Principales fonctionnalités de RedCarpet :

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1 Le logiciel de Onboarding et de Suivi des Evénements Professionnels RedCarpet gère efficacement le cycle de vie des employés, depuis l accueil jusqu au départ de l entreprise en passant par tous les événements intermédiaires. Réussissez l intégration de vos nouveaux collaborateurs Gérez de façon optimisée l accueil des nouveaux embauchés dès l acceptation de la lettre d intention, en leur fournissant un accès sécurisé à un portail personnalisé de pré-embauche Organisez et suivez de façon collaborative les tâches et actions liées à l arrivée de l employé Collectez, mettez à jour et diffusez tous les documents et formulaires électroniques inhérents au onboarding Renforcez la socialisation organisationnelle et relationnelle des salariés Gérez aisément la conformité aux réglementations et obligations légales Suivez les employés durant toute leur vie au sein de l entreprise : accueil, restructuration, mobilité géographique, maternité, transition, fusion/acquisition, départ «En fin de compte, ce qu a réellement permis la solution RedCarpet, c est d instaurer une relation de confiance pour nos collaborateurs, notre département de Ressources Humaines et notre équipe dirigeante. Cette solution nous a permis de gérer notre charge de travail plus efficacement et à moindre coût, tout en offrant à nos nouveaux collaborateurs une expérience plus enrichissante.» Bryan Gillette, D McAfee Offrir une expérience positive pour les nouveaux embauchés et les employés en transition est indispensable pour aider vos collaborateurs à rester motivés, satisfaits et productifs. La solution RedCarpet est un composant essentiel pour atteindre cet objectif, contribuant à la fois à l implication des employés et à leur fidélisation. Principales fonctionnalités de RedCarpet : Améliorer la fidélisation des employés Accélérer la montée en productivité des nouveaux talents Renforcer le moral des employés durant les périodes de changement Réduire les risques juridiques et financiers Améliorer la productivité des ressources humaines et alléger le fardeau et les coûts associés aux tâches administratives, au tout-papier et au traitement des activités sans valeur ajoutée Maintenir des relations positives avec les collaborateurs lors des séparations Offrir une visibilité rapide et facilement accessible pour toutes les tâches associées aux employés en transition Réduire les coûts matériels et logiciels induits par l accueil et la transition des collaborateurs Réaliser un retour sur investissement rapide en quelques mois de mise en œuvre

