Guide d apprentissage TÂCHES COMPTABLES COURANTES VOLUME1. Simple Comptable DEP Secrétariat

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1 Guide d apprentissage TÂCHES COMPTABLES COURANTES Simple Comptable 2011 VOLUME1 DEP Secrétariat

2 TÂCHES COMPTABLES COURANTES AIDE-MÉMOIRE TUTEUR NOM : NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : COURRIER ÉLECTRONIQUE : ADRESSE : DISPONIBILITÉ : DEVOIRS DATE DʼENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE 1 o 2 o 3 o 4 o 5 o 6 o 7 o 8 o COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES

3 ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE Tâches comptables courantes Guide d apprentissage Volume 1

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5 Tâches comptables courantes ÉDITION REVUE ET MISE À JOUR : MARS 2013 Première parution : mai 2000 PRODUCTION DE L ÉDITION 2012 Gestion du projet : Rédaction de la mise à jour : Révision de contenu : Révision linguistique des contenus mis à jour : Mise à jour des fichiers de travail : Édition : Édition des pièces justificatives : Page couverture : Johanne Chicoine Alain Huard Sylvie Dufour Isabelle Pauzé Martine Vaillancourt et Caroline Routhier Éditech Lyse Tanguay BeauGraf Ce guide d apprentissage a été conçu à partir des versions 2000, 2007 et 2012 du guide Tâches comptables courantes, réalisé par la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD) et dont les rédacteurs étaient Sylvie Bernard, Michel Giguère, Denise Tremblay, Jean Senécal et Alain Huard. Décembre 2013 SOFAD iii

6 Tâches comptables courantes Notes à l utilisateur : Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Les mises en situation, les événements, les personnages, les coordonnées et la majorité des entreprises sont purement fictifs. Toute ressemblance avec la réalité ne serait que le fruit du hasard. Le site des apprenants vous donne accès à certaines des ressources essentielles à votre cheminement dans le guide : corrigé des exercices, fichiers de travail, ressources multimédias, logiciel gratuit Simple Comptable - Édition Étudiant, tables d impôt, webographie et, s il y a lieu, contenus mis à jour : Au moment de mettre à jour ce guide, la TPS était de 5 % et la TVQ de 9,975 % : ce sont ces taux qui ont été utilisés dans les démonstrations et les exercices. À moins d avis contraire, veuillez donc utiliser ces taux dans vos calculs afin que vos résultats correspondent à ceux du corrigé. Évidemment, lorsque vous serez en entreprise, vous utiliserez les taux de TPS et de TVQ en vigueur. Dans ce guide, pour noter les années, nous avons remplacé l avant-dernier chiffre par un X (par exemple : 20X4, 20X5, etc.). Lorsque vous effectuerez une manipulation dans Simple Comptable, remplacez le X par le chiffre qui vous sera fourni pour saisir l année sous un format standard (ex. : 2000 au lieu de 20X0). Les fichiers de travail Simple Comptable sont offerts dans les versions 2011 et La version 2011 sert lors des explications et des exercices. Les saisies d écran ont été faites à partir de la version 2010 de Microsoft Office et de la version 2011 de Simple Comptable. Notez que le visuel de la version 2012 est parfois différent. Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec Tous droits de traduction et d adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l autorisation écrite d un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD). Nonobstant cet énoncé, la SOFAD autorise tout centre de formation professionnelle ou d éducation des adultes qui utilise le guide de la SOFAD Tâches comptables courantes à rendre disponible sur son réseau ou son site Web le fichier PDF du corrigé, à le copier sur un support externe ou à l imprimer en tout ou en partie pour ses élèves. Dépôt légal 2012 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque nationale du Canada ISBN : iv SOFAD

7 Table des matières Volume 1 Préambule Chapitre 1 - le préambule; Avant toute chose... bienvenue!... Votre formation... - les pages 2.1 à Synthèse du programme d études en secrétariat... Objectifs du module... Avez-vous les préalables?... Matériel requis... Exploration du matériel d apprentissage... Guide d apprentissage... Corrigé des exercices... Devoirs pour les élèves de la formation à distance... Copier les fichiers de travail sur votre disque dur... Durée du module et gestion du temps d apprentissage... Organisation et échéancier de travail... Évaluation sommative... Renseignements sur la fiche de rétroaction... Démarche d apprentissage... Pictogrammes... Les calculs commerciaux Cet aperçu contient : 1.1 Opérations arithmétiques de base Opérations arithmétiques appliquées à des nombres entiers Pourcentage Exercice 1.1 Effectuer des calculs Fraction décimale en pourcentage Exercice 1.2 Convertir des nombres Règle de trois (ou produit croisé) Exercice 1.3 Utiliser la règle de trois (ou produit croisé) Utilisation de la calculatrice commerciale Description de la calculatrice Méthode de doigté Exercice 1.4 Utiliser la méthode de doigté Description des touches et des fonctions de base de la calculatrice commerciale Exercice 1.5 Connaître les touches d une calculatrice commerciale Utilisation des touches de base de la calculatrice commerciale Addition simple Addition avec utilisation de la mémoire Soustraction simple Soustraction avec utilisation de la mémoire Multiplication simple Multiplication avec utilisation de la mémoire Division simple Division avec utilisation de la mémoire Pourcentage simple Pourcentage plus Pourcentage moins Pourcentage avec utilisation de la mémoire Opérations multiples intégrées Exercice 1.6 Utiliser une calculatrice commerciale Exercice 1.7 Utiliser une calculatrice commerciale Utilisation de la calculatrice Windows Description des touches et des fonctions de base Exercice 1.8 Exercice guidé : Explorer la calculatrice Windows xvii xviii xviii xix xx xx xxi xxi xxi xxii xxii xxiii xxiv xxiv xxiv xxiv xxv SOFAD v

