Qualité en recherche

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1 Qualité en recherche A. Rivet Journées Qualité en Chimie II octobre 2013, Autrans

2 Qualité en recherche Introduction Les référentiels La qualité La norme ISO 9001 Le système d organisation du CERMAV Qualité de la recherche Conclusion

3 Le contexte Contraintes de plus en plus fortes des autorités de tutelle Garantir la sécurité des résultats de la recherche Optimiser les ressources humaines et financières Répondre à la demande sociétale Satisfaire les utilisateurs S adapter à une évolution technique permanente Difficultés récurrentes dans les unités de recherche Départs à la retraite ARTT Transmission orale du savoir Nombreux équipements et instruments Directions peu formées au management

4 La méthodologie Objectif Optimiser le fonctionnement de nos laboratoires Méthode : s appuyer sur des référentiels Guide de bonnes pratiques Bénéficier d un label Disposer d un support méthodologique Utiliser une terminologie commune Répondre à un besoin d harmonisation

5 Qualité en recherche Les référentiels

6 Les référentiels Définition ISO d une norme : «Document, établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des caractéristiques, pour des activités ou leurs résultats, garantissant un niveau d ordre optimal dans un contexte donné» normes actives Exemples : ISO 31, ISO 5800, ISO 7813, ISO Normes produits Permettre de fixer les caractéristiques techniques Normes de management Introduire un niveau organisationnel

7 Système de management Politique D après une présentation de Robert LONGEON Chargé de Mission SSI du CNRS

8 Les référentiels Référentiels intéressant la chimie BPL : Bonnes pratiques de laboratoires (OCDE) ISO : Laboratoires d analyse et d essai ISO : Management environnemental ISO 9001 : Management de la qualité Notions Certification : conformité par rapport à des exigences Accréditation : reconnaissance de compétences Autres référentiels dans les unités de recherche ISO Management de la qualité de service ISO Management de la sécurité des systèmes d information

9 Qualité en recherche La qualité

10 Colbert, 1664 : Historique de la qualité " Si nos fabriques imposent à force de soin la qualité supérieure de nos produits, les étrangers trouveront avantage à se fournir en France et leur argent affluera dans le Royaume. " Années 30 : contrôle qualité Viser à vérifier la conformité du produit aux spécifications Années 50 : assurance qualité Prévoir des méthodes pour atteindre la conformité du produit Années 70 : approche globale de la qualité Orienter et contrôler un organisme pour donner satisfaction aux clients Organismes de recherche : Préoccupations sécuritaires (années 85-93) Santé publique, sécurité des biens et des personnes (93-99) Généralisation à l ensemble des organismes (depuis 2000)

11 Les concepts Définition ISO 9000 de la qualité «Aptitude d un ensemble de caractéristiques intrinsèques à satisfaire des exigences» Caractéristique Trait distinctif (qualitatif ou quantitatif) qualitatif ou quantitatif) Caractéristique intrinsèque Trait permanent Satisfaire Satisfaction par rapport à une demande Exigence Besoin formulé ou imposé Pratiquement La qualité d un produit signifie qu il est adapté au besoin qu il est censé satisfaire Introduit les notions de «produit / service» et de «client»

12 Spécificité de la recherche Qualité en recherche et Qualité de la recherche Recherche évaluée par les pairs Travailler sur les aspects organisationnels de la recherche Formaliser et organiser les activités pour une plus grande créativité La recherche : produit et traite des connaissances Produit final mal connu Maîtriser l ensemble des moyens d acquisition, de conservation et de diffusion des résultats (notions de validité des mesures)

13 Qualité au CNRS La qualité au CNRS Comité pour la Démarche Qualité en Recherche (DAE), 2002 Déclaration de la politique qualité (Valorisation de la recherche), 2003 Démarches initiées sur 2 laboratoires Pilotes ( ) Mise en place de formations : coordinateurs qualité plate-formes (Sciences du Vivant, Chimie) Mise en place du programme Pragma : bibliothèque pratique Etablissement de Contrats de service au niveau des délégations Réseau «Qualité en Recherche» (2008) Réseaux métier : microscopistes, mécaniciens Formations «Qualité et chimie» (2010, 2011, 2013) Délégations régionales : démarches d amélioration continue (2014)

14 Qualité en recherche La norme ISO 9001

15 ISO 9001 ISO 9001 Norme internationale Reconnue Généraliste Flexible Famille de normes ISO 9000 : Principes essentiels et vocabulaire ISO 9001 : Exigences ISO 9004 : Lignes directrices pour l'amélioration des performances

16 ISO 9001 Mettre en œuvre un système de management de la qualité selon les exigences de la norme ISO 9001 c est : Démontrer l aptitude à fournir régulièrement un produit conforme aux exigences du client et aux exigences réglementaires applicables Chercher à accroître la satisfaction des clients par l application efficace du système, et en particulier, mettre en œuvre un processus d amélioration continue.

