) Prodou@ne rattachés à cette adhésion. La modification est enregistrée en base de données ainsi que l'identité de la personne qui l'a effectuée. Elle est consultable en cliquant dans le menu 'Gestion de l'adhésion' puis dans l'onglet 'Historiques (cf ci-après). II Traitements : Connectez vous au site Prodou@ne et saisissez votre identifiant et votre mot de passe dans les champs dédiés situés dans le bandeau bleu en haut de l écran. Cliquez ensuite sur le bouton Entrer à droite des deux champs saisis. Le bouton Télérèglement RAR apparaît dans la partie Espace personnel. Cliquez dans le bouton Télérèglement RAR. L écran suivant apparaît. Cliquez sur le bouton Entrer 14

15 L écran suivant apparaît. Vérifier le SIRET puis cliquez sur Valider. Cliquer ensuite dans le bandeau dans Gestion de l adhésion puis dans la fonctionnalité Adhésion. L'adhésion ayant été enregistrée au préalable, l'écran affiche l'adhésion en mode 'Consultation' apparaît : Cliquer en bas de l'écran sur le bouton 'Modifier'. 15

16 Le système affiche l'adhésion en mode 'Modification'. Les champs modifiables (tous sauf SIREN/SIRET) sont déverrouillés et peuvent être modifiés dans l'écran principal comme dans les écrans dédiés aux mandats. Toutes les modalités de saisie et les traitements sont identiques à ceux existant en mode 'Création'. Pour modifier un mandat, cliquer sur le bouton 'modifier' modification (tous les champs sont modifiables) :, l'écran comportant le mandat apparaît en mode 16

17 Modifier les données puis cocher la case puis cliquer sur le bouton 'Valider' ou abandonner en cliquant sur le bouton 'Annuler'. Pour supprimer un mandat, cliquer sur le bouton écran. dans l'écran principal, les données du mandat disparaissent de cet Pour ajouter un mandat, il suffit de cliquer sur le bouton (comme en mode création d'une adhésion) dans l'écran principal, dans la partie 'Données mandats', puis de saisir les données du mandat. NB : si vous souhaitez utiliser un ou plusieurs nouveaux mandats, il est nécessaire de renvoyer à (aux) établissement(s) bancaire(s) gestionnaire(s) du(des) compte(s) bancaire(s) nouvellement utilisé(s), le (les) mandats généré(s) lors de la modification de l adhésion. La prise en compte de ces mandats par la (les) banque(s) concernée(s) peut demander quelques jours (veuillez contacter la(les) banques concernée(s) pour de plus amples informations). Toute validation entraîne le retour à l'écran principal. Cliquer sur le bouton 'Valider' en bas de l'écran principal. Vous pouvez aussi abandonner votre demande en cliquant sur 'Annuler'. Dans l'exemple ci-dessous, un mandat a été supprimé. 17

18 Cliquez sur Valider dans l écran principal, l'écran de demande de confirmation de la modification est alors affiché. Cliquer sur le bouton 'Abandonner' si vous souhaitez annuler votre demande. Cliquez sur le bouton 'Confirmer' si vous souhaitez enregistrer votre(vos) modification(s). L'écran comportant l'adhésion en mode 'Consultation' apparaît avec les modifications enregistrées. Un message confirme la prise en compte de la(des) modification(s). L'adhésion, et ses modifications successives sont également accessibles dans le bouton 'Gestion de l'adhésion' puis dans 'Historiques' cf ci-après. 18

19 Suppression de l'adhésion I Généralités : Après création d'une adhésion, il est possible de supprimer celle-ci à tout moment. Seule(s) la (les) personne(s) ayant reçu le droit 'adherer_op_rartap' dans votre société peu(ven)t procéder à cette suppression. Dès la validation de la demande de suppression de votre adhésion, il n'est plus possible d'utiliser le module 'Télérèglement'. Tous les mandats, tous les ordres de paiement préparés enregistrés, ainsi que toutes les listes enregistrées, liés à cette adhésion sont également supprimés. La suppression ne sera pas valable pour les ordres de paiement validés avant la date et l heure de suppression, qui ne seront donc pas annulés. La suppression est enregistrée en base de données ainsi que l'identité de la personne qui l'a effectuée. La suppression technique de l adhésion doit être accompagnée de l'information par vos soins du(des) établissement(s) bancaire(s), gérant le (les) compte(s) bancaire(s) repris dans l'adhésion et le cas échéant du service des douanes et/ou de la recette régionale de rattachement. II Traitements : Connectez vous au site Prodou@ne et saisissez votre identifiant et votre mot de passe dans les champs dédiés situés dans le bandeau bleu en haut de l écran. Cliquez ensuite sur le bouton Entrer à droite des deux champs saisis. Le bouton Télérèglement RAR apparaît dans la partie Espace personnel. Cliquez dans le bouton Télérèglement RAR. L écran suivant apparaît. Cliquez sur le bouton Entrer L écran suivant apparaît. Vérifiez le SIRET et cliquez sur Valider. 19

