Edito. Mercator, m a i n t e n a n t a u s s i. mai p o u r l e s f i d u c i a i r e s e t e x p e r t s comptables!

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1 Sommaire Mercator version fiduciaires, une réelle innovation 1 L efficacité du CRM 2 Interview : Philippe Clinet (Night & Day) 3 Trucs et astuces Mercator 3 à 5 Interview : Monsieur Voet (Fiduciaire Voet) 4 et 5 Le conseil comptable 5 Des Awards PC World récompensent Mercator 6 Edito Que lisez-vous? Que tenez-vous en main? Encore une «newsletter», une de plus Et si celle-ci se voulait fondamentalement différente? Parlerait-elle aussi de la crise, de ses conséquences désastreuses sur la vie des affaires, les résultats des entreprises, l économie de votre région, Et si a contrario, cette «crise» représentait une opportunité sans égal, un challenge sans pareil : la possibilité d optimiser la gestion de votre entreprise, le challenge de doter votre organisation des meilleurs outils de gestion, vous propulsant au top de la précision comptable et managériale. N est-il pas temps aujourd hui de connaître à chaque instant avec précision l état de vos stocks? Ne faut-il pas plus que jamais disposer de données comptables robustes et fiables? Le temps n est-il pas arrivé de maîtriser avec excellence les flux administratifs et d information régissant votre société? mai 2009 newsn 1 Mercator, m a i n t e n a n t a u s s i p o u r l e s f i d u c i a i r e s e t e x p e r t s comptables! Le logiciel de gestion et de comptabilité, conçu pour simplifier la vie des entreprises, est aujourd hui proposé aux professionnels de la comptabilité. Plus qu une simple adaptation, il s agit d une véritable innovation. La version fiduciaires vous permet de consacrer davantage de temps aux tâches à valeur ajoutée notamment grâce à : un module CRM avec rappel automatique de toutes vos tâches une gestion de vos prestations complètement paramétrable une grande rapidité dans l encodage des pièces comptables l échange via des données avec vos clients l absence d encodage des factures (avec la gestion commerciale) un remplissage automatique de la fiche client grâce au n de TVA Une rigueur et une fiabilité à toute épreuve. La stabilité sans faille de la solution est un autre atout. Même en cas de coupure de courant, toutes vos données restent intactes. Contactez-nous pour toute demande de devis ou démonstration. Depuis plus de 10 ans, Mercator est un logiciel de gestion souple et paramétrable. Il comprend également une comptabilité, dont la fiabilité et la précision ne sont plus à démontrer. C est un «vrai programme intégré de gestion», desservant tous les départements de votre entreprise, avec une base de données unique. Mercator Fiduciaires? Une opportunité supplémentaire, le mariage inédit entre un programme de comptabilité et un C.R.M. Nous en parlerons abondamment dans les pages qui suivent, puisque ce numéro est principalement consacré à cette vision informatique hors du commun de la gestion pour les comptables et experts-comptables. Vous aviez dit «la crise» Bonne lecture. Guy Colsoul

2 L intégration d un module CRM dans votre outil de gestion commerciale pourra faire gagner 50% d efficacité à vos commerciaux. Alors, découvrons ensemble ce qui se cache derrière ces 3 lettres. Le client, principale source de revenus : Le CRM (Customer Relationship Management) permet de rassembler et d organiser toutes les informations concernant vos prospects et clients. Du devis à l après-vente : Le CRM vise à proposer des solutions technologiques permettant de renforcer la communication entre l entreprise et ses clients/prospects afin d améliorer la relation avec la clientèle en automatisant les différentes composantes de la relation depuis l avant-vente, jusqu à l après-vente en passant par les étapes que sont la vente et la gestion du service clientèle. L avant-vente : Il s agit du marketing, consistant à étudier le marché et à démarcher les prospects. L analyse des informations ainsi collectées permet à l entreprise de revoir sa gamme de produits et de répondre plus précisément aux attentes du client. Tout en facilitant les campagnes marketing. Exemples d applications : segmentation de la base de données prospects, gestion de campagnes télémarketing, envoi de mailings de prospection, Les ventes : L automatisation de la