TÉLÉ-SERVICES TÉLÉ-SECRÉTARIAT

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1 TÉLÉ-SERVICES TÉLÉ-SECRÉTARIAT 1

2 Merci de votre intérêt pour les services d Exodial. J espère que vous trouverez dans cette brochure toutes les informations que vous recherchez sur Exodial, nos services et nos tarifs. Nous avons conçu ce document avec afin de vous présenter succintement l étendue de la gamme de services Exodial proposée aux professions de santé. Dans l hypothèse où vous seriez intéressé(e) par l un des services en particulier, je vous invite cordialement à prendre contact avec notre service clientèle. 2 Nos interlocuteurs commerciaux sont à votre disposition pour discuter avec vous de vos besoins les plus spécifiques. Composez le et vous serez étonné(e) par la capacité d Exodial à composer un service sur mesure. Votre interlocuteur commercial sera également en mesure d établir un devis. Là encore, de bonnes surprises sont à la clef... En espérant sincèremment vous compter très bientôt parmi nos clients, je vous prie d agréer mes sentiments distingués. Cordialement, Véronique Langlois Responsable commercial

3 INTRODUCTION INTRODUCTION Travailler en indépendant est source d opportunité et de liberté. Néanmoins, conduire seul son activité n est pas facile tous les jours et l aide d une assistante serait parfois la bienvenue. Grâce à Exodial, votre assistante se décharge de ses tâches répétitives.... Exodial vous propose à distance les services d une assistante personnelle travaillez l esprit libre diminuez vos frais de secrétariat de 90%... Un véritable secrétariat particulier... à un coût abordable Exodial vous propose à distance les services d une assistante personnelle, qui prend en charge tout ou partie de vos tâches de secrétariat. Comme votre propre assistante personnelle, votre assistante Exodial : frappe vos documents accueille au téléphone vos clients prend vos messages et vos rendezvous vous aide dans vos démarches... Comparé à une embauche, Exodial permet de diminuer vos frais de secrétariat d environ 90%. De nombreux avantages En permanence ou pour quelques heures, vous bénéficiez des services d un véritable secrétariat particulier (sans les coûts ni la lourdeur administrative). En confiant à un spécialiste une partie de votre charge de travail, vous travaillez l esprit libre et vous présentez une image très professionnelle. Vous avez déjà votre propre assistante? Exodial peut venir à son secours en cas de surcharge de travail, en dehors de ses horaires de travail, pendant ses congés Bénéficiez des avantages Exodial : une gamme de services unique encore plus d économies un service sur mesure une solution humaine une technologie exclusive une gamme de services unique : Exodial est votre partenaire : au téléphone, par écrit ou sur internet pour quelques heures ou en permanence encore plus d économies : des tarifs avantageux pas de frais de dossier pas de durée d engagement pas de coûts cachés un suivi régulier de vos coûts des services gratuits un service tout compris un service sur mesure : Exodial propose une offre de services particulièrement souple. C est Exodial qui s adapte à vos habitudes et non l inverse une solution humaine : grâce à un personnel expérimenté, Exodial offre un accueil chaleureux à vos patients et à leur famille une technologie exclusive : grâce à une maitrise technologique de bout en bout, Exodial répond au plus près à vos attentes et fournit des services inédits 3 3