20 Cliquer ensuite dans le bandeau dans Gestion de l adhésion puis dans la fonctionnalité Adhésion. L'adhésion concernant l'établissement sélectionné est affiché en mode 'Consultation'. Vous pouvez donc vérifier avant de valider la suppression qu'il s'agit de la bonne adhésion, consulter les données du(des) mandat(s), faire des copies des écrans pour conserver le cas échéant les pièces justificatives (notamment les mandats). Cliquer sur le bouton 'Supprimer' en bas de l'écran. Le message de demande de confirmation suivant apparaît. Valider 'Oui' ou 'Non'. Si vous cliquez sur 'Non' le système annule la demande de suppression, puis affiche l'adhésion en mode 'Consultation'. Si vous cliquez sur 'Oui', le système enregistre la suppression en base de données, ainsi que l'identité de la personne qui a effectué la suppression. Le système affiche ensuite un message confirmant que l'adhésion a été supprimée et que le (ou les) établissement(s) bancaire(s) concerné(s) par cette adhésion doi(ven)t en être informé(s). 20

21 Il vous appartient de signaler à votre(vos) établissement(s) bancaire(s) que vous avez annulé auprès de la DGDDI votre adhésion au télérèglement (donc le(les) mandat(s) associé(s) à cette adhésion) Votre société ne peut plus utiliser les fonctionnalités du module 'Télérèglement'. La seule action possible est de créer une nouvelle adhésion. Si la suppression est définitive, vous devez également en informer le service des douanes et/ou la recette régionale à laquelle vous êtes rattaché. Cliquer sur 'Valider' dans l'écran ci-dessus. Le système vous redirige sur l'écran d'accueil du module. Quitter le système ou valider pour enregistrer une nouvelle adhésion. I Généralités : Consulter l'historique d'une adhésion Toutes les actions (création, modification, suppression) réalisées et validées sur une adhésion dans le module 'Télérèglement' sont enregistrées dans le système avec le nom de celui qui l'a réalisée et la date. Seule(s) la (les) personne(s) ayant reçu le droit 'adherer_op_rartap' dans votre société peu(ven)t procéder à des consultations de l'historique. Si le système enregistre toutes les actions (création/modifications/suppression), il permet la consultation de la création et de la(des) modification(s) réalisée(s), mais pas de la suppression. Vous pouvez néanmoins à tout moment retracer et expliquer les évolutions de l'adhésion concernant un établissement donné. II Traitements : Connectez vous au site Prodou@ne et saisissez votre identifiant et votre mot de passe dans les champs dédiés situés dans le bandeau bleu en haut de l écran. Cliquez ensuite sur le bouton Entrer à droite des deux champs saisis. Le bouton Télérèglement RAR apparaît dans la partie Espace personnel. Cliquez dans le bouton Télérèglement RAR. L écran suivant apparaît. Cliquez sur le bouton Entrer 21

22 L écran suivant apparaît. Vérifier le SIRET puis cliquez sur valider. Cliquer dans le bandeau dans 'Gestion de l'adhésion' puis 'Historiques'. L'écran présentant les différentes actions (création, modifications) apparaît (vous avez la possibilité de changer l'affichage en modifiant les paramètres de tri icône flèches dans chaque colonne) : En cliquant dans l'icône en bout de ligne à droite création/modification, ou avant sa suppression., vous pouvez consulter l'adhésion suite à sa 22

23 Le fait de cliquer sur le bouton retour permet de revenir à l'écran précédent (écran affichant l'historique). 23