TABLE DES MATIÈRES. Informa=ons Salle et heures d ouverture Adresse de livraison Badge. Aide- mémoire, services exposants

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1 GUIDE DE l EXPOSANT! L évènement est organisé par Réseau Environnement 255, Boul. Crémazie Est, bureau 750, Montréal (Québec) H2M 1L5 Téléphone ou courriel sou=en@reseau- environnement.com La ges=on du Salon et les ventes d espace sont confiées à D.E.E. Global, 2665, rue Jean- Désy, Longueuil (Québec) J4G 1G6 Téléphone ou courriel info@deeglobal.ca Tous droits réservés, D.E. E.Global 2014 Aucune u=lisa=on en=ère ou par=elle du contenu est autorisée sans le consentement de D.E.E. Global

2 TABLE DES MATIÈRES Informa=ons Salle et heures d ouverture Adresse de livraison Badge Aide- mémoire, services exposants Montage et démontage Horaire Entreposage Règlements Généraux Bon de sor=e Bruit Règles d ignifuga=on Murs, plafonds et sol Autocollants Nourriture Assurance Ac=vité promo=onnelle Hébergement Accès Palais des congrès de Montréal Tous droits réservés, D.E. E.Global 2014 Aucune u=lisa=on en=ère ou par=elle du contenu est autorisée sans le consentement de D.E.E. Global

3 INFORMATION Nous vous suggérons de lire a0en1vement ce Guide de l exposant qui vous donnera toutes les informa1ons per1nentes pour faciliter vos prépara1fs en vue de votre par1cipa1on à l'évènement. N hésitez pas à communiquer avec D.E.E. Global pour toutes informa1ons supplémentaires au Salle et heures d ouverture L exposi=on aura lieu dans la salle 220 CDE du Palais des congrès de Montréal 201, rue Viger, Montréal (Québec) H2Z 1H2 Mardi 17 mars de 8 h à 18 h Mercredi 18 mars de 10 h à 19 h Jeudi 19 mars de 10 h à 16 h Adresse de livraison Aucune livraison ne sera acceptée avant lundi 16 mars 2015 à 9 h. Tout le matériel d exposi=on devra être expédié, franc de port, à l adresse suivante : Nom de l expéditeur (exposant) Numéro de kiosque, 220 CDE a/s Le Receveur Palais des congrès 163, rue St- Antoine Ouest Montréal (Québec) H2Z 1X8 Les précau=ons seront prises, mais la direc=on du Salon ne sera pas responsable de la perte ou du bris de matériel et d accessoires confiés au Receveur. Badges et billets de courtoisie La direc=on allouera un nombre restreint d accrédita=ons pour le personnel présent dans les kiosques pour la durée de l évènement. Ces badges seront accordés selon l espace loca=f, ci- men=onné, et devront être portés en permanence sur le site. Vos badges personnalisés seront disponibles au comptoir d inscrip=on, à par=r du 16 mars à 14 h. 5 badges pour 100 pi 2 La direc=on se réserve le droit de refuser l admission au hall d exposi=on à tout visiteur, exposant ou employé d exposant qui, de l avis de la direc=on, est indésirable ou ivre ou qui d une façon quelconque perturbe le bon fonc=onnement des opéra=ons. 3

4 AIDE MÉMOIRE! SERVICE EXPO SANT Vous ne voulez pas imprimer tout le Guide? Imprimez seulement ceke page, elle vous servira d aide- mémoire tout en étant un repère de services. Les op=ons A et B réservées à la loca=on de votre espace sont décrites ci- bas. Communiquez avec nous, nous sommes présents pour op1miser votre par1cipa1on au Salon! Services Coordonnées Électricité, kiosque modulaire, clé en main, loca=on de mobiliers, accessoires et audiovisuel. Manuten=on, téléphone, internet, nekoyage et entre=en des kiosques Date Limite D.E.E. Global info@deeglobal.ca février 2015 Veuillez compléter les formulaires. Palais des congrès Services aux exposants mars Voir lien Internet vers le portail. Fernando Vera ou Andres Valdes fvera@nalsi.com avaldes@nalsi.com Douane et transporteur officiel Le plus rapidement Veuillez compléter les formulaires. Inscript americana@inscriptevent.com Lecteur op=que Formulaire disponible dans la rubrique hkp:// serivces- aux- exposants Publicité, Vecteur Environnement Marie- Andrée Lambert malambert@reseau- environnement.com Vente, commandite et logis=que du salon D.E.E.Global reseau- environnement@deeglobal.ca mars Le plus rapidement Op=on B Op=on A Cloisons rigides Tapis uzite gris 100 pi2 Cloisons rigides Tapis uzite gris 100 pi2 1 prise électrique Rail d éclairage Comptoir et 2 tabourets 4 Tous droits réservés, D.E.E. Global 2014

