REFONTE ET MAINTENANCE DU SITE WEB DE LA COMMUNE DE VENDENHEIM

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1 REFONTE ET MAINTENANCE DU SITE WEB DE LA COMMUNE DE VENDENHEIM 12 rue Jean Holweg Vendenheim tél. : courriel : mairie@vendenheim.fr communication@vendenheim.fr Contact : Cathie Gneiting, adjointe en charge de la Communication Courriel : communication@vendenheim.fr/ 1

2 Avant propos Objet du marché Délai d exécution Présentation générale du projet La gestion du site Les modalités de réalisation Organisation du contenu de la page d accueil Contraintes techniques Nom de domaine hébergement référencement Statistiques Back office Maintenance Le déroulement des prestations Propriété et droits Remise de l offre de candidature Le prix et la facturation Critères de sélection de l entreprise 2

3 Vendenheim est une commune de la seconde couronne de l Eurométropole, située au Nord de Strasbourg. Elle compte environ habitants et sa population est vieillissante. Le tissu économique et commercial local est dense à la fois intra muros et dans la zone d aménagement commercial. Le secteur associatif, riche et diversifié, compte des structures dynamiques au niveau sportif ou culturel. La commune bénéficie d un Espace culturel dynamique à la programmation reconnue et appréciée dans un large périmètre. L école de musique est intercommunale. Vendenheim a une école maternelle, une école primaire, un collège privé et un collège public. Le lycée de secteur est le lycée Kléber. La commune propose des structures d accueil dédiées à la petite enfance (Relais Assistant Maternels, micro crèche, crèche, accueil périscolaire, CSC..), ainsi qu un EHPAD intercommunal pour accueillir les personnes âgées dépendantes. À court et moyen terme, la commune est appelée à se développer et la population à augmenter avec la construction de l éco quartier «Les Portes du Kochersberg». Par ailleurs de nombreux projets sont en cours de réalisation. Cette actualité devra avoir sa place sur le nouveau site dont les critères, les priorités et la ligne éditoriale sont détaillées dans les pages qui suivent. 3

4 Article 1 : Objet du marché La commune de Vendenheim, maître d ouvrage, engage une consultation pour la refonte intégrale de son site internet. Il s agit de le rendre plus attractif, performant et novateur. Pour ce faire, elle a choisi de s appuyer sur l expertise et le savoir faire d un prestataire spécialisé. Il est chargé de déployer une solution adaptée et conforme aux objectifs formulés dans ce document. Ce cahier des charges décrit les attentes de la commune de Vendenheim, qualifie ses besoins et les prestations à réaliser, définit les résultats attendus, et fixe les contraintes de cette prestation externalisée. Article 2 : Délai d exécution Le site internet devra être opérationnel au plus tard le 30 juin 2015 dans sa tranche ferme. Les candidats pourront proposer des délais d exécution plus courts. La durée du marché pour sa partie maintenance est fixée à 1 an, renouvelable trois fois sur la même période. Article 3 : Présentation générale du projet Le site de la commune ne répond plus aux attentes tant en terme d apparence générale qu au niveau de son contenu pour constituer un support efficace de communication. Ses rubriques, leurs fonctionnalités, l actualisation des contenus et le format graphique ne correspondent plus aux besoins actuels et futurs. Désormais il s agit de se doter d un outil performant répondant aux attentes des différents publics amenés à s y connecter. 4

5 La ligne éditoriale Le site devra porter une ambition : être la vitrine de notre collectivité, montrer ses atouts, refléter le dynamisme local dans ses diverses composantes. Il doit devenir le point de rendez vous quotidien et incontournable des citoyens, associations, entreprises, élus. Il est également nécessaire de faciliter les démarches administratives en permettant le téléchargement de documents et en les expliquant. L ergonomie Le téléchargement des pages doit se faire rapidement. Possibilité de revenir à la page d accueil à partir de chaque page du site. Chaque article doit pouvoir être envoyé par courrier électronique, imprimé en format pdf, exporté sur les réseaux sociaux. Flux RSS. Le site doit être évolutif (possibilité de mise en ligne de vidéos ou podcasts ). Article 4 : La gestion du site La gestion de contenu et de format (ajout ou retrait d onglets) doit pouvoir être faite par l administrateur de la mairie pour assurer une mise à jour optimale et facile. Sur la forme : Il faut améliorer : la lisibilité de la page d accueil, la pertinence et la cohérence de l arborescence, le graphisme, simplifier la navigation, optimiser le nouveau site à la navigation pour Smartphones et Tablettes quel que soit leur système d exploitation (ios, windows, androïd). Sur le fond : Ne rien perdre des informations actuelles, mais les présenter de manière ludique, conviviale et ergonomique et pouvoir rajouter de nouvelles rubriques. 5