17 Chapitres de la norme Chapitres cycle PDCA Système de management de la qualité Exigences générales du système de management de la qualité et de la documentation associée Responsabilité de la direction La direction doit s'engager explicitement dans la mise en œuvre de la démarche Management des ressources La direction doit mettre à disposition les ressources nécessaires à la mise en œuvre du système de management de la qualité Réalisation du produit Fournir des produits ou des services conformes aux attentes du client Mesure, analyse et amélioration L'entité doit planifier et mettre en œuvre des processus de surveillance, de mesure et d'amélioration 4 Plan 5 Plan, Act 6 Plan 7 Do 8 Check, Act

18 Structure D après

19 ISO principes de management L'orientation client Le leadership L'implication du personnel L'approche processus La gestion par approche système L'amélioration continue L'approche factuelle pour la prise de décision Les relations mutuellement bénéficiaires avec les fournisseurs.

20 Principes Approche système Notion de processus Mise à plat de l organisation Amélioration continue Assurer une application efficace et continue du système Maîtrise documentaire Formaliser un savoir-faire et sauvegarder des informations (externes, internes, procédés, formulaires )

21 Approche processus Définition ISO d un processus : «Ensemble d activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d entrée en éléments de sortie» Succession d activités qui conduit à la fourniture d un service Structurer les activités Apporter une vision transversale de l organisation Introduire la notion de «client» Concentrer les efforts sur le client plutôt que sur la technologie

22 Approche processus Nouvelle vision de l organisation Structuration des activités et des moyens de l unité

23 Approche processus Besoins du "client" et des "parties intéressées" Tutelles Direction responsabilité s Processus de management Communication interne & externe Amélioration continue Satisfaction du "client" et des "parties intéressées" Publications Personnels Processus de réalisation Activités de recherche Diplômes Devenir Industriels Formation Brevets Prestations de services Partenaires Fournisseurs Efficacité Société civile Ressources humaines Ressources matérielles & scientifiques Système d'information Processus support Hygiène & sécurité Administration finances Environnement

24 Amélioration continue Accroître la satisfaction du «client» : tutelles, personnel, doctorants Mettre en place une démarche Dynamique Suite d actions correctives et préventives Roue de Deming / Modèle PDCA qualité Plan Planifier Act Agir Do Déployer Check Contrôler Répondre à l évolution des techniques et de l environnement de la recherche temps

25 Amélioration continue Suivi des dysfonctionnements Fiches d anomalies Mise en place des audits internes Exigence de la norme Auditeurs formés en interne Rapport d audit Revues de direction Suivi des indicateurs du tableau de bord Mise en place du plan d amélioration continue Définition de nouveaux objectifs

26 Maîtrise documentaire Documenter les éléments du système Formaliser les règles de fonctionnement : procédures, formulaires (charte informatique ) Enregistrer des informations (comptes-rendus ) Assurer la traçabilité (traces de connexion ) Développer les circuits d information Diffusion de l information Sensibilisation du personnel

27 Maîtrise documentaire Disposer d une documentation utile des documents fiables, conformes aux pratiques de l utilisateur faciles à utiliser et à mettre à jour Disposer d une documentation homogène présentation standard et codification structurée Disposer d une documentation disponible et bien organisée système de gestion documentaire

28 Maîtrise documentaire Processus données externes Manuel Qualité Procédures données externes données internes Modes opératoires données internes Modèles & formulaires Enregistrements A. Rivet, M. Carret, 2004

29 Système documentaire L informatique, un outil de choix Unicité des documents Accessibilité des documents au moyen de navigateur Codification transparente pour l utilisateur Intégration d outils informatiques (agenda, réservation de salles, bases de données ) Centralisation et sauvegarde des informations Interface de mise à jour Intégration de la démarche Qualité à l'intranet de l'unité à travers un portail Web Système d organisation du laboratoire

