APLON FRANCE GT 35. Gestion des

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1 APLON FRANCE GT 5 Gestion des

2 5 heures

3 SOMMAIRE Paramétrage de l application... 2 Présentation générale... 2 Définition des bases... Chemin des répertoire «fourre tout»... 4 Gestion des utilisateurs... 5 Gestion des droits d accès... 6 Couleurs standard... 8 Informations diverses... 8 Utilitaires... 9 Démarrage de l'application Définition des jours spécifiques Importation de la paie Les dictionnaires Type jour Service Site Type période Valeur horaire... 2 Qualification Convention Salarié Grilles de modulation... 2 Grille de modulation du service... 2 Grille de modulation du salarié... 5 Les mises à jour... 9 Les éditions standards Outils Importation libre Exportation libre Les tables libres Transfert grille salarié... 5 SOMMAIRE 1 / 54

4 P ARAMETRAGE DE L APPLICATION Avant de lancer l application GT5, certains paramétrages sont à effectuer dans le module de paramétrage, ParamGT5. Seul l administrateur a accès à ce module. Lancer le module en double-cliquant sur l icône 1 2 Saisissez le mot de passe administrateur. Lors de la 1 ère ouverture, il n y a pas de mot de passe. Cliquez sur VALIDER pour lancer le PARAM ou ANNULER pour quitter la fenêtre. P RESENTATION G ENERALE 1 Menu. 2 Permet d accéder directement aux différents modules de paramétrage sans passer par le menu en 1. PARAMETRAGE DE L APPLICATION 2 / 54

5 P ARAMETRAGE DE L APPLICATION D EFINITION DES BASES 1 Chemin de la base GT5. Si le chemin est vide, cliquez sur pour ouvrir une fenêtre Windows et indiquer le chemin de la base. Si le chemin est existant, vous pouvez vérifier sa cohérence en cliquant sur le bouton. Le programme vérifie que la base est bien à l endroit spécifié ; ci c est le cas, le message suivant apparaît : Sinon : 2 Permet d établir une connexion avec la base Paie Windows des programmes Aplon pour certaines opérations d importation ou exportation.on peut établir une connexion avec plusieurs bases Paie, dans ce cas on gère une ligne par base. On peut rechercher automatiquement la ou les bases paie existantes en cliquant sur le bouton. Cliquez sur VALIDER pour quitter la fenêtre en enregistrant les modifications ou ANNULER pour quitter la fenêtre sans enregistrer. PARAMETRAGE DE L APPLICATION / 54

6 P ARAMETRAGE DE L APPLICATION C HEMIN DES REPERTOIRES FOURRE TOUT Ces répertoires servent à enregistrer des éditions. Il existe deux types d éditions : les éditions partagées, donc visibles par tous que l on placera dans un répertoire public. Ceci n est valable que pour les installations réseau. Les éditions non partagées, stockées dans un répertoire du disque dur de l utilisateur qui a créé le document, on parlera de répertoire privé. Attention, les documents non partagés ne sont pas sauvegardés par le système de sauvegarde automatique de nuit généralement mis en place dans les sites installés en réseau. Chemin du répertoire public où sont enregistrées les éditions partagées. Pour indiquer le chemin : 1 1-a : Sélectionnez le lecteur où se trouve le répertoire «Fourre tout public». 1-b : Sélectionnez le répertoire. Pour visualiser le contenu d un répertoire double-cliquez sur celui-ci. 1-c : Cliquez sur se bouton pour affecter le répertoire sélectionné en 1-b. Chemin du répertoire privé où sont enregistrées les éditions non partagées. Pour indiquer le chemin : 2 2-a : Sélectionnez le lecteur où se trouve le répertoire «Fourre tout privé». 2-b : Sélectionnez le répertoire. Pour visualiser le contenu d un répertoire double-cliquez sur celui-ci. 2-c : Cliquez sur se bouton pour affecter le répertoire sélectionné en 2-b. Cliquez sur VALIDER pour enregistrer ou ANNULER pour quitter la fenêtre sans enregistrer. PARAMETRAGE DE L APPLICATION 4 / 54

7 P ARAMETRAGE DE L APPLICATION G ESTION DES UTILISATEURS C est à cet endroit que vous allez définir la liste des utilisateurs et des mots de passe. N oubliez pas de mettre un mot de pas pour l administrateur. 1 Liste des utilisateurs existants Ce bouton permet d importer la liste des salariés à partir du dictionnaire SALARIES de GT5. Voir la procédure dans le paragraphe cidessous. Ajout : permet d ajouter un nouvel utilisateur. Modifier : permet de modifier le nom ou mot de passe de l utilisateur sélectionné en 1. Supprimer : permet de supprimer le nom ou mot de passe de l utilisateur sélectionné en 1. Sélectionnez à cet endroit le nom de l utilisateur par défaut avec lequel GT5 doit se lancer. Cliquez sur VALIDER pour quitter la fenêtre en enregistrant les modifications ou A NNULER pour quitter sans enregistrer. IMPORTATION DES SALARIES Cochez ici si vous souhaitez importer des salariés ou des services.s il s agit d utilisateurs «service», il faut qu ils soient créés auparavant dans GT5. Liste des salariés ou services selon la sélection faite en 1. Sélectionnez les éléments à importer en mettant une coche dans la colonne INCLUS. Pour cocher ou décocher l ensemble de la liste, cliquez avec le bouton droit de la souris dans cette liste. Le menu «Tout cocher / Tout décocher» apparaît. Cliquez sur la ligne voulue. Cliquez sur VALIDER pour quitter la fenêtre en enregistrant les modifications ou ANNULER pour quitter sans enregistrer. L E MOT DE PASSE MIS PAR DEFAUT : première lettre du nom et du prénom en majuscules. PARAMETRAGE DE L APPLICATION 5 / 54