8 Tâches comptables courantes Utilisation des fonctions de base Addition simple Addition avec utilisation de la mémoire Soustraction simple Soustraction avec utilisation de la mémoire Multiplication simple Multiplication avec utilisation de la mémoire Division simple Division avec utilisation de la mémoire Pourcentage simple Pourcentage avec la fonction plus Pourcentage avec la fonction moins Pourcentage avec utilisation de la mémoire Exercice 1.9 Utiliser la calculatrice Windows Méthode de calcul des intérêts simples Caractéristiques et calcul des intérêts simples Exercice 1.10 Calculer des intérêts simples Calcul des variables T, C et D Exercice 1.11 Calculer la valeur des variables T, C ou D d un investissement Exercice 1.12 Calculer la valeur des variables T, C ou D d un investissement ou d un emprunt Méthode de calcul des intérêts composés Autoévaluation Chapitre 2 vi Les entreprises et les services des institutions financières 2.1 Formes d entreprises Entreprise individuelle Exercice 2.1 Identifier les particularités d une entreprise individuelle Société Société en nom collectif Exercice 2.2 Identifier les particularités des sociétés en nom collectif Société en commandite Exercice 2.3 Identifier les particularités des sociétés en commandite Société en participation Exercice 2.4 Identifier les particularités des sociétés en participation Société par actions Exercice 2.5 Identifier les particularités des sociétés par actions Coopérative Exercice 2.6 Identifier les particularités des coopératives Types d entreprises Entreprises de service Entreprises commerciales Entreprises de transformation Entreprises de construction Exercice 2.7 Distinguer les formes juridiques et les types d entreprises Institutions financières Caisse Banque à charte Assurances Société de fiducie Maison de courtage Caisse de retraite Régime de retraite à prestations déterminées Régime de retraite avec participation aux bénéfices Services offerts par les institutions financières Comptes Dépôts Retraits Service informatisé de perception de comptes Logiciel et service de paies informatisé SOFAD

9 Table des matières Prêts commerciaux Crédit-bail Nantissement Système électronique et commerce électronique Assurances Obligations Exercice 2.8 Distinguer les institutions financières Exercice 2.9 Distinguer les services offerts par les différentes institutions financières Exercice 2.10 Distinguer les différents services d assurances Monnaies et devises Devises Marché des changes Taux de change Exercice 2.11 Calculer la conversion en devises étrangères Formulaires utilisés par les institutions financières Chèque Description du chèque Consignes de sécurité Exercice 2.12 Remplir trois chèques et un talon de chèque Chèque visé Talon du chèque (ou souche) Registre de chèques Exercice 2.13 Remplir un registre de chèques Relevé bancaire (ou relevé de compte) Utilité du relevé bancaire Analyse du relevé bancaire Composantes du relevé bancaire Bordereau de dépôt Exercice 2.14 Remplir un bordereau de dépôt Bordereau de retrait Avis de débit Avis de crédit Mandat bancaire Traite bancaire Chèque de voyage Autoévaluation Chapitre 3 Les pièces justificatives 3.1 Taxes de vente Calcul des taxes Application des taxes Déclaration des taxes Demande d achat Bon de commande Exercice 3.1 Remplir des demandes d achat et des bons de commande Bon de livraison Exercice 3.2 Remplir un bon de livraison Facture Modèles de factures Exercice 3.3 Remplir des factures Note de crédit Exercice 3.4 Remplir des notes de crédit État de compte Exercice 3.5 Remplir un état de compte Chèque et talon de chèque (ou souche) Chèque avec relevé Autres modes de paiement Exercice 3.6 Remplir des chèques et des talons SOFAD vii

10 Tâches comptables courantes 3.9 Reçu Exercice 3.7 Remplir des reçus Cheminement des pièces justificatives Synthèse Autoévaluation Chapitre 4 Les notions comptables 4.1 Équation comptable Exercice 4.1 Compléter les équations comptables Définition des éléments de l équation comptable Actif Passif Exercice 4.2 Distinguer les termes comptables Avoir du propriétaire Exercice 4.3 Déterminer l avoir du propriétaire Bilan Plan comptable Actif Passif Avoir du propriétaire Grand livre Convention pour l inscription des soldes d ouverture Convention pour l inscription des augmentations Convention pour l inscription des diminutions Réception d un paiement d un client Paiement d un compte à un fournisseur Exercice 4.4 Analyser des transactions Taxes payées sur un achat Taxes perçues sur une vente Exercice 4.5 Analyser des transactions Avoir du propriétaire Investissements Avoir du propriétaire Prélèvements Exercice 4.6 Analyser des transactions Exercice 4.7 Rédiger un bilan et reporter les soldes Exercice 4.8 Reporter les soldes au Grand livre Comptes à trois colonnes Exercice 4.9 Rédiger un bilan et reporter les soldes au Grand livre Autoévaluation Chapitre 5 Les journaux comptables, la balance de vérification et l état des résultats dans une comptabilité manuelle 5.1 Journalisation manuelle de transactions Journal des encaissements Journal des débours Exercice 5.1 Journaliser des transactions et les reporter Journal des achats Journal des ventes Exercice 5.2 Journaliser des transactions et les reporter Journal général Exercice 5.3 Journaliser des transactions et les reporter Exercice 5.4 Journaliser des transactions et les reporter Balance de vérification Rédaction de la balance de vérification Exercice 5.5 Rédiger une balance de vérification État des résultats Produits Comptes de produits et leur fonctionnement viii SOFAD