force de ventes consiste à assister les commerciaux dans leurs démarches de prospection (gestion des prises de contacts, des rendez-vous, des relances, ) La gestion du service clientèle : Le client aime se sentir connu et reconnu par l entreprise et ne supporte pas devoir récapituler, à chaque prise de contact, l historique de sa relation avec l entreprise. Connaître ses habitudes, les produits ou services acquis au fil des années, les contrats en cours et en connaître les échéances, constituent un atout majeur sur vos concurrents. L après-vente : Il consiste à fournir une assistance au client notamment via la mise en place d une hotline ou d un support technique ayant immédiatement connaissance des équipements dont le client dispose, les versions et les échéances de garantie et les éventuels contrats de maintenance. Intégration du CRM dans l entreprise : L implantation de solutions de CRM dans une entreprise ne consiste pas uniquement à installer un logiciel ad hoc, mais nécessite la mise en place d une stratégie et impose des modifications structurelles, de compétences et de comportements. Il est important de vouloir partager ses expériences et ses acquis. Le but est de conserver l ensemble des informations, dans une base de données unique (ce qui ne veut pas dire forcément accessible à tous) qui, liée aux fichiers clients et articles, restera systématiquement à jour en évitant les informations redondantes. Ainsi, un commercial qui aura programmé des relances de clients à des échéances bien précises, recevra en temps voulu le rappel avec toutes les informations et offres s y rapportant. S il devait quitter l entreprise entre-temps, ou plus simplement être en congé maladie, son remplaçant ou successeur pourrait disposer des mêmes informations. L outil CRM de Mercator offre une réelle plus-value à votre équipe commerciale. Mercator CRM est un outil de suivi de la relation avec chaque client ou prospect. Il vous permet de stocker et d exploiter, de manière efficace, toutes les interactions que vous avez avec vos contacts commerciaux. Les applications de ce module sont nombreuses : envoi de mailings ou ings personnalisés gestion des rappels des clients gestion des agendas et rendez-vous intégration possible avec Microsoft Outlook rapports de visites commerciales ou d appels téléphoniques gestion du service après-vente : suivi des plaintes, des garanties, répertoire de tous les documents commerciaux par contact (offres, factures, courriers, ) En outre, vous augmentez l efficacité de vos commerciaux grâce à : un partage des agendas et la possibilité de fixer des rendez-vous pour eux (intégration possible avec Microsoft Exchange) une vue claire du tuyau de vente pour chacun la génération de listes de phoning la segmentation de clients (par type de besoin, par zone géographique, ) Lorsqu un de vos vendeurs vous quittera, son remplaçant pourra également bénéficier de toute l information sur le portefeuille de clients qu il reprendra. Enfin, les outils de reporting permettent aux responsables d avoir une vue claire sur les performances commerciales de leur entreprise et de leurs commerciaux. Les réunions de vente se déroulent donc de manière plus efficace et sur base de chiffres mis à jour en permanence. Les rapports donnent également des indications précieuses sur les résultats d actions marketing (nombre de nouveaux contacts, nombre d offres ou de ventes, chiffre d affaires généré, taux de conversion, ). Dans la gamme Mercator, le CRM ne coûte que 200 par utilisateur. trucs & astuces comptabilité : recopier la ligne précédente lors de l encodage d un document Lors de l encodage d un document comptable, il est possible que vous ayez à encoder plusieurs fois la même ligne et/ou des lignes similaires. Une fois la première ligne validée et le curseur positionné dans la première colonne de la ligne suivante (ou dans la colonne «montant»), il vous suffit d appuyer sur la barre d espace de votre clavier pour que la ligne précédente soit recopiée. Sachant qu un CRM offre également aux dirigeants des statistiques commerciales, un tableau de bord de gestion, des «reportings» et autres fusions de publipostage, le CRM devient de plus en plus l objectif privilégié des PME et PMI. Les informations que communiquent vos clients valent de l or. Exploitez-les grâce à Mercator CRM! 2