8 P ARAMETRAGE DE L APPLICATION AJOUT / MODIFICATION D UN UTILISATEUR En mode AJOUT ou MODIFICATION d un utilisateur, la fenêtre suivante apparaît en surbrillance : 1 2 En mode MODIFICATION le code reste grisé, pour changer le code d un utilisateur, il faut le supprimer et ressaisir sa fiche. Saisissez le nom de l utilisateur, c est celui qui apparaît lors de l ouverture du programme. Saisissez le mot de passe de l utilisateur 4 Cliquez sur ENREGISTRER pour quitter la fenêtre en enregistrant les modifications ou ANNULER pour quitter sans enregistrer. G ESTION DES DROITS D ACCES Sélectionnez l utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier les droits d accès. 1 ERE METHODE : cochez une à une les lignes à affecter. 2 EME METHODE : sélectionnez la rubrique à autoriser pour que le curseur se positionne automatiquement sur celle-ci. Cochez la ou les lignes à affecter. Si vous souhaitez affecter toutes les lignes de la rubrique, activer la coche «MISE A JOUR AUTOMATIQUE DES SOUS MENUS» avant de cocher la rubrique à affecter. EME METHODE : permet d affecter des droits d accès selon des options spécifiques. Voir paragraphe cidessous. Quitte la fenêtre. ATTENTION, toutes les modifications sont enregistrées au moment de l affectation. LES OPTIONS TOUT, VISUALISATION, MODIFICATION, CREATION ET SUPPRESSION T OUT VISUALISATION M ODIFICATION C REATION SUPPRESSION Cette option permet d activer ou de désactiver tous les droits d accès. Permet d affecter ou de retirer la visualisation des données. Permet d affecter ou de retirer la modification des données. Permet d affecter ou de retirer les droits de création. Permet d affecter ou de retirer les droits de suppression. PARAMETRAGE DE L APPLICATION 6 / 54

9 P ARAMETRAGE DE L APPLICATION L OPTION SUPPLEMENT Cette option permet d affecter des droits sur les données relatives à certains salariés. EXEMPLE : un responsable de service a le droit de modifier uniquement les grilles de modulation des salariés de son service. Il faut donc lui affecter la liste de salariés sur lesquels il a des droits, et la nature des droits d accès Rappel du nom utilisateur pour lequel vous allez affecter l accès à certaines fiches ou grilles salariées. Liste des salariés sur lesquels l utilisateur en 1 a des droits. Seul ce type de salariés est affiché. Pour ajouter des salariés, cliquez sur le bouton en. Permet d accéder à la liste des salariés renseignés dans la base GT5 pour en ajouter. Droits que l utilisateur en 1 aura sur le salarié sélectionné en 2. Quitte la fenêtre. ATTENTION, toutes les modifications sont enregistrées au moment de l affectation. L OPTION COPIER COLLER Cette option permet d affecter les droits d accès d un utilisateur sur un autre. Sélectionnez l utilisateur qui servira de modèle dans cette liste déroulante :, puis cliquez sur le bouton COPIER COLLER. PARAMETRAGE DE L APPLICATION 7 / 54

10 P ARAMETRAGE DE L APPLICATION C OULEURS STANDARD Ce module vous permet de personnaliser les couleurs qui s afficheront sur les grilles de modulation. 1 2 Pour changer la couleur de la ligne, cliquez sur. Permet, en cas de chevauchement (exemple : un jour férié se situe dans la période de fermeture de l établissement), d affecter un ordre de priorité d affichage. Cliquez sur VALIDER pour quitter la fenêtre en enregistrant les modifications ou ANNULER pour quitter sans enregistrer. I NFORMATIONS DIVERSES Indiquez par le biais de la liste déroulante le mois de début de période et l année. Lorsque la période est sur deux années, ne saisissez que la première année. Indiquez à cet endroit l heure de fin de matinée et l heure de début d aprèsmidi. Ce paramétrage est utile lorsque vous souhaitez gérer les congés payés par demi-journées. Paramétrage d affichage des grilles de modulation. Permet d affecter un TYPE PERIODE (travail effectif, congés, ) même sur des jours à priori non pris en compte (jours fériés et jours de fermeture). Permet d afficher ou non le détail des anomalies en mode plein écran. Cliquez sur VALIDER pour quitter la fenêtre en enregistrant les modifications ou ANNULER pour quitter sans enregistrer. PARAMETRAGE DE L APPLICATION 8 / 54

11 P ARAMETRAGE DE L APPLICATION U TILITAIRES Le menu UTILITAIRES se trouve dans la barre des menus : COMPACTER LA BASE Permet de compacter la base de données. L écran suivant apparaît : Tant que la base est en cours de compactage, ne touchez à rien et patientez. IMAGE DE FOND GT5 Cet utilitaire vous permet de mettre, supprimer ou modifier l image pour le fond d écran de l application GT5. 1 Aperçu de l image en cours. 2 C HANGER : permet de changer l image. Ouvre une fenêtre Windows qui permet de rechercher l image souhaitée. SUPPRIMER : remet un écran gris par défaut. R ESTAURER : suite à des modifications ou essais, remet l image auparavant sélectionnée. Cliquez sur VALIDER pour quitter la fenêtre en enregistrant les modifications ou ANNULER pour quitter sans enregistrer. PARAMETRAGE DE L APPLICATION 9 / 54

12 P ARAMETRAGE DE L APPLICATION IMAGE DE FOND PARAMGT5 Cet utilitaire vous permet de mettre, supprimer ou modifier l image pour le fond d écran de l application ParamGT5. 1 Aperçu de l image en cours. 2 C HANGER : permet de changer l image. Ouvre une fenêtre Windows qui permet de rechercher l image souhaitée. SUPPRIMER : remet un écran gris par défaut. R ESTAURER : suite à des modifications ou essais, remet l image auparavant sélectionnée. Cliquez sur VALIDER pour quitter la fenêtre en enregistrant les modifications ou ANNULER pour quitter sans enregistrer. PARAMETRAGE DE L APPLICATION 10 / 54

13 DEMARRAGE DE L APPLICATION Pour lancer l application GT5, cliquez sur l icône : La fenêtre suivante apparaît : 1 2 Saisissez le nom de l utilisateur et son mot de passe. Cliquez sur VALIDER pour entrer dans l application ou ANNULER pour quitter la fenêtre. Menu général GT5 1 Menu proposant l ensemble des fonctionnalités du programme. 2 Accès direct aux principales fonctions de GT5. Photo paramétrable à partir du module de paramétrage ParamGT5. 4 Numéro de version du programme. DEMARRAGE DE L APPLICATION 11 / 54

