Conseils rapides pour Instant Access

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1 Conseils rapides pour Instant Access

2 Table des matières Introduction Ouvrir une session par CARQUEST Link... 3 Ouvrir une session à partir du lien URL... 5 Naviguer dans Instant Access... 8 Sommaire du compte... 8 Détails sur le compte... 9 Paiement rapide Paiement anticipé Soutien technique Chercher une facture par numéro de facture Chercher une facture par montant Utiliser la fonction de recherche avancée Voir les activités d une facture Imprimer une facture Réconcilier les factures Payer un cycle de facturation en entier Planifier un paiement Effectuer un paiement partiel pour votre compte Paiement partiel par montant à l aide de l option Payer plus anciennes jusqu à $ : Paiement partiel par date d échéance : Paiement d une facture individuelle Effectuer un paiement partiel sur une facture Modification des renseignements bancaires Paiement des factures réconciliées Paiement à l aide de la fonction Tout sélectionner Exportation des factures du mois en cours Exportation de l historique de paiement CARQUEST

3 Introduction Instant Access est une application en ligne pour la gestion de votre compte CARQUEST. Les avantages d utiliser Instant Access sont : Vous avez accès en ligne aux renseignements de votre compte : les paiements, les factures, les crédits, etc. Vous pouvez faire des paiements électroniques pour votre compte sans avoir à vous soucier des chèques perdus. Vous pouvez consulter les détails des factures à l aide d un lien vers les factures électroniques. Vous pouvez modifier la date de paiement et les renseignements bancaires à l aide de l écran Paiement anticipé. Ouvrir une session par CARQUEST Link Vous pouvez ouvrir une session dans Instant Access à partir d un lien affiché sur CARQUEST Link. Le lien est situé dans la section Finance de l écran d accueil. 1. Cliquez sur l onglet Finance au sommet de l écran. Note : Vous pouvez également cliquer sur l onglet IND Stores. 2. Cliquez sur l option Instant Access du menu pour lancer l application. CARQUEST 3

4 3. Entrez votre nom d utilisateur dans le champ Nom d utilisateur. 4. Entrez votre mot de passe dans le champ Mot de passe. 5. Cliquez sur le bouton Connexion. L écran Clients Recherche apparaît. Par défaut, l option Clients est affichée dans le champ Rechercher par et le caractère de remplacement (%) est affiché dans le deuxième champ. Note : Si vous avez un seul compte et que vos adresses d expédition et de facturation sont les mêmes, vous ne verrez pas cet écran lors de votre ouverture de session. 4 CARQUEST

5 6. Cliquez sur le bouton Aller pour extraire vos comptes. 7. Cliquez sur l icône des lunettes dans la colonne Sommaire du compte pour consulter les renseignements du compte. Note : Certains renseignements ont été retirés de l image ci-dessous pour des raisons de sécurité. Ouvrir une session à partir du lien URL Instant Access possède son propre site Web. À l aide de cet URL, vous pouvez ouvrir une session dans Instant Access sans passer par CARQUEST Link : 1. Inscrivez dans la barre d adresse de votre navigateur. 2. Appuyez sur la touche Entrée. 3. Entrez votre nom d utilisateur dans le champ Nom d utilisateur. CARQUEST 5

6 4. Entrez votre mot de passe dans le champ Mot de passe. 5. Cliquez sur le bouton Connexion. L écran Clients Recherche apparaît. Par défaut, l option Clients est affichée dans le champ Rechercher par et le caractère de remplacement (%) est affiché dans le deuxième champ. Note : Si vous avez un seul compte et que vos adresses d expédition et de facturation sont les mêmes, vous ne verrez pas cet écran lors de votre ouverture de session. 6. Cliquez sur le bouton Aller pour extraire vos comptes. 7. Cliquez sur l icône des lunettes dans la colonne Sommaire du compte pour consulter les renseignements du compte. Note : Certains renseignements ont été retirés de l image ci-dessous pour des raisons de sécurité. 6 CARQUEST

