Tableaux de bord : comment mesurer la performance de votre entreprise?

Transcription

1 Les Journées Régionales de la Création & Reprise d Entreprise 5 et 6 octobre Parc Expo Rennes Aéroport - Bruz Tableaux de bord : comment mesurer la performance de votre entreprise? Animé par : Cédric BOURDAIN, Expert-comptable Daniel BOULLE, Synergie Actions, Membre du réseau ABCE

2 PLAN : PREMIERE PARTIE : TABLEAUX DE BORD, INDICATEURS. Animé par Daniel BOULLE Un tableau de bord pour qui et pourquoi? Un tableau de bord standard ça existe? Les indicateurs doivent être pertinents! Définition et exemples d indicateurs. Des outils pour le pilotage financier. DEUXIEME PARTIE : LE PILOTAGE PAR LE TABLEAU DE BORD FINANCIER. Animé par Cédric BOURDAIN Les prévisions financières : Le compte de résultat prévisionnel, Le plan de financement, Le budget de trésorerie. Le contrôle et l analyse des réalisations.

3 Daniel Boullé SYNERGIE ACTIONS La Chapelle des Fougeretz Tél Site internet : http: // Représentant de l Association Bretagne des Consultants d Entreprise. ABCE Cabinet qualifié OPQCM généraliste PME PMI. Intervenant Qualité A et transmission d entreprises. Depuis 14 ans, le cabinet accompagne les dirigeants d entreprises et les collectivités de toute taille et de tout secteur économique dans leurs projets de développement.

4 Un tableau de bord pour qui? Un tableau de bord pourquoi? Le tableau de bord est un outil de synthèse établi régulièrement pour le dirigeant. Cet outil : regroupe des indicateurs de risques lui permettant de visualiser sa situation par rapport aux objectifs qu il poursuit. doit lui permettre d anticiper et de réagir rapidement à toute dérive. Daniel BOULLE Conseil en entreprises

5 Existe-t-il un tableau de bord standard? Le tableau de bord doit être construit en fonction de l activité de l entreprise avec le dirigeant en s appuyant sur une réflexion prévisionnelle et stratégique de l entreprise. Les indicateurs doivent être choisis et compris par le dirigeant avec l assistance de son conseil. Le nombre d indicateurs va dépendre de l analyse de la notion des risques (dans un avion le tableau de bord dépend de l appareil piloté). Daniel BOULLE Conseil en entreprises

6 Des indicateurs pertinents de façon à : Prévoir (atteindre des objectifs). Agir (dans un plan d actions). Contrôler (mesurer les écarts et en rechercher les causes). Réagir (mettre en place des actions correctives.) Daniel BOULLE Conseil en entreprises

7 Une logique tournée vers l action (agir et réagir) Une logique tournée vers le contrôle de gestion (prévoir et contrôler) Agir sans but est impossible ou implicite. Daniel BOULLE Conseil en entreprises

8 Définition d un indicateur Un indicateur est une donnée objective qui décrit une situation du strict point de vue quantitatif. Sa vocation : éclairer le fond des questions posées par la mise en œuvre de la politique du dirigeant afin d obtenir ainsi une entreprise pérenne. Daniel BOULLE Conseil en entreprises

9 Clarifier les objectifs pour choisir les indicateurs Finalité de l action : à quoi veut-on globalement parvenir? Buts opératoires poursuivis : Que prévoit-on faire pour atteindre cette finalité? Facteur clé du succès : Quels éléments de la situation faut-il impérativement maîtriser pour atteindre ces buts? Indicateur Daniel BOULLE Conseil en entreprises

10 Par exemple pour réaliser mes prévisions, il me faut : Un niveau d activité Clients satisfaits Bonne opinion client Des prestations sans défauts Du personnel impliqué Bonne motivation Compétences bien utilisées. Associés ou un dirigeant «heureux» Un résultat souhaité Coûts maîtrisés Image «sociétale» positive. Daniel BOULLE Conseil en entreprises