3 Night & Day, une société à la croissance fulgurante, ne choisit pas son ERP par hasard. Rencontre avec Philippe Clinet, administrateur de cette entreprise qui a le vent en poupe. Night & Day, une enseigne que tout le monde connaît, pouvez-vous nous brosser un petit historique de votre entreprise? Philippe Clinet : Nous avons commencé en septembre 1993 avec un premier magasin à Namur, ouvert uniquement le soir et ciblant les étudiants des facultés toutes proches. 15 ans plus tard, nous comptons 47 points de vente, répartis dans une bonne partie de la Wallonie. Au fil du temps, nous avons développé un concept principalement axé sur la vente de produits de librairie, qui représente actuellement 75% de notre chiffre d affaires et qui se compose de la presse, tabacs, cartes de téléphone et produits de la Loterie Nationale et à côté de cela, une gamme de produits de dépannage et alimentaires. Avec la spécificité d offrir des heures d ouverture très larges (de 6h à minuit, voire 1h). Quarante-sept points de vente, certains en franchise? P. C. : De nombreux points de vente nous appartiennent, d autres sont franchisés. Actuellement, la tendance serait plutôt une progression à travers des franchisés, même si nous continuons de créer nos propres points de vente. Ce qui nous a également permis de créer une activité de grossiste, à travers notre centrale d achats. Comment s est opéré le choix d un logiciel de gestion et de comptabilité? P. C. : Au début, on ne parlait pas d Internet et chaque point de vente disposait de son terminal individuel. Ce qui nous imposait de nous promener de magasin en magasin avec des disquettes, et les ventes étaient rapatriées journellement sous forme d éditions papier. A partir de notre quatrième point de vente, nous avons senti la nécessité d évoluer. Vous avez donc réalisé une étude du marché de l époque? P. C. : Il y a une bonne dizaine d années, nous avons fait le tour des offres du marché et nos moyens financiers de l époque nous imposaient de combiner judicieusement le rapport qualité et prix de l investissement. Après une étude de marché, nous avons choisi un logiciel relativement jeune qu était Mercator d Ineo. Il nous permettait, déjà à l époque, de centraliser l information depuis nos bureaux et mettre à jour à distance les fichiers articles et clients. A ce moment, Mercator ne proposait pas encore de logiciel comptable et les données devaient être importées dans un autre logiciel ; une opération qui a débuté manuellement et qui s est automatisée grâce aux «passerelles» créées par Mercator vers Popsy et Winbooks, que nous utilisions à l époque. Un choix évolutif et réfléchi sans arrière goût d amertume, qui a évolué en même temps que nous. Vous avez beaucoup évolué en 15 ans d existence. P. C. : Nous avons finalement eu la chance que le logiciel ait évolué en parallèle avec notre progression et d y trouver les réponses à nos nouvelles attentes. L arrivée d Internet, nous ayant ouvert les portes de l e-commerce, nous sommes devenus utilisateurs de l e-shop de Mercator presque depuis le début. L évolution de Mercator répond-t-elle à vos besoins? P. C. : Nous avons toujours collaboré étroitement avec Ineo, le feed-back de nos expériences a certainement contribué à l évolution du logiciel, nous en avons profité. En ce qui concerne les petits problèmes rencontrés, ils sont traités rapidement et les mises à jour s implémentent automatiquement. Pour ce qui est de nos demandes plus spécifiques, nous avons également un suivi rapide. Ce fut le cas pour la création de l e-shop, qui s est créé en quelques mois. Une des forces de Mercator, c est d évoluer avec la demande de ses clients. Si c était à refaire aujourd hui, vous choisiriez toujours Mercator? P. C. : Tout à fait et puisque toute société doit à un moment donné se remettre en cause, il y a quelques années, nous avons refait un tour du marché pour découvrir les autres acteurs de systèmes ERP complets. Après avoir vu les autres solutions présentes sur le marché, nous avons décidé de poursuivre avec Mercator. Je crois que vous avez également fait développer des applications spécifiques? P. C. : Nous profitons ici des spécificités de Mercator permettant de développer des modules supplémentaires qui s intègrent avec l interface Mercator, entre autre un système intégré