11 Table des matières Charges Comptes de charges et leur fonctionnement Rédaction de l état des résultats Exercice 5.6 Rédiger un état des résultats Exercice 5.7 Associer des comptes aux sections du plan comptable Exercice 5.8 Distinguer les comptes de la section État des résultats Autoévaluation Chapitre 6 La journalisation dans Simple Comptable Démarrage de Simple Comptable Fichiers Simple Comptable Démarrage de Simple Comptable et ouverture d un fichier Vue améliorée et vue classique Composantes de la fenêtre d accueil Ouverture d un fichier Plan comptable Impression du plan comptable Journal général Exercice 6.1 Enregistrer des écritures dans le journal général Correction d une écriture dans le journal général Consultation et correction d une écriture Annulation d une écriture Affichage et impression du rapport des écritures du journal général Indicateurs de correction Indicateurs d annulation Accès à une écriture à partir d un rapport Exercice 6.2 Corriger et annuler des écritures dans le journal général Sélection de plusieurs comptes dans le journal général Journal des achats Transaction et mode de paiement En-tête Colonnes Partie inférieure Montant incluant les taxes et achat réglé par chèque Affichage et impression du rapport des écritures du journal des achats Exercice 6.3 Enregistrer des pièces justificatives dans le journal des achats Correction d une erreur commise lors de la saisie d une facture d achat Consultation et suppression d une facture d achat Journal des débours pour le règlement d un compte fournisseur Types de transactions En-tête Partie inférieure Affichage et impression du rapport des écritures du journal des débours Exercice 6.4 Enregistrer des pièces justificatives dans le journal des débours Consultation et correction d un chèque produit par Simple Comptable Annulation d un chèque produit par Simple Comptable Réimpression d un chèque Traitement d un chèque en circulation Rapport Détails chronologiques des fournisseurs Journal des ventes Transaction et mode de paiement En-tête Colonnes Partie inférieure Impression des factures avec Simple Comptable Réimpression d une facture Affichage et impression du rapport des écritures du journal des ventes SOFAD ix

12 Tâches comptables courantes Exercice 6.5 Enregistrer des pièces justificatives dans le journal des ventes Correction d une erreur commise lors de la production d une facture de vente Journal des encaissements En-tête Partie inférieure Affichage et impression du rapport des écritures du journal des encaissements Exercice 6.6 Enregistrer des pièces justificatives dans le journal des encaissements Consultation, correction et annulation d un chèque ou d un reçu Rapport Détails chronologiques des clients Affichage et impression des écritures de tous les journaux Date de session Date de session et écriture dans les journaux Modification de la date de session Impression Exercice 6.7 Enregistrer des pièces justificatives dans les divers journaux Exercice 6.8 Corriger des transactions Autoévaluation Chapitre 7 Les journaux comptables, la balance de vérification et l état des résultats dans Simple Comptable 7.1 Grand livre dans Simple Comptable Exercice 7.1 Entrer des soldes d ouverture Journalisation de transactions dans Simple Comptable Journal des encaissements Module Général (Grand livre) Bilan comparatif Journal des débours Ajout de comptes dans le plan comptable Exercice 7.2 Enregistrer des pièces justificatives dans Simple Comptable Création d une fiche de fournisseur Onglet Adresse Onglet Options Onglet Taxes Création rapide d une fiche de fournisseur Journalisation de transactions dans Simple Comptable (suite) Journal général Journal des ventes Journal général Journal des achats Module Général Exercice 7.3 Enregistrer des pièces justificatives dans Simple Comptable Exercice 7.4 Journaliser des transactions Exercice 7.5 Journaliser des transactions Exercice 7.6 Enregistrer des transactions Balance de vérification dans Simple Comptable Exercice 7.7 Enregistrer des pièces justificatives et créer des rapports Exercice 7.8 Enregistrer des pièces justificatives et créer des rapports État des résultats dans Simple Comptable Exercice 7.9 Entrer des soldes de l état des résultats, afficher l état des résultats et l imprimer Journalisation des comptes de résultat Journal général Journal des achats Journal des ventes Autres transactions et état des résultats comparatif Exercice 7.10 Enregistrer des pièces justificatives Exercice 7.11 Enregistrer des pièces justificatives Autoévaluation x SOFAD