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8 Naviguer dans Instant Access L application Instant Access contient quatre écrans principaux : Sommaire du compte Détails sur le compte Paiement rapide Paiement anticipé Sommaire du compte L écran Sommaire du compte est le premier écran affiché dans l application. Il fournit un aperçu de votre compte. Dans cet écran, vous avez accès aux renseignements suivants : Le champ Solde de votre compte affiche le solde total de votre compte qui comprend tout solde courant, antérieur ou futur. Le champ Pay this Amount (montant à payer) indique le montant actuellement dû pour votre compte et est égal au montant qui apparaîtrait sur votre relevé papier. Les renseignements additionnels contiennent un résumé des renseignements sur les factures pour lesquelles une demande de crédit est en attente d approbation. La section Navigation Rapide offre un accès rapide aux liens pertinents. La section Documentation et questions fréquemment demandé offre des liens vers les questions fréquemment 8 CARQUEST

9 posées, les documents de formation et les termes de crédit et conditions. La section Notifications sur Instant Access vous informe des prochaines améliorations. La section Discount Summary (résumé des escomptes) affiche l escompte de paiement rapide et la date limite à laquelle ces escomptes seront valides. Détails sur le compte Vous pouvez facilement accéder à l écran Détails sur le compte en cliquant sur l onglet Compte dans le coin supérieur droit de l écran. Dans l écran Détails sur le compte, vous verrez une liste de toutes vos factures. Chaque facture de la liste contient les renseignements suivants : Numéro de facture Numéro de facture manuelle Date de transaction Date de cycle Numéro de bon de commande Montant initial Montant restant L écran Détails sur le compte est essentiellement un écran de recherche. À l aide des flèches de déroulement des champs Statut ou Type de transaction, vous pouvez sélectionner différents critères de recherche. Lorsque vous avez choisi vos critères, vous n avez qu à cliquer sur le bouton Aller pour lancer votre recherche. CARQUEST 9

10 Le lien Afficher la recherche avancée de l écran Détails sur le compte vous permet d ajouter des critères à votre recherche. Vous pouvez effectuer des recherches selon le montant de transaction, la date de transaction et la date d échéance. 10 CARQUEST

11 Paiement rapide L écran Paiement rapide affiche les renseignements du compte bancaire par défaut et les informations sur le paiement. Une liste des factures qui ont été sélectionnées pour paiement apparaît également dans l écran avec leur montant de remise. Le bouton Annuler permet d annuler le paiement. Lorsque vous annulez un paiement, les factures liées à ce paiement sont stockées dans la Liste de transactions jusqu à ce que vous quittiez l application. Le bouton Paiement anticipé permet de modifier vos renseignements bancaires, planifier un paiement ou effectuer un paiement partiel pour une seule facture. Le bouton Payer maintenant permet d effectuer le paiement complet. CARQUEST 11

12 Paiement anticipé À l aide de l écran Paiement anticipé, vous pouvez changer votre mode de paiement, modifier une date de paiement ou effectuer un paiement partiel sur une facture. Note : Lorsque vous effectuez des changements dans cet écran, vous devez cliquer sur le bouton Recalculer au bas de l écran. Sinon, un message d erreur apparaîtra. Soutien technique Si vous avez des questions ou si l application est défaillante, communiquez avec le centre d assistance Instant Access au numéro suivant : Les heures d ouverture du centre d assistance sont de 8 h à 19 h HNE du lundi au vendredi. 12 CARQUEST

13 Renseignements sur le compte Grâce à Instant Access, vous pouvez maintenant consulter les renseignements sur votre compte lorsque vous le désirez. Avec un simple clic de souris, vous avez accès à des renseignements importants, comme l historique de paiement, les crédits actuels et les factures. À l aide des champs de recherche de l écran Détails sur le compte, vous pouvez trouver des renseignements sur le compte selon les critères de recherche spécifiés. Chercher une facture par numéro de facture 1. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Statut. 2. Cliquez sur l option Tout statut pour la sélectionner. 3. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Type de transaction pour modifier le critère de recherche. CARQUEST 13