11 Exemple d indicateurs sur but 1 : des clients satisfaits Facteur clé de succès 1 Bonne opinion clients (qualité percue) Facteur clé de succès 2 Prestations sans défauts (qualité livrée) Paramètres mesurables 1.1. Parts de marché Commandes renouvelées Opinion exprimée Indicateur de performance Indicateur unique de synthèse Paramètres mesurables 2.1 Demandes non satisfaites Retours clients Livraison hors délai Indicateur de performance Indicateur unique de synthèse Daniel BOULLE Conseil en entreprises

12 Qualités requises pour des indicateurs pertinents. Qualité d usage Simplicité (en, en tonnes, en heures, en ml, en nombre d unités produites ) Des unités qui ont un sens pour tous Il est préférable d utiliser le nombre de jours de rotation de stocks 75 Jours au taux de rotation 4 fois Représentative Quantitative (elle peut être relevée) Exhaustive (elle comprend tout) Objective (par rapport au compteur) Obtenir des indicateurs positifs (qui augmentent lorsque cela va bien). Daniel BOULLE Conseil en entreprises

13 Daniel BOULLE Conseil en entreprises

14 Daniel BOULLE Conseil en entreprises

15 Le pilotage de l entreprise par le tableau de bord financier Cédric BOURDAIN Expert comptable

16 Piloter l entreprise : Définir des objectifs précis, quantifiables et réalisables, Traduire ces objectifs en données financières prévisionnelles, Mettre en place les outils de mesure et de contrôle, Analyser, corriger, anticiper, décider. Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

17 Les outils requis Les outils de Prévision Le budget prévisionnel ou le business plan Le compte de résultat prévisionnel Le besoin en fonds de roulement Le plan de financement La prévision mensuelle de trésorerie Le calcul du seuil de rentabilité L organisation comptable Les outils de collecte des informations pour le suivi des indicateurs (répartition des tâches) Les conditions de sorti du tableau de pilotage Les outils de contrôle et de pilotage Le flash mensuel Le tableau prévisionnel de trésorerie Le tableau bord des indicateurs (général, par service..) La situation comptable Le bilan Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

18 Les principaux éléments du budget Le budget des ventes Prévisions mensuelles de chiffre d affaires en quantités et en valeur Le budget de production Les prévisions de chiffre d affaires génère des quantités prévisionnelles de production et de consommations Nécessité d ajuster le montant des approvisionnements en quantité et en valeur Le budget des achats En cas d activité de négoce Détermination des coûts d achats et de transport en fonction du prévisionnel des ventes et de la politique de gestion des stocks Le budget des ressources humaines Nécessité d adapter la structure aux besoins Permet d anticiper des marges de sécurité (personnel intérimaire, CDD) Le budget des investissements Rapprochement des capacités de production de l outil actuel avec les besoins issus du budget des ventes, Le budget des frais généraux

19 A quoi sert de budget Porter une analyse économique sur les éléments prévisionnels arrêtés Etablissement du compte de résultat prévisionnel, Analyse de la rentabilité «attendue» Analyse de la capacité à générer du CASH (capacité d autofinancement) Valoriser et analyser les impacts financiers des objectifs retenus : Évaluation du besoin en fonds de roulement, Établissement du tableau de trésorerie prévisionnelle Plan de financement : comment financer le besoin en fonds de roulement et les investissements Le cas échéant : réviser ses prévisions Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

20 LE COMPTE DE RESULTAT PREVISIONNEL CHIFFRE D'AFFAIRES HORS TAXES achats consommés 44.00% MARGE BRUTE 56.00% autres achats services extérieurs autres services extérieurs VALEUR AJOUTEE impôts et taxes 150 charges de personnel EXCEDENT BRUT D'EXPLOITATION charges financières dotation aux amortissements RESULTAT BENEFICE INDUSTRIEL ET COMMERCIAL CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

