Document relatif à l appel d offres

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1 Document relatif à l appel d offres Services pour un Centre éducatif francophone de la petite enfance (CÉPE) à l école Sans-Frontières de Lloydminster pour Section I - Appel d offres Le Conseil des écoles fransaskoises cherche à recevoir des propositions d entrepreneurs, organismes à but lucratif ou sans but lucratif pour les services d un centre éducatif francophone de la petite enfance pour les ayants droit de la région de Lloydminster. Les propositions doivent être livrées au Siège social au plus tard le 13 juin 2013, 14h à l attention de Gilbert Hautcoeur. 1440, 9 e Avenue Nord, bureau 201, rue Broad, Regina (Saskatchewan) S4R 8B

2 Section II Informations relatives à l appel d offres 1. Intention Le Conseil des écoles fransaskoises (CÉF) a l intention d établir un contrat avec un fournisseur de services agréé pour la mise sur pied d un centre éducatif francophone de la petite enfance à l école Sans-Frontières à Lloydminister. Offerts dans les locaux désignés de l école, les services devront respecter les exigences conformément du «Child Care Licensing Act and Regulation» (Alberta Child Care Licencing Handbook) de la province d Alberta offert dans les locaux désignés de Le soumissionnaire sera en mesure d assurer le développement linguistique, physique, social, émotionnel et intellectuel de chaque enfant inscrit. Le soumissionnaire démontera qu il est en mesure d offrir les meilleures pratiques en services d un centre éducatif francophone de la petite enfance (CÉPE). Le CÉF exige que le CÉPE assure: un environnement chaleureux, sécuritaire et sain; le développement linguistique, physique, social, émotionnel et intellectuel de l enfant; l encouragement positif de l estime de soi; le développement de partenariats avec les familles, l école et la communauté. 2. La mission et vision du CÉF Mission Préparer l élève du 21e siècle à sa réussite scolaire, identitaire, culturelle. Vision Citoyennes et citoyens accomplis, fiers francophones! 3. Durée du contrat La durée proposée du contrat sera de trois (3) ans, avec une possibilité de renouvèlement annuel pour les deux années successives. La durée totale de cette période de contrat sera de cinq années. Le soumissionnaire retenu partagera les valeurs du CÉF et adhéra aux politiques du Conseil scolaire fransaskois concernant l admission, la santé, sécurité et l environnement ainsi que le code de vie de l école. 2

3 Section III - Instructions aux soumissionnaires 1. Les soumissions doivent être adressées au : Conseil des écoles fransaskoises Appel d offres CÉPE-SF Centre éducatif francophone de la petite enfance (CÉPE) à l école Sans-Frontières de Lloydminster 1440, 9 e avenue Nord, bureau 201 Regina (Saskatchewan) S4R 8B1 2. Les soumissions doivent être présentées en format papier 8 1/2 X Les soumissionnaires peuvent retirer en tout temps leur soumission jusqu à la fermeture du concours. 4. Le CÉF se réserve le droit de discuter avec les soumissionnaires et accepter des révisions aux soumissions. Pendant la période de discussion, le CÉF ne révèlera pas l information obtenues lors des discussions. 5. Les soumissionnaires pourront être invités à rencontrer le Conseil d école pour faire une présentation. 6. Le contrat sera accordé au soumissionnaire le plus avantageux selon les facteurs d évaluation énumérés dans cet appel d offres. 7. Les soumissions doivent être dans le format indiqué dans la section VIII. 8. Le CÉF se réserve le droit de rejeter toute proposition, d accepter n importe quelle soumission et/ou de ne pas tenir compte d irrégularités s il détermine que c est dans le meilleur intérêt de la communauté scolaire. 9. Les questions de clarification ou d interprétation et les avis d erreurs doivent être dirigées par écrit par télécopieur ou par courriel à : M. Gilbert Hautcoeur, Conseiller stratégique administratif Téléc (306) Courriel : ghautcoeur@cefsk.ca Section IV Spécifications Porté des services Admissions Le CÉPE de l école Sans-Frontières assurera l admission des enfants de parents selon la politique sur le droit d admission et la permission d admission du CSF. Le CÉF se réserve le droit d établir les procédures d admission d enfants du CÉPE. 3