13 Table des matières Volume 2 Chapitre 8 La procédure de vérification 8.1 Méthode de classement des pièces justificatives Exercice 8.1 Regrouper et classer des factures, des bons de livraison et des bons de commande Exercice 8.2 Regrouper et classer des factures, des bons de livraison, des bons de commande et des chèques Bulletin de vente et bons de commande dans Simple Comptable Enregistrement d un bulletin de vente dans Simple Comptable Correction d un bulletin de vente Suppression d un bulletin de vente Conversion d un bulletin de vente en facture de vente Bulletins de vente en suspens Enregistrement de commande aux fournisseurs Rapport des bulletins de vente en suspens et des bons de commande en suspens Rapport détaillé des bulletins de vente en suspens Rapport détaillé des bons de commande en suspens Rapports concernant les stocks Rapport sommaire des stocks Rapport quantitatif des stocks Exercice 8.3 Journaliser des pièces justificatives Vérification des comptes clients et des comptes fournisseurs Procédure de vérification Erreur auprès d un client Erreur faite par un fournisseur Exercice 8.4 Vérifier les factures, les bons de commande et les bons de livraison Création d étiquettes Rédaction de lettres aux clients et aux fournisseurs Lettre de demande de renseignements Exercice 8.5 Rédiger une demande de renseignements à un fournisseur Lettre de recouvrement : rappel de l échéance, relance, mise en demeure Exercice 8.6 Rédiger une lettre de rappel de l échéance à un client Exercice 8.7 Rédiger une lettre de relance Exercice 8.8 Rédiger une lettre de mise en demeure Lettre de demande de crédit Exercice 8.9 Rédiger une demande de crédit Exercice 8.10 Synthèse Exercice 8.11 Synthèse Autoévaluation Chapitre 9 Les escomptes et les notes de crédit 9.1 Escompte Types de modalités de paiement Détermination des modalités de paiement Application d un escompte Exercice 9.1 Calculer l escompte Escompte dans Simple Comptable Automatisation de l inscription des modalités de paiement dans le journal des achats Application d un escompte lors du règlement d un compte fournisseur Automatisation de l inscription des modalités de paiement dans le journal des ventes Application d un escompte lors du règlement d un compte client Exercice 9.2 Journaliser des pièces justificatives avec escompte Note de crédit pour l achat de marchandises Note de crédit pour la vente de marchandises Compte Rendus et rabais sur ventes Exercice 9.3 Journaliser des escomptes et des notes de crédit Remise sur quantité ou remise de gros SOFAD xi

14 Tâches comptables courantes 9.6 Écritures récurrentes Paiement partiel d une facture Exercice 9.4 Journaliser des pièces justificatives Exercice 9.5 Journaliser des pièces justificatives Exercice 9.6 Journaliser des pièces justificatives Exercice 9.7 Journaliser des pièces justificatives Exercice 9.8 Journaliser des pièces justificatives Exercice 9.9 Synthèse Exercice 9.10 Synthèse Autoévaluation Chapitre 10 La journalisation et les comptes associés 10.1 Comptes pour les taxes Comptes associés au module Fournisseurs Comptes associés au module Clients Comptes associés au journal des débours Comptes associés au journal des encaissements Exercice 10.1 Reconnaître les comptes associés Ventes réglées au comptant, par carte de crédit et par carte de débit Exercice 10.2 Journaliser des ventes réglées au comptant, par carte de crédit ou par carte de débit Consultation du rapport des clients en retard Exercice 10.3 Analyser le rapport des détails chronologiques des clients en retard Liste des clients Exercice 10.4 Rédiger des lettres de rappel Exercice 10.5 Journaliser des pièces justificatives Exercice 10.6 Synthèse Autoévaluation Chapitre 11 Les livres de Simple Comptable 11.1 Codes de taxes Code de taxes par défaut pour les clients occasionnels Livre des comptes Création d un nouveau compte Modification d un compte existant Livre des fournisseurs Liste des fournisseurs Création de la fiche complète d un fournisseur Modification de la fiche d un fournisseur Suppression de la fiche d un fournisseur Livre des clients Liste des clients Création de la fiche complète d un client Modification de la fiche d un client Suppression de la fiche d un client Livre Stocks & Services Liste des articles en stock Ajout d une fiche de stock Modification d une fiche de stock Ajustement de la quantité d un article en stock Création d une copie de sécurité Commande Enregistrer une copie Copie de sauvegarde Restauration d une copie de sauvegarde Exercice 11.1 Exercice synthèse Autoévaluation xii SOFAD

15 Table des matières Chapitre 12 La petite caisse 12.1 Fonctionnement de la petite caisse Établissement du fonds de la petite caisse Exercice 12.1 Créer le fonds de la petite caisse Pièces justificatives Exercice 12.2 Remplir une pièce justificative de petite caisse Traitement des factures irrecevables Registre de petite caisse Exercice 12.3 Remplir des pièces justificatives de petite caisse et le registre de petite caisse Traitement des frais de représentation Renflouement de la petite caisse Exercice 12.4 Renflouer la petite caisse Surplus ou déficit de petite caisse Surplus de petite caisse Déficit de petite caisse Exercice 12.5 Inscrire un surplus ou un déficit de petite caisse Écriture de renflouement Exercice 12.6 Comptabiliser des écritures de renflouement Exercice 12.7 Gérer la petite caisse Exercice 12.8 Gérer la petite caisse Inscription des écritures dans Simple Comptable Création de la petite caisse Enregistrement du renflouement de la petite caisse dans le journal des achats Exercice 12.9 Comptabiliser les chèques de création et de renflouement de la petite caisse dans Simple Comptable Exercice Comptabiliser le chèque de renflouement de la petite caisse dans Simple Comptable Exercice Comptabiliser le chèque de renflouement de la petite caisse dans Simple Comptable Autoévaluation Chapitre 13 La paie 13.1 Ouverture et suivi d un dossier d employé Renseignements personnels Informations sur le travail accompli et le salaire versé Autres renseignements à conserver au dossier de l employé Salaire de l employé Exercice 13.1 Inscrire les renseignements obligatoires dans le registre Exercice 13.2 Inscrire les renseignements utiles dans le registre Fiche de l employé Présentation de Prouesse Préfab Exercice 13.3 Remplir une fiche d employé Exercice 13.4 Remplir une fiche d employé Exercice 13.5 Remplir une fiche d employé Modes de classement des renseignements sur les employés Exercice 13.6 Classer les dossiers Documents nécessaires à la production des paies Déclaration de la situation fiscale de l employé Formulaire fédéral TD Formulaire provincial TP Exercice 13.7 Remplir des formulaires Exercice 13.8 Remplir des formulaires Négociation des salaires Salaire payé en fonction du temps passé au travail Salaire payé à l heure Salaire payé à la semaine Salaire payé à l année Heures supplémentaires Exercice 13.9 Calculer le nombre d heures travaillées SOFAD xiii