21 LE PLAN DE FINANCEMENT TRESORERIE DEBUT D'EXERCICE : 0 EMPLOIS : INVESTISSEMENTS BESOIN EN FONDS DE ROULEMENT REMBOURSEMENT EMPRUNT RESSOURCES : CAPITAL 0 COMPTE COURANT 0 APPORTS DE L'EXPLOITANT EMPRUNT CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT TRESORERIE FIN D'EXERCICE : Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

22 LE BUDGET DE TRESORERIE MOIS 1 MOIS 2 MOIS 3 MOIS 4 MOIS 5 MOIS 6 MOIS 7 MOIS 8 MOIS 9 TRESORERIE DEBUT RECETTES encaissements clients apport en capital ou compte exploitatnt emprunt remboursement TVA Total recettes DEPENSES décaissements fournisseurs achats charges externes et impôts charges de personnel investissements échéances d'emprunts paiement TVA Total dépenses TRESORERIE FIN Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

23 L organisation comptable Elle doit permettre de disposer dans un délai raisonnable d une information fiable et suffisamment précise, Bien évidemment, le minimum requis est une comptabilité à jour Le système d informations devra être adapté au niveau d exigence imposé par les tableaux de bord : affectations analytiques plus ou moins complexe On notera que l organisation comptable doit avoir un coût de fonctionnement en rapport : À la nature des informations nécessaires aux dirigeants et aux décideurs, A la taille de l entreprise et à sa capacité financière. Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

24 Les procédures d établissement des document de contrôle et d analyse Des procédures doivent être mises en œuvre afin de s assurer de la qualité et de la disponibilité des états : Qui, quoi, quand, où, comment,. Le système d information va bien au delà de la comptabilité, Le nombre d intervenants peut être plus ou moins important. Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

25 Les qualités essentielles attendues des outils de contrôle et d analyse Avoir une présentation claire et lisible, Mettre en évidence les facteurs clefs de gestion Permettre le contrôle et la comparaison : Comparaison des réalisations avec les objectifs, Comparaison sur la période donnée et sur l exercice Comparaison avec les réalisations antérieurs Permettre la communication entre les différends destinataires, Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

26 LE RESULTAT FLASH Distinguer les éléments : Réels, Calculés, Abonnés. En Keuro JANVIER FÉVRIER CUMUL BUDGET Ecart CHIFFRE D'AFFAIRES H.T. Réel Achats consommés Réel % % -861 MARGE % % autres achats Abonné services extérieurs Abonné autres services extérieurs Abonné VALEUR AJOUTEE % % impôts et taxes Abonné charges de personnel Réel % % EXCEDENT BRUT D'EXPLOITATION % % charges financières Réel dotation aux amortissements Abonné RESULTAT avant IS % % Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

27 ANALYSER LES ECARTS FONCTION VENTE EXPLICATION DES ECARTS AU BUDGET JANVIER CA HT Qté Px moyen CHIFFRE D'AFFAIRES REALISE Ventes articles A Ventes articles B Ventes articles C Ventes articles D CHIFFRE D'AFFAIRES BUDGETE Ventes articles A Ventes articles B Ventes articles C Ventes articles D ECARTS Ventes articles A Ventes articles B Ventes articles C Ventes articles D VALORISATION DES ECARTS E MIXTE E/QTE E/PRIX Ventes articles A Ventes articles B Ventes articles C Ventes articles D Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

28 Quelques exemples de tableaux de bord et d indicateurs Tableaux développés pour une entreprise de loisirs non culturels Associer les données comptables et les informations extracomptables pour diffuser des tableaux de bord efficaces Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

29 Transmis par : Date : A l'attention de : Responsable de la fonction 1 / M+1 / 20N commerciale Fonction de direction REPORTING MENSUEL DE LA FONCTION COMMERCIALE CHIFFRE D'AFFAIRE REALISE Individuel Groupe Sous-total NOMBRE D'ENTREES Individuel Groupe Sous-total PRIX MOYEN DU TICKET Individuel Groupe Global Mois M Mois M N-1 Ecart Total cumulé N Total cumulé N-1 Ecart CHARGES DE PUBLICITE ENGAGEES POURCENTAGE DU BUDGET CONSOMME (%) (%) (points) (%) (%) (point) Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