4 NOS SERVICES NOS SERVICES 4 L accompagnement exodial... un interlocuteur commercial à votre écoute notre équipe d assistantes à votre service votre assistante attitrée gère prioritairement vos appels et vos travaux... Chaque client est unique Dès votre premier contact avec Exodial, un interlocuteur commercial est à votre écoute et vous conseille. Il construira avec vous un service sur mesure selon une méthodologie éprouvée : mise en page de vos documents consignes de gestion de vos appels modalités de gestion de vos rendez-vous conception de votre site internet... Vous définissez avec lui les bases de votre collaboration avec Exodial. Votre interlocuteur commercial s assure régulièrement par la suite que votre niveau de satisfaction reste entier. Toute une équipe à votre service... Au jour le jour, notre équipe d assistantes est à votre service pour prendre en compte vos consignes et vous tenir informé(e) de vos messages et de vos rendez-vous, etc... Votre assistante attitrée pour un service exclusif : Vous pouvez bénéficier des services d une assistante attitrée qui gère prioritairement vos appels et vos travaux. Elle est votre unique interlocutrice pour la gestion de vos consignes. Vous l aurez formée à vos méthodes de travail. L extranet Exodial : l outil privilégié de notre collaboration Vous disposez d un espace sécurisé sur l extranet Exodial grâce auquel vous pouvez en permanence et en toute sécurité : communiquer avec Exodial gérer votre agenda trouver les coordonnées de vos contacts et l historique de leurs appels suivre vos états de consommation L extranet Exodial est accessible par internet et par minitel. La frappe de vos documents... vos documents frappés et relus en quatre heures... Exodial se charge de la frappe de vos documents Faites appel à nos assistantes pour frapper vos courriers, compte-rendus, rapports,... à un prix très avantageux. Des assistantes spécialement formées retranscrivent par écrit en utilisant vos formats. Vous choisissez le niveau d urgence : express (sous 4h ouvrées), normal (8h), économie (16h). Grâce à l extranet sécurisé Exodial, vous communiquez en toute sécurité et en toute simplicité avec votre assistante Les plus d Exodial : votre mise en page personnalisée nos prix très avantageux nos trois niveaux d urgence la relecture de vos documents notre environnement de communication sécurisé et ergonomique Comment ça marche? vous disposez de trois solutions pour nous faire parvenir le document à frapper : en envoyant par fax votre manuscrit en dictant par téléphone sur notre serveur vocal en dictant sur votre dictaphone numérique et en nous envoyant par le fichier son vous précisez le niveau d urgence vous recevez un avis de réception vous informant du délai d exécution vous disposez par internet ou par de vos documents frappés et relus nous attirons votre attention en cas d incertitude sur l orthographe d un mot avec l extranet sécurisé, vous communiquez avec Exodial en toute confidentialité

5 NOS SERVICES Votre accueil téléphonique Finis les appels perdus, les conversations interrompues, le temps perdu... Exodial répond pour vous au téléphone de 8h à 20h en semaine et de 8h à 12h le samedi. Grâce au service d accueil téléphonique : vous n êtes plus perturbés pendant vos rendez-vous, déplacements, pauses,... vous ne perdez plus aucun appel... un accueil rapide, professionnel, souriant, tout au long de la journée... vous projetez une image professionnelle vous gagnez un temps précieux vous avez l assurance que vos interlocuteurs trouvent un accueil rapide, professionnel et souriant Une prise en charge personnalisée de vos interlocuteurs Vos interlocuteurs sont reconnus et pris en charge selon vos consignes. Tous leurs appels sont renseignés et vous ne perdez aucune information. Un service en toute souplesse A tout moment vous pouvez reprendre votre ligne, puis nous transférer à nouveau vos appels. Vos consignes sont individualisées et modifiables à volonté. Si vous le souhaitez, Exodial peut également gérer votre agenda. vos appels et les coordonnées de vos interlocuteurs sont consignés l assistante Exodial prend le message, prend un rendez-vous, communique une information, filtre un appel en cas d appel urgent, nous vous transférons l appel (avec votre accord) Gestion de vos consignes et de vos disponibilités : vous donnez vos consignes par minitel, internet, téléphone (accès sécurisé) avec l option «assistante attitrée», votre asssitante est votre unique point de contact pour vos consignes vous pouvez nous transmettre vos rendez-vous et disponibilités par internet, minitel, fax, téléphone Transmission de vos informations : vos messages, rendez-vous, contacts,... sont consultables par internet, minitel ou par téléphone, fax, SMS ou en cas de modification d agenda de dernière minute, vous êtes informé(e) par SMS ou par téléphone... nous recevons vos appels de 8H-20H en semaine et de 8H à 12H le samedi... Comment ça marche? Exodial s appuie sur un mode de fonctionnement éprouvé, permettant de gérer selon vos consignes toutes les situations d appel téléphonique : prise de message information prise de rendez-vous... Transfert d appel : un numéro de téléphone Exodial vous est attribué vous transférez vos appels vers ce numéro quand vous le souhaitez vos appels sont transférés très simplement grâce au service de transfert d appel de France Telecom En dehors de nos horaires d ouverture : vous disposez d une messagerie vocale pour accueillir vos appels vos appels peuvent aussi être dirigés vers un autre numéro les messages laissés sur votre messagerie sont consultables par téléphone ou envoyés par vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries... Déroulement d un appel : nous recevons vos appels de 8H à 20H en semaine et de 8H à 12H le samedi vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries votre «assistante attitrée» peut recevoir prioritairement vos appels pour une plus grande personnalisation vos interlocuteurs sont reconnus et pris en charge selon vos consignes Les plus d Exodial : un accueil rapide, professionnel et souriant nos horaires d ouverture: de 8H à 20H en semaine et de 8H à 12H le samedi la prise en charge personnalisée de vos interlocuteurs l historique de leurs appels conservé la possibilité pour vous de reprendre à tout moment vos appels notre grande souplesse dans la restitution de vos plannings et messages la gestion d agenda au même prix que la prise de vos messages

