REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MULTIAFFECTATIONS

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1 NOTE D INFORMATION A l attention des AESH (sous contrat AED) REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MULTIAFFECTATIONS Cette note d information définie la procédure de prise en charge des frais de déplacement sur DT qui est la nouvelle application de gestion des déplacements temporaires. Mode opératoire Principe : Le missionné crée directement dans l outil son Ordre de Mission (OM) (si celui-ci n est pas créé), puis son Etat de Frais (EF). Ces 2 documents transitent par un circuit de validation qui fait intervenir : 1 le valideur Hiérarchique (VH) 2 le Service Gestionnaire (SG) Au cours de ce circuit de validation, vous serez informé par un mail de la validation de votre OM. Vous devez donc disposer d une boîte mail académique. Création d une BOITE MAIL ACADEMIQUE : A partir du site de l Académie : Sélectionner la rubrique espace personnel Cliquer sur l ouvert Dans le cadre d identification qui apparaît, cliquer sur le lien : messagerie.ac-aix-marseille.fr Dans le menu principal, sélectionner la rubrique activation de votre ouvert et renseigner les champs à l aide de votre N NUMEN et de votre date de naissance. En validant, vous obtiendrez vos coordonnées de messagerie. CONNEXION à l application DT L application DT est accessible via internet, sur le site de l Académie, à l adresse suivante : La connexion se fait avec un identifiant (initiale de votre prénom suivi du nom de famille : exemple Gérard Dupont = gdupont) et d un mot de passe (n de NUMEN). Accéder à DT en sélectionnant DT-Déplacements temporaires (DT accueil). La connexion dans DT étant établie, il est conseillé d utiliser uniquement les icônes de l application pour naviguer à l intérieur de cette dernière

2 FICHE PROFIL à vérifier et compléter dès la 1 er connexion La Fiche Profil est la carte d identité de l agent. Les informations contenues dans la Fiche Profil seront utilisées pour réinitialiser les documents (OM et EF) et éviteront une ressaisie. Accès : aller dans MENU puis sélectionner Fiche Profil La Fiche Profil comporte plusieurs «pavés» d informations. Elle a été complétée à minima par le service gestionnaire. Vérifier et compléter s il y a lieu les rubriques : Dans «Informations générales» : Ne rien renseigner dans ce pavé d informations Dans «coordonnées» : Vérifier les renseignements concernant votre résidence familiale, et renseigner vos coordonnées téléphoniques et votre adresse mail académique. Dans «préférences voyageur» : Ne rien renseigner Dans «voitures» : Ne rien renseigner Attention : Ne pas supprimer dans ce pavé la ligne SNCF Infos banque et divers : Ces champs sont à priori déjà complétés Nota : Les références bancaires, remontées de la base paye, apparaissent au bas de la fiche profil : les frais de mission seront donc obligatoirement payés sur ce compte. Attention : en cas de changement de références bancaires, ne pas supprimer le compte existant à l écran, une mise à jour mensuelle étant effectuée automatiquement. Les remboursements sont effectués sur la base du tarif SNCF. Sélectionner enregistrer CREATION de L ORDRE DE MISSION Les champs de saisie identifiés par un astérisque doivent obligatoirement être renseignés. Ne pas utiliser de caractères spéciaux (ex. &) La loupe à droite des pavés permet de sélectionner les possibilités offertes. Les «stops» rouges sont bloquants : Ou renseigner les champs obligatoires supprimer l anomalie signalée