14 4. Cliquez sur l option Factures pour la sélectionner. 5. Cliquez dans le champ à la gauche du bouton Aller pour l activer. 6. Dans ce champ, entrez le caractère de remplacement % et le numéro de facture. Note : Utilisez le caractère de remplacement % si vous ne connaissez pas les lettres qui précèdent le numéro de facture. 7. Cliquez sur le bouton Aller pour chercher la facture. 8. Lorsque la facture apparaît dans l écran, cliquez sur l hyperlien dans la colonne Facture pour voir les détails de la facture. 14 CARQUEST

15 Chercher une facture par montant 1. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Statut. 2. Cliquez sur l option Tout statut pour la sélectionner. 3. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Type de transaction pour modifier le critère de recherche. 4. Cliquez sur l option Factures pour la sélectionner. CARQUEST 15

16 5. Cliquez dans le champ à la gauche du bouton Aller pour l activer. 6. Entrez le montant de la facture. Note : Toutes les données d une colonne qui peut être triée peuvent être utilisées pour votre recherche. Par exemple, cette fonctionnalité peut être utilisée avec le numéro de facture, le montant de la facture, le statut, la date de transaction, la date de cycle, le bon de commande et le montant restant. 7. Cliquez sur le bouton Aller pour chercher dans votre historique de facture. Toutes les factures qui correspondent aux critères sélectionnés apparaissent à l écran. 16 CARQUEST

17 Utiliser la fonction de recherche avancée À l aide des champs de recherche avancée, vous pouvez trouver des factures selon le montant de la transaction, la date de transaction ou la date d échéance. Pour effectuer une recherche avancée dans Instant Access, vous devez d abord accéder aux options de recherche avancée. 1. Cliquez sur le signe + du champ Afficher la recherche avancée. 2. Cliquez dans l un des champs de la recherche avancée pour l activer. 3. Entrez vos critères de recherche. 4. Cliquez sur le bouton Aller. Vos critères de recherche apparaissent à l écran Détails sur le compte. CARQUEST 17

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19 Voir les activités d une facture 1. Cliquez sur le lien de la colonne Facture dans l écran Détails sur le compte pour voir la facture. 2. Cliquez sur le bouton Activités dans le coin supérieur droit de l écran Facture. CARQUEST 19

20 3. Lorsque vous avez terminé de consulter les activités associées à la facture, cliquez sur le lien de la facture dans le coin supérieur gauche de l écran pour retourner à l écran précédent. Imprimer une facture 1. Cliquez sur le lien dans la colonne Facture de l écran Détails sur le compte pour voir la facture. 20 CARQUEST

21 2. Cliquez sur le bouton Page imprimable dans le coin supérieur droit de l écran Facture. 3. Cliquez sur l option Fichier du menu pour commencer le processus d impression. CARQUEST 21

22 4. Cliquez sur l option Imprimer. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour terminer le processus d impression. La facture s imprime sur votre imprimante par défaut. 22 CARQUEST

23 Réconcilier les factures 1. Cliquez sur le lien de la période Current pour voir les factures du mois en cours. 2. Dans l écran Détails sur le compte, cochez la case du champ Sélectionner pour la ou les factures que vous désirez réconcilier. CARQUEST 23

24 3. Cliquez sur le bouton Réconcilier pour réconcilier vos factures. Des crochets apparaissent dans la colonne Réconciliés pour indiquer les factures qui ont été réconciliées. 24 CARQUEST

25 Paiements À l aide de l application Instant Access, il est très facile de payer vos factures en ligne. Payer un cycle de facturation en entier 1. Pour payer les factures en souffrance de votre compte, cliquez sur le lien dans le champ Pay this Amount. 2. Cochez la case Tout sélectionner. 3. Cliquez sur le bouton Paiement à la gauche de l écran. 4. Cliquez sur le bouton Payer Maintenant dans l écran Paiement rapide. Note : Le bouton Payer Maintenant consigne la transaction dans Instant Access. L écran Confirmation apparaît pour confirmer l enregistrement du paiement dans Instant Access. CARQUEST 25