14 DEFINITION DES JOURS SPECIFIQUES M ENU F ICHIER / DEFINITION DES JOURS SPECIFIQUES ou Ce module vous permet d affecter sur le calendrier annuel les congés scolaires, les jours fériés et les jours de fermeture de l établissement. Ce calendrier servira de support à l élaboration des grilles de modulation (pour les services et les salariés). 1 2 Liste des types jour. Ils sont par défaut dans la base de données. La couleur de ces jours est modifiable par le biais du PARAMGT5. Calendrier où seront placés les vacances scolaires, les jours fériés et les périodes de fermeture de l établissement. Permet d imprimer le calendrier. 4 Permet de fermer la fenêtre. 5 Permet de valider les modifications effectuées sur le calendrier. 6 Permet de visualiser l année précédente en cliquant sur cliquant sur. ou de préparer l année suivante en DEFINITION DES JOURS SPECIFIQUES 12 / 54

15 DEFINITION DES JOURS SPECIFIQUES PROCEDURE : 1- Sélectionnez le type de jour en 1 (congés scolaires, jours fériés ou jours de fermeture) que vous souhaitez affecter. Il doit être en gras. 2- Dans la partie de droite en 2 (sur le calendrier), sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez affecter le type. Utilisez les touches SHIFT ou CTRL pour la multi sélection. - Cliquez sur la touche. La fenêtre suivante apparaît : La saisie du libellé est optionnelle. Cliquez sur VALIDER pour enregistrer l affectation. R EMARQUE Pour supprimer une période en cas d erreur, sélectionnez la période puis cliquez sur la touche Lorsque les différents types sont affectés, vous pouvez visualiser le calendrier en cliquant sur VOIR TOUS LES TYPES, le tableau suivant apparaît : DEFINITION DES JOURS SPECIFIQUES 1 / 54

16 DEFINITION DES JOURS SPECIFIQUES DEFINITION DES JOURS SPECIFIQUES 14 / 54

17 IMPORTATION DE LA PAIE Si vous possédez la paie sous Windows, vous pouvez importer les salariés ainsi qu un certain nombre de paramètres. M ENU F ICHIER / IMPORTER PAIE W INDOWS ou La fenêtre suivante apparaît : 1 2 Sélectionnez à partir de la liste déroulante le dossier dans lequel se trouvent les données de paie à importer. Seules les données de la paie Windows des programmes Aplon peuvent être récupérées de cette manière. Sélectionnez dans la liste déroulante l entité que vous souhaitez importer. Si vous souhaitez récupérer chacune de ces entités, vous devez le faire une par une et dans l ordre de la liste. Lors de la première importation des données, ne jamais cocher cette zone. 4 5 Aux importations suivantes : Si MAJ VALEURS est cochée, les informations présentes dans GT5 et modifiées dans la paie seront mises à jour. Si MAJ VALEURS n est pas cochée, les informations présentes dans GT5 et modifiées dans la paie ne seront pas mises à jour. Cette coche permet de d importer les relations entre les différentes entités qui existent dans la paie. Même lors de la première importation, il est impératif de cocher cette case. Cliquez sur SUIVANT pour continuer l importation des données sélectionnées en 2 ou FERMER pour quitter le module d importation. PROCEDURE : Pour vous montrer la procédure, nous allons prendre comme exemple l importation des salariés. 4- Sélectionnez le dossier de paie en Sélectionnez l entité SALARIE en Cochez ou non les MAJ VALEURS et MAJ LIAISONS en et Cliquez sur SUIVANT en 5, la fenêtre suivante apparaît : IMPORTATION DE LA PAIE 15 / 54

18 IMPORTATION DE LA PAIE 1 Liste des tables de la base e données. Par défaut, lors de l importation de la table des salariés, le module de requêtes se positionne automatiquement sur la table SALARIE. 2 Liste des champs appartenant à la table S ALARIE. 4 Les critères de recherche vous permettront d effectuer une sélection parmi la liste des salariés. Si vous souhaitez importer que certains salariés, il faut, dans cette zone, indiquer la liste des salariés à importer. C ONSEIL : il est plus simple d importer l ensemble des salariés et de procéder à une suppression groupée dans le module MISES A JOUR. Dans le module d importation, les encadrés CRITERES DE TRI et CHAMPS SELECTIONNES sont désactivés. Il n est donc pas possible d y ajouter ou modifier quoique ce soit. 5 Table IMPORTATION DE LA PAIE 16 / 54

19 LES DICTIONNAIRES Il est nécessaire de renseigner les dictionnaires avant de procéder à la réalisation des grilles de modulation. Selon l organisation choisie par votre établissement, certains dictionnaires devront ou non être renseignés. T YPE JOUR Les types jour permettent de mesurer l importance de l activité selon la période et d établir une présence minimum dans l établissement. Ils permettront d établir les grilles de services. Si vous ne souhaitez pas gérer les grilles de services, il est inutile de renseigner ce dictionnaire. Menu DICTIONNAIRES / TYPE JOUR ou 1 Liste des types jour existants. 2 Détail du type jour sélectionné en 1. A JOUTER : création d une nouvelle fiche. M ODIFIER : modification du type sélectionné. S UPPRIMER : suppression du type sélectionné. I MPRIMER : impression de la liste en 1. F ERMER : permet de quitter la fenêtre. LES DICTIONNAIRES 17 / 54

20 LES DICTIONNAIRES PROCEDURE : 1- Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau type de jour. 2- Saisissez le code, le libellé et l abréviation. - Cliquez sur pour choisir une couleur : Sélectionnez la couleur, puis cliquez sur OK. 4- Cliquez sur la touche VALIDER. S ERVICE Dans ce dictionnaire, vous trouverez la liste des services importer depuis la paie. Si vous ne souhaitez pas gérer les grilles de services, il est inutile de renseigner ce dictionnaire. Il s agit d établir les contraintes du service selon les types de jour déterminés dans le paragraphe précédent. Cette manipulation est à faire pour chaque service nécessitant la gestion de périodes d activité. EXEMPLE : Imaginons que l on ait services dans l établissement : - Le service comptabilité où la période de travail sera plus active en janvier lors de la DADS et lors des périodes de facturation. - Le service secrétariat où la période de travail sera plus active en septembre/octobre et en fin d année lors des mouvements avec le rectorat. - Le service des surveillants où la période de travail est stable hormis les vacances solaires pendant lesquelles ils seront en congés ou récupération. Afin de faciliter l élaboration des grilles des salariés, il est souhaitable de faire une grille de service qui prendra en compte les éléments ci-dessus. Nous allons créer 2 types jour : une période basse et une période haute. Dans les services, nous indiquerons pour chaque type jour, pour le service comptabilité et le service secrétariat, le nombre minimum de personnes qui doivent être présentes et le nombre d heures minimum travaillées sur la journée. Ces éléments peuvent différer d un service à un autre. Par contre, pour le service des surveillants, il n est pas nécessaire de créer de grille de service puisque la période de travail est toujours identique. LES DICTIONNAIRES 18 / 54

