Guide de commande de votre clé de certification Avocat RGS ** /qualifiée

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1 Guide de commande de votre clé de certification Avocat RGS ** /qualifiée Vous souhaitez acheter une clé de certification Avocat qualifiée/rgs** au tarif de 135 H.T. l unité. Pour cela, rendez-vous sur la plateforme de commande en ligne : ebarreau.certeurope.fr Ensuite, il vous suffit de suivre le processus de commande décrit dans ce fascicule. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017

2 Table des matières I. Création de compte Créez votre compte personnel... 3 Etape 1 sur Etape 2 sur Etape 3 sur Etape 4 sur Activation de votre compte... 6 II. Connexion à votre compte... 6 III. Commandez votre clé Informations sur la clé RGS Informations sur le porteur et la structure Informations sur le représentant légal Demande d'information pour l'activation de votre clé Utilisation d'un code de réduction Récapitulatif de votre commande Paiement définitif! IV. Téléchargez votre dossier et votre facture V. Constituez et envoyer votre dossier de souscription Réunissez les pièces de votre dossier de souscription Envoyez votre dossier complet VI. Suivez l évolution du traitement de votre commande VII. Réinitialisez votre mot de passe de connexion VIII. Aide... Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 2

3 I. Création de compte C est votre première visite sur le portail de commande en ligne ebarreau.certeurope.fr. Vous êtes sur la page «Accueil» du site de commande en ligne de la clé de certification Avocat RGS ** /qualifiée. 1. Créez votre compte personnel Info Vous n avez pas encore de compte. Cliquez sur le bouton «Création de compte». Etape 1 sur 4 Renseignez votre numéro CNBF (obligatoirement sur 6 chiffres et le faire précéder de 0 le cas échéant). Exemple : si votre numéro de CNBF est le «14», vous devrez taper» 0014». Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 3

4 Cliquez sur «Suivant». Etape 2 sur 4 Vérifiez que toutes les informations affichées sont bien exactes. Faites-les modifier par votre Ordre le cas échéant car de ces données dépendent les informations contenues dans le certificat que vous allez acheter. La mise à jour de ces données se fait 24 heures après la modification par l Ordre. Vous pouvez reprendre à tout moment la commande. Si tout est correct, cochez la case «Je confirme les informations ci-dessus» puis cliquez sur le bouton «Suivant». Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 4

5 Etape 3 sur 4 Dans la case "adresse de messagerie" vous devez renseigner une adresse de messagerie de votre choix (professionnelle ou personnelle) sur laquelle nous pourrons vous contacter concernant cette commande. Renseignez un mot de passe de votre choix (8 caractères minimum) qui sera rattaché à ce compte puis cliquez sur «Créer le compte». Ce mot de passe n a aucun lien avec votre code PIN actuel ni votre code de messagerie. Si c est grisé, c est que votre mot de passe ne contient pas 8 caractères ou que les deux champs «mot de passe» et «confirmation de mot de passe» ne correspondent pas. Etape 4 sur 4 Vous êtes maintenant invité à consulter votre adresse de messagerie pour activer votre compte et passer commande. Cliquez sur «Fermer». Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 5

6 2. Activation de votre compte Vous devez consulter votre boîte de messagerie car un courrier électronique vous a été envoyé. Il vous demande d activer votre compte et de confirmer votre adresse de courrier électronique. Cliquez sur le lien en bleu pour activer le compte. Vous venez de finaliser la création de votre compte et avez été redirigé sur le site d achat en ligne. Vous pouvez maintenant vous connecter et passer commande. II. Connexion à votre compte Sur la page d «Accueil» du site, cliquez sur le bouton «Connexion». Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 6

7 Renseignez votre numéro CNBF (obligatoirement sur 6 chiffres et le faire précéder de 0 le cas échéant), le mot de passe que vous avez choisi pour créer votre compte et cliquez sur «Connexion». III. Commandez votre clé Allez dans le menu à gauche de la page d accueil et cliquer sur «Commande de clé». 1. Informations sur la clé RGS Lisez les informations relatives à votre commande puis cliquez sur «Suivant». Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 7