6 Article 5 : Les modalités de réalisation Le prestataire assurera l intégralité de la maîtrise d œuvre. Il aura en charge toute la conception graphique du site : fond de pages, onglets, icônes, objets graphiques, logos Il devra proposer des concepts accrocheurs et cohérents pour l ensemble des rubriques. Les illustrations (cartes, photos, logos) ainsi que les textes seront fournis par le maître d ouvrage. Le prestataire adaptera tous les documents et images fournis à une présentation web globale harmonieuse. La commune validera chaque étape du processus de construction du site et veillera au respect du cahier des charges. Le prestataire devra respecter le délai d exécution, proposer un planning de réalisation, indiquant le nombre jours pour les différentes phases, qui devra être validé par la commune. Article 6 : Organisation du contenu de la page d accueil Format souhaité : 2 colonnes dont une large à gauche, et une plus étroite à droite de la page. Présentation des contenus par des «tuiles». Haut de page : Menu déroulant avec 3 infos maximum. Mettre des Accès directs grâce à des pictogrammes : travaux, numéros utiles, cinéma, spectacles, sports LES ONGLETS Sur la page d accueil doivent figurer les onglets suivants : MAIRIE : actualité, conseil municipal, services municipaux, finances, marchés publics compte rendu des CM les projets 6

7 ÉCONOMIE : Emploi, formation, commerce et artisanat. nombre d établissements sur la commune par catégorie, le nombre de salariés. annuaire des entreprises et lien vers portail Alsaéco zones d activités : zone d activités du Sury, friche industrielle de la Raffinerie, ZAC. Emploi : annonces gratuites pour les offres d emploi des entreprises de la commune qui embauchent + Liste d adresses utiles en matière d emploi. Lien vers stages alsace.net Bourse aux jobs pour les jeunes (babysitting, jardinage ) SORTIES : Culture = Médiathèque, Espace Culturel, École de musique Ravel, Cinéma Loisirs : Le CSC Sport L annuaire des Associations. VIE QUOTIDIENNE : SENIORS : EHPAD portage des repas les grands anniversaires. JEUNESSE : la petite enfance, crèches, Relais d assistants maternels, les écoles maternelle et primaire le périscolaire La Buissonnière La micro crèche «Mes 1ers Copains», les assistantes maternelles. SOLIDARITÉ : CCAS CIAS PRESSE Revue de presse via des liens Stockage des communiqués de presse à télécharger. Ajouter les onglets «RECHERCHES» ainsi que «CONTACT» qui n existent pas actuellement. 6.2 LES ACCÈS DIRECTS VIA DES PICTOGRAMMES : Les travaux, Les numéros utiles, Les déplacements (bus, train) Les associations (annuaire) Ajouter petit éphéméride : date du jour + la météo (cette dernière information est facultative) 7

8 6.3 AGENDA L Agenda, introduit par 1 visuel + 1 info du jour ou majeure, renvoie sur l agenda détaillé. 6.4 ABONNEMENT à la Newsletter 6.5 LIENS Eurométropole Ville de Strasbourg Préfecture Conseil Régional Conseil Départemental DNA Dans les textes, les liens devront être facilement identifiables et présentés en bleu standard. 6.6 COORDONNÉES ET HORAIRES Mairie de Vendenheim Plus les labels de la ville : 2 fleurs et 2 libellules Pages FB de la commune, du Centre socio culturel et de l Espace culturel 6.7 Boutique en ligne avec modules de commande et paiement pour les billets ciné/spectacle de l Espace Culturel. MENTIONS LÉGALES = nom du responsable éditorial, nom et coordonnées de l hébergeur, nom du webmaster, N certifiant inscription à la CNIL, note sur la propriété intellectuelle. 8

9 Article 7 : Contraintes techniques En dehors des contraintes inhérentes au débit des utilisateurs, la vitesse d affichage des pages doit pouvoir être optimisée (limitation du poids des images par la génération automatique de vignettes, mise en mémoire cache des pages dynamiques pour un chargement plus rapide, etc.). Le prestataire doit permettre non seulement un format d affichage par défaut, mais également adaptable en fonction de la résolution d écran. L interface d administration du site doit être compatible avec les systèmes d exploitation et les navigateurs les plus répandus. Cette interface d administration ne devra pas être rendue obsolète par les évolutions des versions futures des navigateurs les plus répandus, c est à dire que toutes les manipulations nécessaires à son bon fonctionnement devront être compatibles ou rendues compatibles par le prestataire avec les nouveautés ergonomiques et d interprétation du code des nouvelles versions de ces navigateurs. Article 8 : Nom de domaine hébergement référencement Les noms de domaine «.fr», «.com» et «.alsace» sont déjà réservés. Le prestataire indiquera le nom du prestataire d hébergement retenu et les garanties proposées. Il précisera également : les redondances mises en œuvre pour assurer la continuité du service, les ressources et outils d administration utilisés, le service hot line client, la protection des pages et applications hébergées, la bande passante partagée disponible, la périodicité des sauvegardes, le service de hot line client, l espace disque attribué, la fourniture d une situation régulière présentant la disponibilité du site hébergé comportant notamment des coupures de service, le délai de rétablissement en cas de coupure de service, 9