21 LES DICTIONNAIRES Menu DICTIONNAIRES / SERVICES ou 1 Liste des services existants. 2 Détail du service sélectionné en 1. Permet d affecter le lien entre les types jour et le service sélectionné. 4 A JOUTER : création d une nouvelle fiche. M ODIFIER : modification du service sélectionné. S UPPRIMER : suppression du service sélectionné. I MPRIMER : impression de la liste en 1. F ERMER : permet de quitter la fenêtre. LES DICTIONNAIRES 19 / 54

22 LES DICTIONNAIRES PROCEDURE : 1- Sélectionnez le service en Cliquez sur pour choisir une couleur : Sélectionnez la couleur, puis cliquez sur OK. - Pour affecter les liens avec les types jour cliquez sur : La fenêtre suivante apparaît : 1 Sélectionnez le type jour à modifier. 2 Saisissez le nombre minimum de personnes et d heures de présence pour le type sélectionné en 1. Cliquez sur VALIDER pour enregistrer les modifications. Modifiez les autres types jour si nécessaire. Cliquez sur FERMER pour quitter la fenêtre. R EMARQUE : faites cette procédure pour chaque service devant avoir une grille de modulation. LES DICTIONNAIRES 20 / 54

23 LES DICTIONNAIRES S ITE Un salarié peut travailler sur plusieurs sites. Il peut s agir de lieux géographiques différents ou de structures différentes (Collèges / Lycée). Menu DICTIONNAIRES / SITES ou 1 Liste des sites existants. Pour créer un nouveau site, cliquez sur AJOUTER en. 2 Détail du service sélectionné en 1. A JOUTER : création d une nouvelle fiche. M ODIFIER : modification du site sélectionné. S UPPRIMER : suppression du site sélectionné. I MPRIMER : impression de la liste en 1. F ERMER : permet de quitter la fenêtre. LES DICTIONNAIRES 21 / 54

24 LES DICTIONNAIRES T YPE PERIODE Trois types de période existent par défaut dans la base de données : travail effectif, congés payés et réduction du temps de travail. Vous pouvez ajouter de nouveaux types tels que le congé maternité, le congé formation, ou différencier les périodes de travail effectif. Menu DICTIONNAIRES / TYPES DE PERIODE ou 1 Liste des types de période existants. 2 Détail du type de période sélectionné en 1. A JOUTER : création d une nouvelle fiche. M ODIFIER : modification du type sélectionné. S UPPRIMER : suppression du type sélectionné. I MPRIMER : impression de la liste en 1. F ERMER : permet de quitter la fenêtre. LES DICTIONNAIRES 22 / 54

25 LES DICTIONNAIRES R EMARQUE : si vous souhaitez créer de nouveaux types de période, suivez la procédure ci-après. PROCEDURE : 1- Cliquez sur AJOUTER en. 2- Saisissez le code, le libellé et l abréviation. - Cliquez sur pour choisir une couleur : Sélectionnez la couleur, puis cliquez sur OK. 4- Cochez le type de compteur parmi les trois proposés 5- Cliquez sur VALIDER pour enregistrer les modifications. LES DICTIONNAIRES 2 / 54

26 LES DICTIONNAIRES V ALEUR HORAIRE Ces éléments sont récupérés de la paie Windows. Menu DICTIONNAIRES / VALEURS HORAIRES ou 1 Liste des valeurs horaires récupérées de la paie. 2 Détail de la valeur horaire sélectionnée en 1. A JOUTER : création d une nouvelle fiche. M ODIFIER : modification de la valeur horaire sélectionnée. S UPPRIMER : suppression de la valeur horaire sélectionnée. I MPRIMER : impression de la liste en 1. F ERMER : permet de quitter la fenêtre. LES DICTIONNAIRES 24 / 54

27 LES DICTIONNAIRES Q UALIFICATION Ces éléments sont récupérés de la paie Windows. Menu DICTIONNAIRES / QUALIFICATIONS ou 1 Liste des qualifications récupérées de la paie. 2 Détail de la qualification sélectionnée en 1. A JOUTER : création d une nouvelle fiche. M ODIFIER : modification de la qualification sélectionnée. S UPPRIMER : suppression de la qualification sélectionnée. I MPRIMER : impression de la liste en 1. F ERMER : permet de quitter la fenêtre. LES DICTIONNAIRES 25 / 54

28 LES DICTIONNAIRES C ONVENTION Saisissez dans cette fenêtre la ou les convention(s) liées à votre établissement. Les conventions permettent de déterminer différentes valeurs tel que le nombre d heures travaillées. Menu DICTIONNAIRES / CONVENTIONS ou 1 Liste des conventions. Pour ajouter une convention, cliquez sur AJOUTER en. 2 Détail de la convention sélectionnée en 1. Saisissez dans ces zones le nom de la convention, le nombre d heures annuel travaillées selon la convention et le nombre de jours de congés relatif à la convention. A JOUTER : création d une nouvelle fiche. M ODIFIER : modification de la convention sélectionnée. S UPPRIMER : suppression de la convention sélectionnée. I MPRIMER : impression de la liste en 1. F ERMER : permet de quitter la fenêtre. LES DICTIONNAIRES 26 / 54

29 LES DICTIONNAIRES S ALARIE Vous retrouverez dans ce dictionnaire toutes les informations relatives au salarié. Il est important de remplir correctement les différents onglets de la fiche salariée, toutes ces informations étant nécessaires à la réalisation de la grille de modulation. Menu DICTIONNAIRES / SALARIES ou 1 Liste des salariés. Pour accéder à une fiche salariée, double cliquez sur le nom du salarié ou sélectionnez la fiche puis cliquez sur Détail en. 2 Permet de rechercher un salarié en tapant les premières lettres de son nom. A JOUTER : création d une nouvelle fiche. D ETAIL : modification du salarié sélectionné. S UPPRIMER : suppression du salarié sélectionné. I MPRIMER : impression de la liste en 1. F ERMER : permet de quitter la fenêtre. LES DICTIONNAIRES 27 / 54