2 Proposez des portails personnalisés Vos employés accèdent à RedCarpet via un portail internet à vos couleurs et intégré au site web de votre organisation. Des interfaces différentes sont disponibles, correspondant aux différentes étapes du cycle de vie de vos salariés. Vous pouvez personnaliser votre portail en utilisant la charte graphique de votre organisation. Ce portail peut ressembler à votre intranet, à la page d accueil de votre site web ou être totalement différent. Gérez facilement les informations du portail L interface de RedCarpet est simple à utiliser. Vous pouvez non seulement modifier les informations des pages web mais également télécharger, mettre à jour et gérer des documents, images et fichiers multimédia. Des utilisateurs n ayant pas de connaissance technique peuvent créer des pages et en modifier le contenu sans aucune aide du service informatique. Sécurisez la gestion des contenus Les systèmes de sécurité vous permettent de contrôler les utilisateurs habilités pour effectuer des modifications, ainsi que les options de workflows d approbation de contenus avant publication. RedCarpet bénéficie d un système contrôlant les droits des utilisateurs basé sur les rôles (par exemple, ne pas montrer une page ou un document interdits à un utilisateur). En plus du texte, la plupart des types de document courants comme le PDF ou les documents Microsoft Office sont indexés. Proposez un portail personnalisé aux nouveaux entrants avant même leur premier jour Après avoir accepté leur offre d emploi, les nouveaux collaborateurs ont accès à un portail sécurisé qui leur est totalement dédié grâce à un identifiant et un mot de passe que vous leur fournissez. Disposer d informations sur la culture et les procédures de votre société permet aux nouveaux embauchés d être productifs avant même de rejoindre l entreprise ou de se connecter à votre réseau. Supprimez l intégration basée sur le toutpapier La plupart des informations peuvent être fournies aux employés via internet, supprimant la gestion des documents papiers. Les nouveaux employés peuvent accéder à des informations comme les vidéos de bienvenue faites par le PDG, le directeur, leur manager Ils peuvent également remplir, de façon dématérialisée, préalablement à leur arrivée, tous les documents administratifs relatifs à leur embauche. Informez plus rapidement les nouveaux entrants L utilisation d un portail permet aux nouveaux entrants d avoir plus rapidement accès au manuel de l employé, aux programmes de formation e-learning, à des vidéos et à tous les documents auparavant imprimés ou non accessibles avant le premier jour. Des informations complémentaires diverses relatives à la politique d assurance de la société, au plan de formation ou aux projets en cours peuvent aussi y figurer. Vous pouvez aussi y inclure les activités de socialisation, sportives ou culturelles. Gérez les autres périodes de transition des salariés RedCarpet facilite la gestion des périodes de transition critique auxquelles les salariés doivent faire face, tels que les fusions, acquisitions, transferts, promotions, arrêts maladie, mobilité géographique ou encore départs. Diffusez des informations ciblées selon des critères individuels En fonction des données relatives à chaque salarié comme le service, le lieu, la position hiérarchique, etc., vous pouvez, grâce à RedCarpet, communiquer des informations personnalisées, établir des tâches spécifiques et créer un workflow pertinent. Notre solution est spécifiquement conçue pour mettre en œuvre ce type de personnalisation. Facilitez l utilisation de formulaires électroniques Avec RedCarpet, les formulaires peuvent être complétés en ligne et renvoyés par internet. Les signatures électroniques permettent aux salariés de signer des documents électroniques valides sur le plan légal. Les formulaires peuvent être pré-remplis grâce aux données provenant de solutions de recrutement ou du système d information des Ressources Humaines (SI) afin de diminuer les erreurs éventuelles. Accédez aux derniers formulaires légaux En utilisant la bibliothèque des formulaires de RedCarpet, vous avez accès aux dernières dispositions législatives et aux formulaires correspondants. Vous pouvez télécharger très facilement ces formulaires au moment opportun. Si un formulaire n était pas disponible lors de votre dernière connexion, vous pouvez le rajouter ultérieurement et y associer une tâche.