de web-service pour la vente de codes de recharge pour GSM, des codes secrets conservés dans notre centrale et transmis au magasin, juste au moment de la vente. Vous considérez-vous comme précurseur dans l intégration de l outil informatique dans des magasins de détail? P. C. : Nous avons toujours eu des affinités avec l informatique. Nous étions parmi les premiers à utiliser un logiciel de caisse plutôt qu une caisse enregistreuse. Ensuite, nous fûmes à nouveau parmi les premiers à avoir un accès et un site Internet. Tout un environnement informatique qui nous suit depuis le début. Ceci nous a permis de faire les installations nous-mêmes et d acquérir une maîtrise assez importante du logiciel Mercator. Avec l assistance efficace de Mercator, nous sommes autonomes. Actuellement, vous utilisez la comptabilité Mercator? P. C. : Oui bien sûr. Mais nous avions nos habitudes et nous n avons pas fait le passage immédiatement. Il y a quelques temps, nous sommes passés à la gestion intégrée des solutions Mercator en utilisant un ERP complet. Nous gérons différentes structures commerciales et comptables (avec les franchisés) et la souplesse de Mercator, nous a permis d injecter, dans les différentes comptabilités, les informations qui doivent s y trouver. Par exemple les factures que nous établissons à nos franchisés sont directement intégrées dans leur comptabilité sans aucun ré-encodage. 3

4 trucs & astuces Comptabilité : encodage rapide dans un financier Si vous avez du temps à perdre, inutile de lire cet article. En effet, cette astuce ne s adresse qu aux personnes qui trouvent que les journées sont trop courtes et qui aiment se faciliter la vie. Les clients (pas tous malheureusement) indiquent souvent le numéro de la facture qu ils paient sur leurs versements bancaires. Pourquoi ne pas l utiliser lors de l encodage du financier? Une fois ce paramétrage effectué : il suffit de saisir un numéro de pièce suivi du caractère choisi (par ex *) pour que Mercator affiche la liste de tous les postes ouverts portant ce numéro, quel que soit le journal. Comment faire? Dans «Outils/Options/Compta», vous pouvez trouver l option «Caractère recherche par numéro». Taper par exemple le caractère * dans la zone de droite. Cette option permet de déterminer un caractère qui sera utilisé pour effectuer, en saisie de compte dans une écriture, une recherche rapide de document par numéro (par exemple : *). La recherche rapide tient compte de la présélection du type de compte (Général, Client, Fournisseur). Pour une fiduciaire luxembourgeoise, trouver le bon logiciel est un casse-tête A quelques kilomètres de la capitale grand-ducale, dans un zoning industriel, se loge la fiduciaire «VOET & Co» qui a choisi Mercator pour la gestion comptable de ses clients. (La recherche rapide dans les mouvements de comptes généraux ne s applique qu aux comptes lettrables) Une autre grande différence est qu au Luxembourg, il n existe toujours pas de Plan Comptable Minimum Normalisé. Il n y a donc pas encore de centrale de balance, nous utilisons donc le plan comptable belge en espérant qu un jour ils n en imposeront pas un de type français. Au niveau des relations bancaires, il n existe pas encore de communication structurée standardisée comme en Belgique, et nous sommes dans une période transitoire entre l ancien «multiline» et le nouveau (ndlr : développé par Isabel). Avez-vous trouvé en Mercator ces spécificités luxembourgeoises? M. V. : Oui, et des évolutions en ce sens sont encore en cours pour suivre les changements que je viens d évoquer. Une des fonctionnalités phares est sans conteste l édition de la déclaration annuelle de TVA. Le transfert des données depuis expert/m vers Mercator s est-il produit sans heurt? M. V. : Ce genre de transfert est toujours compliqué et source d insomnies. Nous avons longuement hésité entre une réouverture pure et simple et une récupération. Nous avons choisi la récupération par Mercator. Tous les problèmes qui se sont posés ont pu être résolus par l intervention de Segma (distributeur officiel Mercator) et tout s est bien passé. Nous avons pu récupérer les historiques comptables de nos clients depuis La fiduciaire VOET est établie depuis 1997 sur le marché luxembourgeois et est utilisatrice de Mercator depuis Qu utilisiez-vous comme logiciel avant de