10 les pénalités en cas de dépassement de ce délai. Le prestataire devra favoriser un référencement performant du site par tous moyens à sa disposition sur les différents moteurs de recherche. Article 9 : Statistiques Afin d optimiser l utilisation de ce média, le prestataire doit impérativement inclure un outil statistique d analyse et de suivi d audience du site. Il doit informer sur : le nombre de visites (chiffre mensuel, graphiques mensuels, annuels et par heure) à partir d une batterie d indicateurs minimaux : nombre de visites, nombre de visiteurs différents, nombre de visites par visiteur, page de provenance, rubriques et pages les plus consultées et le nombre de visites par page... Le tableau de bord de visualisation est accessible en ligne et permet de générer des rapports fréquents. Article 10 : Le back office Le prestataire doit accompagner la collectivité dans ce changement et assurer son autonomie complète dans la gestion de son site. La commune doit pouvoir maîtriser les mises à jour de son site sans appuis techniques systématiques du prestataire dont : La modification d informations et de contenus La création/suppression de pages supplémentaires La création/suppression de rubriques/onglets et de toute l arborescence. La mise à jour des informations du site devra être facile et rapide à exécuter (pas ou peu de programmation) et doit pouvoir être réalisée par le Service Communication. Après identification (nom et mot de passe de compte), l utilisateur accède, à un tableau de bord affichant les contenus et fonctionnalités de backoffice pour lesquels il intervient. La console d administration reposera sur une ergonomie 10

11 simple, intuitive et efficace. La validation d une transformation d un élément du contenu ou de configuration du site devra générer une mise en ligne automatique La formation Le prestataire doit prévoir, dans le cadre du marché, une formation pour les utilisateurs du site pour qu ils puissent assurer la mise en ligne des mises à jour. Cette formation sera au minimum de deux jours séparés. Le candidat détaillera les objectifs pédagogiques et le contenu de celle ci. Il précisera, par ailleurs, le lieu et les dates des séances. Une série de documents, résumant le protocole, devra être fournie en renfort logistique. Article 11 : Maintenance Le prestataire proposera un contrat de maintenance permettant : les corrections d erreurs bloquant le bon fonctionnement du site des modifications du code pour les contenus non administrables. Ce contrat de maintenance prévoira une disponibilité téléphonique et une adresse mail de contact en cas de problème sur utilisation. En cas de dysfonctionnement bloquant ou d inaccessibilité du site, l intervention devra être effectuée sous 24h maxi. En cas de dysfonctionnement non bloquant (dysfonctionnement lié à certains navigateurs par ex), l intervention devra être effectuée sous 48h maxi. Le prestataire formulera des offres de prix d hébergement pour la tranche ferme et la tranche conditionnelle. La durée des contrats sera d un an, renouvelable. 11

12 Article 12 : Le déroulement des prestations 12.1 Phase de réalisation L organisation des contenus, l ergonomie de la navigation et la charte graphique Phase de déploiement La charte graphique et ergonomique est intégrée sur le site. Des tests de vérification seront effectués pour vérifier le bon fonctionnement Phase de formation et transfert de compétences Les personnes impliquées dans la gestion et l animation du site seront progressivement formées en fonction du rôle qu elles vont assurer. À l issue de la phase, le prestataire fournira l ensemble des supports utilisés lors des séances de formation et un manuel complet des fonctionnalités de la solution déployée Phase de développement sur environnement de production Le prestataire prendra en charge le transfert et assurera le déploiement du site sur environnement de production. Le socle initial de contenus prévu pour l ouverture sera publié. Les fonctionnalités obligatoires seront activées. Des tests seront effectués : ergonomie (panel d utilisateurs), compatibilité des navigateurs, respect des normes d accessibilité, et performances (temps de réponse). Article 13 : Propriété et droits La commune aura la pleine propriété des visuels (images, graphismes, logos, icônes) développés pour le site. Article 14 : Remise de l offre de candidature Le candidat adressera à la mairie, l ensemble des documents demandés dans le dossier de consultation pour le VENDREDI 10 AVRIL à 17h30 dernier délai. Ce dossier comprendra en particulier le mémoire technique qui se décompose comme suit : une note stratégique démontrant la bonne compréhension du projet, une note détaillée et argumentée de la solution technique proposée, une note méthodologique de gestion de projet, un projet de page d accueil, des références similaires, la liste des moyens humains, techniques et financiers de votre société. 12

13 Le dépôt de candidature est à remettre un mois après le dépôt de l appel d offres. Article 15 : Le prix et la facturation Le prix présenté par le prestataire concerne la prestation complète. Il est ferme et non révisable. Des paiements partiels peuvent être effectués à la fin de la réalisation de chaque phase et après validation par la commune de la prestation. Le paiement sera effectué par mandat administratif. Article 16 : Critères de sélection de l entreprise Qualité du mémoire technique (50%) Références similaires (20%) Prix des prestations (20%) Prix des prestations de maintenance (10%) Après acceptation de l offre, une copie de celle ci sera retournée par la commune de Vendenheim dans un délai de 4 semaines. 13