16 Tâches comptables courantes 13.5 Salaire payé selon une commission Autres formes de rémunérations Salaire à la pièce Gratification Systèmes mixtes Formulaires d enregistrement des données périodiques sur le travail Fiche de présence Exercice Vérifier les données de la fiche de présence Exercice Remplir une fiche de présence Autres formules d enregistrement Détection d erreurs sur les fiches de présence Exercice Détecter une erreur sur une fiche de présence et assurer le suivi Distinction entre les différentes périodes de versement de la paie Périodes de versement de la paie Calcul du total imposable de l employé Enregistrement des données concernant la paie Transcription du dossier de l employé Exercice Transcrire les renseignements dans le registre Transcription des données contenues sur la fiche de présence Calcul du salaire de l employé Exercice Remplir les colonnes du jour et des heures journalières Exercice Remplir les colonnes des heures de travail et du salaire Calcul du total imposable Retenues à la source Calcul des gains imposables Exercice Calculer et inscrire la cotisation au RPA Exercice Calculer et inscrire les gains imposables Régime de rentes du Québec (RRQ) Exercice Remplir la colonne des retenues pour le Régime de rentes Régime québécois d assurance parentale (RQAP) Assurance-emploi Exercice Calculer et remplir les cumulatifs du RQAP et de l assurance-emploi Calcul des retenues d impôts Exercice Calculer les retenues d impôt fédéral Exercice Calculer les retenues de l impôt provincial Autres retenues possibles Calcul de la paie nette de l employé Total des retenues Exercice Calculer le total des retenues Paie nette/montant payé Exercice Calculer la paie des employés Modalités de paiement du salaire Total mensuel Exercice Transcrire les heures travaillées et additionner les colonnes Création des fiches d employés dans Simple Comptable Création d une fiche d employé Rapport Liste des employés Modification des fiches d employés Rapport Sommaire d employé Exercice Créer des fiches d employés Exercice Créer des fiches d employés Préparation de la paie des employés et impression des chèques de paie Production d une paie informatisée Bulletin de paie de l employé Formes de bulletins de paie Exercice Comptabiliser des paies Correction d un chèque de paie xiv SOFAD

17 Table des matières Impression d un chèque de paie omis Exercice Corriger une paie Écritures comptables relatives à la paie Équation comptable Désignation des comptes de salaires Postes comptables touchés Comptabilité manuelle écritures relatives à la paie Exercice Comptabiliser la paie d une semaine Exercice Reporter les écritures de journal Exercice Comptabiliser le versement des salaires Exercice Effectuer des reports au Grand livre Simple Comptable écritures du journal de la paie Comptes associés au module Employés & Paie Rapports du module Employés & Paie Exercice Comptabiliser des paies Chèques de paie en série Exercice Produire des chèques de paie à l aide du journal du traitement de paie Contribution de l employeur aux avantages sociaux Étape préliminaire du sommaire mensuel Régime d assurance-emploi (A-E) Régime de rentes du Québec (RRQ) Régime québécois d assurance parentale (RQAP) Fonds des services de santé (FSS) Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) Comptabilisation des contributions de l employeur Exercice Préparer un état des remises aux gouvernements Exercice Comptabiliser les contributions de l employeur Report au Grand livre Exercice Reporter des écritures Cotisations conventionnées et facultatives Exercice Calculer et reporter les contributions de l employeur Contributions de l employeur aux avantages sociaux avec Simple Comptable Paie de cessation d emploi Versement d une indemnité de vacances Exercice Émettre une paie de cessation d emploi et verser une indemnité de vacances Traitement de la paie par des entreprises spécialisées Services offerts Exercice Faire un résumé Autoévaluation Chapitre 14 Préévaluation Médiagraphie Bibliographie... 1 Webographie... 2 Annexes Annexe I Contenu des ressources multimédias... A.1 Annexe II Procédure d installation et d activation de Simple Comptable Édition Étudiant... A.5 Annexe III Registre de paie... A.7 Fiche de rétroaction Échéancier de travail SOFAD xv

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19 Préambule Avant toute chose... bienvenue! Bienvenue au module Tâches comptables courantes! Ce module est constitué de deux volumes, d un corrigé des exercices et de ressources multimédias. Comme nous voulions que le matériel didactique soit varié et stimulant, ce guide contient des exercices théoriques et pratiques, des mises en situation, différents types de lettres ainsi que des références Internet. De plus, afin de satisfaire les élèves qui ont à leur disposition différents outils de travail, le guide est accompagné de ressources multimédias contenant des fichiers de travail, des séquences vidéo et des diaporamas. Nous croyons que ces outils d apprentissage vous serviront à atteindre agréablement les objectifs du module. Tout au long de votre apprentissage, vous gravirez des échelons pour en arriver à maîtriser les notions de base en comptabilité. Nous avons élaboré le matériel pédagogique en ayant à l esprit le même objectif que vous : la réussite de votre module! Nous aimerions remercier tous les membres de l équipe de production qui ont enrichi ce guide en partageant leurs connaissances et leur expérience. La chargée du projet, Johanne Chicoine SOFAD xvii