6 NOS SERVICES La gestion de votre agenda Confiez nous votre agenda Une gr ande partie de vos appels téléphoniques concerne de la prise de rendez-vous? En complément du service d accueil téléphonique, Exodial gère votre agenda sans supplément de prix. Trop de désistements de dernière minute? Assurez-vous que vos rendez-vous sont honorés à coup sûr. Exodial appelle certains de vos interlocuteurs, selon vos règles, afin de confirmer leur rendez-vous. Vous évitez ainsi de perdre un temps précieux à cause de désistements.... Exodial gère votre agenda sans supplément de prix vous évitez de perdre un temps précieux à cause de désistements... Comment ça marche? Gestion de vos disponibilités : vous donnez vos consignes et vos disponibilités par internet, par fax, par téléphone (accès sécurisé) Les plus d Exodial : la gestion de votre agenda pour le meme prix que la prise de message une gestion très fine de vos disponibilités l optimisation de vos rendez-vous notre outil exclusif de gestion d agenda notre service inédit de confirmation de rendez-vous une grande souplesse dans la restitution de vos plannings vous pouvez mettre à jour votre agenda sur votre espace sécurisé de l extranet Exodial Transmission des informations vos plannings sont consultables par internet, minitel ou par téléphone ils peuvent également vous être envoyés par SMS, , fax en cas de mouvement d agenda de dernière minute, vous êtes informé(e) par SMS ou par téléphone Confirmation de vos rendez vous Exodial vérifie auprès de vos interlocuteurs qu ils peuvent honorer un rendez-vous la confirmation se fait ponctuellement ou systématiquement selon vos règles La téléphonie hébergée... réduisez tous vos coûts téléphoniques... Réduisez vos coûts téléphoniques Vous souhaitez réduire tous vos coûts téléphoniques? Vous souhaitez bénéficier de services téléphoniques habituellement réservés à de grandes entreprises? Exodial met à votre disposition une offre de téléphonie hébergée par internet. Comment ça marche? Vous êtes directement relié au standard d Exodial par internet Vos communications téléphoniques passent par votre connexion internet Les plus d Exodial : un service sans équivalent la puissance de l infrastructure technologique Exodial La téléphonie du futur à portée de main Avec le service de téléphonie hébergée : plus de tracas d installation téléphonique vous réduisez tous vos coûts téléphoniques : abonnement, communication, installation vous bénéficiez de services téléphoniques avancés vous bénéficiez d une grande souplesse dans vos interactions avec Exodial