30 Transmis par : Responsable service Restauration Date : 20 / 01 / 20N+1 Destinataire : Responsable fonction de Direction TABLEAU DE BORD ANNUEL SERVICE BRASSERIE N N-1 Ecart Valeur % du CA HT Valeur % du CA HT Valeur Points Chiffre d'affaires TTC "à emporter" 5,5% Chiffre d'affaires TTC "à emporter" 19,6% Chiffre d'affaires TTC "sur place" 19,6% Total CA TTC (1) Total CA HT dont à emporter dont sur place Achats de marchandises +/- Variation de stock (2) Coût d'achat des marchandises vendues Achats de matières premières +/- Variation de stock (3) Coût d'achat des matières premières utilisées (4) M arge brute = (1) - (2) - (3) Emballages Produits d'entretien Loyer Assurances... (5) Total autres achats et charges externes Charges de personnel saisonnier Charges de personnel permanent (6) Charges de personnel (7) Dotations aux amortissements et aux provisions M ARGE NETTE BRASSERIE = ((4) - (5) - (6) - (7)

31 Transmis par : Responsable service Restauration Date : 20 / 01 / 20N+1 Destinataire : Responsable fonction de Direction TABLEAU DE BORD ANNUEL SERVICE BRASSERIE M ARGE NETTE BRASSERIE = ((4) - (5) - (6) - (7) Nombre de couverts Nombre de visiteurs X 100 N N-1 Ecart Valeur % du CA HT Valeur % du CA HT Valeur Points N N-1 Ecart Chiffre d'affaires Nombre de visiteurs Chiffre d'affaires sur place TTC Nombre de couverts Nombre de remarques Nombre de couverts Nombre de produits proposés X 100 Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

32 Fonction ressources humaines Facteur clef de gestion Optimisation des ressources allouées Eléments à suivre Indicateurs Périodicité Respect du budget de main d œuvre permanente et saisonnière Coût total des salariés permanents Coût total des salariés saisonniers Coût de la main d œuvre intérimaire Masse salariale Chiffre d affaires Annuelle Respect du budget formation Coût total des formations Nombre d heures de formation réalisées Nombre d heures de formation prévues Coût total de formation Nombre de stagiaires Annuelle Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

33 Fonction ressources humaines Indicateurs Objectifs Périodicité Nombre de jours d absence Nombre de jours travaillés Nombre d arrêts < 3 jours Nombre d arrêts < 7 jours mais renouvelés Nombre d incidents matériels Nombre d accidents avec arrêt de travail Suivre l absentéisme et en analyser les causes. Cet indicateur peut être calculé de manière globale, par grandes causes (maladie, maternité, congés non autorisés), par service ou par catégorie (cadres, employés). Il s agit ici de surveiller le «micro absentéisme» et les arrêts de confort. Ces indicateurs sont particulièrement révélateurs du climat social Toute variation de ces indicateurs permet de mettre en avant un changement dans le degré d implication ou de préoccupation du personnel Annuelle Annuelle Annuelle Cédric BOURDAIN / Expert-comptable

34 Transmis par : Etabli le : A l'attention de : Responsables fonction 9 / M+1 / 20N Responsable fonction Administrative & Financière de Direction Valeur mobilières de placement Palcements à court terme Banques Caisses Trésorerie actif Banques (soldes créditeurs) Crédits bancaires à CT Trésorerie passif TABLEAU DE BORD MENSUEL FONCTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE Position de trésorerie M M-1 Evolution des positions de trésorerie M- 11 M- 10 M- 9 M- 8 M- 7 M- 6 M- 5 M- 4 M- 3 M- 2 M- 1 M Caisses Banques Placements Ct VMP