30 LES DICTIONNAIRES D ETAIL D UNE FICHE D UN SALARIE : 1 Etat civil du salarié. 2 Possibilité d insérer la photo du salarié. Pour ajouter la photo, cliquez sur CHANGER. 4 Ces onglets permettent d effectuer le lien entre le salarié et les informations contenues dans les dictionnaires vus précédemment. Il est indispensable que ces onglets soient renseignés pour créer la grille de modulation du salarié. Nous verrons en détail le contenu de chaque onglet ci-après. Accès aux informations en lien direct avec le salarié : Tables libres, Grille de modulation du salarié, Editions relatives au salarié et Envoyer un mail au salarié. Permet d accéder à la fiche salariée précédente. 5 A JOUTER : APPLIQUER : A NNULER : F ERMER : Permet d accéder à la fiche salariée précédente. création d une nouvelle fiche. Enregistrement des modifications faites sur la fiche, y compris dans les onglets. suppression des modifications faites sur la fiche, y compris dans les onglets. permet de quitter la fenêtre. LES DICTIONNAIRES 28 / 54

31 LES DICTIONNAIRES INFOS DIVERSES Vous retrouvez dans cet onglet certains éléments à renseigner qui seront nécessaires à la réalisation des grilles de modulation. 1 Sélectionnez dans cette zone la convention de rattachement. 2 Cliquez sur pour obtenir le nombre annuel d heures que le salarié doit effectuer. Sélectionnez le site principal de travail du salarié. 4 Indiquez dans cette zone s il s agit d une gestion par heure ou par jour. LES SERVICES Les services sont récupérés de la paie Windows. Vous devez ici renseigner la fonction du salarié dans le service et le niveau de priorité. La priorité est utile dans le cas d un salarié attaché à deux services. LES DICTIONNAIRES 29 / 54

32 LES DICTIONNAIRES Liste des services auxquels appartient le salarié. Pour saisir la fonction et la priorité, Cliquez sur M ODIFIER en. la fenêtre suivante apparaît, renseignez les différents éléments, puis cliquez sur V ALIDER. 1 2 Vérifiez les niveaux de priorité : il doit être à 1 et dans le cas où le salarié appartient à deux services, les niveaux de priorité ne doivent pas être identiques. A JOUTER : Permet d affecter un nouveau service au salarié. M ODIFIER : Modification du lien sélectionné en 1. S UPPRIMER : Suppression du lien sélectionné en 1. QUALIFICATION Le lien entre le salarié et la qualification est récupéré de la paie Windows. A priori, il n y a aucune modification à y apporter. 1 Liste des qualifications du salarié. Toutes les informations sont récupérées de la paie. 2 A JOUTER : Permet d affecter une nouvelle qualification au salarié. M ODIFIER : Modification du lien sélectionné en 1. S UPPRIMER : Suppression du lien sélectionné en 1. LES DICTIONNAIRES 0 / 54

33 LES DICTIONNAIRES DETAIL HORAIRE Ces données sont à renseigner. La ligne Réduc. Temps de Travail doit rester à zéro. Les autres lignes sont facultatives et à remplir au cas par cas. 1 2 Liste des types de période saisis dans le dictionnaire correspondant et nombre d heures correspondantes à réaliser. Permet d afficher le résultat du calcul automatique. Le calcul se fait en fonction de la convention et du nombre d heures travaillées indiqué dans l onglet QUALIFICATIONS. Seules les lignes Congés payés et Travail effectif seront renseignées. Permet de saisir manuellement le nombre d heures correspondant au type sélectionné. Renseigner la zone A REALISER puis cliquez sur VALIDER. LES DICTIONNAIRES 1 / 54

34 LES DICTIONNAIRES DOUBLONS Lorsqu un salarié est attaché à deux conventions collectives différentes, sa fiche est dupliquée. Dans GT5, nous retrouverons donc deux fiches salariées et il est obligatoire de créer deux grilles de modulation. Pour effectuer un contrôle de cohérence des deux grilles et pouvoir éditer une grille cumulée, il faut, dans une des fiches salariées, indiquer quel est le doublon de ce salarié. Dans l autre fiche, l onglet DOUBLON sera inaccessible. 1 Liste des doublons du salarié. Pour ajouter un doublon, cliquez sur Ajouter en 2. Permet d ajouter un doublon : 2 Sélectionnez le doublon, puis cliquez sur VALIDER. Suppression du doublon sélectionné en 1. AMPLITUDE L amplitude permet d affecter au salarié les jour travaillés dans la semaine. Si ces jours sont variables d une semaine à l autre, affectez la fourchette la plus large. LES DICTIONNAIRES 2 / 54

35 G RILLES DE MODULATION GT5 Chapitre 5 G RILLE DE MODULATION DU S ERVICE La grille de modulation d un service permet d énoncer les contraintes propres au service : périodes d activité plus ou moins forte par exemple ; il sera, de cette manière, plus aisé de construire la grille de modulation des salariés. Cette partie est optionnelle. Vous pouvez utiliser les grilles pour un, plusieurs ou la totalité des services. M ENU G RILLE DE MODULATION / POUR UN SERVICE ou 1 Permet de sélectionner le service pour lequel vous souhaitez créer une grille de modulation. 2 Légende des jours fixes. Il s agit des jours spécifiques que vous avez créé en début de période (congés scolaires, jours fériés et jours de fermeture de l établissement). Ils sont affichés par défaut dans la grille. Les types de jours créés dans les dictionnaires. Ce sont ces types que vous allez intégrer dans cette grille. 4 Permet de visualiser l année précédente en cliquant sur cliquant sur. ou de préparer l année suivante en 5 Calendrier sur lequel seront affectés les types de jour. V ALIDER : Enregistrement des modifications. 6 I MPRIMER : Impression de la grille. F ERMER : Fermeture de la fenêtre. G RILLES DE MODULATION / 54