4 Province of Alberta Child Care Licensing Act Le soumissionnaire doit avoir et maintenir en tout temps les permis accordés par le Child and Family Services Authorities du Alberta Human Services. Guide d appui et de services Le soumissionnaire adhèrera au Guide d appui et de services qui a été développé en partenariat entre l Association des parents fransaskois (APF) et le CÉF pour l appui: a. aux ressources humaines b. à la programmation c. aux Comités de parents V -Les attentes de services envers le soumissionnaire incluront les suivantes mais ne seront pas nécessairement limitées aux suivantes. Le soumissionnaire retenu : 1. débutera son service dès la rentrée scolaire, soit le 29 août 2013, ou plus tôt si toutes les parties sont en accord; 2. embauchera le personnel qualifié ayant obtenu la certification ou diplomation en Petite Enfance (Voir le document en annexe). 3. fournira les fournitures, les jouets pour les enfants, les meubles ou tout autre matériel requis pour l exploitation d un CÉPE; 4. assurera que l environnement soit sain, sécuritaire et convivial aux besoins de développement social, émotionnel et cognitif des enfants à sa charge. 5. déclarera immédiatement à la direction d école tout dommage à l édifice, de bris ou autre problème d infrastructure pour que les réparations soient effectuées; 6. collaborera avec l école lors de la planification et les pratiques des procédures d urgence d évacuation pour l incendie et fumée, fuite de gaz, déversement de matières dangereuses, alerte à la bombe, orage violent et tornade, inondations, menaces aéroportées, tempête de neige ou verglas, panne électrique, intrus dans l édifice, enlèvement d un enfant, épidémie et pandémie. 7. fournira la preuve de conformité de toutes les lois municipales, provinciales et ou nationales y compris les rapports d inspections (incendies, santé etc.). 8. obtiendra les copies des casiers judiciaires à jour (secteurs vulnérables) des employés du CÉPE et les partagera sur demande avec le CÉF. 9. fournira au CÉF sa copie de la police d assurance d un minimum de 2 millions de dollars. 10. La programmation : a. Le fournisseur exploitera le CÉPE pendant les douze mois de l année; b. Les heures de services seront de 7h à 18h, du lundi ou vendredi; c. Le fournisseur assurera les ratios éducatrice-enfants i. 0 à 12 mois une éducatrice pour chaque trois enfants ii. 12 à 19 mois une éducatrice pour chaque quatre enfants iii. 19 à 36 mois une éducatrice pour chaque six enfants 4

5 iv. 36 à 48 mois une éducatrice pour chaque huit enfants lorsque ces enfants ne sont pas inscrits à la prématernelle trois ou quatre ans de l école. v. 48 mois et plus les enfants d âge scolaire seront à la charge du CÉF pendant les heures de classe. Le soumissionnaire peut offrir un service avant et après les heures de classe ainsi que durant les journées pédagogiques, s il y a la capacité. 11. Le fournisseur produira des rapports mensuels sur les inscriptions des enfants au CÉPE, le personnel, les inquiétudes et plaintes des parents et toutes autres informations jugées pertinentes. 12. La responsabilité du CÉF envers l entretien et les améliorations à l édifice inclura le chauffage, l électricité, l eau et les égoûts, l internet, le téléphone, les consommables tels que le papier toilette, le savon, les essuie-mains, l entretien extérieur du terrain, les services pour l élimination des ravageurs (insectes, souris ) 13. Le CÉF peut fournir, remplacer ou réparer l équipement intérieur et extérieur. 14. Un réfrigérateur et un poêle sont disponibles pour le personnel de la garderie pour les services de cuisine. 15. Un emplacement sera prévu pour l installation d une laveuse et d une sécheuse dont l achat pourrait être négocié. VIII Les informations à inclure avec la soumission. 1. La mission, la vision, et les objectifs de l entreprise en fonction de la petite enfance. 2. Capacité pour accommoder les enfants ayant des besoins spéciaux. 3. Le plan de formation et de perfectionnement possible offert au personnel du CÉPE. 4. Liste de meubles, matériel, objets, jouets, fournitures consommables qui seront apportés lorsque le service sera mise en place. 5. Description des capacités du fournisseur de rendre les services administratifs (facturation à la clientèle, système de paie, dossier des enfants inscrits). 6. Procédures : a. de communication avec les parents et la direction de l école. b. d identification des parents lorsqu ils circulent dans l école; c. d exemption de paiements Absences prolongées, congés scolaires, congé de maternité; d. de mesures d urgence; e. toutes autres procédures exigés par le ACCLAR. 7. Plan indiquant comment le CÉPE propose assurer l implication des parents au fonctionnement du CÉPE. 8. Exemplaire du manuel aux les parents. 9. Plan d embauche du personnel francophone CÉPE, l échelle salariale, les avantages sociaux, la formation requise. 10. Une ébauche du budget proposé pour la première année et les deux années subséquentes. 11. Plan d évaluation de la satisfaction de la clientèle. 12. Une ébauche de menu mensuel proposé pour les enfants. 13. Procédure de gestion de comportements. 5

6 IX Évaluation des soumission Les soumissions reçues seront évaluées selon les critères suivants : i. La programmation de langue française offerte aux enfants inscrits; ii. L implication et les relations entre les parents et le personnel de l école; iii. Les procédures d embauche du personnel, les procédures de gestion et administratives du CÉPE; iv. Le plan d actualisation des services CÉPE; v. Les frais de service. vi. Le budget. 6