3 Si, au contraire, il existe déjà, le formulaire vierge sera automatiquement remplacé par la version remplie par vos soins. Effectuez le suivi des données légales et des politiques de votre société RedCarpet vous permet d indiquer qu une tâche implique que l employé ait lu et approuvé un document. Lorsqu une tâche a été effectuée, l heure à laquelle elle a été réalisée apparaît. D autres champs peuvent être capturés pour en attester la réalisation. Les administrateurs peuvent ensuite visualiser, à l aide d un code couleur, un récapitulatif de chaque tâche. Définissez l interdépendance des tâches Certaines initiatives sont liées à l exécution de tâches précises. Vous pouvez, par exemple, paramétrer le système pour que certaines tâches soient terminées et apparaissent comme telles avant que la tâche suivante puisse commencer. Ces interdépendances peuvent être multiples et combinées à l infini. Contrôlez l évolution des tâches Vous pouvez attribuer une tâche et suivre son évolution jusqu à sa réalisation complète. Les tâches peuvent être visualisées uniquement par la personne ou l équipe en charge du onboarding ou de la gestion de la phase de transition du salarié, par l administrateur de RedCarpet et/ou par le responsable de la tâche. Un membre d une équipe peut effectuer lui-même une tâche assignée à son équipe. Cela évite l interruption du processus lorsqu une tâche est assignée à un seul individu, notamment lorsque celui-ci est en congés ou en déplacement. Tous les membres de l équipe reçoivent un message lorsqu une tâche a été effectuée. Respectez les délais et les normes de conformité L outil de gestion des tâches permet aux nouveaux collaborateurs, aux salariés et aux responsables de respecter les temps et les normes. Les responsables peuvent utiliser une vue personnalisée du portail de leur équipe pour donner des conseils et motiver leurs équipes. Les utilisateurs peuvent verrouiller certaines tâches afin de s assurer de leur exécution indépendamment du lieu de travail, service ou poste concerné, et uniquement par les personnes ayant les droits nécessaires. Faites appliquer les normes et procédures de votre organisation RedCarpet vous permet de contrôler l application des normes et des procédures de votre société tout en vous laissant une marge de manœuvre au niveau de votre service. Les tâches transversales au niveau mondial devant être réalisées par l ensemble des nouveaux salariés peuvent être verrouillées au niveau le plus fin (celui d un individu), bloquant de ce fait toute modification non autorisée. Notifiez par le statut des tâches L envoi d s de notification par RedCarpet est une fonctionnalité prête-à-l emploi qui peut être configurée pour envoyer des alertes liées aux tâches en retard. N importe qui au sein de votre organisation peut être en copie de ces alertes. Utilisez une solution disponible dans votre langue La solution RedCarpet est disponible dans de nombreuses langues, dont le français, mais également dans les langues avec un alphabet non latin. Disposez d une solution parfaitement intégrée RedCarpet s intègre avec de nombreux autres systèmes vous permettant d importer les données concernant les nouveaux entrants depuis les outils de gestion de recrutement, les SI ou la solution de recrutement de SilkRoad technology OpenHire. Récupérez aisément vos données Grâce au langage XML, vous pouvez facilement récupérer les informations concernant le onboarding. Bénéficiez d un environnement sécurisé Le système de sécurité garantit que les données personnelles et sensibles ne sont accessibles qu aux personnes qui en ont le droit. Il définit aussi qui peut créer, modifier ou voir chaque tâche ou enregistrement. Adoptez un système d authentification unique L authentification unifiée (Single Sign On) permet aux employés d utiliser leur login et mot de passe internes pour accéder à nos solutions. Exploitez les fonctionnalités de reporting Produisez des rapports en ligne et à la demande pour effectuer, par exemple, le suivi de réalisation des tâches, ou des retards. Les options de reporting incluent, entre autres, la ponctualité d un projet, d une tâche ainsi que tout commentaire pertinent.

4 Liste des documents et actions lors d un processus de onboarding Documents à collecter auprès du collaborateur Informations personnelles (Nom, Prénom, Adresse, Numéro de Sécurité Sociale, Date de naissance, Lieu de naissance ) Personnes à prévenir en cas d urgence Relevé d Identité Bancaire Attestation carte vitale Assurance véhicule personnel trajet-domicile ou trajets professionnels Portabilité du DIF (Droit Individuel à la ) Photos d identité (pour les badges d entrée) / /Sécurité Documents à faire signer au collaborateur Offre d embauche Contrat de travail Plan de commission Accusé de réception de la décision unilatérale de mise en place d un régime complémentaire de prévoyance Accusé de réception de la décision unilatérale de mise en place d un régime de remboursement de frais médicaux Engagement de confidentialité Documents à remettre au collaborateur Bulletin Individuel d Affiliation Couverture Santé Bulletin Individuel d Affiliation Prévoyance Mise en place d un régime complémentaire de prévoyance par décision unilatérale Mise en place d un régime complémentaire de remboursement de frais médicaux par décision unilatérale Couverture Remboursement des frais médicaux Couverture Prévoyance Droit d accès et de rectification à l information Documents à faire lire au collaborateur Charte Éthique Charte Confidentialité Charte d utilisation d internet Charte d utilisation des réseaux sociaux d entreprise Gestion des intervenants externes au sein de l entreprise Accord GPEC Convention collective Accord sur le harcèlement et violence au travail Accord sur le stress au travail Politique de remboursement des frais professionnels Présentation du Comité d Entreprise Accord sur les 35 heures Plan d Épargne Entreprise PERCO Plan de Stock Options Intéressement et Participation /Juridique Juridique Juridique Juridique / / /CE