36 G RILLES DE MODULATION GT5 Chapitre 5 PROCEDURE : 8- Sélectionnez le service en 1. Prenons comme exemple le service Comptabilité 9- Nous allons maintenant affecter les types de jour en fonction de l activité du service.pour facilité l affectation, il faut créer une semaine type puis procéder à un Copier / Coller. Nous avons dans notre dossier deux types de jour : PERIODE BASSE (jaune) et PERIODE HAUTE (rouge). Nous allons commencer par la PERIODE BASSE. Cliquez sur période basse en. 10- Sélectionnez une semaine à l aide des touches SHIFT ou CTRL en Cliquez sur pour valider. 12- Replacez-vous sur la zone affectée en 5 (elle doit toujours être sélectionnée), puis cliquez sur le bouton droit de la souris. Cliquez sur COPIER. Sélectionnez la zone sur laquelle vous souhaitez affecter la période, cliquez sur le bouton droit de la souris puis cliquez sur COLLER \SUR SELECTION. R EMARQUE Si vous avez coché les éléments suivants dans le ParamGT5, les jours fériés et les jours de fermeture auront des types de jour d affectés. Quant aux week-ends, il faut les gérer manuellement (ne pas les sélectionner lors de la création de la semaine type). Ces éléments se trouvent dans l onglet I NFORMATIONS DIVERSES du PARAMGT5. 1- La période basse étant affectée, procédez de la même manière pour affecter le type de jour PERIODE HAUTE. G RILLES DE MODULATION 4 / 54

37 G RILLES DE MODULATION GT5 Chapitre 5 EXEMPLE D UNE GRILLE DE SERVICE G RILLES DE MODULATION 5 / 54

38 G RILLES DE MODULATION GT5 Chapitre 5 G RILLE DE MODULATION DES SALARIES Ce module permet de créer les grilles de modulation des salariés en fonction des contraintes établies dans les modules précédents. M ENU G RILLE DE MODULATION / POUR UN SALARIE ou. G RILLES DE MODULATION 6 / 54

39 G RILLES DE MODULATION GT5 Chapitre 5 1 Sélectionnez ici le salarié pour lequel vous souhaitez faire la grille. 2 Vous retrouvez dans cet encadré la légende des différents types fixes définis auparavant. 4 5 Compteurs des types de période déterminés dans les dictionnaires. Vous y retrouvez les types par défaut (Congés payés, temps de travail et temps de récupération) ainsi que les types vous avez ajouté (dans notre exemple, congé maternité et congé paternité). Permet d afficher le calendrier selon des otions différentes. Nous verrons ci-après la liste des différentes otions. Permet de visualiser l année précédente en cliquant sur ou de préparer l année suivante en cliquant sur. 6 Impression du calendrier. 7 Fermeture de la fenêtre. 8 Chaque jour se découpe en colonnes : G AUCHE : C ENTRE : D ROITE : vous y retrouvez les jours spécifiques déterminés lors du paramétrage. c est ici que sera représenté le calendrier du salarié (temps de travail, congés, ). représentation du calendrier du service auquel appartient le salarié. L ISTE DES OPTIONS D AFFICHAGE : G RILLE DU SERVICE Affichage de la grille de service que vous avez créé (optionnel). PRESENCE DU SERVICE Permet, dans le cas où un salarié appartient à plusieurs services, d afficher sa présence dans le service sélectionné. PRESENCE DU SITE Permet, dans le cas où un salarié appartient à plusieurs sites, d afficher sa présence dans le site sélectionné. PRESENCE DU TYPE DE PERIODE Sont repris dans les options d affichage les types de période que vous avez créé dans les dictionnaires. Vous pouvez donc afficher ces différents types de période. PROCEDURE : 1. Sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez créer la grille en Sélectionnez le jour à paramétrer, puis cliquez sur le bouton droit de la souris, la fenêtre suivante apparaît : C LIQUEZ SUR AFFECTER POUR PARAMETRER UNE JOURNEE. G RILLES DE MODULATION 7 / 54

40 G RILLES DE MODULATION GT5 Chapitre 5. La fenêtre suivante apparaît : 1 Barre des heures. Elle permet de vous placer sur l heure souhaitée. 2 Sélectionnez dans cette partie, à l aide des touches SHIFT et CTRL, la tranche horaire pour laquelle vous souhaitez affecter un type de période (travail effectif, congés, ) Zone utilisée lors de l affectation d un jour de congé payé et uniquement dans ce cas, la gestion des congés payés se faisant en jour en non en heure. 4 Zone utilisée lors de l affectation des autres types de jour. 5 6 Permet D AJOUTER, M ODIFIER ou S UPPRIMER un type de période déjà affecté autre que le type Congés Payés. Permet d afficher les incohérences en fonction des différents paramètres renseignés auparavant (dictionnaires et grille de service).ce bouton s affiche uniquement si il y a des anomalies. 7 Fermeture de la fenêtre. G RILLES DE MODULATION 8 / 54

41 G RILLES DE MODULATION GT5 Chapitre 5.a. Affectation d un congé payé en. - Sélectionnez l amplitude du congé payé (Journée, Matin, Après-midi). - Sélectionnez le type (Congés payés). - Cliquez sur VALIDER. Lorsque vous affectez les congés payés, le détail horaire en 2 disparaît..b. Affectation d un autre type en 4. - Après avoir sélectionné l amplitude horaire en 2, cliquez sur AJOUTER. - L HORAIRE, le COEFFICIENT, le SERVICE et le SITE s affichent automatiquement. Vous pouvez les modifier si nécessaire. - Sélectionnez le type à affecter. - Cliquez sur VALIDER. Remarque : le coefficient permet de gérer un temps de travail effectif. Exemple, pour un surveillant de nuit, il ne faut pas forcément lui comptabiliser toute la nuit..c. Gestion des tâches en 4. Lors de l affectation du type (sauf congés payés), il est possible d indiquer l activité du salarié et de lui affecter une tâche. Pour cela, sélectionnez l amplitude horaire pour laquelle vous souhaitez affecter une tâche, faites la même procédure qu en.b. en remplissant la zone suivante : 4. Les différents types étant affectés au moins une fois pour une jour, vous pouvez utiliser le COPIER / COLLER pour remplir votre grille. G RILLES DE MODULATION 9 / 54