30 Qualité en recherche Le Système d organisation du CERMAV

31 Le Cermav tutelles structure fédérative Centre National de la Recherche Scientifique UPR5301 FR2607 Institut de Chimie Moléculaire de Grenoble Université Joseph Fourier convention d'association Centre de Recherches sur les Macromolécules Végétales formation EST Europe Site Marie Curie Ecole doctorale Chimie et Science du Vivant collaborations Groupements Recherche 2368: Cryomicroscopie électronique 2590: Génomique & génie glysosyltransférases 2812: Assemblages molécules végétales 2825: Approches évolution dirigée protéines Réseau de recherche Industrie Europe & international

32 Organigramme

33 Qualité en recherche Démarche qualité initiée dès 2003 Nécessité d organisation Ensemble des activités du laboratoire (administration, services techniques, recherche) Qualité en recherche Formaliser et organiser les activités autour d'un espace de créativité Travailler sur les aspects organisationnels de la recherche Elaboration d'un système d organisation de laboratoire Centraliser et structurer les informations du laboratoire Fournir des outils de gestion et d information à chaque utilisateur

34 SOURCE Système d Organisation de l Unité de Recherche CErmav

35 Organiser Hygiène & Sécurité

36 Gérer - Ressources Humaines

37 Analyser RMN

38 Avantages Fournir une page d accueil à la majorité du personnel Facilité par la mise à disposition d outils : agenda, réservation de salle Sensibiliser le personnel à la démarche qualité Formalisation du savoir faire Élaboration de documentation Mise en place de comptes rendus Avantages organisationnels Transmission du savoir-faire Diffusion de l information Amélioration des circuits d information du laboratoire Accessibilité des informations Avantages humains Mobilisation du personnel ITA autour d un projet commun Meilleure reconnaissance de leur travail Sensibilisation des chercheurs au management

39 Kit Management Qualité Appel à projets pour de la MRCT Institut Charles Gerhardt (Montpellier), Centre de Résonance Magnétique des Systèmes Biologiques (Bordeaux), CERMAV Fournir un cadre organisationnel : un système documentaire informatique (SOURCE) des modèles de documents (procédures, modes opératoires, formulaires ) une guide pratique «La démarche qualité d une plate-forme technologique Guide pratique de mise en place» Pour qui? A destination de tout laboratoire qui souhaite formaliser son organisation

40 SOURCE Système d Organisation d une Unité de ReChErche

41 Qualité en recherche Qualité de la recherche

42 Qualité de la recherche Limites de «évaluation par les pairs» Scandale Diederik Stapel (enseignant en psychologie sociale, université de Tilburg) 55 sur les 137 articles publiés contiennent des données inventées ou trafiquées. 31 études ont déjà fait l'objet d'une rétractation INSERM Mise en place d une «délégation à l intégrité scientifique»

43 CNRS

44 Qualité de la recherche Le risque associé à une incapacité à apporter la preuve d'un élément clef d'une de nos publications est considéré comme majeur en raison : de sa probabilité non négligeable dans le contexte actuel (turnover des personnels, pression sur les chercheurs, données éparses...) du danger pour nos collaborateurs (directs ou indirects), l unité de recherche voire le CNRS Prendre en compte la «non-qualité» Combien peut coûter à une unité un système défaillant (brevets, contrats ) Prise de conscience des risques associés à certains contenus électroniques

45 Le risque ISO : Management du risque Risque : «Effet de l incertitude sur l atteinte des objectifs»

46 Notion de risque Risque = probabilité x impact Prévention et sécurité Sécurité de l information Avoir une approche pragmatique Evolution de la norme ISO 9001 Version 2015

47 Qualité en recherche Conclusion

48 Conclusion Volonté de garantir des bonnes pratiques scientifiques Fournir des garanties (commanditaires, communauté scientifique, public) Former les acteurs de la recherche à une culture de rigueur et de responsabilité Garantir la traçabilité et la robustesse des résultats Capitaliser les savoirs et savoir-faire Progresser continuellement dans ses pratiques quotidiennes Favoriser la créativité scientifique

49 Conclusion La qualité est un outil et non un objectif Norme organisationnelle Passer d un système de management de la qualité à un système de management par la qualité Spécificités de la recherche Adapter un modèle externe, la norme à un modèle interne, l unité de recherche Jacques Lanares «Eviter que la recherche de la conformité ne remplace la réflexion sur la pertinence»

50 Conclusion Réseau Qualité en Recherche Coordonnées : Alain Rivet CERMAV, BP Grenoble Cedex 9 alain.rivet@cermav.cnrs.fr