5 Documents à faire parvenir à des organismes extérieurs Inscription au restaurant d entreprise Déclaration Unique d Embauche Déclaration Prévoyance / Mutuelle Assurance voiture de fonction Actions de préparation matérielle Lieu de travail dans l entreprise (bureau cloisonné, non cloisonné, open space, bureau personnel ) Équipement Bureau / Chaise / Caisson Ordinateur (fixe, portable, type ) / Souris / Écran / Câbles Lampe Fournitures Téléphone fixe Téléphone portable Cartes de visite Clé 3G et communication Ligne téléphonique Adresse Accès au VPN Accès au réseau Installation des logiciels nécessaires Accès à l intranet Accès aux logiciels d entreprise Définition des droits d accès Sécurité Badge d entrée dans la société Badge d entrée au parking Immatriculation Divers Carte de cantine Tickets restaurant Véhicule de fonction Place de parking Carte de carburant Carte bancaire société Logement de fonction Inscription club de sport Sécurité Sécurité Sécurité CE

6 Actions de préparation administrative Plan d Épargne Entreprise Plan de stock options Paie DUE Remboursement des frais Remboursement de la carte de transport Complémentaire retraite Actions de socialisation organisationnelle Découverte de l entreprise Culture Valeurs Produits Histoire Direction / Management Stratégie Appartenance à un groupe Jargon Comportements Valorisation de l entreprise Environnement économique Message/vidéo d accueil du PDG Personnalisation de l accueil Présentation du service/département Visibilité sur les perspectives professionnelles Actions de socialisation relationnelle Accueil par le manager Présentation à son mentor/parrain/référent Présentation de l équipe proche Organisation d un déjeuner avec le manager Témoignages d employés Mise en place de réseaux internes de découverte des compétences Présentation aux anciens et description du poste/de la mission et des compétences du nouvel arrivant Mise en place de réseaux internes de nouveaux embauchés (effet promotion) Présentation du réseau social d entreprise Jeux et activités de groupe / Serious games Code vestimentaire Cadeaux / goodies

7 Actions de socialisation organisationnelle Avant le premier jour de félicitation après signature de l offre d embauche et lien vers le portail personnalisé nouvel employé Série d s de rappel de réalisation de tâches à réaliser Explication de l orientation dans la société : présentation du programme de onboarding Communication des noms et détails des personnes en charge de l intégration (mentor/manager/) Plan d accès Le premier jour au service ou à la société pour présenter le nouvel entrant personnalisé de bienvenue Une semaine après l arrivée Présentation des objectifs personnels Présentation du rôle de l individu dans l organisation Bilan de la semaine avec le mentor/manager/ Un mois après l arrivée Bilan du mois avec le mentor/manager/ A la fin de la période d'essai Bilan de la période avec le mentor/manager/ Un an après l arrivée Bilan de l intégration avec le mentor/manager/ / / / / / / Actions de formation Plan de formation Découverte des métiers de l entreprise à un métier particulier à des logiciels particuliers Parcours dans l entreprise (1 journée dans chaque service) Certifications Campus Parcours individuel de formation / Analyses Mesure de la réussite du programme de onboarding Enquête Questionnaire Entretien en tête-à-tête

8 Cas Spécifiques Intégration des personnes handicapées Dossier AGEFIPH / MDPH (Maisons départementales des Personnes Handicapées) Déclaration Informations Matériel spécialisé pour personnes handicapées Fusion et Acquisition Départ de la société Certificat de travail Reçu pour solde de tout compte Attestation Pôle Emploi Droit Individuel à la Congés maternité Avis d arrêt de travail Attestation de salaire Accompagnement Mobilité géographique Expatriés Mariage / naissance / déces Départ en retraite Contrat de professionalisation CERFA EJ20 SilkRoad technology, dont le siège se trouve à Chicago (Illinois) dispose de bureaux aux États-Unis, en Australie, au Canada, en France, en Allemagne, en Grande-Bretagne, à Singapour, en Nouvelle-Zélande et au Japon. Pour plus d informations, visitez notre site web : com/fr ou contactez-nous au Tous les noms de société et de produits cités sont la propriété de leurs détenteurs respectifs.