26 Planifier un paiement 1. Pour planifier un paiement pour les factures en souffrance de votre compte, cliquez sur le lien du champ Pay this Amount. 2. Cochez la case Tout sélectionner. 3. Cliquez sur le bouton Paiement à la gauche de l écran. 4. Cliquez sur le bouton Paiement anticipé dans l écran Paiement rapide. 5. Cliquez sur l icône de calendrier pour sélectionner une date différente de paiement. 6. Pour sélectionner une autre date, cliquez simplement sur la date à laquelle vous désirez effectuer le paiement. (N oubliez pas de vérifier si le bon mois est sélectionné.) Note : Si vous sélectionnez une date après le 15 e jour du mois, vous ne pourrez pas bénéficier de votre escompte. 26 CARQUEST

27 7. Cliquez sur la barre de défilement verticale pour voir le bas de la page. 8. Cliquez sur le bouton Recalculer. Note : Ce bouton vérifie simplement les changements que vous avez effectués et détermine si l escompte s applique pour la nouvelle date sélectionnée. 9. Après avoir vérifié l exactitude de tous les renseignements au bas de l écran, cliquez sur le bouton Payer Maintenant. L écran Confirmation apparaît pour confirmer l enregistrement du paiement dans Instant Access. Effectuer un paiement partiel pour votre compte Paiement partiel par montant à l aide de l option Payer plus anciennes jusqu à $ : 1. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Statut dans l écran Détails sur le compte. CARQUEST 27

28 2. Cliquez sur l option Tout statut pour la sélectionner. 3. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Type de transaction. 4. Cliquez sur l option Payer plus anciennes jusqu à $ pour la sélectionner. 5. Dans la boîte de texte, entrez le montant que vous désirez verser à votre compte. 6. Cliquez sur le bouton Aller à la gauche de l écran Instant Access affiche une liste des factures dont le total est le plus près du montant entré. Note : La fonction de recherche commence par la facture la plus ancienne et ne passe aucune facture. Par exemple, la recherche 28 CARQUEST

29 ne passe pas une facture de 1400 $ pour trouver une facture d un montant moins élevé plus loin dans la liste. 7. Cliquez dans la case Tout sélectionner. Elle sélectionnera toutes les factures retournées par la recherche et non seulement les 25 factures affichées sur la première page. 8. Cliquez sur le bouton Paiement. L écran Paiement rapide apparaît. 9. Cliquez sur le bouton Payer Maintenant pour payer les factures. Paiement partiel par date d échéance : 1. Cliquez sur le lien Afficher la recherche avancée. 2. Entrez la date d échéance de la transaction dans le champ Date d échéance : Du. CARQUEST 29

30 Note : L exemple ci-dessus illustre une recherche de transactions à l aide des champs Date d échéance. Vous pouvez également effectuer une recherche par montant de transaction, date de transaction et commande client. 3. Entrez la date d échéance de transaction dans le champ Date d échéance : Au. 4. Cliquez dans la case Sélectionner tout pour sélectionner toutes les factures retournées par la recherche et non seulement les 25 factures affichées sur la première page. 5. Cliquez sur le bouton Paiement. L écran Paiement rapide apparaît. 6. Cliquez sur le bouton Payer Maintenant pour payer les factures. 30 CARQUEST

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32 Paiement d une facture individuelle 1. Cochez la case à côté de la facture pour la sélectionner. 2. Cliquez sur le bouton Paiement à côté du champ Sélectionner les factures. 3. Cliquez sur le bouton Payer Maintenant en haut de l écran. L écran Confirmation apparaît pour confirmer la réception de votre paiement. 32 CARQUEST

33 Effectuer un paiement partiel sur une facture 1. Sélectionnez la bonne période de paiement dans l écran Sommaire du compte. 2. Cliquez sur le bouton de paiement approprié dans l écran Détails sur le compte. 3. Cliquez sur le bouton Paiement anticipé dans l écran Paiement rapide. 4. Cliquez dans le champ Montant du paiement pour le modifier. 5. Entrez le nouveau montant dans le champ. CARQUEST 33