7 NOS SERVICES NOS SERVICES Votre site internet Un site internet à votre nom gratuitement Votre site internet est le complément idéal de votre accueil téléphonique. Grâce à internet, vous mettez à la disposition de vos clients un nouveau moyen d information et de communication. Vous présentez votre activité et donnez toutes les indications (horaires, tarifs, ). Exodial constuit gratuitement pour vous votre site internet. Vous le modifiez en quelques clicks grâce à notre plate-forme de publication de sites internet. Exodial s occupe du reste : hébergement, maintenance, référencement une solution moderne de communication et de réduction de vos coûts... La possibilité de prendre rendezvous en ligne vos interlocuteurs autorisés prennent rendez-vous par internet 24H/24H à travers un environnement sécurisé cette prise de rendez-vous se déroule en toute confidentialité : vos clients donnent leurs préférences et choisissent entre plusieurs dates... vous modfiez le contenu de votre site. Exodial s occupe du reste... Autorisez vos contacts à prendre rendez-vous et réduisez vos coûts Vous pouvez donner la possibilité à certains de vos contacts de prendre rendez-vous en ligne. Vous réduisez ainsi considérablement vos coûts d accueil téléphonique. Comment ça marche? Un nouveau moyen d information pour vos interlocuteurs Exodial vous propose gratuitement un modèle de site internet simple, standard, de qualité le site internet est hébergé sur nos serveurs : Exodial s occupe de tout vous modifiez à volonté le contenu du site sur l extranet Exodial Votre site internet sur mesure vous pouvez choisir votre nom de domaine (sous réserve de disponibilité). avec ses partenaires de développement et d infographie, Exodial peut élaborer à vos côtés un site plus riche que celui proposé en standard Les plus d Exodial : votre site internet en option gratuite la modification illimitée du contenu de votre site internet la simplicité d utilisation un site internet de qualité la possibilité pour vos contacts autorisés de prendre rendez-vous en ligne 7 7 Autres services Les assistantes Exodial à votre service Comme vous le feriez avec votre propre assistante, vous pouvez demander à votre assistante Exodial de prendre en charge certaines de vos tâches : Votre assistante Exodial mobilisera tout son savoir-faire et le réseau de partenaires Ex odial afin de vous satisfaire. traduction réservation de salles réservation de voyages travaux d imprimerie Les plus d Exodial : la qualité et la proximité de notre équipe d assistantes notre large réseau de partenaires

8 EXODIAL EN BREF EXODIAL EN BREF 8... Exodial est votre partenaire privilégié dans la gestion de votre activité pas d engagement, pas de frais de dossier, pas de coûts cachés c est Exodial qui s adapte à vos habitudes et non l inverse... Une large gamme de services Exodial vous offre une large gamme de services couvrant l ensemble de vos besoins de secrétariat : frappe de vos documents, accueil téléphonique, gestion d agenda, site internet pour quelques heures de temps en temps ou en permanence, Exodial a la réponse à vos besoins par téléphone, par internet ou par écrit, Exodial vous assiste dans la gestion de vos contacts professionnels quel que soit le support de communication grâce à son réseau de partenaires (agence de voyage, traducteurs, comptable, ), Exodial peut satisfaire vos besoins les plus spécifiques Des économies conséquentes Exodial vous apporte des prix très compétitifs avec Exodial, pas d engagement de durée, pas de frais de dossier, pas de coûts cachés de multiples formules tarifaires adaptées à vos besoins Exodial vous offre de nombreux services gratuits Exodial s engage à une transparence complète des opérations effectuées pour vous Un service sur mesure chez Exodial, un interlocuteur commercial unique est à votre écoute pour définir et faire évoluer votre service Exodial vous apporte une grande souplesse dans la gestion de votre service grâce à l efficacité de son infrastructure technologique vous pouvez bénéficier des services d une véritable assistante attitrée, votre unique point de contact chez Exodial au jour le jour Une solution humaine Exodial dispose d un personnel expérimenté connaissant bien les problèmes, le vocabulaire et les spécificités de votre métier nos assistantes sont choisies sur leur capacité d écoute, leur élocution, leur dynamisme et leur chaleur humaine Exodial met à votre service une équipe soudée et stable d assistantes Une technologie exclusive pour plus de services Exodial est équipé d une infrastructure à la pointe de la technologie afin de vous offrir les services les plus performants nous avons développé en interne une suite d outils informatiques spécialement conçus afin de s adapter à vos besoins les plus spécifiques nous mettons à votre disposition l extranet Exodial, véritable pivot de votre collaboration avec Exodial Exodial investit en permanence dans son infrastructure technologique afin de vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie.