42 M ISES A JOUR GT5 Chapitre 6 Les mises à jour permettent de modifier la valeur des champs de manière groupée. Par exemple, pour saisir l amplitude dans la fiche salariée, il est plus logique d utiliser la mise à jour en tableau ou l assignation que de passer sur la fiche de chaque salarié. M ENU M ISE A JOUR / ASSIGNATION ou La fenêtre suivante apparaît : 1 2 Listes des mises à jour déjà créées. Si vous êtes en réseau et que vous avez choisi de partager votre édition, ce document sera enregistré dans le répertoire FICHIERS PUBLICS. Listes des mises à jour déjà créées. Si vous êtes en réseau et que vous avez choisi de ne pas partager votre édition, ce document sera enregistré dans le répertoire FICHIERS PRIVES. C HOISIR : permet de modifier une mise à jour existante. A JOUTER : création d une nouvelle mise à jour. S UPPRIMER : suppression d une mise à jour existante. R ENOMMER : permet de changer le nom de la mise à jour. T RANSFERER : permet de transférer un document d un répertoire vers l autre. F ERMER : permet de quitter le module. M ISES A JOUR 40 / 54

43 M ISES A JOUR GT5 Chapitre 6 PROCEDURE : 14- Cliquez sur AJOUTER en. 15- La fenêtre suivante apparaît : 1 Liste des tables de la base de données. Sélectionnez la base sur laquelle vous souhaitez travailler. 2 Cliquez sur table de référence après avoir sélectionner la table en 1. 4 C RITERES DE RECHERCHE : indiquez la partie de la base de données concernée par la mise à jour. Dans notre exemple, nous prendrons tous les salariés ; dans ce cas, il n est pas nécessaire de renseigner les critères de recherche, par défaut toutes les données de la base seront prises en compte. Liste des champs de la table sélectionnée en 1. Sélectionnez le ou les champ(s) que vous souhaitez modifier. 5 Cliquez sur la flèche noire pour les voir apparaître dans le cadre intitulé RUBRIQUES A ASSIGNER. 6 Permet de contrôler le contenu de la requête. 7 Enregistre la requête. Donnez un nom à la mise à jour et indiquez si vous souhaitez ou non partager ce document. 8 Cliquez sur suivant pour continuer. M ISES A JOUR 41 / 54

44 M ISES A JOUR GT5 Chapitre la fenêtre d assignation s affiche : 1 Liste des informations sélectionnées dans la requête. 2 Liste des champs que l on peut assigner. Sélectionnez le type de valeur que vous allez renseigner. V ALEUR: Information que l on saisit. D ICO : Information que l on sélectionne dans un dictionnaire. C HAMP : information renseignée par un autre champ. 4 Saisissez ou sélectionnez la valeur à assigner. 5 Permet de modifier la requête. 6 Cliquez sur OK pour lancer l assignation. Une fois l assignation terminée, Cliquez sur le bouton FERMER. M ISES A JOUR 42 / 54

45 M ISES A JOUR GT5 Chapitre 6 M ENU M ISE A JOUR / EN TABLEAU ou 1 2 Listes des mises à jour déjà créées. Si vous êtes en réseau et que vous avez choisi de partager votre édition, ce document sera enregistré dans le répertoire FICHIERS PUBLICS. Listes des mises à jour déjà créées. Si vous êtes en réseau et que vous avez choisi de ne pas partager votre édition, ce document sera enregistré dans le répertoire FICHIERS PRIVES. C HOISIR : permet de modifier une mise à jour existante. A JOUTER : création d une nouvelle mise à jour. S UPPRIMER : suppression d une mise à jour existante. R ENOMMER : permet de changer le nom de la mise à jour. T RANSFERER : permet de transférer un document d un répertoire vers l autre. F ERMER : permet de quitter le module. M ISES A JOUR 4 / 54

46 M ISES A JOUR GT5 Chapitre 6 PROCEDURE : 1- Cliquez sur AJOUTER en. 2- La fenêtre suivante apparaît : 1 Liste des tables de la base de données. Sélectionnez la base sur laquelle vous souhaitez travailler. 2 Cliquez sur table de référence après avoir sélectionner la table en 1. 4 C RITERES DE RECHERCHE : indiquez la partie de la base de données concernée par la mise à jour. Dans notre exemple, nous prendrons tous les salariés ; dans ce cas, il n est pas nécessaire de renseigner les critères de recherche, par défaut toutes les données de la base seront prises en compte. Liste des champs de la table sélectionnée en 1. Sélectionnez le ou les champ(s) que vous souhaitez modifier. 5 Cliquez sur la flèche noire pour les voir apparaître dans le cadre intitulé RUBRIQUES A ASSIGNER. 6 Permet de contrôler le contenu de la requête. 7 Enregistre la requête. Donnez un nom à la mise à jour et indiquez si vous souhaitez ou non partager ce document. 8 Cliquez sur suivant pour continuer. M ISES A JOUR 44 / 54

47 M ISES A JOUR GT5 Chapitre 6 - la fenêtre de mise à jour en tableau s affiche : 1 Liste des informations sélectionnées dans la requête. 2 Cette barre s appelle SPLIT. On ne modifiera que les informations à droite du Split. Permet de modifier la requête. 4 Permet de décaler le Split à gauche ou à droite. 5 6 Permet de déterminer les champs qui seront pris en compte dans le COPIER / COLLER (voir ciaprès). Sélectionnez une ligne, cliquez sur COPIER. Sélectionnez ensuite d autres lignes avec les touches CTRL ou SHIFT et cliquez sur COLLER. Seuls les champs sélectionnés dans le PARAMCC seront modifiés. P ARAMCC : 1 2 Listes des champs modifiables par le C OPIER / COLLER. Par sécurité, vous ne verrez pas les champs CODE ELEVE, NOM P RENOM. Sélectionnez un champ. Cliquez sur la flèche pour le passer dans la partie de droite. Liste des champs modifiables par le COPIER / COLLER. 4 Ferme la fenêtre. M ISES A JOUR 45 / 54

48 M ISES A JOUR GT5 Chapitre 6 M ENU M ISE A JOUR / SUPPRESSION GROUPEE ou Ce module permet de supprimer plusieurs enregistrements en même temps. Le plus souvent, il s agit d effectuer une suppression groupée des salariés. 1 Le programme se place par défaut sur la table SALARIE. Laissez tel que. 2 Les champs à supprimer s affichent également par défaut. Laissez tel que. Cliquez sur OK pour continuer la suppression. M ISES A JOUR 46 / 54

49 M ISES A JOUR GT5 Chapitre 6 La fenêtre suivante apparaît : 1 Liste des informations sélectionnées dans la requête. Sélectionnez les éléments à supprimer à l aide des touches SHIFT et CTRL. Cliquez sur SUPPRIMER. Le message suivant apparaît : 2 Cliquez sur OUI. Ferme la fenêtre. M ISES A JOUR 47 / 54