20 Tâches comptables courantes Votre formation Ce module fait partie du programme menant à l obtention du diplôme d études professionnelles en secrétariat et comporte 120 heures d apprentissage. Le programme se subdivise en 26 modules totalisant heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d heures prévu pour chacun. Synthèse du programme d études en secrétariat Code N o Titre du module Durée Unités* Métier et formation Méthode de doigté Révision de textes en français Gestion de l information Traitement de texte de base Rédaction en français Tâches comptables courantes Base de données Approche qualité Tâches comptables périodiques Communication Outils de télécommunication Communication bilingue Correspondance en français Tableur Gestion du temps Correspondance en anglais Lois du travail Traduction en anglais Traitement de texte avancé Éditique Production de documents Réunions d affaires Mise à jour de dossiers Recherche d emploi Intégration au travail 75 5 * Une unité équivaut à 15 heures. Accédez aux ressources multimédias disponibles sur Afin d en connaître davantage sur ce module, visionnez le diaporama intitulé Tâches comptables courantes. xviii SOFAD

21 Préambule Objectifs du module Pour connaître les tâches que vous effectuerez durant votre apprentissage, lisez les objectifs du module dans le tableau suivant. Consultez-le aussi souvent qu il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d apprentissage. Objectifs du module Effectuer des tâches comptables courantes, propres aux entreprises de service et aux entreprises commerciales Utiliser efficacement le logiciel Simple Comptable Utiliser une calculatrice pour effectuer différentes tâches comptables Remplir diverses pièces justificatives utilisées dans les entreprises Imprimer divers rapports tels que le plan comptable, le bilan, l état des résultats, la balance de vérification, les écritures de journal ainsi que les listes des clients, des fournisseurs et des employés Journaliser différentes pièces justificatives et les associer aux journaux correspondants Vérifier des factures à l aide de bons de commande et de bons de livraison Rédiger des lettres aux clients et aux fournisseurs Gérer la petite caisse Préparer la paie des employés SOFAD xix

22 Tâches comptables courantes Avez-vous les préalables? Pour réussir ce module, vous devez avoir terminé les modules Traitement de texte de base et Rédaction en français, ou posséder les connaissances nécessaires pour : saisir un texte avec un logiciel de traitement de texte; enregistrer et imprimer un document; réaliser le plan d une lettre ; rédiger une lettre d affaires. Vous devez également savoir gérer des dossiers et des fichiers dans un environnement Windows. Si vous n avez aucune notion concernant le logiciel d exploitation de votre ordinateur, vous pouvez vous procurer un accès au cours en ligne conçu par la SOFAD ( intitulé Introduction aux logiciels d exploitation, qui est un complément aux différents cours de logiciel. Vous possédez les préalables? Assurez-vous maintenant d avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les tâches reliées à ce module. Matériel requis Un logiciel de traitement de texte (ex. : Word) Le logiciel Simple Comptable 1 Un micro-ordinateur de puissance suffisante pour utiliser ces logiciels Une clé USB, ou tout autre support externe, si vous n enregistrez pas votre travail sur le disque rigide Une imprimante Une reliure à anneaux et quatorze onglets séparateurs Maintenant que vous avez rassemblé le matériel nécessaire à votre apprentissage, consultez votre échéancier de travail à la fin du guide et lisez la prochaine section. 1. Plusieurs versions de Simple Comptable peuvent être téléchargées gratuitement à partir du site «Ressources pour les apprenants» de la SOFAD : Consultez l annexe II, à la fin de ce volume, pour plus de détails. xx SOFAD

23 Préambule Exploration du matériel d apprentissage Le matériel comprend : le guide d apprentissage en deux volumes; le corrigé des exercices, les fichiers de travail, la webographie et les ressources mutimédias (diaporamas et séquences vidéo) disponibles sur le site «Ressources pour les apprenants» de la SOFAD : les pièces justificatives; huit devoirs (pour les élèves de la formation à distance). Lisez la section suivante afin de vous familiariser davantage avec le contenu de votre guide d apprentissage. Guide d apprentissage Le guide d apprentissage comprend 14 chapitres qui vous permettront d acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs de ce module. Ces chapitres comportent des outils d apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables. Les notions théoriques vous permettront de comprendre comment journaliser les transactions d une entreprise et comment produire ses différents rapports comptables. Les exercices théoriques vous aideront à approfondir les notions apprises. Les exercices pratiques incluent des mises en situation propres à un milieu de travail. Vous vous assurerez ainsi de développer une plus grande habileté, que vous pourrez mettre en pratique avec confiance quand vous exercerez votre emploi. Les diaporamas et les séquences vidéo faciliteront votre apprentissage. La préévaluation, que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible, vous préparera à l évaluation sommative. Corrigé des exercices Après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l aide du corrigé, qui se trouve sur le site de la SOFAD. Cette méthode vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points vous semblent obscurs après avoir fait des efforts honnêtes, n hésitez pas à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider. SOFAD xxi

24 Tâches comptables courantes Devoirs pour les élèves de la formation à distance Il y a huit devoirs pour ce module. Vous devez les réussir pour obtenir l autorisation de vous présenter à l épreuve sommative. Seule la note obtenue pour cette épreuve compte pour obtenir les huit unités associées à ce module. 2 Copier les fichiers de travail sur votre disque dur 1 Sur votre disque dur, créez le dossier Exercices_TCC. 2 Atteignez le site des ressources pour les apprenants de la SOFAD : 3 Repérez le titre du module. Cliquez ensuite sur le lien correspondant à l année de l édition de ce guide, s il y a lieu. 4 Téléchargez le dossier Fichiers de travail approprié 2, puis copiez tous les sous-dossiers dans votre dossier Exercices_TCC. 5 Les fichiers copiés peuvent être en lecture seule. Pour enlever cet attribut, sélectionnez tous les fichiers d un dossier, puis affichez le menu contextuel. Cliquez sur la commande Propriétés, puis décochez la case Lecture seule, s il y a lieu. 2. Vous hésitez? Vous ne savez pas quelle version conserver? Dans ce cas, lisez l annexe II, disponible à la fin de ce guide, pour vous aider dans votre choix. xxii SOFAD