8 2. Informations sur le porteur et la structure Vérifiez que toutes vos informations personnelles affichées sont bien exactes. Faites-les modifier par votre Ordre le cas échéant car de ces données dépendent les informations contenues dans le certificat que vous allez acheter. La mise à jour de ces données se fait 24 heures après la modification par l Ordre. Vous pouvez reprendre à tout moment la commande. Si tout est correct, cliquez sur «Suivant». 3. Informations sur le représentant légal En fonction de votre statut et donc de votre numéro SIREN, une page Information sur le représentant légal peut apparaitre si vous êtes par exemple avocat salarié. Renseignez les champs demandés puis cliquez sur «Suivant». Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 8

9 4. Demande d'information pour l'activation de votre clé Sur cette page, il vous sera demandé de renseigner un numéro de téléphone mobile ou une adresse de messagerie personnel de votre choix. Cela vous permettra plus tard d activer votre clé Avocat. Cliquez ensuite sur «Suivant». 5. Utilisation d'un code de réduction Si vous disposez d un code promotionnel, vous pouvez l utiliser sur cette page. Il vous suffit de le saisir dans la case prévue à cet effet. Les codes promotionnels sont à usage unique et ils ne peuvent être utiliser qu au moment de la commande. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 9

10 6. Récapitulatif de votre commande Toutes les informations saisies dans les étapes précédentes sont récapitulées sur cette page. C est la dernière étape avant de payer de façon irrévocable le certificat. Cochez les cases indiquées après avoir pris connaissances des Conditions Générales d Utilisation. Puis cliquer sur «Paiement» pour pouvoir payer. 7. Paiement définitif! Vous pouvez maintenant effectuer le paiement de 135 H.T. par carte bancaire (carte bleu, Visa ou Mastercard). Saisissez le numéro de votre carte, la date et l année d expiration de la carte bancaire. Saisissez le cryptogramme composé de 3 chiffres affichés au dos de la carte bancaire. Puis cliquez sur «Valider». Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 10

11 Vous recevez un code par SMS sur votre téléphone portable. Renseignez-le dans la fenêtre indiquée (voir exemple ci-dessous). Puis cliquez sur «Ok». Un reçu de paiement est édité. Le paiement a été effectué, cliquez sur «RETOUR A LA BOUTIQUE» pour voir votre commande validée. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 11

12 Vous avez reçu un courriel sur votre adresse de messagerie qui confirme votre commande. IV. Téléchargez votre dossier et votre facture Pour finaliser votre commande, vous devez maintenant cliquez sur «Télécharger mon dossier» et imprimez la totalité des pièces. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 12

13 Retrouvez à tout moment votre dossier en cliquant sur «Suivi de commande», dans le menu à gauche de la page d accueil. Cliquez sur «Télécharger mon dossier» et sur «Télécharger ma facture» et enregistrez les documents en format PDF dans un dossier choisi de votre ordinateur. Vous pourrez ainsi les ouvrir pour les imprimer. Voici un exemple de : Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 13

14 V. Constituez et envoyer votre dossier de souscription 1. Réunissez les pièces de votre dossier de souscription OBLIGATOIRES : Contrat Original et signé avec la signature manuscrite et semblable à celle présente sur la pièce d identité fournie au dossier. Le document devra automatiquement être daté de moins de 3 mois (date préremplie) au moment de la validation. Nous vous conseillons donc de le télécharger sur le site de commande, rubrique "suivi de commande" puis de nous le retourner signé rapidement. Conditions Générale d Utilisations Original, paraphées (pages 1 à 3) et signées (page 4) avec la signature manuscrite et semblable à celle présente sur la pièce d identité fournie au dossier. Le document devra automatiquement être daté de moins de 3 mois (date préremplie) au moment de la validation. Nous vous conseillons donc de le télécharger sur le site de commande, rubrique "suivi de commande" puis de nous le retourner signé rapidement. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 14