50 L ES EDITIONS STANDARDS GT5 Chapitre 7 Editions relatives au salarié : La fiche salarié Edition qui regroupe l état civil, la photo, la liste des services affectés, la liste des qualifications affectés, la liste des liens aux types de période et la liste des salariés rattachés comme doublons. Tâches Edition hebdomadaire de la liste des tâches dans salarié. Pointage Edition mensuelle d un tableau destinée au salarié. On y trouve pour chaque jour du mois le nombre d heures théorique et la possibilité de remplir le réalisé. Le dossier détaillé Edition d un dossier détaillé où l on trouve le détail de chaque mois, la grille du service et une page récapitulative. Modulation annuelle Edition de la grille annuelle d un salarié. Modulation mensuelle Edition de la grille mensuelle d un salarié. Modulation hebdomadaire Edition de la grille hebdomadaire d un salarié. Présence sur site annuelle Edition d une grille récapitulative annuelle de la présence d un salarié sur différents sites. Présence sur site mensuelle Edition d une grille récapitulative mensuelle de la présence d un salarié sur différents sites. Présence dans service annuelle Edition d une grille récapitulative annuelle de la présence d un salarié sur différents services. Présence dans service mensuelle Edition d une grille récapitulative mensuelle de la présence d un salarié sur différents services. L ES EDITIONS STANDARDS 48 / 54

51 L ES EDITIONS STANDARDS GT5 Chapitre 7 Editions relatives aux doublons : Incohérence annuelle Edition qui permet de détecter les incohérences sur une année. Incohérence mensuelle Edition qui permet de détecter les incohérences sur un mois. Incohérence hebdomadaire Edition qui permet de détecter les incohérences sur une semaine. Modulation annuelle cumulée Edition de la grille de modulation annuelle cumulée. Modulation mensuelle cumulée Edition de la grille de modulation mensuelle cumulée. Modulation hebdomadaire cumulée Edition de la grille de modulation hebdomadaire cumulée. Editions relatives aux services : Modulation annuelle Edition de la grille de modulation annuelle d un service. Anomalies annuelles Edition d une grille annuelle des anomalies sur un service. Anomalies mensuelles Edition d une grille mensuelle des anomalies sur un service. Présence des salariés annuelle Edition d une grille indiquant pour chaque jour de l année le nombre de salariés présents pour un service donné. Présence des salariés mensuelle Edition d une grille indiquant pour chaque jour du mois le nombre de salariés présents pour un service donné. Présence des salariés hebdomadaire Edition d une grille indiquant pour chaque jour de la semaine le nombre de salariés présents pour un service donné. L ES EDITIONS STANDARDS 49 / 54

52 L ES EDITIONS STANDARDS GT5 Chapitre 7 Editions relatives aux sites : Présence annuelle Edition d une grille indiquant pour chaque jour de l année le nombre de salariés présents sur un site donné. Présence mensuelle Edition d une grille indiquant pour chaque jour du mois le nombre de salariés présents sur un site donné. L ES EDITIONS STANDARDS 50 / 54

53 O UTILS GT5 Chapitre 8 I MPORTATION LIBRE M ENU F ICHIER / IMPORTATION LIBRE ou L importation libre vous permet d importer des données provenant d une autre source que la paie Windows. E XPORTATION LIBRE M ENU F ICHIER / EXPORTATION LIBRE ou L exportation libre vous permet d exporter des données vers une autre source que la paie Windows. L ES TABLES LIBRES M ENU F ICHIER / TABLES LIBRES ou Les tables libres permettent de personnaliser le logiciel à votre convenance afin de saisir des données supplémentaires propres à vos besoins. Il existe 5 tables libres dans lesquelles vous pouvez insérer autant de zones de saisie que vous le souhaitez. O UTILS 51 / 54

54 O UTILS GT5 Chapitre 8 C REATION DES TABLES LIBRES I MPORTATION LIBRE 1 Ces onglets permettent de se positionner sur l une des 5 tables libres disponibles. 2 Espace de travail. C est dans cette zone que vous insérez les champs. Voir le tableau ci-après. 4 Ferme la fenêtre. Permet de récupérer le pointeur de la souris suite à une opération. Insère une zone LIBELLE : étiquette qui se place devant une zone de saisie. Insère une zone de TEXTE. Insère une zone NOMBRE. Insère une zone DATE. Insère une zone de type OUI / NON représentée par une case à cocher à l affichage. Permet de visualiser et modifier les propriétés de la zone sélectionnée. Supprime la zone sélectionnée. O UTILS 52 / 54

55 O UTILS GT5 Chapitre 8 PROCEDURE : Pour insérer une zone LIBELLE, cliquez sur le bouton l espace de travail. La fenêtre suivante apparaît : puis à l endroit souhaité de Saisissez le nom de l étiquette (20 caractères maximum). C est ce nom qui apparaîtra dans la fenêtre. Validez par OK. Pour insérer une zone de saisie de type TEXTE, cliquez sur l espace de travail. La fenêtre suivante apparaît : puis à l endroit souhaité de Saisissez le nom. Ce nom doit être explicite pour exploiter les données. Saisissez la taille, c'est-à-dire le nombre maximum de caractères à saisir dans cette zone. De la même manière, on intégrera des zones numériques, dates Attention, deux zones ne peuvent pas avoir le même nom. O UTILS 5 / 54

56 O UTILS GT5 Chapitre 8 T RANSFERT GRILLE SALARIE M ENU F ICHIER / TRANSFERT GRILLE SALARIE ou Ce module vous permet de transférer certaines informations des grilles salariées GT5 vers les grilles de modulation de la paie Windows. Cliquez sur Suivant pour continuer le transfert. Si vous ne souhaitez pas transférer tous les salariés, indiquez alors dans les critères de recherche les salariés à transférer. Cliquez ensuite sur contrôler pour vérifier votre requête puis Ok. O UTILS 54 / 54

57 O UTILS GT5 Chapitre 8 Vérifiez la liste des salariés qui vont être transférés dans la paie Windows puis Cliquez sur TRANSFERER. Le message suivant apparaît, cliquez sur Oui pour lancer le transfert. O UTILS 55 / 54