débuter avec Mercator? M. Voet : Nous utilisions Expert/M de Kluwer. Quelles raisons vous ont poussés à adopter Mercator? M. V. : Nous étions à la recherche d un nouveau logiciel qui soit plus adapté aux besoins comptables luxembourgeois. Mon expérience de plus de 10 ans m a amené à passer par Cubic, Bob et Expert/M. Les options pour le Luxembourg ont toujours été des annexes adaptées à nos spécificités. Quelles sont les spécificités luxembourgeoises en ce qui concerne les obligations comptables? M. V. : Ce qui constitue le plus gros problème, c est l édition d une déclaration annuelle TVA récapitulative, qui se compose d un premier volet comptable et d une annexe qui reprend une sorte de balance des frais généraux. 4 Peut-on avoir une idée du nombre de dossiers comptables que vous gérez? M. V. : Nous gérons environ 75 dossiers comptables. Nous sommes maintenant sur le point d entrer dans une deuxième phase dans laquelle nos clients utilisent eux-mêmes Mercator. Leurs documents peuvent ainsi nous être envoyés par sans aucun réencodage, alors que le client et nous-mêmes pouvons continuer à travailler dans le dossier. Êtes-vous satisfait d avoir choisi Mercator? M. V. : Oui, changer de logiciel pour une fiduciaire n est jamais quelque chose de facile. Outre la migration des données de l ancien logiciel, il y a aussi l apprentissage d une nouvelle interface et les doutes sur la qualité des documents légaux qui sont générés. Finalement, avec Mercator, tout s est bien passé, notamment pour l impression des formulaires de déclaration TVA mensuelle et trimestrielle qui ont été corrects dès le début. Et surtout, ce que nous avons acheté avec Mercator, c est un logiciel qui continue à évoluer avec nos besoins. Aujourd hui, par exemple, notre revendeur Segma vient installer un module d édition de l annexe reprenant les frais généraux, sous forme d une grille correspondant aux documents fiscaux.

5 news 05*09 Quels modules Mercator utilisez-vous? M. V. : On utilise les immobilisations, la gestion bancaire et bien sûr la comptabilité. Nous négocions avec nos clients pour proposer l analytique, mais il y a encore un peu de résistance. Quels critères ont influencé votre choix vers Mercator? M. V. : Ici, au Luxembourg, le choix est assez réduit. Il existe plusieurs petits logiciels locaux, mais aucune solution réellement performante. Mercator offrait une structure adaptée à nos besoins et également un distributeur de proximité pour l assistance et régler les problèmes. Ce qui me plaît le plus chez Mercator, c est de pouvoir corriger à tout moment sans devoir chaque fois faire des OD, par exemple lorsque l on sort la déclaration TVA et que l on constate une anomalie. trucs & astuces Clic droit création automatique d une fiche client ou fournisseur Nous allons expliquer comment créer une fiche client ou fournisseur en encodant simplement son numéro de TVA. Il ne s agit pas de magie, Mercator utilise un Web Service du système d échange d informations sur la TVA des institutions européennes. En clair, Mercator va chercher les informations sur Internet. Le conseil comptable : le calcul du prix de revient Une des préoccupations courantes du dirigeant de société est de connaître avec précision le prix de revient de ses produits et, en découlant, la marge que rapporte chaque unité de produit vendu. Une technique couramment utilisée est celle du prix de revient complet : cela requiert que l ensemble des coûts et frais soient imputés, selon des clés de répartition à définir, sur les différents centres analytiques, correspondant par exemple aux différents produits vendus. La répartition des ventes étant par nature assez évidente, on peut obtenir aisément une marge bénéficiaire établie aux prix de revient complet (full cost). Cette méthodologie ne va pas sans poser un sérieux problème en ce qui concerne les frais fixes. Par exemple, les frais généraux administratifs, les frais liés aux bâtiments, En effet, leur répartition est totalement virtuelle et une diminution (à la marge) d un type d activité de l entreprise n aurait simplement pour effet que de transférer une partie de ces frais fixes vers un autre type d activité. On constate donc qu à niveau d activité de l entreprise pratiquement constant, les frais généraux répartis en prix de revient complet fonctionnent par vase