15 Photocopie de la pièce d identité de l Avocat Porteur Doit être EN COURS DE VALIDITÉ. Les seules documents acceptés sont la Carte Nationale d Identité recto-verso, le Passeport signé, la Carte de résident recto-verso ou le Titre de séjour recto-verso. Aucun autre document ne sera accepté (permis de chasse, bateau, de conduire systématiquement refusés). Toute Carte National d Identité Française délivrée entre le 01/01/2004 et le 31/12/2013 reste valable 5 ans après sa date d expiration (décret du 18 décembre 2013) pour les personne majeures au moment de la délivrance. Cabinet inscrit au RCS : Extrait d immatriculation principal K-BIS Original de moins de 3 mois (pas de copie certifiée conforme ou de photocopie) Mentionnant la raison sociale, le nom et le prénom de l Avocat Porteur ainsi que son numéro SIREN. Pour obtenir ce document, rendez-vous sur le site Saisissez votre numéro SIREN et dans la rubrique «DOCUMENTS OFFICIELS», cliquez sur l'onglet «EXTRAIT KBIS Registre du Commerce et des Sociétés». Pour le recevoir par courrier électronique, sélectionnez le mode «Mail». Pour le recevoir par voie postale, sélectionnez le mode «courrier» et indiquez le nombre d exemplaire souhaité». Cabinet non inscrit au RCS : Avis SIREN De l année en cours (pas de copie certifiée conforme ou de photocopie) Mentionnant la raison sociale, le nom et le prénom de l Avocat Porteur ainsi que son numéro SIREN. Pour obtenir ce document, rendez-vous sur le site de l INSEE Pour le télécharger directement en ligne, renseignez votre numéro SIREN. Cliquez sur «Valider» puis sur «Avis de Situation». Téléchargez et imprimez le document. Pour le recevoir par voie postale, contactez l INSEE par téléphone au (tarification "appel local") du lundi au vendredi de 9h à 17h. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 15

16 Pour les Associations, AARPI ou SCM : Justificatif de l Activité du cabinet Mentionnant la raison sociale, le nom et le prénom de l Avocat Porteur (ou du Représentant Légal) ainsi que son numéro SIREN, s il est présent. Exemples de documents acceptés : attestation de l ordre de l année en cours, memento fiscal, PV, statuts du cabinet, convention, contrat d association, publication au journal officiel, déclaration à la préfecture, notification de cotisation URSSAF, extrait du registre des délibérations du Conseil de l Ordre, accusé réception du service des impôts Pour les avocats salariés ou non présent sur le K-BIS : Photocopie de la pièce d identité du Représentant Légal (RL) Doit être EN COURS DE VALIDITÉ. Les seules documents acceptés sont la Carte Nationale d Identité recto-verso, le Passeport signé, la Carte de résident recto-verso ou le Titre de séjour recto-verso. Aucun autre document ne sera accepté (permis de chasse, bateau, de conduire systématiquement refusés). Autorisation de demande de certificat du RL Originale, signée par le RL et l Avocat Porteur avec les signatures manuscrites et semblables à celles présentes sur les pièces d identité fournies au dossier. Le document devra automatiquement être daté de moins de 3 mois (date préremplie) au moment de la validation. Nous vous conseillons donc de le télécharger sur le site de commande, rubrique "suivi de commande" puis de nous le retourner signé rapidement. Pour nommer un Mandataire de Certification (MC) : Photocopie de la pièce d identité du MC et du RL Doit être EN COURS DE VALIDITÉ. Les seules documents acceptés sont la Carte Nationale d Identité recto-verso, le Passeport signé, la Carte de résident recto-verso ou le Titre de séjour recto-verso. Aucun autre document ne sera accepté (permis de chasse, bateau, de conduire systématiquement refusés). Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 16