25 Préambule Durée du module et gestion du temps d apprentissage Ce module est d une durée de 120 heures, incluant l évaluation sommative nécessaire à l obtention des 8 unités qui y sont liées; cependant, le temps requis pour l exécution des devoirs et pour se familiariser avec la micro-informatique ainsi qu avec Windows n est pas comptabilisé dans cette durée. Le nombre d heures consacrées à chacun des chapitres peut varier d une personne à l autre, selon ses acquis et sa facilité d apprentissage. Le tableau suivant vous propose toutefois une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression. Tâches comptables courantes 120 heures Volume 1 Heures Chapitre 1 Les calculs commerciaux 12 Chapitre 2 Les entreprises et les services des institutions financières 4 Chapitre 3 Les pièces justificatives 6 Devoir 1* Chapitre 4 La journalisation dans Simple Comptable 6 Chapitre 5 Les notions comptables 9 Devoir 2* Chapitre 6 Les journaux comptables 9 Chapitre 7 L état des résultats et la balance de vérification 9 Devoir 3* Volume 2 Chapitre 8 La procédure de vérification 8 Devoir 4* Chapitre 9 Les escomptes et les notes de crédit 6 Devoir 5* Chapitre 10 La journalisation et les comptes associés 9 Devoir 6* Chapitre 11 Les livres de Simple Comptable 9 Chapitre 12 La petite caisse 9 Devoir 7* Chapitre 13 La paie 18 Chapitre 14 La préévaluation 3 Devoir 8* Évaluation sommative 3 Seuil de réussite : 80 % * Les devoirs sont réservés pour les élèves inscrits à la formation à distance SOFAD xxiii

26 Tâches comptables courantes Organisation et échéancier de travail Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents imprimés. Sachez gérer vos documents autant que votre temps de travail. Récupérez votre reliure à anneaux et les onglets. Préparez quatorze onglets (un pour chaque chapitre), sous lesquels vous rangerez les documents comptables et les impressions des exercices de chaque chapitre. Établir un échéancier de travail À l aide de votre échéancier de travail, inclus à la fin de ce guide, déterminez les dates où vous terminerez l apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée. Prenez l habitude de respecter vos échéances. Si vous n avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer plus d heures, sans toutefois perturber votre échéancier de travail. Évaluation sommative Avant de vous présenter à l évaluation sommative, n hésitez surtout pas à consulter de nouveau la grille d autoévaluation jointe à la préévaluation (dans le dernier chapitre du guide). Profitez-en pour vérifier si vous êtes en mesure d effectuer les tâches qui seront notées. Renseignements sur la fiche de rétroaction Lorsque vous aurez terminé ce module, nous aimerions connaître votre degré de satisfaction à l égard de celui-ci, afin de pouvoir l améliorer. C est pourquoi vous êtes invité à remplir la fiche de rétroaction qui se trouve à la fin de ce guide. Notez-y en cours de route tout ce que vous aimeriez nous signaler. Vous pouvez remettre cette fiche à votre enseignant ou à votre tuteur (avec votre dernier devoir), ou encore la retourner à la SOFAD par la poste ou par télécopieur. Démarche d apprentissage Ce guide a été conçu pour vous permettre d adopter une démarche d apprentissage individualisée. Nous vous recommandons de faire tous les exercices théoriques et pratiques, ainsi que la préévaluation du dernier chapitre. xxiv SOFAD

27 Préambule Pictogrammes Familiarisez-vous maintenant avec les pictogrammes du guide et avec leur signification : Énumération des objectifs d apprentissage d un chapitre Indication sur le temps à consacrer à un chapitre Arrêt obligatoire pour lire attentivement l information qui l accompagne Astuce qui facilitera l exécution de certaines tâches Rappel d une notion traitée précédemment Adresses Internet contenant des renseignements pouvant être enrichissants pour votre apprentissage Diaporama à visionner Séquence vidéo à visionner Utilisation d une calculatrice Exercice théorique Exercice à faire à l ordinateur Invitation à consulter le corrigé Devoir à faire pour les élèves de la formation à distance SOFAD xxv

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29 Chapitre 2 Les entreprises et les services des institutions financières 4 heures Objectifs d apprentissage ² ² Distinguer les formes et les types d entreprises ² ² Distinguer les principales institutions financières ² ² Distinguer les services offerts aux entreprises par les institutions ² ² Convertir les devises étrangères ² ² Remplir divers formulaires propres aux institutions financières Il existe plusieurs formes et types d entreprises. Vous devez savoir que la forme juridique et le type d une entreprise sont deux choses distinctes. Par exemple, une entreprise peut être une entreprise individuelle (forme juridique) et être une entreprise de service (type). Les formes juridiques les plus courantes sont : les entreprises individuelles; les sociétés en nom collectif; les sociétés en commandite; les sociétés en participation; les sociétés par actions; les coopératives. Les types d entreprises courants sont : les entreprises de service; les entreprises commerciales; les entreprises de transformation; les entreprises de construction. SOFAD 2.1