5 Horaire de montage! MONTAGE SALON DÉMON TAGE La période de montage et d aménagement de votre kiosque, débutera le lundi 16 mars et se terminera le même jour à 20 h. Ceke plage horaire peut varier selon la posi=on de votre emplacement. Veuillez vous référer à l horaire personnalisé qui vous sera envoyé par courriel 3 semaines avant l évènement. Pensez à vos collègues exposants et amis visiteurs, veuillez SVP respecter votre heure d entrée! L accès au débarcadère du Palais des congrès est situé au 163, rue St- Antoine Ouest. Le plan des rues (voir page 7) indique clairement l emplacement de la rampe du débarcadère du hall d exposi=on. Afin d éviter les embouteillages lors de l accès aux portes de récep=on, voici la marche à suivre : Le sta=onnement à l aire de récep=on est absolument interdit et les camions doivent quiker les lieux aussitôt le déchargement terminé, à défaut de quoi ils seront remorqués aux frais de l exposant. Le temps alloué pour décharger votre marchandise est de 15 minutes. Des chariots à main seront mis à la disposi=on des exposants, sans frais, pour effectuer le transport de leur matériel jusqu à leur kiosque ; toutefois, le nombre de chariot étant limité, il est fortement conseillé à l exposant d avoir son propre chariot à main. Les exposants doivent disposer de leur propre personnel pour décharger leur matériel. Durant les jours d exposi=on, soit les 17, 18 et 19 mars 2015, les exposants pourront apporter du matériel vers leur kiosque durant l heure précédant l ouverture du Salon, en ayant recours à l équipement roulant léger (chariot à 4 roues interdits). Cependant, dès l ouverture du salon d exposi=on visiteurs, tous les jours, ces équipements ne seront plus tolérés dans le hall et le transport dudit matériel ne pourra se faire que manuellement. Horaire de démontage La période de démontage des kiosques et du déménagement du matériel débutera le jeudi 19 mars à 16 h. Aucun exposant ne pourra démonter son kiosque, ni désassembler ses présentoirs avant 16 h le jeudi 19 mars. L exposant devra libérer les lieux loués, ainsi que le Palais des congrès, de toute marchandise au plus tard à 22 h 30 le jeudi le 19 mars, à défaut de quoi il devra rembourser à la direc=on du Salon toutes les dépenses encourues pour libérer lesdits lieux (incluant les frais d entreposage), au taux horaire de 1500 $. Afin de réduire les risques de vol au moment du démontage, il est recommandé que les ar=cles de valeur soient emportés par l exposant dès la fermeture du Salon et que le reste du matériel soit gardé sous la surveillance de l exposant. Veuillez prévoir votre horaire de voyage en conséquence. Entreposage Le matériel d emballage (caissons et boîtes) doit être re=ré des kiosques. Il sera entreposé durant l exposi=on. À la fermeture, l exposant devra récupérer son matériel au lieu de l entreposage désigné. 1 2 Plier et akacher les boîtes vides. Se procurer les é=quekes d entreposage au comptoir du service du Palais des congrès. Iden=fier et numéroter les boîtes (nom de la compagnie, numéro du kiosque). Aviser D.E.E. Global lorsque vos boîtes sont prêtes à être entreposées. Si ces étapes ne sont pas respectées et que les boîtes sont laissées telles quelles dans les allées, elles seront automa1quement jetées au recyclage. 5

6 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX Règlements généraux Les kiosques standards et préfabriqués, y compris les enseignes, ne doivent pas dépasser 8 pieds (2,44 m) de haut. Un exposant qui compte employer ou construire un mur préfabriqué doit s assurer des détails suivants : o Une alloca=on d un pouce (2,54 cm) doit être laissée de chaque côté des cloisons du kiosque. Pour toute dimension non conforme, vous devez obtenir l autorisa=on de la direc=on du salon d exposi=on. o La concep=on des kiosques doit permekre une ligne de vue, c est- à- dire, que la hauteur maximale des murs latéraux dans les 5 premiers pieds (1,5 m) à par=r de l allée ne peut excéder 4 pieds (1,2 m). La hauteur maximale acceptée pour toute autre par=e de mur est de 8 pieds (2,5 m). Toute excep=on à ce règlement devra être approuvée au préalable par la direc=on du Salon. o Toutes les parois des kiosques doivent être fabriquées de matériaux peints ou recouverts de façon propre et soigneuse sur toutes les surfaces exposées à la vue du public. o Tous les kiosques doivent avoir un revêtement de sol (tapis) dont les dimensions maximales sont celles de l espace loué. o Aucun kiosque ne devra dissimuler les déclencheurs d alarme, les chambres électriques, les panneaux de signalisa=on et l accès des locaux. o L exposant qui a un kiosque de type demi- lune (pop- up) doit fermer les côtés proprement et avec un matériau rigide et obligatoirement avoir un revêtement de sol. Le promoteur dispose d un droit de regard sur l aménagement des espaces mis à la disposi=on des exposants. Par conséquent, le promoteur se réserve le droit de refuser l entrée ou de re=rer, aux frais de l exposant, tout kiosque qui nuit à l esthé=que d ensemble ou aux exposants qui se trouvent à proximité. Toute demande spéciale concernant l apparence d un kiosque doit être soumise pour approba=on à la direc=on du salon d exposi=on au plus tard trente (30) jours avant l ouverture du Salon et être accompagnée d un plan ou croquis illustrant la demande. La direc=on du Salon INTERDIT l u=lisa=on de bannières aériennes, sans approba=on. Par contre, il est possible de distribuer des objets promo=onnels à l intérieur de l espace loué. Bon de sor1e Durant l exposi=on, aucune marchandise d exposi=on ne pourra être transportée à l extérieur de l édifice sans que l exposant (responsable ou préposé) ait, au préalable, obtenu un bon de sor=e. Ces bons de sor=e seront disponibles au bureau d accueil, les 17, 18, 19 mars Bruit L exposant devra respecter les visiteurs et ses collègues exposants. Tout appareil qui provoque du bruit de façon abusive est interdit et sera enlevé aux frais de l exposant. Tout exposant qui aura recours à l u=lisa=on d un micro pour effectuer une démonstra=on ou une séance d anima=on devra obligatoirement prévoir un espace de 8 pieds (2,44 m) entre l endroit où l animateur est installé et l allée la plus proche, et ce, de tous les côtés. 6