communiquant entre les différents centres analytiques. Cela peut conduire à prendre des décisions de gestion tout à fait erronées. Une autre approche, d après nous plus adéquate, consiste à travailler selon un prix de revient variable (appelé aussi prix de revient direct ou direct cost). Elle effectue uniquement la répartition des coûts directement liés à un centre d analyse, alors que les frais fixes sont quant à eux accumulés dans un centre qui leur est réservé. En définitive, cette méthodologie permet de voir comment la marge de chaque centre d analyse prend en charge les frais fixes qui doivent de toute façon être supportés. Donc, il faut Internet (et oui!) Actuellement, le système fonctionne pour les sociétés assujetties à la TVA de certains pays de l Union Européenne dont la Belgique. Pour les sociétés des autres pays, un message indique uniquement si le numéro est attribué. C est donc mieux qu un simple contrôle numérique. Comment recevoir automatiquement les coordonnées d un client ou d un fournisseur? 1. Lorsque vous êtes dans le fichier client ou fournisseur, choisir «Edition» dans le menu puis cliquer sur «ajouter» (ou CTRL+N) 2. Encoder le numéro de TVA puis cliquer sur le bouton droit de la souris dans cette même zone. 3. Dans le menu contextuel choisir «Importer Coordonnées de CheckVatPort» Le nom, l adresse, le code postal et la ville seront complétés de façon automatique. Pour les fiches existantes l option «Vérifier via CheckVatPort» permet de vérifier l attribution du n de TVA et les coordonnées de la société. Non seulement vous allez gagner du temps, mais en plus vous allez faire plaisir à votre comptable qui ne devra plus courir après les numéros de TVA manquants lorsqu il faudra rentrer ce cher listing TVA. Le module de comptabilité analytique de Mercator vous permettra aisément d établir, soit votre prix de revient complet, soit votre prix de revient direct. Il offre des fonctionnalités standards de répartition automatique selon certaines clés, d attribution de comptes analytiques par défaut, de récupération de données de prix d achat dans la gestion commerciale, 5

6 Award PC World : Mercator fait le plein! Le mensuel PC World a pris l habitude de publier chaque année une étude comparative des logiciels de gestion. Celle-ci est très attendue dans le métier car elle est très complète : elle reprend tous les acteurs majeurs du secteur et les compare aussi bien sur un plan qualitatif que tarifaire. Le lecteur trouve là un moyen d objectiver le choix de son futur logiciel de gestion. On sait en effet que ce choix n est pas facile. Il est aisé pour un bon commercial de promettre monts et merveilles ou d écrire sur une brochure que l on a développé telle ou telle fonctionnalité. Une fois que l utilisateur se rend compte qu en fait, tout ceci ne fonctionne pas ou même, n existe pas, il est bien souvent trop tard. Aussi, ce dossier a le mérite de remettre les pendules à l heure. Comme chaque année, les cotes de certains logiciels pourtant très connus pourront surprendre le lecteur lambda. Il n en va pas de même pour Mercator qui a décroché plusieurs Best Buy, comme chaque année depuis qu il est repris dans ce dossier. En gestion commerciale, la version Mercator Full Edition, la version Sales Only se sont toutes deux vues décerner un Best Buy. La Comptabilité Mercator a elle aussi reçu un Best Buy. Nous sommes évidemment très fiers de cette reconnaissance du travail que nous accomplissons depuis plus de 10 ans maintenant. C est indéniablement la flexibilité, la convivialité et la fiabilité du logiciel qui sont ainsi reconnues mais aussi le flot soutenu de nouvelles fonctionnalités novatrices et toujours à la pointe. Nouveau! CREO la comptabilité complète pour les TPE à partir de 650 Sensibles aux demandes du marché, nous avons développé un logiciel comptable spécialement destiné aux starters et TPE. Baptisé CREO, il s agit de la comptabilité complète de Mercator en version monoposte à un prix très concurrentiel. Plus d informations sur Pour toute demande : Rendez-vous chez votre revendeur ou Mercator Belgique - Luxembourg Tél. : Mercator France Tél. : Newsletter Mercator Ineo - Route d Andenne EGHEZEE Editeur responsable : Olivier Billa Textes : Expansion, Ineo Mise en page : Expansion

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