9 EXODIAL EXODIAL EN EN BREF BREF Nos équipes Nos collaboratrices et nos collaborateurs sont au centre du succès d Exodial et font notre différence. Nos assistantes : expérience, capacité d écoute, discrétion, dynamisme et chaleur humaine Exodial accorde une grande importance au recrutement et à la formation de ses assistantes. Nos assistantes sont choisies après une sélection stricte et transparente, basée sur leur expérience, leur capacité d écoute, leur dynamisme et leur chaleur humaine. Les assistantes Exodial reçoivent régulièrement des cycles de formations sur plusieurs thèmes :... nos assistantes sont régulièrement formées aux spécificités de votre métier... vocabulaire spécifique à votre métier techniques d accueil au téléphone prise en charge d appels difficiles formation à nos outils et à leurs évolutions techniques Exodial cultive la culture d une entreprise à taille humaine où le développement de chacun est primordial. Grâce à cela, Exodial dispose d une équipe d assistantes particulièrement soudée et stable. Notre équipe technique : des compétences pointues à votre service Exodial dispose en interne de solides compétences en informatique et en telecom. Grâce à nos deux ingénieurs, nous sommes en mesure de faire évoluer en permanence nos outils afin de s adapter à vos besoins les plus pointus. Nos moyens... la pointe de la technologie pour les services les plus performants vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie... Le meilleur de la technologie à votre service Nous sommes équipés d une infrastructure à la pointe de la technologie afin de vous offrir les services les plus performants : les technologies les plus récentes de couplage téléphonie informatique permettant de reconnaître vos interlocuteurs et de les gérer selon vos consignes une plate-forme de réception d appel permettant de recevoir vos appels en moins de trois sonneries la plupart des outils bureautique classique, afin de s adapter à vos outils et vos méthodes de travail un serveur de messagerie vocale de dernière génération permettant de vous faire parvenir vos messages vocaux par un serveur de téléphonie sur internet vous permettant de bénéficier des avantages immenses de cette nouvelle technologie une plate-forme de publication de sites internet une application de gestion d agenda, de contact et de prise de messages Une maîtrise technologique de bout en bout Exodial a développé en interne une suite d applications spécialement conçues pour supporter nos différents services. Grâce à la maîtrise de bout en bout de son infrastructure technologique, Exodial vous apporte : des services exclusifs particulièrement adaptés à votre activité un environnement de communication sécurisé et ergonomique des prix bas Exodial fait évoluer en permanence ses outils afin de vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie. 9 9