30 Tâches comptables courantes 2.1 Formes d entreprises Étudions d abord les différentes formes d entreprises. La forme juridique d une entreprise représente son statut juridique. Les droits et obligations de son ou ses propriétaires sont définis par une législation et varient selon la forme juridique de l entreprise. Entreprise individuelle L entreprise individuelle est une entreprise dont l unique propriétaire détient tous les actifs; seul responsable de l entreprise, c est lui qui assume toutes les pertes et qui encaisse tous les profits. Son exercice financier va du 1 er janvier au 31 décembre, sauf le premier exercice, qui commence à partir de la date d enregistrement. Ce type d entreprise est la propriété d une seule personne, qui en assure généralement elle-même la direction (on parle alors d un propriétaire exploitant); de plus, cette personne en est souvent le principal travailleur. Qui sont ceux qui choisissent cette forme d entreprise? Il s agit souvent des petits magasins de détail et des petites entreprises de service (salons d esthétique, entrepreneursélectriciens, peintres, garagistes, etc.), des fermiers ou des agriculteurs, ainsi que de nombreux spécialistes (médecins, avocats, notaires, comptables, etc.). Aucune démarche juridique n est nécessaire pour créer une telle entreprise, qui prend le nom de son propriétaire. Cependant, si le propriétaire souhaite donner un autre nom que le sien à son entreprise, il devra s enregistrer au registre des entreprises du Québec ( gouv.qc.ca). Ce procédé est peu coûteux et n exige pas de longs délais. Sur le plan légal, l entreprise individuelle ne constitue pas une entité distincte de son propriétaire : ainsi, ce dernier est responsable de toutes les dettes contractées par son entreprise; le cas échéant, les créanciers pourraient donc forcer le propriétaire à leur payer les montants dus par son entreprise. Sur le plan fiscal, le bénéfice net réalisé par l entreprise (que le propriétaire ne partage pas avec d autres personnes) s ajoute aux autres revenus du propriétaire dans sa déclaration de revenus personnelle. Sur le plan comptable, le propriétaire et son entreprise sont deux entités distinctes, et leurs opérations comptables doivent être enregistrées séparément. Vous découvrirez plus loin que certaines formes d entreprises peuvent posséder, sur le plan juridique, une existence distincte de celle de ses actionnaires ou des associés (propriétaires). On dira alors qu une entreprise de ce type est une personne morale. Une personne morale est une entité juridique qui, comme un être humain, possède des biens, a des droits et des obligations, mais dont la personnalité est distincte de celle de ses propriétaires. De toutes les formes juridiques, l entreprise individuelle est la plus simple à mettre sur pied. Pour constituer une entreprise individuelle, le propriétaire doit : s immatriculer en ligne sur le site du Registraire des entreprises du Québec ou à l un de ses points de service; se procurer, s il y a lieu, les permis municipaux nécessaires. 2.2 SOFAD

31 Les entreprises et les services des institutions financières L immatriculation des personnes physiques vise à faire connaître au public, mais surtout aux créanciers éventuels, l identité du propriétaire et, s il est marié, son régime matrimonial. Le propriétaire d une entreprise individuelle n est cependant pas tenu de s enregistrer s il utilise son propre nom et s il est célibataire. La durée de vie de l entreprise individuelle est étroitement liée à celle du propriétaire, puisqu elle en est juridiquement dépendante : au décès du propriétaire, l entreprise cesse donc d exister. Un propriétaire peut donner à son entreprise le nom de son choix (s il ne désire pas utiliser ses prénom et nom) à la condition que celui-ci ne soit pas déjà utilisé. Il doit donc consulter le registre des entreprises du Québec pour vérifier dans le fichier informatisé des entreprises si le nom qui l intéresse n a pas déjà été enregistré par quelqu un d autre. Ce nom, appelé raison sociale, doit, de préférence, être formé d un générique pour permettre au public d identifier le type d entreprise (ex. : Restaurant) et d un spécifique pour que l entreprise puisse être distinguée des autres (ex. : Chez Claude). Exemples : Quincaillerie Au coin du bricoleur Dépanneur Sansfaçon Le propriétaire d une entreprise immatriculée devra mettre à jour son dossier d immatriculation au moment où il produira sa déclaration de revenus annuelle provinciale. La responsabilité financière d un propriétaire d entreprise individuelle est illimitée. Cela signifie que si celui-ci connaît des difficultés financières qui l empêchent de payer ses dettes, ses créanciers auront le droit de saisir ses biens personnels (maison, automobile, etc.). Le financement de l entreprise repose sur les ressources du propriétaire (argent disponible) et sur sa capacité d emprunt. Cela peut représenter parfois un inconvénient si le propriétaire n a pas suffisamment de biens pour pouvoir garantir un emprunt. Un prêt pourrait alors lui être refusé par l institution financière. Cette forme d entreprise présente ainsi des avantages et des inconvénients. Avantages Si la procédure de mise sur pied de l entreprise individuelle est très simple, celle entourant sa dissolution (fermeture) l est tout autant. En effet, le propriétaire n a qu à remplir une déclaration en ce sens sur le site du Registraire des entreprises du Québec ou à l un de ses points de service. Le propriétaire peut prendre des décisions sans avoir à demander d approbation, puisqu il dirige seul son entreprise. Tous les profits vont au propriétaire. Inconvénients Comme les institutions financières hésitent souvent à prêter une somme importante à une seule personne, les problèmes financiers du propriétaire peuvent mettre l entreprise en péril. En cas de problèmes financiers, le propriétaire peut être obligé de vendre ses biens personnels pour payer ses dettes et être ainsi acculé à la faillite. SOFAD 2.3