34 6. Cliquez sur le bouton Recalculer. 7. Cliquez sur le bouton Payer Maintenant pour payer les factures. L écran Confirmation apparaît pour confirmer la réception de votre paiement. Modification des renseignements bancaires 1. Cliquez sur le bouton Paiement anticipé dans l écran Paiement rapide. 2. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Mode de paiement. 3. Cliquez sur l option Nouveau compte bancaire. 34 CARQUEST

35 4. Entrez les nouveaux renseignements de votre compte bancaire. Note : Veuillez communiquer avec la banque pour confirmer l exactitude des renseignements que vous entrez. Les transactions par traitement automatique des chèques utilisent souvent des numéros d acheminement et des numéros de compte différents des comptes de chèques habituels. 5. Cliquez sur le bouton Payer Maintenant pour payer votre compte à l aide des nouveaux renseignements de compte bancaire. Note : Vous devez cliquer sur le bouton Payer Maintenant. Il n y a aucun autre moyen de sauvegarder les nouveaux renseignements. Paiement des factures réconciliées 1. Cliquez sur le lien de la période du mois précédent. CARQUEST 35

36 2. Cliquez sur le bouton radio du champ Réconciliée. 3. Cliquez sur le bouton Aller. 4. Cochez la case Tout sélectionner. 5. Cliquez sur le bouton Paiement à la gauche de l écran. 6. Pour payer les factures réconciliées, cliquez simplement sur le bouton Payer Maintenant. 36 CARQUEST

37 Paiement à l aide de la fonction Tout sélectionner 1. Cliquez sur le lien de la période appropriée. 2. Vérifiez dans le champ Transactions totales si le total de la recherche correspond à ce que vous voulez payer. 3. Si vous voulez payer toutes les factures de la liste, cliquez dans la case Tout sélectionner. Cette option sélectionne toutes les factures retournées par la recherche, et non seulement les 25 factures affichées à la première page. CARQUEST 37

38 4. Cliquez sur le bouton Paiement. 5. Cliquez sur le bouton Paiement anticipé pour planifier un paiement pour une date à venir ou le bouton Payer Maintenant pour faire un paiement immédiatement. 38 CARQUEST

39 Exportation des données Dans de nombreux écrans de l application Instant Access, vous pouvez exporter les données que vous consultez. À l aide de la fonction Exporter, vous pouvez exporter les données dans un fichier Excel, PDF, RTF ou HTML. Exportation des factures du mois en cours 1. Cliquez sur le lien du champ Total Open Invoices. 2. Dans l écran Détails sur le compte, cliquez sur la flèche de déroulement du champ Modèle pour indiquer si les données seront exportées par entête ou par ligne de transaction. Note : Vous obtiendrez peu de renseignements avec une exportation par ligne de transaction puisque les ventes au détail ne sont pas importées de notre système de point de vente. CARQUEST 39

40 3. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Format pour indiquer dans quel format vous voulez exporter les données. Les choix de formats comprennent : Excel HTML PDF RTF Note : Le format HTML s ouvre dans la fenêtre existante plutôt que dans une nouvelle fenêtre. Vous devez utiliser le bouton Précédent de votre navigateur Internet pour retourner à l écran Détails sur le compte. 4. Dans l écran Détails sur le compte, cliquez sur le bouton Exporter. 5. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 40 CARQUEST

41 6. Cliquez dans le champ Nom du fichier pour entrer une nouveau nom. Note : Par défaut, le fichier est enregistré dans le dossier Mes documents. 7. Entrez un nom pour le fichier et cliquez sur le bouton Enregistrer. CARQUEST 41

42 Exportation de l historique de paiement 1. Dans l écran Détails sur le compte, cliquez sur la flèche de déroulement du champ Statut. 2. Cliquez sur l option Tout statut pour la sélectionner. 3. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Type de transaction. 4. Cliquez sur l option Paiements pour la sélectionner. 42 CARQUEST

43 5. Cliquez sur le bouton Aller. 6. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Format pour indiquer dans quel format vous voulez exporter les données. 7. Cliquez sur le bouton Exporter. 8. Cliquez sur le bouton Ouvrir. CARQUEST 43

44 Le fichier est ouvert dans l application que vous avez sélectionnée dans le champ Format. Le format prêt pour l impression est HTML. 44 CARQUEST