3 Accès : aller dans ORDRE DE MISSION puis sélectionner Créer un OM Dans le cadre «création d un nouvel OM» qui apparaît, sélectionner document vierge Vous êtes alors dirigés vers l OM qui comporte différents pavés d informations. Renseigner en premier lieu le pavé général comportant le numéro de l'om. Ce pavé reprend automatiquement certaines informations saisies dans la Fiche Profil. Renseigner les champs suivants : Lieu de départ : cliquer sur la «loupe». (Si un message d alerte apparaît, sélectionner «ouvrir les fenêtres popup») puis sélectionner ADM (Résidence administrative) Lieu de retour : sélectionner à nouveau ADM (Résidence administrative) Destination principale : indiquer la ville du 1 er jour de mission (inscrire le nom de cette ville lentement sans tenir compte du message «trop d enregistrements») Type de mission : sélectionner Service partagé et répondre OK aux 4 questions successivement posées. Date de début : indiquer date et heure de début de la 1 ère mission du mois (indiquer l heure à laquelle vous partez de votre résidence administrative) Date de fin : indiquer date et heure de fin de la dernière mission du mois (indiquer l heure à laquelle vous retournez à votre résidence administrative) Objet de la mission : Indiquer multi-affectations Commentaire : (éventuel) Vérifier que les champs suivants sont correctement enregistrés : Enveloppe budgétaire : «0230IA84-AVS DotationP230 IA 84 AVS» Centre de coûts CHORUS : «IACMISS084» NOTA : Ne pas renseigner les autres rubriques. Renseigner le deuxième pavé d informations : Saisie des indemnités kilométriques ATTENTION : l outil DT ramène à l application stricte du décret n du 3 juillet 2006, qui ne permet plus l indemnisation des déplacements entre 2 communes limitrophes. Il est donc désormais inutile de les faire figurer. Cliquer sur Créer Ne pas modifier le champs «Remboursements SNCF» Renseigner les champs suivants : Date : indiquer la date du trajet - 3 -

4 Trajet : indiquer la ville de départ et de destination Nombre de trajets : 2 ( = aller/retour) Kilomètres remboursés : utiliser Mappy (lien «cliquer ici pour se rendre sur Mappy»)et indiquer la distance aller. Rappel : La distance entre le lieu de départ (résidence administrative) et le lieu de la mission doit correspondre au trajet le plus court Vous devez créer une ligne par jour de mission. Pour créer des lignes supplémentaires, cliquer sur Enregistrer, mais ne pas repasser par Créer. ATTENTION : si vous cliquez sur l icône «supprimer» du pavé de saisie des indemnités kilométriques, toutes les lignes seront supprimées. En cas d erreur, il faut cocher, au début de la ligne concernée, la case Suppr pour n effacer que cette ligne. A la fin, cliquer sur Enregistrer le calcul du montant des indemnités kilométriques s affiche automatiquement. Cliquer également sur Enregistrer en haut de page. Soumettre l ORDRE DE MISSION à VALIDATION L OM étant crée, il doit être validé. Cliquer sur Avancer pour transmettre l OM au valideur hiérarchique. Cliquer sur passer au statut 2, en attente de validation hiérarchique. Vous changez alors de pavé d informations. Vous avez la possibilité d inscrire un commentaire à l attention du valideur. Celui-ci est facultatif. Destinataire : Sélectionner votre valideur hiérarchique : Mme BROYER Yasmine Vérifier que soit coché Prévenir le destinataire par un Puis cliquer sur Confirmer le changement de statut. Un mail prévient alors le destinataire. Votre valideur hiérarchique prend alors connaissance de votre OM : - En cas de désaccord, votre OM est modifié ou renvoyé avec indication du motif de rejet. Vous devrez apporter les modifications nécessaires et le faire à nouveau «avancer» dans le circuit de validation. - En cas d accord, votre OM est transmis au Service Gestionnaire qui peut également modifier ou faire modifier certains éléments. Vous devez désormais attendre d être informé par un mail que votre OM a été définitivement validé. A partir de ce moment, vous pouvez demander le remboursement des frais de déplacement en établissant un Etat de Frais

5 CREATION d un ETAT DE FRAIS Pour demander le remboursement des frais de déplacement, le missionné doit créer son état de frais à partir de l ordre de mission. Vous devez L état de frais, établi mensuellement, doit correspondre impérativement à l OM validé. Accès : Sélectionner Menu Etat de Frais Créer un EF Puis Etat de frais Créer un état de frais pour «X» Sélectionner l ordre de mission concerné pour initialiser l état de frais. Un N lui est attribué. Cliquer sur Enregistrer puis sur approuver pour soumettre l état de frais à validation. Cliquer sur passer au statut 2, en attente de validation hiérarchique. Destinataire : Sélectionner votre valideur hiérarchique : Mme BROYER Yasmine Comme l ordre de mission, l état de frais entre dans le circuit de validation Valideur Hiérarchique et Service Gestionnaire jusqu à la mise en paiement dans l application CHORUS. DECONNEXION Accès : Sélectionner puis Menu Déconnexion - 5 -

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