10 NOS TARIFS * Accueil téléphonique / Gestion de votre agenda Seuls sont facturés les appels donnant effectivement lieu à une opération (message, prise de rendez-vous ). L offre avantages : vous ne payez que ce que vous consommez. Grâce à l ajustement automatique selon le nombre d appels chaque mois, il n y a pas de coût caché. Vous êtes libres et sans engagement de durée, vous pouvez arrêter quand vous le décidez. Le compte rechargeable : pour une utilisation ponctuelle, il vous suffit de créditer votre compte à l aide des recharges proposées. L engagement longue durée : en choisissant Exodial pou un ou deux ans, bénéficiez de réductions avantageuses, jusqu à un mois gratuit! L offre avantages : Pour : Prix : Et au delà : 35 appels 40 1,00 / appel 50 appels 55 0,90 / appel 100 appels 100 0,80 / appel 150 appels 140 0,70 / appel 200 appels 175 0,65 / appel 300 appels 240 0,60 / appel 400 appels 300 0,60 / appel 500 appels 360 0,55 / appel 600 appels 415 0,55 / appel 800 appels 525 0,55 / appel Le compte rechargeable : Recharge : 30 appels pour 35 Confirmation de vos rendez-vous Exodial peut appeler certains de vos interlocuteurs afin de confirmer leur rendez-vous, selon vos consignes. prix par appel: 0,5 /appel 10 Frappe de vos documents La facturation des services de frappe de documents est basée sur le nombre de pages et sur le délai de livraison. Les options portent sur le type de document et la mise en page. Exodial propose des tarifs dégressifs à partir de 30 documents commandés. Une page représente 1500 caractères. Les devis sur-mesure : pour une prestation répondant à un besoin particulier défini en détail avec vous. Service express (4h) : 6 /page Service normal (8h) : 4 /page Service economie (16h) : 3 /page Pages avec graphiques : +20% Mise en page : 0,5 /page Tableaux Excel : 7 /page Modifications : 0,3 /page Impression : 0,2 /page Mise sous pli : 0,2 /page Dictaphone numérique : 20 /mois Votre site internet En complément du service d accueil téléphonique, nous vous offrons gratuitement un site internet à votre nom. Vous pouvez accorder aux interlocuteurs que vous désignez la possibilité de prendre rendez-vous en-ligne. Votre site internet : gratuit Réservation nom domaine : 5 /mois Activation des fonctionnalités de prise de rendez-vous en ligne : 5 /mois Prise de rdv/ annulation de rdv en ligne par tiers : 25c /opération Coûts de communication Vous avez la possibilité de recevoir par fax, ou SMS vos informations. Ce service optionnel est facturé séparemment. De même, les transferts d appels et les appels passés pour votre compte donnent lieu à facturation. Envoi de fax : 30 c Envoi d 10 c Envoi de SMS : 20 c Transfert appel téléphone fixe : 5c /m Transfert appel mobile : 30c /m L accompagnement Exodial Avec Exodial, vous bénéficiez gratuitement : d un numéro de téléphone personnel d une messagerie vocale pour recevoir vos appels en dehors de nos horaires d ouverture de l accès par internet ou par minitel à l extranet Exodial d un site internet à votre nom Information, coordination et support par téléphone : 1 /mn Option assistante attitrée : 30 /mois Formation assistante attitrée : 50 * Tarifs au 01/09/04. Tarifs HT. Nous consulter pour les autres services et pour tout besoin spécifique. Les tarifs sont donnés à titre indicatif

11 NOS ENGAGEMENTS Le plus haut niveau de qualité Exodial s engage sur le plus haut niveau de qualité. Avec l offre liberté, vous êtes libre à tout moment de résilier votre contrat. Votre liberté est pour Exodial une incitation à vous apporter le meilleur chaque jour. Elle est pour vous gage de qualité. De plus, Exodial s engage à vous consulter par questionnaire sur votre niveau de satisfaction. Ce questionnaire nous permettra de mieux connaître vos besoins, d améliorer la qualité de notre service et d évaluer la performance de nos équipes. La confidentialité Exodial s engage à en préserver la nature confidentielle de vos informations : nos équipes sont tenues par leur contrat de travail à la confidentialité nos systèmes informatiques assurent la plus grande sécurité des données nous ne transmettons aucune information à des tiers. 11 La transparence tarifaire Avec Exodial, la transparence tarifaire est totale. Nos tarifs sont connus à l avance et facilement accessibles. Par ailleurs, nous nous engageons à vous informer de toute modification tarifaire deux mois avant la date d entrée en application. L état de votre utilisation de services est disponible en temps réel dans votre espace sécurisé sur l extranet Exodial. Vous pouvez ainsi suivre et mieux contrôler votre consommation de services. 11

12 Pour tout renseignement, contactez notre service clientèle : Exodial : 66 rue des grands champs, Paris Téléphone : contact@exodial.com internet :