17 Procuration «Désignation du MC» Originale, signée par le RL et le MC avec les signatures manuscrites et semblables à celles présentes sur les pièces d identité fournies au dossier. Le document devra automatiquement être daté de moins de 3 mois (date préremplie) au moment de la validation. Nous vous conseillons donc de le télécharger sur le site de commande, rubrique "suivi de commande" puis de nous le retourner signé rapidement. 2. Envoyez votre dossier complet Une fois la commande réalisée sur le site et le dossier téléchargé et imprimé, il vous faudra le remplir, le paraphé, le signé et l envoyer en original (un seul exemplaire pour le CNB suffit) accompagné des pièces justificatives par voie postale en LRAR à l adresse suivante : Conseil national des barreaux A l attention de l AEA 22 rue de Londres PARIS Il est vivement recommandé d effectuer votre commande au plus tard 45 jours ouvrés avant la date d expiration de votre clé (Information affichée en rouge sur e-barreau 3 mois avant la date d expiration) Certificat RGS ** = IDENTITÉ PROFESSIONELLE NUMÉRIQUE DE L AVOCAT Un dossier complet est validé plus rapidement. Tout dossier NON conforme NE POURRA ÊTRE validé. Dans votre intérêt, fournissez donc toutes les pièces justificatives et signez contrat et CGU (Signature semblable à celle de la pièce d identité du Porteur). L engagement de CertEurope ne commence qu à partir de la validation du dossier. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 17

18 VI. Suivez l évolution du traitement de votre commande Une fois votre dossier reçu par les opérateurs AEA du CNB, vous êtes informé à chaque étape du traitement de votre dossier par plusieurs messages électroniques de suivi : 1 er message électronique : Statut «Saisie des informations». Votre dossier est en cour de traitement par l AEA (CNB). 2 ème message électronique : Statut «Validation de la commande». Votre dossier est complet et a bien été est validé par l AEA (CNB). CertEurope dispose désormais de 10 jours ouvrés (après la réception de ce message) pour générer vos certificats RGS**/qualifié et faire parvenir la clé Avocat à votre Ordre. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 18

19 3 ème message électronique : Statut «Génération du certificat». Votre clé qualifiée/rgs** est en cours de génération auprès de l AE (CertEurope). 4 ème message électronique : A ce stade, votre clé est maintenant générée. Vous êtes informé de l expédition de votre clé Avocat à votre Ordre par voie postale. On vous indique aussi la procédure à suivre pour l activation et l installation de votre clé. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 19

20 VII. Réinitialisez votre mot de passe de connexion Vous avez perdu votre mot de passe de connexion pour la plateforme de commande : ebarreau.certeurope.fr. 1. Sur la page d accueil du site d commande, cliquez sur le bouton «Connexion». 2. Cliquez sur le bouton «Mot de passe perdu». Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 20

21 3. Renseigner votre numéro CNBF et cliquez sur le bouton «Suivant». 4. Si cela vous est proposé, sélectionner l adresse de messagerie sur laquelle vous voulez recevoir le message de réinitialisation du mot de passe. Puis cliquez sur le bouton «Suivant». Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 21

22 5. Saisissez le texte indiqué dans la case et cliquez sur le bouton «Validation». 6. Un courriel va être envoyé sur votre adresse de messagerie. Il vous suffit d aller la consulter. 7. Une fois dans le courriel, vous devez cliquer sur le lien pour choisir un nouveau mot de passe. Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page 22

23 8. Renseignez un nouveau mot de passe de votre choix (8 caractères minimum) qui sera rattaché à ce compte. Saisissez à nouveau le même mot de passe et cliquez sur le bouton «Valider». 9. Votre nouveau mot de passe a bien été pris en compte. Cliquez sur le bouton «Valider». VIII. Aide En cas de difficulté, le support technique CertEurope est disponible pour vous accompagner du lundi au vendredi de 9h à 18h : - par courriel à l adresse support@certeurope.fr ; - ou en cas d extrême urgence par téléphone au (0.8 /min). Vous pouvez également contacter l assistance du CNB du lundi au vendredi, de 9h à 18h : - par courriel à l adresse assistance@cnb.avocat.fr ; - ou par téléphone au (0,05 par appel + coût d une communication normale). Nous mettons également à votre disposition la FAQ accessible directement depuis le site faq.avocat.fr ou en flashant le QR code ci-dessous avec une application de lecture : Version 1.0, dernière modification le jeudi novembre 2017 Page