7 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX Règles d ignifuga1on Les règlements du service des incendies de la Ville de Montréal exigent que tous les objets servant à la décora=on soient ignifugés. Le coroplast, le foamcore, les plantes et/ou fleurs ar=ficielles sont strictement interdits dans les halls d exposi=on. Voir le document disponible au hkp:// aux- exposants Murs, plafond et sol de l édifice Il est interdit de perforer, peindre ou altérer les murs de l édifice et les colonnes de béton du hall d exposi=on. Le sol de l édifice ne doit en aucun cas être perforé, peint ou altéré de quelque façon que ce soit. Aucun adhésif autre que le ruban gommé ne peut être appliqué sur le sol. L exposant doit enlever le ruban gommé sur le sol lors du démontage, sinon des frais addi=onnels lui seront facturés. Rubans autorisés : Polyken 105c LPDE ou Scapa ou DC- W002A ou DC- W188F L u1lisa1on d autres marques ou modèles peut occasionner des frais de ne0oyage. Autocollants La distribu=on des autocollants est interdite. Les frais encourus pour les enlever du plancher, des murs ou d autres kiosques seront à la charge de l exposant. Nourriture Toute distribu=on alimentaire (pop- corn et autres) est interdite dans le Salon. Assurance Ni la direc=on, ni le propriétaire du hall d exposi=on ne peuvent être tenus responsables des dommages causés aux produits, kiosques et ou=ls, par le feu, le vol ou toute autre cause. Pendant le séjour dans l édifice ou ses dépendances, l exposant doit lui même assurer son matériel contre tous risques. La direc=on et le propriétaire du hall d exposi=on ne peuvent être tenus responsables pour les coups et blessures subis par un exposant ou un membre de son personnel pendant son séjour dans l édifice et ses dépendances. Une preuve d assurance responsabilité, avec une limite d au moins $ devra être en votre possession sur place. Elle devra être fournie sur demande par D.E.E. Global avant, pendant ou après le Salon. Ac1vité promo1onnelle Toute sollicita=on commerciale doit se faire à l intérieur des kiosques. Les ac=vités de nature promo=onnelle sont interdites dans les allées, restaurants et couloirs. Les publicités commerciales et les concours organisés par les exposants en rapport avec leur par=cipa=on à l évènement ne doivent engager le promoteur d aucune façon. L exposant devra fournir à la direc=on du salon d exposi=on, sur demande, l autorisa=on de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec obtenue en vue de l organisa=on d un tel concours. Tout concours doit au préalable être approuvé par la direc=on du salon d exposi=on et les coupons de par=cipa=on devront être remis au promoteur à la fin de l évènement. Pour plus d informa=ons concernant les concours, nous vous invitons à consulter le site sous l onglet =rages et concours publicitaires. 7

8 HÉBERGE MENT ACCÈS PALAIS Hébergement Des blocs de chambres sont réservés pour les par=cipants du Salon auprès de cinq hôtels de Montréal. Les prix varient de 145 $ à 179 $ la nuitée (+ les taxes). Lors de la réserva=on, men=onner Americana 2015 afin de bénéficier du tarif réduit : Tous les détails au et- hotel Embassy Suites Montréal Réserva=on par téléphone au ou Date limite pour bénéficier de ce tarif 155 $ 16 février 2015 Hya0 Regency Montréal Réserva=on par téléphone au ou Intercon1nental Montréal Réserva=on par téléphone au ou Mario0 Springhill Suites Vieux- Montréal Réserva=on par téléphone au Wes1n Montréal Réserva=on par téléphone au $ 27 février $ 13 février $ 16 février $ 18 février 2015 Accès au Palais des congrès 8